Beratung und Consulting für Dummies
Author: Bob Nelson; Peter Economy
Date: 2009-08-11T22:00:00+00:00
Keywords: Consulting; Wirtschaft; Politik & Geschichte; Branchen & Berufe; Betriebswirtschaftslehre; Business & Karriere; Fachbücher
Description: Sie möchten Consultant werden oder sind es bereits? Bob Nelson und Peter Economy zeigen Ihnen, worauf Sie als Consultant achten sollten und wie Sie sich bei Ihren Kunden unentbehrlich machen. Die Autoren erklären ausführlich, wie Sie sich als Consultant selbstständig machen, welche Gesetze (Rechtsform des Unternehmens, Steuerrecht etc.) Sie dabei beachten müssen, wie Sie Angebote erstellen und Ihr Honorar festlegen. Erfahren Sie, wie Sie ein Consulting-Projekt bearbeiten: von der Problemanalyse über die Sammlung und Auswertung der relevanten Daten und Informationen bis hin zur Erarbeitung der
Publisher: Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA

Beratung und Consulting für Dummies – Schummelseite

Zehn Erfolgsgeheimnisse für Consultants

Es gibt viele Möglichkeiten, ein besserer Consultant zu werden, doch einige bringen Sie einfach schneller zum Ziel als andere. Beherzigen Sie die folgenden zehn Tipps, dann sind Sie Ihrer Konkurrenz ganz sicher um einige Nasenlängen voraus:

Hören Sie Ihren Kunden zu. Die besten Lösungen für Ihre Kunden können Sie nur dann entwickeln, wenn Sie ihnen aufmerksam zuhören und ihre Bedürfnisse verstehen. Gewöhnen Sie sich an, mehr zuzuhören als selbst zu reden.

Entwickeln Sie einen guten Draht zu Ihren Kunden. Beim Consulting spielen zwischenmenschliche Beziehungen eine große Rolle. Arbeiten Sie daran, eine gute Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen und ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis zu entwickeln.

Sagen Sie ehrlich und offen Ihre Meinung. Ihre Kunden haben Sie beauftragt, weil sie Hilfe benötigen – oft jede Menge Hilfe. Sie tun ihnen keinen Gefallen, wenn Sie schlechte Nachrichten, die Sie überbringen müssen, schönreden. Geben Sie stets eine ehrliche Beurteilung und faire Ratschläge ab.

Zeigen Sie Flexibilität und Entgegenkommen. Einer der Hauptgründe, warum Consultants mit der Lösung eines Problems beauftragt werden, ist ihre Flexibilität, sich umgehend damit beschäftigen zu können. Wenn Sie sofort auf neue Anforderungen Ihres Kunden reagieren, verschaffen Sie sich einen enormen Wettbewerbsvorteil.

Verlangen Sie nicht zu viel für Ihre Dienste. Je höher Ihr Preis ist, desto geringer wird die Nachfrage nach Ihren Dienstleistungen sein. Hohe Preise können funktionieren, wenn Sie von wenigen, sehr gut bezahlten Aufträgen leben können. Liegen Ihre Preise aber weit über dem üblichen Honorar anderer Consultants, müssen Sie Ihren Kunden gegenüber begründen können, weshalb die von Ihnen geleistete Arbeit wertvoller ist.

Verlangen Sie nicht zu wenig für Ihre Dienste. Wenn Sie extrem niedrige Preise verlangen, könnte es schwierig werden, einen Gewinn zu erwirtschaften. Kein Kunde auf dieser Welt wird Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie eigentlich mehr verlangen sollten!

Bemühen Sie sich um mehrere große Kunden. Es ist nie sinnvoll, alles auf eine Karte zu setzen. Bemühen Sie sich um einen Stamm fester Kunden, die aus verschiedenen Bereichen kommen. Selbst wenn ein Hauptkunde Sie vollständig auslasten könnte, sollten Sie das daraus entstehende Risiko der Scheinselbstständigkeit vermeiden. Außerdem schafft die Abhängigkeit von einem Großkunden erhebliche finanzielle Risiken.

Nehmen Sie so viel Arbeit an, wie Sie können, solange dadurch nicht die Qualität Ihrer Arbeit leidet. Kleine Jobs können große Aufträge nach sich ziehen. Lehnen Sie möglichst niemals Arbeit ab, es sei denn, die Qualität Ihrer Arbeit würde darunter leiden.

Betrachten Sie Kunden als Ihr größtes Kapital. Ihr bestehender Kundenkreis ist Ihre momentane Einkommensquelle und zugleich die beste Quelle für neue Aufträge durch Weiterempfehlungen.

Werbung sichert Ihre Zukunft. Für eine rosige Zukunft Ihres Unternehmens muss Ihr Kundenstamm kontinuierlich wachsen. Reservieren Sie ein Drittel bis die Hälfte Ihrer Zeit für die Akquise künftiger Kunden.

Geschäftsbeziehungen mit aktuellen Kunden ausbauen

Es ist ziemlich sinnlos, einen Haufen Geld für Werbung auszugeben, wenn Sie dabei Ihre wichtigste Quelle für neue Aufträge vernachlässigen: Ihre aktuellen Kunden. Die effektivste Marketingkampagne beginnt damit, sich um den bestehenden Kundenkreis zu kümmern. Folgende praxiserprobte Ansätze helfen Ihnen dabei, die Zufriedenheit Ihrer Kunden heute und morgen sicherzustellen:

Sprengen Sie niemals den zeitlichen und finanziellen Rahmen.

Richten Sie sich nach den Anforderungen Ihrer Kunden (und schlagen Sie Lösungen vor).

Verhalten Sie sich kooperativ und entgegenkommend.

Bleiben Sie in Kontakt.

Bleiben Sie Ihren Prinzipien treu.

Leisten Sie mehr, als Sie versprechen.

Bitten Sie um Empfehlungen.

Locken Sie mit Anreizen.

Informieren Sie Ihre Kunden.

Leisten Sie gute Arbeit.

Das richtige Verhalten

Jeder Consultant ist auf gute Beziehungen zu seinen Kunden angewiesen und diese Beziehungen beruhen auf einem optimalen Vertrauensverhältnis. Und das Vertrauen Ihrer Kunden gewinnen Sie nur durch richtiges Verhalten:

Rechnen Sie Ihre Arbeitsstunden korrekt ab.

Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können.

Bieten Sie Ihren Kunden keine unnötigen Produkte oder Dienstleistungen an.

Seien Sie offen und ehrlich.

Geben Sie keine vertraulichen Informationen preis.

Halten Sie Ihre Versprechen.

Legen Sie Interessenkonflikte offen dar.

Nutzen Sie Ihr Insiderwissen nicht zum eigenen Vorteil.

Brechen Sie keine Gesetze.

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

2., überarb. u. aktualis. Auflage 2009

© 2009 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

Original English language edition »Consulting For Dummies, 2nd edition«: Copyright © 2008 by Wiley Publishing, Inc.
All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form.
This Ebook is published under license with the original publisher John Wiley and Sons, Inc.

Copyright der englischsprachigen Originalausgabe »Consulting For Dummies, 2nd edition« © 2008 by Wiley Publishing, Inc.
Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form.
Dieses E-Book wird mit Genehmigung des Original-Verlages John Wiley and Sons, Inc. publiziert.

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Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die
Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Korrektur Frauke Wilkens, München

ISBN: 978-3-527-70516-0
ePDF ISBN: 978-3-527-64240-3
ePub ISBN: 978-3-527-64239-7
mobi ISBN: 978-3-527-64241-0

Über die Autoren

Bob Nelson (San Diego, Kalifornien, USA) ist Gründer und Firmenchef von Nelson Motivation, Inc., einer Unternehmensberatung in San Diego, Kalifornien, USA, die Führungskräfte ausbildet. Da er selbst als Führungskraft im Geschäftsleben aktiv und zudem Bestsellerautor ist, hat er sich international den Ruf eines anerkannten Experten in den Bereichen Anerkennung, Belohnung, Motivation, Arbeitsmoral, Bindung, Leistungsfähigkeit und Führung von Mitarbeitern erworben. Bob Nelson hat das sehr erfolgreiche Buch 1001 Ways to Reward Employees verfasst – ein Titel, in dem zahlreiche Möglichkeiten genannt werden, Mitarbeiter zu belohnen, und der weltweit über anderthalb Millionen Mal verkauft wurde; gemeinsam mit Peter Economy hat er den Bestseller Management für Dummies (erschienen bei Wiley-VCH) geschrieben. Zudem ist er Autor von 18 weiteren Titeln zum Thema Management und Motivation.

Bob Nelson ist schon sehr häufig in den Medien in Erscheinung getreten. Er hatte Fernsehauftritte in den US-amerikanischen Sendern CNN, CNBC, PBS und MSNBC und war im Radio bei den US-amerikanischen Sendern NPR, USA Radio Network und dem kanadischen Sender Business News Network zu hören. Über Bob Nelson sind bereits Artikel in der New York Times, dem Wall Street Journal, der Washington Post und vielen anderen Tageszeitungen erschienen. Er schreibt unter anderem eine wöchentliche Kolumne für American City Business Journals und einmal monatlich für Corporate Meetings & Incentives.

Bob Nelson promovierte im Fach Management am zur Claremont Graduate University gehörigen The Peter F. Drucker Graduate Management Center in der Nähe von Los Angeles. Er besitzt einen MBA in Organizational Behavior von der University of California in Berkeley. Die englischsprachige Website von Bob Nelson finden Sie unter www.nelson-motivation.com.

Peter Economy (La Jolla, Kalifornien, USA) ist als freiberuflicher Autor von Wirtschaftstexten und als Verlagsberater tätig. Er ist Mitherausgeber der englischsprachigen Zeitschrift Leader to Leader, der der Apex Award verliehen wurde, und hat gemeinsam mit Bob Nelson den Bestseller Management für Dummies (Wiley-VCH) geschrieben. Er ist außerdem Autor der Titel Giving Back und The SAIC Solution (beide erschienen bei Wiley) sowie alleiniger Autor oder Mitautor von mehr als 30 weiteren Büchern über die verschiedensten Themen im Wirtschaftsleben und anderen Bereichen. Sie finden die englischsprachige Website von Peter Economy unter www.petereconomy.com und sehen Sie sich auch einmal auf der englischsprachigen Website www.booksforfree.org das von ihm auf die Beine gestellte Projekt Free Book Project an, bei dem er jährlich kostenlos ein Buch herausbringt und die Erlöse spendet.

Über den Fachkorrektor

Dr. Martin Kütz ist selbstständiger Berater für Controlling von IT und Shared Services. Nach 13-jähriger Industrietätigkeit wechselte er 1995 in die Beratung und arbeitete zunächst vier Jahre als angestellter Berater in einer Management-Beratungsgesellschaft. 1999 wechselte er in die Geschäftsführung eines kleineren Beratungsunternehmens, das während seiner Mitarbeit erfolgreich expandierte. Anfang 2002 gründete er das eigene Beratungsunternehmen TESYCON GMBH.

Über die Übersetzerin

Barbara Mistol, 1974 am Niederrhein geboren, lebt und arbeitet in Meerbusch bei Düsseldorf. Sie studierte »Übersetzen und Dolmetschen« an der Fachhochschule Köln und hat dort ihr Diplom erworben. Seit ihrem Studium ist sie als freiberufliche Übersetzerin tätig.

Beratung und Consulting für Dummies

Inhaltsverzeichnis

Beratung und Consulting für Dummies – Schummelseite
Titel
Impressum
Über die Autoren
Über den Fachkorrektor
Über die Übersetzerin
Einführung

Über dieses Buch
Konventionen in diesem Buch
Was Sie nicht lesen müssen
Törichte Annahmen über den Leser
Wie dieses Buch aufgebaut ist

Teil I: Sie wollen also Consultant werden ...
Teil II: Die selbstständige Beratungstätigkeit auf den Weg bringen
Teil III: Die Arbeit als Consultant – ein Schnellkurs
Teil IV: Die Beratungstätigkeit erfolgreich verkaufen
Teil V: Ums Geschäft kümmern
Teil VI: Als selbstständiger Consultant noch erfolgreicher werden
Teil VII: Der Top-Ten-Teil

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden
Wie es weitergeht

Teil I - Sie wollen also Consultant werden ...

1 - Die wunderbare Welt der Beratertätigkeit

Beweggründe, Consultant zu werden: Geld – na klar ! Und was sonst?

Das eigene Können ins Spiel bringen
Endlich der eigene Chef sein
Arbeitslosigkeit oder die Angst davor
Ein Nebenverdienst ohne feste Arbeitszeiten
Einer guten Sache dienen
Die Karriere vorantreiben

Die ersten Schritte in die Selbstständigkeit

Der Beratungsvorgang selbst
Die eigenen Stärken erkennen
Den Sprung wagen

Das eigene Beratungsunternehmen

Der Einstieg
Sich gut verkaufen
Auf das Unternehmen achtgeben

Noch erfolgreicher werden
Der Berater-Eignungstest

Der Selbsttest
Auswertung

2 - Passt der Beruf des Consultants wirklich zu Ihnen?

Über die Vorlieben nachdenken

Was macht Ihnen wirklich Spaß?
Was macht Ihnen überhaupt keinen Spaß?

Ihr Können beurteilen

Worin liegen Ihre persönlichen Stärken?
Worin liegen Ihre persönlichen Schwächen?

Fähigkeiten und Vorlieben unter einen Hut bringen
Lässt sich Ihre Idee vermarkten?

Wer sind Ihre Kunden und was brauchen sie?
Können Sie mit Ihrem Unternehmen Gewinn erwirtschaften?
Ist Ihr Timing richtig?

Bringen Sie die Voraussetzungen für einen guten Consultant mit?

3 - Der Sprung in die Selbstständigkeit (oder zumindest erste Gehversuche)

Entscheiden, wann die Zeit reif ist

Berufliche Qualifikationen
Finanzielle Überlegungen
Persönliche Überlegungen

Zwischenstopps auf dem Weg einplanen

Für eine Unternehmensberatung tätig werden
Teilzeitbeschäftigung
Zwei parallele Vollzeitbeschäftigungen
Der ausschlaggebende Großauftrag
Sofort voll einsteigen

Die ersten Schritte wagen

Mit anderen Consultants reden, die bereits selbstständig sind
Klein anfangen
Die ersten Versuche bewerten

Teil II - Die selbstständige Beratungstätigkeit auf den Weg bringen

4 - Das eigene Beratungsunternehmen startklar machen

Das erste Büro in Betrieb nehmen

Platzbedarf
Die Möbel
Büroausstattung
Büromaterial

Das Beste aus Dienstleistungsunternehmen herausholen

Eine gute Bürohilfe einstellen
Den passenden Rechtsanwalt, Steuerberater und Bankberater finden
Outsourcing – warum nicht auch Sie?
Wann muss mit dem Home Office Schluss sein?

5 - Rechtliche, finanzielle und ethische Aspekte in den Griff bekommen

Die Gesetze befolgen

Eine Rechtsform für das Unternehmen wählen
Einen Firmennamen wählen und eintragen lassen
Bebauungspläne, Genehmigungen und Zulassungen

Den Finanzkram mit Geschick erledigen

Auf die Steuern kommt es an
Eine ordentliche Buchführung
Die eigene Absicherung
Risiken durch Versicherungen minimieren

Das Richtige tun – die Sache mit der Ethik

Ethischen Fallstricken begegnen
Den eigenen Ehrenkodex entwickeln

6 - Ihr Honorar festlegen

Wie viel sind Sie Ihren Kunden wert?

Warum werden Sie als Consultant eingeschaltet?
Wie viel der Kunde durch Sie spart
Bloß keine Pauschallösungen bieten

Möglichkeiten der Preisgestaltung

Stundensatz
Pauschalhonorar
Vorschusshonorar

Preisänderungen

Preiserhöhung
Preissenkungen

Standhaft bleiben

Teil III - Die Arbeit als Consultant – ein Schnellkurs

7 - Das Problem erkennen und eine überzeugende Lösung vorschlagen

Kundengespräche optimal nutzen

Die Art des Problems und den Kunden kennenlernen
Vorbereitung für die ersten Kundenbesprechungen

Eine partnerschaftliche Beziehung zum Kunden aufbauen
Überzeugende Lösungsstrategien entwickeln

Die gängigsten Formen von Lösungsvorschlägen
Das Geheimnis überzeugender Angebote

8 - Die erforderlichen Daten zusammenstellen

Die wichtigsten Informationsquellen

Direkte Beobachtung
Firmeninterne Unterlagen und Akten
Firmenexterne Unterlagen
Meinungsumfrage und Fragebogen
Einzel- und Gruppengespräche
Persönliche Erfahrung

Die Unterstützung Ihres Kunden erhalten
Achtung – Datenchaos in Sicht!

Wichtige Informationsquellen übersehen
Vorgefasste Meinungen außer Acht lassen
Die eigene vorgefasste Meinung ausklammern
Sich mit unvollständigen Daten zufriedengeben
Unvollständige Dokumentation Ihrer Daten
Manipulierte, irreführende oder geschönte Daten des Kunden erhalten

9 - Problemlösungen und Strategien entwickeln

Die Informationen sinnvoll nutzen

Informationen ordnen und aussortieren
Arbeitsschritte chronologisch ordnen
Nach Mustern, Tendenzen und Themenbereichen suchen
Irrelevante Daten aussortieren
Einzelinformationen ausarbeiten

Der richtige Weg zur Entwicklung von Problemlösungen
Die optimale Lösungsstrategie entwickeln

Die beste Handlungsstrategie auswählen
Strategien entwerfen
Die Lösungsstrategien ordnen

10 - Die Ergebnisse kommunizieren: Die Präsentation der Lösungsstrategien

Feedback für Ihren Kunden: Den Weg bereiten
Ein Feedback-Meeting abhalten
Erfolgreiche Präsentationen

Die richtige Vorbereitung
Visuelle Hilfsmittel einsetzen
Ihr großer Auftritt

Dem Kunden die Lösungsstrategien schmackhaft machen

11 - Die Umsetzung: Dafür sorgen, dass jeder einzelne Punkt sitzt

Nur vorab Geplantes durchführen
Worauf warten Sie noch? Los geht’s!
Das Ergebnis bewerten

Teil IV - Die Beratungstätigkeit erfolgreich verkaufen

12 - Das kleine Einmaleins des Verkaufens

Der klassische Verkaufsvorgang

An Leads kommen
Leads genauer bestimmen
Auf das Verkaufsgespräch vorbereiten
Das eigentliche Verkaufsgespräch
Mit Befürchtungen auf Kundenseite umgehen
Der Geschäftsabschluss
Am Ball bleiben

Neue und verbesserte Verkaufsmethoden

R-Commerce – Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen
Noch mehr Vertrauen: Die Spin-Selling-Methode

13 - Von sich reden machen: Werbung für Ihr Unternehmen

Selbst ganz nah am Geschehen: Die persönliche Ansprache
Bekannt werden und erfolgreich sein: Public Relations und Publicity
Für Bekanntheit zahlen: Anzeigenwerbung
Ein bisschen Spaß muss sein: Verkaufsförderung und Werbeartikel
Ein simpler und doch wirksamer Marketingplan

Sind Sie bereit? Die Vorbereitung aufs Planen
Ein Marketingplan mit einem einzigen Absatz

Die Wirksamkeit überprüfen

14 - Erfolgreich durch aktuelle Kunden und gute Referenzen

Die Vorteile guter Referenzen
Wer Empfehlungen aussprechen kann
Die Voraussetzungen schaffen
Sich gute Referenzen verschaffen

Der direkte Weg
Kontakte pflegen
Kleine Aufmerksamkeiten erhalten die Freundschaft
Eine Kundendatei erstellen
Selbst Empfehlungen abgeben

Bei Referenzkunden nachhaken

15 - Geschäftsbeziehungen aufbauen

Die persönliche Vorstellung noch persönlicher gestalten

Gleich zu Beginn einen tollen Auftritt hinlegen
Fragen und zuhören
Von sich selbst erzählen

Eine Beziehung zum Interessenten aufbauen

Die persönliche Beziehung herstellen
Wer ist die Hauptperson? Richtig: Ihr Kunde!
Eine Vertrauensbasis schaffen

Sich mit Kunden treffen

Treffen: Ja oder nein?
Im persönlichen Gespräch Geschick beweisen

Am Ball bleiben!

Einen Termin für den nächsten Schritt festlegen
Die hohe Kunst des Bedankens erlernen
Per Telefon, E-Mail oder Brief nachhaken

Und dann geht’s weiter

Teil V - Ums Geschäft kümmern

16 - Verträge: Das A und O im Geschäftsleben

Um was geht es bei Verträgen eigentlich?

Die wesentlichen Vertragsbestandteile
Einen Vertrag »an fechten»

Unterschiedliche Vertragsarten

Mündliche Verträge
Schriftliche Verträge

Das Einmaleins der Vertragsverhandlung

Verhandlungsablauf vorausplanen
Goldene Regeln für Verhandlungen beachten
Eine Vereinbarung erzielen

17 - Über Arbeitszeit und Finanzen Buch führen

Abrechnung nach Arbeitszeit

Das tägliche Tätigkeitsprotokoll
Das Projektabrechnungsformular

Rechnungen stellen und Geld kassieren

Ihre Leistungen in Rechnung stellen
Erstattungsfähige Kosten in Rechnung stellen
Überfällige Rechnungen eintreiben

Budgetierung

Die verschiedenen Budgets auseinanderhalten
Ein Budget aufstellen
Budgets einhalten

18 - Durch optimale Kommunikation zum Erfolg

Schreiben Sie doch mal wieder

Was Sie schriftlich formulieren sollten
Die beiden wichtigsten Berichtsarten
Besser formulieren lernen

Über die Macht des gesprochenen Wortes

Im persönlichen Gespräch perfekt kommunizieren
Die richtigen Fragen zur richtigen Zeit
Persönliche Treffen optimal nutzen

19 - Typische Probleme des Consulting-Geschäfts meistern

Liquiditätsengpässe verhindern

Auf sofortiger Bezahlung bestehen (am besten schon vorgestern!)
Nicht eher zahlen als unbedingt nötig
Keine fehlerhaften Rechnungen stellen
Rechnungen direkt nach Lieferung stellen
Häufiger Rechnungen stellen
Die Kosten im Blick behalten

Was tun, wenn jemand kostenlos beraten werden will?
Der ersehnte erste Auftrag

Haben Sie marketingmäßig die Nase vorn?
Verlangen Sie ein angemessenes Honorar?
Hinterfragen Sie Ihre Dienstleistung
Spähen Sie Ihre Konkurrenz aus
Überdenken Sie Ihre Erwartungshaltung

Mit schlechten Zahlern umgehen

Wer sind Ihre Schuldner?
Geld bei Kunden eintreiben, die nicht zahlen

Ein angemessenes Honorar vom Kunden erhalten

Teil VI - Als selbstständiger Consultant noch erfolgreicher werden

20 - Am bestehenden Erfolg anknüpfen

Das Wachstum im Blick haben

Expandieren – ja oder nein?
Die einzelnen Wachstumsphasen
Wachstumsstrategien umsetzen

Neun Schlüssel zum Erfolg
Partnerschaften für mehr Erfolg
Der Welt etwas zurückgeben

21 - Preisstrategien für Fortgeschrittene

Die Philosophie hinter der Preisgestaltung

Einkalkulieren, wie Käufer Ihren Preis festlegen
Die üblichen Preisstrategien durchschauen

Näheres über die Preissetzung auf Basis des Käufernutzens
Erfolgshonorare und leistungsabhängige Preismodelle

Auf Erfolgshonorare verlassen
Den Preis von der Leistung abhängig machen

22 - Ihr Image und Ihren guten Ruf verbessern

Ein professionelles Image aufbauen
Sich einen guten Namen machen
Eine erstklassige Website erstellen

Die Erstellung der eigenen Website
Einen Webdesigner mit Erstellung und Pflege beauftragen
Die Website optimieren

Teil VII - Der Top-Ten-Teil

23 - Zehn Möglichkeiten, den Cashflow zu verbessern

Die Außenstände im Blick behalten
Einnahmen und Ausgaben zeitnah buchen
Vorschüsse und Abschlagszahlungen vereinbaren
Gelder so lange wie möglich behalten
Keine fehlerhaften Rechnungen stellen
Häufiger Rechnungen stellen
Skonto gewähren
Die Kosten im Griff behalten
Ruhig auf Zahlung drängen
Einen Profi hinzuziehen

24 - Zehn effektive Marketingstrategien fürs neue Geschäft

Die Zielgruppe auswählen
Probieren geht über Studieren
Erfolg ist die beste Werbung
Sich weiterempfehlen lassen
Zum Medienprofi werden
Sich einen Public-Relations-Berater leisten
Einen Newsletter verfassen
Kostenlose Arbeitsproben anbieten
Auf Angebote der Medien reagieren
Hilfsbereitschaft demonstrieren

25 - Zehn Tipps für gute Geschäftsbeziehungen

Niemals den zeitlichen und finanziellen Rahmen sprengen
Den Anforderungen der Kunden zuvorkommen (und Lösungen vorschlagen)
Sich kooperativ und entgegenkommend verhalten
In Kontakt bleiben
Ihren Prinzipien treu bleiben
Mehr leisten als versprechen
Um Empfehlungen bitten
Mit Anreizen locken oder Werbegeschenke verteilen
Die Kunden informieren
Gute Arbeit leisten

Stichwortverzeichnis

Einführung

Eigentlich kann jeder Consultant werden. Aber ein erfolgreicher Consultant zu werden, dazu gehört mehr. Wenn Sie erfolgreich sein möchten, müssen Sie über Fachwissen verfügen, für das Ihre Klienten zu zahlen bereit sind. Sie benötigen außerdem gute kaufmännische Fähigkeiten. Ach ja – was Sie auch noch brauchen: Sie müssen schon ein gewisses Maß an Lust verspüren, andere beraten zu wollen.

Wir haben dieses Buch aus Liebe zur Sache geschrieben. Wir arbeiten beide seit vielen Jahren als Consultants. Wenn wir unsere Sache nicht gut machen, werden wir nicht bezahlt. Und wenn wir nicht bezahlt werden, haben wir nichts zu essen. Wir möchten Ihnen die Fähigkeiten und Fertigkeiten zeigen, die Sie benötigen, um ein erfolgreicher Consultant zu werden, ob Sie nun ein Anfänger sind, der sich erst noch einen Namen machen muss, oder ein erfahrener Consultant, der an seiner erfolgreichen Vorgehensweise noch ein wenig feilen möchte.

Wie Sie vielleicht bereits bemerkt oder vermutet haben, kann der Beruf des Consultants äußerst interessant und erfüllend sein, und das nicht nur in finanzieller Hinsicht. Es kann ungemein befriedigend sein, mit Menschen zu arbeiten, denen man bei der Lösung ihrer Probleme hilft. Natürlich können Sie in der Praxis die Probleme des Kunden nicht so einfach mit einem Fingerschnippen lösen.

Die zweite Auflage von Beratung und Consulting für Dummies befasst sich speziell mit den besonderen Bedürfnissen von sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Consultants. Falls Sie neu im Geschäft sind, werden Sie in diesem Buch alles finden, um in diesem Beruf erfolgreich und gefragt zu werden. Erfahrenen Consultants möchten wir neue Perspektiven aufzeigen und sie dazu bringen, die eigenen Anschauungen und Arbeitstechniken in einem anderen Licht zu betrachten – was klappt und was klappt nicht? Wir zeigen Ihnen einige neue Methoden und Techniken, damit Sie beruflich noch einen Tick erfolgreicher werden.

Über dieses Buch

Die zweite Auflage von Beratung und Consulting für Dummies bietet nützliche Informationen, Tipps und Checklisten, die jeden Consultant weiterbringen. Dieses Buch vermittelt sowohl Berufsanfängern als auch »alten Hasen« Freude an ihrer Tätigkeit und zeigt Wege zum Erfolg für sie selbst und ihre Kunden auf.

Einer der Vorzüge dieses Buches ist, dass der Inhalt auf realen Gegebenheiten und Erfahrungen beruht. Es handelt sich hier also nicht um geballtes theoretisches Kauderwelsch, das zwar ganz gut klingt, aber den Praxistest nicht besteht. In Zusammenarbeit mit erfahrenen, erfolgreichen Beratern – wozu wir selbst auch zählen – haben wir für Sie die besten Strategien und Arbeitstechniken zusammengestellt. Dieses Buch ist eine wahre Fundgrube an bewährten Lösungen für alle anfallenden Fragen und Probleme.

Es macht aber vor allem Spaß, Beratung und Consulting für Dummies zu lesen, denn aus Erfahrung wissen wir, dass der Beruf eines Consultants nicht nur lukrativ ist, sondern auch Freude macht, und dies möchten wir Ihnen vermitteln. In dieser Branche sind sich alle einig, dass sowohl Kunden als auch Consultants auf ihre Kosten kommen, wenn die Projekte zur vollsten Zufriedenheit abgeschlossen werden können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Sinn für Humor auch dann nicht verlieren, wenn ein Abgabetermin in bedrohliche Nähe rückt oder sich ein schier unüberwindlicher Berg von Schwierigkeiten vor Ihnen auftürmt – was zum Berufsalltag eines Consultants gehört. Es mag sein, dass Sie hin und wieder an Ihre persönlichen Grenzen stoßen und diese auch mal überschreiten müssen. Viel häufiger jedoch werden Sie nach erfolgreicher Bewältigung Ihrer Aufgaben eine tiefe Befriedigung verspüren, zum Beispiel wenn Sie einen Produktionsengpass behoben, ein moderneres Buchhaltungssystem eingeführt oder ein neues Computernetzwerk installiert haben.

Alle Themenbereiche in diesem Buch sind übersichtlich angeordnet. Informationen, nach denen man erst stundenlang suchen muss, helfen schließlich nicht weiter. Keine Angst, daran haben wir beim Schreiben des Buches gedacht. So finden Sie, was Sie suchen:

Suchen Sie Informationen zu einem bestimmten Thema wie zum Beispiel Datenerhebung oder Gründung eines Büros in den eigenen vier Wänden, lesen Sie einfach das entsprechende Kapitel und ruck, zuck haben Sie die Antwort auf Ihre Frage. Orientieren Sie sich einfach anhand des Inhalts- und des Stichwortverzeichnisses.

Wenn Sie einen Crashkurs für Consultants brauchen, lesen Sie das Buch von vorn bis hinten, Kapitel für Kapitel durch. Vergessen Sie teure Seminare und Videos zu diesem Thema. Vergeuden Sie Ihre Energie nicht damit, nächtelang über den Unterlagen eines Schnellkurses in Handelskorrespondenz zu brüten. Versuchen Sie erst gar nicht, Ihre Beraterkarriere nach dem Motto »Aus Fehlern wird man klug« zu starten. Alles, was Sie über Beratung wissen müssen, steht in diesem Buch.

Wir wissen aus persönlicher Erfahrung, dass Consultants manchmal etwas verunsichert sind. Vor allem Berufsanfänger wissen manchmal nicht genau, was sie wann zu erledigen haben. Nur keine Panik. Sie halten die Hilfe in Ihren Händen.

Konventionen in diesem Buch

In diesem Buch haben wir uns einige der allgemeinen Konventionen zunutze gemacht, die in jedem Titel der... für Dummies-Reihe zum Einsatz kommen, und zwar:

Kursivschrift: Wir haben Begriffe, die Ihnen eventuell nicht geläufig sind, in Kursivschrift gesetzt und eine entsprechende Definition eingefügt. Kursiv wird aber auch verwendet, wenn wir etwas besonders betonen möchten.

Fettdruck: Der Fettdruck hebt Schlüsselbegriffe in Aufzählungen und die einzelnen Schritte in nummerierten Auszählungen hervor.

Nichtproportionale Schrift: Website- und E-Mail-Adressen sind in nichtproportionaler Schrift dargestellt.

Beachten Sie, dass wir in diesem Buch die Bezeichnung Consultant recht allgemein verwenden. Für uns ist ein Consultant jemand, der seine Fachkenntnisse gegen Bezahlung – häufig auf Stundenbasis – anderen zur Verfügung stellt. Dies umfasst Anbieter, die Unternehmen dahingehend beraten, wie sie effektiver arbeiten können, bis hin zu solchen, die Ihnen dabei behilflich sind, zu Hause ein drahtloses Computernetzwerk einzurichten.

Was Sie nicht lesen müssen

Wir haben zwar viele Stunden gebraucht und oft bis spät in die Nacht gearbeitet, um dieses Buch aus der Taufe zu heben, sind uns aber bewusst, dass Sie nicht jedes einzelne Wort werden lesen wollen. Um ehrlich zu sein, werden Sie das sehr wahrscheinlich auch nicht müssen. Damit Sie Texte, die Sie »überspringen« können, leichter erkennen, haben wir sie in diese grauen Kästen gepackt. Hierbei handelt es sich um Informationen, die interessant sind und sich auf das vorliegende Thema beziehen, die aber für Ihren Erfolg als selbstständiger Consultant nicht unbedingt von Belang sind.

Törichte Annahmen über den Leser

Als wir dieses Buch geschrieben haben, haben wir uns natürlich auch Gedanken über Sie, unseren werten Leser, gemacht. Wir gehen zum Beispiel davon aus, dass Sie zumindest ansatzweise daran interessiert sind, sich damit selbstständig zu machen, anderen bei der Lösung ihrer Probleme zu helfen oder ihnen zur Seite zu stehen, wenn sie aus günstigen Gelegenheiten Kapital schlagen möchten. Vielleicht sind Sie schon auf diesem Gebiet tätig oder wollen es ernsthaft ausprobieren. Außerdem gehen wir davon aus, dass Sie über eine ganz besondere Fertigkeit oder ein bestimmtes Wissen verfügen, für das Freunde, Verwandte oder Kunden bereit sind, Geld auszugeben. Ihre Fachkenntnis kann sich auf alles Mögliche erstrecken – vom Briefmarkensammeln über das Internet bis hin zur Raumfahrttechnik. Und noch etwas: Wir gehen davon aus, dass Sie momentan noch nicht alles über die Tätigkeit eines Consultants wissen und dass Sie darauf brennen, Ihr Wissen zu vertiefen.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Beratung und Consulting für Dummies ist in sieben Teile gegliedert. In jedem Teil wird ein bestimmtes Thema angesprochen: wie man Consultant wird, was man dazu tun muss, weshalb das so ist und wie man sein Unternehmen voranbringt. Diese Aufteilung erleichtert Ihnen das Auffinden von Informationen. Was immer Sie wissen möchten, es steht bestimmt irgendwo in diesem Buch! Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht über die Themen der einzelnen Teile.

Teil I: Sie wollen also Consultant werden ...

Unter einem Consultant stellt sich jeder etwas anderes vor. Wir geben Ihnen in diesem Teil einen Überblick über die Inhalte dieses Buches und überlegen dann – bevor wir uns kopfüber in das Thema der eigenen Selbstständigkeit stürzen –, wie man feststellen könnte, ob die Beratungstätigkeit das Richtige für Sie ist oder nicht.

Teil II: Die selbstständige Beratungstätigkeit auf den Weg bringen

Mit der Beratungstätigkeit verhält es sich wie mit jeder anderen selbstständigen Tätigkeit auch – man muss bestimmte Dinge tun, um die Sache auf den Weg zu bringen und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Dieser Teil beschäftigt sich damit, wie man sich erfolgreich selbstständig macht und beleuchtet außerdem die finanziellen, rechtlichen und moralischen Aspekte, die es während der Arbeit zu beachten gilt. Zu guter Letzt beschäftigen wir uns mit Honorarfragen.

Teil III: Die Arbeit als Consultant – ein Schnellkurs

Man kann die Beratungstätigkeit auf zwei verschiedene Arten ausführen: auf die richtige oder auf die falsche Weise. In diesem Teil erfahren Sie, wie Sie Fehler vermeiden. Wir erklären Ihnen, wie Sie das Problem eines Kunden analysieren (und ein verlockendes Angebot schreiben), die erforderlichen Daten sinnvoll ermitteln und sie schnell und effizient auswerten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie dem Kunden das nötige Feedback vermitteln und sicherstellen, dass Ihre Vorschläge auch verwirklicht werden.

Teil IV: Die Beratungstätigkeit erfolgreich verkaufen

Um ein erfolgreicher Consultant zu werden, müssen Sie lernen, Ihre Dienste (und sich selbst) gut zu verkaufen. In diesem Teil dreht sich alles um den Verkauf der Dienstleistung und die Werbung für Ihr Unternehmen. Wir erklären, wie man Kundenakquise über aktuelle Kunden betreibt und wie man neue Kunden findet.

Teil V: Ums Geschäft kümmern

In diesem Teil befassen wir uns eingehender mit den geschäftlichen Aspekten Ihrer Tätigkeit als Consultant, erörtern genauer, was es mit Verträgen und dem Aushandeln von Geschäften, der Zeitplanung, der Rechnungsbegleichung und der Kommunikation mit Kunden auf sich hat und wie man den üblichen Fragen und Schwierigkeiten begegnet, mit denen jeder Unternehmer sich von Zeit zu Zeit herumplagen muss.

Teil VI: Als selbstständiger Consultant noch erfolgreicher werden

Nachdem Sie sich als Berater erst einmal positioniert haben, werden Sie noch einen Schritt weiter gehen und noch erfolgreicher werden wollen, als Sie es derzeit sind. Wir zeigen Ihnen in diesem Teil verschiedene Wege, wie Sie an Ihren Erfolg anknüpfen können. Dazu gehören auch die Anwendung einer geschickten Preisstrategie, die Imagepflege und das Erwerben eines guten Rufes.

Teil VII: Der Top-Ten-Teil

Dieser Teil enthält praxisnahe und anschauliche Tipps, die Ihrem Unternehmen den entscheidenden Erfolgsschub geben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Internet und andere Marketinginstrumente zu Werbezwecken nutzen können, Fehler vermeiden, Angebote erstellen, Verträge aushandeln und Geschäftsbeziehungen ausbauen.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Als Orientierungshilfe und zur Hervorhebung der wichtigsten Informationen finden Sie am linken Seitenrand die nachfolgend erläuterten Symbole:

Dieses Symbol verweist auf Tipps und Tricks, die Ihre Arbeit als Consultant erleichtern.

Achtung! Die hier angebotenen Ratschläge sollten Sie beherzigen, sonst kann die Sache brenzlig werden!

Diese Informationen nützen Ihrer Karriere als Consultant. Unbedingt merken!

Diese wahren Geschichten aus dem Leben der Autoren sowie anderer Consultants zeigen Ihnen die richtige – und manchmal die falsche – Vorgehensweise beim Beraten.

Wie es weitergeht

Zählen Sie zu den Einsteigern oder möchten Sie sich als Consultant weiterentwickeln, raten wir Ihnen, dieses Buch von Anfang bis Ende durchzulesen. Eine Menge Informationen und praktische Tipps erwarten Sie! Blättern Sie einfach um, und los geht’s!

Sind Sie bereits als Consultant tätig und leiden unter Zeitmangel (welcher Consultant tut das nicht?), interessiert Sie vermutlich ein bestimmtes Thema, zu dem Sie eine Frage haben. Dann schlagen Sie doch einfach das Inhaltsverzeichnis auf oder sehen Sie im Stichwortverzeichnis nach, wo dieses Thema zu finden ist.

Und nun viel Spaß auf dem Weg zu Ihrem Erfolg!

Teil I

Sie wollen also Consultant werden ...

In diesem Teil …

Unter einem Consultant stellt sich jeder etwas anderes vor. Doch wenn Sie sich einmal für diesen Beruf entschieden haben, müssen Sie auch entscheiden, was genau er für Sie bedeutet. Wir geben Ihnen in diesem Teil einen groben Überblick über das Thema und gehen dann noch einen Schritt weiter, um herauszubekommen, ob die Beratungstätigkeit überhaupt das Richtige für Sie ist. Wir zeigen Ihnen, wie man die eigenen Fertigkeiten und Vorzüge bewertet und wie man sich auf die Beratungstätigkeit vorbereitet. Zu guter Letzt sehen wir uns an, was genau man tun muss, um den Sprung in die eigene Selbstständigkeit zu wagen – und um das Ganze so mühelos (und gewinnbringend) wie möglich über die Bühne zu bringen.

1

Die wunderbare Welt der Beratertätigkeit

In diesem Kapitel

Was ist ein Consultant und warum ergreifen Menschen diesen Beruf?

Der Inhalt dieses Buches

Der Berater-Eignungstest

Selbstständige Consultants haben die Geschäftswelt im Sturm erobert und heute kommt es einem so vor, als ob es Berater für fast jede erdenkliche Fragestellung gibt. Ein Consultant kann Teilhaber eines Beratungsunternehmens, freiberuflicher Texter, selbstständiger Webdesigner oder Kosmetikverkäufer sein. Auch der Architekt, der zu Hause arbeitet, und der Gutachter, der vor Gericht seine Expertenaussage macht, fallen im weitesten Sinne unter den Begriff Berater. Nicht zu vergessen ist auch der Onlinebroker, der Anlageberatung für internationale Kunden über das Internet anbietet.

In diesem Buch verzichten wir darauf, den Begriff Berater (beziehungsweise Consultant) exakt zu definieren. Es ist schlicht und einfach jemand, der einem anderen gegen Bezahlung sein Fachwissen zur Verfügung stellt, wobei das Fachwissen daraus bestehen kann, wie man Biogemüse pflanzt, düngt und eine entsprechende Anpflanzung gestaltet oder wie man ein hoch kompliziertes Produktionsverfahren für die Luft- und Raumfahrt entwickelt.

Bei dem Stichwort Berater denken viele nur an professionelle Unternehmensberater wie McKinsey und andere Branchenriesen, die sich darauf spezialisiert haben, marode Unternehmen zu sanieren. Professionelle Beratung umfasst jedoch viel mehr als das. Jedes Mal, wenn Ihre Dienste und Ihr Wissen gegen Entgelt in Anspruch genommen werden – für die Gestaltung einer tollen Website für Ihren Freund, für die Schadensprognose darüber, was ein Sturm der Windstärke zehn an einem Neubau anrichten kann, oder für einen Plan, welche Stelle sich für eine Brunnenbohrung eignet –, werden Sie als Consultant tätig.

In diesem Kapitel beschäftigen wir uns zuerst mit der Frage, warum so motivierte und talentierte Menschen wie Sie den Beruf eines selbstständigen Consultants wählen. Danach sprechen wir kurz an, wie man sein eigenes Beratungsunternehmen gründet, wie die Beratung selbst abläuft, wie man seine Dienste bewirbt und wie man noch erfolgreicher wird. All diese Themen werden später im Buch noch detaillierter behandelt. Zu guter Letzt können Sie sich unserem raffinierten Berater-Eignungstest unterziehen, um herauszubekommen, ob Sie das Zeug zum erfolgreichen Berater haben.

Beweggründe, Consultant zu werden: Geld – na klar ! Und was sonst?

Männer und Frauen mit unterschiedlichstem persönlichen, sozialen und beruflichen Hintergrund schlagen die Laufbahn eines Consultants ein, und das nicht ohne Grund. Manchen macht es einfach Spaß, Kunden mit ihrem Fachwissen weiterzuhelfen, andere genießen es, dass die Tätigkeit die unterschiedlichsten Aufträge mit sich bringen kann. Manche arbeiten am liebsten für große, breit gefächerte Beratungsunternehmen – die auf der ganzen Welt Filialen haben –, während andere endlich ihr eigener Chef sein möchten und bereit sind, von ihrem Gästezimmer zu Hause aus als eigenes Unternehmen zu operieren. Wieder andere suchen einfach nur nach einer Möglichkeit, etwas hinzuzuverdienen.

Was auch immer Ihr Beweggrund sein mag, Consultant zu werden, Beratungsexperten werden von Unternehmen aller Art – seien es Einzelpersonen oder Organisationen – häufiger denn je beauftragt. Eine Marktstudie der Unternehmensberatung Kennedy Information aus dem Jahr 2007 hat ergeben, dass in den USA die Erlöse und der Gewinn für die Beratertätigkeit auf breiter Front gestiegen sind und dass auch für die Zukunft ein positiver Anstieg prognostiziert wird. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass eine solche Fachkraft kurzfristig vor Ort eingesetzt werden, das akute Problem lösen und danach dem nächsten Unternehmen zu Hilfe eilen kann. Man muss niemanden einstellen, dem man ein Gehalt zahlen und für den man dann auch noch zu Sozialleistungen und Altersvorsorge beitragen muss.

Die meisten Menschen glauben, dass der Beruf des Consultants hauptsächlich des Geldes wegen gewählt wird, doch in der Regel spielt Geld eher eine Nebenrolle. Klar, machen wir uns nichts vor, manche Berater verdienen sich eine goldene Nase! Doch für viele Consultants liegt der Reiz ihres Berufes jenseits eines dicken Bankkontos. Auf den nächsten Seiten erfahren Sie, welche Gründe ganz unabhängig von den finanziellen Überlegungen für eine Beratertätigkeit sprechen.

Das eigene Können ins Spiel bringen

Jeder von uns kann irgendetwas ganz besonders gut. Sie zum Beispiel arbeiten vielleicht schon seit 20 Jahren als Sachbearbeiter für die Vergabe von Baudarlehen bei einer großen Bank. Es wäre vermutlich keine anmaßende Übertreibung, Sie als Fachmann für Baudarlehen zu bezeichnen. Und mit den ausgezeichneten Kontakten, die Sie im Laufe der Jahre geknüpft haben, wären Sie für viele Unternehmen von unschätzbarem Wert.

Vielleicht haben Sie aber auch Spaß daran, in Ihrer Freizeit im Internet zu surfen, und haben schon viele Webseiten für sich und Ihre Freunde erstellt. Selbstverständlich ist Ihre Software immer auf dem neuesten Stand, und auch sonst sind Sie stets auf dem Laufenden, was die aktuellen Entwicklungen auf diesem Gebiet angeht. Obwohl Sie täglich zehn Stunden als Kassierer arbeiten, finden Sie dennoch immer Zeit für Ihre Lieblingsbeschäftigung. Wir können Ihnen verraten, dass viele Firmen ganz scharf auf Ihr Wissen sind und Ihnen gutes Geld für die Gestaltung und Pflege ihrer Webseiten zahlen würden! Das sollte Sie nicht überraschen – denn schließlich sind Sie der Experte für dieses Thema.

Endlich der eigene Chef sein

Jeder Mensch hat in seinem Leben ganz bestimmte Träume und Sehnsüchte. Manche wünschen sich sehnlichst ein eigenes Haus, während andere lieber Karriere machen oder eine Familie gründen möchten. Andere träumen vom großen Lottogewinn und davon, in den sonnigen Süden auszuwandern. Die Vorstellung, sein eigener Chef zu sein, gehört nicht nur in diese Kategorie, sondern ist einer der häufigsten Wunschträume, denen jeder Angestellte wohl mindestens einmal täglich nachhängt.

Damit wollen wir natürlich nicht sagen, dass jeder Vorgesetzte ein unangenehmer Zeitgenosse ist. Wir, die Autoren dieses Buches, hatten im Laufe unseres Angestelltendaseins viele großartige Vorgesetzte, und wir hoffen, dass alle, die jemals für uns gearbeitet haben, dasselbe von uns sagen können. Der Drang nach Unabhängigkeit und eigener Entscheidungsfreiheit ist jedoch bei den meisten Menschen sehr stark ausgeprägt. Sicherlich wissen Sie aus eigener Erfahrung, dass es immer schwieriger wird, sich den Regeln von Vorgesetzten unterzuordnen, je kompetenter man in seiner Arbeit wird. Richtig hart kann es dann werden, wenn man wesentlich besser Bescheid weiß als der Chef selbst.

Arbeitslosigkeit oder die Angst davor

Auf einen sicheren Arbeitsplatz kann sich heute niemand mehr verlassen, denn in der freien Marktwirtschaft ist alles in Bewegung. Da die Senkung der Betriebskosten für die Firmen ein Dauerthema ist, werden zunehmend zeitlich befristete Arbeitsverträge geschlossen oder Aufträge an externe Consultants vergeben. So kann auch Ihr Arbeitsplatz schon morgen gefährdet sein. Als Angestellter kann man Ihnen jederzeit kündigen, egal wie lange Sie schon für Ihre Firma arbeiten. Kündigungsgründe lassen sich immer finden, und auch Kündigungsfristen können umgangen werden. Wenn Sie Glück haben, erhalten Sie wenigstens noch eine Abfindung, die Ihre laufenden Kosten für ein paar Wochen oder Monate deckt. Wenn es schlecht läuft, sind Sie nach Ihrem letzten Arbeitstag ganz auf sich selbst gestellt.

Angesichts der wachsenden Unsicherheit im Arbeitsleben stellt die Überlegung, eine Laufbahn als Consultant einzuschlagen, eine gute Möglichkeit dar, seine finanzielle Zukunft zu sichern. Warum? Erstens, weil Sie allein bestimmen, wie viele Aufträge Sie annehmen und wie viele Zusatzjobs Sie sich zur Sicherheit offenhalten möchten. Zweitens, weil Sie als selbstständiger Consultant oft mehr Geld für dieselbe Tätigkeit verlangen können, als Sie als Angestellter dieser Firma verdienen. Viele Firmen sind bei der Bezahlung eines professionellen Beraters weitaus großzügiger als einem Angestellten gegenüber, der die gleiche Aufgabe für weniger Geld erledigen könnte.

Ein Nebenverdienst ohne feste Arbeitszeiten

Sind Sie auf der Suche nach einem Nebenjob mit flexiblen Arbeitszeiten, ist eine Tätigkeit als Consultant genau das Richtige für Sie. Als Consultant bestimmen Sie Ihre Arbeitszeiten selbst. Möchten Sie nur an den Wochenenden arbeiten? Nur zu, als Consultant ist das kein Problem. Ach, Sie arbeiten lieber nachts? Auch okay. Und weil Sie bestimmen, wie viele Aufträge Sie annehmen, können Sie auch selbst entscheiden, ob Sie lieber nur für einen Auftraggeber tätig werden oder mehrere Aufträge gleichzeitig bearbeiten. Alle Entscheidungen über Arbeitszeiten und Termine liegen ganz bei Ihnen.

Noch ein Tipp: Arbeiten Sie zu Hause, können Sie Ihr Arbeitszimmer von der Einkommenssteuer absetzen, auch wenn es sich lediglich um einen Nebenverdienst handelt. Selbstständige können steuerliche Vorteile nutzen, die dem »normalen Arbeitnehmer« oft nicht gewährt werden. (Aber achten Sie darauf, dass Sie die »Spielregeln« der Finanzbehörden zur Anerkennung eines Arbeitszimmers einhalten.) Doch selbst wenn Sie nicht zu Hause arbeiten, können Sie die meisten geschäftlichen Ausgaben steuerlich geltend machen. Lesen Sie in Kapitel 5 die grundlegenden Informationen über Steuervorteile bei einer Tätigkeit als selbstständiger Consultant nach.

Einer guten Sache dienen

Viele Unternehmen und Institutionen profitieren enorm von den Dienstleistungen eines selbstständigen und kompetenten Consultants, da dieser ihre Probleme als Außenstehender objektiver betrachten kann. Leider können sich im Gegensatz zu großen Unternehmen viele Kleinbetriebe und gemeinnützige Organisationen die Dienste eines Beraters nicht leisten. Schulen, Kirchen, Wohltätigkeitsverbände und andere gemeinnützige Institutionen sind darauf angewiesen, dass sich unter ihren Mitgliedern ein kompetenter Helfer findet, wenn guter Rat teuer ist. Viele Consultants stellen ihr Wissen regelmäßig und unentgeltlich solchen Institutionen zur Verfügung, um etwas für die Gesellschaft beizutragen. (In Kapitel 20 gehen wir genauer auf dieses Thema ein.) Wenn Sie auch zu diesen Menschen gehören, dann sind Sie vielleicht schon längst, ohne es bemerkt zu haben, als Consultant tätig.

Warum sollte man sich ehrenamtlich engagieren?

Wenn Sie felsenfest von etwas überzeugt sind – zum Beispiel von den Zielen eines bestimmten Politikers oder von der Schulpolitik der Grundschule Ihres Kindes –, ist der Einsatz für die gute Sache viel befriedigender und rückt finanzielle Gesichtspunkte in den Hintergrund.

Durch die ehrenamtliche Tätigkeit bei Ihrer Kirche oder einem Wohltätigkeitsverband machen Sie sich unter Umständen einen Namen, und vielleicht bietet man Ihnen schon bald Aufträge gegen Bezahlung an. Außerdem werden die meisten gemeinnützigen Institutionen von Menschen aus den verschiedensten Bereichen unterstützt. Mit Ihrem Engagement stellen Sie möglicherweise Kontakte her, die sowohl für Ihr Privat- als auch für Ihr Berufsleben von unschätzbarem Wert sind. Natürlich steht bei der ehrenamtlichen Tätigkeit nicht unbedingt das Kontakteknüpfen im Vordergrund, aber es ist sicherlich nicht das Schlechteste, was Ihnen passieren könnte, oder?

Die Karriere vorantreiben

Eine ganze Reihe von Consultants hat aus ihren Fertigkeiten und Erfahrungen in diesem Bereich Kapital geschlagen, indem sie leitende Angestellte wurden – und dies häufig bei der Firma, für die sie auch als Consultant tätig waren. Bevor Robert Kidder zum CEO von Duracell, Inc. und später bei Borden, Inc. zum Vorstandsvorsitzenden wurde, war er als Unternehmensberater bei McKinsey & Company tätig. John Donahoe, der 2008 zum CEO von eBay ernannt wurde, hatte zuvor 20 Jahre lang als Consultant für Bain & Company gearbeitet (ebenso wie seine Vorgängerin Meg Whitman, die dieselbe Position acht Jahre lang bekleidet hatte). Hubert Joly, auch früher als Berater bei McKinsey & Company tätig, machte man zum Firmenchef und CEO von Carlson, dem US-amerikanischen Branchenriesen aus dem Hotel-und Touristikgewerbe.

Wenn Ihr Ziel also letztendlich darin besteht, in der Firmenhierarchie eine Stufe höher zu klettern, könnten Sie das durch die Verbesserung Ihrer Fähigkeiten als Consultant und den Aufbau von Geschäftskontakten bewerkstelligen.

Die ersten Schritte in die Selbstständigkeit

Es gibt viele Consultants, die als Angestellte arbeiten, und zwar in den unterschiedlichsten Firmen und Branchen. Für viele ihrer Kollegen besteht der größte Anreiz allerdings darin, ein eigenes Beratungsunternehmen zu gründen. Wir haben eine gute und eine schlechte Nachricht für Sie. Die gute lautet: Millionen von Consultants haben erfolgreich den Übergang gemeistert, sind nun ihr eigener Chef und genießen die Vorzüge, die sich in finanzieller und beruflicher Hinsicht und für den Lebensstil ergeben. Die schlechte Nachricht lautet: Es bedeutet richtig harte Arbeit, ein eigenes Beratungsunternehmen auf die Beine zu stellen und es dann auch noch erfolgreich zu führen.

Der Beratungsvorgang selbst

Wenn Sie ein erfolgreicher Consultant werden möchten, sollten Ihnen auch die effektivsten Strategien in diesem Bereich geläufig sein. Berater gibt es schon seit Hunderten – vielleicht sogar Tausenden – von Jahren. Im Laufe der Zeit ist eine Fünf-Schritte-Methode entstanden, die heute für viele selbstständige oder angestellte Consultants die übliche Vorgehensweise im Beratungsvorgang darstellt. Sie besteht aus den folgenden Schritten:

1.    Problemdefinition

2.    Datenerhebung

3.    Problemlösung

4.    Präsentation der Lösungsstrategie

5.    Umsetzung der Lösungsstrategie

Ganz egal, in welchem Bereich Sie beraten, Sie werden feststellen, dass Sie Ihre Arbeit mit dieser Methode angehen und so die Antworten auf die Fragen Ihrer Kunden finden werden.

Die eigenen Stärken erkennen

Bevor Sie sich erfolgreich selbstständig machen können, müssen Sie sich erst einmal darüber im Klaren sein, in welchem Bereich Sie eigentlich tätig sein möchten. Einige von Ihnen werden darauf gleich etwas zu sagen wissen: »Ich möchte kleine, technische Betriebe dahingehend beraten, wie sie von rechnerunterstützten Konstruktionsprogrammen profitieren können.« oder »Ich möchte jungen Paaren zeigen, wie sie schon jetzt finanziell für ihre Zukunft vorsorgen können.« Einige von Ihnen werden sich da allerdings nicht so sicher sein. Sie werden in diesem Fall Ihre Fertigkeiten und persönlichen Vorlieben erst einmal bestimmen müssen, um zu einer Entscheidung zu gelangen. Und unabhängig davon, ob Sie bereits wissen, welche Art von Beratungsunternehmen Sie gründen möchten, müssen Sie außerdem sicher sein, dass für die von Ihnen angebotenen Dienste ein Markt existiert.

Den Sprung wagen

Wenn Sie sich letztendlich dazu durchgerungen haben, ein eigenes Beratungsunternehmen auf die Beine zu stellen und sich auch über die Art des Consultings im Klaren sind, müssen Sie entscheiden, wann die Zeit dafür reif ist und wie und wann genau Sie den Sprung von Ihrer momentanen Anstellung in die unbekannten Gewässer der Selbstständigkeit wagen werden. Und dazu sollten Sie wiederum Ihre beruflichen, finanziellen und persönlichen Umstände einschätzen und einen Stufenplan entwickeln, um den Übergang über die Bühne zu bringen. In Kapitel 3 gehen wir näher auf das Thema ein. Während manche selbstständige Consultants einfach ihrem Chef die Kündigung zukommen lassen, ihren Abschied nehmen und sofort ihr Unternehmen gründen, lassen andere sich dafür Wochen, Monate oder sogar Jahre Zeit.

Das eigene Beratungsunternehmen

Wenn man ein Beratungsunternehmen gründet, sollte man vor allem im Hinterkopf behalten, dass man sich selbstständig macht. Falls Sie dabei von zu Hause aus operieren möchten, habe ich gute Nachrichten für Sie: Eine Studie von IDC/LINK hat ergeben, dass jährlich nur etwa fünf Prozent der Unternehmen, bei denen von zu Hause aus gearbeitet wird, pleitegehen. Nach fünf Jahren ergibt das also eine ungefähre Zahl von einem Viertel (25 Prozent) an Firmenpleiten. Das ist weit weniger als die durchschnittliche Rate aller Unternehmen für diesen Zeitraum von mehr als 50 Prozent.

Die zahlreichen Schwierigkeiten, mit denen Sie konfrontiert werden, wenn Sie Ihr Beratungsunternehmen gründen, unterscheiden sich nicht von denen, mit denen die meisten anderen Firmen sich herumschlagen müssen. Sie müssen ein Büro einrichten, die Kundenbetreuung sicherstellen, sich an die Gesetze halten und sich um Steuern und Versicherungen kümmern. Sie müssen herausbekommen, wie viel Ihre Dienstleistungen wert sind, und dann Mittel und Wege finden, um jene zu finden und anzulocken, denen Ihre Beratung Geld wert ist. Kommunikation und Problemlösungen werden sich zwischendurch wie von selbst ergeben.

Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Unternehmen

Die Small Business Administration (SBA), eine staatliche, US-amerikanische Einrichtung für Kleinbetriebe, hat herausgefunden, dass der Geschäftserfolg durch vier Schlüsselfaktoren bestimmt wird:

Tadellose Managementpraktiken: Die Fähigkeit, Projekte zu leiten, die Finanzen zu verwalten und auf effektive Weise mit den Kunden zu kommunizieren

Branchenkenntnisse: Die Anzahl an Jahren, die Sie bereits in der Branche tätig waren, in der Sie sich nun selbstständig machen möchten, und Ihre Kenntnisse über Lieferanten und mögliche Kunden

Technologische Kompetenz: Ihre Kenntnis der Technologien, Methoden und Werkzeuge Ihres Fachgebiets und Ihre Fähigkeit, diese geeignet einzusetzen und zu nutzen.

Planungsfähigkeit: Die Fähigkeit, angemessene Unternehmensziele zu setzen und Pläne und Strategien zu entwerfen, um diese zu erreichen

Der Einstieg

Wenn man sein eigenes Beratungsunternehmen gründen möchte, muss man sich um die verschiedensten Dinge kümmern. Man muss sich an einem bestimmten Ort niederlassen (dazu gehört auch die Raumsuche entweder zu Hause oder an einem anderen Ort und die Beschaffung von Büroeinrichtung und -bedarf) und sich die Dienste eines fähigen Buchhalters, Bankangestellten und vielleicht sogar eines Anwalts sichern. In Kapitel 4 gehen wir näher auf diese Themen ein. Außerdem sind rechtliche Fragen zu beachten. Sie müssen zum Beispiel entscheiden, welche Rechtsform Sie für Ihr Unternehmen wählen und welchen Namen Sie ihm geben, müssen sich mit Bebauungsplänen, Genehmigungen und Zulassungen befassen. Und Sie müssen natürlich auch die Buchhaltung planen, sich auf die steuerlichen Aspekte vorbereiten, Versicherungen abschließen und für die Gesundheitsvorsorge und andere Sozialleistungen sorgen. Kapitel 5 ist diesen Themen gewidmet.

Und dann ist da noch eine Sache, um die Sie sich im Zusammenhang mit einem eigenen Beratungsunternehmen kümmern müssen: das Honorar, das Sie Ihren Kunden für die Beratung in Rechnung stellen. Man kann das Honorar auf die unterschiedlichsten Arten berechnen. Letztendlich müssen Sie Preise nehmen, die in Ihrer Branche üblich sind, die dem Kunden gegenüber einen Wert schaffen und die so viel Gewinn abwerfen, dass Sie davon problemlos Ihren Lebensunterhalt bestreiten können. Ist Ihr Honorar zu hoch, bekommen Sie eventuell nicht genug Aufträge, um sich davon über Wasser halten zu können. Ist Ihr Honorar zu niedrig angesetzt, sehen Sie vermutlich vor lauter Aufträgen kein Land mehr, können aber trotzdem keinen Profit erwirtschaften. Im Idealfall finden Sie einen Kompromiss, mit dem sowohl Sie selbst als auch Ihre Kunden zufrieden sind. In Kapitel 6 erfahren Sie Näheres darüber, wie man diese magische Zahl anpeilt.

Sich gut verkaufen

Wie jedes andere Unternehmen auch, müssen Consultants sich – ihr Fachwissen, ihre Berufserfahrung und ihre Fähigkeit, Projekte durchzuführen – gut verkaufen und andere überzeugen, eben jenes Honorar zu zahlen, das die Beratung wert ist. Eigentlich ist jeder Consultant – oder zumindest jeder erfolgreiche Consultant – auch ein Verkäufer. Und je besser Sie sich als Verkäufer machen, desto besser können Sie sich die Kunden und Projekte angeln, die Sie benötigen, um gewinnbringend zu arbeiten und Ihr Geschäft voranzutreiben.

Die Werbung für Ihre Dienste besteht aus vielen verschiedenen Aufgaben, die letztendlich dazu führen, dass ein Kunde Ihr Unternehmen beauftragt. Dazu gehören zum Beispiel die folgenden Dinge: feststellen, wer in der Firma Ihres Kunden wirklich die Entscheidungen trifft; Ihre Dienste anbieten; für das eigene Unternehmen werben; Kundenakquise und Empfehlungen von aktuellen Kunden und Kundenakquise bei neuen Kunden. All diesen Themen widmen wir uns in Teil IV. Vergessen Sie eins nicht: Der Erfolg, der Ihnen als Consultant beschieden ist, wird häufig direkt von der Zeit und den Fachkenntnissen bestimmt, die Sie in den Verkaufsvorgang investieren.

Auf das Unternehmen achtgeben

Wir betonen es mehrfach in diesem Buch: Bei der Beratung handelt es sich um ein Geschäft und Sie müssen entsprechend planen, um den spezifischen Anforderungen dieses Geschäfts zu genügen. Jeder Consultant greift auf Verträge zurück, um Vereinbarungen mit Kunden schriftlich festzuhalten: Wie lange wird die Tätigkeit dauern? Welche Aufgabe soll erledigt werden? Wie viel wird Ihnen der Kunde für Ihre Dienste zahlen – und wann wird er dies tun? Vertragsverhandlungen mit Kunden – eine entscheidende Fähigkeit, die Consultants besitzen müssen. In Kapitel 16 gehen wir detailliert auf das Thema Vertragsabschluss ein.

Es ist außerdem wichtig, über die Arbeitszeit (die Stunden, die Sie in ein bestimmtes Projekt gesteckt haben) und die Finanzen (die Zahlungen, die einem bestimmten Projekt zugeschrieben werden können) Buch zu führen. Dazu muss man Tätigkeitsprotokolle oder Projektabrechnungsformulare entwerfen und führen sowie Budgets erstellen. Blättern Sie zu Kapitel 17, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten.

Auf jeden Fall müssen Sie auch zu einem sehr kommunikativen Menschen werden – sei es im üblichen Schriftverkehr, am Telefon, in E-Mails oder bei anderen durch Technologien ermöglichte Kommunikationsmittel. In Kapitel 18 erfahren Sie alle Einzelheiten über das Thema Kommunikation. Auch Ihr Unternehmen wird letzten Endes wie alle anderen von Zeit zu Zeit mit Schwierigkeiten und Herausforderungen zu kämpfen haben. Ob die Herausforderung nun im mangelnden Geldfluss, in Mahnungen an Kunden oder im Anlocken der richtigen Kundschaft für das eigene, spezielle Geschäft besteht, Sie müssen erst einmal erkennen, dass Sie ein Problem haben, und es danach genauestens bestimmen und lösen. Dies ist eine entscheidende Fertigkeit, die Sie sich aneignen müssen, wenn Sie als Consultant langfristig Erfolg haben wollen. Kapitel 19 ist ganz dem Lösen solcher Schwierigkeiten gewidmet.

Noch erfolgreicher werden

Wenn man ein Geschäft gründet und vorantreibt, das über einen langen Zeitraum Erfolge einfahren soll, ist es nicht damit getan, einfach nur die grundlegenden Dinge zu erledigen, sprich ein Büro einzurichten, passende Kunden anzulocken, die Beratung selbst vorzunehmen, zum erfolgreichen Verkäufer zu werden, Verträge auszuhandeln und über Arbeitszeiten und Finanzen Buch zu führen. Sie müssen auch wissen, wie man den Wachstumsmotor des Unternehmens anwirft (davon handelt Kapitel 20), wie man beim Geschäftemachen eine geschickte Preisstrategie einfließen lässt (siehe Kapitel 21) und wie man sich in seiner speziellen Branche ein Superimage verpasst und einen guten Ruf erwirbt (siehe Kapitel 22).

Es gibt Consultants, die sich damit zufriedengeben, eine gewisse Anzahl an Aufträgen an Land zu ziehen und dann einfach auf diesem Niveau weiterzumachen. Wenn dies auch auf Sie zutrifft und Sie damit glücklich sind, dann ist das völlig in Ordnung. Sollten Sie allerdings davon träumen, ein Beratungsunternehmen aufzubauen, das immer weiter wächst, in dem Sie Mitarbeiter einstellen und Kunden in den verschiedensten Märkten – städte- oder bundeslandübergreifend oder sogar auf internationaler Ebene – bedienen können, dann werden Sie alles Erforderliche tun wollen, um noch erfolgreicher werden. Wer weiß? Vielleicht werden Sie ja so erfolgreich, dass Sie im Lauf der Zeit andere Consultants beauftragen müssen, um Sie bei der Bearbeitung Ihrer vielen Aufträge zu unterstützen.

Der Berater-Eignungstest

Vielleicht denken Sie sich gerade, dass das mit dem Beraten ja gar nicht übel klingt. Womit wir bei der wichtigsten Frage überhaupt wären: Sind Sie überhaupt dafür geeignet, als Consultant zu arbeiten? Möchten Sie das auch gerne wissen? Dann sollten Sie den Berater-Eignungstest machen. Er dauert nicht lange, ist ganz einfach und holt Sie ganz sicherlich auf den Boden der Tatsachen zurück, falls Sie den Bezug zur Realität verloren haben. Zählen Sie zum Schluss Ihre Punkte zusammen und lesen Sie nach, zu welcher Kategorie Sie zählen.

Der Selbsttest

1.    Liegt es Ihnen, Probleme zu lösen?

a. Klar, Probleme zu lösen gibt meinem Leben erst richtig Sinn.

b. Ja, manche Probleme löse ich ganz gerne.

c. Will jemand mit mir Probleme tauschen?

d. Kann das nicht vielleicht jemand anders machen?

e. Nein, überhaupt nicht. Keinesfalls.

2.    Sind Sie in der Lage, sich Ziele zu setzen und diese zu verwirklichen?

a. Ich wüsste gar nicht, was ich tun sollte, wenn ich nicht immer ein Ziel vor Augen hätte.

b. Ja, ich setze mir schon Ziele, aber nicht immer verfolge ich sie konsequent genug.

c. Das habe ich noch nie gemacht, aber wenn Sie mir zeigen, wie das geht, würde ich das schon tun.

d. Entschuldigung, aber ich setze mir keine Ziele, sie drängen sich mir auf.

e. Nein, ich habe keine Ziele.

3.    Kommen Sie von ganz allein in die Gänge?

a. Ich brauche niemanden, der mir sagt, was ich tun soll. Was soll die Frage?

b. Ich bin ein selbstständiger Mensch, nur manchmal fällt es mir schwer, etwas anzupacken.

c. Ich durfte noch nie etwas selbst entscheiden. Irgendwie gefällt mir aber der Gedanke daran.

d. Geben Sie mal ein paar Takte vor, vielleicht fällt mir dann der Text ein.

e. Muss man das können?

4.    Trauen Sie sich den Job eines Beraters überhaupt zu?

a. Ohne jeden Zweifel.

b. Ich bin mir einigermaßen sicher.

c. Ich weiß nicht so recht.

d. Können wir uns damit später auseinandersetzen?

e. Auf keinen Fall. Niemals!

5.    Macht es Ihnen Spaß, eine Aufgabe von Anfang bis Ende zu erledigen, auch wenn sich Ihnen Hindernisse in den Weg stellen?

a. Bei so etwas bin ich sehr hartnäckig.

b. Ja, meistens, obwohl ich Probleme manchmal nur ungern direkt angehe.

c. Wenn wir uns vorher darauf einigen, dass jeder mal Fehler macht, schon.

d. Gibt es wirklich Aufgaben, die man zu Ende bringen kann?

e. Es gibt Sachen, die kann man einfach nicht erledigen.

6.    Können Sie sich rasch auf neue Gegebenheiten einstellen?

a. Mein zweiter Vorname ist Umdenken.

b. Ich kann mich besser auf positive Änderungen als auf negative einstellen.

c. Hat man es einmal getan, kann man es immer!

d. Solange ich mich nicht ändern soll, ist alles in Ordnung.

e. Ich bin wie ein Fels in der Brandung.

7.    Sind Sie kreativ?

a. Geben Sie mir einen Stift und ein Blatt Papier, und ich zeige Ihnen, was ich drauf habe.

b. Eigentlich schon, aber es kommt ganz auf meine Stimmung an.

c. Äh, darüber müsste ich erst einmal nachdenken.

d. Warum sollte ich mir den Kopf über etwas zerbrechen, wenn es bestimmt schon ein anderer vor mir getan hat?

e. Ich lasse die Dinge lieber so, wie sie sind.

8.    Arbeiten Sie gerne mit Menschen zusammen?

a. Klar, das ist das Einzige, was an der Arbeit Spaß macht.

b. Auf jeden Fall, aber es kommt auf die Menschen an.

c. Das ist immer noch besser als die Arbeit mit dressierten Pudeln.

d. Ich ziehe da grundsätzlich meinen Computer vor.

e. Ich will meine Ruhe haben!

9.    Sind Sie vertrauenswürdig, loyal, ehrlich und mutig?

a. All das und noch viel mehr!

b. Na ja, drei von vier Eigenschaften ist doch auch okay, oder?

c. Sind zwei dieser Eigenschaften genug?

d. Ich bin davon überzeugt, dass es da noch andere, weitaus wichtigere menschliche Qualitäten gibt.

e. Die nächste Frage, bitte.

10.    Möchten Sie ordentlich Geld verdienen?

a. Ich kann alles und mache alles, da bin ich dabei.

b. Na klar, sofern ich dafür nicht allzu hart arbeiten muss.

c. Ich weiß nicht, eigentlich komme ich mit meinem derzeitigen Verdienst ganz gut aus!

d. Was genau verstehen Sie unter ordentlich viel?

e. Ich weiß genau, dass ich es noch zum Lottokönig bringen werde!

Auswertung

Nehmen Sie einen Taschenrechner zur Hand und addieren Sie Ihre Punkte. Für jedes »a« geben Sie sich fünf Punkte, für jedes »b« drei Punkte, für jedes »c« null Punkte, für jedes »d« minus drei Punkte und für jedes »e« minus fünf Punkte. Dann warten wir jetzt mal, bis Sie fertig sind. Fertig? Okay.

Die möglichen Ergebnisse sind in sechs Kategorien aufgeteilt. Sehen Sie nun nach, welche Kategorie Ihrer Punkteanzahl entspricht, und schon wissen Sie, ob Sie als Consultant eine Zukunft haben.

25 bis 50 Punkte: Sie sind der geborene Consultant. Sofern Sie nicht bereits als Berater tätig sind, empfehlen wir Ihnen dringend, Ihren Job zu kündigen und Ihre Visitenkarte an all Ihre Freunde, Bekannten und potenziellen Kunden zu verteilen. Lesen Sie in diesem Buch nach, wie Sie Ihre bereits gut entwickelten Fähigkeiten noch verbessern können.

1 bis 24 Punkte: Sie haben auf jeden Fall das Potenzial für einen guten Consultant. Sie sollten sich konkret mit der Gründung eines eigenen Beratungsunternehmens auseinandersetzen, Ihren Job aber noch so lange behalten, bis Sie so viele Kunden beisammen haben, dass Sie sich vom Gewinn über Wasser halten können. Lesen Sie dieses Buch, um mehr über die Grundlagen der Beratertätigkeit herauszufinden und zu erfahren, wie Sie ein erfolgreiches Unternehmen aufbauen können.

0 Punkte: Bei Ihnen ist die Sache noch unentschieden. Machen Sie diesen Test doch einfach in zwei oder drei Monaten noch einmal. Lesen Sie dieses Buch, um beim nächsten Mal ein besseres Ergebnis zu erzielen.

-1 bis -24 Punkte: Tut uns leid, aber im Moment ist ein Job als Consultant nicht das Richtige für Sie. Wir raten Ihnen dringend, dieses Buch zu lesen und den Test zu wiederholen. Schneiden Sie auch beim zweiten Mal nicht besser ab, sollten Sie Ihren Job behalten. Es gibt Schlimmeres.

-25 bis -50 Punkte: Vergessen Sie’s! Sie tragen einfach nicht das Berater-Gen in sich. Verkaufen Sie dieses Buch auf der Stelle an einen Ihrer Kollegen. Vielleicht schneidet der-oder diejenige in diesem Test besser ab.

Mehr als 50 Punkte und weniger als -50 Punkte: Bringen Sie Ihren Taschenrechner zur Reparatur!

2

Passt der Beruf des Consultants wirklich zu Ihnen?

In diesem Kapitel

Vorlieben und Abneigungen herausfinden

Stärken und Schwächen beurteilen

Den richtigen Tätigkeitsbereich als Consultant wählen

Lässt sich Ihre Geschäftsidee vermarkten?

Wie soll man darüber entscheiden, ob es richtig wäre, sich als Consultant selbstständig zu machen? Vielleicht sind Sie ja gerade an einem entscheidenden Punkt in Ihrem Leben angekommen, weil Sie merken, dass Sie einfach mehr erreichen können, wenn Sie ein Beratungsunternehmen Ihr Eigen nennen und führen. Oder Sie sind eventuell der Ansicht, dass die Arbeit im eigenen Beratungsunternehmen weitaus lukrativer wäre als die Arbeit für andere (was ja in vielen Fällen auch zutrifft). Möglicherweise gefällt Ihnen auch einfach nur die Vorstellung, von nun an selbst zu bestimmen, wo es langgeht, und sich nicht mehr vor einem Chef verantworten zu müssen.

Was auch immer der Grund sein mag, wenn Sie sich für die Laufbahn eines selbstständigen Consultants entscheiden, ist das vielleicht der erste kleine Schritt in eine glückliche Zukunft, in der sich ungeahnte Möglichkeiten eröffnen. Probieren Sie es doch mal aus! Sie müssen ja auch nicht gleich alle Sicherheiten aufgeben. Behalten Sie Ihre momentane Stelle (und wir raten Ihnen unbedingt, dies zu tun) und betätigen Sie sich zunächst nur in Ihrer Freizeit als Consultant.

In diesem Kapitel helfen wir Ihnen herauszufinden, was Ihnen beruflich wirklich Freude machen würde und welche Ihrer Kenntnisse geeignet sind, das neue Berufsziel zu verwirklichen. Außerdem lernen Sie, wie Sie beurteilen können, ob sich Ihre Geschäftsidee überhaupt so vermarkten lässt, dass Sie auch davon leben können (ein nicht unwichtiger Punkt!). Abschließend erfahren Sie, wie Sie Ihre Geschäftsideen einem »Härtetest« unterziehen können, um die Spreu vom Weizen zu trennen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie bereits als Consultant tätig sind, ist dieses Kapitel wahrscheinlich nicht das richtige für Sie. Sie werden in diesem Beruf bereits die ersten Schritte unternommen haben und suchen vermutlich gerade nach Wegen, Ihr Unternehmen zu optimieren. Blättern Sie also ruhig vor zu den Themen, die wir weiter hinten im Buch aufgreifen und die für Sie von Bedeutung sind.

Über die Vorlieben nachdenken

Bestimmt machen Ihnen einige Ihrer beruflichen Aufgaben auch jetzt schon Spaß. Nehmen Sie sich jetzt bitte ein paar Minuten Zeit und denken Sie darüber nach, was Ihnen an Ihrem Beruf gefällt. Vielleicht gibt es für Sie nichts Schöneres auf der Welt, als ausgefeilte Kalkulationstabellen auf Ihrem Rechner zu erstellen, oder Sie finden nichts interessanter, als komplizierte Verträge zu studieren. Vielleicht blühen Sie erst so richtig auf, wenn Sie Geschäftsreisen für Außenmitarbeiter buchen?

Eine Beförderung muss für den betroffenen Mitarbeiter nicht immer eine Verbesserung bedeuten. Oft reißt sie den angeblichen Glückspilz aus seinem gewohnten Arbeitsfeld, und plötzlich ist er für Sachen zuständig, die ihm überhaupt keinen Spaß mehr machen. Verfügen Sie zum Beispiel über eine technische Ausbildung und arbeiten als Werbefachmann, Programmierer oder Architekt, werden Sie in Anerkennung Ihrer Fähigkeiten vermutlich bald zum Projektleiter oder Manager befördert. Die Zeiten, in denen Sie selbst eine Werbekampagne entwerfen, sind damit vorbei, denn Ihre neue Aufgabe besteht ab sofort darin, das Projekt zu betreuen und das Mitarbeiterteam zu leiten. Auch wenn Sie hin und wieder selbst kreativ werden können, besteht Ihr Arbeitstag zu 90 Prozent aus Managementaufgaben, wie Etatzuweisung für die einzelnen Abteilungen, Kostenkontrolle, Mitarbeiterführung, Teamwork-Supervision, endlose Besprechungen und Ausfüllen von Anträgen für alles Mögliche und Unmögliche. Bevor Sie auch nur die leiseste Ahnung davon haben, was eigentlich passiert ist, sind Sie mit Aufgaben betraut, die Ihnen überhaupt keinen Spaß machen. Dann ist ein für alle Mal Schluss mit so tollen Sachen wie dem Entwerfen von Werbekampagnen, dem Programmieren von Anwendungen oder dem Planen von Häusern.

Ihre Aufgabe ist es nun, die Dinge beim Namen zu nennen, die Ihnen beruflich und privat am meisten gefallen. Entdecken Sie neue Betätigungsfelder, in denen Sie Freude an der Arbeit haben. Gehen Sie dabei von der beruflichen Selbstständigkeit und nicht von einem Angestelltendasein aus. Stellen Sie die finanziellen Aussichten vorerst noch zurück. Das Honorar spielt natürlich eine wichtige Rolle (zumindest wenn Sie sich mit Ihrer Tätigkeit Ihren Lebensunterhalt verdienen und nicht als Obdachloser enden möchten), doch darauf kommen wir weiter hinten in diesem Kapitel noch zu sprechen.

Was macht Ihnen wirklich Spaß?

Zu Beginn der folgenden Übung sollten Sie sich überlegen, was Sie gerne tun. Wir sind logischerweise der Ansicht, dass Sie alles, was Ihnen wirklich Spaß macht, auch gut machen. Vergessen Sie vorerst alles, was Ihnen nur halbwegs gefällt oder bei dem sich Ihr Vergnügen in Grenzen hält. Seien Sie ehrlich zu sich selbst – listen Sie nichts auf, was Ihnen in den Augen Außenstehender eigentlich Spaß machen sollte. Horchen Sie stattdessen tief in sich hinein, um sich über die eigenen Gefühle klar zu werden. Bei jeder Frage gibt es genügend Platz für Ihre Einfälle. Sie können die folgenden Seiten ja auch kopieren und die Übung in einigen Monaten wiederholen.

Wie stellen Sie sich Ihren idealen Tagesablauf in zehn Jahren vor? Teilen Sie ihn in Zeitabschnitte von je 30 Minuten ein und beschreiben Sie, was Sie in den einzelnen Zeitabschnitten tun.

Was wäre Ihr Traumjob? Stellen Sie ihn sich bildlich vor. Riechen Sie ihn. Schmecken Sie ihn. (Okay – lassen Sie es gut sein.) Was möchten Sie den ganzen Tag über tun? Wie möchten Sie Ihre Zeit verbringen? Mit wem möchten Sie am liebsten zusammenarbeiten?

Notieren Sie jetzt Ihre schönsten Erlebnisse bei der Arbeit. Was war so toll daran? Welche Ihrer Fertigkeiten waren konkret gefragt?

Was sind Ihre fünf Lieblingsaufgaben bei der Arbeit? Geben Sie jeweils an, warum Ihnen diese Aufgaben so viel Spaß machen.

Was macht Ihnen in Ihrer Freizeit am meisten Spaß? Und warum?

Welche persönlichen Stärken können Sie in Ihren Traumjob einbringen? Welche Wissenslücken müssten Sie schließen, und welche Erfahrungen fehlen Ihnen noch, um in Ihren Traumjob arbeiten zu können?

Was macht Ihnen überhaupt keinen Spaß?

Ebenso wie es Dinge gibt, die Ihnen beruflich und privat Spaß machen, gibt es unweigerlich auch einiges, das Sie nicht ausstehen können. In der folgenden Übung schreiben Sie alles auf, was Sie so richtig gar nicht ausstehen können. Halten Sie auch hier wieder nichts zurück, rücken Sie ohne Scheu damit raus, was Ihnen schon immer gegen den Strich ging. (Keine Angst, Ihre Antworten bleiben unter uns.)

Was wäre Ihr Albtraumjob? Worin bestünden Ihre Aufgaben? Mit wem müssten Sie zusammenarbeiten? Wie sähe Ihr Arbeitstag aus?

Notieren Sie Ihre schrecklichsten Erlebnisse bei der Arbeit. Was war so unerträglich daran? Was mussten Sie tun?

Welche fünf Aufgaben mögen Sie am wenigsten bei Ihrer Arbeit? Und warum?

Was macht Ihnen in Ihrer Freizeit überhaupt keinen Spaß? Und warum?

Eine Visualisierungsübung

Da Sie gerade darüber nachdenken, was Ihnen Spaß macht und was nicht, probieren Sie doch einmal nachfolgende Übung aus; sie kann Ihnen bei Ihren Überlegungen helfen. Ziehen Sie sich an einen ruhigen Platz zurück, an dem Sie weder vom Telefon noch von Kollegen oder Familienmitgliedern abgelenkt werden. Machen Sie es sich in einem gemütlichen Sessel bequem. Verdunkeln Sie den Raum, entspannen Sie sich und lassen Sie Ihre Gedanken schweifen. Nein-nein, Sie sollen nicht einnicken. Für diese Übung müssen Sie wach bleiben. Stellen Sie sich bildlich vor, wie Ihr Leben idealerweise aussehen würde. Wie sähe der ganz normale Tagesablauf aus? Beginnen Sie Ihren Tag wie üblich mit dem Aufstehen und gestalten Sie jede einzelne Minute, bis es Zeit für Sie ist, schlafen zu gehen. Stellen Sie sich folgenden Fragen:

Wo wohnen Sie?

Mit welchem Gefühl erwachen Sie?

Wer liegt beim Aufwachen neben Ihnen? (Was wir mit dieser Frage meinen ist: Sind Sie verheiratet? Haben Sie Kinder? Oder einen Hund?)

Um welche Zeit wachen Sie auf?

Was ziehen Sie an?

Was essen Sie zum Frühstück?

Mit wem frühstücken Sie?

Wo arbeiten Sie?

Wie kommen Sie zur Arbeit?

Wen treffen Sie bei der Arbeit?

Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus?

Wonach riecht es?

Woraus besteht Ihre Arbeit?

Mit wem reden Sie?

Worüber unterhalten Sie sich?

Stellen Sie sich 24 Stunden eines ganz normalen Tages in Ihrem idealen Leben vor. Wie sieht der Rest des Vormittags, Ihre Mittagspause, der Nachmittag, die Heimfahrt, das Abendessen, der Abend und die Schlafenszeit aus? Fragen Sie sich im Detail, was Sie wo, wann und mit wem tun. Diese Übung wird es Ihnen erleichtern, Ihre Vorlieben und Abneigungen deutlich zu erkennen.

Ihr Können beurteilen

Etwas aus ganzem Herzen tun zu wollen, heißt nicht gleichzeitig, es auch so zu können, dass sich der gewünschte Erfolg einstellt. Damit Sie beurteilen können, ob Sie als zukünftiger Consultant überhaupt Aussichten auf Erfolg haben (dies gilt ebenso für bereits praktizierende Berater, die sich vielleicht fragen, warum der Erfolg sich noch nicht eingestellt hat), sollten Sie Ihre persönlichen Fähigkeiten genauestens unter die Lupe nehmen. Dabei helfen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten.

Worin liegen Ihre persönlichen Stärken?

Wenn wir mal davon ausgehen, dass Sie schon einige Jahre an Berufserfahrung vorweisen können, sind Sie bei einigen Aufgaben zweifellos zum Spezialisten geworden. Sind Sie vielleicht der beste Budgetplaner der Welt oder gelten Ihre unglaublich ansprechenden Schaufensterdekorationen als sicherer Kundenmagnet? Wofür auch immer Sie als unbestrittener Meister gelten, jetzt ist es an der Zeit, Ihre Stärken beim Namen zu nennen.

Was sind Ihre hervorragendsten beruflichen Fähigkeiten (zum Beispiel: Buchhaltung oder Verhandlungen führen) und weshalb sind Sie so gut darin?

Wofür werden Sie von Ihren Kollegen oder Vorgesetzten gelobt?

Aufgrund welcher persönlichen Stärken (zum Beispiel: analytisches Denkvermögen oder Beharrlichkeit) konnten Sie Ihre beruflichen Fähigkeiten so gut entwickeln?

Was sind die fünf Hauptaufgaben in Ihrem derzeitigen Job?

Welche Kurse oder Schulungen haben Sie besucht, um Ihre Fähigkeiten weiter zu verbessern?

Über welche Zeugnisse, Zulassungen oder Eintragungen zur Ausübung Ihrer derzeitigen Tätigkeit (zum Beispiel als Wirtschaftsprüfer, Qualitätsmanagementbeauftragter oder Projektmanager) verfügen Sie?

Worin liegen Ihre persönlichen Schwächen?

Sie sollten Ihre Schwächen ebenso gut kennen wie Ihre Stärken, weil Ihnen das eine Menge Zeit und Mühe sparen kann. Doch leichter gesagt als getan. Die meisten Menschen haben die idealistische Vorstellung, dass sie eigentlich alles können (müssten). Nehmen wir einmal an, Sie könnten sich nicht zu dem Eingeständnis durchringen, dass Ihnen das Jonglieren mit Zahlen schon immer Kopfzerbrechen bereitet hat. Lieber nehmen Sie sich vor, diese Schwachstelle irgendwann einmal zu beseitigen, anstatt diesen Punkt als persönliche Schwäche aufzuzählen. Dahinter verbirgt sich der Wunsch, sich möglichst alle Wege für die Zukunft offenzuhalten, ganz unabhängig davon, ob es sich um realistische Möglichkeiten handelt. Um ehrlich zu sein: Das ist nicht die optimale Vorgehensweise. Und obwohl das Motiv durchaus nachvollziehbar und die Absicht lobenswert ist, verschleiern Sie damit den Blick und werden von Ihren tatsächlichen Stärken abgelenkt.

Bei welchen beruflichen Aufgaben (zum Beispiel: Buchhaltung, Verhandlungen führen und so weiter) fühlen Sie sich extrem unwohl und woran liegt das?

Welche persönlichen Eigenschaften (zum Beispiel: Beharrlichkeit und Entschlossenheit) würden Sie gerne mehr entwickeln, um beruflich weiterzukommen, und welche Gründe sprechen dafür?

Vor welchen Aufgaben drücken Sie sich und weshalb tun Sie das?

Fähigkeiten und Vorlieben unter einen Hut bringen

Sie haben mittlerweile Ihre Vorlieben und Abneigungen sowie Ihre Stärken und Schwächen bestens kennengelernt. Mittels der gewonnenen Erkenntnisse können Sie sich nun ein umfassendes Bild über Ihre Persönlichkeit machen und klären, welche Art Consultant Sie – wenn überhaupt – sein könnten. Vielleicht wird Ihnen dabei klar, dass Ihr Traumjob nichts mit Ihrem momentanen Beruf zu tun hat, vielleicht müssen Sie aber auch feststellen, dass Sie absolut nicht zum Consultant geeignet sind. Was auch immer dabei herauskommen mag, klären sollten Sie es auf jeden Fall.

Lesen Sie sich vor Beginn der folgenden Übung Ihre Antworten zu der Frage »Was macht Ihnen wirklich Spaß?« nochmals durch. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf und malen Sie sich Ihren Traumjob aus. Vergessen Sie einen Moment, dass Sie als Kassierer in einer Bank oder als Bedienung in einer Fernfahrerkneipe arbeiten. Lesen Sie Ihre Antworten in aller Ruhe durch, schließen Sie die Augen und stellen Sie sich bei jeder Antwort bildlich vor, woran Sie dachten.

Überlegen Sie sich, in welchem Bereich Sie als Berater Ihre Vorlieben und Interessen am besten einbringen könnten. Nur keine falsche Bescheidenheit, jetzt ist es an der Zeit, Ihren wildesten Fantasien freien Lauf zu lassen. Wie bitte? Ihnen fällt nichts ein? Lassen Sie sich jetzt mindestens fünf mögliche Consulting-Ideen einfallen. Auf geht’s!

Als Nächstes schauen Sie sich Ihre Antworten zu der Frage »Worin liegen Ihre persönlichen Stärken?« an. Denken Sie daran, dass Ihre Antworten nicht unbedingt Aufgaben enthalten, die Sie erledigen wollen, sondern die Sie beherrschen. Fehlen Ihnen noch bestimmte Voraussetzungen für Ihren Traumjob, sollten Sie berücksichtigen, wie viel Zeit und Geld Sie dafür investieren müssten. Lehnen Sie sich zurück und stellen Sie sich bildlich die Art von Beratungsunternehmen vor, die Sie aufgrund Ihrer Antworten gründen könnten. Auch hier sollten Ihnen mindestens fünf Geschäftsideen einfallen.

Nun vergleichen Sie bitte die beiden Auflistungen. Gibt es Übereinstimmungen? Ja? Super! Markieren Sie diese gleich farbig. Keine einzige übereinstimmende Antwort? Machen Sie die Übungen noch einmal, horchen Sie noch einmal ganz tief in sich hinein und erkennen Sie Ihr wahres Ich. Wenn Sie schon Ihre Selbstständigkeit als Consultant planen, ist es sinnvoll, sich etwas aussuchen, was Ihnen zum einen die Freiheit bietet, Ihr Leben nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten, und Sie zum anderen Ihre bereits vorhandenen oder ausbaufähigen Fähigkeiten nutzen lässt.

Falls Sie bei dem Versuch, die richtige Sparte für Ihre Beratungstätigkeit zu finden, immer noch im Dunkeln tappen, könnten Sie sich vielleicht zu einer Tätigkeit anregen lassen. Sehen Sie beispielsweise mal ganz bewusst die Zeitschriften durch, die bei Ihnen angeboten werden, und finden Sie heraus, womit andere ihre Brötchen verdienen. Vielleicht bekommen Sie dann eine Erleuchtung.

Der letzte Teil der Übung besteht darin, sich Ihre Antworten zu den Fragen »Was macht Ihnen überhaupt keinen Spaß?« und »Worin liegen Ihre persönlichen Schwächen?« nochmals durchzulesen. Was meinen Sie: Würde eine der dort eingetragenen Antworten gegen eine Ihrer farbig markierten Consulting-Ideen sprechen? Ja? Tja, dann streichen Sie diese Geschäftsidee sofort durch. Nein, es spricht nichts dagegen? Sehr gut! Schreiben Sie alle übrig gebliebenen Geschäftsideen hier und jetzt auf:

Nun vervollständigen Sie für jede einzelne Geschäftsidee die folgenden Sätze:

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Tätigkeitsbereiche herausgefunden, in denen Sie sich als Consultant beruflich und persönlich verwirklichen können. Wenn Sie jetzt nicht aufgeben, sind Sie auf dem besten Weg zum Erfolg. Die Idee allein reicht natürlich noch nicht aus, um wirklich erfolgreich zu sein. Sie müssen nun Kunden gewinnen, die für Ihre Dienste bezahlen, damit die Umsetzung Ihrer Idee sich auch finanziell lohnt. Bevor wir uns aber in dieses Thema stürzen, lassen Sie uns noch eine Sache erledigen: ein paar Recherchen.

Schon durch ein wenig Recherchieren können Sie ermitteln, ob Ihre Vorstellung von der Tätigkeit eines Consultants der Wirklichkeit entspricht. Über das Internet kann man das ziemlich schnell herausbekommen. Hier einige grundlegende Fragen, die Sie mithilfe Ihrer Recherchen beantworten sollten:

Was erledigt diese Art von Consultant für seine Kunden (Berichte schreiben, Schulungskonzepte erstellen und schulen, Entwürfe erstellen oder Ähnliches)?

Kommen Geschäftsreisen häufig vor?

Werden eher umfangreiche Projekte auf den Consultant zukommen, die in aller Ruhe bearbeitet werden, oder kleinere, bei denen eine schnelle Lösung gefragt ist?

Wird der Consultant eng mit anderen Angestellten der Firma zusammenarbeiten oder wird er ziemlich auf sich allein gestellt sein?

Welche Art von Kunden bedient der Consultant hauptsächlich (zum Beispiel Groß- oder Kleinunternehmen)?

Aus welchen Branchen stammen die Kunden hauptsächlich?

Mit wem wird der Consultant in der Firma zusammenarbeiten (mit dem Leiter des Unternehmens, den Technikern oder der Personalabteilung)?

Die Recherchen haben den praktischen Nebeneffekt, dass Sie mit der Zeit mögliche Konkurrenten oder mögliche Partner ausmachen können.

Lässt sich Ihre Idee vermarkten?

Sollen Sie nun als Consultant arbeiten oder besser nicht? Diese Frage können nur Sie allein beantworten.

Leider ist es alles andere als einfach, den Erfolg oder Misserfolg Ihres zukünftigen Beratungsunternehmens vorherzusagen. Jedes Jahr werden Tausende von Unternehmen gegründet, die entweder Erfolg haben oder kläglich scheitern. Wie wird es Ihnen ergehen? Das werden Sie leider erst im Laufe der Zeit feststellen können. Über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden viele Faktoren: Ehrgeiz, die Anzahl der zahlungskräftigen Kunden, Ihre Fähigkeit, die aktuellen Kunden zufriedenzustellen, Neukunden anzulocken und unternehmerisches Geschick.

Wir möchten ehrlich zu Ihnen sein: Es gibt kaum noch neue Geschäftsideen da draußen. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass die Art von Beratung, die Sie ins Auge gefasst haben, schon von jemand anders angeboten wird. Machen Sie sich über das Internet schlau und erkundigen Sie sich bei anderen Consultants aus dem entsprechenden Bereich. Als Nächstes betrachten wir die Faktoren, die Ihre Entscheidung für oder gegen den Schritt in die Selbstständigkeit als Consultant beeinflussen. Setzen Sie sich bitte intensiv mit diesen Faktoren auseinander, bevor Sie Ihren alten Job an den Nagel hängen.

Wer sind Ihre Kunden und was brauchen sie?

Wenn es für Sie nicht nur bei einer guten Idee bleiben soll, brauchen Sie Kunden, die sich Ihre Dienste etwas kosten lassen möchten. Von einer Idee allein kann schließlich kein Mensch leben. Sie müssen deshalb wissen, welche Zielgruppe Sie ansprechen und welche Dienste innerhalb dieser Zielgruppe benötigt werden. Nur so können Sie feststellen, ob Ihre Idee realisierbar ist.

Also: Wer sind Ihre Kunden und was brauchen sie? Sie müssen mit konkreten Namen und Telefonnummern aufwarten können! Schwammige Aussagen wie »Jeder, der im Internet vertreten sein will« oder »Unmengen von Investoren, die mit den großen Finanzmaklern unzufrieden sind« gelten nicht.

Wenn Sie ermitteln möchten, wer Ihre Kunden sind und was sie brauchen, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

Wer zählt aller Wahrscheinlichkeit nach zu meinen Kunden? Stellen Sie eine Liste zusammen. Tragen Sie Namen, Telefonnummern und Anschriften ein. Blättern Sie in den Gelben Seiten, den einschlägigen Fachzeitschriften, lassen Sie Ihre Beziehungen spielen und recherchieren Sie im Internet. In vielen Fällen werden Sie Ihre ersten Kunden aufgrund von früheren oder aktuellen Aufträgen kennenlernen oder Kollegen, andere Kunden, Lieferanten oder Verkäufer haben Sie empfohlen. Hat Ihr momentaner Arbeitgeber allerdings etwas dagegen, dass Sie – und sei es nur in Ihrer Freizeit – als Consultant arbeiten, dann sollten Sie sich gegenüber anderen darüber möglichst bedeckt halten.

Was genau brauchen meine Kunden? Tragen Sie neben den Namen Ihrer potenziellen Kunden mit ein, was der jeweilige Kunde benötigt. Vielleicht ist einer Ihrer künftigen Kunden auf der Suche nach jemandem, der Kurse für Nachwuchsführungskräfte anbietet. Die beste Methode, alles über die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu erfahren, ist das persönliche Gespräch. Können Sie Ihrem Kunden genau das bieten, was er sucht, oder wollen Sie ihm etwas ganz anderes verkaufen? (Wir empfehlen Ihnen dringend, immer nur Ersteres zu tun!)

Welche Wettbewerbsvorteile kann ich bieten? Die Konkurrenz schläft nicht (traurig, aber wahr), selbst wenn Sie eine noch so großartige Geschäftsidee haben. Warum sollten Kunden ausgerechnet Ihre Dienste in Anspruch nehmen? Überlegen Sie sich Ihre Wettbewerbsvorteile und bauen Sie diese zu guten Argumenten aus. Denken Sie umgekehrt ebenso darüber nach, welche Vorzüge die Konkurrenz ins Feld führt. Wenn Sie nicht sicher sind, fragen Sie Ihre Kunden. Vermutlich werden sie Ihnen gerne alle Plus- und Minuspunkte der Konkurrenz aufzählen – und Ihre eigenen sicher auch. Sie können es sich einfach machen, indem Sie in einer Tabelle links Ihre Mitbewerber und darüber deren Angebote auflisten. Fügen Sie danach auch Ihre Offerten in die Tabelle ein und schon werden Sie feststellen, in welchen Punkten Sie sich von der Konkurrenz unterscheiden.

Können Sie mit Ihrem Unternehmen Gewinn erwirtschaften?

Die Vorstellung, sein Leben selbst in die Hand zu nehmen und nicht länger nur ein kleines Rädchen in der Maschinerie und Bürokratie eines Großbetriebs zu sein, ist wirklich großartig. Als Consultant zu arbeiten heißt vor allem, die Freiheit zu haben, selbst zu entscheiden, was man wann erledigt. Ein klitzekleines Detail sollten Sie darüber jedoch nicht vergessen: Ihre Firma muss Gewinn erwirtschaften und langfristig bestehen können, wenn Sie nicht gerade den Jackpot im Lotto geknackt, eine Goldmine im Garten gefunden oder ein Vermögen geerbt haben.

Um zu ermitteln, ob Ihr Unternehmen Profit abwerfen kann, beschäftigen Sie sich eingehend mit den folgenden finanziellen Aspekten:

Mit welchen künftigen Einnahmen rechnen Sie? Überlegen Sie sich die Höhe Ihrer potenziellen Einnahmen, und zwar pro Monat, pro Quartal und pro Jahr. Bleiben Sie dabei bitte auf dem Teppich – Größenwahn ist hier fehl am Platz. Finden Sie heraus, wie hoch das Honorar Ihrer Konkurrenten ausfällt und welchen Umsatz diese im Jahr machen.

Wie hoch schätzen Sie Ihre künftigen Ausgaben ein? Auch hier sollten Sie Ihre Ausgaben pro Monat, pro Quartal und pro Jahr genau auflisten. Denken Sie genau nach, sonst vergessen Sie womöglich etwas ganz Wichtiges! Vergleichen Sie die Aufstellung mit Ihren Kontoauszügen. Zu den üblichen Ausgaben eines Beratungsunternehmens gehören folgende:

• Miete

• Gehalt/Vergütung (falls Ihnen ein regelmäßiger Mindestnettoverdienst wichtig ist)

• Nebenkosten (Strom, Heizung, Wasser)

• Andere Dienstleistungen (Buchhalter, Anwalt und so weiter)

• Computerzubehör

• Kosten für Werbung

• Telefonkosten

• Kosten für Internet- oder andere Anschlüsse

• Pflege der Website

• Möblierung

• Bürobedarf (Papier, Büroklammern, Stifte)

• Reisekosten (Flugtickets, Mietwagen, Hotelübernachtungen)

• Portokosten, Zustellgebühren für Expresssendungen

• Versicherungen

• Subunternehmer (Auftragsvergabe an Fremdfirmen)

Es ist nie verkehrt, die Ausgaben etwas höher und das Einkommen etwas niedriger anzusetzen.

Sind Ihre voraussichtlichen Einnahmen höher als Ihre Ausgaben oder verhält es sich umgekehrt? Das ist die Preisfrage. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, steht unter dem Strich der sogenannte Gewinn. Ein Gewinn ist immer gut. Wenn die Ausgaben höher sind als die Einnahmen – dies gilt im Besonderen für längere Zeiträume –, kreist bereits der Pleitegeier über Ihrer Firma. Das ist definitiv nicht gut. Sie sollten zwar damit rechnen, dass Ihr Unternehmen erst nach einigen Monaten Gewinn abwirft, doch je eher dies eintritt, desto besser. Ihr Hund soll schließlich nicht verhungern, oder?

Ist Ihr Timing richtig?

In der Geschäftswelt – und nicht nur da – kommt es auf das richtige Timing an. Obwohl sich mit Fleiß und Beharrlichkeit fast alle Hindernisse überwinden lassen, ist es ebenso wichtig, das richtige Produkt zur richtigen Zeit für den richtigen Kunden zu haben. Hätten Sie zum Beispiel bereits 1990 eine Firma für Internetberatung gegründet, wären Sie vermutlich verhungert – und das ziemlich schnell. Damals wusste noch kaum jemand über das Internet Bescheid und Unternehmen waren überhaupt noch nicht im Internet vertreten. Hätten Sie dieselbe Firma vor noch gar nicht so langer Zeit gegründet, wäre Ihr Auftragsbuch sicherlich besser gefüllt.

Beachten Sie folgende Aspekte, wenn Sie das Timing überprüfen:

Gibt es einen Markt für Ihre Geschäftsidee? Vielleicht geistert Ihnen ja die beste Geschäftsidee seit der Erfindung des Rades im Kopf herum, und dennoch interessiert sich kein Mensch dafür. Genau aus diesem Grund geben die 500 umsatzstärksten Unternehmen der Welt Unsummen für Marktforschung und Verbraucherumfragen aus. Weshalb sollte man auch Geld und Zeit damit vergeuden, einem Käufer hinterherzujagen, den es gar nicht gibt. Sie müssen also, bevor Sie sich selbstständig machen, den Markt erkunden und sicherstellen, dass es dort echte Kunden gibt, die für Ihre Beratungsleistung echtes Geld ausgeben möchten. Rufen Sie doch einfach Ihre potenziellen Kunden an und fragen Sie nach, ob Bedarf für Ihre Dienstleistung besteht, organisieren Sie sogenannte Fokusgruppen, in denen Personen aus Ihrer Zielgruppe über Ihr Leistungsangebot diskutieren, und greifen Sie auf verschiedene Methoden aus der Marktforschung zurück.

Sind Sie der Zeit zu weit voraus? Vielleicht ist Ihre Geschäftsidee so brillant und der Zeit so weit voraus, dass Ihren Kunden noch gar nicht bewusst ist, wie dringend sie Ihre Dienstleistung brauchen. In diesem Fall ist es kostspielig und mühsam, Kunden von dem Nutzen Ihrer Beratung zu überzeugen. Achten Sie also unbedingt darauf, dass die Kunden mit Ihren Leistungen schon heute etwas anfangen können!

Sind Sie der Zeit zu weit hinterher? Auf der anderen Seite besteht die Gefahr, dass Sie sich auf ein Gebiet stürzen, das bereits heute Schnee von gestern ist. TQM (Total Quality Management) war in den letzten Jahren ein heiß umkämpfter Markt, der Scharen von Beratern und Kunden magisch anzog. Heute ist TQM in den meisten Firmen kein Thema mehr, weil man sich den neuesten Geschäftstrends zuwendet. Wer heute noch auf diesen Zug aufspringen will, muss sich schon gewaltig anstrengen, um nicht auf dem Abstellgleis zu landen. Achten Sie bei der Entscheidung für einen Consulting-Bereich darauf, welche Trends sich abzeichnen, denn dafür interessiert sich der Kunde. Die alten Märkte sind größtenteils abgegrast.

Bringen Sie die Voraussetzungen für einen guten Consultant mit?

Hier geht es um mehr als die Grundvoraussetzungen für die Gründung und Leitung eines Unternehmens. Hier stehen Ihre Persönlichkeit, Motivation, Belastbarkeit und vieles mehr auf dem Prüfstand. Schätzen Sie die Sicherheit des Angestelltendaseins in einem großen Unternehmen und bricht Ihnen beim bloßen Gedanken an Selbstständigkeit der kalte Angstschweiß aus, ist ein Vollzeitjob als Consultant vermutlich nicht das Richtige für Sie. Kein Grund zur Panik, lesen Sie weiter und nehmen Sie sich die Zeit, sich an den Gedanken zu gewöhnen.

Vergessen Sie nicht, dass sich Ihr sicherer Arbeitsplatz gut mit einer Nebentätigkeit als Consultant vereinbaren lässt. Und genau dieses Vorgehen möchten wir Ihnen auch empfehlen. Sie müssen Ihre Festanstellung nicht kündigen, wenn Sie ein eigenes Beratungsunternehmen gründen wollen. Es ist viel sinnvoller, schrittweise vorzugehen und die Firma nach und nach aufzubauen, bis man bereit für den Sprung in die Selbstständigkeit als Vollzeitbeschäftigung ist. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, Ihr Arbeitspensum als Berater allmählich zu steigern und etwas weniger Zeit für Ihren Hauptberuf aufzuwenden. Sollten Sie dann der Nächste sein, der den Rationalisierungs-, Umstrukturierungs- oder Sparmaßnahmen in Ihrem Betrieb zum Opfer fällt, haben Sie sich bereits ein zweites Standbein aufgebaut.

Anhand der folgenden Überlegungen finden Sie heraus, ob Sie der geborene Consultant sind:

Träumen Sie davon, Ihr eigener Chef zu sein? Vielleicht sollten wir besser fragen: »Wie oft träumen Sie davon, sich selbstständig zu machen?« Für viele Berater ist die Vorstellung, selbst die Verantwortung für ihr Leben zu übernehmen, äußerst motivierend. So motivierend, dass der Erfolgs ihres Unternehmens schon so gut wie sicher ist.

Sind Sie selbstständig und diszipliniert? Als selbstständiger Berater nimmt Sie niemand an die Hand. Keiner schmeißt Sie morgens aus dem Bett, treibt Sie zum Arbeiten an und lobt Sie für gute Arbeit. Sie werden wohl kaum einen Plausch mit den Kollegen in der Kantine halten können und höchstens Ihrer siebenjährigen Tochter oder Ihrer Katze begegnen. Sie sind auf sich selbst gestellt. Fühlen Sie sich dem gewachsen? Falls Sie montags nicht aus den Federn kommen, ist der Beruf eines Consultants vermutlich nichts für Sie.

Sind Sie belastbar genug? Bedenken Sie, dass Sie nicht nur finanziellen Belastungen (dummerweise erwarten diejenigen, die Ihnen für den Betrieb Ihres Unternehmens das notwendige Zubehör liefern, auch eine entsprechende Entlohnung), sondern auch emotionalen Belastungen ausgesetzt sind. Und die können sogar noch mehr ins Gewicht fallen. Fühlen Sie sich bei dem Gedanken wohl, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen? Können Sie sich auf die Unterstützung Ihrer Freunde, Bekannten und Angehörigen verlassen? (Ob der Rückhalt durch Angehörige vorhanden ist, lässt sich ganz einfach feststellen: Sind sie bereit, ebenfalls dieses Buch zu lesen? Falls dem so ist, werden sie sich darüber im Klaren sein, womit Sie sich beschäftigen und werden Ihnen nötigenfalls viel eher einen aufmunternden Klaps geben.) Was antworten Sie auf die unvermeidliche Frage: »Warum willst du deinen guten Job aufgeben?« Stehen Sie hinter Ihrer Antwort? Falls ja, sind Sie reif, selbstständiger Consultant zu werden.

Glauben Sie uns: Niemand hat behauptet, dass die Gründung eines eigenen Beratungsunternehmens ein einfaches Unterfangen wäre. Wer auch immer so etwas von sich gibt, hat es mit der Wahrheit definitiv nicht so genau genommen. Jede Art von Selbstständigkeit birgt ein Risiko. Leider müssen viele Existenzgründer bereits in den ersten Jahren ihr Unternehmen wieder aufgeben. Dies ist eine der möglichen Kehrseiten der Medaille, wenn man sein eigenes Beratungsunternehmen auf die Beine stellt. Die Vorteile können allerdings enorm überwiegen. Und wir sprechen hier nicht nur von den finanziellen Aspekten, sondern auch von dem befriedigenden Gefühl, das sich einstellt, wenn man beruflich die Zügel selbst in der Hand hält und Herr seines eigenen Schicksals ist. Lassen Sie es sich gesagt sein. Wir haben beide unsere geregelten Jobs mit festen Arbeitszeiten an den Nagel gehängt – und das vor jeweils mehr als zehn Jahren. Wir möchten einfach nicht mehr tauschen und wagen zu behaupten, dass Sie der gleichen Meinung sein werden, wenn Sie das alles erst einmal hinter sich gelassen haben. Sie werden sich stattdessen fragen: »Mensch – warum hab ich das nicht schon viel früher gemacht?«

3

Der Sprung in die Selbstständigkeit (oder zumindest erste Gehversuche)

In diesem Kapitel

Den richtigen Zeitpunkt finden

Den Übergang leichter machen

Mit den wichtigsten Dingen beginnen

Für die meisten Menschen ist der Schritt in die Selbstständigkeit als Consultant ein aufregendes Abenteuer, vor allem für diejenigen, die fast ihr ganzes oder sogar das ganze Berufsleben als Angestellte in einem großen Unternehmen verbracht haben. Die Vorstellung, den normalen Acht-Stunden-Arbeitsalltag aufzugeben, lässt sie in stundenlanges Grübeln und vielleicht sogar in Panik verfallen. »Bin ich diszipliniert genug, mein eigener Chef zu sein? Gibt es wirklich Interessenten da draußen, die bereit sind, für mein Wissen und meine Dienste zu bezahlen, und wenn ja, wie viel kann ich damit verdienen? Was wird meine Familie von mir denken, wenn ich meinen Job kündige und mich selbstständig mache? Will ich das überhaupt? Kann ich wirklich auf mein regelmäßiges Gehalt verzichten? Schaffe ich es, meine Krankenversicherung selbst zu bezahlen?« Es bleibt Ihnen wohl oder übel nichts anderes übrig, als derartige Überlegungen und viele andere Fragen zu klären, bevor Sie den Sprung in die Selbstständigkeit wagen. Lassen Sie sich die Antworten sorgfältig durch den Kopf gehen. Dabei wird sich herausstellen, ob Sie bereit sind, den Schritt in die Selbstständigkeit erfolgreich vollziehen zu können.

Sie möchten jetzt sicher wissen, wie Sie den Übergang vom Angestellten zum Selbstständigen bewerkstelligen können. Und – vielleicht die wichtigere Frage – wie Sie feststellen können, ob Sie gut auf Ihr Vorhaben vorbereitet sind. Können Sie diese Frage überhaupt beantworten, bevor Sie alles aufs Spiel setzen (und womöglich Ihr eigenes Wohlergehen und das Ihrer Lieben gefährden)? Lässt sich der Übergang in kleinen Schritten vollziehen oder muss es ein Sprung ins kalte Wasser sein? Und wie unternimmt man überhaupt seine ersten Gehversuche als Consultant? Was für ein Zufall! Genau diese Fragen beantworten wir in diesem Kapitel.

Entscheiden, wann die Zeit reif ist

Herzlichen Glückwunsch! Wenn Sie bis zu diesem Abschnitt in diesem Kapitel gekommen sind, gehen wir davon aus, dass Ihr Entschluss, sich den Männern und Frauen anzuschließen, die ihr Leben und ihre finanzielle Situation als selbstständiger Berater beziehungsweise selbstständige Beraterin in die Hand nehmen, entweder bereits feststeht oder dass Sie kurz vor dieser Entscheidung stehen. Doch wann ist der beste Zeitpunkt, diesen Schritt zu wagen? Wundern Sie sich nicht, wenn Ihre Familie, Freunde und Kollegen diese Frage anders beantworten als Sie – schließlich setzt jeder andere Prioritäten.

In diesem Abschnitt befassen wir uns mit einigen der wichtigsten Entscheidungskriterien, um den richtigen Zeitpunkt für den Schritt in die Selbstständigkeit zu erkennen. Unsere Auflistung erhebt natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie können sie abhängig von Ihrer persönlichen Situation beliebig ergänzen.

Berufliche Qualifikationen

Voraussetzung für eine erfolgreiche Karriere als selbstständiger Consultant ist ein fundiertes Fachwissen. Wenn Sie beispielsweise darauf setzen, dass Sie mit der Entwicklung eines neuen Qualitätsmanagementsystems für die Produktion beauftragt werden, sollten Sie darüber auch gründlich Bescheid wissen. Ohne einschlägige Erfahrung haben Sie verloren. Die 20 Jahre Berufserfahrung beim Discounter an der Kasse und die Hornhaut an Ihrem Zeigefinger qualifizieren Sie nicht gerade als Produktionsfachmann. (Sie sollten aber einmal darüber nachdenken, ob Sie nicht Berater für Discounter werden sollten.)

Sollten Sie ernsthaft planen, Ihren Lebensunterhalt künftig als Consultant zu verdienen, überlegen Sie sich, ob Sie den folgenden Anforderungen an Ihre berufliche Qualifikation gerecht werden:

Fachwissen: Die meisten Menschen beauftragen einen Berater, weil sie von seinem umfassenden Fachwissen profitieren möchten. Einen kompetenten Consultant beauftragen – das ist zwar nicht gerade ein preiswertes Unterfangen, kommt aber alles in allem immer noch günstiger, als einen Mitarbeiter aufwendig auszubilden oder eine Fachkraft einzustellen. Werden Sie also erst einmal Experte auf Ihrem Fachgebiet (zumindest annähernd), bevor Sie sich als Consultant selbstständig machen. Wenn Sie zunächst weiterhin in Ihrem Beruf arbeiten und nur von Zeit zu Zeit als Berater tätig werden, können Sie Erfahrungen sammeln und sind über Ihre Anstellung finanziell abgesichert.

Zulassungen und Zeugnisse: In bestimmten Branchen müssen Sie Ihre berufliche Qualifikation nachweisen können. Dies gilt beispielsweise für Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und viele andere Berufe. Wenn Ihr derzeitiger Arbeitgeber die Kosten für berufliche Weiterbildungsmaßnahmen, die für Sie interessant sein könnten, übernimmt, sollten Sie dieses Angebot unbedingt nutzen. Fortbildung bei laufender Gehaltszahlung ist in jedem Fall angenehmer, als sich für den Lebensunterhalt abstrampeln zu müssen und gleichzeitig Kurse zu belegen oder Seminare zu besuchen.

Referenzen: Eine lange Referenzenliste zufriedener Kunden ist ein schlagendes Verkaufsargument eines jeden Beraters. Versuchen Sie, schon nebenbei Aufträge von verschiedenen Kunden durchzuführen, bevor Sie sich vollständig selbstständig machen. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Ihre Kunden werden Ihnen treu bleiben, und bestimmt werden Sie aufgrund dieser Kontakte neue Geschäftsbeziehungen aufbauen können.

Organisatorische Fähigkeiten: Zur Gründung einer Firma gehört mehr, als ein paar Visitenkarten drucken zu lassen. Sie müssen vieles organisieren, einen Plan haben und müssen wissen (oder lernen), wie man eine Firma führt. Ein Beratungsunternehmen unterscheidet sich in puncto Termine, Rechnungen, Büroräume und Koordination von Partnern und Kunden nicht von anderen Firmen. Bevor Sie sich selbstständig machen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, einen wohldurchdachten Geschäftsplan aufzustellen. Die Zeit, die Sie im Vorfeld Ihrer Selbstständigkeit investieren, zahlt sich später aus.

Finanzielle Überlegungen

Finanzielle Überlegungen haben auf Ihre Entscheidung über den richtigen Zeitpunkt für die Selbstständigkeit ganz erheblichen Einfluss, das ist klar. Es stellt sich leicht eine gewisse Bequemlichkeit ein, wenn ein einigermaßen üppiges Gehalt samt eventueller Zusatzvergütungen regelmäßig auf das eigene Konto überwiesen wird. Das kann sich aber ganz schnell ändern! Keiner von uns kann in die Zukunft sehen und vorhersagen, was passieren wird. Wir alle haben doch in unserem Bekanntenkreis schon von jemandem gehört, der im Zuge firmeninterner Sparmaßnahmen seinen Arbeitsplatz verloren hat. Unternehmen, die ihre Betriebskosten um jeden Preis senken müssen, nehmen keine Rücksicht darauf, wie lange ein Mitarbeiter bereits beschäftigt war oder wie qualifiziert er ist. Wenn das nächste Mal der Rotstift angesetzt wird, könnte es Sie treffen, und ohne einen Plan für die Zukunft sieht diese möglicherweise düster aus. Machen Sie sich mit dem Gedanken vertraut, Abschied zu nehmen, und packen Sie schon einmal Ihre Siebensachen.

Bevor Sie nun losziehen und sich selbstständig machen, müssen Sie sich allerdings gründlich überlegen, ob Sie sich und Ihre Familie finanziell versorgen können. Die folgenden Überlegungen helfen Ihnen bei der Entscheidung:

Vergleichen Sie Ihre Einnahmen mit Ihren Ausgaben. Diese sehr einfache Regel sollten Sie sowohl im Geschäfts- als auch im Privatleben beherzigen. Zum Überleben müssen Ihre Einnahmen höher als Ihre Ausgaben sein. Ist das nicht der Fall, stürzen Sie sich wohl oder übel in Schulden, und unter Umständen wächst Ihr Schuldenberg so hoch an, dass Sie Ihren Betrieb einstellen und Konkurs anmelden müssen. Bei der Planung Ihres Beratungsunternehmens müssen Sie also unbedingt alle voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben in einer Liste gegenüberstellen. Sind Ihre Einnahmen höher als Ihre Kosten, ist alles gut, und Sie können beruhigt aufatmen. Übersteigen Ihre Ausgaben jedoch Ihre Einnahmen, müssen Sie sich überlegen, wie Sie eine bessere Ausgangssituation schaffen, bevor Sie Ihre Tätigkeit als Vollzeitberater aufnehmen. Ein kleiner Tipp: Versuchen Sie es doch einmal mit den folgenden Punkten und lesen Sie in Kapitel 6 nach, wie man Honorare ansetzt, um den eigenen Verdienst erhöhen zu können:

• Steigern Sie Ihr Arbeitspensum.

• Erhöhen Sie Ihr Beratungshonorar.

• Senken Sie Ihre Ausgaben.

• Suchen Sie verstärkt nach Kunden, die statt des Preises vor allem die Qualität Ihrer Beratung im Auge haben.

Überprüfen Sie Ihr Sparguthaben. Es heißt, dass viele Menschen nur ein paar Monatsgehälter vom Bankrott entfernt sind. Deshalb ist es sehr wichtig, regelmäßig etwas Geld vom Gehalt abzuzweigen und auf einem sofort verfügbaren Sparkonto oder Anlagekonto anzulegen. Sie sollten immer etwas Geld auf der hohen Kante haben, ob Sie nun angestellt oder selbstständig sind. Reicht Ihr Erspartes aus, um magere Zeiten zu überbrücken, in denen Ihr Geschäft nicht so gut läuft oder Ihre Kunden erst viel später bezahlen als gedacht? Wir empfehlen ein Mindestsparguthaben in dreifacher Höhe Ihrer monatlichen Ausgaben, um über die Runden zu kommen. Stellen Sie also fest, wie viel Geld Sie auf der hohen Kante haben, und wenn es zu wenig ist, stocken Sie es auf, bevor Sie den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Glauben Sie uns, in schweren Zeiten werden Sie uns für diesen Tipp dankbar sein.

Rechnen Sie mit unerwarteten Überraschungen. Das Leben steckt voller Überraschungen der angenehmen, aber auch unangenehmen Art. Zu den angenehmen Überraschungen im Geschäftsleben zählen zum Beispiel unerwartet prompte Honorarzahlungen oder überraschende Aufträge von Kunden, von denen Sie schon lange nichts mehr gehört haben. Zu den unangenehmen Überraschungen gehören Kunden, die Konkurs anmelden, noch bevor sie Ihre Rechnung beglichen haben, oder ein Schreiben vom Finanzamt, dass Sie mehr Steuern zahlen müssen, als Sie dachten. Auch hier gilt: Finanzielle Vorsorge lässt Sie unangenehme Überraschungen besser verkraften. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Einkünfte ausreichen und dass Sie genug angespart haben, um schlechte Zeiten unbeschadet überstehen zu können.

Persönliche Überlegungen

Neben den beruflichen und finanziellen Aspekten spielen auch persönliche Überlegungen eine große Rolle bei Ihrer Entscheidung, sich als Consultant selbstständig zu machen. Denken Sie einmal über die folgenden Punkte nach:

Freunde und Familie: Was werden Ihre Freunde und Ihre Familienangehörigen zu Ihrer Entscheidung sagen? Vielleicht werden Sie alle nur erdenkliche Unterstützung erhalten. Andererseits kann es durchaus passieren – vor allem, wenn Sie als Angestellter erfolgreich sind, regelmäßig ein gutes Gehalt und Zusatzvergütungen nach Hause bringen –, dass sich Ihre Freunde und Angehörigen fragen, ob Sie Ihre Entscheidung, selbstständiger Consultant zu werden, in einem Anfall von geistiger Umnachtung getroffen haben. (»Bist du jetzt völlig übergeschnappt? Warum in aller Welt willst du das denn tun?«) In diesem Fall sollten Sie sich mit Ihrer Familie zusammensetzen und erklären, aus welchen Gründen Sie die Entscheidung getroffen haben und welche Aufgaben nun vor Ihnen liegen. Schon allein deswegen, damit Ihre Familie nicht erwartet, dass Sie in Zukunft Ihre Zeit damit verbringen werden, die Kinder in der Gegend herumzufahren. Bevor Sie als Consultant tätig werden, müssen Sie sich selbst klar darüber sein, warum Sie sich beruflich verändern wollen. Es ist wesentlich einfacher, sich vor anderen zu rechtfertigen, wenn Sie fest hinter Ihrer Entscheidung stehen.

Eigener Lebensstil: Sein eigener Chef zu sein bedeutet, die Zügel selbst in die Hand zu nehmen! Als Angestellter sind Sie überwiegend damit beschäftigt, den Anweisungen und Richtlinien Ihrer Vorgesetzten zu folgen. Arbeiten Sie auf eigene Faust, müssen Sie genügend Eigeninitiative aufbringen, um die Dinge am Laufen zu halten. Eigeninitiative ist befreiend und beängstigend zugleich, ganz besonders dann, wenn es Ihnen über die Jahre zur Gewohnheit geworden ist, den Anweisungen anderer zu folgen. Die Selbstständigkeit erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Auch als Selbstständiger müssen Sie jeden Morgen aufstehen und zur Arbeit gehen, auch wenn Ihr Arbeitsplatz nur noch einen Stock tiefer liegt oder Sie überwiegend in dem Café um die Ecke arbeiten.

Lebensstil: Die Arbeit als Consultant wird Ihren persönlichen Lebensstil völlig verändern. Alles wird anders werden: Von Ihren Arbeitszeiten über Ihren Arbeitsort bis hin zu Ihrer Arbeitsweise. Sie werden plötzlich feststellen, dass Sie schon am Computer sitzen, bevor Ihre Familie überhaupt aufgewacht ist, oder auch noch nachdem sie bereits gemütlich schlummert. Sie werden möglicherweise damit konfrontiert werden, dass Ihre Kunden nicht in Ihrer Heimatstadt leben und Sie zu einem Treffen mit ihnen per Flugzeug anreisen müssen. Und arbeitet man auf eigene Faust, ist man eben auch auf sich allein gestellt. Sie können sich dann wahrscheinlich (jedenfalls in den ersten Jahren) keinen Assistenten leisten, den Sie vielleicht bei Ihrem geregelten Job zur Verfügung haben.

Persönliche Ziele: Lässt sich Ihre Tätigkeit als Consultant mit Ihren persönlichen Zielen vereinbaren? Haben Sie überhaupt persönliche Ziele? Der Schritt in die Selbstständigkeit ist keine spontane Angelegenheit, sondern muss sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Wie auch immer Ihre persönlichen Ziele aussehen, überlegen Sie sich, ob sich die Tätigkeit als Consultant damit vereinbaren lässt.

Den richtigen Zeitpunkt, sich von Ihrem Angestelltenverhältnis zu verabschieden und in eine neue, faszinierende Welt mit unbegrenzten Möglichkeiten einzutauchen, in der Sie Ihr Schicksal selbst in die Hand nehmen, müssen Sie allein bestimmen. Schreckt Sie die Aussicht auf eine selbstständige Beratertätigkeit zum momentanen Zeitpunkt noch ab, denken Sie immer daran, dass es an Ihnen liegt, wie der Übergang vom Angestelltendasein in die Selbstständigkeit vollzogen werden soll – in einem Riesensatz oder in vielen kleinen Schritten. Ganz wie Sie es möchten.

Zwischenstopps auf dem Weg einplanen

Der Traum von der Selbstständigkeit lässt sich nicht von heute auf morgen verwirklichen. Oberstes Gebot ist eine sorgfältige Planung, damit Ihrem Erfolg nichts im Wege steht. Natürlich gibt es Menschen, die aus einer spontanen Eingebung heraus ihren Job kündigen und sich Hals über Kopf in das Abenteuer der Selbstständigkeit stürzen, ohne sich vorher auch nur den geringsten Gedanken über einen Kundenstamm zu machen. Wieder anderen bleibt keine Zeit für einen ausgetüftelten Plan, weil ihnen von heute auf morgen ohne Vorwarnung gekündigt wird. Die meisten der selbstständigen Consultants bauen sich ihr Standbein jedoch langfristiger und in Etappen auf.

Für eine Unternehmensberatung tätig werden

Für viele Consultants hat sich der Übergang vom Angestellten zum Selbstständigen ganz wie von selbst vollzogen, indem sie zunächst zu einer Unternehmensberatung wechselten. Ein Freund von Peter Economy war 15 Jahre lang bei der gleichen Firma beschäftigt, sammelte wertvolle Berufserfahrung und besuchte auf Kosten seines Arbeitgebers viele Fortbildungskurse. Schließlich wurde er von einer renommierten Unternehmensberatung abgeworben, in deren Auftrag er Kunden aus der Branche betreute, in der er bereits vorher tätig gewesen war. Nach einiger Zeit als angestellter Unternehmensberater beschloss er, sich seine Erfahrung und seine Kontakte zunutze zu machen und gründete seine eigene Firma. Mit Erfolg!

Der Weg vom Großbetrieb über die Unternehmensberatung zur Selbstständigkeit bietet ganz entscheidende Vorteile:

Wenn Sie lange genug bei einem Arbeitgeber beschäftigt waren, haben Sie eventuell Anspruch auf Rentenzahlungen.

Sind Sie für eine renommierte Unternehmensberatung tätig, lernen Sie den Umgang mit Kunden von der Pike auf und können wertvolle Erfahrungen in der Branche sammeln. Außerdem macht sich der Name einer bekannten Unternehmensberatung sehr gut in Ihrem Lebenslauf.

Sie werden eventuell mit anderen Consultants zusammenarbeiten können, die der Großbetrieb beauftragt hat. Finden Sie heraus, was Ihre Wettbewerber besonders gut machen und in welchen Bereichen Sie die bessere Arbeit liefern können.

Sie können nützliche Kontakte knüpfen und so Ihren eigenen Kundenstamm aufbauen.

Ihr ehemaliger Arbeitgeber wendet sich eventuell an Sie als ehemals angestellten Consultant, da Sie sowohl mit dem Unternehmen als auch mit Kunden und Mitbewerbern bereits vertraut sind und ohne zeitraubende Einarbeitungszeit sofort mit Ihrer Arbeit beginnen können.

Teilzeitbeschäftigung

Einer der sichersten und einfachsten Wege in die Selbstständigkeit führt über die Teilzeitbeschäftigung als Consultant. Für die Mehrheit der angehenden Consultants ist dies der beste Weg. Der Vorteil besteht darin, dass Sie in Ihrer Freizeit parallel zu Ihrer Festanstellung das eigene Beratungsunternehmen aufbauen können. Nachteilig ist, dass es des Öfteren zu Terminüberschneidungen kommen kann. Stellen Sie sich nur einmal die kniffelige Situation vor, wenn Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers ganz überraschend wegen eines Notfalls unbedingt an einer Sitzung in München teilnehmen sollen und gleichzeitig einen Termin für die Abschlusspräsentation für einen Ihrer eigenen Kunden in Berlin vereinbart haben.

Aber keine Sorge: Zwei Jobs zur gleichen Zeit sind machbar, vorausgesetzt, Sie planen sorgfältig und sind bereit, viel und lange zu arbeiten. Terminüberschneidungen lassen sich dadurch vermeiden, dass Sie nur einen einzigen Terminplaner führen. Und falls ein bestimmter Beratungsauftrag Ihre persönliche Anwesenheit erfordert, können Sie Ihrem Arbeitgeber rechtzeitig mitteilen, wann Sie verhindert sind. Außerdem können Sie Ihren Consulting-Kunden Ihre »Geschäftszeiten« mitteilen, damit diese wissen, wann Sie zu erreichen sind. Hier die Vorteile einer Teilzeitbeschäftigung als Consultant:

Sie können in unterschiedliche Beratungsformen hineinschnuppern, gleichzeitig einen Kundenstamm aufbauen und genießen dabei die Sicherheit einer Festanstellung.

Sie kommen weiterhin in den Genuss von Sozialleistungen und anderer Annehmlichkeiten (nicht zuletzt Ihr Festgehalt!).

Scheitert Ihr Ausflug in die Selbstständigkeit, ist das nicht weiter tragisch, da Sie ja immer noch Ihre Arbeitsstelle haben. Sie können jederzeit einen weiteren Versuch starten, sich selbstständig zu machen.

Wer weiß, vielleicht läuft Ihre eigene Firma aber schon bald so gut, dass Ihnen gar nichts anderes übrig bleibt, als Ihren Job als Angestellter zu kündigen.

Zwei parallele Vollzeitbeschäftigungen

Der steinigste Weg in die Selbstständigkeit ist die Kombination einer Vollzeitbeschäftigung für Ihren Arbeitgeber mit der Vollzeittätigkeit als Selbstständiger. Dabei verliert man leicht einmal den Überblick und fragt sich vielleicht verzweifelt, für wen man heute eigentlich welche Aufgabe erledigen muss. Dennoch führt auch diese Möglichkeit ans Ziel und hat ihre Vorteile: Sie können sich voll und ganz in die aufregende Welt des Consultings stürzen, einen soliden Kundenstamm aufbauen, spürbar mehr Geld verdienen – was die Übergangsphase erheblich verkürzt – und sind finanziell weiterhin durch Ihr festes Gehalt abgesichert. Als Nachteil muss allerdings die Gefahr genannt werden, dass Sie sich im wahrsten Sinne des Wortes zu Tode schuften. (Und das steht bestimmt nicht auf Ihrer Wunschliste für die Selbstständigkeit, oder?)

Die Kombination zweier Vollzeitbeschäftigungen möchten wir Ihnen nicht unbedingt empfehlen, doch sollten Sie sich dennoch für diesen Weg entscheiden, mögen Sie folgende Punkte trösten, wenn Sie der Verzweiflung nahe sind:

Sie picken sich die größten Rosinen aus zwei Kuchen – ein regelmäßiges Gehalt inklusive aller Sozialversicherungen und das volle Programm als selbstständiger Consultant.

Da Sie über zwei Einkommensquellen verfügen und sich in kürzester Zeit einen soliden Kundenstamm aufbauen, können Sie sicherlich schon bald nur noch auf eigene Rechnung arbeiten.

Sie können als Selbstständiger diverse steuerliche Abschreibungsmöglichkeiten nutzen und somit Ihre steuerliche Gesamtbelastung erheblich senken.

Mit zwei Vollzeitjobs auf einmal werden Sie nie wieder unter Schlaflosigkeit leiden.

Falls Sie sich entscheiden sollten, nebenbei als Consultant tätig zu werden, empfehlen wir Ihnen, Ihren derzeitigen Arbeitgeber darüber in Kenntnis zu setzen, damit Sie direkten oder indirekten Wettbewerb sicher ausschließen können. Wahrscheinlich ist sogar in Ihrem Arbeitsvertrag ein Paragraf enthalten, der Sie verpflichtet, Ihren Arbeitgeber über Ihre Nebentätigkeiten zu informieren und seine Zustimmung einzuholen.

Der ausschlaggebende Großauftrag

Für manche Menschen gilt für den endgültigen Entschluss zur Selbstständigkeit das Motto »alles oder nichts«. Bob Nelson hat eine Bekannte, die parallel zu ihrer Berufstätigkeit nebenberuflich Lösungskonzepte für potenzielle Consulting-Kunden ausarbeitete. Als sie sich bei einem millionenschweren Auftrag gegen ihre Mitbewerber durchsetzte, zögerte sie keine Sekunde, kündigte und ist seitdem ausschließlich als selbstständige Beraterin tätig. Wäre das auch etwas für Sie? Ja? Gut, dann sollten allerdings schon einige Beratungsverträge auf Ihrem Schreibtisch liegen, bevor Sie sich hauptberuflich Ihrem Job als selbstständiger Consultant widmen. Auch auf die Gefahr hin, dass wir uns wiederholen: Reichen Sie Ihre Kündigung erst dann ein, wenn Sie mindestens einen Vertrag sicher in der Tasche haben! In Kapitel 7 erfahren Sie alles über die Ausarbeitung von Strategien und Lösungsvorschlägen für Ihre Kunden.

Setzen Sie Ihren Existenzgründungsplan erst in die Tat um, wenn Sie den ausschlaggebenden ersten Großauftrag an Land gezogen haben. Dies hat folgende Vorteile:

Die Sicherheiten Ihrer Festanstellung bleiben Ihnen erhalten, bis Sie einen großen Auftrag unterzeichnet haben.

Das Verfassen und Vorlegen von Vertragsentwürfen für Ihre potenziellen Kunden lässt sich gut in der Freizeit erledigen. Und bitte nur in der Freizeit, sonst entstehen möglicherweise Interessenkonflikte und Rechtsstreitigkeiten mit Ihrem jetzigen Arbeitgeber.

Selbst wenn es nicht zum Vertragsabschluss kommen sollte, haben Sie lediglich einige Stunden Arbeit und ein paar Euro für Briefmarken umsonst investiert.

Sofort voll einsteigen

Eine letzte Möglichkeit, den Übergang in die Selbstständigkeit zu vollziehen, bleibt noch übrig: sofort voll einsteigen. Nicht immer liegt die Entscheidung über den Zeitpunkt ausschließlich bei Ihnen. Vielleicht finden Sie ja eines schönen Morgens auf Ihrem Schreibtisch ein Schreiben, in dem Ihnen mit großem Bedauern Ihre Kündigung aufgrund von Umstrukturierungsmaßnahmen mitgeteilt wird. Im Klartext: »Bitte räumen Sie Ihren Arbeitsplatz. Danke für die angenehme Zusammenarbeit, weiterhin viel Erfolg, aber rufen Sie uns bitte nicht an.« Möglicherweise haben Sie aber auch das Ende der Karriereleiter in Ihrem bisherigen Beruf erreicht und möchten Ihre berufliche Situation verändern. Oder Sie halten es in Ihrem Büro keinen Tag länger aus, weil Sie Ihrem Chef, den Sie nicht mehr respektieren können, keine Rechenschaft mehr schuldig sein möchten, und kündigen einfach.

Der Volleinstieg in das eigene Beratungsunternehmen ist vielleicht nicht gerade der beste Weg, da Sie ein sehr dickes finanzielles Polster benötigen, um die schwierige Anfangsphase zu überstehen. Trotzdem hat auch dieser Weg seine Vorteile:

Sie können sich voller Tatendrang uneingeschränkt Ihrer Existenzgründung widmen.

Ohne regelmäßige Gehaltszahlungen wird ganz schnell deutlich, worauf es im täglichen Leben am meisten ankommt: Miete zahlen, Essen kaufen, sich das Auto weiterhin leisten können. Wie sagte Louis der was-weiß-ich-wievielte während der französischen Revolution so treffend: »Im Angesicht des Todes durch den Strang konzentriert man sich auf das Wesentliche.«

Je nachdem, wie die Sozialpolitik Ihres ehemaligen Arbeitgebers aussieht, können Sie sich unter Umständen Geld aus Ihrer betrieblichen Altersversorgung auszahlen lassen und in Ihre Existenzgründung stecken, damit Sie beim Aufbau Ihres Kundenstamms weniger unter Zeitdruck stehen.

Peter Economy berät Sie!

Seit 1990 verfolgte Peter Economy (englischsprachige Website: www.petereconomy.com) das Ziel, dem Acht-Stunden-Büroalltag als Manager den Rücken zu kehren, ein erfolgreiches Beratungsunternehmen zu gründen und von seinem Home Office aus zu leiten. 1996 kündigte er und erfüllte sich seinen Traum von der Selbstständigkeit. Eigentlich war ihm gekündigt worden, als man ihm mitteilte, dass die Gelder für seine Stelle nicht mehr vorhanden waren und er somit entlassen würde. Als jedoch ein paar Tage später die notwendigen Mittel beschafft wurden und man ihn wieder einstellen wollte, hat Peter Economy nur kurz darüber nachgedacht und das Angebot dann abgelehnt. Seit diesem Vorfall vor mehr als zehn Jahren hat er seine Entscheidung nicht bereut. Er betätigt sich seitdem nicht nur als Mitautor, sondern verfasst auch Texte für die verschiedensten Kunden, gibt anderen Autoren Hilfestellung, schreibt Zeitschriftenartikel und steht mit ... für Dummies-Lesern auf der ganzen Welt in E-Mail-Kontakt. Bob Nelson hat Peter Economy interviewt, um herauszubekommen, weshalb man einen »sicheren« Arbeitsplatz nach 15 Jahren sausen lässt, um selbstständiger Consultant zu werden.

Consulting für Dummies (CfD): Guten Morgen. Schön, Sie mal wiederzusehen.

Peter Economy: Ja, das finde ich auch, Herr Nelson.

CfD: Fangen wir doch gleich mit der Frage aller Fragen an: Warum haben Sie sich entschieden, als Consultant tätig zu werden?

Economy: Sie kommen aber wirklich gleich zur Sache! Ich denke, für mich waren dafür drei Gründe ausschlaggebend. Erstens wollte ich schon immer mein eigener Chef sein. Ich bin zwar schon längere Zeit als Führungskraft tätig gewesen, doch musste ich immer die Bedürfnisse und Prioritäten anderer vor meine eigenen setzen. Wenn man sich ständig um die Probleme anderer kümmern muss, hat man für die eigenen überhaupt keine Zeit mehr.

CfD: Gilt das auch für die Zeit, als Sie stellvertretender Vorsitzender dieser einen Computerfirma waren?

Economy: Gerade als ich stellvertretender Vorsitzender in dieser Computerfirma war. Je höher ich aufstieg, desto stärker war ich den Launen und Marotten der obersten Führungsriege ausgesetzt. Auf ein Fingerschnippen von ihnen musste ich springen! Egal, jetzt lege ich die Prioritäten fest. Ich entscheide, an welchen Projekten ich arbeite, wie viel ich für meine Arbeit berechne und wann und wo ich arbeite. Ich muss nicht mehr in aller Frühe im Büro auftauchen oder bis spät in die Nacht dort bleiben, nur um meinen Chef zu beeindrucken. Es ist völlig egal, welche Farbe meine Krawatte hat oder wie breit die Nadelstreifen meines Anzugs sind. Meine Arbeit ist das Einzige, was zählt.

CfD: Ihre Klienten interessieren sich also nur für das Ergebnis Ihrer Arbeit und nicht für Ihre Kleidung oder ob Sie am Freitag krank waren oder an einer Besprechung teilgenommen haben?

Economy: Genau. Meinen Kunden ist es völlig egal, wie ich zu dem erwünschten Ergebnis komme. Das Einzige, was zählt, ist die Qualität meiner Arbeit und die Einhaltung von zugesicherten Lieferterminen.

CfD: Und was war der zweite Grund, sich für den Beruf eines Consultants zu entscheiden?

Economy: Die finanzielle Sicherheit. Als meine Idee, ein eigenes Beratungsunternehmen zu gründen, langsam Formen annahm, stellte ich fest, dass viele meiner Arbeitgeber finanziell von Regierungsprojekten abhängig waren und diese Geldquelle allmählich versiegte. Viele meiner Freunde und Kollegen wurden entlassen, und ich hatte Angst davor, der nächste zu sein, der auf der Straße sitzt. Diese Befürchtungen haben sich leider schon zweimal bestätigt, als ich wegen knapper finanzieller Mittel entlassen werden musste.

CfD: Ja, nichts spornt mehr an als die Angst um den Arbeitsplatz, nicht wahr?

Economy: Dem kann ich nur zustimmen. Jetzt verhält sich der Arbeitsaufwand, den ich in ein Projekt stecke, direkt proportional zum Geld, das dabei herausspringt. Arbeite ich, werde ich bezahlt, arbeite ich nicht, verdiene ich natürlich auch nichts. Ich weiß aber ganz genau, dass ich sehr viele Aufträge an Land ziehen kann, wenn ich hart arbeite und das Beste für meine Kunden heraushole, und dass ich sehr viel erfolgreicher sein werde, als es als Angestellter möglich wäre.

CfD: Wie haben Sie es denn geschafft, eine eigene Firma zu gründen, während Sie noch Vollzeit bei Ihrem früheren Arbeitgeber beschäftigt waren?

Economy: Das führt uns zum dritten Grund für meine Entscheidung: Flexibilität. Die Tätigkeit als Consultant ist der Sache nach an keine feste Arbeitszeit gebunden. Es war deshalb kein Problem für mich, kleinere Aufträge nebenbei – meist an den Wochenenden oder nachts – zu erledigen. Ich kann schließlich auch in meiner Freizeit ein Buch Korrektur lesen, ein paar Kapitel als Ghostwriter verfassen oder ein Manuskript überarbeiten. Nach und nach konnte ich immer mehr Zeit in Beratungstätigkeiten stecken und dann den letzten Schritt wagen: kündigen und meine eigene Firma gründen.

CfD: Hat es Sie nicht abgeschreckt, auf das sichere Gehalt und die Sozialleistungen verzichten zu müssen? Als Angestellter können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Gehalt pünktlich überwiesen wird, egal wie produktiv Sie im letzten Monat gearbeitet haben. Als Selbstständiger wissen Sie doch nie, von wem und wann die nächste Zahlung eingeht.

Economy: Klar, da haben Sie schon recht, aber das gehört für mich eben einfach dazu. Das ist der Preis, den ich für meine Freiheit zahle. Wie Sie wissen, ist Freiheit ja ein zweischneidiges Schwert. Man kann eine so steile Karriere machen, wie man es sich selbst in seinen kühnsten Träumen nicht hätte vorstellen können, andererseits aber auch völlig scheitern. Ich bin jedoch davon überzeugt, dass in jedem von uns das Potenzial, sprich das Wissen und Talent schlummert, ein Beratungsunternehmen gründen zu können. Es kommt darauf an, es zu entwickeln. Das Schwierigste ist, den ersten Schritt zu wagen und seine Träume umzusetzen. Keine leichte Sache, aber wenn man mit Herz und Seele an die Sache rangeht, lohnt es sich in jeder Hinsicht, sowohl finanziell als auch von der psychologischen Seite her. Glauben Sie mir, irgendwie hat man dann ständig dieses Lied von Frank Sinatra im Ohr: »I did it my way ...«

CfD: Wie haben Sie die finanziellen Probleme und Ihre Ängste in den Griff bekommen?

Economy: Das mit den Finanzen war so: Meine Frau Jan und ich haben uns zusammengesetzt und zum ersten Mal in unserer achtjährigen Ehe einen Haushaltsplan für die laufenden Kosten erstellt. Sobald wir uns durch die ganzen Zahlen gearbeitet hatten, war uns schon viel wohler, und wir waren uns sicher, dass es klappt. Die psychologische Seite war etwas schwieriger. Man muss sich erst einmal an den Gedanken gewöhnen, dass jetzt alles nur noch von der eigenen Person und nicht mehr vom Arbeitgeber abhängt. Als ich meinen Job gekündigt habe, war ich emotional zu diesem Schritt bereit, und das hat mir sehr geholfen. Ich hatte den Willen, mein eigener Chef zu sein.

CfD: Eine letzte Frage: Heißen Sie tatsächlich Economy mit Nachnamen?

Economy: Ja, den Namen sollten Sie sich merken!

Die ersten Schritte wagen

Gehen wir nun einmal davon aus, dass Sie fest entschlossen sind, den Sprung in die Selbstständigkeit als Consultant zu wagen. Vor dem Sprung in ein unbekanntes Gewässer empfiehlt es sich in jedem Fall zu prüfen, ob es tief, kalt oder gefährlich ist, unabhängig davon, ob Sie erst einmal nur die große Zehe hineintauchen oder gleich einen Kopfsprung wagen möchten. Zu Hause in der Badewanne ist das ein Kinderspiel, doch beim Sprung in die Selbstständigkeit gehört ein bisschen mehr dazu, als nur die Wassertemperatur zu prüfen. Sie wollen sich ja schließlich nicht in einem Piranha-Becken wiederfinden. Nachfolgend finden Sie ein paar Tipps dazu, wie man die ersten Schritte unternimmt, um nun endlich loslegen zu können.

Mit anderen Consultants reden, die bereits selbstständig sind

Es ist ja nicht so, dass Sie gerade das Rad neu erfinden. Vor Ihnen sind schon viele Menschen auf die Idee gekommen, sich als Consultant selbstständig zu machen. Und einige haben sich mit Sicherheit auch auf den Fachbereich spezialisiert, der Ihr Steckenpferd ist. Dabei sind manche auf die Nase gefallen, andere haben sich eine goldene Nase verdient. Der Erfahrungsaustausch mit einem erfolgreichen Consultant bringt Ihnen viel mehr als teure Lehrgänge oder die vielen, vielen Fachbücher, die Sie vermutlich gar nicht alle lesen können.

Nehmen Sie vor der Gründung Ihrer eigenen Firma Kontakt zu anderen Consultants auf. Informieren Sie sich so oft und ausführlich wie möglich über deren Berufserfahrung. Treffen Sie sich im Büro oder ganz zwanglos nach Feierabend. Lassen Sie sich genau schildern, was gut oder was gar nicht funktioniert hat, welche Hoch- und Tiefphasen sie erlebt haben und wie Sie Letztere vermeiden können. Vielleicht steckt Sie der Enthusiasmus Ihrer Gesprächspartner an. Wer weiß, vielleicht setzt Ihr Gesprächspartner Sie sogar als Subunternehmer ein und lässt Sie ein kleineres Projekt bearbeiten, damit Sie erste Erfahrungen sammeln können. Möglicherweise stellen Sie dann fest, dass Ihr vermeintliches Traumziel in Wirklichkeit doch nicht so erstrebenswert ist. In jedem Fall sind es wertvolle Erfahrungen, die Ihnen und Ihrer Firma weiterhelfen. Ganz nebenbei knüpfen Sie so Kontakte zu anderen Consultants, auf die Sie im Bedarfsfall später einmal zurückkommen können.

Klein anfangen

Sofern Sie es sich aussuchen können, empfiehlt es sich, bei der Aufnahme Ihrer Beratertätigkeit erst einmal klein anzufangen. Warum? Es ist viel einfacher, Zeit und Energie für ein kleineres Projekt aufzubringen, anstatt sich als Anfänger sofort mit einem Großauftrag zu überfordern. Arbeiten Sie zum Beispiel weiterhin als Angestellter, bleiben Ihnen für die eigenen Projekte nur die Wochenenden und Abende. Aus eigener Erfahrung können wir Ihnen versichern, dass ein großer Auftrag außerordentlich zeitintensiv ist. Außerdem bleibt Ihnen bei einem kleinen Projekt mehr Zeit, das neue Handwerk von der Pike auf zu lernen und sich ausgiebig um die Feinheiten zu kümmern.

Die ersten Versuche bewerten

Wie stellen Sie fest, ob Ihre ersten zögerlichen Schritte in die Selbstständigkeit in die richtige Richtung führen? Ganz einfach – bewerten Sie Ihre ersten Versuche:

Entspricht der Beruf des Consultants Ihren Erwartungen? Manche Menschen haben die verklärte Vorstellung, dass der Beruf eines Consultants ein absoluter Traum ist. Natürlich macht das Beraten viel Freude, aber in der Praxis entspricht die Wirklichkeit nicht immer der Wunschvorstellung. Entspricht die Realität Ihren Erwartungen, oder haben Sie es sich völlig anders vorgestellt? Hatten Sie sich mehr erwartet? Dann überlegen Sie, ob Sie sich das richtige Betätigungsfeld rausgesucht und den richtigen Ansatz gewählt haben. Bleiben Sie gelassen, vielleicht brauchen Sie ja mehrere Anläufe, bis es richtig klappt.

Hat es Ihnen Freude gemacht, als Consultant zu arbeiten? Die Freude an der Arbeit ist der ausschlaggebende Punkt, vergessen Sie das nicht! Hat es Ihnen gefallen, als Consultant zu arbeiten? Nein? Warum nicht? Liegt es daran, dass es Ihnen noch an Erfahrung mangelt und Sie sich Ihren Aufgaben noch zu wenig widmen konnten? Bedenken Sie, dass aller Anfang schwer ist und Sie sich während der ersten Monate (vielleicht sogar Jahre) auf einer emotionalen Achterbahn befinden. Bei einer so drastischen Änderung im Leben ist es aber völlig normal, Höhen und Tiefen zu erleben. Bleiben Sie am Ball und probieren Sie es noch ein paar Mal aus. Sie werden sehen, dass es bald nur noch aufwärts geht. Wenn Ihnen die Tätigkeit eines Consultants jedoch weiterhin keinen Spaß machen sollte, ist der Beruf nichts für Sie.

Wie kamen Sie bei Ihren Kunden an? Es ist eine feine Sache, wenn Ihnen Ihre Arbeit gefällt. Sie müssen aber auch wissen, ob Ihre Kunden mit Ihnen zufrieden sind (schließlich sollen sie Ihre Rechnung bezahlen). Wenn Sie sich als Teilzeitberater nur einen kleinen Zusatzverdienst versprechen, genügen schon einige wenige Kunden. Wenn Sie als Vollzeitberater Ihren Lebensunterhalt finanzieren möchten, sieht die Sache anders aus: Sie sind auf viele höchstzufriedene Kunden angewiesen, damit Ihr Einkommen gesichert ist. Wie erfahren Sie, ob Ihre Kunden zufrieden sind? Ganz einfach: Fragen Sie sie. Bitten Sie Ihre Kunden um ein persönliches Gespräch oder verschicken Sie einen Fragebogen. Sind Sie zuverlässig und liefern gute Arbeit zu einem vernünftigen Preis, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen – die Kunden werden zu Ihnen kommen. Allerdings kann das eine Weile dauern und Sie müssen so lange durchhalten.

Alles klar? Sie stehen kurz davor, den Sprung zu wagen? Falls Sie sich noch unsicher sind, ob Ihr derzeitiger Arbeitsplatz nicht doch mehr Vorteile bietet, überstürzen Sie den Schritt in die Selbstständigkeit nicht! Sie können in der Zwischenzeit Pläne für den großen Tag schmieden. Hat Ihnen aber das Beraten in jeder Hinsicht besser gefallen als Ihr momentaner Beruf, ist es wirklich an der Zeit, Nägel mit Köpfen zu machen. Dafür wünschen wir Ihnen viel Erfolg und denken Sie daran: Schauen Sie immer nach vorn, niemals zurück!

Teil II

Die selbstständige Beratungstätigkeit auf den Weg bringen

In diesem Teil …

Jeder selbstständige Consultant hat einmal klein angefangen und anfangs kleine Brötchen gebacken. Wir werden in diesem Teil klären, was man tun muss, um ein erfolgreiches Beratungsunternehmen auf die Beine zu stellen. Dazu muss man auch das kleine Einmaleins der rechtlichen, finanziellen und steuerlichen Aspekte beherrschen und sich mit einem Thema auskennen, das für Consultants von besonderer Bedeutung ist: die ethischen Grundsätze. Außerdem werden wir uns intensiv mit der wichtigen Frage beschäftigen, wie viel Sie Ihren Kunden wert sind und wie man Honorare festlegt, die diesen Wert widerspiegeln, und damit für ein profitables Unternehmen sorgt, das Zukunft hat.

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Das eigene Beratungsunternehmen startklar machen

In diesem Kapitel

Ein eigenes Büro einrichten

Checkliste für Ihr Büro

Dienstleistungsunternehmen beauftragen

Wie Sie sich sicherlich vorstellen können, braucht man einen Ort, an dem man als selbstständiger Consultant seiner Arbeit nachgehen kann. Daher werden Sie sich sehr wahrscheinlich ein Büro in den eigenen vier Wänden einrichten oder eventuell einen Büroraum außerhalb mieten. Doch ganz egal, wo Sie sich und Ihr neues Geschäft nun ansiedeln möchten, Sie werden es in die Tat umsetzen und jene Dienstleistungsunternehmen – Buchhalter, Banken, Rechtsbeistände – beauftragen müssen, die die meisten Festangestellten bei ihrem Arbeitgeber als selbstverständlich betrachten.

Wenn Sie Ihr Büro etablieren, sollten Sie eines nicht vergessen: Sie sind Ihr eigener Chef. Nur Sie allein bestimmen, wann und wo Sie arbeiten. Es liegt ganz bei Ihnen, ob Sie ein Büro mitten im Stadtzentrum oder in einem Gewerbegebiet am Stadtrand anmieten. Viele Consultants (vor allem diejenigen, die es schon zu eigenen Angestellten gebracht haben) mieten Büroräume und sind damit gut bedient. Es gibt jedoch noch eine andere Möglichkeit, die noch viel mehr Vorteile bietet, als es ein normaler Büroarbeitsplatz je könnte.

In diesem Kapitel geht es darum, ein Home Office, ein Büro in den eigenen vier Wänden, einzurichten. Wir schildern, wie viel Platz und welche Einrichtung Sie dafür einplanen sollten. Außerdem erklären wir, welche steuerlichen Vorteile für ein Home Office gelten. Und schließlich besprechen wir, wie man Dienstleistungsunternehmen findet und möglichst optimal nutzt.

Das erste Büro in Betrieb nehmen

Das Büro einzurichten ist wahrscheinlich derjenige Teil der Existenzgründung, der am meisten Spaß macht. Hatten Sie in Ihren früheren Jobs auch immer winzig kleine Kämmerchen oder Abteile, die großspurig als »Büro« bezeichnet wurden? Erinnern Sie sich an den furchtbar kleinen Schreibtisch, den unbequemen Bürostuhl, den viel zu langsamen Rechner, die stickige Luft, oder wurden Sie womöglich den ganzen Tag mit Hintergrundmusik gequält? Mit derartigen Unannehmlichkeiten ist jetzt Schluss! Endlich können Sie sich einen Arbeitsplatz gestalten, der Ihrer Vorstellung von stilvoller und funktionaler Einrichtung entspricht.

Was auch noch wichtig ist: Hier haben Sie die Möglichkeit, von steuerlichen Begünstigungen zu profitieren, in deren Genuss Sie durch den Aufbau eines Beratungsunternehmens in den eigenen vier Wänden kommen. Wenn Sie alles richtig machen, greift Ihnen Vater Staat unter die Arme, da Sie sämtliche Geschäftsausgaben – auch die anteiligen Miet- und Nebenkosten für Ihr Büro – von der Steuer absetzen können.

Die steuerliche Absetzbarkeit von Ausgaben ist eine echte Hilfe, nur: Das Finanzamt will es ganz genau wissen und prüft Ihre Angaben eventuell auch nach. Am besten besprechen Sie sich mit Ihrem Steuerberater, der Ihnen genau sagen kann, welche steuerlichen Vorteile für Sie infrage kommen. Sie können sich alle Tricks und Kniffe darüber, wie man sein eigenes Beratungsunternehmen im Home Office steuerlich absetzt, aber auch mithilfe von Büchern aneignen. Es gibt unzählige Werke mit Steuertipps; darunter finden Sie sicher auch das für Sie passende.

Falls ein Home Office für Sie aus irgendwelchen Gründen nicht machbar ist oder Sie es vorziehen, außerhalb Ihrer privaten Wohnung zu arbeiten, könnten Sie Alternativmöglichkeiten ins Auge fassen und sich mit Kollegen, die ähnlich denken, Büroräume teilen und gemeinsam Dienstleistungsunternehmen beauftragen. Weitere Ideen finden Sie im Abschnitt »Wann muss mit dem Home Office Schluss sein?« weiter hinten im Kapitel.

Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihr Home Office ansprechend und funktional einrichten können. Sie werden viel Zeit dort verbringen, richten Sie es sich also so weit wie möglich Ihren Vorstellungen entsprechend ein.

Platzbedarf

Wie viel Platz Sie zum Arbeiten brauchen, hängt davon ab, in welcher Branche Sie als Consultant tätig sind. Optimal ist es, das Gästezimmer oder den Hobbyraum zu einem Büro umzufunktionieren, denn da haben Sie nicht nur ausreichend Platz für Möbel und Arbeitsmittel, sondern auch eine Tür, die Sie hinter sich zumachen können, um ungestört und in aller Ruhe arbeiten zu können – ein wichtiger Aspekt für jedes Büro! Außerdem ist es immer besser, einen Raum zu haben, der ausschließlich zum Arbeiten genutzt wird (und Sie haben dann auch weniger Ärger mit dem Finanzamt).

Nachfolgend einige Tipps, wie Sie sich ein ansprechendes Büro einrichten, das zum produktiven Arbeiten geradezu einlädt:

Suchen Sie sich ein ruhiges Plätzchen aus. Ihr Büro sollte so gelegen sein, dass Sie von der üblichen Familienhektik (der allmorgendliche, lautstarke Kampf um das Badezimmer, Kleinkrieg im Kinderzimmer und so weiter) möglichst wenig mitbekommen. Suchen Sie sich einen Raum, in dem Sie Ihre Ruhe haben, ungestört arbeiten können und den Rest Ihrer Familie auch nicht durch Ihre Arbeit stören. Es kann ja vorkommen, dass Sie mal durcharbeiten müssen, und wenn Sie sich ausgerechnet das Schlafzimmer als Arbeitsplatz auserkoren haben, wird das eventuell ganz schön schwierig!

Machen Sie es sich schön. Sie werden sehr viel Zeit in Ihrem Büro verbringen, deshalb sollten Sie es so ansprechend und einladend wie möglich gestalten. Der Raum sollte über eine vernünftige Heizung und Lüftung verfügen, sodass Sie für jedes Wetter gerüstet sind. Die Wände sollten Sie in einer neutralen Farbe streichen. Bringen Sie Jalousien an den Fenstern an, damit Sie nicht vom Sonnenlicht geblendet werden können. Was Sie an die Wand hängen, ist Ihre Sache.

Ihr Büro sollte einen eigenen Zugang haben. Achten Sie darauf, dass Sie jederzeit in Ihr Büro gelangen können, ohne den Rest der Familie zu stören. Ein Home Office als Durchgangszimmer zum Kinderzimmer ist zum Beispiel keine gute Idee.

Achten Sie auf optimale Lichtverhältnisse. Um produktiv arbeiten zu können, brauchen Sie gutes Licht. Optimale Lichtverhältnisse schaffen Sie durch eine ausgewogene Mischung aus Tageslicht und künstlichen Lichtquellen, zum Beispiel Decken- und Schreibtischlampen.

Lüften Sie ausreichend und oft. Ihr Büroraum muss gut gelüftet werden können, vor allem wenn darin Computer, Drucker, Kopierer und andere technische Geräte stehen, die Ozon, Staub und Wärme abgeben.

Sie brauchen viele Steckdosen. Sorgen Sie dafür, dass Sie all Ihre elektrischen Geräte anschließen können, ohne dass Ihr Stromnetz zusammenbricht. Sie brauchen Steckdosen für den Computer, den Drucker, das Faxgerät, die Rechenmaschine, das Ladegerät für Ihr Handy, die Schreibtischlampen, das Radio und vieles mehr. Außerdem brauchen Sie mindestens einen Telefonanschluss – besser zwei – und ein geeignetes Kabel, falls Ihr Internetzugang über Kabel läuft.

Vorsicht ist besser als Nachsicht! Was geschieht, wenn jemand in Ihr Büro einbricht und den Computer samt CD-ROMs und Backups stiehlt? Für die meisten Consultants ist diese Vorstellung der Super-Gau schlechthin, und in einem solchen Fall wünscht man sich nichts sehnlicher, als für immer und ewig in einem Mauseloch verschwinden zu können. Sofern Ihr Haus nicht schon längst mit einer Alarm- oder Überwachungsanlage ausgerüstet ist, sollten Sie sich schleunigst darum kümmern. Ach, und wenn Sie schon dabei sind: Kaufen Sie sich einen feuerfesten Safe, in dem Sie Ihre Datensicherungsmedien aufbewahren können.

Die Möbel

Egal ob Ihr Home Office nur aus einem Tisch und einem Stuhl besteht oder ob Sie es komplett mit Computer, Faxgerät, Kopierer und zugehöriger Büroeinrichtung ausstaffieren, achten Sie beim Büromöbelkauf in jedem Fall auf gute Qualität. Büromöbel sollten bequem und robust sein. Bedenken Sie, dass Sie viel Zeit in Ihrem Büro verbringen werden, weshalb es für Sie eine Freude – und keine Qual – sein sollte, sich darin aufzuhalten.

Falls Sie aufs Geld achten müssen (und wer muss das nicht?), könnten Sie sich gebrauchte Büromöbel anschaffen. Falls man Ihnen aufgrund von Budgetkürzungen gekündigt hat und Ihnen Möbel und Büroeinrichtung bei Ihrem früheren Arbeitgeber zugesagt haben, könnten Sie ihm das Angebot machen, ihm das Ganze für einen Spottpreis abzukaufen. Ihre ehemalige Firma könnte glatt auf dieses Angebot zurückkommen. Stöbern Sie auch im Internet. Dort können Sie tolle Angebote entdecken – vielleicht sogar in der Nähe Ihres Bürostandorts. Natürlich können Sie Büromöbel auch mieten oder leasen, aber langfristig gesehen ist das keine so gute Idee, weil man hinterher oft mehr dafür zahlt, als wenn man es gleich neu gekauft hätte. Schlagen Sie aber trotzdem mal in den Gelben Seiten nach oder durchforsten Sie das Internet, ob es in Ihrer Nähe eine Firma gibt, bei der Sie Büromöbel mieten können, und lassen Sie sich ein konkretes Angebot machen.

Hier noch einige weitere Tipps für Ihren Einkaufsbummel in Sachen Büroausstattung:

Bürostuhl: Wenn es etwas gibt, bei dem Sie nicht sparen sollten, dann ist es der Bürostuhl. Kaufen Sie sich einen hochwertigen, ergonomischen Bürostuhl. Wenn Sie an Ihrem alten Arbeitsplatz schon auf einem solchen Stuhl gesessen haben, wissen Sie, wie wichtig die richtige Körperhaltung bei der Arbeit ist, vor allem wenn Sie den ganzen Tag über am Schreibtisch sitzen müssen. Ein guter Bürostuhl beugt Ermüdungszuständen und Rückenschmerzen vor, zwei Dinge, die sehr schnell eintreten können, wenn Sie am falschen Ende gespart haben.

Bequeme Sitzgelegenheiten sollten natürlich auch für mögliche Besucher vorhanden sein.

Schreibtisch: Beim Kauf eines Schreibtisches sollten Sie in größeren Dimensionen denken, denn selbst ein relativ großer Schreibtisch ist schnell mit Computer, Drucker, Telefon, Taschenrechner, Terminplaner und so weiter vollgestellt, und Platz zum Arbeiten brauchen Sie ja schließlich auch noch. Der Tisch muss stabil sein, sodass auch beim heftigsten Hämmern auf die Tastatur nicht alles ins Wanken und Kippen gerät. Überlegen Sie, welche Arbeitsmittel und Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch Platz finden müssen, und wie viel Platz Sie selbst zum Arbeiten benötigen. Kaufen Sie sich also entweder einen großen Büroschreibtisch oder eine stabile Arbeitsplatte.

Achten Sie beim Kauf eines Schreibtisches auf die richtige Höhe. Sie müssen bequem an Ihrem Computer arbeiten können, ohne sich den Hals dabei zu verrenken. Fachleute empfehlen Computerarbeitsplätze, die eine ungefähre Höhe von 70 cm haben. Die Tastatur sollte idealerweise auf einer höhenverstellbaren Fläche aufliegen, damit Sie sie in die bequemste Position bringen können (die wahrscheinlich eher zwischen etwa 63 und 66 cm liegen wird).

Arbeitsplatten: Mit Arbeitsplatten schaffen Sie zusätzlichen Platz für alles Mögliche und können besser Ordnung halten. Es muss ja nichts Teures sein, eine Spanplatte auf Böcken oder eine Küchenarbeitsplatte tun es auch.

Aktenschränke: Manchem Consultant mag ja eine Schreibtischschublade für den Papierkram ausreichen, doch normalerweise sammeln sich im Laufe der Zeit viele Unterlagen und Aktenordner an, die in einem Aktenschrank besser aufgehoben, schneller zu finden und ordentlicher abgelegt sind. Ein gut durchdachtes Ablagesystem erleichtert Ihnen die Arbeit, und es empfiehlt sich, ein sinnvolles Ablagesystem zu entwickeln, bevor man mitten in der Arbeit steckt. Es werden unzählige Regalsysteme, Aktendrehsäulen und Schrankregistraturen angeboten, unter denen Sie mit Sicherheit eine für Sie geeignete Lösung finden. Wir empfehlen Ihnen Regal- oder Schranksysteme, die nach dem Baukastenprinzip aufgebaut sind. Dann können Sie mit einem oder wenigen Modulen starten und Ihr Ablagesystem entsprechend Ihrem mit Sicherheit steigenden Bedarf entsprechend schrittweise ausbauen. Sortieren Sie Ihre Unterlagen von Zeit zu Zeit aus und packen Sie alles, was Sie nicht dringend brauchen, in spezielle Archivboxen, die Sie dann im Speicher oder in der Garage unterbringen können. In Ihrem Aktenschrank sollten immer nur die Unterlagen zu finden sein, die Sie auch wirklich regelmäßig benötigen.

Regale: Was wäre ein Büro ohne Regale? Nicht nur, dass Bücher dort gut aufgehoben sind, nein, Regale lassen sich für alles Mögliche nutzen. In Peter Economys Regalen – massiven Kunststoffregalen – sind neben Büchern und Softwareschachteln sein Laptop mit allem Zubehör, Stapel von Fachzeitschriften, Druckerpapier, Umschläge, Formulare für den Kurierdienst und seine heiß geliebte Stereoanlage zu finden. Egal wie viele Regale man kauft, alle sind in kürzester Zeit gut gefüllt.

Materiallager: Bewahren Sie Ihr Büromaterial in einer separaten Schublade oder in einem Materialschrank auf. Füller, Stifte, Büroklammern, Hefter, Marker, Druckerpatronen und all die anderen nützlichen Artikel aus dem Schreibwarenladen sollten vor Ihren Kindern, vor Hund und Katze in Sicherheit gebracht werden.

Büroausstattung

Wie in jedem Büro ist auch in Ihrem Home Office eine gewisse Grundausstattung erforderlich, damit Sie überhaupt arbeiten können. Eine hoch komplizierte Tabellenkalkulation wird sich ohne Computer als extrem langwierige Aufgabe erweisen und auch die Kundenkontaktpflege ist ohne Telefon etwas beschwerlich. Wenn Sie für einen reibungslosen Büroablauf sorgen möchten, benötigen Sie die folgende Grundausstattung:

Telefon: Sie brauchen mindestens ein Telefon. Wenn Sie nur einen Telefonanschluss haben, legen Sie sich ein Telefon mit Freisprech- und Pausefunktion zu. Besser sind jedoch zwei Anschlüsse, einer für das Fax und den Internetanschluss und der andere zum Telefonieren. Erkundigen Sie sich bei der Telefongesellschaft Ihrer Wahl, wie lange die Bearbeitungszeit Ihres Antrags dauert und wann die Freischaltung Ihres Anschlusses erfolgt.

Wenn es Ihnen wie uns anderen Consultants geht, werden Sie auch ein verlässliches Mobiltelefon benötigen. Besorgen Sie sich auf jeden Fall eins, das auch überall dort funktioniert, wohin Ihre Geschäftsreisen Sie verschlagen. Außerdem brauchen Sie einen Anrufbeantworter oder eine Mailbox, damit man Ihnen im Bedarfsfall eine Nachricht hinterlassen kann.

Computer: Ihr Computer ist das Herzstück Ihres Büros und gehört zur Grundausstattung Ihres Beratungsunternehmens. Kaufen Sie sich den besten, den Sie sich leisten können, und denken Sie auch an die Software, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Arbeiten Sie die meiste Zeit in Ihrem Büro, ist ein normaler Desktopcomputer genau das Richtige für Sie. Müssen Sie dienstlich oft verreisen oder Kundenbesuche machen, wäre ein Laptop vermutlich geeigneter. Bob Nelson hat sich einen Laptop gekauft, der so leistungsstark ist, dass man ihn sogar als Desktopcomputer verwenden kann, wenn man Monitor und Tastatur anschließt. Zur Grundausstattung gehört auch entsprechende Software, insbesondere ein leistungsstarkes Officepaket mit verschiedenen Programmen zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Grafikerstellung sowie ein E-Mail-Programm. Fassen Sie auch Online-Office-Applikationen wie zum Beispiel Google Text & Tabellen (http://docs.google.com) ins Auge, die von jedem beliebigen Internetanschluss aus gestartet werden können, zum Beispiel einem Internetterminal in der Hotel-Lobby oder im Bahnhof. Wenn Sie sich für diesen Ansatz entscheiden, muss auf Ihrem Rechner als Software nur noch ein Webbrowser installiert sein. Allerdings können Sie dann nur arbeiten, wenn Sie einen Internetzugang haben.

Internetzugang: Heute kommen Sie um einen Internetzugang einfach nicht mehr herum. Es gibt verschiedenste Möglichkeiten, sich diesen zu beschaffen. Sie können sich über einen Anbieter wie T-Online mittels Telefonanschluss und Modem einwählen oder die Daten über ein Kabelmodem über das Fernsehkabelnetz übertragen lassen. Ebenso bieten sich DSL (bei dem die bestehende Telefonleitung genutzt wird) oder ein Internetzugang über Satellit an. Außerdem können Sie auch über WLAN, ein drahtloses Netzwerk oder über einen öffentlichen Hotspot ins Internet gehen.

Faxgerät: Ist Ihr Computer mit einem Daten-/Faxmodem ausgerüstet, können Sie damit Faxe empfangen und versenden. Möchten Sie jedoch Ihren Computer nicht immer eingeschaltet lassen, empfiehlt sich die Anschaffung eines normalen Faxgeräts. Lassen Sie die Finger von den älteren Modellen mit Thermopapier und kaufen Sie sich ein Normalpapierfaxgerät, das sich zusätzlich auch als Kopierer, Drucker und Scanner verwenden lässt.

Netzwerk: Falls Sie mehr als einen Computer in Ihrem Home Office haben oder anderes Computerzubehör (zum Beispiel externe Festplatten, Drucker, Scanner oder Ähnliches) daran anschließen möchten, wird ein Netzwerk das Richtige für Sie sein. Sie können es entweder über ein Kabel (im Allgemeinen verwendet man einen Router und Ethernet-Kabel) oder über eine drahtlose Verbindung (mithilfe eines WLAN-Routers) einrichten. Falls Sie sich für ein drahtloses System entscheiden, sollten Sie die Verbindung unbedingt durch ein Passwort schützen. Sonst könnten Ihre Nachbarn noch auf die Idee kommen, sich kostenlos bei Ihnen einzuklinken!

Kopierer/Scanner: Wenn Sie nur hin und wieder ein paar Kopien machen müssen, können Sie Ihr Fax oder Ihren Scanner dafür verwenden oder in einen Copyshop gehen. Müssen Sie aber häufig große Mengen kopieren, lohnt es sich, einen Kopierer zu mieten oder zu kaufen. Ersparen Sie sich unnötigen Ärger und besorgen Sie sich ein Gerät mit Sortierfunktion und automatischem Einzug, das für die Formate DIN A4 und DIN A3 ausgelegt ist. Wir empfehlen außerdem den Abschluss eines Wartungsvertrags mit einer garantierten Reparaturdauer von nur einem Tag.

Ob Sie nun ein Multifunktionsgerät, das aus Drucker, Kopierer und Faxgerät besteht, oder lediglich einen einfachen Drucker Ihr Eigen nennen, Sie sollten für Notfälle immer über einen Vorrat an Druckerpatronen verfügen. Nichts kann einen schneller zur Weißglut bringen als die hektische Arbeit an einem eiligen Projekt, bei dem dann der Drucker schlappmacht.

Büromaterial

So, die größeren Sachen sind erledigt. Kommen wir nun zu den nützlichen Kleinigkeiten, die ein Büro erst so richtig zu einem Büro machen. Erinnern Sie sich noch an diese billigen Kugelschreiber, die Ihnen immer Fingerkrämpfe bereitet haben? Die geschmacklosen Kalender und die Schreibblöcke, die in lauter Einzelblätter zerfielen, sobald man sie nur angesehen hat? Diese Zeiten sind ein für alle Mal vorbei. Nun bestimmen Sie, welche Stifte, Kalender und sonstiges Büromaterial es in Ihrem Büro gibt.

Kaufen Sie nach Herzenslust Büromaterial für Ihr Home Office ein und legen Sie sich einen Vorrat zu. In Schreibwarenläden und im Bürobedarfversandhandel finden Sie alles, was das Herz begehrt. Manche Geschäfte gewähren Sonderpreise für größere Mengen oder gegen Vorlage eines Gewerbescheins. Nachfolgend einige Tipps für Ihren Einkaufszettel:

Schreibutensilien: Endlich können Sie sich Ihre Lieblingsstifte zulegen. Kaufen Sie sich außerdem schöne bunte Marker mit unterschiedlichen Strichbreiten. Falls Sie eine Seminartafel im Büro haben, benötigen Sie dafür Spezialmarker, die Sie praktischerweise auch wieder abwischen können. Vergessen Sie auch nicht, sich einen großen Vorrat von diesen praktischen gelben Textmarkern zuzulegen.

Papier: Für Ihren Drucker und Kopierer sollten Sie 80-g-Papier besorgen. Drucken oder kopieren Sie viel, kaufen Sie am besten nicht nur eine Packung Papier. Achten Sie beim Kauf darauf, dass Sie das richtige Papier erwischen, denn nicht jede Sorte ist für jeden Drucker geeignet. Besorgen Sie sich für Briefe an Ihre Lieblingskunden auch einen Packen besseres Papier (100 g/m^2). Denken Sie auch an Schreibblöcke, Notizblöcke, Haftnotizblöcke, Karteikarten oder was Sie sonst noch gut gebrauchen können.

Klammern, Kleber & Co: Ein Büro ohne Bürohefter ist kein Büro. Kaufen Sie sich also einen hochwertigen Bürohefter, Unmengen an Heftklammern und auch gleich einen Enthefter. Nützlich sind auch Büroklammern (wir mögen die ganz großen am liebsten), Musterklammern, Aktenklammern, Schnellhefter und Gummiringe. Auch Tesafilm und breite Packbänder gehören unbedingt ins Büro.

Umschläge: Kaufen Sie Briefumschläge – vorzugsweise mit Fenster – im Standardformat und in C4 für DIN-A4-Papier, damit Sie Dokumente versenden können, ohne sie falten zu müssen. Falls Sie Umschläge bedrucken möchten, stellen Sie vor dem Drucken sicher, dass sie dafür vorgesehen sind.

Aktenordner: Besitzen Sie einen Aktenschrank, brauchen Sie logischerweise Aktenordner zum Hineinstellen. Es gibt sie in allen möglichen Farben, Größen und Typen. Praktisch sind auch Hängeregister. Probieren Sie aus, was Ihnen am meisten zusagt.

Checkliste für Ihr Büro

Hier finden Sie eine übersichtliche Checkliste, in der alle Punkte noch einmal zusammengefasst sind. Damit haben Sie nun leider keine Ausrede mehr, die Einrichtung Ihres Home Office noch weiter hinauszuschieben!

Der richtige Platz für Ihr Büro: Suchen Sie sich in Ihrer Wohnung oder Ihrem Haus einen geeigneten Büroraum, der ruhig und einladend ist. Sorgen Sie für optimale Lichtverhältnisse und eine angemessene Elektroinstallation für Geräte, Telefone und Datenleitungen. Falls Sie noch keine Alarmanlage und keinen feuerfesten Safe besitzen, wäre jetzt die beste Gelegenheit, dies nachzuholen.

Büromöbel: Besorgen Sie sich einen bequemen ergonomischen Bürostuhl und schaffen Sie sich auch für Ihre Kunden bequeme Sitzgelegenheiten an. Kaufen Sie sich einen Schreibtisch, der stabil und groß genug ist, damit Computer, Peripheriegeräte und Ihre Arbeitsunterlagen darauf Platz haben. Kaufen Sie noch mindestens eine Arbeitsplatte, Aktenschränke und Bücherregale.

Technische Geräte: Sie benötigen ein Telefon für Ihr Büro (und ein Mobiltelefon für unterwegs) und mindestens noch einen weiteren Anschluss. Kaufen Sie den besten Computer, den Sie sich leisten können, und ein Normalpapierfaxgerät. Aber natürlich nur für den Fall, dass Sie die Faxe nicht über Ihren Rechner laufen lassen wollen. Sie brauchen definitiv einen Internetzugang, damit Sie E-Mails versenden und empfangen und das Internet nutzen können. Eventuell wird auch ein Computernetzwerk – ob nun über Kabel oder drahtlos – und ein Kopierer erforderlich sein.

Bürobedarf: Gehen Sie in den nächsten Bürobedarfsladen, schnappen Sie sich einen Einkaufswagen und genießen Sie Ihren Kaufrausch! Stifte, Hefter, Locher und andere nützliche Dinge warten nur darauf, zum Einsatz zu kommen.

Das Beste aus Dienstleistungsunternehmen herausholen

Es gibt Dinge, die nur Sie können, unabhängig davon, ob Sie ein ganz kleines oder ein größeres Unternehmen leiten oder als Einzelperson tätig sind. Das sind die Dinge, die für Sie auch am lukrativsten sind. Auf der anderen Seite gibt es auch viele Arbeiten, die Sie delegieren können, damit Sie sich den wichtigen und lohnenden Aufgaben widmen können. Als selbstständiger Consultant sind Sie vermutlich ständig hin und her gerissen zwischen dem Bedürfnis, alles selbst erledigen zu wollen, und der Notwendigkeit, möglichst viel Ihrer wertvollen Zeit für Aufgaben zur Verfügung zu haben, die Sie am liebsten tun und am besten können.

Ihre Aufgabe ist es, Ihre Zeit und Ihre Ressourcen so kostengünstig wie möglich zu nutzen und den Gewinn Ihrer Firma zu maximieren. Wir sind in all den Jahren unserer beruflichen Erfahrung zu der Überzeugung gelangt, dass sich dieser Anspruch am besten verwirklichen lässt, indem man auf entsprechende Dienstleistungsunternehmen zurückgreift. Es gibt viele Dienstleister – vom Büroservice und Kopierladen über Rechtsberatungsstellen und Steuerberater bis hin zum Büroraumausstatter –, die Sie im Bedarfsfall beauftragen können, damit Sie Hände und Kopf frei haben, um sich den Aufgaben zu widmen, an denen Sie am besten verdienen.

In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Kräfte zielgerichtet einsetzen und Ihre Erfahrung effektiv nutzen können, damit Ihre Firma den gewünschten Erfolg hat. Außerdem betrachten wir verschiedene Möglichkeiten, wie Sie andere für sich arbeiten lassen können. Anschließend sehen wir uns an, wie man sich einen Arbeitsplatz außerhalb der eigenen vier Wände einrichtet und dadurch eine noch höhere Arbeitsproduktivität schafft.

Eine gute Bürohilfe einstellen

Mit einer guten Bürohilfe verschaffen Sie sich ganz schnell und zudem noch recht preiswert wesentlich mehr Zeit und Luft, damit Sie sich um die Angelegenheiten kümmern können, für die Sie gut bezahlt werden. Und für den Anfang ist es auch nicht unbedingt notwendig, Stellenangebote aufzugeben und Arbeitsverträge auszuarbeiten. Vielleicht würde ja Ihr Lebenspartner gerne als Teilzeitkraft mitarbeiten oder Sie schreiben die Stelle als Studentenjob aus. Auch bei Personaldienstleistern wird man Ihnen gerne weiterhelfen. Und ist die Auftragslage gut, können Sie die Teilzeit- in eine Vollzeitstelle umwandeln oder mehrere Aushilfskräfte ins Boot holen.

Eine gute Bürohilfe – die Betonung liegt hierbei auf gute – kann außer den üblichen Schreibarbeiten ganz wunderbare Dienste leisten. Nur einige der Vorteile sind zum Beispiel:

Sie sparen Zeit. Eine Bürohilfe nimmt Ihnen die gesamten Routinearbeiten wie das Entgegennehmen von Telefonanrufen, die Beantwortung von Kundenanfragen, die Korrespondenz, das Öffnen und Sortieren sämtlicher Post sowie die Ablage ab und verschafft Ihnen so die Zeit, sich um aktuelle Projekte und die Kundenakquise zu kümmern.

Sie sparen Geld. Vermutlich können Sie in einer Stunde mehr verdienen als Sie Ihre Bürohilfe kostet. Ist es nicht so, dass Sie als Consultant einen Stundensatz von 80 bis 100 Euro berechnen, während Ihre Bürohilfe in der Stunde vielleicht 15 bis 25 Euro erhält? Na, also!

Es macht einen guten Eindruck. Kümmert sich Ihre Bürohilfe um Ihre Kunden, hinterlässt das sehr guten Eindruck, weil die Kunden dann das Gefühl haben, besser betreut zu werden. Und wahrscheinlich stimmt das auch!

Ihr Büro ist immer besetzt. Wenn Ihr Betrieb nur aus einem Consultant – nämlich Ihnen – besteht, werden Sie Ihr Büro wahrscheinlich keine fünf Minuten verlassen wollen, weil gerade dann ein wichtiger Kunde anrufen könnte. Mit einer Bürohilfe ist Ihr Büro aber immer besetzt, sodass Sie in aller Ruhe Kundenbesuche machen können.

Sie erhalten Denkanstöße. Kein Mensch hat die Weisheit mit Löffeln gegessen. Eine Bürohilfe kann Ihnen wertvolle Denkanstöße geben, da sie bestimmte Angelegenheiten aus einer ganz anderen Perspektive betrachtet. Gerade in einem Ein-Mann-Betrieb tut frischer Wind im Büro ab und zu ganz gut.

Sobald Sie es sich leisten können, eine Bürohilfe einzustellen (können Sie es sich leisten, es nicht zu tun?), sollten Sie keine Sekunde länger warten. Sie werden überrascht sein, wofür Sie plötzlich wieder Zeit haben – und Ihre Kunden erst recht.

Den passenden Rechtsanwalt, Steuerberater und Bankberater finden

Ab und zu benötigt jedes Unternehmen Hilfe von firmenfremden Profis wie Rechtsanwälten, Steuerberatern, Bankberatern und anderen. Um den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens sicherzustellen, gehört die Beauftragung von professionellen Dienstleistern neben dem Anlocken von möglichst vielen Traumkunden zu Ihren wichtigsten Aufgaben. Diese Fachleute bieten nicht nur ihre Dienste an, sondern können mit der Zeit auch zu wichtigen Ratgebern werden. In geschäftlichen Dingen kennen sie sich meist sehr gut aus, weil sie mit den verschiedensten Mandanten und Kunden zu tun haben. Sie können Ihnen auch häufig gute Ratschläge für das Geschäftsleben im Allgemeinen geben. Hinzu kommt, dass Sie über diese Dienstleister vielleicht sogar Neukunden finden, wenn man Sie weiterempfiehlt.

Bevor Sie etwas in Auftrag geben, sollten Sie sich den entsprechenden Dienstleister unbedingt genau anschauen. Es geht hier nicht nur darum, jemanden zu finden, der professionell arbeitet und dessen Dienste erschwinglich sind. Er soll sich auch mithilfe von Ihnen und Ihrer Firma weiterentwickeln können und auf lange Sicht zu einem vertrauenswürdigen Partner werden. Bedenken Sie bei Ihrer Suche die folgenden Aspekte:

Qualifikation: Beauftragen Sie Profis, die die bestmögliche Ausbildung und so viel Berufserfahrung wie möglich mitbringen. Lassen Sie sich von niemandem helfen, der sich in dem entsprechenden Spezialgebiet bloß mal versucht oder das Ganze als Hobby betreibt. Sie brauchen einen Fachmann, der sich ernsthaft Ihrem Erfolg verschrieben hat.

Erreichbarkeit: Der von Ihnen beauftragte Dienstleister sollte erreichbar sein, wenn Sie mit ihm sprechen möchten, und sollte wegen seiner anderen Kunden nicht so viel um die Ohren haben, dass er Sie vernachlässigt.

Preis: Im Allgemeinen sollten Sie zwar bereit sein, für eine längere Berufserfahrung und bessere Fähigkeiten mehr hinzublättern, es sollte aber auch nicht mehr als nötig sein. Sie können die Anbieter ruhig vergleichen, um die ideale Kombination aus Berufserfahrung, Können und Preis zu finden.

Ethische Grundsätze: Rechtsanwälte, Steuerberater oder Bankberater und andere, mit denen Sie zusammenarbeiten, sollten nach den gleichen hohen ethischen Grundsätzen arbeiten wie Sie selbst. Holt man jemanden mit fragwürdigen Moralvorstellungen ins Boot, ist Ärger vorprogrammiert.

Harmonisches Verhältnis: Im Idealfall finden Sie jemanden, der alle oben aufgeführten Kriterien erfüllt und sich mit Ihnen und eventuellen Geschäftspartnern und Kollegen gut versteht. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn man sich krampfhaft bemüht, mit jemandem zusammenzuarbeiten, der eine andere Wellenlänge hat.

Stellen Sie dem Kandidaten Fragen (entweder im persönlichen Gespräch oder telefonisch), die Ihnen Antworten für die folgenden Bereiche liefern:

Hat Ihr Kandidat schon Kunden gehabt, die von zu Hause aus arbeiten?

Hat Ihr Kandidat ein ernsthaftes Interesse am zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens?

Hält er sich über die neuesten Veränderungen auf seinem Fachgebiet, die Auswirkungen auf Ihre Branche haben, auf dem Laufenden?

Wie wurden sein Leistungsvermögen und seine Verlässlichkeit von anderen bewertet?

Was hat er für Preise?

Kennt Ihr Kandidat andere eventuell nützliche Kontaktpersonen in Ihrer Branche (zum Beispiel Kreditsachbearbeiter bei der Bank vor Ort)?

Verstehen Sie sich mit dem Kandidaten und haben Sie beide die gleichen Anschauungen?

Wenn Sie den Kandidaten um Referenzen bitten, dann lassen Sie sich vor allem jene zeigen, in denen er von Consultants bewertet wird, die sich auch gerade erst selbstständig gemacht haben. Eine solche Referenz wird Ihnen eine genauere Vorstellung vermitteln als eine von einem Handwerker, der schon zwanzig Jahre im Geschäft ist.

In den folgenden Abschnitten stellen wir die Fachleute vor, deren Dienste selbstständige Consultants meist in Anspruch nehmen, um sich helfen zu lassen.

Rechtsanwälte

Jedes Unternehmen – und auch ein selbstständiger Consultant – sollte sich unbedingt die Dienste eines Anwalts sichern. Doch wobei kann ein Rechtsbeistand Ihnen eigentlich helfen? Hier kommen einige der häufigsten Aufgaben, die Anwälte Kleinunternehmen abnehmen:

Auswahl der Rechtsform für Ihr Unternehmen

Formulieren, prüfen und aushandeln von Verträgen mit Kunden

Hilfe bei Personalfragen

Unterstützung bei Kreditschwierigkeiten und Insolvenz

Hilfe bei Schwierigkeiten mit Endkunden und deren Beschwerden

Durchsicht von Miet- und Leasingverträgen

Vorschläge für Lohnhöhe und Sozialversicherungsleistungen bei Mitarbeitern

Beratung hinsichtlich Rechtsfragen und gesetzlicher Verpflichtungen

Vertretung vor Gericht

Suchen Sie sich einen Anwalt, der sich auf Kleinunternehmen und Neugründungen spezialisiert hat. Hören Sie sich ein bisschen um, um einen guten Tipp zu bekommen. Fragen Sie bei Freunden und Geschäftspartnern – und ganz besonders denen mit Kleinunternehmen – nach. Eins ist noch wichtig: Machen Sie es sich zum Prinzip, die Kosten für eine bestimmte Dienstleistung zu erfragen, bevor Sie den Anwalt beauftragen und nicht erst hinterher. Bei der Abrechnung eines Anwalts möchte man lieber keine Überraschungen erleben.

Steuerberater

Falls Sie nicht gerade ein Fachmann für die Buchhaltung sind (und das sind die wenigsten selbstständigen Consultants), werden Sie zwangsläufig einen guten Steuerberater benötigen. Als selbstständiger Unternehmer müssen Sie genauestens darüber Bescheid wissen, wie viel Sie einnehmen und welche Kosten Sie haben. So können Sie einschätzen, wie es finanziell um Ihr Unternehmen bestellt ist. Aufgrund dieser Zahlen können Sie auch bestimmen, wie viel Steuern und sonstige Abgaben Sie zahlen müssen.

Mangelhafte Buchführung ist einer der Hauptgründe für das Scheitern von Kleinunternehmen und dazu zählen eben auch Beratungsunternehmen. Ein patenter Steuerberater ist mit Gold nicht aufzuwiegen und steht auf lange Sicht gesehen meist Pate für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Hier kommen einige der häufigsten Aufgaben, die Steuerberater für Kleinunternehmen erledigen:

Neugründung von Kleinunternehmen, Kauf und Verkauf von Unternehmen

Aufbau und Anwendung eines Buchhaltungssystems

Vorbereitung, Prüfung und Revision von Bilanzen

Steuerplanung

Vorbereitung von Einkommensteuererklärungen

Einspruch gegen Steuerbescheide

Gehen Sie bei der Suche und Auswahl eines Steuerberaters ähnlich vor wie bei der Suche nach einem anderen Fachberater. Lassen Sie sich jemanden von Freunden oder Geschäftspartnern empfehlen. Führen Sie Gespräche mit mehreren Kandidaten, um sicherzustellen, dass Sie die gleiche Wellenlänge haben.

Ein Wirtschaftsprüfer prüft unter anderem die ordnungsgemäße Buchführung eines Unternehmens. Um für diesen Beruf zugelassen zu werden, müssen verschiedene Voraussetzungen wie etwa ein abgeschlossenes Hochschulstudium erfüllt werden. Sie können die Hilfe eines solchen Dienstleisters in Anspruch nehmen. Aber auch jeder andere fähige Steuerberater – ob dieser sich nun Wirtschaftsprüfer nennen darf oder nicht – kann Ihnen weiterhelfen. Machen Sie es davon abhängig, wie viel Berufserfahrung und Fachwissen er mitbringt und ob er bereit ist, Ihnen dann zur Seite zu stehen, wenn Sie dringend Hilfe brauchen.

Bankberater

Wie heißt es doch so schön? Geld regiert die Welt. Ihre Bank wird für Ihr Beratungsunternehmen zwangsläufig eine wichtige Rolle spielen, da sie dort Ihr Giro- und Ihr Sparkonto haben, und man Ihnen (hoffentlich!) Geld leiht, wenn Sie es benötigen. Da Sie immer wieder Gelder und andere Dinge brauchen werden, ist es unerlässlich, gute Beziehungen zu einem fähigen Bankberater vor Ort aufzubauen.

Tja, welches Kreditinstitut ist denn nun das richtige für selbstständige Consultants? Ihnen steht eine ganze Reihe von Anbietern zur Auswahl. Jeder kocht im Bereich der Bank- und Geldangelegenheiten sein eigenes Süppchen.

Banken – einschließlich Sparkassen und Geschäftsbanken – sind für viele Unternehmer die Kreditinstitute erster Wahl. Banken vergeben üblicherweise die verschiedensten Darlehen, darunter sowohl Waren- als auch Ratenkredite. Auch wenn Sie staatliche Fördermittel (sei es in Deutschland auf Bundes- oder Landesebene) in Anspruch nehmen können, benötigen Sie eine sogenannte Hausbank, über die die Förderung dann abgewickelt wird. Die Banken bieten außerdem ein breites Spektrum an Produkten und Dienstleistungen für die Gruppe der Geschäftskunden.

Genossenschaftsbanken sind Banken sehr ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass sie im Besitz ihrer Mitglieder sind. Durch diesen Umstand sinken die Betriebskosten und das Ganze kommt wiederum den Mitgliedern in Form von niedrigeren Zinssätzen für Darlehen und höheren Sparzinssätzen zugute. Bei Genossenschaftsbanken kommt es seltener vor als bei den traditionellen Banken, dass spezielle Konten und besondere Produkte und Dienstleistungen für Unternehmen angeboten werden. Manchmal kann man dort mit seiner Firma noch nicht einmal Mitglied werden.

Kreditkartengesellschaften bieten Zinssätze, die oft deutlich höher sind als jene, die man Ihnen bei einer Bank oder Genossenschaftsbank für den gleichen Betrag bieten würde. Dennoch haben schon zahlreiche Kleinunternehmer ihre Existenzgründung und die spätere Expansion über ihre Kreditkarte finanziert. Vergessen Sie aber nicht, dass Sie für die entstehenden Kosten und Verbindlichkeiten wahrscheinlich persönlich haften werden, auch wenn der Name Ihrer Firma auf der Karte steht.

Kundenkreditbanken haben sich auf die Zusammenarbeit mit Unternehmen spezialisiert. Meist finanzieren sie diesen das Leasing oder den Kauf beweglicher Wirtschaftsgüter oder den Erwerb der Warenbestände. Es lohnt sich, Angebote von Kundenkreditbanken – besonders zum Thema Leasing – einzuholen, da man eventuell in den Genuss attraktiver Steuervorteile kommen kann.

Ratenkreditbanken sind darauf ausgerichtet, Darlehen an Darlehensnehmer zu vergeben, denen diese Möglichkeit von ihrer Bank oder Genossenschaftsbank nicht mehr eingeräumt worden wäre, weil sie in der Vergangenheit möglicherweise eine Schuld nicht beglichen oder ihr Konto bereits überzogen haben. Ratenkreditbanken verlangen im Allgemeinen viel höhere Zinsen und Gebühren als Banken, Genossenschaftsbanken und Kreditkartengesellschaften und sollten daher zur Finanzierung Ihres Unternehmens wirklich nur als allerletzte Möglichkeit ins Auge gefasst werden.

Achten Sie unbedingt darauf, eine gute Beziehung zu Ihrem Bankberater und vielleicht sogar dem Filialleiter aufzubauen, bevor Sie sich um ein Darlehen bemühen. Sie könnten auch Ihre privaten Bankgeschäfte bei dieser Bank abwickeln. Je nach Höhe Ihres Privatvermögens könnten Sie Ihrem Unternehmen dort unmittelbar eine größere Bedeutung verleihen. Die gute Beziehung, die Sie heute zu Ihrem Bankberater aufbauen, kann sich in der Zukunft bezahlt machen.

Outsourcing – warum nicht auch Sie?

Nach der Gründung Ihrer Beraterfirma werden Sie vielleicht feststellen, dass Sie mehr Aufträge erhalten, als Sie allein bewältigen können. Und wie es so schön heißt, hat der Mensch eben nur zwei Hände. Falls Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst, gibt es drei Möglichkeiten, Abhilfe zu schaffen:

Sie können einem Kunden mitteilen, dass er sich für das aktuelle Projekt einen anderen Consultant suchen muss.

Sie können den Auftrag an Berufskollegen weitergeben.

Sie können Mitarbeiter einstellen.

Sie könnten den Auftrag natürlich ablehnen, aber das ist logischerweise nicht die ideale Vorgehensweise. Sie vergeben nicht nur eine Gelegenheit, Ihr Unternehmen voranzubringen, sondern lehnen damit eventuell auch einen äußerst wichtigen Auftrag ab, den Sie gut gebrauchen können, wenn ein anderer Kunde aus irgendwelchen Gründen den Anbieter wechselt. Und wir können Ihnen eins versichern: Man weiß vorher nie, welche Katastrophen der eigenen Firma noch ins Haus stehen.

Es ist völlig in Ordnung, einen Auftrag abzulehnen, der nicht in Ihrem Fachgebiet liegt oder finanziell völlig uninteressant ist. Aber: Nur ganz wenige Consultants können es sich wirklich leisten, gut bezahlte Projekte abzulehnen. Außerdem laufen Sie Gefahr, dass ein Kunde sich nie wieder an Sie wendet, wenn Sie ihn einmal abweisen.

Die zweite Möglichkeit – die Weitergabe eines Auftrags an eine andere Beraterfirma oder einen anderen selbstständigen Consultant – ist schon schlauer. Vor allem wenn die Weitervergabe von Aufträgen auf Gegenseitigkeit beruht. Eine solche Zusammenarbeit kann sehr gut funktionieren, allerdings nur, wenn die Beratungsqualität Ihren eigenen hohen Ansprüchen entspricht und die Aufträge pünktlich erledigt werden. In den meisten Fällen werden Sie Ihren Kunden noch nicht einmal darüber in Kenntnis setzen müssen, dass Sie die Arbeit von jemand anders erledigen lassen. (Lesen Sie Ihren Vertrag aber unbedingt genau durch, um herauszufinden, ob Sie vertraglich verpflichtet sind, Ihren Kunden über die Fremdvergabe an eine andere Beraterfirma zu unterrichten oder ob Sie den Auftrag selbst bearbeiten müssen.) Doch unabhängig davon, wie fähig und verlässlich Ihr Subunternehmer ist, sobald Sie Aufträge an eine Fremdfirma vergeben, lassen Sie sich ein wenig das Heft aus der Hand nehmen. Sie tragen auch im Falle einer Weitervergabe des Projekts weiterhin die Verantwortung dafür. Das heißt, Ihr Kopf steckt in der Schlinge, falls Ihr Kollege die Arbeit vermasselt.

Also bleibt Ihnen noch eine dritte Möglichkeit, eine, bei der Sie die Ausführung des Auftrags noch genauer überwachen können: Sie stellen Mitarbeiter zu Ihrer Entlastung ein. Wenn Sie über einen längeren Zeitraum ein erhöhtes Auftragsvolumen zu verzeichnen haben werden, könnte sich die Festanstellung eines Mitarbeiters, der keinen zeitlich befristeten Vertrag bekäme, lohnen. Doch was, wenn Sie eigentlich nur projektbezogen oder zeitlich befristete Hilfe benötigen? Sie wollen ja niemanden einstellen, nur um ihn dann nach drei oder vier Wochen wieder zu feuern. Die Lösung lautet oftmals: Zeitpersonal! Mit Zeitpersonal können Sie Ihren Mitarbeiterstab je nach Bedarf aufstocken, ohne sich selbst und die Mitarbeiter durch ständige Entlassungen zu belasten.

Als Zeitpersonal – auch Leiharbeiter oder Leasingkräfte genannt – arbeiten nicht nur Sekretärinnen und Empfangsdamen, sondern auch Programmierer, technische Redakteure, Übersetzer, Texter, Kommunikationstechniker, Steuerberater, Schreibkräfte, Monteure, Kundenbetreuer und sogar Manager. Statistiken zufolge greifen 90 Prozent aller Unternehmen irgendwann auf Zeitpersonal zurück. Warum also nicht auch Sie? Schlagen Sie doch einmal in den Gelben Seiten nach, was da so alles unter dem Stichwort »Zeitarbeit« angeboten wird, oder suchen Sie über das Internet nach Zeitarbeitsfirmen vor Ort.

Nachfolgend erfahren Sie, welche Vorteile das Anfordern von Zeitpersonal bietet, wenn Sie wieder einmal unter einem Berg von Arbeit zu ersticken drohen.

Zeitpersonal bleibt so lange oder so kurz, wie Sie es wünschen. Sie können Zeitpersonal für einen Tag, eine Woche, einen Monat oder ein Jahr anfordern – ganz wie Sie wünschen. Und wenn Sie kein Zeitpersonal mehr benötigen, ist das überhaupt kein Problem. Die Zeitarbeitsfirma, das heißt der Personaldienstleister, vermittelt die Leihkraft einfach an eine andere Stelle.

Die übliche Einstellungsprozedur fällt komplett weg. Sie brauchen keine teuren Stellengesuche zu veröffentlichen, Berge von Bewerbungsunterlagen zu sichten und stündlich Vorstellungsgespräche zu führen. Sie müssen lediglich nach dem Telefonhörer greifen und eine Zeitarbeitsfirma anrufen. Fertig – schnell und unbürokratisch.

Zeitpersonal ist sofort da, wenn Sie Hilfe brauchen. Manchmal steht Ihre Zeitarbeitskraft schon ein paar Stunden nach Ihrer Anforderung vor der Tür, spätestens jedoch am nächsten Arbeitstag. Wenn Sie also ganz schnell und ohne großen Aufwand Verstärkung brauchen, ist der Anruf bei einer Zeitarbeitsfirma die beste und einfachste Lösung.

Mit Lohnnebenkosten haben Sie nichts zu tun. Sie brauchen sich nicht mit den komplizierten Bestimmungen und Lohnnebenkostenregelungen für die Anstellung von Personal zu beschäftigen. Kein lästiges An- oder Abmelden bei diversen Versicherungsanstalten, Krankenkassen und so weiter. All das und vieles mehr wird von der Zeitarbeitsfirma erledigt. Sie bezahlen lediglich diese Firma, und damit hat es sich.

Mit Zeitpersonal sparen Sie sich Ärger und Geld. Sie bezahlen genau für die Zeit, in der das Zeitpersonal für Sie arbeitet. Über Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaub oder Mutterschaftsurlaub brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen.

Wann muss mit dem Home Office Schluss sein?

In Ihrer Laufbahn als selbstständiger Consultant mag irgendwann der Tag kommen, an dem Sie so viel verdienen, dass Sie sich die Einstellung von Mitarbeitern und den Aufbau eines schnell expandierenden Beratungsunternehmens, das über konventionelle Geschäftsräume verfügen muss, leisten können. Oder Sie müssen umziehen, weil die Arbeit zu Hause einfach nicht das Richtige für Sie ist oder Sie langsam zermürbt. Was auch immer der Grund sein mag, das Home Office aufzugeben, allein der Gedanke daran kann einen gleichzeitig mit Begeisterung und Furcht erfüllen.

Wir zeigen Ihnen in diesem Abschnitt die zahlreichen Möglichkeiten, die Ihnen offenstehen, wenn Sie das Home Office Ihres Beratungsunternehmens einmotten möchten.

Büroräume mieten

Bevor Sie Büroräume mieten, müssen Sie eine Menge Dinge durchdenken. Zum Beispiel die Folgenden:

Wie viel Platz werden Sie brauchen? Fast überall im Land werden Sie Büroräume in jeder erdenklichen Form und Größe finden. Überlegen Sie sich sorgfältig, welche Anforderungen Ihre Firma hat, bevor Sie sich längerfristig binden.

Wo ist der beste Standort für Ihre Firma? Vergessen Sie nicht, dass der Erfolg einiger Arten von Unternehmen mit dem Ort steht und fällt. Die meisten Consultants können zwar von fast jeder Gegend aus operieren, für andere kann der Wert, den eine bestimmte Adresse für sie hat, in Zahlen gar nicht ausgedrückt werden. Denken Sie nur mal an Unternehmensberater. Die werden sich wohl kaum auf dem platten Land, fernab aller Zivilisation, ansiedeln wollen, sondern in den großen Städten, in denen viele ihrer Kunden ansässig sind.

Wird das Büro auch bei einer zukünftigen Expansion noch groß genug sein? Sie möchten zwar einerseits nicht die Kosten für zig ungenutzte Räume tragen, werden andererseits aber eine ausreichende Anzahl in petto haben wollen, damit Sie für spätere Veränderungen gewappnet sind. Es kann wirklich schwierig sein, hier die richtige Mischung zu finden. Behalten Sie aber im Hinterkopf, dass Sie Räume zeitweise an andere Firmen untervermieten können (falls Ihnen eine Untervermietung gestattet ist), bis Sie Ihre eigenen Wachstumspläne realisieren können.

Wie lange werden Sie das Büro benötigen? Je länger Sie bereit sind, sich zu binden, desto länger darf der Vertrag laufen und desto eher wird Ihr Vermieter in Sachen Preis mit sich reden lassen. Falls Sie einen Vertrag über einen längeren Zeitraum (zum Beispiel fünf Jahre) unterzeichnet haben und früher aussteigen möchten, könnten Sie allerdings Schwierigkeiten bekommen. Sie sind dann eventuell verpflichtet, die Restschuld aus Ihrem Vertrag zu begleichen oder zumindest die Kosten zu tragen, bis Ihr Vermieter einen neuen Mieter gefunden hat.

Ist das Büro genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten? Falls nicht, werden Sie sich eventuell ein wenig Zeit nehmen müssen, um die notwendigen Umbauten vorzunehmen. (Man spricht in diesem Zusammenhang meist von Mietereinbauten.) Viele Mieter handeln einen Nachlass für solche Mietereinbauten aus.

Haben Sie laut Vertrag das Recht, im Bedarfsfall einfach weitere Räume anzumieten? Manche Verträge – und manche Vermieter – lassen Ihnen in einem solchen Fall freie Hand; andere eben nicht.

Welche Kosten tragen Sie, welche der Vermieter? Wie sieht es zum Beispiel aus, wenn die Klimaanlage den Geist aufgibt? Kommt Ihr Vermieter für die Reparatur auf oder sind Sie dafür verantwortlich?

Besitzen Sie alle Möbel und technischen Geräte, die Sie für die Einrichtung Ihres Büros benötigen werden? Falls nicht, werden Sie sie mieten oder leasen müssen.

Welche öffentlichen Versorgungsunternehmen werden in Anspruch genommen und welche Datenleitungen müssen gelegt werden? Je nachdem, was der Vertrag vorsieht, müssen Sie eventuell bei den öffentlichen Versorgungsunternehmen die Bereitstellung von Strom, Heizung, Telefon und Ähnlichem beantragen und bei einem Provider einen Internetanschluss buchen. Auch die entsprechenden Geräte für das Telefonsystem und ein Computernetzwerk müssen möglicherweise noch angeschafft und installiert werden. Falls Sie sich selbst nicht gerade als Experten für die Einrichtung solcher Dinge bezeichnen würden, wäre die Beauftragung eines Beraters für Telekommunikationssysteme sehr hilfreich.

Was für ein Sicherheitssystem werden Sie benötigen? Einige Consultants fühlen sich durch eine abschließbare Haustür ausreichend gesichert. Andere entscheiden sich vielleicht für ein umfassendes, im ganzen Raum wirkendes System mit Fenster- und Türüberwachung, Videokameras, Infrarot-Bewegungsmeldern, Rauchmeldern und Türalarm, das rund um die Uhr läuft.

Wie finden Sie den passenden Büroraum? Falls Sie nicht selbst Immobilienmakler sind, sollten Sie eventuell einen beauftragen, damit er den geeigneten Raum vermitteln und beim Aushandeln des Vertrags helfen kann.

Anstatt einen Büroraum zu mieten, können Sie eine solche Immobilie natürlich auch kaufen. Dazu werden Sie aber gleich zu Beginn eine ganze Menge Geld benötigen und werden möglicherweise feststellen, dass Sie als Eigentümer keine so großen Steuervorteile genießen werden. Falls Sie die Summe aufbringen oder sich den Kauf finanzieren lassen können, steigern Sie durch den Erwerb aber langfristig den Wert Ihres Unternehmens und verleihen ihm eine Beständigkeit, die Sie als Mieter nicht erreichen können.

Räume im Business Center mieten

Ein Büroraum, komplett ausgestattet und mit den passenden Mitarbeitern besetzt – keine Einstellungen mehr, die man vornehmen muss, und kein Ankauf von technischen Geräten. Na, klingt das nicht verlockend? Und es würde sich auch nicht um irgendein altmodisches Kabuff handeln oder um eine abgetrennte Ecke Ihrer Garage, in der Sie es sich zwischen Heckenschere und Blumentöpfen gemütlich machen, sondern um ein richtiges Büro mit Schreibtisch, Tür und allem, was dazugehört. Missverstehen Sie uns nicht: Wir haben uns beide zu Hause ein Home Office eingerichtet und Bob Nelson hat auch noch ein herkömmliches Büro. Uns gefällt es, so wie es ist. Meistens jedenfalls. Doch für Sie ist ein Home Office (oder ein steril wirkender, leerer und abgeschiedener Raum in einem Bürogebäude in der Innenstadt) vielleicht nicht das Richtige.

Dann quartieren Sie sich doch einfach in einem Business Center ein. Sie wissen nicht, was Sie sich darunter vorstellen sollen?

Ein Business Center ist ein Unternehmen, das Büroräume stunden,- tage-, wochen- oder monateweise an schwer beschäftigte Consultants oder Geschäftsleute wie Sie vermietet. Die Empfangsdame, die Konferenzräume, die Küche und vieles andere sind für alle Mieter gleichermaßen vorgesehen. Sie dürfen gegen Bezahlung aber nicht nur die Räumlichkeiten nutzen. Sie können auch eine große Auswahl an Hilfsmitteln und Dienstleistungen für Firmen in Anspruch nehmen. Das Ganze hat natürlich seinen Preis.

Warum sollte jemand auf die Idee kommen, sich in einem Business Center einzumieten? Viele gute Gründe sprechen dafür:

Flexibilität: Sie können einen solchen Raum für eine Stunde, ein paar Stunden wöchentlich, ein paar Wochen im Monat, rund um die Uhr oder solange Sie wollen, mieten. Man kann so gut wie alles vereinbaren.

Minimaler Kapitalaufwand: Sie können entweder Ihre eigene Büroeinrichtung und eigene Möbel mitbringen oder diese Dinge beim Anbieter mieten. In der Branche der Business Center schätzt man, dass die Kosten für die Nutzung eines solchen Komplettbüros bei etwa 40 bis 50 Prozent dessen liegen, was man für die Einrichtung und Stellenbesetzung eines vergleichbaren, herkömmlichen Büros ausgeben würde.

Schlüsselfertige Lösung: Wenn Sie sich in einem Business Center einmieten, müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, das Büro einzurichten, die Elektrik und Telefonanschlüsse zu verlegen, Personal einzustellen und sich um all die anderen tausend Kleinigkeiten zu kümmern, die anfallen. Hier können Sie sich heute telefonisch anmelden und haben schon morgen ein voll funktionsfähiges Büro.

Verbraucherfreundlichkeit: In den meisten Städten finden Sie eine große Auswahl an Business Centern. Sie können sich daher aussuchen, ob Sie lieber näher an Ihrem Zuhause oder in der Nähe Ihrer Kunden arbeiten möchten. Im Gegensatz zu den für gewerbliche Immobilien sonst üblichen Mietdauern von drei bis fünf Jahren, können Sie hier schnell und unbürokratisch in ein anderes Business Center oder Büro wechseln, falls Sie im derzeitigen nicht glücklich werden.

Zusammentreffen mit Gleichgesinnten: Consultants, die von zu Hause aus arbeiten, bemängeln vor allem, dass sie den Ansporn durch Kollegen und die Kontakte und Kommunikationsmöglichkeiten vermissen, die in einem herkömmlichen Büro zu finden sind. Business Center haben dafür eine Lösung gefunden, denn man arbeitet inmitten einer Gruppe von motivierten Geschäftsleuten, die meist die gleichen Ziele und Interessen verfolgen.

Natürlich haben Business Center auch Nachteile. Die größten liegen darin, dass Sie eventuell gar nicht alle Sonderausstattungen, die zur Verfügung stehen, brauchen werden oder herausfinden, dass deren Nutzung weitaus teurer ist, als wenn Sie sie selbst beschafft hätten. Sollte das der Fall sein, könnten Sie stattdessen einfach einen leeren Büroraum mieten und sich im Bedarfsfall die entsprechenden Geräte kaufen und benötigte Dienstleistungen buchen.

Bei vielen Business Centern können Sie auch Geschäftstermine planen und koordinieren und Reisen und andere Dienstleistungen für Geschäftsleute buchen lassen. Die Kosten werden dabei umgelegt. Falls Sie beruflich viel verreisen müssen, bekommen Sie zum Beispiel durch die Mitgliedschaft im Regus Businessworld-Programm Zugang zu professionellen Tagesbüros, Business Lounges und Cybercafés der Firma. Die Preise sind gestaffelt und können auf der Website eingesehen werden. Wenn Sie also das nächste Mal auf Geschäftsreise in San Francisco, Toronto oder Paris oder einer der anderen angebotenen Städte sind, können Sie es sich in der nächsten Business Lounge von Regus gemütlich machen.

Untermieter bei einem anderen Unternehmen

Sie müssen sich nicht unbedingt in einem Business Center einmieten. Sie erreichen das Gleiche und sparen auch noch etwas Geld, wenn Ihnen ein anderes Unternehmen wie etwa ein Anwaltsbüro oder das eines Wirtschaftsprüfers oder Immobilienmaklers einen oder mehrere leerstehende Räume untervermietet. Man geht hier ähnlich wie in einem Business Center vor: Empfangsdame, Telefonanlage, Küche, Poststelle und anderes werden geteilt. Wahrscheinlich werden Sie sogar den Kopierer und das Computernetzwerk der anderen Firma mitbenutzen können. Hier müssen Sie allerdings meist Ihre eigenen Möbel, Computer und sonstiges Zubehör mitbringen.

Meetings ohne Vorbereitungsstress: Treff am Flughafen

Diejenigen unter Ihnen, die den Großteil Ihrer Zeit im Auto, in der Bahn oder im Flugzeug auf Geschäftsreise verbringen, finden die ideale Möglichkeit, kurzfristig Büroräume zu mieten, an fast allen bedeutenden Flughäfen auf der ganzen Welt. Die großen Fluglinien wie zum Beispiel die Lufthansa haben an verschiedenen Standorten Lounges eingerichtet. Je nach Ihrem Status als Reisender bekommen Sie zum Beispiel in der First Class Lounge im Flughafen Frankfurt am Main die unterschiedlichsten Dienstleistungen geboten. Sie finden ein umfangreiches Zeitungs- und Zeitschriftenangebot und Fernseher vor und können Laptops ausleihen. In den sogenannten Office Units stehen Ihnen zum ungestörten Arbeiten Telefon, Laptopanschlüsse und Büromaterial zur Verfügung. Außerdem haben Sie im dortigen Service Center die Möglichkeit, Drucker, Kopierer und Faxgeräte zu nutzen. Und in der gesamten Lounge können Sie sich über WLAN kabellos ins Internet einwählen. Auf der entsprechenden Website erfahren Sie mehr über die Zugangsvoraussetzungen. Wenn Ihr Geschäftspartner ebenfalls zu dieser Einrichtung Zutritt hat, können Sie sich dort mit ihm treffen. Man fliegt einfach hin, trifft sich und fliegt wieder ab. Ähnliche Einrichtungen finden Sie zunehmend auch in großen Bahnhöfen.

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Rechtliche, finanzielle und ethische Aspekte in den Griff bekommen

In diesem Kapitel

Gesetze einhalten

Ein Blick auf die Finanzen

Nach ethischen Prinzipien arbeiten

Ob es sich bei Ihrem Beratungsunternehmen um einen Ein-Mann-Betrieb oder um ein riesiges Beratungsunternehmen mit Tausenden von Angestellten handelt, in erster Linie handelt es sich um ein Geschäft. Und Sie als selbstständiger Unternehmer müssen sich um sehr viele Dinge Gedanken machen. Es geht nicht nur darum, als Berater für Ihre Kunden zu fungieren. Sie müssen damit auch Geld verdienen. Sie haben sicherzustellen, dass Sie nicht gegen Gesetze verstoßen. Das kann in der Praxis schwieriger sein, als man zunächst denkt, denn wir reden hier nicht nur von Bundesgesetzen, über die in den Medien berichtet wird. Auch das Kommunalrecht und Landesrecht sowie eine Unzahl von Verordnungen, die Ihnen vermutlich nicht einmal bekannt sind, müssen beachtet werden. Sie müssen auch die Finanzen Ihres Unternehmens schnell und in allen Details überblicken. Außerdem müssen Sie die Steuern pünktlich zahlen. Und selbstverständlich sollten Sie als Unternehmer Ihren ethischen Prinzipien treu bleiben und Ihren Mitarbeitern mit gutem Beispiel vorangehen.

Auf den folgenden Seiten beschäftigen wir uns eingehend mit den drei wichtigsten Bausteinen für die Gründung und Führung eines Beratungsunternehmens: rechtliche, finanzielle und ethische Aspekte. Wenn Sie diese drei Bereiche in den Griff bekommen, werden Sie nicht nur ein gutes Gewissen haben, sondern auch feststellen, dass Sie mehr Zeit haben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Beratung.

Die Gesetze befolgen

Wie jeder andere Selbstständige auch, werden Sie merken, dass die Gesetze uns mit einer Menge an Ge- und Verboten umgeben. Man kann Gesetze und Vorschriften zwar eine Zeit lang ignorieren und sich durchmogeln, doch irgendwann läuft etwas schief und Sie bekommen Ärger mit Behörden, Polizei und Staatsanwalt. Falls Sie also gerade dabei sind, sich als Consultant selbstständig zu machen, haben wir einen guten Rat für Sie: Halten Sie sich (nicht nur) bei der Gründung und den ersten Schritten Ihres Unternehmens an die Gesetze. Sollten Sie bereits über eine Unternehmensberatung verfügen, es bisher aber mit der Gesetzestreue nicht genau genommen haben, dann lautet unsere Empfehlung: Halten Sie sich ab jetzt an Gesetze und Vorschriften.

Eine Rechtsform für das Unternehmen wählen

Ihnen ist sicherlich schon aufgefallen, dass einige Unternehmen nach dem Firmennamen auch noch ein Kürzel angeben – zum Beispiel Müller GmbH oder Müller AG. Diese Kürzel werden verwendet, um zu zeigen, für welche Rechtsform sich die Firma bei der Gründung oder irgendwann im Laufe der Zeit entschieden hat.

Ein paar Buchstaben auswählen und an den Namen anhängen? Das hört sich einfach an! In Wirklichkeit ist die Sache aber komplizierter. Wenn Sie eine Rechtsform für Ihr Unternehmen wählen, treffen Sie gleichzeitig eine ganze Reihe von Entscheidungen, die festlegen, wie die Firma vorgehen darf, welche Steuern sie zu zahlen hat, ob Sie im Falle einer katastrophalen Geschäftsentwicklung persönlich haften und vieles mehr.

Wir vermitteln Ihnen in diesem Abschnitt genügend Grundwissen zum Thema, damit Sie darüber entscheiden können, welche Rechtsform sich für Ihr Unternehmen eignet. Es handelt sich allerdings nur um grundlegende Informationen. Sie sollten daher mit Ihrem Rechtsanwalt oder Ihrem Steuerberater sprechen, um die Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten zu ergründen, und sich bei der Wahl der Rechtsform Ihres Unternehmens helfen lassen. Viele, die sich mit einem Beratungsunternehmen selbstständig machen, melden anfangs entweder ein Gewerbe an oder gründen eine Personengesellschaft. Eine einfache, kostengünstige Lösung. Mit der Zeit macht man sich in vielen dieser Unternehmen aber Gedanken über die Vor- und Nachteile – vor allem in den Bereichen Haftung und Steuern –, die andere Rechtsformen mit sich bringen. Die Entscheidung, welche Form für Ihre Firma ideal ist, sollten Sie nicht übers Knie brechen, sondern genauestens durchdenken.

Einen Firmennamen wählen und eintragen lassen

Vielen Consultants fällt die Entscheidung, wie ihre Firma heißen soll, leicht. Sie nennen sie zum Beispiel »Frank Schmitz und Söhne«. Andere machen sich viel mehr Gedanken um die Namensfindung. Die Wahl des Namens ist bei der Gründung Ihres Unternehmens eine der wichtigsten Entscheidungen. Die passende Bezeichnung kann Ihnen den Weg zum Erfolg ebnen, eine unpassende kann den gegenteiligen Effekt haben.

Der ideale Firmenname

umschreibt die Dienstleistung, die Ihr Unternehmen anbietet.

kann durch eine Wortmarke geschützt werden.

ist originell und einprägsam.

Hier ein paar Stellen, über die Sie herausfinden können, ob der von Ihnen ersonnene Firmenname schon existiert:

Bundesweites Telefonbuch (zum Beispiel spezielle CDs mit komfortablen Suchfunktionen oder im Internet unter www.telefonbuch.de)

Handelsregister beim Amtsgericht

Zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK)

Gelbe Seiten (www.gelbeseiten.de) und Internetsuchmaschinen wie zum Beispiel Google (www.google.de)

Deutsches Patent- und Markenamt (www.dpma.de) oder – noch besser – ein Anwalt, der sich auf Patent- und Markenrecht spezialisiert hat

Wenn der von Ihnen gewählte Firmenname Ihrem eigenen Namen entspricht, müssen Sie meist nichts weiter tun. Sollten Sie sich hingegen für einen anderen als Ihren eigenen Namen entscheiden, müssen Sie verschiedene Bestimmungen beachten. Was erlaubt ist oder nicht, hängt insbesondere davon ab, welche Rechtsform Ihr Unternehmen hat oder ob Sie beispielsweise als Freiberufler arbeiten. Am besten erkundigen Sie sich bei Ihrem Anwalt.

Stellen Sie auch sicher, dass der von Ihnen gewählte Firmenname und der wahrscheinlich daraus abgeleitete Name Ihrer Internetdomäne nicht schon in identischer oder ähnlicher Form existieren. Denn nichts ist ärgerlicher, als wenn Sie von einem anderen Unternehmen nach dem erfolgreichen Start Ihres Unternehmens gezwungen werden, Ihren Firmennamen zu ändern. Und außerdem ist es Ihrem Geschäft nicht förderlich, wenn man Ihr Unternehmen im Internet nur unter Schwierigkeiten findet.

Falls Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen werden muss, wird die entsprechende Eintragung entweder im Internet oder in örtlichen Tageszeitungen veröffentlicht. Um all diese rechtlichen Dinge sollten Sie sich unbedingt kümmern, bevor Sie sich mit Ihrer Beratertätigkeit selbstständig machen.

Bebauungspläne, Genehmigungen und Zulassungen

Wie jedes andere Unternehmen unterliegt auch Ihr Beratungsunternehmen dem für Ihren Wohnbezirk geltenden Bebauungsplan und weiteren Verordnungen. Der Versuch, sich in das Wirrwarr an Vorschriften einzulesen, kann einem aber leider sehr schnell Kopfzerbrechen bereiten. Andererseits gilt natürlich: Wer sich nicht daran hält, ist selbst schuld. Es gibt sicherlich einige Behörden, die nur darauf warten, Sie vor Gericht zu zitieren oder Ihnen eine Geldstrafe aufzubrummen oder Ihnen sogar den Laden dichtzumachen.

Bebauungspläne existieren aus einem einfachen Grund. Man möchte in den Wohngebieten in Ihrer Gegend für eine akzeptable Lebensqualität sorgen. Sollte keine Ausnahme von den zuständigen Behören genehmigt oder keinem Antrag auf Abweichung stattgegeben worden sein, ist eben aus diesem Grund eine Vielzahl von gewerblichen Nutzungen von Wohnimmobilien dort nicht erlaubt.

Je nachdem, wie die Vorschriften in Ihrer Gegend aussehen, könnten die folgenden Punkte durch Bebauungspläne eingeschränkt werden:

Werbetafeln

Parkgelegenheiten und Fahrzeugverkehr

Inwieweit Sie Ihr Eigenheim als Home Office nutzen

Die Anzahl Ihrer Mitarbeiter und die Art der Arbeit, die sie verrichten

Die Verwendung von Gefahrgütern und Chemikalien

Lärm, Rauchentwicklung, Geruchsbildung

Behalten Sie im Hinterkopf, dass es in Ihrem Wohnbezirk noch weitere Beschränkungen oder andere urkundlich übertragene Einschränkungen hinsichtlich Ihrer geschäftlichen Tätigkeiten geben könnte. Lesen Sie sich Ihren Grundbuchauszug noch einmal genau durch und erkundigen Sie sich bei Ihrer Gemeindeverwaltung oder der Wohnungseigentümergemeinschaft, ob und gegebenenfalls welche Be- oder Einschränkungen bestehen.

Sie haben sich aber nicht nur nach den Bebauungsplänen zu richten, sondern werden sich möglicherweise auch bestimmte Genehmigungen und Zulassungen besorgen müssen, um Ihr Unternehmen führen zu dürfen. Wenn Ihre Beratungsdienste zum Beispiel gelegentlich auch eine Rechtsberatung einschließen, brauchen Sie zum Beispiel eine Genehmigung dafür, als Anwalt praktizieren zu dürfen. Welche Papiere speziell für Ihr Unternehmen benötigt werden? Erkundigen Sie sich bei der Stadt, beim Kreis und bei den zuständigen Behörden an Ihrem Firmenstandort oder bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer. In vielen Regionen gibt es zudem Vereine, die Existenzgründern und jungen Unternehmern helfen. Viele Ämter haben Bürgersprechstunden eingerichtet, in denen sich selbstständige Unternehmer bei den Formalitäten helfen lassen können. Eine solche Gelegenheit sollten Sie sich nicht entgehen lassen.

Den Finanzkram mit Geschick erledigen

Wenn Sie (und Ihre Mitarbeiter, falls Sie welche haben) den Motor Ihres Beratungsunternehmens darstellen, dann bildet Ihre Finanzplanung sozusagen die Räder, die den Wagen am Laufen halten, damit er nicht stehen bleibt. Geld regiert die Welt – und das trifft eben auch auf Ihr Unternehmen zu. Sie werden als selbstständiger Consultant wohl wissen, wie viel Spaß es macht, mit der eigenen Firma Geld zu verdienen, und wie beängstigend es sein kann, wenn man Minus macht. Wir beschäftigen uns in diesem Abschnitt mit einigen der wichtigsten finanziellen Bereiche für Berater und ihre Firmen.

Auf die Steuern kommt es an

Eins ist so sicher wie das Amen in der Kirche: Ihre Unternehmensberatung wird irgendwann vom Finanzamt zur Kasse gebeten werden. Und zwar in besonderem Maße, wenn Sie Gewinne einfahren. Wie hoch der genaue Betrag sein wird, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel Ihrem Firmenstandort, der Art der Tätigkeit und der gewählten Rechtsform.

Steuerarten

Nachfolgend finden Sie diejenigen Steuern und Abgaben, die üblicherweise für Consultants und Unternehmensberatungen fällig werden:

Einkommenssteuer

Körperschaftssteuer

Lohnsteuer

Sozialversicherung/Rentenversicherung

Arbeitslosenversicherung

Krankenversicherung

Umsatzsteuer

Gewerbesteuer

Wenn Sie ein waschechtes Beratungsunternehmen führen und mehr als ein oder zwei Angestellte haben, dann werden einige der oben genannten Abgaben – zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge und Arbeitslosenversicherungen – zu einem ganz alltäglichen Teil Ihres Geschäfts werden. Sie müssen sich selbst damit vertraut machen und herauskriegen, welche davon für Sie zutreffen. Sollten Sie Beiträge oder Steuerzahlungen ignorieren, weil Sie hoffen, dem Ganzen schon irgendwie ein Schnippchen schlagen zu können, werden Sie ziemlich bald arg in die Bredouille geraten. Wenn Sie Näheres über die Besteuerung erfahren möchten, wenden Sie sich am besten an einen kompetenten Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Das Home Office von der Steuer absetzen

Falls Sie sich entschlossen haben, Ihr Unternehmen von zu Hause aus zu führen, dürfen Sie die Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, sprich: Sie können das Ganze von der Steuer absetzen. Sie können die Kosten Ihres Hauses anteilig für die gewerbliche Nutzung geltend machen.

Hier gilt natürlich eine Regelung wie bei jedem anderen Steuerabzug auch. Sie müssen sich zunächst einmal sicher sein können, ob Sie dafür überhaupt infrage kommen. Dazu müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Das Arbeitszimmer im Haus muss die folgenden Merkmale aufweisen:

• Ausschließliche Nutzung für die Erwerbstätigkeit: Diesen besonderen Teil Ihres Eigenheims dürfen Sie wirklich nur zum Arbeiten benutzen. (Achtung: Ob es besondere Bestimmungen für bestimmte Berufsgruppen gibt, kann Ihnen Ihr Steuerberater sagen.)

• Regelmäßige Nutzung: Sie müssen das Arbeitszimmer im Haus andauernd nutzen und nicht nur gelegentlich oder weil gerade sonst nirgends Platz war.

• Eigene berufliche Nutzung: Damit ist gemeint, dass Sie dort Ihre Brötchen verdienen und niemand anders.

Ihr Arbeitszimmer im Haus muss einen der folgenden Zwecke erfüllen:

• Hauptarbeitsplatz

• Ort, an dem man Patienten, Klienten oder Kunden bei der üblichen gewerblichen oder geschäftlichen Tätigkeit empfängt oder mit ihnen verhandelt

• Abgeschlossener Raum,den man im Zusammenhang mit dem Gewerbe oder Geschäft nutzt

Das Absetzen des Arbeitszimmers verschafft Ihrem Beratungsunternehmen handfeste Vorteile. Sie können zusätzlich zu den üblichen Geschäftsausgaben (Papier, Schreibgeräte, Telefonkosten und so weiter) auch noch einen Teil der allgemeinen Kosten für das komplette Heim abziehen! Nachfolgend haben wir einige der typischen Kosten aufgelistet, die der Gesetzgeber für das Home Office als abzugsfähig erklärt hat:

Mietzahlungen

Hypotheken (aber nur die Zinsen, nicht die Tilgungsanteile)

Sicherheitssysteme

Haushaltshilfe (wenn diese das Home Office reinigt)

Abgaben für die Verwaltung (im Falle von Wohnungseigentümergemeinschaften)

Müllabfuhr

Öffentliche Versorgungsunternehmen (Heizung, Strom, Wasser und so weiter)

Eine ordentliche Buchführung

Jeder selbstständige Consultant muss genauestens darüber Bescheid wissen, wie viel Gewinn sein Unternehmen abwirft und welche Kosten dabei entstehen. Dazu sollten Sie eine entsprechende Buchhaltungssoftware nutzen. Heute wird eine Vielzahl an hervorragenden Buchhaltungsprogrammen wie etwa die der Firmen Lexware und Sage angeboten. Damit bekommen Sie die finanzielle Seite Ihrer Unternehmensberatung in den Griff.

Die Firma Lexware zum Beispiel vertreibt Programme für Kleinunternehmen. Mit den angebotenen Buchhaltungsprogrammen ist hauptsächlich Folgendes möglich:

Schecks ausdrucken, Rechnungen bezahlen, Kostenkontrolle

Rechnungen an Kunden erstellen, Zahlungen nachverfolgen und Umsatzsteuer ausweisen

Berichtswesen einschließlich Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflow-Berichten, Bilanzen, Verkaufsberichten und anderen Dingen

Lohn- und Gehaltsabrechnung und Berechnung der Lohnsteuer

Aufbereitung und Weitergabe der relevanten Daten für den Steuerberater

Abfrage von umfassenden Anleitungen und Hilfethemen

Diese Programme werden zwar damit beworben, auch für Laien verständlich zu sein, sollten Sie sich mit Steuern und Buchhaltung aber noch nicht so gut auskennen, empfehlen wir Ihnen, sich an einen Steuerberater zu wenden, der Ihnen bei der Installation und Nutzung des entsprechenden Programms helfen kann.

Näheres zum Thema Buchhaltung für Kleinunternehmen finden Sie in dem Buch Buchführung und Bilanzierung für Dummies (erschienen bei Wiley-VCH).

Falls Sie sich an die finanziellen Dinge nicht selbst herantrauen, gibt es aber Hoffnung für Sie: Lassen Sie die komplette Buchführung für Ihre Firma von einem professionellen Buchhaltungsunternehmen oder Ihrem Steuerberater erledigen. Diese können Ihnen die schwierige Aufgabe ohne Weiteres abnehmen.

Die eigene Absicherung

Die meisten Menschen, die sich als Consultant selbstständig machen, sind bereits für einen Arbeitgeber tätig, der eine ganze Reihe von Sozialleistungen bietet. Diese umfassen alles Mögliche – vom Urlaub über die Gesundheitsvorsorge und Lebensversicherungen bis hin zu vermögensbildenden Maßnahmen. Wenn Sie sich für den Schritt in die Selbstständigkeit entscheiden, müssen Sie auch selbst entscheiden, welche dieser Leistungen Ihnen wichtig sind. Am besten überlegen Sie, welche davon unbedingt notwendig sind und auf welche Sie verzichten könnten.

Dazu müssen Sie sich ein bisschen einlesen und Kosten und Nutzen jeder einzelnen Leistung gegeneinander abwägen. Und für diese Aufgabe haben wir einen Tipp für Sie. Die für Sie ideale Lösung wird sich wahrscheinlich um zwei entscheidende Aspekte drehen:

Setzen Sie die Preise für Ihre Dienstleistungen unbedingt so an, dass Sie damit auch Ihre Krankenversicherung finanzieren können. Man hat nämlich herausgefunden, dass Selbstständige viel häufiger unterversichert sind als andere Erwerbstätige.

Prüfen Sie alle Angebote von Versicherungen sorgfältig und lassen Sie sich bloß keine aufschwatzen, die auf den ersten Blick günstig und angemessen erscheint, sich später aber als unzureichende Absicherung erweist. Vergleichen Sie, inwieweit Sie bei den verschiedenen Anbietern abgesichert werden, wie hoch die jährlichen Beiträge sind und wie es um die Selbstbeteiligung bestellt ist. Fragen Sie andere Consultants, welche Versicherungen diese bei welchem Anbieter abgeschlossen haben. Falls Sie einen eher unbekannten Versicherer ins Auge gefasst haben, können Sie vorher bei einer Verbraucherschutzorganisation nachfragen, ob es sich dabei um einen zuverlässigen Anbieter handelt.

Die meisten selbstständigen Consultants messen der Krankenversicherung und der Altersversorgung den größten Wert bei. Zufälligerweise sind es aber gerade diese Versicherungen, bei denen man oftmals sehr knifflige Entscheidungen treffen muss. Hier ein paar Infos, die Licht ins Dunkel bringen können:

Krankenversicherung: Eine bezahlbare Krankenversicherung – das ist gerade für Selbstständige ein Widerspruch in sich. Man sucht dabei praktisch die Nadel im Heuhaufen. Erkundigen Sie sich, ob Sie zum Beispiel über Ihren Berufsverband eine Versicherung abschließen können. Der Verband hat möglicherweise einen günstigen Versicherungsschutz für seine Mitglieder ausgehandelt.

Altersversorgung: Es existieren die unterschiedlichsten vermögensbildenden Maßnahmen. Wir empfehlen Ihnen, von jedem verdienten Euro zehn Prozent (oder mehr, wenn Sie es sich leisten können) für die Alterversorgung zurückzulegen. Fragen Sie aber auf jeden Fall noch einmal Ihren Steuerberater, ob sich dieses Vorgehen für Sie anbietet.

Risiken durch Versicherungen minimieren

Braucht ein Consultant überhaupt Versicherungen? Selbst einer, der sich selbstständig gemacht hat und von zu Hause aus arbeitet? Oh ja, die braucht er definitiv. In der heutigen Geschäftswelt, in der jeder jeden verklagt, ist die Absicherung praktisch ein Muss. Hier handelt es sich eben um diese Dinge, die man erst vermisst, wenn man sie nicht hat. Vergessen Sie nicht: Die Früchte jahrelanger, harter Arbeit, die Sie in Ihr Unternehmen gesteckt haben, könnten sich innerhalb von ein paar Minuten in Luft auflösen, wenn Sie einen sogenannten Katastrophenfall erleiden. Nehmen Sie sich also jetzt ein wenig Zeit, um sich vernünftig abzusichern – und zwar bevor der Ernstfall eintritt.

Klären Sie mit einem Versicherungsvertreter, welchen Versicherungsschutz Sie speziell für Ihr Unternehmen benötigen. Damit Sie dann wissen, wovon Sie reden, haben wir hier die gebräuchlichsten Betriebsversicherungen aufgelistet:

Betriebshaftpflichtversicherung: Deckt die Ansprüche von Dritten gegen Ihr Unternehmen ab, die durch Sie oder Ihre Mitarbeiter oder auf Ihrem Betriebsgelände einen Schaden erlitten haben.

Berufshaftpflichtversicherung beziehungsweise sogenannte Vermögensschadenhaftpflichtversicherung: Schützt das Unternehmen vor Schadenersatzklagen von Kunden, die aufgrund einer fehlerhaften Beratung hervorgebracht werden.

Kfz-Versicherung: Hilft bei Verkehrsunfällen, Haftungsfragen und Sachschäden, die ein gewerblich genutztes Fahrzeug verursacht hat. (Die Kfz-Haftpflichtversicherung ist in Deutschland eine Pflichtversicherung.)

Betriebsunterbrechungsversicherung: Zahlt die Geschäftseinnahmen, falls es zu einer Betriebsunterbrechung durch ein versichertes Schadenereignis wie etwa einem Feuer, einer Überschwemmung oder eine Naturkatastrophe kommt.

Unfallversicherung: Invalidenrente für Angestellte und andere für das Unternehmen tätige Personen, die einen Arbeitsunfall erleiden, und Sterbegeld für Hinterbliebene.

Krankenversicherung: Wir haben uns das Beste (was für viele Selbstständige, die von zu Hause aus arbeiten, gleichzeitig das Wichtigste ist) für den Schluss aufgehoben. Die Krankenversicherung kommt für medizinische, zahnmedizinische, augenärztliche und andere Behandlungen auf, die die Gesundheit und das Wohlbefinden der Erwerbstätigen erhalten und fördern und sie im Fall von Verletzungen oder Erkrankungen vor sogenannten Katastrophenschäden bewahren sollen.

Normale Hausrats- und Haftpflichtversicherungen decken ausschließlich den privaten Bereich ab und haften nicht für Schadensfälle in Ihrem Unternehmen. Für Ihr Unternehmen benötigen Sie unbedingt eigene Versicherungen.

Berufsunfähigkeitsversicherung: Zahlt, wenn Sie als Selbstständiger zum Beispiel durch schwere Krankheit berufsunfähig werden.

Rechtsschutzversicherung: Hilft bei Rechtsstreitigkeiten.

Betriebsinhaltsversicherung: Das ist so etwas ähnliches wie die Hausratversicherung im privaten Bereich. Sie greift bei Feuer, Einbruch, Vandalismus, Sturm und Hagel etc.

Das Richtige tun – die Sache mit der Ethik

Wie würden Sie reagieren, wenn Sie Ihr bester Kunde darum bittet, ihm vertrauliche Informationen über einen Konkurrenten, der zufällig ebenfalls zu Ihren Kunden zählt, zu verraten? Was tun Sie, wenn Ihr Kunde Sie fragt, ob man den Auftrag nicht am Finanzamt vorbeischleusen könnte, weil er nicht weiß, wohin mit seinem Schwarzgeld? Was antworten Sie einem potenziellen Kunden, wenn er Ihnen sehr viel Geld für ein Projekt anbietet, für das Sie aber eigentlich fachlich nicht geeignet sind?

Tagaus, tagein werden Consultants mit kritischen Gewissensfragen wie diesen konfrontiert. Es muss an dieser Stelle deutlich gesagt werden, dass die Grenze zwischen ethisch korrektem und ethisch verwerflichem Verhalten eindeutig gesteckt ist. Abhängig davon, wie Sie sich in solch bedenklichen Situationen entscheiden, stellen Sie sich entweder auf die Seite der guten oder auf die der bösen Jungs. Leider kann es jedoch vorkommen, dass der Grenzstrich verwischt und Sie sich in einer gefährlichen Grauzone wiederfinden.

Im nächsten Abschnitt behandeln wir die wichtigsten ethischen Grundsätze und zeigen Ihnen, wie Sie Ihren persönlichen Ehrenkodex entwickeln und verwirklichen können.

Ethischen Fallstricken begegnen

Die Versuchung, einmal kurz die Seiten zu wechseln, lauert überall. Sie können zwischen Ehrlichkeit und Korruption frei wählen. Ja, so einfach ist das.

Wir können Ihnen nur raten, sich für Ehrlichkeit zu entscheiden. Glauben Sie uns, Sie werden nicht nur besser schlafen können, sondern auch einen untadeligen Ruf genießen. Und Ihre Kunden werden es Ihnen danken, dass sie eine Sorge weniger haben.

Sie können nicht im Voraus wissen, wo die ethischen Fallstricke lauern und wann Sie mit ihnen rechnen müssen. Gegen die nachfolgend aufgeführten Fallstricke sollten Sie jedoch gewappnet sein:

Interessenkonflikte: Ein Interessenkonflikt besteht dann, wenn Ihre persönlichen oder geschäftlichen Interessen sich nicht mit denen Ihres Kunden vereinbaren lassen. Ein Beispiel hierfür wäre ein Consultant, der seinem Kunden eine teure Brandbekämpfungsanlage eines bestimmten Herstellers empfiehlt, ohne auch nur ein einziges Gegenangebot eingeholt zu haben. Sein Kunde weiß natürlich nicht, dass unser Freund für jede Anlage, die auf seine Empfehlung hin verkauft wird, eine dicke Provision kassiert.

Persönliche Beziehungen: Wird aus der rein geschäftlichen Beziehung zwischen Consultant und Kunde eine persönliche Freundschaft – oder gar ein intimes Verhältnis –, ist die Gefahr unsauberer Praktiken extrem groß.

Kompetenz (beziehungsweise Inkompetenz): Sind Sie wirklich für die Aufgabe qualifiziert, die Ihnen gerade angeboten wird? Haben Sie tatsächlich die Zeit, sich intensiv um das neue Projekt zu kümmern, oder stecken Sie nicht schon jetzt bis über beide Ohren in Arbeit? Steht nicht jetzt schon fest, dass Sie diesen neuen Auftrag an einen Kollegen abgeben müssen, weil Sie keine Zeit haben? Denken Sie immer daran, dass Ihre Kunden Sie beauftragen, weil sie davon ausgehen, dass Sie dieses Projekt auch selbst übernehmen – entweder weil Sie es ihnen zugesagt haben oder weil Sie nichts anderes verlauten ließen. Stehen Sie dann doch nicht zur Verfügung, sitzen Sie ganz schön in der Klemme. Einigen Sie sich mit Ihrem Kunden auf eine eventuelle Weitergabe des Auftrags, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

Insiderwissen: Vor allem als Unternehmensberater erhalten Sie Kenntnis über hochbrisante und streng vertrauliche Informationen eines Unternehmens: Umsatzzahlen, Geschäftspläne und -strategien. Ein Missbrauch dieser Informationen, zum Beispiel die Weitergabe von Informationen über Kunde A an seinen stärksten Konkurrenten, der zufällig Ihr Kunde B ist, stellt einen unverzeihlichen Vertrauensbruch Ihrerseits dar.

Honorar und Termineinhaltung: Ist Ihr Honorar angemessen? Führen Sie genauestens Buch darüber, wie viele Stunden Sie für Ihren Kunden tätig waren? Können Sie eindeutig verhindern, dass Ihre Arbeit für Kunde A Kunde B berechnet wird, und können Sie gewährleisten, dass keine Rechnungen für nicht geleistete Arbeit Ihr Haus verlassen (zum Beispiel, weil Sie während der gerade in Rechnung gestellten Arbeitszeit doch bei einem anderen Kunden waren oder ein anderes Projekt bearbeitet haben)? In diesem Bereich sind unzählige ethische Fallstricke gespannt, über die Sie jederzeit stolpern können. Damit Sie Ihre Kunden nicht (versehentlich) übers Ohr hauen, sollten Sie sich eingehend mit Kapitel 17 befassen, in dem wir uns unter anderem mit dem Thema Termineinhaltung beschäftigen.

Den eigenen Ehrenkodex entwickeln

Ethische Prinzipien sind für jeden Berufstätigen wichtig. Dies gilt vor allem für Consultants, da ihnen die Kunden großes Vertrauen entgegenbringen und sie im Rahmen ihrer Tätigkeit mit streng vertraulichen Informationen konfrontiert werden. Einen Ehrenkodex für alle Consultants dieser Welt – so etwas gibt es nicht, da sie in so vielen unterschiedlichen Bereichen arbeiten und der beispielsweise auf Immobilienmakler zugeschnittene Ehrenkodex sich nicht für Finanzberater eignen würde. Es gibt allerdings einige ethische Grundsätze, anhand derer Sie Ihren eigenen Ehrenkodex entwickeln können und sollten.

Nachfolgend einige Regeln, die für jeden Consultant als Basis für den beruflichen Ehrenkodex verwendet werden können; bitte lesen Sie diese Grundregeln sorgfältig durch und erstellen Sie daraus Ihren eigenen Ehrenkodex.

Rechnen Sie Ihre Arbeitsstunden korrekt ab. Wenn Sie auf Stundenbasis oder einem anderen zeitbasierten System abrechnen, führen Sie genau Buch über die für den bestimmten Kunden aufgewendeten Arbeitszeiten und weisen Sie ihm die geleisteten Arbeiten nach. Ihr Kunde erwartet und vertraut auf eine ehrliche Abrechnung. Stellen Sie nicht geleistete Arbeitszeit in Rechnung, verhalten Sie sich nicht nur unehrlich, sondern begehen einen eindeutigen Vertrauensbruch. Und falls Ihr Auftraggeber Ihnen nicht vertraut, erhalten Sie keine Folgeaufträge und werden garantiert nicht weiterempfohlen.

Versprechen Sie nichts, was Sie nicht auch halten können. Auch wenn Sie einen potenziellen Kunden unbedingt mit Ihrem unglaublichen Wissen beeindrucken möchten, sollten Sie sich davor hüten, etwas Unmögliches in Aussicht zu stellen. Dies wäre unaufrichtig – Ihr Kunde wäre mit einem kompetenteren Consultant besser bedient – und außerdem begeben Sie sich damit in die Gefahr, dass Sie und Ihre Firma scheitern. Es spricht natürlich absolut nichts gegen eine gute Portion Optimismus, aber versprechen Sie nichts, was Sie nicht auch wirklich einhalten können. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihr Kunde Ihr Versprechen vergisst oder sich später auch mit halben Sachen zufriedengeben wird, wenn Sie den Auftrag erst einmal in der Tasche haben. Sie machen sich damit selbst etwas vor und erweisen Ihrem Kunden mit Gewissheit keinen Gefallen.

Halten Sie Ihre Versprechen. Ein Teil Ihres Erfolgs als Consultant beruht auf dem strikten Einhalten von Zusagen. Haben Sie den Abgabetermin für einen Auftrag zum Beispiel auf den 31. März gelegt, geben Sie die Unterlagen auch zum 31. März (oder sogar früher) ab und keinen Tag später. Haben Sie zugesagt, die Pläne für ein Landschaftsbauvorhaben zu einem Preis von 1.000 Euro zu erstellen, dürfen Sie keinen Cent mehr berechnen, außer Ihr Kunde hat plötzlich Sonderwünsche. Sollte es Ihnen einmal nicht möglich sein, eine Zusage einzuhalten, setzen Sie Ihren Kunden unverzüglich davon in Kenntnis und machen Sie ihm einen angemessenen Gegenvorschlag.

Bieten Sie Ihren Kunden keine unnötigen Dienstleistungen an. Es gibt Kunden, die sich hundertprozentig und absolut sicher sind, welche Probleme in ihrer Firma auf welche Weise gelöst werden müssen. Sie selbst müssten nur noch zugreifen, und schon haben Sie einen möglicherweise sehr lukrativen Auftrag an der Hand. Man nennt so etwas auch Eulen nach Athen tragen. Sollten Sie jedoch sicher wissen, dass es bessere Lösungen für das Problem gibt, sollten Sie Ihren Kunden darüber informieren und die angebotene Arbeit ablehnen. In den meisten Fällen weiß Ihr Kunde Ihre Ehrlichkeit zu schätzen, und Sie steigen in seiner Achtung (und in der aller anderen, denen er diesen Vorfall schildert).

Seien Sie offen und ehrlich. Ihre Kunden bezahlen teures Geld für Ihr Wissen und Ihre Erfahrung. Werden Sie nach Ihrer Meinung gefragt, sollten Sie offen und ehrlich antworten und die Realität nicht beschönigen, um die möglicherweise bittere Wahrheit angenehmer zu machen.

Behandeln Sie vertrauliche Informationen entsprechend. Im Rahmen Ihrer Tätigkeit werden Sie viele streng vertrauliche Informationen eines Unternehmens zu Gesicht bekommen. Gelangen diese Informationen an die Öffentlichkeit oder werden sie an Unbefugte weitergegeben, kann dies zu erheblichen finanziellen Verlusten führen oder sonstige schwerwiegende Folgen für Ihren Kunden haben. Sie genießen bei Ihrem Auftraggeber eine Vertrauensstellung, enttäuschen Sie ihn nicht. Falls Sie den Namen oder die Firma Ihres Auftraggebers zum Beispiel in Ihrer Referenzenliste oder einer Pressemappe veröffentlichen möchten, fragen Sie bitte vorher um Erlaubnis.

Legen Sie Interessenkonflikte offen dar. Sind Sie in Ihrem Fachgebiet ein gefragter Consultant, ist es manchmal nicht gerade einfach, Interessenkonflikte zu vermeiden. Wenn sich die Kunden um Sie reißen, kann es vorkommen, dass Sie gleichzeitig für zwei Konkurrenzunternehmen an derselben Problemstellung arbeiten sollen. Sobald sich ein Interessenkonflikt abzeichnet, müssen Sie beide Kunden darüber in Kenntnis setzen und nach einer Lösung suchen. Entweder sichern Sie Ihren Kunden mündlich zu, dass Sie die jeweiligen Daten selbstverständlich nicht weitergeben, oder Sie schließen eine Geheimhaltungsvereinbarung. Sollte sich das Problem damit nicht aus der Welt schaffen lassen, müssen Sie einen der beiden Aufträge ablehnen.

Nutzen Sie Ihr Insiderwissen nicht zum eigenen Vorteil. Eventuell erhalten Sie im Laufe Ihrer Tätigkeit für ein Unternehmen Kenntnis über Vorgänge, die nicht nach außen dringen dürfen. Vielleicht erfahren Sie zum Beispiel, dass ein bestimmtes Produkt patentiert werden soll, was den Aktienwert erheblich steigern wird. Es verstößt nicht nur gegen ethische Grundsätze, dieses Insiderwissen zu Ihrem eigenen Vorteil zu nutzen – in diesem Fall, viele Aktien dieser Firma zu erwerben, bevor die Patentierung publik gemacht wird –, sondern ist zudem noch illegal.

Brechen Sie keine Gesetze. Es kann Ihnen durchaus passieren, dass Ihr Kunde Sie um etwas bittet, das nicht nur gegen Ihre ethische Überzeugung, sondern auch eindeutig gegen geltendes Recht verstößt. Gehen Sie nicht über Los und ziehen Sie nicht 200 Euro ein. Gehen Sie nur. Und kommen Sie niemals wieder.

Diese Richtlinien machen sich zwar sehr gut in diesem Buch, aber im echten Leben werden Sie vermutlich in Situationen geraten, die nicht so eindeutig sind. Jeder Mensch hat seine eigenen Prinzipien und Wertvorstellungen, und was für den einen gilt, mag für den anderen noch lange nicht zutreffen. Die Schwierigkeit, die es zu meistern gilt, ist, abweichende Vorstellungen unter einen Hut zu bringen, sodass eine Zusammenarbeit trotzdem möglich ist. Klaffen allerdings Ihre Wertvorstellungen und die Ihres Kunden zu weit auseinander, sollten Sie die Zusammenarbeit ablehnen und nach anderen Kunden suchen, bei denen es eine größere Übereinstimmung gibt.

Falls Sie sich doch einmal in einer moralischen Zwickmühle wiederfinden, sollten Sie das Problem unverzüglich mit Ihrem Kunden besprechen und nach Alternativen suchen, die Ihr Gewissen nicht belasten. Die meisten Kunden respektieren dies, auch wenn sie Ihre Ansichten nicht teilen. Gelingt es Ihnen nicht, sich aus diesem ethischen Dilemma zu befreien, sollten Sie den betreffenden Auftrag ablehnen, ohne Ihrem Kunden dabei auf die Füße zu treten. Wie auch immer Sie im Einzelfall vorgehen, brechen Sie unter keinen Umständen alle Brücken hinter sich ab und denken Sie daran, dass böse Worte weder jetzt noch in Zukunft für Sie sprechen.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihren beruflichen Ehrenkodex aufzustellen. Am besten, Sie drucken ihn aus und veröffentlichen ihn auf Ihrer Website. Das Allerwichtigste ist jedoch: Handeln Sie danach! Noch ein Tipp: Lassen Sie die Finger von allen Jobs, die Ihnen zweifelhaft vorkommen.

6

Ihr Honorar festlegen

In diesem Kapitel

Den Wert Ihrer Arbeit ermitteln

Ihre persönliche Preisliste

Preisänderungen

Auch mal Nein sagen

Es gibt wohl kaum ein unangenehmeres Thema für einen Consultant, als sich über sein Honorar zu äußern. Consultants sind ganz in ihrem Element, wenn sie die Tragfähigkeit eines Doppel-T-Trägers einer Stahlkonstruktion berechnen, ein neues Qualitätssicherungsprogramm für die Mitarbeiter empfehlen oder neue Software auf einem Webserver installieren. Da bewegt sich jeder auf dem sicheren Terrain seines Fachgebiets. Für diese Dienste jedoch das Honorar zu nennen, ist etwas ganz anderes. Fragen Sie mal einige Consultants nach ihren Preisen und warten Sie ihre Reaktion ab. Sie werden urplötzlich nervös und zögerlich. Wenn dann noch dazu kommt, dass der Kunde bei dem genannten Preis merklich nach Luft schnappt und kontert, dass andere Consultants die doppelte Leistung zum halben Preis erledigen, ist so mancher Consultant sofort zum Nachgeben bereit, um den Auftrag zu ergattern – koste es, was es wolle.

Als Consultant ist Ihre Preisgestaltung eine ständige Gratwanderung. Ist Ihr Honorar zu niedrig angesetzt, sehen Sie vermutlich vor lauter Aufträgen kein Land mehr und können aber trotzdem Ihre Ausgaben nicht decken, geschweige denn einen Profit erwirtschaften. Ist Ihr Honorar dagegen zu hoch, können Sie von den zwar gut bezahlten, aber doch eher spärlich gesäten Jobs auch nicht leben. Die Folge davon ist, dass sich viele Consultants unsicher darin sind, wie viel sie für ihre Dienste in Rechnung stellen können.

Sie müssen sich zunächst einmal bewusst werden, wie viel Ihre Dienste für den Kunden wert sind, und die Preise dann entsprechend ansetzen. Wenn Sie also Ihren Lebensunterhalt als selbstständiger Consultant verdienen wollen, müssen Sie drei Dinge ganz schnell lernen:

Gestalten Sie Ihre Preise so, dass Sie sich Ihren Traum von der finanziellen und persönlichen Unabhängigkeit erfüllen können.

Machen Sie sich selbst und Ihrem Kunden klar, welchen Wert Ihre Arbeit hat. Der Kunde muss die Ergebnisse und Erfolge vor seinem geistigen Auge sehen, nicht Ihr Honorar, Einzelaufgaben oder Zeitaufwand.

Überwinden Sie Ihre persönliche Hemmschwelle, wenn es um das Honorar für Ihre Tätigkeit geht.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie einen Preis für Ihre Leistungen und Erfahrungen festlegen, sich ausrechnen, wie viel Geld Sie verdienen müssen, wie Sie eine Preisliste aufstellen und wann Sie sich auf Sonderkonditionen einlassen sollten und wann nicht.

Wie viel sind Sie Ihren Kunden wert?

Wie hoch schätzen Sie Ihren Wert ein? Auf einen Euro? Zehntausend Euro? Eine Million? Mehr? Wenn wir nur lange genug nachbohren, nennen Sie früher oder später bestimmt eine Zahl. Doch diese Zahl bedeutet gar nichts, wenn Ihre Honorarvorstellung nicht auch Ihren Kunden einleuchtet.

Die erste Regel für die Preisgestaltung lautet: Ihr Honorar wird von dem Wert bestimmt, den Sie für Ihren Kunden haben, ganz unabhängig davon, wie hoch Sie Ihren Wert selbst einschätzen. Manchmal wird Ihr Kunde den Wert Ihrer Arbeit viel höher einschätzen, als Sie es zu hoffen wagten, manchmal allerdings auch viel niedriger. Tatsache ist, dass Sie erst dann einen Eindruck von dem Wert Ihrer Arbeit erhalten können, wenn Sie von Ihrem Kunden erfahren, worin sein Problem besteht und wie hoch die Kosten für alternative Lösungen wären.

Nachfolgend finden Sie einige Anhaltspunkte, mit deren Hilfe Sie den Wert Ihrer Arbeit für einen Kunden ermitteln können.

Warum werden Sie als Consultant eingeschaltet?

Wenn Sie darüber nachgrübeln, wie viel Sie Ihren Kunden wert sein könnten, hilft es Ihnen vielleicht weiter, sich zu überlegen, warum sich ein Unternehmen überhaupt an einen Consultant wendet.

Ihr Kunde oder sein Unternehmen leidet unter einem geschäftlichen Problem und hat außer dem Einschalten eines Consultants bestimmt noch viele andere Alternativen. Eine davon wäre, einen Mitarbeiter mit der Lösung des Problems zu beauftragen oder einen neuen Mitarbeiter dafür einzustellen. Dabei ergeben sich allerdings weitere Probleme und zudem ist es sehr fraglich, ob diese Lösung auch die kostengünstigste ist. Und außerdem ist es noch viel fraglicher, ob Ihr Kunde, sollte er sich dazu durchringen, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, überhaupt einen Kandidaten findet, der die notwendigen Qualifikationen mitbringt.

Warum also wenden sich Unternehmen an einen Consultant? Nachfolgend haben wir einige der überzeugendsten Gründe aufgelistet:

Consultants sind Fachleute. Zwei der Hauptgründe, warum Unternehmen einen Consultant engagieren, sind seine Berufserfahrung und sein Fachwissen. Natürlich gibt es auch in den Firmen Mitarbeiter, die ein bestehendes Problem lösen können, doch häufig kann keiner diese Aufgabe so schnell und effizient erledigen wie Consultants, deren täglich Brot genau darin besteht, solche Probleme zu lösen. Durch die Beauftragung eines Consultants lässt sich viel Geld und Zeit sparen – und in den meisten Fällen leistet ein Consultant bessere Arbeit als firmeninterne Mitarbeiter.

Consultants sind selbstständig. Wird ein Consultant von einer Firma beauftragt, begründet sich damit kein Angestelltenverhältnis. Der Consultant arbeitet auf eigene Rechnung, was die unterschiedlichsten Folgen für den Auftraggeber hat. Consultants arbeiten zwar eng mit ihren Kunden zusammen, sie sind aber im Gegensatz zu Angestellten viel besser an selbstständiges und verantwortungsvolles Arbeiten gewöhnt. Außerdem kann der Auftraggeber die Kosten kontrollieren. Verstößt ein Consultant gegen den vereinbarten Vertrag, kann der Auftraggeber völlig rechtmäßig die Zahlung seiner Rechnung stoppen oder sogar vom Vertrag zurücktreten oder die Zusammenarbeit mit eben diesem Consultant beenden.

Consultants sind objektiv. Als Außenstehender sieht ein Consultant das Problem einer Firma oft aus einem völlig neuen Blickwinkel, der den Betroffenen aufgrund ihrer »Scheuklappen« verborgen bleibt. In vielen Unternehmen ist nur ein externer Consultant bereit, die Wahrheit offen anzusprechen, besonders dann, wenn die Mitarbeiter befürchten, eine Änderung des Status quo käme dem Verlust von Arbeitsplätzen gleich. Manchmal gelingt es nur einem Außenstehenden, klar zu erkennen, welche organisatorischen Mängel oder Fehlentscheidungen des Managements das Unternehmen schwächen. Auch trifft konstruktive Kritik von Außenstehenden bei den Entscheidungsträgern eher auf offene Ohren, als wenn sie firmenintern vorgebracht wird.

Consultants nehmen sich die nötige Zeit. Die Zeit ist ein wichtiger Aspekt für alle Firmen. Und wie überall gilt auch dort: Die Zeit drängt. Ein internes Mitarbeiterteam oder ein einzelner Mitarbeiter kann zwar mit bestimmten Projektaufgaben betraut werden, doch wenn andere wichtige Sachen dazwischenkommen, zieht man sie von diesem Projekt wieder ab. Im Gegensatz dazu widmet ein Consultant seine Zeit diesem bestimmten Projekt, bis es abgeschlossen ist.

Consultants sind flexible Mitarbeiter. Die meisten Consultants stehen ihren Kunden – vor allem ihren besten – auch kurzfristig zur Verfügung. Es gibt sogar eine ganze Reihe dieser Anbieter, die ihren lukrativsten Kunden mitteilen, wie sie telefonisch zu Hause zu erreichen sind, und die ihnen außerdem für Notfälle ihre privaten E-Mail-Adressen geben. Müsste sich eine Firma um einen neuen Mitarbeiter für das vorliegende Problem bemühen, können leicht Monate vergehen, bis ein geeigneter Kandidat gefunden ist und das ganze Drumherum – Stellenangebot, Vorstellungsgespräch, Auswahl des Mitarbeiters, Überprüfung seiner Zeugnisse und Einarbeitung – abgeschlossen ist. Entscheidet sich die Firma aber für einen Consultant, reicht ein Griff zum Telefonhörer, und schon kommt die ganze Sache ins Rollen.

Consultants wird man auch wieder ganz einfach los. Hat ein angestellter Mitarbeiter ein bestimmtes Projekt abgeschlossen, ist es manchmal gar nicht so einfach, ihn mit einem neuen Projekt zu betrauen, das seinen Fähigkeiten und seiner Position entspricht. Eventuell wird man ihm sogar kündigen müssen. Hat dagegen ein Consultant sein Projekt abgeschlossen, verschwindet er ganz einfach wieder. Es gibt keine Kündigungsfrist, keinen Kündigungsschutz, keine Abfindung, nichts dergleichen. Natürlich gehen Consultants gerne eine langfristige Beziehung zu ihren Kunden ein, aber nur, wenn der Kunde dies so wünscht.

Consultants sind kostengünstiger. Auf lange Sicht gesehen fällt ein Vergleich zwischen den Kosten für einen Angestellten und denen für einen externen Consultant, der nur befristet tätig ist, sehr wahrscheinlich zugunsten des Consultants aus. Dem Unternehmen entstehen durch einen solchen Berater keine der üblichen Lohnnebenkosten wie für die Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung oder Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Die Beauftragung eines Consultants mit einem bestimmten Projekt ist für eine Firma oft die kostengünstigere Alternative, wenn das Problem schnell und effizient behoben werden soll. Im nächsten Abschnitt gehen wir den Ursachen dafür auf den Grund.

Wie viel der Kunde durch Sie spart

Die im vorherigen Abschnitt »Warum werden Sie als Consultant eingeschaltet?« aufgeführten Argumente helfen Ihnen zwar dabei, Ihren Wert für den Kunden einzuschätzen, die ultimative Frage an Sie lautet jedoch: »Wenn der Kunde Sie und Ihr Beratungsunternehmen engagiert, inwieweit wird er dann seinen Gewinn steigern können?« Das macht man oft daran fest, wie viele Kosten eingespart werden. Manchmal ist es aber ratsamer, dies an den gesteigerten Erlösen zu messen. Doch es ist unerheblich, wie man es errechnet. Je höher der Gewinn, desto mehr Wert kann Ihr Kunde aus Ihrer Arbeit schöpfen. Machen Sie Ihrem Auftraggeber mit diesem Argument klar, dass er Sie beauftragen sollte – ganz unabhängig davon, wie hoch Ihr Honorar ist.

Der springende Punkt – und wir werden ihn so lange wiederholen, bis Sie uns glauben – ist, dass Sie Ihrem Kunden klarmachen, welchen Wert und welche finanziellen Vorteile Ihre Arbeit für ihn darstellt. Die Anzahl Ihrer Arbeitsstunden und Ihr Honorar sollten nicht im Mittelpunkt stehen. Auch Ihr Kunde muss diesen kleinen, aber feinen Unterschied begreifen. Sie glauben vielleicht, dass ein Stundenhonorar von 100 Euro zunächst einmal sehr hochgegriffen erscheint und schlimmstenfalls von Ihrem Kunden als unverschämt aufgefasst wird. Rechnen Sie ihm doch einmal vor, was ihn ein fest angestellter Mitarbeiter kosten würde, den er mit der Lösung des Problems betraut, und um wie viel es für ihn kostengünstiger ist, wenn Sie die Aufgabe übernehmen. Sie stellen in diesem Fall einen ganz beträchtlichen Wertzuwachs für Ihren Kunden dar, vor allem wenn Sie auch noch bessere Arbeit leisten als ein Festangestellter.

Nachfolgendes Beispiel macht diesen Punkt noch deutlicher: Ihre Kundin wünscht sich für ihren Modeversandhandel die optimale Präsenz in den Medien. Sie hat folgende Wahl: Sie kann eine Teilzeit- oder Vollzeitkraft einstellen oder Sie – den besten aller Public-Relations-Experten – damit beauftragen. Sie nennen Ihren Preis, und die erste Reaktion der Kundin ist leichtes Entsetzen. Nun müssen Sie der Kundin die Kosten der Alternativen aufzeigen. Alternative A: Die Kundin stellt eine Vollzeitkraft ein zu einem Stundenlohn von beispielsweise 25 Euro. Alternative B: Die Kundin beauftragt Sie für einen Stundensatz von 100 Euro. Auf den ersten Blick scheint es billiger zu sein, einen Mitarbeiter einzustellen, da die Kundin sich 75 Euro pro Stunde spart. Korrekt?

Okay, schauen wir uns die Sache einmal genauer an:

Alternative A: Einstellung eines neuen Mitarbeiters für das Public-Relations-Projekt

Stundenlohn:

25,00 Euro

Sozialleistungen (ca. 35 %):

+ 8,75 Euro

Gemeinkosten (ca. 50 %)

+ 12,50 Euro

Gesamtlohnkosten

46,25 Euro

Arbeitsstunden/Jahr

2.080

Jahreslohnkosten

96.200,00 Euro

Bei Alternative A erhält der Angestellte einen Stundenlohn von 25 Euro. Dem Arbeitgeber entstehen aber noch eine Reihe weiterer Kosten. Die Lohnnebenkosten (für Krankenkasse, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung etc.) pro Arbeitsstunde belaufen sich auf etwa 35 Prozent, das sind 8,75 Euro. Die Gemeinkosten (Strom, Arbeitsplatz, Computer etc.) erhöhen den Stundenlohn um weitere 50 Prozent, also um 12,50 Euro. Somit entsteht ein tatsächlicher Stundenlohn von 46,25 Euro, also fast das Doppelte des vereinbarten Stundenlohns. Wenn Sie jetzt anhand dieser Zahlen die Jahreslohnkosten berechnen, kommen Sie auf die stolze Summe von 96.200,00 Euro.

Jetzt schauen wir uns einmal genauer an, was passiert, wenn sich die Kundin für einen selbstständigen Consultant entscheidet:

Alternative B: Einstellung eines Consultants für das Public-Relations-Projekt

Stundensatz

100,00 Euro

Nebenkosten

keine

Arbeitsstunden/Jahr

480

Gesamtkosten/Jahr

48.000 Euro

Ihre Kundin spart fast 50.000 Euro, wenn sie Ihnen den Auftrag gibt, anstatt einen Mitarbeiter einzustellen. Obwohl Ihr Stundensatz höher ist als der Stundenlohn des Angestellten, spart sich Ihre Auftraggeberin alle Lohnnebenkosten. Außerdem werden Sie das Projekt sehr viel schneller und besser abschließen, da Sie wesentlich mehr Erfahrung haben (deshalb haben wir für Sie nur 480 anstelle der 2.080 Stunden veranschlagt).

Wenn der Kunde mit Ihnen einen Vertrag abschließt, muss er Ihnen lediglich den vereinbarten Stundensatz bezahlen. Für alle anderen Kosten, wie zum Beispiel Krankenversicherung, kommen Sie selbst auf. Ist Ihr Kunde mit Ihren Leistungen unzufrieden, kann er das Beschäftigungsverhältnis rasch und problemlos beenden, da für Sie kein Kündigungsschutz greift und keine Ablösung fällig wird.

Letzten Endes ist es doch so, dass Ihre Arbeit für den Kunden unglaublich wertvoll ist. Also sollten Sie Ihre Dienste auf gar keinen Fall unter Wert verkaufen.

Bloß keine Pauschallösungen bieten

Ein weiterer Aspekt bei der Einschätzung Ihres Wertes ist die Frage, ob Sie Pauschallösungen oder speziell für den jeweiligen Kunden maßgeschneiderte Lösungen anbieten. Mit Pauschallösung meinen wir, dass sich Ihr Angebot in den Augen des Kunden nicht von anderen Angeboten unterscheidet, und er deswegen den Preis als ausschlaggebend für die Auftragsvergabe betrachtet.

Angenommen, ein Unternehmen ist auf der Suche nach einem Consultant, der einen Businessplan ausarbeiten soll. Falls das Unternehmen schon verschiedene qualifizierte Unternehmensberater mit hervorragenden Referenzen zur Auswahl hat, wird wahrscheinlich derjenige mit dem günstigsten Angebot gewählt. Vom Standpunkt des Unternehmens aus gelten die Dienste dieses Consultants als Pauschallösung, sodass der Preis das wichtigste Entscheidungskriterium ist.

Nehmen wir nun einmal an, dass ein ganz innovatives Unternehmen auf der Suche nach einem Consultant ist, der die Zukunftsvisionen nachvollziehen kann und mit der Persönlichkeit des Firmenchefs hervorragend klarkommt. Es finden viele Gespräche mit verschiedenen Consultants statt, doch letztendlich teilt nur einer die visionären Pläne und liegt auf der gleichen Wellenlänge. Dieser Consultant bietet nun an, eine speziell für dieses Unternehmen entwickelte Lösungsstrategie auszuarbeiten. In diesem Fall sammelt der Consultant beim Kunden nicht nur einen, sondern gleiche mehrere Pluspunkte und die Entscheidung, ob man ihn beauftragt, wird nicht allein vom Preis abhängen.

Diese Beispiele spiegeln die Praxis im Berufsalltag eines Consultants wider. Unterscheidet sich Ihr Angebot nicht von dem Ihrer Mitbewerber, schaut der Kunde nur auf den Preis und entscheidet sich für die günstigste Lösung. Das Ende vom Lied ist, dass aufgrund des harten Preiskampfes jeder Consultant, der Pauschallösungen bietet, seine Preise konstant senkt, bis er zu guter Letzt nicht mehr von seinem Honorar leben kann. Dies ist eine Falle, aus der es kein Entrinnen gibt. Besser, Sie lassen so eine Situation erst gar nicht entstehen.

Sitzen Sie trotz aller Bemühungen in dieser Falle, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, sich von der Masse der Pauschalangebote abzuheben, zum Beispiel:

Wertsteigerung: Übertreffen Ihre Leistungen die Erwartung Ihres Kunden, steigern Sie den Wert Ihrer Arbeit. Und dieses Mehr an Wert unterscheidet Sie von Ihren Mitbewerbern. Sie müssen dafür auch gar nichts völlig Ausgefallenes leisten, denn es reicht schon, immer nur ein kleines bisschen mehr zu tun als vereinbart, sodass Ihrem Kunden der Unterschied auffällt. Haben Sie zum Beispiel einen Liefertermin von 30 Tagen zugesichert, könnten Sie das Projekt schon nach 25 Tagen abschließen (wodurch Ihre Arbeit mehr Wert schafft). Gerade diese Kleinigkeiten haben eine große Wirkung.

Heben Sie sich von der Konkurrenz ab: Wenn Sie in dieser Einer-unter-vielen-Falle festsitzen, überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Dienste zu etwas Besonderem machen können, damit Sie sich im Hinblick auf Ihren Wert für Ihre Kunden deutlich von den Diensten Ihrer Mitbewerber unterscheiden. Das bedeutet, dass Sie so viel wie möglich über Ihre Konkurrenz erfahren müssen. Was für Dienstleistungen werden dort angeboten, wie sind die Preise gestaffelt und in welcher Form wird die Lösung dem Kunden präsentiert? Wie stellen Sie es an, dass Ihre Lösung für den Kunden nicht wie eine Nullachtfünfzehn-Lösung erscheint? Einen kostenlosen Hol- und Bringservice anbieten? Bessere Materialien als die Konkurrenz verwenden? Einen 24-Stunden-Notdienst einrichten? Maßgeschneiderte Speziallösungen anbieten? Kostenlose, informative Newsletter versenden oder Webinare (Seminare über das Internet) anbieten? Überlegen Sie, wie Sie sich von der breiten Masse abheben können und handeln Sie entsprechend!

Kundenservice: In einer Branche, in der vor allem Pauschallösungen angeboten werden und in der viele Mitbewerber mit nahezu identischen Produkten oder Dienstleistungen aufwarten, können Sie sich durch einen exzellenten Kundenservice hervorragend von der Masse abheben. Ein guter Kundenservice beginnt mit einer positiven Grundeinstellung – was Sie außer einem Lächeln nichts kostet. Ihre positive Grundeinstellung vermittelt dem Kunden das Gefühl, dass er für Sie an oberster Stelle steht und Sie alles tun werden, um ihn zufriedenzustellen. Wenn Sie dieser verheißungsvollen Haltung dann auch noch Taten folgen lassen, garantieren wir Ihnen, dass Sie sich von der Masse abheben werden.

Geben Sie Ihr Bestes: Manche Consultants lassen sich wirklich teuer bezahlen und leisten trotzdem nur mittelmäßige Arbeit. Und nicht nur das! Manche liefern ihre Arbeit, wenn überhaupt, viel zu spät ab. Wenn Sie Ihre Aufgaben zur vollsten Zufriedenheit Ihres Kunden, pünktlich und zum vereinbarten Preis erledigen, wird Ihr Kunde immer wieder gerne auf Sie zurückkommen und Ihnen vielleicht sogar eine Erfolgsprämie zahlen. Wir wissen aus eigener Erfahrung, dass es gar nicht so leicht ist, einen Consultant zu finden, der nicht nur qualifiziert, sondern auch diszipliniert und zuverlässig ist. Wenn eine Arbeit dagegen fehlerfrei ist und auch noch zum vereinbarten Termin abgeschlossen wurde, sind viele Kunden gerne bereit, einen höheren Preis zu zahlen.

Bauen Sie langfristige Kundenbeziehungen auf: Dies ist wahrscheinlich der beste Weg, sich von der breiten Masse der Consultants abzuheben. Je häufiger Sie für einen Kunden arbeiten und je intensiver Ihre Zusammenarbeit – auch auf menschlicher Ebene – ist, umso unwahrscheinlicher ist es, dass sich Ihr Kunde nach einem anderen Consultant umsieht. Je mehr Aufträge Sie für einen einzigen Kunden abwickeln, umso mehr Einblick gewinnen Sie in sein Unternehmen und seine Belange. Nutzen Sie dieses Wissen, um die Qualität Ihrer Arbeit weiter zu steigern.

Möglichkeiten der Preisgestaltung

Die erste Frage bei Ihrer Preisgestaltung muss lauten: »Wie viel Geld will oder muss ich verdienen? « Bei der Beantwortung dieser Frage können wir Ihnen leider nicht behilflich sein – das müssen Sie schon selbst entscheiden. Allerdings können wir Ihnen ein paar Richtlinien verraten, die schon vielen Consultants weitergeholfen haben.

Als Einsteiger in der Beraterbranche werden Sie vermutlich zunächst Stunden- oder Tageshonorare mit Ihren Kunden vereinbaren und es anfangs schwer haben, höhere Preise bezahlt zu bekommen als Ihre Mitbewerber. Für den Anfang ist dies auch schön und gut. Mit zunehmender Erfahrung in Ihrem Bereich sollten Sie jedoch darauf hinarbeiten, Ihre Position und Ihr Honorar zu verbessern, anstatt sich immer wieder auf Diskussion über Ihren Preis einzulassen.

Ihr langfristiges Ziel sollte sein, Ihre Rechnungen projektbezogen zu stellen, also Ihre Lösung zum Festpreis (mit entsprechenden Vorschusszahlungen) anzubieten. Zugegebenermaßen ist das leichter gesagt als getan – vor allem, wenn sich Ihre Kunden an eine Abrechnung auf Stundenbasis gewöhnt haben. Doch glauben Sie uns, wenn man sein Ziel erreichen will, darf man keine Mühe scheuen. Auf diese Weise können Sie sich von der großen Masse der anderen Consultants abheben, die die gleichen Dienste – häufig zu niedrigeren Preisen – anbieten.

Bei allen Überlegungen über die geeignete Honorarfestlegung, die wir weiter unten aufführen, dürfen Sie eines nicht vergessen: Die Grundlage Ihrer Honorarforderung ist der Wert, den Sie für Ihren Kunden schaffen, und nicht irgendjemandes Meinung darüber, was ein »angemessener« Preis ist.

Stundensatz

Die Abrechnung über einen Stundensatz ist wohl die gängigste Abrechnungsmethode in der Beratungsbranche. Viele Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Korrekturlesen von Manuskripten, eine Rechtsberatung oder das Webdesign für einen Kunden, lassen sich gut nach Stunden abrechnen. Ein Stundensatz ist leicht nachvollziehbar und vergleichbar, und der Kunde kann Sie für eben so viele oder so wenige Stunden engagieren, wie er es für richtig hält. So weit die gute Nachricht. Die Kehrseite der Medaille ist, dass Kunde und Consultant oft unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Beim Stundensatz halten Sie jede einzelne Minute Ihrer Arbeitszeit fest, können die Tätigkeit während dieser Zeit belegen und stellen dem Kunden jede Minute in Rechnung. Ihr Kunde muss riskieren, dass Sie die angedachte Zeit überschreiten und für ihn teurer werden. Kunden sind im Allgemeinen daran interessiert, die Anzahl der Stunden, die ein Consultant für sie arbeitet, möglichst niedrig zu halten. Consultants hingegen wollen möglichst viele Stunden abrechnen können.

Entscheiden Sie sich für eine Abrechnung auf Stundenbasis, sollten Sie sich folgende Punkte überlegen, damit Sie eine Ausgangsbasis haben und Ihren Preis auch vertreten können:

Marktlage: Die einfachste Methode, einen Stundensatz festzulegen, ist der Preisvergleich mit anderen Consultants in Ihrer Branche. Liegen deren Honorare zwischen 25 und 45 Euro pro Stunde, sollte Ihr Honorar ebenfalls in dieser Spanne liegen. Verlangen Sie weniger, werden Sie zwar vermutlich mit Aufträgen überhäuft, können aber aufgrund dieses Dumpingpreises nicht davon leben. Verlangen Sie mehr, werden Sie ziemlich gute Überzeugungsarbeit leisten müssen, warum Ihre Kunden ausgerechnet Ihnen ein höheres Honorar zahlen sollten.

Den Stundensatz von unten nach oben berechnen: Waren Sie viele Jahre als Angestellter tätig, lautet Ihr Ziel vermutlich, Ihr Einkommensniveau zu halten. Sie sollten in diesem Fall von Ihrem Stundenlohn ausgehen, der zum Beispiel 25 Euro betrug. Dazu kommen Aufschläge für Versicherungen, andere Ausgaben, Nebenkosten und Gewinnspanne, sodass Ihr Stundensatz letzten Endes bei 45 bis 50 Euro liegt.

Den Stundensatz von oben nach unten berechnen: Vielleicht haben Sie sich das Ziel gesetzt, als Consultant einen Jahresumsatz von 75.000 Euro zu erwirtschaften. In diesem Falle müssen Sie ermitteln, wie viele Stunden Sie jährlich zu welchem Satz dafür arbeiten müssen. Wenn Sie sich zum Beispiel vornehmen, im Jahr 1.500 Stunden zu arbeiten, teilen Sie Ihr Wunschjahresgehalt durch diese Stundenzahl und kommen so auf einen Stundensatz von 50 Euro.

Die Faktor-2-Regel: Wenn Sie Ihren Job als Angestellter aufgeben wollen, um Ihre eigene Firma zu gründen, gilt für Sie folgende Faustregel: Multiplizieren Sie Ihren Stundenlohn als Angestellter mit zwei und nehmen Sie das Ergebnis als Basis für Ihr Honorar als Consultant. Verdienen Sie also derzeit 50 Euro pro Stunde, müssen Sie Ihren Kunden einen Stundensatz von 100 Euro berechnen. Sie fragen sich nun bestimmt, warum der Stundensatz so hoch sein muss. Ganz einfach, Sie zahlen sich nicht nur selbst ein Gehalt (die Berechnungsbasis), sondern müssen von jetzt an Ihre Krankenversicherung, Ihre Lebensversicherung und die vermögensbildenden Maßnahmen aus eigener Tasche bezahlen. Außerdem entstehen Ihnen Reisekosten, Akquisitionskosten und so weiter. Hinzu kommt, dass Sie auch noch ein wenig Geld als Gewinn zurücklegen möchten. Das alles entspricht vom Volumen her etwa Ihrem Gehalt.

Außerdem müssen Sie damit rechnen, dass Sie nicht immer mit Arbeit ausgelastet sind. Viele Consultants wissen, was eine Auftragsflaute von Tagen oder Wochen ohne jegliche Einnahmen bedeutet. Der Stundensatz muss es Ihnen ermöglichen, auch Durststrecken zu überwinden.

Wenn Sie erst einmal bei der Preisverhandlung mit Ihrem Kunden angelangt sind, denken Sie bitte daran, dass Sie ihn ja bereits davon überzeugt haben, dass Sie der Richtige für das infrage kommende Projekt sind. (Davon gehen wir zumindest aus – falls Sie ihn noch nicht überzeugen konnten, sprechen Sie ihn bitte noch einmal an und geben Sie Ihr Bestes!) Ihr Kunde wird deshalb nicht sonderlich schockiert reagieren, solange Ihr Honorar nicht mehr als 20 bis 30 Prozent über dem Stundensatz Ihrer Mitbewerber liegt. Für viele Kunden ist der beste Consultant einen Zuschlag von 20 bis 30 Prozent wert.

Je nach Art eines Projekts sollten Sie eine Mindestpauschale in der Höhe von etwa vier Stundensätzen vereinbaren. Damit vermeiden Sie Einbußen, falls sich Kunden »nur mal schnell für eine halbe Stunde« mit Ihnen treffen möchten. Bedenken Sie, dass für diese halbe Stunde mit Anfahrt, Besprechung und Rückfahrt schnell ein halber Tag vergeht. Als Consultant verkaufen Sie schließlich Ihre Zeit und Ihr Wissen. Gerade für Consultants gilt: Zeit ist Geld.

Denken Sie immer daran, Ihrem Kunden sämtliche Zusatzkosten in Rechnung zu stellen, die im Laufe Ihrer Tätigkeit für ihn anfallen. Vielleicht müssen Sie für ein bestimmtes Projekt zu mehreren Zweigstellen Ihres Kunden reisen und sind dafür einige Wochen unterwegs. Dabei fallen Spesen für Flüge, Übernachtungen, Mietwagen und Verpflegung an, die Sie extra in Rechnung stellen sollten. Klären Sie rechtzeitig mit Ihrem Kunden ab, welche Spesen Sie berechnen und ob es dabei Einschränkungen gibt. So können Sie zum Beispiel eine Übernachtungs- und Verpflegungspauschale von 125 Euro pro Tag vereinbaren oder festlegen, dass Sie Ihrem Kunden nur Flug- oder Bahntickets der zweiten Klasse berechnen.

Pauschalhonorar

Viele Consultants berechnen ein Pauschalhonorar für ihre Dienste. Wenn Sie zum Beispiel Kosmetikberaterin sind, könnten Sie einfach einen Pauschalpreis von 50 Euro pro Beratungssitzung veranschlagen. Ist Ihre Aufgabe die Umweltzertifizierung eines Elektronikkleinbetriebs, könnten Sie dafür pauschal 7.500 Euro verlangen. Der Vorteil dieser Abrechnungsmethode liegt darin, dass das Ergebnis Ihrer Tätigkeit – und letztendlich auch der Wertzuwachs für den Kunden – viel mehr in den Vordergrund gerückt wird als die Anzahl der Stunden, die Sie dafür brauchen.

Haben Sie mit Ihrem Kunden vereinbart, eine vollständige Analyse der Einkaufsabteilung und der Warenannahme durchzuführen, können Sie zum Beispiel eine Pauschale von 15.000 Euro veranschlagen. Für diesen Betrag sichern Sie ihm eine Verbesserungsstrategie zu. Nach vier Wochen ist Ihre Arbeit erledigt, Ihr Kunde erhält seinen Abschlussbericht und auch gleich Ihre Rechnung. Was sollte es ihn kümmern, wie viele Stunden Sie für ihn tätig waren, wenn er doch Ihre Lösungsstrategie in Händen hält. Ihm ist auch wichtig, dass Sie nicht mehr als die vereinbarten 15.000 Euro verlangen werden. Wenn Sie nicht mehr berechnen und zudem die Lösungsstrategie gut ist, ist Ihr Kunde zufrieden und will bestimmt nicht wissen, wie lange Sie dafür gebraucht haben. Ist die Strategie schlecht, werden Sie das noch früh genug erfahren.

Natürlich hat die Berechnung einer Pauschale eventuell auch Nachteile für Sie. Erstens werden Sie möglicherweise mehr Stunden mit dem Projekt beschäftigt sein als erwartet und Sie können dafür keinen Zuschlag verlangen. Wenn Sie dann zu viel ausgeben, könnten Sie bei dieser Arbeit schnell Minus machen. Zweitens werden Ihre Kunden vielleicht nicht verstehen, wie heilig Ihnen Ihre Zeit ist – zumindest nicht in dem Maße, wie sie es bei einem vereinbarten Stundensatz tun würden. Sie lassen Ihnen dann die benötigten Informationen eventuell nicht so schnell zukommen.

Am Anfang Ihrer Karriere als Consultant werden Sie vermutlich viele Jobs nach Stunden-oder Tagessätzen abrechnen. Mit der Zeit sollten Sie darauf hinarbeiten, für Ihre Leistungen Pauschalbeträge durchzusetzen. Auf diese Weise bleibt mehr hängen, und Sie können sich ganz auf Ihre jeweilige Aufgabe konzentrieren.

Vorschusshonorar

Es kann vorkommen, dass ein Kunde Sie sozusagen für sich »reservieren« möchte, aber nicht genau sagen kann, wann und wie lange er Ihre Dienste in Anspruch nehmen wird. Eine derartige Situation ist für ein Vorschusshonorar wie geschaffen. Ein Vorschusshonorar bedeutet nichts anderes, als dass Sie für einen bestimmten Zeitraum – meist monatlich – eine bestimmte Summe von Ihrem Kunden erhalten. Als Gegenleistung verpflichten Sie sich, diesem Kunden im Bedarfsfall zur Verfügung zu stehen.

Und so funktioniert das Ganze: Angenommen, Sie erhalten einen Jahresvorschuss von 60.000 Euro, aufgeteilt in monatliche Zahlungen von 5.000 Euro. Im Januar nimmt der Kunde Ihre Dienste für exakt diese Summe in Anspruch, im Februar dagegen arbeiten Sie zwar nur für einen Gegenwert von 2.500 Euro, erhalten aber trotzdem die üblichen 5.000 Euro. Ihr Kunde hat daraufhin für den März Arbeitsstunden von Ihnen gut und kann Ihre Dienste für den Gegenwert von 7.500 Euro in Anspruch nehmen. Für den Fall, dass Sie in einem Monat mehr arbeiten als mit dem Vorschusshonorar abgedeckt ist, stellen Sie den Mehraufwand natürlich in Rechnung. Am Jahresende erfolgt die Schlussabrechnung, und sollte der Kunde Sie weniger als vereinbart in Anspruch genommen haben, ist das nur zu Ihren Gunsten, denn ein eventuelles Guthaben des Kunden verfällt.

Diese Form der Zahlungsvereinbarung ist für beide Parteien von Vorteil. Der Kunde kann sich sicher sein, dass ihm im Bedarfsfall sofort ein qualifizierter Consultant zur Seite steht, und der Consultant kann sich über einen regelmäßigen Zahlungseingang freuen. Und wie Sie als Consultant wohl wissen, können regelmäßige Einnahmen ungemein beflügeln.

Doch wie sollte es anders sein, auch diese Variante hat mögliche Nachteile. Beim Vorschusshonorar laufen Sie Gefahr, jederzeit diese anstrengenden »Wir brauchen die Sache sofort, am besten schon vorgestern«-Anrufe zu bekommen. Und wenn Sie mit mehreren Kunden diese Art der Bezahlung vereinbart haben, könnte es sogar noch so weit kommen, dass mehrere dieser Bitten gleichzeitig eingehen! Überlegen Sie sorgfältig, wie viele Stunden Ihnen zur Verfügung stehen und verdingen Sie sich nicht bei mehreren Auftraggebern. Falls Sie zum Beispiel monatlich nur 160 Stunden Zeit haben, sollten Sie keinem weiteren Kunden zusagen, mit dessen zusätzlicher Arbeit Sie schließlich auf 200 Stunden im Monat kommen würden. Sofern Sie keine Projekte an andere Consultants vergeben, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass Sie mehr zu tun haben, als Sie in der zur Verfügung stehenden Zeit in der üblichen Qualität bewältigen können. Und so werden Sie einen, wenn nicht sogar beide Kunden enttäuschen.

Preisänderungen

Wir können es Ihnen schriftlich geben: Als Consultant kommen Sie früher oder später an einen Punkt, an dem Sie nicht umhinkommen, Ihre Preise anzuheben oder zu senken. Obwohl Sie Ihre Preise natürlich niemals ohne guten Grund ändern sollten, ist eine Erhöhung oder Reduzierung zu bestimmten Zeiten unbedingt angebracht.

Kein Kunde wird sich wahrscheinlich darüber beschweren, wenn Sie Ihre Preise senken, doch bei Preiserhöhungen sieht die Sache schon anders aus. Wer will schon morgen mehr für etwas zahlen, das er heute günstiger bekommen hat? Es empfiehlt sich in jedem Fall, sich vor Preisänderungen gute Argumente zurechtzulegen. In den nächsten Abschnitten erfahren Sie einige der üblichen Gründe, die eine Preisänderung erforderlich machen.

Preiserhöhung

Die meisten Geschäftsleute möchten für ein und dieselbe Dienstleistung am liebsten für immer und ewig denselben Preis – oder sogar einen reduzierten – zahlen. Irgendwie verständlich, aber völlig unrealistisch. Jeder weiß, dass alles immer teurer wird, und Ihre Arbeit macht da keine Ausnahme. Doch selbst wenn Sie ganz genau sagen können, warum Sie Ihren Preis erhöhen müssen, ist vielleicht nicht so klar, wann der beste Zeitpunkt dafür ist und ob die Preiserhöhung für alle oder nur für Neukunden gelten soll.

In der Regel gelten Preiserhöhungen für Neukunden sofort, bei Kunden, mit denen Sie bereits Preisvereinbarungen getroffen haben, ist die Sachlage etwas schwieriger. Haben Sie zum Beispiel einen Vertrag über ein langfristiges Projekt abgeschlossen, können Sie eine Preiserhöhung erst nach Ablauf dieses Vertrags zur Sprache bringen. Besteht keine solche Vertragsbindung, sollten Sie allen Stammkunden eine Frist von mindestens 30 Tagen einräumen, bis die neuen Preise gelten.

Neben den steigenden Geschäftskosten gibt es eine Vielzahl an Gründen für eine Preiserhöhung. Wir haben einige für Sie zusammengestellt:

Ihre Ausgaben sind gestiegen. Falls Sie trotz gestiegener Ausgaben weiterhin dieselbe Gewinnspanne erzielen möchten, müssen Sie die erhöhten Ausgaben auf Ihre Kundenpreise umlegen.

Ihre Preise sind zu niedrig angesetzt. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie für den enormen Gegenwert, den Sie Ihrem Kunden bieten, zu niedrige Preise verlangen. Gerade Einsteiger machen häufig diesen Fehler. In diesem Fall sollten Sie Ihre Preise schleunigst anheben, sodass Sie bei aktuellen und Neukunden nicht wieder draufzahlen.

Die Nachfrage ist größer als das Angebot. Wenn Sie merken, dass Ihnen ständig mehr Projekte von Kunden angeboten werden, als Sie an einem Tag schaffen können, dann ist die Zeit reif für eine Preiserhöhung, um Angebot (Ihre Arbeitszeit) und Nachfrage (die Projekte von Kundenseite) ins Gleichgewicht zu bringen.

Sie möchten die Marktlage testen. Die Preisgestaltung ist ein ewiger Balanceakt. Erhöhen Sie gelegentlich Ihre Preise und warten Sie ab, wie potenzielle Kunden darauf reagieren. Falls dann immer weniger Neuaufträge eintrudeln, war der Zeitpunkt schlecht gewählt. Scheint es den Kunden jedoch nichts auszumachen und sie fordern weiterhin lautstark Ihre Dienste ein, ist der Testlauf gelungen und Sie können Ihre Preise tatsächlich erhöhen.

Sie müssen »versteckte« Kosten abdecken. Es kann vorkommen, dass Sie im Laufe eines Projekts auf versteckte Kosten stoßen, die zu Beginn Ihrer Arbeit nicht ersichtlich waren und jetzt einen erheblichen Mehraufwand darstellen. Vielleicht müssen Sie zum Beispiel ständig zu Besprechungen, von denen vor Projektbeginn überhaupt nicht die Rede war. Oder die Beschaffung der benötigten Informationen gestaltet sich wesentlich schwieriger als erwartet. Falls Sie zusätzliche Arbeit leisten müssen, erhöhen Sie Ihr Honorar, um die Überstunden auch bezahlt zu bekommen.

Sie wollen einen Auftrag lieber nicht erhalten. Es gibt Aufträge, die man am liebsten gar nicht annehmen will. Doch, das kommt vor. Manchmal lehnt man einen Auftrag lieber ab, als sich damit abzuplagen. In einem solchen Fall können Sie einen deutlich höheren Preis in Ihrem Angebot nennen als üblich. Lehnt Ihr Kunde das Angebot ab, gut, Sie wollten den Auftrag ja ohnehin nicht haben. Akzeptiert Ihr Kunde das Angebot trotzdem, ist der Preisaufschlag ein Trostpflaster dafür, dass Sie sich jetzt durch dieses unliebsame Projekt durchbeißen müssen.

Wenn Sie sich zu einer Preiserhöhung entschließen, überlegen Sie sich bitte gründlich, wie Sie die höheren Preise Ihren Kunden gegenüber vertreten werden. Ihr Ziel lautet ja schließlich, Ihre besten Kunden zu behalten (diejenigen, die am meisten zahlen und mit denen Sie gerne zusammenarbeiten) und neue Kunden zu gewinnen. Es ist daher ganz in Ihrem Sinn, sich auf die Arbeit mit den Kunden zu konzentrieren, die Ihren Preis akzeptieren, und sich von denjenigen zu trennen, die jedes Mal von Neuem über Ihren Preis klagen. Für Selbstständige gilt folgende Regel: Haben Sie sich mit Ihrer Firma etabliert, trennen Sie sich von den 10 Prozent Ihrer Kunden, an denen Sie am wenigsten verdienen, und kümmern Sie sich lieber um den entsprechenden Prozentsatz an Neukunden, die Ihnen Ihre Arbeit auch wirklich gut bezahlen.

Preissenkungen

Doch, doch, ob Sie es glauben oder nicht, es gibt tatsächlich Situationen, in denen es für Sie von Vorteil wäre, die Preise zu senken. Da sich eine Preissenkung jedoch unmittelbar auf Ihren Profit auswirken kann, muss sie im Vorfeld gründlich durchdacht werden. Außerdem müssen Sie verhindern, dass Ihre Kunden daraufhin von Ihnen erwarten, dass Sie Preissenkungen zur Regel machen. (Es sei denn, Sie wollen es so!)

Ein paar Gründe für eine Preissenkung:

Ihre Preise sind zu hoch angesetzt. Falls trotz aller Werbeaktionen, aller guten Beziehungen und Ihres persönlichen Einsatzes Ihr Onkel Uli Ihre einziger Kunde bleibt, ist etwas ganz gehörig schiefgelaufen! Gehen Ihre Geschäfte nicht halb so gut wie geplant, sollten Sie vielleicht Ihre Preise überdenken. Sind sie zu hoch, senken Sie entweder Ihre Preise auf ein angemessenes Niveau oder erhöhen Sie den Wert Ihrer Arbeit für die Kunden. Das Preis-Leistungs-Verhältnis muss stimmen.

Sie möchten treue Kunden belohnen. Jeder macht gerne einmal ein Schnäppchen, ganz besonders Ihre Kunden. Als Belohnung für treue Kunden haben sich zwei Möglichkeiten der Preissenkung bewährt: Sie können hin und wieder eine »Sonderaktion» starten, zum Beispiel einen Preisnachlass für einen Monat, oder Sie halten für treue Stammkunden Ihre Preise konstant. (Die Preiserhöhung können Sie ja den Neukunden mitteilen.)

Sie möchten erst einmal Fuß fassen. Planen Sie zum Beispiel, in eine neue Branche vorzustoßen, kann eine (vorübergehende) Preissenkung sehr vorteilhaft sein, obwohl natürlich die Gefahr besteht, dass es schwierig ist, später das Preisniveau wieder anzuheben. Allerdings ist es nun einmal so, dass Sie keinen müden Euro verdienen, wenn kein Kunde bereit ist, Ihren möglicherweise noch so fairen Preis zu zahlen. Und wenn Sie nichts verdienen, geht Ihre Firma pleite. Wenn Sie einen neuen Markt erobern möchten, macht es sich auf lange Sicht oft bezahlt, die Preise zu senken, um damit überhaupt erst einmal Kunden zu gewinnen. Betonen Sie jedoch, dass es sich bei Ihrer Preissenkung um eine einmalige Angelegenheit handelt und Sie in Zukunft Ihr übliches Honorar in Rechnung stellen.

Nachlass für Berufskollegen: Für Ärzte, Rechtsanwälte und andere Berufsgruppen gelten oft sogenannte Kollegenrabatte. Auch als Consultant sollten Sie diese Möglichkeit in Betracht ziehen. Warum? Weil Sie dadurch die Beziehung zu Ihren Berufskollegen verbessern – und vielleicht von ihnen weiterempfohlen werden oder sie Ihnen die Zusammenarbeit bei einem Projekt anbieten.

Bei einer Preisverhandlung mit einem Neukunden ist folgende Vorgehensweise sehr empfehlenswert:

Normaler Stundensatz: 75 Euro

Neukundenrabatt, um sich entgegenkommend zu zeigen und die Arbeitsqualität unter Beweis zu stellen: 15 Euro pro Stunde

Nettohonorar, einmalig für das Projekt gültig: 60 Euro pro Stunde

Damit erfährt Ihr Neukunde schon jetzt Ihren üblichen Preis und weiß dennoch zu schätzen, dass Sie ihm ein Stück entgegenkommen, um ihn mit Ihrer Leistung überzeugen zu können.

Standhaft bleiben

Jeder Consultant wird Ihnen mindestens ein oder zwei Beispiele nennen können, bei denen Kunden um die Preise schachern wollten. Sie selbst werden da zweifellos auch schon Ihre Erfahrungen gemacht haben. Vergessen Sie aber bitte niemals, dass es sich um Ihre Firma handelt und dass Sie das letzte Wort über Ihre geschäftlichen Entscheidungen treffen. Wenn Sie eine Preissenkung oder andere Zugeständnisse beschließen, um damit Kunden zu gewinnen (und deren Aufträge!), ist das völlig in Ordnung. Hauptsache ist, Sie haben einen guten Grund und wissen, was Sie damit erreichen.

Wenn Sie aber unbedingt an Ihren Preisen festhalten und den Wunsch des Kunden nicht erfüllen möchten, dann nur zu! Damit verschaffen Sie sich Respekt (und jeder will seinen Geschäftspartner respektieren können) und schrecken auch gleichzeitig die Geizhälse unter Ihren Kunden ab, denen der Preis wichtiger ist als das Ergebnis Ihrer Arbeit und der Gegenwert, den sie erhalten. Das hört sich doch ganz gut an, oder?

Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, Kunden (höflich!) beizubringen, dass Sie ihren Forderungen nach einem Preisnachlass wohl eher nicht zustimmen werden:

Sagen Sie einfach »Nein«. Gerade als Geschäftsmann wird es Ihnen wohl nicht gefallen, Ihren Kunden eine Bitte abzuschlagen. In manchen Situationen bleibt Ihnen jedoch nichts anderes übrig. Reagieren Sie also auf die Frage nach einer Preissenkung sofort mit einem höflichen, aber bestimmten »Nein«. Wenn Sie dies in einem bestimmten Tonfall und im Brustton der Überzeugung hervorbringen, kann das oft sogar beruhigend auf den Kunden wirken. Er hat dann das sichere Gefühl, wirklich etwas für sein Geld geboten zu bekommen, und glaubt, dass bei der Preisverhandlung wirklich kein Spielraum mehr war. Trödeln Sie nicht herum und reden Sie nicht lange um den heißen Brei herum, sonst verärgern Sie Ihren Kunden, wenn Sie erst Stunden später die klare Aussage treffen, dass eine Preissenkung nicht infrage kommt. Bleiben Sie bei Ihrer Aussage und schwanken Sie nicht, sonst glaubt der Kunde, Sie hätten ihm signalisiert, dass es da doch noch etwas zu verhandeln gäbe – selbst wenn dem nicht so ist.

Legen Sie sich gute Argumente zurecht. Sie sollten nach Ihrem »Nein« ganz genau erklären können, was Sie zu dieser Antwort bewogen hat. Erläutern Sie beispielsweise, dass Sie zu einem solch niedrigen Preis Ihre laufenden Ausgaben nicht bezahlen können oder Ihre Arbeit nicht so erledigen können, wie der Kunde dies wünscht. Klar mag es kein Kunde gut finden, wenn seine Bitte abgeschlagen wird, doch wenn Sie gute Gründe dafür anführen, wird er Sie zumindest verstehen können.

Unterbreiten Sie ihm einen Gegenvorschlag. Selbst wenn Sie nicht auf die Konditionen Ihres Kunden eingehen können, gibt es vielleicht einen Kompromiss, der beide Seiten zufriedenstellt. Eventuell könnten Sie Ihrem Kunden anbieten, das Projekt zwar nicht billiger, dafür aber schneller zu erledigen. Je mehr Alternativen Sie vorschlagen können, umso besser.

Denken Sie immer daran: Es geht ums Geschäft, nicht um Ihre Person. Streiten Sie sich niemals mit einem Kunden über Ihr Honorar oder Ihren Standpunkt, keinen Preisnachlass zu gewähren. Ihre Entscheidungen sind und bleiben geschäftliche Entscheidungen und dürfen niemals auf persönlicher Ebene diskutiert werden oder zu einem Nervenkrieg ausarten. Nimmt Ihr Gespräch mit dem Kunden eine unangenehme Wendung, sollten Sie es höflich aber bestimmt beenden. Stellen Sie nochmals kurz klar, welchen Standpunkt Sie vertreten, und bitten Sie Ihren Kunden ganz einfach, Sie anzurufen, wenn er seine Meinung ändert.

Wenn ein Kunde das Gespräch auf das Thema Rabatt bringt, kann sich damit für Sie eine Gelegenheit auftun, die Natur der Preisgestaltung zu ändern. Bohren Sie ein wenig nach, weshalb er Ihnen weniger zahlen möchte oder kann. So kann sich eine Möglichkeit erschließen, einen Preis anderer Art zu verlangen. Bittet er Sie beispielsweise, weniger pro Stunde zu nehmen, möchte er damit vielleicht nur erreichen, dass die Gesamtkosten für das Projekt reduziert werden. Nun könnte der optimale Zeitpunkt gekommen sein, es einmal mit einem Vorschusshonorar zu probieren, wodurch sich die Kosten auf Kundenseite und gleichzeitig Ihr Arbeitsaufwand verringern würden. Möglicherweise wurden Sie bis zu diesem Zeitpunkt ja auch nach Stunden bezahlt und der Kunde würde nun eine projektbezogene Abrechnung vorziehen.

Es mag so aussehen, als wäre die Festlegung Ihres Honorars keinen festen Regeln unterworfen, doch es steckt tatsächlich Methode dahinter, wie sich der Preis zusammensetzt und warum er sich hin und wieder ändern sollte. Selbst wenn es Ihnen unangenehm sein sollte, das Thema Geld zur Sprache zu bringen, denken Sie bitte daran, dass es um ein Geschäft geht! Und zwar um Ihres! Sie wollen schließlich Geld verdienen und nicht draufzahlen. Wenn Sie anders handeln, verfahren Sie eher nach dem Motto »Wie gehe ich möglichst schnell pleite?«. Legen Sie Ihre Preise so fest, dass Sie Ihr finanzielles Ziel erreichen und ab und zu auch mal ein paar Tage Urlaub dabei herausspringen.

Teil III

Die Arbeit als Consultant – ein Schnellkurs

In diesem Teil …

Jeder Consultant, ob nun Experte für Gartenbiotope oder für Unternehmensführung, geht bei der Problemdefinition für seine Kunden und der Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen nach einem bestimmten Konzept vor. In diesem Teil des Buches befassen wir uns mit dem Beratungsvorgang selbst, der Folgendes beinhaltet: Problemdefinition, Sammeln von Informationen, Problemlösung sowie Präsentation und Umsetzung der Lösungsvorschläge. Wenn Sie diese Abläufe perfektionieren, werden Sie zu einem Consultant, mit dem man rechnen muss!

7

Das Problem erkennen und eine überzeugende Lösung vorschlagen

In diesem Kapitel

Das erste Treffen mit Ihrem Kunden

Partnerschaftlicher Umgang mit Kunden

Lösungsvorschläge ausarbeiten

Jeder geschäftliche Vorgang hat einen Anfang, ein Ende und dementsprechend einen Mittelteil. Bei einem Beratungsvorgang besteht der Anfang darin, das Problem zu erkennen, der Mittelteil setzt sich aus dem Sammeln und Auswerten der erforderlichen Informationen und der Präsentation der Lösungsvorschläge zusammen und das Ende bildet die Umsetzung der Lösungsstrategien. Der erste Schritt – die Problemdefinition – ist der kritische Punkt, da er die Weichen für die gesamte weitere Vorgehensweise stellt.

Die erste Beurteilung der Lage wird meist in einem persönlichen Gespräch mit dem potenziellen Kunden geklärt. Üblicherweise wird zwar ein persönliches Treffen vereinbart, doch es spricht auch nichts dagegen, telefonisch oder schriftlich miteinander zu kommunizieren. Das persönliche Treffen ist in den meisten Fällen sinnvoller als andere Kommunikationsmethoden, da es den Aufbau einer engen Kundenbeziehung vereinfachen und sich ein besseres Problemverständnis entwickeln kann. Ob sich eine persönliche Zusammenkunft anbietet, hängt davon ab, wie wichtig das Projekt ist, wie weit die Entfernung zum Kunden ist und ob Sie sich von ihm weitere Aufträge erhoffen. Unabhängig von der Kommunikationsmethode verfolgen Sie mit der ersten Kontaktaufnahme drei Ziele:

Erkennen des Problems

Entscheiden, ob Sie der Richtige für diese Aufgabe sind

Aufbau einer persönlichen Beziehung zu Ihrem Kunden

Diese drei Punkte gelten für jeden Consultant, der sich zum ersten Mal mit seinem Kunden bespricht. Es spielt keine Rolle, ob Sie Hauseigentümer zum Thema Mülltrennung beraten (und gleich die entsprechenden Tonnen verkaufen) oder Managementschulungen für eine internationale Unternehmensberatung abhalten. Der erste Kundenkontakt dient immer den gleichen Zwecken.

In diesem Kapitel erfahren Sie, welche Ziele Sie sich für die ersten Kundengespräche setzen müssen, welche Fragen Sie stellen und auf was Sie unbedingt achten sollten. Außerdem finden Sie hier Anregungen zum Aufbauen einer guten Kundenbeziehung und Informationen darüber, wie Sie ein überzeugendes Angebot unterbreiten.

Kundengespräche optimal nutzen

Ganz spontan fällt Ihnen vermutlich für das erste Gespräch mit Ihrem Kunden nur ein Ziel ein: ihn zu überzeugen, dass er Ihnen den Auftrag erteilt. Letztendlich trifft das ja auch zu. Damit aus dem voraussichtlichen Projekt allerdings auch der gewünschte Erfolg für beide Seiten wird, müssen Sie sich unbedingt ganz genau über Ihren Kunden und seine Probleme informieren, damit Sie einschätzen können, ob eine vertrauensvolle Kundenbeziehung möglich ist und Sie über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen.

Die Art des Problems und den Kunden kennenlernen

Das erste Gespräch ist eine spannende Entdeckungsreise: Man legt den Grundstein für eine enge Geschäftsbeziehung, erfährt Einzelheiten über geschäftliche Erfolge und Misserfolge und muss spüren, ob man selbst und der Kunde die gleiche Wellenlänge hat. Um diese wichtige Anfangsphase erfolgreich zu meistern, sollten Sie sich für die ersten Gespräche die folgenden Ziele setzen:

Stellen Sie eine Beziehung zum Kunden her und entwickeln Sie eine Partnerschaft. Die Beratertätigkeit baut ganz wesentlich auf menschlichen Aspekten und der guten Beziehung zu den Kunden auf. Wenn Sie Freude am Umgang mit Menschen haben, fällt es Ihnen sicherlich nicht schwer, eine enge Beziehung und letztendlich ein partnerschaftliches Verhältnis zu den Kunden aufzubauen. Zählen Sie eher zu den Menschen, die Fremden gegenüber zurückhaltend und reserviert auftreten, werden Sie als Consultant ziemlich einsam sein. Bemühen Sie sich, Berührungsängste zu überwinden und eine entspannte Atmosphäre zu verbreiten, die den Grundstein für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit bildet.

Schätzen Sie die Persönlichkeit Ihres Kunden ein und richten Sie sich entsprechend danach. Ist Ihr Kunde eher ein sachlicher, dominanter Typ, sollten Sie möglichst ohne Umschweife aufs Geschäftliche zu sprechen kommen, während ein Kunde, der sich Zeit für ein längeres Gespräch in freundlicher Atmosphäre nimmt, sehr wahrscheinlich hohen Wert darauf legt, dass es zwischen ihnen beiden »gefunkt« hat, bevor er sich für Ihre Qualifikationen interessiert.

Unterstützen Sie Ihren Kunden bei der Definition seiner Herausforderungen und Möglichkeiten und entwickeln Sie ein Gespür für seine Bedürfnisse. Ihre Kunden betrachten Sie als den geeigneten Ansprechpartner zur Lösung der firmeninternen Herausforderungen und Schwierigkeiten und diskutieren natürlich mit Ihnen die eventuellen Projekte. Vielleicht spricht man Sie auch an, weil man Ihnen zutraut, dass Sie zeigen können, wie man am Markt von heute die besten Geschäfte macht. Höchstwahrscheinlich haben Ihre Kunden auch bereits eine grobe Vorstellung davon, wo der Schuh drückt und haben dafür sogar schon eine Lösung parat. Und Sie sollten sich Ihrerseits durch eigene Nachforschungen über die Firma ein Bild von den Schwierigkeiten und Herausforderungen gemacht haben. Ihr Ziel ist es nun, die eigentlichen Probleme festzustellen und zu entscheiden, ob Sie sie lösen können.

Ihr Kunde vertritt zum Beispiel die Überzeugung, dass die hohe Mitarbeiterfluktuation in seinem Unternehmen auf das niedrige Lohnniveau zurückzuführen ist. Sie hegen jedoch den Verdacht, dass es eher am schlechten Management liegt. Bei Ihren Internetrecherchen im Vorfeld haben Sie vielleicht Zeitschriftenartikel entdeckt, die andeuten, dass diejenigen Mitarbeiter in Schlüsselpositionen, die gekündigt haben, alle der gleichen Führungskraft unterstanden. So mag Ihr Kunde zwar bereit sein, dem für ihn offensichtlichen Problem mit einer allgemeinen Gehaltsaufbesserung zu begegnen, schreckt aber vielleicht vor dem eigentlichen Problem des schlechten Managements zurück. Wir wissen von vielen Unternehmensberatern, dass beim ersten Treffen fast nie das tatsächliche Problem, sondern lediglich Symptome dieses Problems geschildert werden. Beim zweiten Schritt des Beratungsvorgangs, dem Sammeln der verfügbaren Informationen, werden Sie feststellen können, ob Ihr Kunde das eigentliche Problem verkannt hat.

Definieren Sie das Projektziel und Zusatzleistungen nach Projektabschluss. Nachdem Sie festgestellt haben, dass ein Problem vorliegt und sich eine klare Vorstellung davon gemacht haben, legen Sie zusammen mit Ihrem Kunden das Projektziel sowie weitere Leistungen Ihrerseits nach Abschluss des Projekts fest. Normalerweise wissen Kunden ganz genau, welches Ergebnis sich mithilfe Ihrer Beratung einstellen soll, selbst wenn sie die notwendigen Maßnahmen dafür nicht kennen. Fragen Sie Ihren Kunden also nach seinen Erwartungen und formulieren Sie daraus konkrete, messbare und realistische Ziele. Fragen Sie Ihren Kunden zum Beispiel: »Wie soll das Ganze denn aussehen, wenn wir fertig sind?« Nach der Definition der Ziele überlegen Sie sich, ob und welche Zusatzleistungen Ihre Empfehlungen beinhalten sollen, als da wären: ein Abschlussbericht mit Empfehlungen für das Topmanagement, eine Kundenumfrage, Mitarbeiterschulungen oder eine Werbekampagne.

Dieser Zeitpunkt eignet sich auch hervorragend, um einmal nachzuforschen, welche Bedeutung das Problem für den Kunden hat. Anders gesagt: Wie misst er die Kosten, die dadurch entstehen? Vielleicht sagt er ja etwas in der Art: »Dadurch gehen uns im Monat zusätzliche 100 Arbeitsstunden flöten.« Das gibt Ihnen schon einmal einen ersten Anhaltspunkt, wie viel ihn das Problem kostet. Und wenn Sie diese Hausnummer kennen, erhalten Sie einen Einblick, wie viel es dem Kunden wert ist, dass das Problem gelöst wird – und wie viel ihm Ihre Dienste wert sind (sprich: welchen Preis Sie verlangen können).

Ermitteln Sie den Projektetat. Vergessen Sie nicht: Zeit ist Geld. Falls Ihr potenzieller Kunde über einen Projektetat verfügt, sollten Sie diesen kennen. Falls nicht, sollten Sie das ebenfalls wissen. Es bringt überhaupt nichts, ein mehrere Millionen teures Angebot zu erstellen, wenn der Kunde ganz offensichtlich bloß ein paar Hunderttausend Euro – oder sogar noch weniger – zur Verfügung hat.

Legen Sie die Verantwortlichkeiten fest. Nehmen Sie sich bei den ersten Treffen mit Ihrem Kunden ausreichend Zeit, um festzulegen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Dadurch vermeiden Sie, dass während des Projekts Verwirrung darüber entsteht, wer für was zuständig ist. Sollen zum Beispiel Sie die Fragebögen an die Mitarbeiter Ihres Kunden verteilen oder nimmt das der Kunde in die Hand? Kümmern Sie sich um Mitarbeiterschulungen oder erledigt das der Auftraggeber? Wer ist für die Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge zuständig – Sie oder Ihr Kunde? Klären Sie diese Fragen jetzt, bevor der Stein ins Rollen gerät.

Legen Sie fest, welche Informationen und Hilfestellungen Sie von Ihrem Kunden benötigen. Bei den ersten Gesprächen mit Ihrem Kunden müssen Sie ihm klarmachen, in welchen Punkten Sie auf seine Mithilfe angewiesen sind, und mit ihm vereinbaren, dass und wie er aktiv mitarbeiten wird. Wenn Sie Ihrem Kunden zum Beispiel Vorschläge für ein neues Entlüftungssystem in der Firmenzentrale zur verbesserten Luftzirkulation und Ableitung von Schmutzpartikeln unterbreiten sollen, benötigen Sie unbedingt genaue Baupläne und die technischen Daten des alten Systems. Legen Sie deshalb gemeinsam mit Ihrem Kunden fest, welche Informationen Sie benötigen und wer Ihre jeweiligen Ansprechpartner sind. Und weisen Sie Ihren Kunden darauf hin, dass er diese Mitarbeiter entsprechend informiert und vorbereitet.

Legen Sie die Terminplanung für das Projekt fest. Vom Wunschtermin Ihres Kunden und Ihrer Fähigkeit, die Ergebnisse bis zu diesem Termin zu liefern, hängt sehr viel ab. Kunden, die sich mit einem Problem an einen firmenexternen Consultant wenden, haben es mit der Lösung normalerweise brandeilig. Sind Sie zum Beispiel Bauingenieur und haben die Aufgabe, Vorschläge zur Behebung eines Dammbruchs vorzulegen, wird sich Ihr Kunde wohl kaum mit einem Abgabetermin in zwölf Monaten zufriedengeben. In einer derartigen Situation, in der es um Menschenleben geht, ist bereits eine Woche Bearbeitungszeit zu lang. Stellen Sie also gemeinsam mit Ihrem Kunden einen Terminplan auf, der zum einen den Erfordernissen Ihres Kunden entspricht und der Ihnen zum anderen genug Zeit lässt, das Projekt sorgfältig zu bearbeiten.

Ermitteln Sie den Entscheidungsträger. Obwohl Sie die Person wahrscheinlich schon im Vorfeld des ersten Treffens ausgemacht haben, bietet sich hier dennoch eine gute Gelegenheit, um die Vermutung zu bestätigen. Sollten noch andere – zum Beispiel der Finanzchef oder der Leiter des Rechenzentrums – ein Mitspracherecht haben, können Sie jetzt herausfinden, ob dem so ist. Falls Ihre Zusammenkunft in der Firma des Kunden stattfindet, können Sie vielleicht sogar die Mitarbeiter persönlich kennenlernen, die an der Entscheidung, ob Sie beauftragt werden, beteiligt sind. (Auf diese Weise kann man auch wunderbar eine gute Beziehung zum Team aufbauen. Und die kann manchmal wichtiger sein als die Beziehung zum Chef!)

Entscheiden Sie, ob Sie den Auftrag annehmen. Viele Consultants (und Kunden übrigens auch) irren sich in der Annahme, dass ausschließlich der Kunde entscheidet, ob Sie den Auftrag erhalten. Die Entscheidung, ein Projekt zusammen durchzuführen, wird im gegenseitigen Einvernehmen getroffen. Ebenso wie Ihr Kunde die Zusammenarbeit mit Ihnen ablehnen kann, weil Sie seiner Ansicht nach fachlich oder menschlich betrachtet nicht der Richtige sind, können auch Sie das Projekt aus verschiedenen Gründen ablehnen. Ablehnungsgründe sind unter anderem der Verdacht, dass der Kunde den notwendigen Änderungen keinesfalls zustimmen wird, oder mit persönlichen Differenzen gerechnet werden muss. Zu einer Partnerschaft gehören immer zwei! Sollten Sie den Auftrag annehmen, besteht Ihre nächste Aufgabe darin, Lösungsvorschläge auszuarbeiten und Ihrem Kunden vorzulegen.

Bei den ersten Kundengesprächen geht es also um viel mehr, als nur dem Kunden die eigenen Vorzüge schmackhaft zu machen, um einen Auftrag an Land zu ziehen. Wenn Sie sich bei den ersten Gesprächen an die obigen Richtlinien halten, stellen Sie bereits die Weichen für ein überzeugendes Lösungskonzept und einen erfolgreichen Projektabschluss.

Vorbereitung für die ersten Kundenbesprechungen

Es gibt Consultants, die ihre Kunden nie persönlich treffen, während solche Zusammenkünfte für andere einen ganz wichtigen Teil des Beratungsvorgangs ausmachen. In manchen Fällen – in denen es um wenig komplexe Probleme und unkomplizierte Lösungsstrategien geht – können Sie ohne ein vorheriges Treffen sofort ein Angebot erstellen. Falls sich die Aufgabenstellung jedoch als komplizierter erweist, Sie Ihre Lösungsstrategien noch genauer ausarbeiten müssen oder der Aufbau einer guten Beziehung zum Interessenten einfach ein persönliches Eingreifen erfordert, werden Sie es eventuell als angenehmer oder sogar zwingend notwendig empfinden, ihn direkt anzusprechen.

Wahrscheinlich haben wir Sie jetzt nervös gemacht oder eingeschüchtert, weil wir ständig darauf herumreiten, wie wichtig die erste Begegnung mit Ihrem Kunden ist. Holen Sie mal tief Luft und entspannen Sie sich. Selbst wenn Sie noch Anfänger in der Consulting-Branche sind, haben Sie Ihren Kunden bestimmt eine Menge zu bieten, und glauben Sie uns, Ihre Kunden wissen das.

Einen optimalen Eindruck hinterlassen

Nachfolgend noch einige Tipps, damit Sie bei Ihren Kunden sicher auftreten können und einen positiven Eindruck von sich und Ihrem Unternehmen hinterlassen:

Entspannen Sie sich! Sicher, die Treffen mit dem Kunden sind immer entscheidend. Es kommt darauf an, möglichst schnell eine gute Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen, und dafür müssen Sie von Anfang an eine angenehme Atmosphäre schaffen. Das geht aber nur, wenn Sie selbst Zuversicht ausstrahlen und sich wohlfühlen. Ganz ruhig, entspannen Sie sich! Sie haben sich doch gut auf dieses Gespräch vorbereitet und wissen genau, was Sie können. Es gibt überhaupt keinen Grund zur Panik! Ganz im Gegenteil. Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben, können Sie doch eigentlich Ihren Tatendrang kaum noch zügeln und brennen darauf, Ihrem Kunden zu helfen. Denken Sie positiv, auch wenn Sie nervös werden. Es kann Sie inspirieren!

Bringen Sie in Erfahrung, wer aus welchem Grund an diesem Gespräch teilnimmt. Informieren Sie sich, welche Mitarbeiter Ihres Kunden auch noch an dem Meeting teilnehmen und welche Positionen sie innehaben. Sie können sich dann gezielt auf Themen vorbereiten, die für einzelne Teilnehmer interessant sein könnten. Bringen Sie zum Beispiel in Erfahrung, dass der Chefinformatiker anwesend sein wird, können Sie einfließen lassen, dass Sie sich bestens mit Netzwerken und Datenbanken auskennen (natürlich nur dann, wenn das auch stimmt!). Damit haben Sie schon einen sehr aufmerksamen Zuhörer für sich gewonnen.

Machen Sie einen guten Eindruck. Der erste Eindruck zählt, und Sie haben nur einmal die Möglichkeit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Sie treten als Profi auf, und dementsprechend professionell sollten die Art Ihrer Begrüßung, Ihre Kleidung, Ihre Ausdrucksweise und Ihr persönliches Auftreten sein. Als Finanzberater für Banken sollten Sie sich auch wie ein Banker kleiden. Als Experte für das Aufpolieren von Sportbooten erscheinen Sie ganz leger in Shorts, Poloshirt, Bootsschuhen und Windjacke. Erzählen Sie Ihrem Kunden von bereits erfolgreich abgeschlossenen Projekten, und streuen Sie gelegentlich ein paar Namen von Kunden ein, die man in der Branche kennt. Allerdings sollten Sie darauf achten, dabei nicht in Wichtigtuerei zu verfallen. Wenn Sie eine Referenzenliste verteilen, fragen Sie vorher bei den Referenzkunden nach, ob sie damit einverstanden sind. Lassen Sie Ihren Kunden spüren, dass Sie ihm aufmerksam zuhören, ernsthaft daran interessiert sind, ihm zu helfen und zielgerichtet zur Tat schreiten können. Damit haben Sie alles getan, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Bereit sein ist alles. Es kann vorkommen, dass ein Kunde Sie auf die Probe stellt und Ihnen fachlich sehr spezielle Fragen stellt, um sowohl Ihr Wissen als auch Ihre Reaktion und Ihr Urteilsvermögen zu prüfen. Die beste Möglichkeit, sich in so einem Fall nicht zu blamieren, ist eine sorgfältige Vorbereitung auf das Treffen. Handelt es sich um ein Treffen mit einem Neukunden, informieren Sie sich so umfassend wie möglich über sein Unternehmen: Absatzmärkte, Technologiebereich, Belegschaft, Erfolge und Misserfolge. Der Kunde wird nicht nur wohlwollend zur Kenntnis nehmen, dass Sie sich über sein Unternehmen informiert haben, sondern auch zu schätzen wissen, dass Sie sich wertvolle Zeit dafür genommen haben. So sammeln Sie Pluspunkte!

Hören Sie aufmerksam zu. Nur wenn Sie Ihrem Kunden aufmerksam zuhören, können Sie sein Problem auch richtig verstehen und Lösungsansätze entwickeln. Es gibt Consultants, die sich einbilden, sie müssten möglichst pausenlos reden, um ihr Fachwissen ausreichend unter Beweis zu stellen. Doch das ist definitiv nicht angebracht. Wenn Sie nicht gerade irgendeine Präsentation durchführen, gilt für alle Kundenbesprechungen die Regel: Mehr zuhören, als selbst reden. Nur so können Sie Ihren Kunden wirklich verstehen und erfahren, was er von Ihnen erwartet.

Machen Sie sich Notizen. Im Laufe der ersten Besprechungen oder Telefonate werden viele Ideen, Bedenken, Konzepte, Ansätze und Abmachungen zur Sprache kommen. Notieren Sie sich alle wichtigen Punkte dieser Gespräche, damit Sie das Projekt entsprechend planen und umsetzen können. Außerdem wird es Ihrem Kunden gut gefallen, wenn er sieht, dass Sie großen Wert auf seine Beiträge legen. Gewöhnen Sie sich auch an, direkt nach den Meetings Ihre persönlichen Eindrücke zu notieren, solange sie noch frisch im Gedächtnis sind.

Das ist doch alles gar nicht so schlimm, oder? Sie werden sehen, mit jedem Kundengespräch, das Sie hinter sich gebracht haben, wächst Ihr Selbstvertrauen und schwindet Ihre Nervosität. Sie werden schon bald nicht mehr wissen, warum Sie überhaupt jemals Angst davor hatten und sich richtig professionell verhalten. Bis es so weit ist, arbeiten Sie einfach weiter an sich und suchen, schon zu Übungszwecken, regelmäßig Ihre Kunden auf.

Viele Fragen stellen

Bevor Sie Ihrem Kunden einen so fantastischen Lösungsvorschlag präsentieren können, dass er Sie stehenden Fußes beauftragt, müssen Sie viele Fragen gestellt haben. Sobald sich ein Kunde für Sie entschieden hat, müssen Sie wissen, welche Fragen dann wichtig sind. Die Antworten, die Sie im Frühstadium des Beratungsvorgangs erhalten, bestimmen den gesamten weiteren Verlauf.

Womit wir beim nächsten Schritt wären: Formulieren Sie Ihre Fragen so, dass Sie nützliche Antworten erhalten. Nachfolgend einige Fragestellungen zur Auswahl; selbstverständlich können Sie diese Liste beliebig erweitern:

Um welches Problem handelt es sich?

Wie äußert sich das Problem?

Was ist Ihrer Meinung nach die Ursache dieses Problems?

Wie lange besteht dieses Problem schon in Ihrem Unternehmen?

Wer ist von dem Problem betroffen?

Haben Sie schon versucht, dieses Problem zu beheben? Wie? Und was ist dann passiert?

Gibt es bei Ihnen möglicherweise schon Ideen oder Vorstellungen über erfolgversprechende Lösungsansätze? Wie sehen diese aus?

Was ist Ihr Ziel?

Können firmeninterne Schwierigkeiten bei der Lösungssuche im Wege stehen?

Können firmeninterne Schwierigkeiten bei der Umsetzung möglicher Lösungen auftreten?

Glauben Sie, dass das Management notwendigen Änderungsmaßnahmen zustimmen wird, sofern der Projekterfolg davon abhängt?

Welche messbaren Ergebnisse erwarten Sie nach Abschluss des Projekts? (Die Antwort gibt Ihnen einen Hinweis darauf, wie viel dem Kunden die Behebung des Problems wert ist.)

Wann soll das Projekt abgeschlossen sein?

Welche Rolle werden Sie im Laufe des Projekts und im Anschluss daran übernehmen?

Welche Informationen können Sie mir liefern und wie können Sie mich anderweitig unterstützen?

Welche Mitarbeiter Ihrer Organisation sollen in dem Projekt mitarbeiten?

Bin ich für die Umsetzung meiner Lösungsstrategien verantwortlich?

Haben Sie einen Projektetat aufgestellt?

Haben Sie bezüglich dieses Projekts persönliche Bedenken?

Wann soll ich anfangen?

Durch Ihre Recherchen vor den jeweiligen Treffen wird sich eine ganze Reihe der Fragen schon von selbst beantwortet haben. Es kann aber nie schaden, sich das Ganze durch Fragen an den Kunden noch einmal genauestens bestätigen zu lassen. Wenn Sie sich jetzt erkundigen, haben Sie eventuell bei der späteren Arbeit ein paar Sorgen weniger und sparen außerdem Zeit. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, in sämtlichen Gesprächen und Treffen mit Kunden, Fragen zu stellen.

Eine partnerschaftliche Beziehung zum Kunden aufbauen

Sie haben die Wahl: Sie können entweder mit Ihren Kunden oder gegen sie arbeiten. Wir verraten Ihnen mal ein kleines Geheimnis: Die schöne Welt des Consultings ist nicht immer reines Zuckerschlecken. Wenn man sich gerade mit einem starrsinnigen Kunden oder unkooperativen, schwierigen Angestellten abplagen muss, wünscht man sich manchmal, man wäre doch lieber Bibliothekar geworden. Wenn Sie gegen Ihren Kunden arbeiten, ist das Problem, dass keiner gewinnt und jeder verliert. Sie verlieren kostbare Zeit für einen Projektplan, den der Kunde nicht zu schätzen weiß oder gar nicht mehr will, und der Kunde verliert, weil er auf seinem Problem vorerst sitzen bleibt.

Falls Sie zu einem Kunden ein gespanntes Verhältnis haben oder sich aus einem unbestimmten Grund mit ihm nicht so recht wohlfühlen, ist es eventuell besser, sich von diesem Kunden zu trennen. Es gibt sicher andere, mit denen Sie besser klarkommen. Stimmt die Chemie zwischen Consultant und Kunde nicht von Anfang an, wird sich das wahrscheinlich auch nicht mehr ändern.

Noch einmal klar und deutlich: Sie arbeiten nicht gegen, sondern mit Ihrem Kunden in einer partnerschaftlichen Beziehung. Dann stehen Sie beide auf der Gewinnerseite. Nachfolgend einige bewährte Tipps, wie Sie dies erreichen können:

Das A und O ist die Zusammenarbeit. Dies gilt ausnahmslos für jedes Projekt. Sitzt der »Herr Experte« auf einem hohen Ross und grenzt sich so vom Unternehmen und dessen Mitarbeitern ab, wird der Kunde bezweifeln, dass der Consultant einen guten Einblick in das Unternehmen gewonnen hat, und seine Berichte und Vorschläge wenig beachten. Es ist auch nicht gerade das Gelbe vom Ei, wenn umgekehrt der Kunde seinen Consultant wie irgendeinen Untergebenen behandelt, jeden seiner Schritte mit Argusaugen überwacht und ihm keinen Freiraum lässt. So kann kein Consultant sinnvolle Arbeit leisten. Die beste Lösung ist die Zusammenarbeit zwischen Kunde und Consultant, die gegenseitige Unterstützung, damit das gemeinsame Projekt Erfolg haben kann.

Kommunizieren Sie offen miteinander. Kommunikation besteht immer aus Sprechen und Zuhören. Wenn Sie endlose Monologe halten, werden Sie das Problem Ihres Kunden und seine Erwartungen niemals verstehen. Gegenseitiges Vertrauen und Respekt sind das Fundament einer guten Partnerschaft, in der die Partner offen miteinander sprechen und sich auch aufmerksam zuhören. In einer echten Partnerschaft zählt jede Meinung gleich viel und die Kommunikation verläuft offen, ehrlich und in beide Richtungen.

Bringen Sie Schwierigkeiten gleich zur Sprache. Schwierigkeiten sollten in jeder Partnerschaft – so auch in der zwischen Consultant und Kunden – am besten sofort offen und ehrlich besprochen werden. Wenn Sie um den heißen Brei herumreden oder Probleme lieber nicht ansprechen, um die Beziehung nicht zu »belasten«, lösen sich die Probleme weder von allein, noch trägt dies zur Ausarbeitung von sinnvollen Lösungsstrategien bei. Ganz im Gegenteil: Ihre Lösungsvorschläge werden unvollständig und sehr wahrscheinlich falsch sein, da Sie die kritischen Punkte übergehen. Besprechen Sie deshalb alle Schwierigkeiten unverzüglich mit Ihrem Kunden. Seien Sie ehrlich und halten Sie mit Ihrer Meinung nicht hinter dem Berg. Gehen Sie dabei diplomatisch vor und erweisen Sie ihm den nötigen Respekt, doch zögern Sie nicht, das Kind beim Namen zu nennen. Daraus wird sich eine echte Partnerschaft entwickeln; die Märchenversion einer Ehe ohne Probleme vergessen Sie ganz einfach.

Entscheiden Sie gemeinsam. Sofern es möglich ist, sollten Sie alle wichtigen projektbezogenen Entscheidungen mit Ihrem Kunden gemeinsam treffen. Wenn sich Ihr Kunde als Teammitglied fühlt, wird Ihre Partnerschaft erfolgreicher sein und Sie geben ihm gleichzeitig das Gefühl, bei der Lösung der Probleme nicht außen vor gelassen zu werden. Aus demselben Grund können Sie Ihren Kunden auch darum bitten, Sie in seine projektbezogenen Entscheidungen einzubeziehen. Sie vertiefen so Ihre Beziehung und können bessere Lösungsvorschläge liefern.

Achten Sie auch auf personelle Probleme. Manche Unternehmen erwarten von ihrem Consultant, dass er sich ausschließlich mit technischen Abläufen befasst und personelle Probleme – unentschlossene oder tyrannische Manager und Vorgesetzte, chronische Unpünktlichkeit, permanentes Überziehen der Mittagspause – ignoriert. Ein grober Fehler! Wenn Sie das Problem Ihres Kunden erfolgreich lösen sollen, müssen Sie auch das Verhalten der Mitarbeiter (auch der Führungskräfte!) in Ihre Überlegungen mit einbeziehen dürfen. Natürlich kann das Chaos im Betrieb durch Fehler in der Unternehmenspolitik, in einem System oder Verfahren entstanden sein. Aber auch Mitarbeiter können Fehler machen, die sich katastrophal auswirken. Der Erfolg der Geschäftsbeziehung zwischen Consultant und Kunde kann sich deshalb nur dann einstellen, wenn dem Consultant Zugriff und Zutritt zu allen Unternehmensbereichen seines Kunden gewährt wird. Besprechen Sie diesen Punkt möglichst vor Beginn Ihrer Tätigkeit, und nicht erst, wenn Sie schon mittendrin stecken.

Auch wenn ein gutes Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Kunden nicht gleich alle Probleme lösen wird, macht es doch vieles deutlich einfacher. Ihre Arbeit macht mehr Spaß, ist produktiver und der Kunde kann mit Ihren Lösungsvorschlägen auch wirklich etwas anfangen.

Überzeugende Lösungsstrategien entwickeln

Nachdem Sie den ersten Kontakt mit Ihrem Kunden gut überstanden haben, müssen Sie ihm einen so überzeugenden Lösungsvorschlag auf den Tisch legen, dass er Ihnen vor Begeisterung um den Hals fällt. Ein Lösungsvorschlag – was ist das eigentlich? Sie erstellen hier ein Dokument, das nur einem einzigen Zweck dient. Der Vorschlag soll Ihren potenziellen Kunden mit all den Daten versorgen, die er benötigt, um sich zu der Entscheidung durchzuringen, Ihnen den Auftrag zu geben. Der Vorschlag soll natürlich unwiderstehlich sein.

Ein schriftliches Angebot kann aus einer kurzen E-Mail, einem Anschreiben oder auch aus einem dicken, gebundenen Kunstwerk mit jedem erdenklichen Schnickschnack bestehen. Wir stellen Ihnen in diesem Abschnitt mehrere Lösungsvorschläge und ihren Umfang vor und geben Ihnen eine Menge Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Unterlagen erste Sahne sind.

Die gängigsten Formen von Lösungsvorschlägen

Der Umfang Ihres Vorschlags hängt zum einen von Ihrem Tätigkeitsfeld und zum anderen von den Erwartungen Ihres Kunden ab. Nehmen wir einmal an, Sie seien Computerexperte und Ihre Aufgabe bestünde darin, eine neue Festplatte einzubauen. In diesem Fall wäre eine 35 Seiten umfassende Abhandlung über die Vorzüge von Speichererweiterungen inklusive ausführlicher Wettbewerbsvorteile, die Sie bieten können, stark übertrieben. Ihr Kunde erteilt Ihnen den Auftrag vermutlich ohne viel Aufhebens, sobald klar ist, dass Sie qualifiziert sind, kein horrendes Honorar verlangen und den Job zum gewünschten Termin erledigen. Falls Sie jedoch als Unternehmensberater ein umfassendes Strategiepaket für ein auf mehrere Jahre angelegtes Projekt unterbreiten möchten, das drastische Änderungsmaßnahmen mit sich bringen wird, wären 35 Seiten bei Weitem nicht ausreichend.

In den meisten Fällen wird die Sachlage entweder in Briefform zusammengefasst oder in Berichtsform ausführlich geschildert. Im nächsten Abschnitt stellen wir Ihnen beide Möglichkeiten vor.

Die Briefform

Oft genügt ein kurzes Anschreiben von ein bis zwei Seiten, in dem die wichtigsten Informationen für den Kunden kurz und bündig zusammengefasst werden. Dieses verschicken Sie dann per E-Mail oder Fax oder als herkömmlichen und unterzeichneten Brief auf dem Postweg. Lösungskonzepte in Briefform sind für einfache Projekte geeignet, in denen weder hohe Kosten noch lange Bearbeitungszeiten veranschlagt werden.

Folgende Punkte sollte Ihr Anschreiben jedoch immer beinhalten:

Der Kern der Sache: Nach einer kurzen Einleitungsfloskel, in der Sie sich für das Treffen und das Interesse des Kunden an Ihrer Arbeit bedanken, kommen Sie ohne Umschweife auf den Punkt zu sprechen. Schildern Sie kurz, was Sie zu bieten haben, zählen Sie die zu erwartenden Ergebnisse auf und liefern Sie Ihrem Kunden Gründe, weshalb er sich für eine Zusammenarbeit mit Ihnen entscheiden sollte.

Ihr Vorhaben: Wie wollen Sie im Einzelnen vorgehen? Schildern Sie kurz Ihren Plan für das Projekt.

Zielsetzung: Fassen Sie die voraussichtlichen Projektergebnisse zusammen. Falls Sie eine Strategie im Sinn haben, mit der Ihr Kunde 1 Million Euro sparen kann, sollten Sie ihm dies jetzt mitteilen. Wollen Sie die Mitarbeiter in der Firma Ihres Kunden über ein neues Computerprogramm schulen, ist hier der richtige Platz für diese Information.

Aktionsplan: Führen Sie kurz die einzelnen Schritte auf, mit denen Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen werden. In den Aktionsplan gehören auch sämtliche Ihrer Überlegungen, auf denen die Schritte aufbauen, und alle wichtigen Einzelheiten, die Ihr Kunde erfahren sollte.

Ihr Preis: Hier erfährt Ihr Kunde das Wichtigste überhaupt. Sie können die Preisinformation eventuell nach Nebenkosten und Ihrer eigenen Bezahlung aufschlüsseln.

Zahlungsbedingungen: Es empfiehlt sich, nicht nur eine Gesamtabrechnung am Ende des Projekts, sondern regelmäßige Zwischenabrechnungen (zum Beispiel monatlich) oder Abschlagszahlungen zum Projektbeginn oder nach Abschluss bestimmter Projektstufen zu vereinbaren. Damit vermeiden Sie nicht nur eine gähnende Leere auf Ihrem Konto, sondern auch böse Überraschungen nach Fertigstellung eines großen Projekts, für das der Kunde eventuell nicht zahlen will (oder nicht mehr zahlen kann). Selbst wenn Sie sich vertraglich für einen solchen Fall abgesichert haben, dauert es oft Monate oder Jahre, bis Sie Ihr Geld erhalten, wenn Sie den Kunden tatsächlich vor Gericht zerren müssen.

Weitere Vorgehensweise: Machen Sie Ihrem Kunden klar, dass nun er an der Reihe ist. Erklären Sie ihm, was er tun muss, damit das Projekt starten kann und Sie loslegen können. Am einfachsten ist es, Sie bitten Ihren Kunden, Ihr Angebot anzunehmen, indem er Ihr Schreiben unterzeichnet, das unterschriebene Original an Sie zurücksendet und die erste Abschlagszahlung leistet. Er kann das unterschriebene Angebot natürlich auch an Sie faxen oder es einscannen und per E-Mail versenden und die Zahlung gleich im Anschluss veranlassen. Sobald Sie den unterzeichneten Vertrag in Händen haben, haben Sie einen rechtskräftigen, für beide Vertragsparteien verbindlichen Vertrag vor sich liegen.

Damit Sie sich ein Bild davon machen können, wovon wir die ganze Zeit reden, finden Sie in Abbildung 7.1 einen Musterbrief eines freiberuflichen Consultants, der Software entwickelt.

Abbildung 7.1: Musterbrief eines Consultants

Die Berichtsform

Bei der Lösungsstrategie für ein komplexes, kostenintensives Projekt, das für einen längeren Zeitraum geplant ist, erwartet der Kunde in der Regel einen umfassenden Bericht. Dieser Bericht kann zehn, aber vielleicht auch Hunderte von Seiten umfassen und enthält im Prinzip dieselben Informationen wie das Anschreiben in Briefform, nur werden die Informationen wesentlich detaillierter ausgearbeitet. Im Vergleich zu dem Musterbrief, in dem die voraussichtlichen Projektergebnisse in wenigen Zeilen zusammengefasst sind, besteht dieser Teil in einem Bericht aus mindestens fünf Seiten.

Aus Platzgründen verzichten wir auf den Abdruck eines vollständigen Beispielberichts (tut uns leid, unser Verleger hat dies strikt abgelehnt), doch wenn Sie die folgenden Punkte beachten, kann eigentlich nichts schiefgehen.

Deckblatt: Das Deckblatt enthält (neben der Projektbezeichnung) eine Übersicht über das geplante Projekt sowie Ihren Namen, Ihre Telefon- und Faxnummer sowie Ihre Web-und E-Mail-Adresse. Je nach Projekt können hier auch bereits die voraussichtlichen Kundenvorteile genannt werden.

Titelseite: Wie Sie zu Recht vermuten, enthält die Titelseite den Projekttitel, das Datum, den Namen Ihres Unternehmens sowie den Firmennamen Ihres Kunden.

Inhaltsverzeichnis: Wir haben Sie ja gewarnt. Der Bericht ist lang! Ihr Kunde braucht ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenangaben, damit er sich problemlos in diesem Ungetüm zurechtfindet.

Zusammenfassung (auch Management Summary genannt): Falls Ihr Kunde ganz fürchterlich beschäftigt sein sollte und keine Zeit hat, sich das komplette Werk durchzulesen, das Sie in wochenlanger Arbeit mühevoll erstellt haben, fassen Sie hier das Projekt zusammen, sodass er in 30 Sekunden weiß, was Sache ist.

Voraussichtliches Ergebnis: Wie beim Anschreiben in Briefform nennen Sie hier das voraussichtliche Ergebnis Ihrer Bemühungen, nur sehr viel detaillierter.

Detaillierter Arbeitsplan: Im Arbeitsplan schildern Sie jede Ihrer Aufgaben innerhalb des Projekts. (Vergessen Sie nicht, hier auch die benötigten Vorleistungen Ihres Kunden zu dokumentieren. Was muss er bis wann tun, damit Sie diesen Arbeitsplan dann reibungslos umsetzen können?) Consultants, die mit Behörden arbeiten, benötigen häufig schon allein für den Arbeitsplan 25 Seiten und mehr, da wirklich jeder klitzekleine Arbeitsschritt im Detail erläutert wird. Besorgen Sie sich ausreichend Toner für Ihren Laserdrucker!

Zeitplan: Der lapidare Satz »Das Projekt ist sechs Monate nach Vertragsschluss fertiggestellt. « reicht für einen umfassenden Bericht sicherlich nicht aus. Bei groß angelegten, langfristigen Projekten sollten Sie einen ordentlichen Projektplan aufstellen, in dem für jede Aufgabe der Anfangs- und Fertigstellungstermin festgelegt ist. Besteht Ihr Arbeitsplan aus vielen Haupt- und Nebenaufgaben, erstellen Sie den Zeitplan am besten in Tabellenform oder als übersichtliche Grafik, damit er auf einen Blick zu verstehen ist. Machen Sie besonders wichtige Termine als Meilensteine kenntlich.

Honorar: Welche Aufgaben erachten Sie als notwendig und welche Kosten veranschlagen Sie dafür? Legen Sie zu Beginn eine Zahlungsweise fest, die Ihnen entgegenkommt, zum Beispiel monatliche Abschlagszahlungen oder ein Stundenhonorar. Sie können die Zahlungsmodalitäten im Nachhinein immer noch ändern, falls Ihr Kunde damit nicht einverstanden ist. Manche Kunden zahlen lieber erst nach Abschluss einzelner Aufgaben, andere bestehen auf einem erfolgsabhängigen Honorar oder auf Zahlung bei Lieferung (zum Beispiel Ihres Zwischen- oder Abschlussberichts). Falls Ihr Kunde auf derartige Zahlungsvereinbarungen besteht, werden Ihre Abrechnungen sehr schnell komplizierter werden, als Ihnen lieb ist. Vergessen Sie nicht, dass während Ihrer Arbeit Nebenkosten entstehen könnten. Einigen Sie sich unbedingt im Voraus mit Ihrem Kunden, welche Ausgaben von ihm erstattet werden und wie dies gehandhabt werden soll.

Qualifikation und Berufserfahrung: An dieser Stelle führen Sie ins Feld, welche großartigen Erfahrungen Sie sammeln konnten und wie viele Seminare und Schulungen Sie besucht haben, um es so weit gebracht zu haben. Hier ist auch der richtige Platz, Ihren Universitätsabschluss oder Ähnliches zu erwähnen. Falls Ihre Stammkunden einverstanden sind, macht es auch einen guten Eindruck, diese als Referenz anzugeben.

Lebenslauf: Wenn Sie der Meinung sind, Ihr Lebenslauf dient der Sache, legen Sie ihn bei. Falls Sie eigene Mitarbeiter mit Projektarbeiten betreuen werden, können Sie deren Lebensläufe ebenfalls anheften. Ein guter Rat: Ändern Sie Ihren Lebenslauf notfalls leicht ab, damit er Sie auch wirklich perfekt für das aktuelle Projekt qualifiziert!

Dankesbriefe und Empfehlungsschreiben: Falls einer Ihrer Kunden so von Ihrer Arbeit begeistert war, dass er Ihnen dies unbedingt schriftlich mitteilen musste, legen Sie diese Anschreiben bei, falls Ihr potenzieller Kunde darum bittet.

Nach der Abgabe Ihrer Lösungsstrategie sollten Sie bei Ihrem Kunden nachfragen, ob er Ihre Unterlagen erhalten hat und alle notwendigen Informationen für seine Entscheidung vorliegen. Haken Sie auch vorsichtig nach, wann Sie mit einer Antwort rechnen können. Werden Sie aber nicht allzu ungeduldig, sonst erhalten Sie vielleicht die Antwort, die Sie nicht hören wollten: »Nein, Danke!«

Das Geheimnis überzeugender Angebote

Da die finanzielle Situation Ihres Geschäfts sehr stark davon abhängt, ob Sie überzeugende Angebote unterbreiten, müssen Sie diese mit allergrößter Sorgfalt erstellen. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie unsere bewährtesten (und wirkungsvollsten) Tipps für erfolgreiche Angebote.

Die Mitbewerber in- und auswendig kennen

Wenn es außer Ihnen noch andere Consultants gibt, die für einen Auftrag infrage kommen (was eigentlich immer der Fall ist), sollten Sie über Ihre Mitbewerber Bescheid wissen. Sie sollten wissen, wie viele Mitbewerber es gibt und wer diese sind. Außerdem ist es wichtig, dass Sie deren Stärken und Schwächen kennen, damit Sie sich im Konkurrenzkampf erfolgreich durchsetzen können. Unterhalten Sie sich mit Ihren Kunden über die Konkurrenz und finden Sie heraus, was positiv oder negativ auffällt. Durchforsten Sie das Internet nach Informationen über die Konkurrenz und suchen Sie sowohl nach Stärken als auch nach Schwächen. Idealerweise sollten Sie Ihre Konkurrenten in- und auswendig kennen.

Legen Sie für jeden Konkurrenten einen Ordner an, in dem Sie sämtliche Informationen sammeln. Sobald Sie einen neuen Zeitungsartikel oder Ähnliches gefunden haben, heften Sie ihn gleich ab. Diese Informationen könnten Sie sich alle paar Monate durchlesen, womit Sie sich bald ein recht genaues Bild über die Konkurrenz machen können.

Die Auftragsbeschreibung zusammen mit Ihrem Kunden entwickeln

Unter Verkaufsgenies gilt folgende Regel: Kann man im Gespräch mit einem Interessenten dessen spezielle Anforderungen an ein Produkt definieren, wird er es sehr wahrscheinlich auch bei dem jeweiligen Verkäufer kaufen. Warum? Weil Verkaufsprofis die Anforderungen so kompetent formulieren, dass die Kunden merken, dass sie mit ihrem Problem bei dem Verkäufer gut aufgehoben sind. Die wenigsten Ihrer Kunden kennen sich auf Ihrem Fachgebiet sehr gut aus – deswegen wenden sie sich ja an Sie. Mit Ihrem Fachwissen ersparen Sie Ihren Kunden viel Zeit und Geld bei der Problemdefinition und der Entwicklung möglicher Lösungsansätze. Bieten Sie Ihre Unterstützung dabei kostenlos an; diese kleine Investition wird sich zweifellos auszahlen.

Das Angebot mit Ihrem Kunden besprechen

Besprechen Sie mit Ihrem Kunden die einzelnen Punkte Ihres Angebots bei einem kurzen Besuch, einem Telefonat oder per E-Mail, bevor Sie es ihm endgültig unterbreiten. Es kann durchaus vorkommen, dass Ihr Kunde mit einem bestimmten Punkt nicht einverstanden ist. Sollte dies der Fall sein, ist es besser, dies vor und nicht erst nach der Unterbreitung Ihres Angebots zu erfahren. Und ganz unabhängig davon, ob Sie den Auftrag nun erhalten oder nicht, ist dies schon einmal der Anfang einer Geschäftsbeziehung, wodurch Sie es bei künftigen Angeboten leichter haben werden.

Hervorragende Referenzen beeindrucken jeden Kunden

Falls Sie sich zwischen verschiedenen Consultants entscheiden müssten, würden Sie sicherlich auch denjenigen engagieren, der die meiste Erfahrung hat und die längste Referenzenliste zufriedener Kunden vorweisen kann. Wenn Sie in Ihrem Angebot aufzeigen können, dass Sie sich als Experte auf Ihrem Fachgebiet etabliert haben, ist dies ein sehr überzeugendes Argument für Sie. Eine Auflistung Ihrer beruflichen Erfolge kann Ihren Kunden durchaus so beeindrucken, dass er Sie auf der Stelle engagiert, besonders dann, wenn Sie schon für viele Kunden der Branche gearbeitet haben, in der auch Ihr potenzieller Kunde tätig ist. Führen Sie in Ihrem Angebot einige Ihrer besten Kunden als Referenzen auf – aber bitte nicht, ohne vorher um ihr Einverständnis gebeten zu haben. Sie könnten Ihre zufriedenen Kunden auch bitten, Sie Ihrem potenziellen Neukunden telefonisch zu empfehlen.

Ihr Angebot persönlich überbringen

Es ist zwar in Ordnung, wenn Sie Ihrem Kunden ein Angebot zuschicken, doch wenn Sie es persönlich abgeben, bringt Ihnen dies oftmals weitere Pluspunkte ein. Sie fragen sich, warum? Nun, erstens stellen Sie hundertprozentig sicher, dass Ihr Angebot auch wirklich pünktlich bei der richtigen Person ankommt, und zweitens zeigen Sie Ihrem Kunden damit, wie wichtig Ihnen der Auftrag ist. Drittens können Sie eventuelle Fragen sofort beantworten. Außerdem hinterlässt Ihr persönliches Erscheinen einen viel intensiveren und besseren Eindruck beim Kunden. Sofern es Sie also keine Unsummen kostet oder das Projekt zu unbedeutend für ein solches Vorgehen ist, sollten Sie immer versuchen, Ihr Angebot persönlich abzugeben.

Sich auf Nachfragen vorbereiten

Wenn Ihr Kunde Ihr Angebot gelesen hat, sollten Sie auf alle möglichen Nachfragen vorbereitet sein. Dazu müssen Sie natürlich genau wissen, was in Ihrem Angebot eigentlich steht. (Lachen Sie nicht! Wir haben beide schon mit Consultants gesprochen, die ihre eigenen Angebote nicht gelesen hatten.) Sie sollten auf Bedenken und Nachfragen Ihres Kunden mit durchdachten Antworten reagieren können, die speziell auf seine Situation zutreffen. Nicht vergessen: Sie sind schließlich der Experte. Enttäuschen Sie Ihren Kunden nicht mit unfachmännischen Auskünften.

Unbedingt am Ball bleiben

Nachdem Sie Ihrem potenziellen Kunden Ihr Angebot übergeben haben, stellen Sie einen festen Zeitplan für das weitere Vorgehen auf. Rufen Sie ihn zwei bis drei Tage nach Abgabe Ihres Angebots an und fragen Sie, ob es dazu Fragen gibt und wann er sich voraussichtlich entscheiden wird. Kann er Ihnen ein Datum mitteilen, rufen Sie ihn an diesem Tag zurück und erkundigen sich, ob er sich bereits entschieden hat. Falls die Entscheidung verschoben wird, rufen Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder an. Bleiben Sie so lange am Ball, bis feststeht, ob Sie den Auftrag erhalten. Wenn ja, herzlichen Glückwunsch! Wenn nein, fragen Sie nach dem Grund und ob es nicht doch noch eine Möglichkeit zur Zusammenarbeit gibt. Vielleicht ein anderer Lösungsansatz? Ein strafferer Zeitplan? Liegt es an Ihrem Honorar? Fragen Sie ganz unabhängig davon, ob Sie einen Auftrag erhalten oder nicht, Ihren Kunden immer nach den ausschlaggebenden Kriterien für seine Entscheidung. Nur so erhalten Sie nützliche Anregungen, um immer bessere Angebote zu unterbreiten.

Noch mehr Tipps

Ihre Lösungsstrategien sollten immer leicht verständlich formuliert und ansprechend gestaltet sein und möglichst kurz gehalten werden. Nachfolgend einige Tipps, die Sie sich zu Herzen nehmen sollten:

Gehen Sie auf die Anforderungen, Fragen und Bedenken Ihres Kunden ein. Hören Sie Ihrem Kunden aufmerksam zu und definieren Sie ganz genau seine Anforderungen, Fragen und Bedenken. Anschließend formulieren Sie für jeden Punkt einen Lösungsvorschlag.

Richten Sie sich nach den Vorlieben Ihres Kunden. Bei Lösungsvorschlägen zählt allein, was Ihr Kunde will. Falls Ihr Kunde es ganz toll finden sollte, wenn auf jeder Seite Ihres Vorschlags ein Farbfoto prangt, machen Sie ihm diese Freude, selbst wenn Sie selbst der Ansicht sind, dass dadurch vom Inhalt abgelenkt wird.

Schieben Sie die Ausarbeitung Ihrer Lösungsvorschläge nicht bis zur letzten Minute hinaus. Fangen Sie damit an, sobald Sie sich entschieden haben, dass Sie das Projekt gerne übernehmen würden. Lassen Sie sich nicht dazu hinreißen, die Aufgabe auf die lange Bank zu schieben. Ohne Termindruck sind Sie bei Ihrer Arbeit wesentlich entspannter, vermeiden Flüchtigkeitsfehler und sind rechtzeitig, wenn nicht gar vorzeitig fertig.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Vorschlag vor der Abgabe nochmals zu überarbeiten. Planen Sie immer ausreichend Zeit ein, damit Sie Ihre Lösungsstrategie nach Fertigstellung noch einmal überarbeiten können, bevor der Kunde sie erhält. Falls Sie schlampige Arbeit abliefern, wird Ihr potenzieller Kunde wahrscheinlich den Verdacht hegen, dass auch der Rest Ihrer Arbeit ähnlich schlampig erledigt wird.

Denken Sie immer daran, dass Sie nicht der Einzige sind, der diesen Job erledigen kann. Ihr Lösungsvorschlag muss besser als der Ihrer Mitbewerber sein. Behalten Sie die Konkurrenz im Auge und verlassen Sie sich nicht allzu sehr auf Ihre Erfolge. Die Konkurrenz ist groß, und sie schläft nicht! Setzen Sie sich das Ziel, dass jeder neue Lösungsvorschlag besser als der vorherige wird. Achten Sie auf neue Entwicklungen in der Branche und halten Sie mit Innovationen Schritt.

Erstellen Sie eine Datenbank mit Ihren Lösungsstrategien. Unserer Erfahrung nach besteht etwa die Hälfte des Inhalts von Lösungsvorschlägen aus immer dem gleichen Text. Wozu sich also unnötige Mühe machen? Die Lebensläufe der entscheidenden Mitarbeiter in Ihrem Beratungsunternehmen werden zum Beispiel nur ab und zu geringfügig verändert werden müssen. Mit Ihren Referenzenlisten und Aufzählungen Ihrer Berufserfahrung sollten Sie ebenso verfahren. Nutzen Sie den Umstand, dass vieles schon vorhanden ist, einfach zu Ihrem Vorteil und verwenden Sie die Texte der früheren Angebote so oft es geht. Aber kopieren Sie Texte nicht unkritisch. Alles muss perfekt auf den konkreten Kunden und die spezifische Aufgabenstellung angepasst werden. Es ist mehr als peinlich, wenn Ihr Kunde zum Beispiel Namen, Firmen- und Ortsbezeichnungen findet, die mit seinem Projekt nichts zu tun haben.

8

Die erforderlichen Daten zusammenstellen

In diesem Kapitel

Welche Daten und woher nehmen?

Den Kunden in die Datenerhebung einbeziehen

Achtung – Datenchaos!

Nach dem ersten Treffen mit Ihrem Kunden, in dem geklärt wurde, ob und welches Problem vorliegt (mehr dazu in Kapitel 7), und Sie einen ersten Eindruck über das bestehende Problem und seine Ursachen gewonnen haben, ist die Vorarbeit geleistet. Stellen Sie sich einfach vor, Sie seien ein Arzt, dessen Patient über Schmerzen im Brustkorb klagt. Der Patient (Kunde) glaubt vielleicht, dass seine Schmerzen von einem Herzproblem verursacht werden, und Sie als Arzt (Consultant) vermuten möglicherweise, dass das Ganze auch eine andere Ursache wie zum Beispiel Sodbrennen haben könnte. Doch ehe Sie nicht weitere Untersuchungen durchgeführt und nähere Informationen vorliegen haben, können Sie nicht mit Bestimmtheit sagen, woran Ihr Patient leidet. Der vermeintliche Herzfehler könnte sich ja auch als Verdauungsproblem erweisen! Mithilfe der erhobenen Daten können Sie zum einen feststellen, ob sich Ihr Verdacht bewahrheitet, und zum anderen können Sie schon mal festlegen, wie Sie die Ziele Ihres Kunden am besten erreichen können. Vielleicht stellen Sie aber auch fest, dass Sie sich geirrt haben. Wie auch immer, Sie benötigen vollständige, genaue und aktuelle Daten, damit Sie wissen, woran Sie sind.

Machen Sie sich bei jeder Datenerhebung, die Sie für einen Kunden durchführen, auf Chaos gefasst. In jedem Unternehmen wird eine schier unglaubliche Informationsflut erzeugt, die als firmeninterne Memos, Berichte, Verträge, Pläne, Grafiken und externe Informationsbroschüren, Marketingunterlagen, Presseberichte, Zeitungsartikel und in Form anderer Unterlagen auf Sie einstürzt. Passen Sie also auf, dass Sie beim Zusammensuchen der für Sie relevanten Daten nicht in dieser Informationsflut untergehen. Allerdings dürfen Sie auch nicht zu wenig herausfischen, sonst fehlt Ihnen womöglich ein ganz wichtiges Detail. Die nicht ganz einfache Aufgabe besteht also darin, genau die Daten zu sammeln, die Sie brauchen – nicht mehr und nicht weniger. Dies ist sicherlich oft leichter gesagt, als getan, doch Sie sollten sich dieses Ziel auf jeden Fall setzen!

Ein weiteres Problem bei der Datenerhebung ist, dass Sie oft tief in das Unternehmen und seine Organisationsstrukturen eindringen müssen, um die Wahrheit herauszufinden. Wenn Sie sich mit Mitarbeitern über das vorliegende Problem unterhalten, werden Sie sehen, dass bei den ersten Befragungen immer die anderen die »Schuldigen« sind und sich diese Sichtweise nur langsam verlagert. So bekommen Sie von einer Kundin als erste Aussage vielleicht zu hören: »Die Lohnabrechnung ist ein einziges Durcheinander!« Nach weiterem Nachbohren Ihrerseits fällt dann eventuell die Antwort schon etwas spezifischer aus: »Wenn diese faulen Typen vom Lohnbüro nicht ständig so lange Mittagspause machen würden, hätten sie mehr Zeit für eine ordentliche Lohnabrechnung!« Auf nochmaliges Nachfragen Ihrerseits kommen Sie wahrscheinlich zum Kern des Problems: »Na gut, ich habe vor ein paar Wochen meinen Stundennachweis nicht rechtzeitig abgegeben. Ich weiß aber nicht, warum deshalb jetzt so ein Theater gemacht wird.« Die Wahrheit kommt unweigerlich ans Tageslicht, wenn Sie eine Vielzahl von Mitarbeitern aus allen Ebenen und Tätigkeitsfeldern des Unternehmens befragen.

Es ist eine Kunst für sich, genau die Informationen zu sammeln, die Sie für Ihre weitere Vorgehensweise benötigen. In diesem Kapitel erfahren Sie, welche zuverlässigen Datenquellen normalerweise beim Kunden zur Verfügung stehen und wie Ihr Kunde Sie beim Sammeln der Informationen unterstützen kann. Außerdem lernen Sie, wie Sie die gefährlichsten Fallen bei der Datenerhebung vermeiden können.

Die wichtigsten Informationsquellen

Das Auswählen der geeigneten Informationsquellen und das Sammeln von aktuellen, relevanten Daten ist ein kritischer Schritt innerhalb des Beratungsvorgangs. Es gibt einen ganz einfachen Trick, wie Sie herausfinden können, welche Daten Sie benötigen: Sie entwerfen zuerst ein abstraktes Modell, eine Theorie, womit Sie das Problem erklären und Ihre Lösungsstrategie entwickeln können. Denn nichts ist praktischer als eine gute Theorie. (Machen Sie sich keine Sorgen, falls Sie sich noch keine Theorie zurechtgelegt haben. Wir garantieren Ihnen, dass jeder von Ihnen befragte Mitarbeiter in der Firma des Kunden seine ganz eigene Meinung darüber haben wird, weshalb einiges schiefläuft!) Anschließend sammeln Sie vorerst nur die Informationen, die Ihre Theorie entweder bestätigen oder widerlegen. Wenn Sie festgestellt haben, dass Ihre Problemdefinition und Ihr Lösungsansatz richtig sind, haben Sie einen Ausgangspunkt für das Sammeln spezieller Informationen.

Nehmen wir einmal an, dass Sie einen Kunden haben, dessen Verkäufer – so sehr sie sich auch bemühen – die monatlichen Verkaufsziele ständig verfehlen. Der Kunde hat Sie damit beauftragt, den Grund dafür herauszufinden. Aufgrund einiger erster Gespräche mit Ihrem Auftraggeber und Ihren bisherigen Beobachtungen des Vertriebsapparats haben Sie sich nun eventuell schon eine Theorie über die Ursache zurechtgelegt. Vielleicht vermuten Sie hier ja einfach, dass die CRM-Software, das Programm für das Management der Kundenbeziehungen, veraltet ist und daher von den Verkäufern nicht genutzt wird. Wenn Sie jetzt an den richtigen Stellen nach den einschlägigen Daten suchen, können Sie Ihre Theorie überprüfen, sie validieren oder verwerfen.

Die Aufgabe, riesige Datenmengen aus vielen verschiedenen Quellen einzuholen, kann unglaublich schwierig sein. Glücklicherweise ist die Anzahl an Informationsquellen begrenzt. Im Großen und Ganzen lassen sie sich in sechs Kategorien einordnen, die im Folgenden näher beschrieben werden.

Das Sammeln der notwendigen Daten aus so vielen verschiedenen Informationsquellen kann natürlich sehr mühsam und zeitaufwendig werden. Zum Glück können Sie sich die Aufgabe erleichtern: Bitten Sie Ihren Kunden um Unterstützung! Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern hat auch den angenehmen Nebeneffekt, dass Sie die Beziehung zu Ihrem Kunden vertiefen können. Schließlich schweißt das Arbeiten an einem gemeinsamen Ziel eng zusammen, und an dieser Stelle lautet das Ziel: Ihnen die erforderlichen Informationen zu beschaffen. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie vertiefen die Beziehung zu Ihrem Kunden und machen sich die Arbeit leichter. Besser kann es nicht laufen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im Abschnitt »Die Unterstützung Ihres Kunden erhalten« weiter hinten in diesem Kapitel.

Direkte Beobachtung

Eine der besten Methoden der Datenerhebung – vor allem wenn Sie erfahren möchten, wie Mitarbeiter ihre Arbeit eigentlich wirklich erledigen oder ein bestimmtes Problem lösen (und sich nicht auf deren Aussage verlassen möchten) – ist die direkte Beobachtung dieser Mitarbeiter während ihrer Arbeit. Es ist immer wieder erstaunlich, wie sehr sich die persönliche Einschätzung der eigenen Arbeit von der tatsächlichen Leistung unterscheidet. Dieser Widerspruch lässt sich nur durch eine direkte Beobachtung der Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz auflösen.

Firmeninterne Unterlagen und Akten

Unabhängig von seiner Größe gibt es in jedem Unternehmen firmeninterne Unterlagen und Akten, in denen Geschäftsvorgänge dokumentiert werden: Geschäftsbücher, Bestellungen, firmeninterne Memos, Unternehmenspolitik, Richtlinien, Vermarktungsstrategien, Geschäftsziele und vieles mehr. Für Ihre Datenerhebung müssen Sie genau festlegen, welche dieser Unterlagen Informationen für das Projekt beinhalten, und müssen anschließend zusammen mit Ihrem Kunden die jeweiligen Unterlagen beschaffen. Sind Sie beispielsweise der Überzeugung, dass das Sicherheitsproblem Ihres Kunden darin begründet ist, dass der Wach- und Schließdienst sich nicht korrekt an die Sicherheitsvorschriften hält, lassen Sie sich Sicherheitsprotokolle und ähnliche Aufzeichnungen aushändigen, damit Sie sich von der Arbeit des Wachdienstes ein genaues Bild machen können.

Firmenexterne Unterlagen

In den meisten Unternehmen sind bestimmte Unterlagen zur Veröffentlichung bestimmt, so zum Beispiel Presseberichte, Marketingunterlagen, Zeitungsartikel, Rundfunk- und Fernsehinterviews, Lizenzen und Zulassungen, Gesundheitsprüfungen und Bilanzen. Firmenexterne Unterlagen erhalten Sie sehr einfach in Bibliotheken, von Behörden und Auskunftsstellen. Und jeder, der schon einmal im Internet recherchiert hat, weiß, dass dort unzählige Informationen nur darauf warten, heruntergeladen zu werden. Sie werden vielleicht überrascht sein, welche Informationen Sie erhalten, wenn Sie einfach den Firmennamen Ihres Kunden oder den Namen eines führenden Mitarbeiters in einer Suchmaschine wie Yahoo! oder Google eingeben.

Meinungsumfrage und Fragebogen

Meinungsumfragen und Fragebögen, ganz besonders anonyme, stellen eine optimale Möglichkeit dar, gezielt Informationen von den Mitarbeitern Ihres Kunden, dessen Kunden, Zulieferern und anderen Geschäftspartnern zu sammeln. Natürlich müssen Sie vorher genau festlegen, welche Informationen Sie benötigen und die Fragen entsprechend formulieren. So können Sie Fragen stellen, die mit einem einfachen »Ja« oder »Nein« beantwortet werden können, oder darum bitten, dass ausführliche Antworten gegeben werden. Möchten Sie zum Beispiel wissen, wie die Endkunden Ihres Auftraggebers seinen Kundenservice bewerten, können Sie für diese Umfrage einen umfassenden Fragenkatalog entwerfen. Zur Durchführung der Umfrage lassen Sie sich eine Namensliste der Endkunden aushändigen und rufen anschließend entweder alle oder einen repräsentativen Teil davon an. Bitten Sie sie, Ihren Fragenkatalog zu beantworten, und Sie werden mit Sicherheit sehr wertvolle Informationen für Ihre Aufgabe erhalten. Allerdings – und darauf sei klar und deutlich hingewiesen – sind solche Umfragen aufwendig und zeitraubend.

Einzel- und Gruppengespräche

Zu jeder Datenerhebung eines Consultants gehören unbedingt Gespräche mit den Mitarbeitern des jeweiligen Unternehmens. In Einzelgesprächen können Sie gezielte Fragen stellen (»Und was tun Sie als Nächstes, wenn Sie das Paket gewogen haben?«), bei Gruppengesprächen können die Teilnehmer zu einer Fragestellung ihre Meinung kundtun (»Können Sie sich vorstellen, warum in der Nachtschicht so viele Unfälle passieren?«). Befragen Sie grundsätzlich alle Mitarbeiter, die direkt von dem eigentlichen Problem betroffen sind, sowie alle anderen, die interessante Anregungen geben könnten. Einzelgespräche sind oft informativer als Gruppengespräche, da sich der Befragte offen und ehrlich äußern kann und keine Angst vor Vorgesetzten oder Kollegen haben muss. Andererseits gewinnt man in Gruppengesprächen einen guten Einblick in eventuelle Rivalitäten zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen und sieht oft deutlich bestehende Spannungsfelder innerhalb des Unternehmens. Falls Sie bereits sehr viele Daten gesammelt haben, können Sie diese auch in den Gesprächen zur Diskussion stellen. Mehr zu diesem Thema und anderen potenziellen Fallgruben innerhalb des Datendschungels finden Sie im Abschnitt »Achtung – Datenchaos in Sicht!« weiter hinten in diesem Kapitel.

Persönliche Erfahrung

Je länger Sie in Ihrem Beruf gearbeitet haben – als Selbstständiger oder Angestellter –, desto größer ist Ihr Erfahrungsschatz. Vielleicht verfügen Sie ja über mehr als 15 Jahre Berufspraxis in der Herstellung von Bioabfalltonnen für Biobauern und -gärtner und haben schon unzählige Artikel zu diesem Thema verfasst. Ihre Fachkenntnis und Ihre Erfahrungen sind ebenfalls wertvolle Informationsquellen, die die Daten, die Sie von Ihrem Auftraggeber erhalten haben, vervollständigen können. Vielleicht hatten Sie auch ähnliche Probleme schon für andere Auftraggeber gelöst. Nutzen Sie immer Ihren eigenen reichhaltigen Erfahrungsschatz!

Die Unterstützung Ihres Kunden erhalten

Das Sammeln von Daten für ein Kundenprojekt ist ein wichtiger, aber auch extrem zeitaufwendiger Bestandteil des Beratungsvorgangs – nicht nur für Sie selbst, sondern auch für Ihren Kunden. Wenn Sie nicht aufpassen, kann dabei der Fortschritt des gesamten Projekts ins Stocken geraten, was Ihnen nicht nur jede Menge Frust bescheren kann, sondern möglicherweise Ihren Auftraggeber veranlasst, Ihre Kompetenz infrage zu stellen.

Sie behalten bei dem Zusammenstellen der relevanten und aktuellen Daten leichter den Überblick, wenn Sie Ihren Kunden in diese Aufgabe einbeziehen. Die Redewendung »Viele Hände finden ein rasches Ende« gilt auch für den Beratungsvorgang. Wenn Sie nicht befürchten müssen, dass Ihr Kunde Daten manipulieren könnte, sondern der Meinung sind, dass seine Mithilfe Ihnen beiden die Aufgabe erleichtert (und dies ist meist der Fall), bitten Sie ihn, Ihnen beim Zusammenstellen der Dateien zur Seite zu stehen.

Gemeinsame Entscheidung über die geeigneten Daten. Wenn Sie sich eine grobe Vorstellung davon gemacht haben, welche Informationen Sie benötigen, besprechen Sie mit Ihrem Kunden, wie und wo Sie an diese Informationen kommen können. So einigen Sie sich mit Ihrem Kunden beispielsweise darauf, dass der wöchentliche Umsatzbericht aktuellere Daten bietet als die vierteljährlich veröffentlichten Bilanzen. Sobald einmal festgelegt ist, welche Daten geeignet sind, können Sie sich daran machen, diese zu beschaffen.

Auskunft darüber, wo Sie die gewünschten Informationen finden. Ihr Kunde weiß schließlich am besten, wo Sie die benötigten Daten finden. Wozu sollten Sie Detektiv spielen und nach Informationen suchen, wenn Sie mithilfe Ihres Kunden viel schneller und billiger an die jeweiligen Informationsquellen gelangen (abgesehen davon, dass Ihr Kunde diesen Aufwand vermutlich auch nicht bezahlen möchte)? Falls sich die Daten als unvollständig oder ungeeignet erweisen sollten, können Sie immer noch auf eigene Faust nach besseren suchen. Der direkte Weg zu den Informationen über Ihren Kunden ist aber immer einen Versuch wert.

Die Angestellten zur Kooperation auffordern. Wenn Sie ein erfahrener Consultant sind, wissen Sie wahrscheinlich aus eigener Erfahrung, dass die Angestellten eines Unternehmens (das heißt im Klartext jeder, mit Ausnahme Ihres Auftraggebers) an einen Consultant ebenso freudig denken wie an den Zahnarzt. Als Außenstehender stoßen Sie vielleicht auf eine Mauer des Schweigens, werden in die Irre geführt oder müssen mit sonstigen Hindernissen kämpfen, da sich manche Mitarbeiter nicht nur weigern, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, sondern Ihre Bemühungen aktiv zunichte machen wollen. Ihr Kunde kann Ihnen den Weg zu den erforderlichen Daten dadurch ebnen, dass er seinen Angestellten klarmacht, dass ihre Unterstützung nicht nur erwünscht, sondern erwartet wird.

Unterstützung dabei fordern, die benötigten Informationen tatsächlich in die Hände zu bekommen. Die benötigten Daten befinden sich womöglich im Archiv eines Lagers oder sind über Filialen im ganzen Land verstreut. Sobald Sie erst einmal wissen, welche Informationen Sie brauchen, kann Ihr Kunde sie sich zusenden lassen. Oft genügt ein Anruf, damit Sie die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt vor sich liegen haben. Wenn Sie sich selbst auf den Weg zu den Daten machen, kann das viel Zeit kosten und teuer werden. Außerdem müssen Sie so nicht mit eventuellen bürokratischen Hürden und widerspenstigen Mitarbeitern kämpfen.

Konstante Unterstützung der »Datenhüter» sicherstellen. Es kann vorkommen, dass Sie die Daten, die Sie im Laufe eines Projekts zusammentragen, ohne die Hilfe der Mitarbeiter, die für die Verwaltung dieser Daten zuständig sind, überhaupt nicht richtig einordnen und verstehen können. Solche Mitarbeiter sind eine sehr große Hilfe, wenn Sie die vorliegenden Daten im größeren Zusammenhang verstehen und auswerten möchten. »Sind es die neuesten Daten? Hängen sie mit früheren Änderungen innerhalb der Unternehmenspolitik zusammen? Gab es schon einmal Ansätze, firmeninterne Probleme zu lösen?« Fragen Sie nach, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung für die jeweilige Datenerhebung zuständig ist, lassen Sie sich erklären, was die Daten bedeuten, und wozu sie genutzt wurden. Sofern erforderlich, kann Ihnen Ihr Auftraggeber einen Vollzeit-oder Teilzeitmitarbeiter zur Unterstützung zur Verfügung stellen.

Falls es Daten gibt, auf die Sie keinen Zugriff erhalten werden, sollten Sie darüber gleich zu Projektbeginn informiert werden. Es könnte ja beispielsweise sein, dass Ihr Kunde nicht möchte, dass Sie mit seinen Kunden sprechen (weil er sich Sorgen darüber macht, was Sie zu ihnen sagen könnten oder welche Auswirkungen die Beauftragung eines Consultants auf dem Markt haben würde), Sie aber festgestellt haben, dass gerade die Befragung der wichtigsten Kunden aufschlussreich für Ihre Arbeit wäre. In diesem Fall müssen Sie von vornherein über diese Einschränkung Bescheid wissen. Sie sollten dann mit dem Kunden über eine provisorische Lösung nachdenken, erneut vereinbaren, welche Arbeiten von Ihnen durchgeführt werden, oder das Projekt schweren Herzens absagen.

In einigen Fällen wird Ihr Kunde Sie unheimlich gerne beim Zusammentragen der Daten unterstützen und diese Aufgabe möglicherweise sogar komplett übernehmen. In anderen wird er von Ihnen erwarten, dass Sie sich selbst um den gesamten Aufgabenbereich der Datensammlung kümmern. Welche Methode vorteilhafter ist? Das kommt ganz darauf an.

Falls es von Bedeutung ist, dass die Daten von einem neutralen, firmenfremden Dritten gesammelt werden, sollten Sie diese Aufgabe selbst übernehmen. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie eine Umfrage unter den Mitarbeitern starten, bei der niemand bereit ist, dem eigenen Vorgesetzten oder der Personalabteilung gegenüber ehrlich zu antworten, um ja nicht dafür abgekanzelt zu werden. Denkbar wäre es auch, wenn Finanzdaten bei einer Revision überprüft werden. Falls es unerheblich ist, wer die Daten zusammenträgt oder falls diese Aufgabe für eine firmenfremde Kraft besonders mühselig ist, sollten Sie eventuell Ihren Kunden mit dieser Arbeit betrauen. Wenn Sie seine Hilfe bei der Datensammlung in Anspruch nehmen, ergibt sich ein sehr wichtiger Nebeneffekt: Sie sorgen von Anfang an für eine aktive Beteiligung. Er wird die Informationen kaum abstreiten können, da er Sie selbst an Sie weitergeleitet hat. Natürlich müssen die Daten später noch ausgewertet werden (mehr darüber in Kapitel 9), doch meist ist auch hier die Beteiligung des Kunden hilfreich.

Am besten sichern Sie sich gleich während der ersten Besprechungen die Unterstützung Ihres Kunden, indem Sie ihm die Vorzüge seiner Beteiligung bei der Datenerhebung schmackhaft machen. Zwei entscheidende Vorteile sollten Sie dabei betonen. Erstens: Mit seiner Hilfe wird die Qualität der gesammelten Daten wesentlich verbessert (und damit die Gesamtqualität Ihrer Arbeit). Zweitens: Rechnen Sie ihm vor, wie viele Stunden weniger Sie ihm berechnen werden, wenn Sie weniger Zeit für die Datensammlung aufwenden müssen. Sie sollten die Unterstützung des Kunden bei der Datenerhebung gleich zu Beginn als festen Vertragsbestandteil aufnehmen, anstatt Ihren Kunden damit im Laufe des Projekts zu überfallen. Achten Sie darauf, dass Ihr Vertrag einen Abschnitt erhält, in dem genau aufgeführt ist, welche Art von Unterstützung Sie von Ihrem Kunden erwarten. Es ist unheimlich wichtig, dass Sie in einer speziellen Klausel festlegen, welche Rolle dem Kunden in dieser Hinsicht zukommt und inwieweit sich das Ganze in den Gesamtkosten niederschlägt.

Achtung – Datenchaos in Sicht!

Wenn Sie nicht aufpassen, stellen Sie womöglich im Anschluss an den aufwendigen Datensammlungsprozess fest, dass wichtige Informationen fehlen, unvollständig oder sogar gefälscht sind, weil Sie auf unzuverlässige Quellen zurückgegriffen haben. Ein derartiges Datendesaster wird Sie nicht nur Geld kosten und Ihnen erhebliche Kopfschmerzen bereiten, sondern kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Ihr ganzes Projekt scheitert, wenn Sie aufgrund falscher Daten die falschen Schlüsse gezogen haben. Außerdem kann Ihre Glaubwürdigkeit als professioneller Consultant stark darunter leiden. Es ist daher besonders wichtig zu prüfen, ob die Daten gültig und richtig sind, die Datenquellen zuverlässig sind und die Daten keine Probleme verursachen, die möglicherweise ein Datenchaos zur Folge haben. In den folgenden Abschnitten listen wir die häufigsten Fallen bei der Datenbeschaffung auf und geben Ihnen Tipps, wie Sie sie vermeiden können.

Wichtige Informationsquellen übersehen

Es kann leicht einmal vorkommen, dass eine Datenquelle übersehen wird, zum Beispiel weil ein Mitarbeiter versetzt wurde oder keiner weiß, dass sich in einem unscheinbaren Schuhkarton wichtige Aufzeichnungen über Managementsitzungen befinden. In anderen Fällen bekommt man die Antworten von Mitarbeitern, die in der Firmenhierarchie ganz unten angesiedelt sind, einfach nicht mit. Möglicherweise verschweigt Ihnen Ihr Auftraggeber aus Angst vor unangenehmen Enthüllungen ganz bewusst bestimmte Informationen oder er vertritt die vorgefasste Meinung, dass die einfachen Arbeiter die komplexen Zusammenhänge, mit denen Sie sich befassen, ohnehin nicht begreifen würden. Vielleicht haben Sie eine wichtige Information auch schlicht und ergreifend übersehen. Es besteht daher die Gefahr, dass Sie ausgerechnet die Information vergessen haben, die ausschlaggebend für den erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts ist. Seien Sie also bei der Suche nach »Ihren« Daten unermüdlich und unerbittlich.

Vorgefasste Meinungen außer Acht lassen

Jeder Mitarbeiter und Angestellte – vom Pförtner bis zum Vorstand – hat eine eigene vorgefasste Meinung über irgendetwas und irgendjemanden, selbst wenn er es nicht offen sagt. So vertraut Ihnen beispielsweise ein Produktdesigner an, dass das Problem mit der Produktentwicklung ausschließlich auf die Schlamperei der Marketingabteilung zurückzuführen ist. Wenn Sie dieser Aussage nicht gründlich nachgehen, werden Sie vielleicht nie erfahren, dass dieser Mitarbeiter einen tiefen Groll gegen die Leiterin der Marketingabteilung hegt, da ihre Provision letztes Jahr wesentlich höher ausgefallen ist als seine eigene. Das Geheimnis, bei Mitarbeiterbefragungen aller Art die Spreu vom Weizen zu trennen und genaue Daten zu erhalten, liegt darin, sich klarzumachen, dass die meisten Informationen mit den Vorurteilen der Befragten behaftet sind. Sie müssen diesen Vorurteilen auf den Grund gehen und herausfiltern lernen, welche wichtigen objektiven Informationen dahinterstecken.

Die eigene vorgefasste Meinung ausklammern

Ob Sie es glauben oder nicht, auch Sie haben mit Sicherheit das eine oder andere Vorurteil. Vielleicht ist Ihr Kunde Wiener Abstammung und Sie trauen keinem Österreicher über den Weg. Oder Sie sind der Ansicht, Ihr Kunde hat keinen blassen Schimmer, wovon er eigentlich spricht, und nur Sie allein wüssten Bescheid. Nehmen Sie sich und Ihre möglichen Vorteile genau unter die Lupe, damit Ihre Datenerhebung dadurch nicht beeinträchtigt wird. Versuchen Sie, Vorurteile abzulegen und unvoreingenommen an Ihre Arbeit zu gehen.

Sich mit unvollständigen Daten zufriedengeben

Es kann vorkommen, dass Sie um ganz bestimmte Informationen gebeten haben, doch nur einen Teil davon oder ganz andere Informationen erhalten. Die Versuchung ist groß – vor allem wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder sowieso eine Unmenge von Daten auswerten müssen –, dass Sie sich damit zufriedengeben. Vorsicht, das kann katastrophale Auswirkungen auf Ihr gesamtes Projekt haben! Haben Sie unvollständige oder gar keine Informationen erhalten, sollen Sie sich umgehend an Ihre Datenquelle wenden und darauf bestehen, dass man Ihnen sofort weiterhilft. Stoßen Sie bei der Datenerhebung immer wieder auf Widerstand, bitten Sie Ihren Auftraggeber um Unterstützung.

Unvollständige Dokumentation Ihrer Daten

Wenn Sie erst einmal mitten in der Datenerhebung stecken, besteht die Gefahr, dass Sie aufgrund der unglaublichen Datenmenge leicht den Überblick verlieren. Im Eifer des Gefechts konzentrieren Sie sich möglicherweise auf die Erfassung von Daten, die längst ordentlich dokumentiert sind, wie zum Beispiel Berichte, Anweisungen, Mitarbeiterrekrutierung, Produktplanung und Ähnliches, und vernachlässigen dabei andere, noch nicht erfasste Daten wie Gesprächsnotizen und Fragebögen. Oft sind es aber die Informationen aus Ihren eigenen Quellen, die sich bei der Problemerkennung als die wichtigsten erweisen. Lassen Sie es nicht zu, dass Ihnen diese Informationen entgehen. Dokumentieren Sie Ihre Gespräche, Interviews und sonstigen Interaktionen mit dem Personal direkt im Anschluss daran.

Manipulierte, irreführende oder geschönte Daten des Kunden erhalten

So etwas kann nicht nur dazu führen, dass Sie bei Ihrer Analyse die komplett falschen Schlüsse ziehen, Ihr Beratungsunternehmen könnte außerdem in einen Betrug verwickelt werden. Sie erinnern sich vielleicht an den Fall des US-amerikanischen Konzerns Enron, der vor einigen Jahren Schlagzeilen machte. Enron hatte auf sehr geschickte Weise fortgesetzt irreführende Finanzdaten an den externen Wirtschaftsprüfungskonzern Arthur Andersen, der damals zu den fünf größten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften des Landes zählte, übermittelt. Als die Bilanzfälschung schließlich ans Licht kam, überschlugen sich die Ereignisse. Der Aktienkurs sank von mehr als 70 Euro auf ein paar Cents pro Aktie und Enron musste Insolvenz anmelden. Kurz nach dem Bankrott gab die Firma Arthur Andersen, die sich mittlerweile vor dem Justizministerium für die Verwicklung in den Enron-Skandal zu verantworten hatte, die Lizenz als Certified Public Accountant (CPA), also als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig sein zu dürfen, ab und sah sich gezwungen, 85.000 Mitarbeiter zu entlassen.

Aus dieser Geschichte kann man eines lernen: Es kann vorkommen, dass ein Kunde Ihnen manipulierte, irreführende oder geschönte Daten zukommen lässt. Wenn Sie belegen können, dass dies unabsichtlich geschah und man Sie damit keinesfalls irreführen wollte, können Sie Ihre Arbeit bei diesem Kunden ruhig zu Ende bringen. Kommt allerdings heraus, dass man Sie vorsätzlich in die Irre zu führen scheint und anlügt, dann werden Sie benutzt. In diesem Fall lautet die Devise: Nehmen Sie die Beine in die Hand und sehen Sie zu, dass Sie fortkommen. Haben Sie in Ihrem Vertrag die Möglichkeit zur Aufhebung vereinbart, dann sollten Sie sich darauf zu berufen.

9

Problemlösungen und Strategien entwickeln

In diesem Kapitel

Informationen strukturieren

Problemlösungen und Alternativen entwickeln

Strategien entwickeln, einordnen und auswählen

Der erste Schritt des Beratungsvorgangs besteht in der Definition des Problems. Der darauf folgende Schritt – die Beschaffung der erforderlichen Informationen – dient dazu, die vorherige Problemdefinition zu bestätigen oder zu modifizieren. Haben Sie und Ihr Kunde in den Vorbesprechungen zum Beispiel die mangelnde Schulung der Zweigstellenleiter als Problem des Unternehmens definiert, sollte sich diese Annahme aufgrund der eingeholten Informationen entweder bestätigen oder Sie auf eine völlig andere Spur bringen.

Aber was sollen Sie jetzt mit all den gesammelten Daten anfangen? Bevor Sie beurteilen können, ob die Informationen Ihre Theorie stützen oder untergraben, müssen Sie die Daten sinnvoll strukturieren. Dazu teilen Sie sie am besten in klar definierte Kategorien auf und prüfen anschließend, ob sich Gemeinsamkeiten und Tendenzen abzeichnen. Während Sie Ihre Daten ordnen, sich von Unwichtigem trennen und auf Wesentliches konzentrieren, ergeben sich meist ganz von selbst verschiedene Lösungsansätze.

In diesem Kapitel wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie aus den verschiedenen Alternativen die optimale Lösungsstrategie für Ihren Kunden entwickeln können. Sie sollten dabei die Anforderungen Ihres Kunden, die Kosten-Nutzen-Analyse Ihrer Strategie und die Unternehmenskultur des jeweiligen Betriebs berücksichtigen, damit Ihr Lösungsvorschlag nicht nur das Problem Ihres Kunden löst, sondern sich auch in den Betrieb an sich integrieren lässt. Unserer Erfahrung nach werden Lösungsstrategien, die nicht mit der bestehenden Unternehmenskultur und -politik vereinbar sind, schnell zu den Akten gelegt und vergessen.

In diesem Kapitel lernen Sie, wie sich die gesammelten Daten sinnvoll strukturieren lassen. Wir stellen Ihnen ein effektives Problemlösungsschema vor und erklären auch, wie Sie sich die Entscheidung darüber erleichtern, welche Strategie Sie Ihrem Kunden vorlegen.

Die Informationen sinnvoll nutzen

Nach ein, zwei (oder drei) Wochen intensiver Datenerhebung stecken Sie vermutlich bis zum Hals in Daten unterschiedlichster Art. Die Ergebnisse von Meinungsumfragen, Fokusgruppen sowie Unterlagen aus den Archiven, Managementberichte und vieles mehr liegen nun vor Ihnen auf dem Schreibtisch. Das ist auch gut so, denn je mehr Daten Sie zur Verfügung haben, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf den Kern des Problems stoßen. Es besteht jedoch die Gefahr, dass Sie von dieser Informationsmenge beinah erschlagen werden. Gelingt es Ihnen nicht, die Daten systematisch zu ordnen und zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen zu unterscheiden, gerät Ihr Projekt bald ins Stocken, und Ihr Kunde wird sich vermutlich fragen, ob er mit Ihnen die richtige Wahl getroffen hat. Und das wollen wir doch nicht, oder?

Nun ist es an Ihnen, all die Daten zu sortieren und die Tendenzen und Muster zu erkennen, die Ihnen den richtigen Lösungsweg weisen. Aber keine Angst. Wir haben einen Tipp für Sie: Gehen Sie einfach nach den hier beschriebenen Schritten vor. Dann haben Sie schon bald die benötigten Informationen vor sich liegen.

Informationen ordnen und aussortieren

Sie haben Ihre Datenerhebung abgeschlossen und sitzen nun also vor einem Stapel (oder eher einem Berg) an Informationen aus verschiedensten Quellen: Projektablaufsberichte, CD-ROMs, Ausdrucke, Verkaufsprognosen, Werbestrategien, Memos, Archive voller E-Mail-Nachrichten und Ähnliches. Ihre erste Aufgabe besteht jetzt darin, alle Daten in überschaubare Kategorien zu sortieren. Aus Jahresberichten werden zum Beispiel Monatsberichte. Für jeden Monat nehmen Sie weitere Unterteilungen vor, zum Beispiel in Verkaufszahlen, Ausgaben und so weiter. Die einzelnen Kategorien könnten zum Beispiel so aussehen: Abteilungen, Standorte, Produkte/Dienstleistungen, Märkte/Kunden, verwendete Betriebsmittel, intern/extern und so weiter. Weitere Kategorien könnten die ermittelten Problemarten kennzeichnen: Qualität, Sicherheit, Kosten, Kommunikation und Management. Es liegt ganz an Ihnen, in welche Kategorien Sie Ihre Daten einteilen, berücksichtigen Sie dabei jedoch die Art Ihres Projekts und Ihre persönlichen Vorlieben.

Im Anschluss daran sortieren Sie Ihre Informationen aus. Vielleicht haben Sie ja mehrere Kopien derselben Seite oder dieselben Informationen aus unterschiedlichen Quellen erhalten. Wenn ja, trennen Sie sich von allem Ballast!

Haben Sie bei der Beschaffung von Informationen Fragebögen eingesetzt, lesen Sie zuerst diejenigen, die am ausführlichsten beantwortet wurden. Da der jeweilige Befragte sich viel Zeit genommen hat, um Ihnen viele Informationen zukommen zu lassen, werden Sie von seinen Antworten sicherlich sehr produktive und ausgereifte Anregungen erhalten.

Arbeitsschritte chronologisch ordnen

Jede Aufgabe wird normalerweise in einer logischen und zeitlich gegliederten Abfolge erledigt. Zur Strukturierung Ihrer Daten gehört deshalb auch, die unterschiedlichen Arbeitsschritte von Angestellten und Mitarbeitern der Reihe nach zu ordnen. Was behauptet ein Mitarbeiter als Erstes, Zweites, Drittes und so weiter zu tun? Und stimmt dies mit der tatsächlichen Reihenfolge überein? Gibt es einen Unterschied zwischen Aussage und tatsächlicher Reihenfolge, und wenn ja, warum?

Ein Mitarbeiter der firmeninternen Poststelle erzählt Ihnen vielleicht, dass er als Erstes die Eilsendungen und als Zweites die Normalpost an die Mitarbeiter verteilt; als Drittes kümmert er sich um die ausgehende Post. Aus Ihren persönlichen Beobachtungen wissen Sie aber, dass er die Eilsendungen immer erst nach der Normalpost verteilt, weshalb wichtige Schriftstücke oft zu spät bearbeitet werden.

Zeitliche Arbeitsabläufe lassen sich sehr übersichtlich als Flussdiagramm oder auf Klebezetteln an der Wand darstellen. Dies bezeichnet man als Process Mapping (Ablaufverfolgung). So können Sie später, wenn Sie sich mit der Problemlösung und Strategieentwicklung beschäftigen, die Arbeitsschritte leicht umsortieren.

Nach Mustern, Tendenzen und Themenbereichen suchen

Bei der Durchsicht der mittlerweile geordneten Daten werden Sie mit Sicherheit feststellen, dass sich bestimmte Muster und Themenbereiche abzeichnen. Bei der Untersuchung der inneren Einstellung der Mitarbeiter stoßen Sie vielleicht darauf, dass das Personal zum Ende des Jahres hin – wenn die Feiertage in Sicht sind und üblicherweise das Weihnachtsgeld ausgezahlt wird – glücklicher ist, dieses Gefühl sich jedoch mit Jahresbeginn kontinuierlich wandelt. Oder Sie stellen fest, dass sich während der Nachtschicht mehr Unfälle am Fließband ereignen als in der Früh- oder der Spätschicht. Tendenzen dieser Art zeigen Ihnen, wo Sie bei der Ausarbeitung von Lösungsstrategien tiefer nachbohren sollten.

Irrelevante Daten aussortieren

Bei der weiteren Analyse Ihrer Daten, nachdem sich bereits Muster und mögliche Lösungsstrategien erkennen lassen, werden Sie vermutlich feststellen, dass einige der Informationen für Ihr Projekt völlig unwichtig sind. Sortieren Sie diese Daten aus und verschwenden Sie keinen weiteren Gedanken daran. Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die projektrelevanten Daten, die für die Ausarbeitung Ihrer Lösungsstrategie wichtig sind.

Sie werden eventuell auf Daten stoßen, die zwar für Ihre Arbeit irrelevant sind, für den Kunden aber wichtig sein könnten. Sie könnten diese Daten dann praktisch als besonderes »Bonbon« an Ihren Kunden weiterleiten, ohne sie zu kommentieren oder einen Verbesserungsvorschlag dazu zu machen. Man kann nie wissen – vielleicht ergibt sich daraus ja ein neuer Auftrag für Sie.

Einzelinformationen ausarbeiten

Konzentrieren Sie sich nun auf die allerwichtigsten Daten und suchen Sie nach dem kleinsten gemeinsamen Nenner, das heißt, nach derjenigen Information, die sich langsam als möglicher Lösungsansatz herauskristallisiert. Nehmen wir einmal an, Sie untersuchen mögliche Gründe dafür, weshalb in einem Unternehmen eine allgemein schlechte Arbeitsmoral herrscht. Ein Großteil der von Ihnen in Einzel- und Gruppengesprächen gesammelten Informationen weist darauf hin, dass die Ursache des Problems im fehlenden Engagement der Führungskräfte zu suchen ist. In diesem Fall sollten Sie sich auf die Informationen konzentrieren, anhand derer sich einzelne Führungskräfte identifizieren lassen und festgestellt werden kann, worin deren Versagen besteht. Die Ausarbeitung von Einzelinformationen bildet die Basis Ihrer Lösungsstrategie, das Kernstück des Beratungsvorgangs.

Es ist gerade die Erfassung und Darstellung der Daten, die den Consultant letztendlich als einzigartigen Experten für das vorliegende Problem ausweist. Noch nie zuvor wird irgendjemand – weder der Inhaber noch der Leiter des Unternehmens, die Führungskräfte oder die Fließbandarbeiter – all die Informationen auf diese Weise gesichtet haben. In vielerlei Hinsicht ist dies tatsächlich das Kernstück des Beratungsvorgangs.

Der richtige Weg zur Entwicklung von Problemlösungen

Die Entwicklung von Problemlösungen ist das Herzstück des Beratungsvorgangs. Bei der Problemlösung nehmen Sie sich die strukturierten, geordneten Daten vor und entwickeln daraus mehrere Lösungsansätze, von denen dann einer zur empfohlenen Vorgehensweise ausgearbeitet wird, die Sie letztendlich Ihrem Kunden präsentieren. Sie sollten sich deshalb zu Beginn noch möglichst viele Wege offenhalten. Anschließend sortieren Sie einige der Lösungsansätze aus (nicht wegwerfen, vielleicht können Sie sie für ein anderes Projekt verwenden), indem Sie alle Alternativen gegeneinander abwägen, bis nur noch der optimale Lösungsweg übrig bleibt. Legen Sie sich zu diesem Zeitpunkt bitte noch nicht endgültig fest, sondern sammeln Sie erst einmal die besten Lösungsmöglichkeiten.

Bei der Entwicklung von Lösungen gibt es einen richtigen und einen falschen Weg. Sie haben mal wieder Glück gehabt, denn wir verraten Ihnen den richtigen:

1.    Brainstorming.

Der erste Schritt in der Aufstellung möglicher Lösungsstrategien besteht darin, sich anhand der strukturierten Daten zu fragen, welche Probleme daraus ersichtlich werden und alles zu notieren, was Ihnen dazu einfällt. (Im Englischen wird diese Vorgehensweise, wie Sie sicherlich wissen, als Brainstorming bezeichnet.) Selbstverständlich können Sie dieses Brainstorming allein oder mit Ihren Kollegen – sofern vorhanden – durchführen, doch Sie erhalten wesentlich mehr Anregungen, wenn Sie auch Ihren Kunden einbeziehen, und sorgen gleichzeitig für eine aktive Beteiligung an Ihren Lösungsstrategien.

Das Geheimnis eines erfolgreichen Brainstormings liegt darin, sämtliche Ideen aufzunehmen, auch wenn sie noch so abwegig erscheinen mögen. Eine objektive Beurteilung können Sie später immer noch durchführen. Lassen Sie alle Beiträge zu und speichern oder notieren Sie diese unbedingt, damit keiner vergessen wird.

2.    Überlegen Sie sich die Folgen aller möglichen Lösungen.

Nehmen Sie sich jeden Lösungsvorschlag einzeln vor und überlegen Sie sich seine logischen Konsequenzen. Besteht das Problem Ihres Kunden zum Beispiel darin, dass die Qualität der in seinem Werk gefertigten Leiterplatinen mangelhaft ist, könnte eine mögliche Ursache sein, dass die Arbeiter die falsche Löttechnik anwenden. Wenn Sie diesen Gedankengang konsequent zu Ende denken, werden Sie darauf kommen, dass entweder die Arbeitskräfte entsprechend zu schulen sind oder die Vorgesetzten ihre Arbeiter besser kontrollieren müssen.

3.    Wägen Sie die Alternativen gegeneinander ab und grenzen Sie Möglichkeiten ein.

Vergleichen Sie alle Alternativen miteinander und legen Sie fest, welche zu dem gewünschten Ergebnis führen, und welche keinen großen Einfluss darauf haben. Damit Sie Ihre abschließenden Lösungsvorschläge entwickeln können, müssen Sie nun ernsthaft aussortieren, bis nur noch einige wenige Lösungsmöglichkeiten übrig bleiben. Streichen Sie deshalb alle Alternativen, die sich aller Wahrscheinlichkeit nach schlecht realisieren lassen, und konzentrieren sich auf diejenigen, die am besten geeignet sind.

4.    Wählen Sie die besten Lösungswege aus.

An diesem Punkt sollten Sie eine überschaubare Liste mit möglichen Lösungsstrategien vor sich liegen haben. Diskutieren Sie diese mit Ihrem Kunden, bis nur noch etwa fünf gute Strategien übrig sind. Können Sie das Licht am Ende des Tunnels schon sehen? Gut, denn nach Fertigstellung dieser Aufgabe können Sie damit beginnen, Ihre Lösungsstrategie auszuarbeiten.

Nun haben Sie es also geschafft: Sie haben den Datensumpf hinter sich gelassen, Lösungsansätze aufgestellt und stehen nun vor einer vernünftigen Auswahl an Alternativen, anhand derer Sie Ihre endgültige Lösungsstrategie entwickeln. Genau dafür hat Sie Ihr Kunde engagiert: sich Ihre Erfahrung zunutze zu machen und sich von Ihnen beraten zu lassen, wie er seine Probleme lösen kann. Schön, dass Sie es schon fast geschafft haben!

Die optimale Lösungsstrategie entwickeln

Ihre Kunden engagieren Sie, damit Sie ihnen Strategien empfehlen, mit denen sie ihre Probleme lösen können. Sie müssen jedoch jedes Strategienpaket auch daraufhin prüfen, ob es auch wirklich auf die Probleme Ihres Kunden zugeschnitten ist und ob Ihr Kunde bereit ist, Ihre Vorschläge in die Tat umzusetzen. Alle noch so guten Ratschläge dieser Welt – wunderschön gebunden und optisch ansprechend mit einer aufwendigen PowerPoint-Präsentation aufbereitet – sind für die Katz, wenn sie in den Wind geschlagen werden.

Der beste Lösungsvorschlag für einen Kunden zeichnet sich dadurch aus, dass er wirkungsvoll und geradlinig ist. Dabei müssen Sie auch die Kosten, Anforderungen, Ressourcen und die Firmenkultur Ihres Kunden berücksichtigen. In den folgenden Abschnitten finden Sie einige Richtlinien für die Ausarbeitung von Lösungsstrategien für Ihre Kunden.

Die beste Handlungsstrategie auswählen

Zum jetzigen Zeitpunkt haben Sie in der Regel etwa drei bis fünf mögliche Handlungsstrategien zur Auswahl, die Sie in Ihrem letzten Arbeitsschritt festgelegt haben. Arbeiten Sie diese Punkte nochmals durch und berücksichtigen Sie dabei folgende Kriterien:

Kosten-Nutzen-Analyse: Bevor Sie sich für eine Lösungsstrategie entscheiden, müssen Sie die Kosten gegenüber dem potenziellen Nutzen abwägen. Aber vergessen Sie nicht: Es verursacht auch schon Kosten, wenn man sich überhaupt keine Strategie zurechtgelegt hat. Zieht eine Lösung hohe Kosten nach sich, während der Nutzen eher gering ist, hat sie mit Sicherheit keinen Platz ganz oben auf Ihrer Liste verdient. Fallen jedoch nur geringe Kosten an und führt die Lösung zu optimalen Ergebnissen, handelt es sich gewiss um den Spitzenreiter.

Anforderungen und Ressourcen Ihres Kunden: Die optimale Strategie berücksichtigt nicht nur die tatsächlichen, konkreten Kundenanforderungen, die Sie während Ihrer Nachforschungen und des Brainstormings ermittelt haben, sondern sind exakt auf die aktuelle Situation des Unternehmens und des Personals Ihres Kunden zugeschnitten. Jedes Unternehmen hat seine eigenen, ganz bestimmten Anforderungen und kann auf unterschiedliche Ressourcen zurückgreifen. So verfügen manche Firmen nur über geringe Geldmittel, aber eine hohe Mitarbeiterzahl, während andere Unternehmen im Geld schwimmen, aber keine Mitarbeiter haben, die sie für die Lösung ihrer Probleme abstellen können. Bei der Erarbeitung Ihrer Lösungsvorschläge müssen Sie die jeweiligen Gegebenheiten berücksichtigen.

Die Unternehmensphilosophie Ihres Kunden: Jede Firma vertritt ihre eigene Unternehmensphilosophie, die in Ihren Vorschlägen ebenfalls berücksichtigt werden muss. Selbst die genialsten Strategien werden bestenfalls nur zögernd umgesetzt oder verstauben im schlimmsten Fall ungenutzt in irgendeiner Schublade, wenn sie nicht der Unternehmensphilosophie Ihres Kunden entsprechen. Beinhaltet Ihr Vorschlag zum Beispiel einen drastischen Personalabbau, obwohl Ihr Kunde stolz darauf ist, dass in der ganzen Firmengeschichte noch nie ein Mitarbeiter entlassen wurde (und das auch so bleiben soll), wird Ihre Strategie garantiert nicht auf Begeisterung stoßen.

Personal und Unternehmenspolitik: Die Firmenpolitik beeinflusst in hohem Maße, wie die Dinge innerhalb eines Unternehmens gehandhabt werden. Dies muss in Ihrem Lösungsvorschlag ebenso berücksichtigt werden wie die Frage, wie ausgeprägt die Rangordnung innerhalb eines Unternehmens ist. Ignorieren Sie diese Gegebenheiten, lassen sich Ihre noch so wunderbaren Strategien nicht in die Realität umsetzen. Ein noch so guter Vorschlag, der die Vorteile einer stärkeren Mitarbeiterbeteiligung an Entscheidungen herausstellt, wird mit Sicherheit abgelehnt, wenn einflussreiche Führungskräfte keine Einmischung dulden wollen. Die Firmenpolitik ist eine heilige Kuh, die alles blockieren kann!

Sie sollten Ihre Strategien fortlaufend gemeinsam mit Ihrem Kunden und den wichtigsten Mitarbeiten in seiner Firma überprüfen. Zu diesem Zweck können Sie ganz einfach um Rückmeldungen zu den Eindrücken und Ideen, die Sie gesammelt haben, bitten oder Strategien, die sich abzeichnen, einem genauen Test unterziehen (Sie könnten zum Beispiel die neue Verpackungsmethode, von der Sie glauben, dass sie das Problem beheben wird, tatsächlich anpassen). So können Sie sich eine Meinung darüber bilden, wie Ihre Vorschläge beim Kunden ankommen. Außerdem können Sie verheerende Schwachstellen aufdecken, bevor es zu spät ist und – was der wichtigste Aspekt ist – die Überprüfung wird andere Ihre Strategien leichter akzeptieren lassen und dem Ganzen Schwung verleihen.

Strategien entwerfen

Sobald Sie sich ausgiebig mit den oben genannten Kriterien befasst haben, besteht der nächste Schritt des Beratungsvorgangs darin, die Strategien zur Vorlage bei Ihrem Kunden auszuarbeiten. Selbst wenn noch etwas Zeit bis zur Präsentation der endgültigen Version bei Ihrem Kunden bleibt, sollte Ihre Lösungsstrategie bereits einigermaßen präzise, durchdacht und ausgefeilt sein. Zu diesem Zeitpunkt – also bevor Sie den abschließenden Lösungsvorschlag machen – können und sollen Sie noch ganz formlos vorgehen. Eine einfache Aufzählung der Strategien ist ausreichend.

Die Lösungsstrategien ordnen

Prüfen Sie alle infrage kommenden Lösungsstrategien anhand der oben genannten Kriterien noch einmal und ordnen Sie sie gemäß ihrer Durchführbarkeit. Sobald Sie damit fertig sind, sind Sie im Geschäft. Bieten Sie Ihrem Kunden mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Lassen Sie ihn entscheiden, ob er eine kostengünstigere, eine schnellere oder eine hochwertigere Lösung bevorzugt. Entwickeln Sie eine erstklassige Strategie und eine Minimalstrategie. Dadurch können Sie leichter einschätzen, wann der Job für Sie erledigt sein wird, und Ihr Kunde kann sich für eine Lösung zwischen beiden Extremen entscheiden.

Nachdem Sie die von Ihnen entwickelten Lösungsstrategien geordnet haben, können Sie sich nun an die nächste Aufgabe machen: die Präsentation beim Kunden. Und genau auf dieses Thema kommen wir in Kapitel 10 zu sprechen.

10

Die Ergebnisse kommunizieren: Die Präsentation der Lösungsstrategien

In diesem Kapitel

Ihren Kunden Feedback geben

Kundenbesprechungen planen

Den Kunden dazu veranlassen, Ihre Strategien in die Praxis umzusetzen

Tolle Präsentationen

Im Laufe des Beratungsvorgangs gelangen Sie früher oder später an den Punkt, an dem Sie eine Reihe von Lösungsvorschlägen für Ihren Kunden ausgearbeitet haben. Genau dafür bekommen Sie schließlich einen Haufen Geld. Wie präsentieren Sie also Ihrem Kunden die entwickelten Strategien? Ein kurzes Schreiben verfassen oder einfach eine E-Mail schreiben? Na klar, das könnte man natürlich machen, doch in der Regel sollten Sie sowohl einen schriftlichen Bericht erstellen als auch eine Präsentation vorbereiten. Grundsätzlich gilt, dass der Kunde zum Ende des Projekts etwas Greifbares in Händen halten will. In den meisten Fällen sollte es sich dabei mindestens um einen schriftlichen Bericht handeln. Damit Ihr Kunde Ihre Ausführungen nachvollziehen und später in die Praxis umsetzen kann, müssen Sie Ihre Ergebnisse immer persönlich präsentieren – Ihrem Kunden allein, einer Gruppe von Managern oder anderen ausgewählten Mitarbeitern.

Ihr primäres Ziel in dieser Phase des Beratungsvorgangs ist es, Ihren Kunden von Ihren Lösungsstrategien zu überzeugen. Im Grunde heißt dies nichts anderes, als ihm Ihre Vorschläge zu verkaufen. Dazu sollten Sie sich ein bisschen mehr einfallen lassen, als ein paar Zahlen herunterzuleiern. Sie müssen Ihre Lösungsvorschläge mit voller Überzeugung präsentieren, Begeisterung wecken und Ihrem Kunden deutlich machen, wie wichtig die Umsetzung Ihrer Empfehlungen für seinen Erfolg ist.

In diesem Kapitel gehen wir auf die Präsentation bei Ihrem Kunden ein und geben Ihnen einige hilfreiche Tipps, wie Sie ihm die Lösungsvorschläge überzeugend und nachhaltig nahebringen. Des Weiteren erläutern wir, mit welchen Mitteln Sie die Präsentation erfolgreich durchführen, sodass Ihr Kunde Ihre Empfehlungen auch annimmt und in die Praxis umsetzt.

Feedback für Ihren Kunden: Den Weg bereiten

Es liegt größtenteils an Ihnen selbst, ob Ihr Kunde Ihre Vorschläge akzeptiert und realisiert. Beachten Sie deshalb bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation grundsätzlich die nachfolgenden Tipps; es lohnt sich in jedem Fall, da Sie so Ihren Kunden zufriedenstellen, und nur ein zufriedener Kunde wird Ihren Rat auch befolgen. Außerdem dürfen Sie niemals vergessen, dass ein zufriedener Kunde Folgeaufträge vergibt und Sie weiterempfiehlt.

Bringen Sie überzeugende Argumente. Sicher, bei der Präsentation Ihrer Empfehlungen geht es vor allem darum, Ihre Lösungsvorschläge für die aktuellen Probleme zu erklären. Allerdings gehört dazu auch, dass Sie sich und Ihren Rat ja auch gut verkaufen und nicht nur schildern wollen. Und ganz unabhängig davon, wie dringlich ein Unternehmen seine Probleme gelöst sehen will, werden Sie immer bei irgendjemandem auf Widerstand stoßen. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Präsentation und betonen Sie ausführlich die Vorteile Ihrer Strategie für das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Ihre Argumente müssen rundum überzeugend sein!

Beziehen Sie Ihre Kunden ein. Haben Sie während des gesamten Beratungsvorgangs die Spielregeln beachtet, ist Ihr Kunde voll in die Präsentation Ihrer Strategie integriert, da Sie ihn bisher stets über alle Zwischenergebnisse informiert und ihn um Stellungnahme gebeten haben. So sind Sie nicht nur umfassend mit der gesamten Materie vertraut, sondern haben es Ihrem Kunden im gleichen Zug ermöglicht, sich mit den Lösungsvorschlägen anzufreunden, bevor Sie diese offiziell präsentieren. Die konstante Integration des Kunden in den Beratungsvorgang stellt sicher, dass Ihre Vorschläge optimal auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind und aller Wahrscheinlichkeit nach umgesetzt werden. Bei Lösungsstrategien, die Sie im Alleingang entwickeln und einem widerstrebenden Publikum vorstellen, ist das mehr als fraglich. Mit der von uns vorgeschlagenen Methode können Sie die Einwände schon im Vorfeld erahnen und sich die passenden Gegenargumente zurechtlegen und in Ihre Lösungsstrategie einfließen lassen.

Vermeiden Sie Überraschungen. Sie mögen zwar ein Fan von Überraschungen sein, Ihre Kunden aber höchstwahrscheinlich nicht. Und schon gar nicht, wenn es um Ihre Lösungsstrategien geht. Falls Ihre Vorschläge persönliche Prinzipien Ihres Kunden missachten oder an den Grundpfeilern seiner Unternehmensphilosophie rütteln, haben Sie es leider versäumt, Ihren Auftraggeber ausreichend einzubeziehen. Eine gute Kooperation mit Ihrem Kunden zeigt sich nicht nur darin, dass er auf Ihre Lösungsvorschläge nicht überrascht reagiert, sondern auch darin, dass er sie vor der eigentlichen Präsentation im Geiste bereits umgesetzt hat. Dies erreichen Sie nur, wenn Sie Ihren Kunden von Anfang an bei der Definition des Problems, dem Sammeln der Informationen und dem Entwickeln von Problemlösungen einbeziehen.

Sollten Sie wider Erwarten doch noch ein oder zwei Überraschungen aus dem Ärmel hervorzaubern wollen, informieren Sie Ihren Ansprechpartner vorher in einem Gespräch unter vier Augen darüber.

Seien Sie offen und ehrlich. Die Wahrheit kann manchmal sehr wehtun. Sicherlich ist es immer viel angenehmer, der Überbringer guter Nachrichten statt schlechter zu sein. Trotzdem: Sie werden dafür bezahlt, die Karten auf den Tisch zu legen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Kunde die ganze Wahrheit erfährt und nicht mit Schmeicheleien, politischen (also schwammigen) Formulierungen oder halben Sachen abgespeist wird. Sie können die Sache vereinfachen, indem Sie diesen Umstand gleich im ersten Treffen mit dem Kunden zur Sprache bringen. Zum Beispiel so: »Es wird Ihnen vielleicht nicht alles gefallen, was ich Ihnen zu sagen habe, aber Sie haben mich schließlich beauftragt, um meine ehrliche Einschätzung zu erfahren.«

Treten Sie Ihrem Kunden nicht auf den Schlips. Vermeiden Sie es auf jeden Fall, Kritik an den Entscheidungen Ihres Auftraggebers zu üben, mit denen er sein Unternehmen in die aktuelle Misere gebracht hat. Wenn Sie eine Präsentation mit Worten wie »Was in Ihrem Unternehmen geschehen ist, ist das Dümmste, was mir in meiner ganzen Laufbahn als Unternehmensberater jemals begegnet ist!« einläuten, werden Sie es auf jeden Fall schwer haben, mit diesem Kunden weiterhin Geschäfte zu machen. Dadurch verlieren Sie sehr wahrscheinlich diesen Kunden und Ihre Vorschläge wandern schneller in den Papierkorb als Sie »Uups!« sagen können. Es mag ja durchaus zutreffen, dass das Management einige Fehlentscheidungen getroffen hat, doch Sie müssen Ihrem Kunden diesen Umstand diplomatisch aufzeigen, und zwar ohne ihn zu beleidigen.

Unterstützen Sie Ihren Kunden. Die Durchsetzung von Änderungen ist nicht immer einfach, vor allem wenn Ihre Lösungsstrategien Maßnahmen enthalten, die die ganze Unternehmensstruktur umkrempeln. Umstrukturierung, Personalabbau oder Neuorganisation sind oft die Kernpunkte der Lösungsstrategien vieler Unternehmensberater. Stellen Sie sich darauf ein, Ihrem Kunden sowohl menschlich als auch organisatorisch zur Seite zu stehen, wenn er sich mit drastischen Änderungen abfinden muss.

Prima, nun kennen Sie einige der goldenen Regeln für eine erfolgreiche Präsentation. Ihre nächste Aufgabe besteht darin, das Feedback-Meeting mit Ihrem Kunden zu planen und abzuhalten. Im nächsten Abschnitt gehen wir Schritt für Schritt auf dieses enorm wichtige Treffen ein.

Ein Feedback-Meeting abhalten

Es ist so weit: Nachdem Problemdefinition, Informationssammlung und Problemlösung abgeschlossen beziehungsweise erarbeitet sind, steht das Feedback-Meeting mit Ihrem Kunden an. Jetzt präsentieren Sie ihm die Ergebnisse und bereiten den Weg für deren Akzeptanz oder Ablehnung. Läuft das Meeting gut, wird sich Ihr Kunde an die Umsetzung Ihrer Ideen machen. Wenn nicht, landen Ihre Lösungsvorschläge schlicht und einfach auf dem Müll.

Das Feedback-Meeting ist Ihr großer Auftritt! Sie legen den zeitlichen Ablauf und die Gestaltung der Präsentation fest. Natürlich können und sollten Sie auf die Wünsche Ihres Kunden eingehen und Raum für Diskussionen und Nachfragen einplanen, doch kommen Sie anschließend immer wieder auf Ihren geplanten Präsentationsablauf zurück. Sie sollten außerdem möglichst Einfluss darauf nehmen, welche Mitarbeiter aus der Firma des Kunden an dem Meeting teilnehmen. Es sind schon viele Projekte gescheitert, weil die falschen Personen anwesend waren (zum Beispiel solche, die nicht genug vom eigentlichen Thema verstanden haben, oder solche, die einfach nicht befugt waren, die Vorschläge des Consultants umzusetzen) oder die richtigen ausgeschlossen wurden (beispielsweise Manager, die durch die Ergebnisse direkt betroffen waren oder leitende Angestellte, deren Position es erlaubt hätte, die Lösungsstrategien in die Tat umzusetzen). Stellen Sie sicher, dass die ideale Truppe am Tisch sitzt. Und dabei könnten Sie sich gleich schon mal Gedanken darüber machen, welche Mitarbeiter sich Ihren Vorschlägen widersetzen werden und welche Gründe es dafür gibt.

Anhand der folgenden fünf Schritte können Sie ein erfolgreiches Feedback-Meeting leiten:

1.    Präsentation der Hintergründe, Projektziele und der angewandten Methodik

Der erste Teil Ihrer Präsentation besteht aus einer kurzen Beschreibung des Projekts und der Probleme, für deren Lösung Sie engagiert wurden, der Zielsetzung und der Methodik, mit der Sie Ihre Lösungsstrategie entwickelt haben. Unterstreichen Sie die Rolle Ihres Kunden bei der Problemlösung und der Entwicklung der Lösungsstrategie. Alle diese Punkte müssen im Vorfeld mit Ihrem Kunden abgesprochen worden sein.

2.    Präsentation Ihrer Empfehlungen

Es hat zwar ein bisschen gedauert, aber jetzt ist es endlich so weit: Sie präsentieren Ihre Schlüsselstrategien und erläutern gleichzeitig, aus welchem Grund sie zur Lösung der vorhandenen Probleme bestens geeignet sind. Stellen Sie Ihrem Kunden auch mögliche Alternativlösungen vor (wie zum Beispiel kostengünstigere, schneller umzusetzende oder qualitativ höherwertigere) und erklären Sie, weshalb Sie zu einer anderen Strategie raten. Im nächsten Abschnitt »Erfolgreiche Präsentationen« finden Sie Tipps zu diesem Thema.

3.    Anregung zur Diskussion

Eine schwierige Aufgabe in dieser Phase des Beratungsvorgangs ist es, die Kunden zur Diskussion Ihrer Lösungsstrategien anzuregen. Schließlich möchten Sie, dass die Anwesenden Fragen stellen, Sie zur Stellungnahme auffordern, die Alternativen abwägen, um weitere Informationen bitten oder irgendetwas tun, womit Sie ihre nächsten Schritte in die richtige Richtung lenken können. Verfallen die Anwesenden nach Ihrer Präsentation in anhaltendes Schweigen, müssen Sie sie aus der Reserve locken. Fragen Sie zum Beispiel nach, ob Ihre Lösungsstrategie allen verständlich ist oder ob es Fragen dazu gibt.

4.    Ausarbeitung eines Aktionsplans

Ihre Lösungsvorschläge sind, wie der Name schon sagt, Vorschläge. Sie können Ihren Kunden die Entscheidung nicht abnehmen, sondern nur Informationen bieten, aufgrund derer die Kunden selbst entscheiden können. Sie sollten aber dennoch behutsam darauf drängen, dass eine Entscheidung getroffen wird, vorzugsweise solange Sie noch anwesend sind, um Ihren Kunden beratend zur Seite zu stehen. Nachdem Sie sich so gründlich mit dem Projekt auseinandergesetzt haben, werden Sie wahrscheinlich derjenige sein, der sowohl das Problem als auch die geeignete Lösung am besten kennt. Sie sind deshalb bei der Entscheidung über die weitere Vorgehensweise von unschätzbarem Wert für Ihre Kunden.

5.    Festlegung Ihrer zukünftigen Rolle

In manchen Fällen ist die Präsentation die letzte »Amtshandlung« des Consultants. Es kann aber durchaus vorkommen, dass Ihr Auftraggeber Sie für die Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge gerne weiterhin engagieren möchte. Nutzen Sie das Feedback-Meeting, um Ihre Rolle bei zukünftigen, projektbezogenen Aufgaben, falls solche geplant sind, zu besprechen.

Sollten Sie sich beim Thema Präsentationen noch ein bisschen unsicher fühlen, dann lesen Sie weiter. Wenn Sie auf diesem Gebiet schon bewandert sind und lediglich nach einer Methode suchen, Ihren Kunden zur Durchführung Ihrer erstklassigen Vorschläge zu bewegen, dann blättern Sie zum Abschnitt »Dem Kunden die Lösungsstrategien schmackhaft machen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Erfolgreiche Präsentationen

Gelungene Präsentationen sind – gerade während eines Feedback-Meetings – für jeden Consultant der Schlüssel zum Erfolg. Manchen Menschen ist das Talent für Präsentationen scheinbar in die Wiege gelegt worden, während andere schon bei dem bloßen Gedanken daran in Panik geraten. Wenn Sie – wie die meisten von uns – eher zur zweiten Gruppe zählen, können wir Sie beruhigen. Sie können Ihr Präsentationsgeschick mit etwas Vorbereitung und Übung enorm verbessern. Je mehr Sie zu diesem Thema wissen, desto selbstsicherer werden Sie und desto glaubwürdiger wirken Sie bei der Präsentation. Zudem steigt die Wahrscheinlichkeit, dass man Ihre Vorschläge annehmen wird.

Die richtige Vorbereitung

Die Vorbereitung ist das A und O einer erfolgreichen Präsentation im Feedback-Meeting. Ehrlich, für eine Präsentation, die Ihre Zuhörer in den Bann schlägt, müssen Sie pro Minute Redezeit mit einer Vorbereitungszeit von etwa einer halben bis einer ganzen Stunde rechnen. Nützliche Tipps zu diesem Thema finden Sie übrigens auch in dem Buch Erfolgreich Präsentieren für Dummies, das ebenfalls im Verlag Wiley-VCH erschienen ist.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation für das Feedback-Meeting, aber natürlich auch bei allen anderen:

Beschreiben Sie Ihr Ziel. Was wollen Sie mit Ihrer Präsentation erreichen und wie schaffen Sie das? Es macht einen großen Unterschied, ob Sie potenziellen Kunden eine Projektidee präsentieren möchten (Geld, Geld, Geld) oder ob Sie einen Zwischenbericht über ein laufendes Projekt präsentieren (informieren und überzeugen). Je nach aktueller Zielsetzung müssen Sie Ihre Präsentation unterschiedlich vorbereiten.

Wer sind Ihre Zuhörer? Selbstverständlich soll Ihre Präsentation ein Erfolg werden. Deshalb müssen Sie sich Gedanken über Ihr Publikum machen und Ihre Präsentation entsprechend gestalten. Für eine Präsentation vor hochkarätigen Wissenschaftlern sind logischerweise Fachjargon und eine akademische Ausdrucksweise angemessen. Hielten Sie dieselbe Präsentation vor einer Gruppe von Managern, würden Ihre Zuhörer schon bald in tiefen Schlaf fallen. Überlegen Sie sich also gut, wer in Ihrem Publikum sitzt.

Erstellen Sie zunächst das Gerüst Ihrer Präsentation. Als Vorbreitung Ihrer Präsentation sollten Sie zuerst die Kernpunkte Ihrer Botschaft zu Papier bringen. Anschließend überlegen Sie sich mögliche Unterpunkte und eventuelle visuelle Hilfsmittel zur Veranschaulichung Ihrer Aussagen. Und auch hier sollten Sie nicht übertreiben. Beschränken Sie sich auf drei bis fünf Kernpunkte. Falls Sie wirklich mehr zu sagen haben, quetschen Sie es nicht mit Gewalt in Ihre Präsentation, sondern bereiten Sie Handouts vor, die Sie vor Beginn der Präsentation austeilen.

Formulieren Sie Einleitung und Abschluss. Die Einleitung dient folgenden Zwecken:

• Die Aufmerksamkeit der Zuhörer gewinnen

• Kurze Übersicht über die Präsentation

• Betonung der Wichtigkeit der Präsentation

Der Abschluss Ihrer Präsentation ist ebenso wichtig wie die Einleitung. Folgendes möchten Sie damit erreichen:

• Ihre Kernaussagen noch einmal betonen

• Die Zuhörer noch einmal daran erinnern, warum diese Präsentation so wichtig ist

• Ein Gefühl der Motivation und des Tatendrangs bei Ihren Zuhörern hervorrufen

Bereiten Sie sich einen Spickzettel vor. Wenn Sie dieselbe Rede schon x-mal gehalten haben, werden Sie vermutlich ohne Spickzettel auskommen. Ein Zettel mit den wichtigsten Stichpunkten ist aber nicht nur eine große Hilfe, falls Sie tatsächlich den Faden verlieren sollten, sondern auch eine Kontrolle für Sie, ob Sie auch wirklich alle wichtigen Punkte behandelt haben. Ihr Spickzettel sollte nur kurze Stichpunkte enthalten. Er ist eine Gedächtnisstütze und keine Vorlage, von der Sie Ihre Rede ablesen. An dieser Stelle verwenden viele Redner das Präsentationsprogramm PowerPoint. Darauf gehen wir im nächsten Abschnitt näher ein.

Holen Sie sich gegebenenfalls Verstärkung. Je nach Art und Umfang Ihres Projekts und der Anzahl der beteiligten Kollegen Ihrer Beratungsfirma ist es vielleicht eine gute Idee, Kollegen zu dieser Präsentation mitzunehmen; ganz besonders dann, wenn es sich um ein hoch kompliziertes Fachgebiet handelt. Befindet sich in Ihrem Team ein Experte, kann er Ihre Strategien und Lösungen durch sein Fachwissen untermauern.

Übung macht den Meister. Je nachdem, wie sicher Sie sich fühlen oder wie ausführlich Ihre Präsentation sein soll, ist ein Probelauf (oder sogar mehrere) sehr hilfreich. Ein Probelauf kann entweder nur darin bestehen, dass Sie sich am Vorabend Ihres großen Auftritts Ihre Präsentation noch ein paar Mal durchlesen, oder darin, dass Sie Ihre Rede vor ein paar Freunden, Kollegen oder Ihrer Mutter halten oder eine Videoaufzeichnung machen.

Man kann sich gar nicht gut genug vorbereiten. Dies gilt besonders für Präsentationen, in denen Sie dem Kunden Ihre Ergebnisse vorstellen und die Lösungsstrategien schmackhaft machen möchten. Nutzen Sie die Zeit, die Ihnen zur Vorbereitung bleibt, denn wenn Sie erst einmal vor Ihrem Publikum stehen und es losgehen soll, werden Sie merken, dass sich der Aufwand gelohnt hat. Glauben Sie uns, eine Präsentation ist im Grunde genommen nichts anderes als ein Bühnenauftritt.

Visuelle Hilfsmittel einsetzen

Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass von allen Informationen, die unser Gehirn verarbeitet, rund 85 Prozent visuell aufgenommen wurden. Denken Sie daran, wenn Sie das nächste Mal ein Feedback-Meeting mit dem Kunden abhalten. Ihre Zuhörer sind zwar durchaus in der Lage zu verstehen, was Sie sagen, aber sie können sich visuell aufbereitete Informationen wesentlich schneller und länger merken.

Das nachfolgende Beispiel soll erklären, worum es uns geht: Peter Nelson war einmal Zuhörer einer stundenlangen Präsentation für die Firmenleitung in einem großen Hightechunternehmen. Dabei wurden Tabellen und Grafiken mit winzig kleiner Schrift an die Wand projiziert (etwa wie unsere Abbildung 10.1). Es versteht sich wohl von selbst, dass jeder, der nicht in der ersten Reihe saß, lediglich verschwommene Hieroglyphen erkennen konnte. Was das Fass aber dann zum Überlaufen brachte, war, dass der Redner jede einzelne Zahl direkt von seinem Bildschirm ablas. Grauenvoll!

Es gibt eine wesentlich bessere Alternative: Stellen Sie die wesentlichen Informationen nicht als Ziffern- und Buchstabensalat, sondern als Grafik dar. Abbildung 10.1 verdeutlicht, wovon wir reden. Vergleichen Sie, um wie viel übersichtlicher und verständlicher Abbildung 10.2 im Vergleich zu Abbildung 10.1 die Informationen vermittelt. Bei Ihrer Präsentation können Sie sich somit darauf konzentrieren, Ihrem Publikum die Bedeutung der Fakten zu erörtern, anstatt sie erst einmal vorzulesen.

Umsatz im Kalenderjahr

Abbildung 10.1: Eine grauenhafte Darstellung, die kaum lesbar ist!

Abbildung 10.2: Grafiken vermitteln die Informationen verständlich und visuell leicht erfassbar.

Nach vielen Jahren harter Arbeit haben wir endlich die Regel über das visuelle Element in Präsentationen herausgefunden. Die Nelson-Economy-Regel lautet:

Was man nicht mit eigenen Augen gesehen hat, vergisst man wieder.

Nun gut, was heißt das jetzt für Ihre Präsentation? Ganz einfach: Die visuelle Präsentation ist ebenso wichtig wie das gesprochene Wort. Setzen Sie so oft wie möglich visuelle Hilfsmittel wie Landkarten, Displays, Musterproben, Prototypen, Fotografien, Tabellen und Grafiken ein. Nachfolgend eine Auflistung der gängigsten visuellen Hilfsmittel:

Handouts: Teilen Sie Handouts an Ihr Publikum aus, das heißt Informationsblätter, die die wesentlichen Punkte Ihrer Präsentation – einschließlich wichtiger Grafiken – enthalten. Ihr Publikum wird Ihnen dadurch besser folgen können. Allerdings sollten Sie auf keinen Fall den Fehler begehen, Wort für Wort von den Handouts vorzulesen. Nichts ist langweiliger als das!

Schreib- und Seminartafeln: Bei Präsentationen vor einer kleineren Gruppe von bis zu 30 Zuhörern eignet sich eine Schreib- oder Seminartafel sehr gut. Schreiben Sie Ihre Kernpunkte und Argumente im Verlauf Ihrer Präsentation auf die Tafel, und wenn Ihnen dabei ein kleiner Fehler unterläuft, ist er schnell korrigiert.

Flipcharts: Flipcharts (diese Riesenschreibblöcke auf einem Stativ oder Rollständer) sind ebenfalls hervorragend für Präsentationen vor nicht mehr als 30 Zuschauern geeignet. Der große Vorteil von Flipcharts ist, dass Sie alles bequem zu Hause oder in Ihrem Büro schon vor Ihrem großen Auftritt vorbereiten können.

PowerPoint: Wenn Sie Microsoft PowerPoint oder ein ähnliches Präsentationsprogramm verwenden, können Sie eine komplette Multimediapräsentation auf Ihrem Laptop vorbereiten, das fertige Werk in Dateiform überall hin mitnehmen (Sie transportieren es auf Ihrem Computer, einer CD-ROM oder einem anderen Speichermedium wie etwa einem USB-Stick) und die Präsentation beispielsweise auf eine Wand im Besprechungsraum projizieren. Dabei muss natürlich auf jeden Fall gewährleistet sein, dass die benötigte Ausrüstung (zum Beispiel ein Computer, ein Beamer und eine Projektionsfläche) parat steht. Notfalls bringen Sie Ihre eigene Ausrüstung mit. (Vergessen Sie das Verlängerungskabel nicht!)

Bevor Sie es mit Ihren visuellen Hilfsmitteln vor lauter Begeisterung übertreiben, möchten wir Sie an einige nützliche Regeln erinnern, die für alle Grafiken und Präsentationen gelten: Packen Sie nicht zu viel Information hinein. Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart, eine große Schriftgröße und halten Sie sich mit der Anzahl der Wörter und Zahlen pro Seite oder Folie zurück (Faustregel: Nicht mehr als 16 Wörter pro Seite!). Verwenden Sie unterschiedliche Farben zur Verdeutlichung. Bereiten Sie alles vor, bevor die Zuhörer den Raum betreten. Es wirkt nicht sonderlich professionell, wenn Sie die ersten fünf Minuten Ihrer Präsentation hektisch am Projektor herumfummeln oder Ihre Handouts erst sortieren müssen. Außerdem sollten Sie eines nicht vergessen: Sie stehen im Mittelpunkt Ihrer Präsentation, nicht Ihre Hilfsmittel. Wie der Name schon sagt, dienen sie als Hilfe und sind kein Ersatz für mangelhafte Vorbereitung oder fehlendes Wissen.

Ihr großer Auftritt

Jetzt ist es so weit: Ihre Vorbereitungen sind abgeschlossen, und Sie sind für Ihren großen Tag bereit. Gleich werden Sie für Ihre harte Arbeit und gute Vorbereitung belohnt. Wenn Sie die folgenden Tipps beherzigen, wird Ihre Präsentation ein bombensicherer Erfolg:

Entspannen Sie sich. Atmen Sie tief durch, und denken Sie positiv. Stellen Sie sich vor, Sie kommen gut an, alles klappt prima, Ihr Publikum wird begeistert sein! Es gibt überhaupt keinen Grund zur Nervosität. Denken Sie immer daran: Ihr Kunde bezahlt Sie dafür, dass Sie ein Experte auf Ihrem Gebiet sind. Und das trifft doch zu, oder?

Begrüßen Sie eintreffende Zuhörer. Es ist immer besser, etwas früher zu Ihrer Präsentation zu erscheinen, da Sie nicht nur in Ruhe überprüfen können, ob alles in Ordnung ist, sondern auch schon möglichst viele einzelne Zuhörer persönlich begrüßen können. Damit ist das Eis schnell gebrochen, und Ihre eventuell aufkommende Nervosität wird schneller verfliegen, als Sie gedacht haben. Außerdem wird sich jeder, der ein paar Worte mit Ihnen gewechselt hat, gleich noch etwas mehr für Sie und Ihre Präsentation interessieren.

Warten Sie, bis man Ihnen volle Aufmerksamkeit schenkt. Bei einer Präsentation sollte man von Anfang darauf achten, dass alle mit ungeteilter Aufmerksamkeit bei der Sache sind. Sie können entweder mit dem üblichen »Darf ich um Ihre Aufmerksamkeit bitten« beginnen oder sich wortlos vor Ihr Publikum stellen und warten, bis der Geräuschpegel sich gesenkt hat und sich alle Augen erwartungsvoll auf Sie richten.

Fangen Sie an. Überlegen Sie nicht lange. Sagen Sie, was Sie zu sagen haben. Noch ein Tipp: Stehen Sie nicht stocksteif da. Bewegen Sie sich (ohne herumzuzappeln) und bringen Sie damit Bewegung und Schwung in Ihre Präsentation. Suchen Sie den Augenkontakt zu wichtigen Entscheidungsträgern, dann können Sie sofort feststellen, welche Reaktion Ihre Präsentation hervorruft.

Es gehört einiges an Geschick dazu, die eigenen Ideen und Vorstellungen professionell und auf Anhieb verständlich zu präsentieren. Seien Sie deshalb nicht enttäuscht, wenn Sie es sich nicht sofort aus dem Ärmel schütteln können. Es bedarf viel Übung und sorgfältigster Vorbereitung, um ein Publikum wirklich vom Hocker zu reißen. Zum Glück gibt es Computer, die die Sache ungemein erleichtern. Aber vergessen Sie eines nicht: Es liegt an Ihnen selbst, ob Sie eine mittelmäßige Präsentation abliefern oder eine, die Ihren Kunden total beeindruckt. Na – für welche Variante werden Sie sich entscheiden?

Dem Kunden die Lösungsstrategien schmackhaft machen

Im Laufe des Beratungsvorgangs muss der Kunde Ihre Lösungsstrategien so verinnerlichen, als wären sie seine eigenen, sonst landen sie unweigerlich im Papierkorb. Die Umsetzung Ihrer Vorschläge hängt zum großen Teil davon ab, wie stark der Kunde bei ihrer Entwicklung beteiligt war. Natürlich haben Sie von Anfang an auf dieses Ziel hingearbeitet, haben eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Beziehung aufgebaut und den Kunden in den gesamten Beratungsprozess einbezogen, doch jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem es ernst wird.

Ihre Strategien sind nur so gut wie ihre Umsetzung. Selbst die besten Lösungsvorschläge sind vergebliche Liebesmühe, wenn sie nicht realisiert werden. Nachfolgend ein paar Tipps, wie Sie dafür sorgen können, dass Ihre Vorschläge angenommen werden:

Einverständnis in allen Punkten: Sorgen Sie dafür, dass alle Schwierigkeiten angesprochen und gelöst werden. Besteht Ihre Lösungsstrategie zum Beispiel darin, dass alle Zulieferer Ihres Kunden zukünftig einen Qualitätsnachweis erbringen müssen, und gibt es während des Feedback-Meetings Einwände, dass dies zu höheren Einkaufspreisen führt, müssen Sie auf jeden Fall darauf eingehen. Vermitteln Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden zwischen Gegnern und Befürwortern der Maßnahme und schließen Sie einen Kompromiss. Ignorieren Sie Einwände, gefährden Sie unter Umständen die Umsetzung Ihrer Lösungsstrategien.

Auf einer Entscheidung und Verteilung der Verantwortlichkeiten bestehen: Das Feedback-Meeting ist genau der richtige Ort und der richtige Zeitpunkt, einen Zeitplan für die Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge auszuarbeiten. Zudem ist es genau der richtige Moment, Ihren Kunden zu verbindlichen Zusagen zu bewegen, dass er die Verantwortung für die Einhaltung des Zeitplans übernimmt. Sofern Sie nicht völlig das Thema verfehlt haben, sollte inzwischen klar sein, dass sich das Problem des Kunden nur durch die Umsetzung Ihrer Strategien beheben lässt.

Angebot, dem Kunden auch in der Umsetzungsphase zur Seite zu stehen: Können Sie sich noch daran erinnern, dass wir Sie vor einigen Kapiteln darum gebeten haben, sich wie ein Verkäufer zu verhalten? Wir hoffen, Sie spielen diese Rolle noch immer. Wenn nicht, sollten Sie sich schleunigst wieder Ihren Text ins Gedächtnis rufen. Ihr Kunde kann das Projekt mit oder ohne Ihre Mithilfe weiterführen. Sollte Ihr Vertrag nicht vorsehen, dass Sie auch bei der Umsetzung Ihrer Lösungsstrategien mitwirken (was Sie eigentlich immer als Vertragsgegenstand aufnehmen sollten), können Sie dies nun anbieten.

Dafür gibt es zwei gute Gründe: Erstens können Sie dazu beitragen, dass die Umsetzung Ihrer Vorschläge tatsächlich erfolgt, und zwar so, wie Sie es für richtig halten. Zweitens vertiefen Sie die Beziehung zu Ihrem Kunden. Wird das Projekt in der Praxis ein Erfolg, haben Sie Folgeaufträge so gut wie sicher in der Tasche.

Herzlichen Glückwunsch! Für einige von Ihnen ist der Beratungsvorgang nun abgeschlossen, denn Ihre Kunden haben sich dazu entschlossen, Ihre entwickelten Lösungsstrategien ohne Sie in die Tat umzusetzen. Es empfiehlt sich dennoch, ab und zu nachzufragen, wie der Stand des Projekts ist und ob Sie in irgendeiner Weise helfen können. Man weiß ja nie, ob der Kunde es sich nicht doch anders überlegt.

Auf die restlichen Leser – die Consultants, die auch für die Umsetzung der Lösungsvorschläge zuständig sind – wartet noch ein ganzes Stück Arbeit. In Kapitel 11 befassen wir uns damit, wie Sie in dieser Phase mit Ihren Kunden zusammenarbeiten.

11

Die Umsetzung: Dafür sorgen, dass jeder einzelne Punkt sitzt

In diesem Kapitel

Einen Aktionsplan erstellen

Mögliche Hindernisse aus dem Weg räumen

Das Ergebnis der Umsetzung bewerten

Ihre Lösungsstrategien sind die Früchte Ihrer Arbeit. Und es war weder für Sie noch für Ihren Kunden ein Zuckerschlecken, sie auszuarbeiten. Versinken die Vorschläge jetzt jedoch in den unergründlichen Tiefen irgendeines Schreibtisches, war die ganze Schufterei umsonst. Und obwohl ein Consultant ja für seine Arbeit entlohnt wird, wird jeder, der diesen Beruf ausübt, wohl zugeben, dass es sehr schmerzt, wenn seine Lösungsstrategien niemals in die Tat umgesetzt werden.

Als Consultant befinden Sie sich in einer schwierigen Lage. Sie wissen ganz genau, welche Maßnahmen das Problem Ihres Kunden lösen würden, doch leider sind es letzten Endes nicht Sie, der über die Umsetzung Ihrer Vorschläge entscheidet, sondern Ihr Auftraggeber. Womöglich zerpflückt er Ihre Lösungsstrategie in Einzelmaßnahmen und pickt sich nur diejenigen raus, die ihm im Moment gerade als passend erscheinen. Der Kunde ist König. Ihnen wird nichts anderes übrig bleiben, als Ihre Sicht der Dinge konsequent zu kommunizieren – dafür werden Sie ja schließlich vom Kunden bezahlt – und erst dann Ruhe zu geben, wenn Sie sicher sind, dass der Kunde Ihren Standpunkt hinreichend durchdacht hat.

Sie können (und sollten) jedoch an der Umsetzung Ihrer Lösungsstrategien mitarbeiten, denn schließlich ist dies der befriedigendste Teil Ihrer Arbeit: mittels Ihrer Vorschläge die Probleme des Kunden wirklich zu lösen. Es ist tatsächlich so, dass Sie als Außenstehender als einzige Person dazu in der Lage sein könnten, die notwendigen Veränderungen durchzuführen, weil Sie weder dem momentanen Zustand hinterherjammern noch sich der Unternehmenspolitik unterordnen müssen.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie zusammen mit Ihrem Kunden einen Aktionsplan für die Umsetzung aufstellen, und wir geben Ihnen einige Tipps, wie diese Phase des Projekts für alle Beteiligten einfacher gestaltet werden kann. Schließlich erklären wir noch, warum und wie Sie das Ergebnis der Umsetzung beurteilen sollten.

Nur vorab Geplantes durchführen

Für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Lösungsstrategien ist ein Aktionsplan erforderlich, in dem genauestens festgelegt ist, wer welche Schritte bis wann durchführen muss. Je nach Projektgröße und Umfang Ihrer Lösungsstrategien kann dieser Aktionsplan auf einer oder sehr vielen Seiten beschrieben sein. Der beste Plan ist jedoch in jedem Fall der, den Sie in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Kunden aufgestellt haben, denn nur dann wird sich Ihr Kunde für die Umsetzung verantwortlich fühlen und sich dafür einsetzen, dass der Plan vollständig ausgeführt wird.

Bei der gemeinsamen Ausarbeitung des Aktionsplans sollten Sie folgende Punkte beachten:

Definieren Sie die einzelnen Aufgaben. Jeder gute Plan beinhaltet einzelne Schritte, die wiederum aus verschiedenen Aufgaben bestehen. Auch Ihr Aktionsplan besteht aus verschiedenen Aufgaben, die auf den erfolgreichen Abschluss der Umsetzungsphase abzielen. Diese Aufgaben müssen klar und unmissverständlich definiert werden, und da Ihr Kunde bei der Umsetzung Ihrer Lösungsstrategie die Hauptrolle spielt, muss er bei der Festlegung der Einzelheiten die Hauptarbeit übernehmen.

Hier kommt allerdings eine Warnung: Es ist zwar ungemein wichtig, die Aufgaben klar zu definieren, doch es kann hin und wieder vorkommen, dass die falschen Arbeiten Teil des Plans werden. Bevor Sie sich also an die nächsten Schritte wagen, müssen Sie unbedingt ermitteln, ob die aufgeführten Aufgaben tatsächlich den letztendlichen Zielen dienen. Bei einigen ist dies möglicherweise nur scheinbar der Fall. Nehmen wir zum Beispiel einmal an, dass Sie in Ihrer Lösungsstrategie das Einstellungsverfahren des Unternehmens dokumentieren. Sie haben herausgefunden, dass an dem Verfahren an sich nichts auszusetzen ist, dass man es lediglich schriftlich belegen sollte. Aus unerfindlichen Gründen steht aber plötzlich die Aufgabe, den Gesamtablauf der Rekrutierung noch einmal kritisch zu hinterfragen, auf Ihrer To-do-Liste. Das mag an sich eine gute Idee sein. Es könnte sich aber auch um eine Hinhaltetaktik vonseiten des Kunden handeln. Bleiben Sie also wachsam.

Legen Sie Termine fest. Damit ein Plan seinen Zweck erfüllt, muss festgelegt werden, wann die einzelnen Aufgaben erledigt sein müssen. Die für bestimmte Aufgaben verantwortlichen Mitarbeiter müssen genau wissen, bis wann sie ihre Aufgaben zu erledigen haben, sonst werden diese immer zugunsten anderer Dinge auf die lange Bank geschoben. Es kann auch Fälle geben, in denen die Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden müssen. Ist die erste noch nicht verrichtet, kann mit der zweiten nicht begonnen werden. Legen Sie deshalb für jede Aufgabe einen Zeitplan mit Anfangs-und Abschlussdatum fest.

Weisen Sie Verantwortung zu. Für jede Aufgabe muss es einen Zuständigen geben, der für die erfolgreiche und termingerechte Erledigung dieser Aufgabe verantwortlich ist. Um keine Verwirrung aufkommen zu lassen, sollte die Verantwortung für eine Aufgabe nur bei einer Person liegen, denn viele Köche verderben bekanntlich den Brei. Sind mehrere Personen (oder gar ein ganzes Komitee) für ein- und dieselbe Sache zuständig, fühlt sich letzten Endes keiner verantwortlich, was zur Folge hat, dass Aufgaben gar nicht oder viel zu spät erledigt werden oder das komplette Projekt scheitert. Und gerade für einen solchen Ausgang wollen Sie als Consultant, der bestehende Probleme lösen und keine neuen schaffen soll, nicht verantwortlich gemacht werden.

Damit die Mitarbeiter Ihres Kunden ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen können, müssen sie natürlich über die entsprechende Befugnis und die notwendigen Ressourcen verfügen. Stellen Sie sicher, dass diese Mitarbeiter grünes Licht und die passende Ausrüstung von ihren Vorgesetzten erhalten.

Überlegen Sie, ob ein Testlauf sinnvoll wäre. Ist die Liste Ihrer Vorschläge sehr kurz oder arbeiten Sie für ein kleines Unternehmen, können Sie die Umsetzung vermutlich ohne Testläufe oder Ähnliches direkt angehen. Je umfangreicher Ihre Lösungsstrategien jedoch sind beziehungsweise je mehr sich dadurch für die Mitarbeiter und Kunden Ihres Auftraggebers ändert, umso sinnvoller ist ein Pilotprojekt, bei dem Ihre Lösungsstrategien vor der endgültigen Umsetzung getestet werden. Haben Sie zum Beispiel die Website Ihres Kunden gestaltet, sollten Sie diese genauestens prüfen, bevor sie ins Netz gestellt wird. Damit können Sie und Ihr Kunde feststellen, ob Text und Grafik aussehen wie (von Ihnen beiden) gewünscht, ob der Gesamteindruck und die Funktionsweise der Seiten zufriedenstellend ist und ob sämtliche Links und anderen Funktionen einwandfrei sind. Bei manchen Projekten, wie zum Beispiel bei der Einführung eines rechnergestützten Buchhaltungs- oder Inventurprogramms, ist ein Testlauf unabdingbar.

Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg der Umsetzung beurteilen können. Im letzten Teil des Aktionsplans legen Sie die Faktoren, zum Beispiel Maßeinheiten, fest, mit denen sich der Erfolg der Umsetzung messen lässt. Diese Faktoren beziehen sich auf die bereits bei Projektbeginn zusammen mit Ihrem Kunden festgelegten Zielsetzungen. Was erwartet der Kunde von Ihnen? Was erwarten Sie selbst? Sollten die Erwartungshaltungen auseinanderklaffen, müssen Sie sicherstellen, dass beide Standpunkte im Aktionsplan ausformuliert sind. Sollte die Umsetzung tatsächlich scheitern, können Sie anhand der oben genannten Punkte der Ursache auf den Grund gehen. Der Begutachtungs- und Bewertungsprozess sollte hier aufgesplittet werden. Bewerten Sie zunächst die einzelnen Aufgaben. Hat deren Erledigung den gewünschten Zweck erfüllt? Beurteilen Sie danach das Gesamtkonzept. Wenn Sie beides getrennt bewerten, können Sie und Ihr Kunde noch während dieser Prozedur Korrekturen vornehmen und das Gesamtkonzept besser bewerten.

Bei der Gestaltung Ihres Aktionsplans haben Sie völlig freie Hand, achten Sie aber darauf, dass sämtliche oben genannten Punkte darin vorkommen. In Abbildung 11.1 finden Sie einen Musteraktionsplan eines Beraters für Audio-Video-Technik für den Einbau einer neuen Lautsprecheranlage in eine Konzerthalle. Beachten Sie, dass all unsere Tipps in diesem Musterplan speziell berücksichtigt wurden.

Unabhängig vom Umfang und Dauer der Umsetzung Ihrer Lösungsstrategien klärt ein Aktionsplan grundsätzlich, wer welche Aufgaben wann erledigt. Natürlich gibt es in jeder Umsetzungsphase Höhen und Tiefen. Wir geben Ihnen im Folgenden einige Tipps, wie Sie den Erfolg Ihrer Umsetzung sichern und Rückschläge vermeiden können.

Abbildung 11.1
: Musteraktionsplan

Worauf warten Sie noch? Los geht’s!

Wäre es nicht toll, wenn Sie nur mit dem Finger schnippen müssten, und schon wären sämtliche Lösungsvorschläge fix und fertig umgesetzt? Vergessen Sie es! Die Umsetzungsphase ist leider eine der schwierigsten Phasen Ihres Projekts – sowohl für Sie als auch für den Kunden. Manchmal genügt es schon, eine winzige Kleinigkeit zu übersehen, und der ganze schöne Plan löst sich in Wohlgefallen auf. Dann stellen sich im Unternehmen Ihres Kunden ganz schnell wieder die vorherigen Umstände ein, und Ihr Kunde ist vielleicht ganz froh, dass er sich nun doch nicht auf Neuerungen einlassen muss.

Sie können sich aktiv an der Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge beteiligen, damit diese möglichst reibungslos vonstatten geht (den einen oder anderen Haken wird es immer geben). Wir empfehlen Ihnen folgende Vorgehensweisen:

Überwinden Sie den Widerstand. Dachten Sie wirklich, das bisschen Widerstand, das Ihnen während der Informationserhebung entgegengebracht wurde, sei alles gewesen, was die Mitarbeiter Ihres Kunden aufbringen können? Weit gefehlt. Jetzt, da die Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge tatsächlich stattfinden soll, werden sich all diejenigen Mitarbeiter gegen Sie und Ihre Befürworter oder Geldgeber verbünden, die von den geplanten Änderungen am stärksten betroffen sind, und sich in einem letzten verzweifelten Versuch bemühen, den alten Status quo beizubehalten. Den Widerstand im Unternehmen des Kunden erstickt man am besten gleich im Keim. Bei jeder sich bietenden Gelegenheit sollten Sie all die Schwarzseher, Skeptiker, die ewig Gestrigen und ihre Anhänger so früh und so häufig wie möglich in die Abläufe einbinden. Oder Sie versuchen es mit regelmäßigen Überprüfungen, wie in Kapitel 9 beschrieben. So können Sie größeren Widerstandsnestern schneller auf die Schliche kommen. Wenn Ihre Lösungsvorschläge auf Dauer umgesetzt werden sollen, müssen Sie potenzielle »Widerständler« erkennen und sie sich einzeln vorknöpfen.

Erwarten Sie nicht zu viel. So gut wie nichts lässt sich von heute auf morgen ändern. Selbst nach einer umfangreichen Umorganisation der Betriebsabläufe wird ein Fließbandarbeiter seine Arbeit erst einmal so weiter machen, wie er es gewohnt ist. Wie heißt es doch so schön: Gut Ding will Weile haben. Üben Sie sich in Geduld, dann werden Sie schon merken, dass sich die Dinge wie geplant entwickeln. Schrauben Sie Ihre Erwartungen für die Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge auf ein realistisches Maß zurück. Räumen Sie den Mitarbeitern Ihres Kunden bei der Aufstellung des Aktionsplans ausreichend Zeit ein, damit sie sich an die Änderungen gewöhnen und diese in die täglichen Routineaufgaben integrieren können.

Prüfen Sie nach, ob alle Aufgaben erfüllt wurden. Die erfolgreiche Umsetzung des Aktionsplans hängt von der termingerechten Erledigung der einzelnen Aufgaben und dem konstanten Engagement der damit beauftragten Mitarbeiter ab. Überprüfen Sie deshalb aufmerksam, ob die Aufgaben auch planmäßig erledigt werden. Arbeitnehmer, denen Ihre Pläne nicht geheuer sind, »vergessen« manchmal gerne die ihnen zugewiesenen Aufgaben, ignorieren diese einfach oder müssen sich plötzlich ganz dringend anderen, weitaus wichtigeren Aufgaben widmen. Die beste Methode, einem derartigen Verhalten entgegenzuwirken, ist, die Aufgaben eindeutig zu formulieren, einen bestimmten Mitarbeiter damit zu beauftragen, zu kontrollieren, ob der jeweilige Zeitplan eingehalten wurde, und die Verantwortlichen gegebenenfalls zur Rechenschaft zu ziehen. Auch durch regelmäßig stattfindende Treffen zur Fortschrittskontrolle können Sie bewirken, dass jeder seine Aufgaben im Blick behält und mitarbeitet.

Pflegen Sie die Beziehung zu Ihrem Kunden. Für eine erfolgreiche und dauerhafte Umsetzung des Aktionsplans sind Sie auf die Mithilfe des Kunden angewiesen. Diese ist Ihnen allerdings nur gewiss, wenn Sie die gemeinsame Beziehung auch beständig pflegen. Dazu gehört, dass Sie hin und wieder Kontakt zu Ihrem Kunden aufnehmen, ihn um Anregungen und Rat bitten und ein gutes Arbeitsklima schaffen und erhalten. Ist das Verhältnis zu Ihrem Kunden erst einmal getrübt, können Sie Ihre Lösungsvorschläge in der untersten Schublade Ihres Schreibtisches verstauen.

Erkennen Sie das Endlos-Syndrom. Manche Umsetzungsvorhaben ziehen sich schier endlos hin. Bevor Sie wissen, was eigentlich Sache ist, wird die Umsetzung so zäh, dass sich keiner mehr daran erinnert, sie überhaupt jemals begonnen zu haben. Falls Sie es zulassen, dass sich die Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge endlos in die Länge zieht, hätten Sie sich die Arbeit gleich sparen können. Stellen Sie mit Ihrem Kunden einen verbindlichen Zeitplan auf, der für jeden Schritt festlegt, wann er begonnen und abgeschlossen sein muss. Vermeiden Sie eine Planung auf Jahre, nennen Sie besser bestimmte Kalenderwochen. Ein genauer Zeitplan hängt natürlich auch von der Art der Projekts ab: Komplexität und Dringlichkeit der Umsetzung, verfügbare Ressourcen und Unterstützung seitens der Unternehmensleitung.

Wenn Sie die oben stehenden Tipps befolgen, haben Sie Ihr Soll bei der Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge erfüllt. Vergessen Sie nicht, dass auch die Kunden ihren Teil beitragen müssen. Denken Sie immer daran: »Jedermann hat jederzeit das Recht, einen noch so gut gemeinten Rat in den Wind zu schlagen.« Auch Sie können Ihre Kunden nicht zu ihrem Glück zwingen. Das Einzige, was Sie tun können, ist, den Kunden die Vorteile Ihrer Lösungsstrategien deutlich zu machen. Entscheiden sich Ihre Kunden trotzdem gegen Ihre Lösungen, müssen Sie diese Entscheidung akzeptieren. Nur nicht die Flinte ins Korn werfen, der nächste Kunde ist bestimmt einsichtiger! Wie wir bereits betont haben, sollten Sie allerdings nicht lockerlassen, bis Sie ganz sicher sind, dass Ihr Kunde Ihren Standpunkt ernsthaft durchdacht hat.

Der letzte Schritt in der Umsetzungsphase besteht darin, das Projektergebnis zu beurteilen. Zufälligerweise handelt der nächste Abschnitt genau davon.

Das Ergebnis bewerten

So, nun sind Sie am Ende Ihres Projekts angelangt, und ein ganzes Stück Arbeit liegt hinter Ihnen. Sie haben mit Ihrem Kunden eine Reihe großartiger Lösungsvorschläge entwickelt, die gemäß Ihrem Plan auch in die Tat umgesetzt wurden. Wie stellen Sie nun fest, ob Ihre Lösungsstrategie auch die gewünschte Wirkung zeigt? Ganz einfach: Sie überprüfen das Resultat der Umsetzung und vergleichen es dann mit Ihrem ursprünglichen Aktionsplan.

Glücklicherweise ist es für Sie ziemlich einfach, die Ergebnisse Ihrer Lösungsstrategien zu beurteilen, da Sie sich zu Beginn die Zeit genommen haben, einen detaillierten Aktionsplan auszuarbeiten, den Sie nun nur zur Hand nehmen müssen. Sie haben doch einen solchen Plan entwickelt oder etwa nicht? Wir gehen einmal davon aus und erklären Ihnen, wie Sie nun vorgehen:

1.    Daten erheben.

Wie schon zuvor müssen Sie auch nun wieder Daten sammeln, mit denen sich prüfen lässt, ob Ihre Lösungsvorschläge tatsächlich greifen. Manche Ergebnisse sind auf den ersten Blick erkennbar, bei anderen dauert es Monate oder gar Jahre, bis sie sich zeigen. Haben Sie zum Beispiel Maßnahmen zur Verbesserung des Betriebsklimas in die Wege geleitet, können Sie mittels Umfragen bereits nach wenigen Wochen feststellen, ob es sich tatsächlich gebessert hat. Wurde zur Steigerung der Produktqualität auf Ihre Anregung hin jedoch die Fertigungstechnik geändert, dauert es mehrere Monate, bis neue Daten darüber zur Verfügung stehen und die Ergebnisse Ihrer Lösungsvorschläge deutlich erkennbar sind. Wie dem auch sei, eines ist klar: Ohne die entsprechenden Informationen können Sie den Erfolg Ihrer Strategie nicht beurteilen.

2.    Die Planziele mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen.

Kontrollieren Sie, ob die Umsetzung tatsächlich nach Ihrem Aktionsplan verläuft. Je nach Art, Umfang und Dringlichkeit Ihres Projekts sollten Sie dies vielleicht sogar täglich oder wöchentlich tun. Legen Sie fest, ob bestimmte Aufgaben schneller abgewickelt werden müssen oder ob mehr Zeit dafür gewährt werden muss.

3.    Den Kunden fragen, ob er mit dem Ergebnis zufrieden ist.

Erfolg lässt sich am einfachsten dadurch messen, dass Sie Ihren Kunden fragen, ob er mit Ihrer Arbeit zufrieden ist und ob er Sie für einen guten Consultant hält. (Manche Consultants behaupten sogar, alles andere wäre unwichtig.) Treffen Sie sich mit den Kunden, versenden Sie Fragebögen oder rufen Sie an. Egal wie Sie es herausfinden, wichtig ist, dass Sie sich danach erkundigen.

4.    Sich selbst fragen, ob man mit dem Ergebnis zufrieden ist.

Keine Widerrede: Auch Sie müssen sich die Frage stellen, ob Sie mit dem Projektverlauf zufrieden waren. War Ihr Umgang mit Ihrem Kunden angemessen? Haben Sie das Projekt bestmöglich bearbeitet? Würden Sie beim nächsten Mal etwas anders machen, und wenn ja, was? Möchten Sie mit diesem Kunden auch in Zukunft zusammenarbeiten? Haben Sie an diesem Projekt gut verdient oder blieb am Ende nichts übrig? Stellen Sie sich diese und ähnliche Fragen, um herauszufinden, ob auch Sie mit dem Projekt zufrieden sind.

5.    Einen Erfahrungsbericht verfassen.

Alle Top-Consultants verfassen einen Erfahrungsbericht, in dem sowohl gute als auch schlechte Erfahrungen dokumentiert werden, wodurch eine konstante Verbesserung des Beratungsvorgangs gesichert wird. Und dies ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für zukünftige Projekte.

6.    Das Feedback Ihres Kunden für zukünftige Projekte nutzen.

Notieren Sie sich die Anmerkungen Ihres Kunden über Ihre Arbeit, um diese Informationen für künftige Projekte nutzen zu können. Das Feedback Ihres Kunden hilft Ihnen, Ihre Vorgehensweise bei allen Schritten des Beratungsvorgangs – Problemdefinition, Informationsbeschaffung, Auswertung, Präsentation der Lösungsvorschläge und deren Umsetzung – zu verbessern und effektiver zu gestalten. Jeder Consultant lernt immer wieder etwas dazu.

Sie sehen also, dass Sie und Ihr Kunde aus der Abschlussbeurteilung Ihres Projekts – war es top oder ein Flop – viel lernen können. Nutzen Sie das Feedback Ihres Kunden, um aus Fehlern zu lernen und Ihre Leistung zu verbessern. Bei jedem Projekt, an dem Sie mitwirken, und bei jedem Kunden, mit dem Sie zusammenarbeiten, gewinnen Sie neue Einblicke, und der Gewinn an Erfahrung und Wissen ist schließlich Ihr größter Vorteil.

Teil IV

Die Beratungstätigkeit erfolgreich verkaufen

In diesem Teil …

Eine gute Idee allein reicht nicht ganz aus, um genügend Kunden (und deren Geld) für einen erfolgreichen Unternehmensstart zu gewinnen und die Firma dabei auch noch immer weiter auszubauen. In diesem Teil sehen wir uns den Verkaufsvorgang etwas näher an und stellen Strategien vor, wie Sie für Ihr Unternehmen werben, Beziehungen aufbauen und neue Kunden anlocken können.

12

Das kleine Einmaleins des Verkaufens

In diesem Kapitel

Den Verkaufsvorgang verstehen

Langfristige Kundenbeziehungen aufbauen

Die Spin-Selling-Methode

So, jetzt sind Sie also ganz groß ins Consulting-Geschäft eingestiegen. Sie sind entweder für eine Unternehmensberatung tätig oder sind selbstständig und somit Ihr eigener Chef. Was auch immer der Fall sein mag, Sie werden schnell feststellen, dass Sie kontinuierlich Neukunden benötigen werden, um im Geschäft zu bleiben. Und um das zu bewerkstelligen, muss man ein ziemlich guter Verkäufer werden. Dies gilt im Besonderen für Selbstständige. In diesem Fall sind Sie nämlich selbst für alles zuständig: Sie handeln mit den Kunden die Aufträge aus, unterzeichnen die Verträge und liefern die Ergebnisse Ihres Ein-Mann-Betriebs. Solange Sie neue Aufträge an Land ziehen, sei es von aktuellen oder von neuen Kunden, werden Sie genügend Einnahmen auf Ihrem Konto verbuchen können, um Ihre Firma zu finanzieren und für die laufenden Kosten aufzukommen. Gehen Sie dagegen leer aus, wird auf Ihrem Konto ganz schnell Ebbe herrschen.

Selbst wenn Sie als Angestellter tätig sind, wird man Sie möglicherweise bitten, sich am Verkaufsvorgang zu beteiligen. Sie sollen sich dann eventuell an Interessenten wenden, um die Vorzüge der Firma oder die besondere Art der Herangehensweise anzupreisen oder werden gebeten, aktuelle Kunden aufgrund der großartigen Leistung beim letzten Projekt und des hervorragenden Services für neue Aufträge zu begeistern. Viele Beratungsunternehmen erwarten sogar von ihren Consultants, dass sie sich aktiv in den Verkauf einbringen.

Ob selbstständig oder angestellt, Ihr zukünftiger Erfolg – und der des Beratungsunternehmens – wird wahrscheinlich stark davon abhängen, wie gut Sie sich als Verkäufer machen. Aus diesem Grund haben wir diesem Thema ein komplettes (und auch ziemlich umfangreiches) Kapitel gewidmet.

Der klassische Verkaufsvorgang

Was wir mit diesem ominösen Verkaufsvorgang überhaupt meinen? Nun, dieser Vorgang besteht üblicherweise aus sieben Schritten, die wir im folgenden Abschnitt eingehend erläutern. Mithilfe dieser typischen Abfolge werden Sie Ihre Dienste in fast jedem Fall an den Mann bringen können. Es gibt allerdings noch ein paar andere Möglichkeiten, die immer beliebter werden. Diese beiden alternativen Vorgehensweisen, der Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen und die Spin-Selling-Methode, stellen wir Ihnen am Ende des Kapitels vor.

An Leads kommen

Bevor Sie mit Ihren Diensten Geld verdienen können, müssen Sie zunächst einmal Interessenten finden. Wenn man sich nach Leads – ein anderes Wort für konkrete Verkaufschancen – umsieht, macht man eigentlich nichts anderes als nach ernsthaften Interessenten für die eigenen Dienstleistungen zu suchen. Viele Verkäufer widmen einen Großteil ihrer täglichen Arbeit dem Aufspüren und Entwickeln solcher Verkaufschancen. Als Faustregel gilt: Je mehr Leads – und vor allem qualifizierte Leads (hinter denen klar erkennbare Probleme und ein deutliches Interesse an der angebotenen Leistung stehen) – Sie sammeln können, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auch tatsächlich beauftragt werden. Da dieser erste Schritt des Verkaufsvorgangs so immens wichtig ist, haben einige Firmen eigens Mitarbeiter abgestellt, deren einzige Aufgabe darin besteht, Leads zu generieren.

Solche verheißungsvollen Verkaufschancen entstehen aus den unterschiedlichsten Quellen. Manche ergeben sich erwartungsgemäß, manche überraschend. Sehen Sie selbst:

Networking: Beim Verkauf spielen soziale Aspekte eine sehr große Rolle, Verkauf beruht auf Beziehungen zwischen Menschen. Wen kennen Sie, der daran interessiert sein könnte, Sie zu beauftragen? Und wen kennt diese Person wiederum, der ein solches Interesse mitbringen könnte? Gibt es irgendwelche Fachverbände, Vereine oder andere Gesellschaften, denen Sie beitreten könnten, um Ihren Bekanntheitsgrad bei den Interessenten zu erhöhen? Gerade aus diesem Grund werden viele Consultants Mitglied in Industrie- und Handelskammern und Branchenverbänden und sitzen im Vorstand der gemeinnützigen Organisationen vor Ort.

Empfehlungen: Kümmern Sie sich um Ihre aktuellen Kunden? Ja? Dann werden diese Sie wahrscheinlich unglaublich vielen anderen weiterempfehlen – Interessenten, die Ihnen den ersten Auftrag schon so gut wie erteilt haben. Da Ihre Kunden Sie empfohlen haben, haben Sie sich einen Großteil Ihrer Eigenwerbung gespart.

Kaltakquise: Unangemeldete Anrufe oder Besuche bei Interessenten – sprich die Kontaktaufnahme bei potenziellen Kunden, die man noch nicht kennt und von deren Interesse man nicht überzeugt ist – gehören zu den traditionellen Verkaufsmethoden, die bei richtiger Anwendung erfolgreich sind. Ehrlicherweise muss man aber zugeben, dass sich die Chance, einen Auftrag per Kaltakquise an Land zu ziehen, drastisch erhöht, wenn man vorher recherchiert und sich bei solchen Ansprachen auf potenzielle Kunden beschränkt, deren höchstwahrscheinlichen Bedarf für die eigenen Dienste man ermittelt hat. Hunderte oder gar Tausende von potenziellen Kunden, die wohl ohnehin keinen Auftrag erteilen werden, ziellos zu umwerben, ist Zeit- und Geldverschwendung.

Werbung: Wenn Sie werben, versuchen Sie mit den unterschiedlichsten Mitteln wie etwa Preisausschreiben, Gutscheinen oder Werbegeschenken potenzielle Kunden dazu zu bringen, Ihnen die benötigten Kontaktdaten zu überlassen. Sie könnten ihnen beispielsweise freien Eintritt bei einem Ihrer Seminare zum Thema Investment gewähren, um sie anzulocken und sich im Zuge dieser Veranstaltung die Daten geben lassen. Oder Sie bieten Besuchern Ihrer Website die kostenlose Registrierung für Ihren Newsletter und erhalten im Gegenzug ihre E-Mail-Adressen. Auf diese Weise kommen Sie nicht nur an die Kontaktdaten von Personen, die sich für Ihre Dienste interessieren (Daten, die Sie später verwenden können, um noch einmal nachzufassen), sondern können auch jeden, der sich hier registriert, als ernsthaften Interessenten einstufen.

Adressenlisten: Es gibt eine Reihe von Anbietern, die Listen mit den Adressen von Einzelpersonen und Unternehmen vertreiben, die Interesse an Ihren Diensten haben könnten. Diese Auflistungen können Sie für Ihre Neukundenwerbung kaufen oder mieten. Sie sollten dabei unbedingt konkrete Auswahlkriterien angeben, denn damit erhöhen Sie die Chance, passende Interessenten zu finden. Achten Sie auch darauf, Ihre Werbesendung so zu gestalten, dass Sie Informationen darüber gewinnen können, ob Ihre Werbung im Altpapier gelandet ist oder nicht.

Laufkundschaft: Ob Sie es glauben oder nicht, ab und zu werden Sie auch mal völlig unerwartet von einem Interessenten angesprochen werden. Vielleicht hat er Ihren Namen in der Zeitung, zufällig beim Surfen im Internet auf Ihrer Website (Sie haben doch eine Website oder etwa nicht?) oder in einem Blog im Beitrag eines zufriedenen Kunden gelesen. Auf Laufkundschaft sollten Sie immer vorbereitet sein und sie freundlich behandeln.

Bevor Sie sich jetzt in die Suche nach Interessenten stürzen, sollten Sie sich erst einmal einen Moment Zeit nehmen und herausfinden, wer eigentlich Ihr idealer Kunde ist. Dann können Sie sich auf diese Gruppe konzentrieren. Stellen Sie sich zu diesem Zweck die folgenden Fragen:

Mit welcher Art von Problemen befasst sich Ihr Beratungsunternehmen?

Wer hat solche Probleme und möchte diese gelöst haben?

Wo finden Sie diese Interessenten – in Ihrer Heimatstadt, landesweit oder weltweit?

Handelt es sich um Einzelpersonen oder um Unternehmen?

Wie sehen ihre genauen Bedürfnisse aus?

Was hat für die Interessenten Priorität?

Was ist den Interessenten weniger wichtig?

Welche Vorzüge kann Ihr Unternehmen im Gegensatz zur Konkurrenz vorweisen?

Sind Sie in der Lage, den Interessenten diese Vorteile wirkungsvoll klarzumachen?

Mithilfe der Antworten auf diese und entsprechende weitere Fragen können Sie sich vorstellen, wie Ihre wahrscheinlichen Interessenten wohl aussehen mögen. Ermitteln Sie, wer sie sind, wo sie sitzen, welche Bedürfnisse sie haben und auf welche Weise Sie sie am besten kontaktieren. Sie sollten Ihre Auswahl selbstverständlich nicht zu sehr beschränken, denn dann könnten Sie eventuell viele der zukünftigen Kunden außen vor lassen. Andererseits sollten die Kriterien natürlich auch nicht zu weit gefasst sein. Sonst werden Sie nachher noch mit Interessenten überschwemmt, die eigentlich gar nicht zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Da würden Sie nur unnötig Zeit auf beiden Seiten verschwenden.

Ein kluger Ratschlag von Peter Psichogios, Fachmann für das Bewerben von Consulting-Diensten (Teil I)

Es gibt Consultants, die ziemlich gut darin sind, Aufträge an Land zu ziehen, während andere sich damit schwerer tun. Peter Psichogios (San Diego, Kalifornien, USA) gilt auf diesem Gebiet als Experte. Er blickt auf 20 Jahre Berufserfahrung zurück und hat in dieser Zeit hervorragende Projektergebnisse und einen erstklassigen Beratungsservice für Kunden erbracht. Bevor er die Firma Celebrity Service Institute gegründet hat, war er CEO bei einem der erfolgreichsten Anbieter von E-Learning-Medien im Verkaufs- und Dienstleistungsbereich. Davor war er in der Unternehmensleitung einer der weltweit größten Instructional System Association-Firmen, die Führungskräfte schulen. Dabei war Peter Psichogios für den Vertriebsapparat, die Ausbilder, Schulungsleiter und Consultants verantwortlich. Wir haben uns nach seiner ganz eigenen Sichtweise auf das Anpreisen von Consulting-Diensten erkundigt.

Consulting für Dummies (CfD): Gehen Sie nach einem festen Verkaufsablauf vor?

Peter Psichogios: Nein, ich folge dabei keinem vorgeschriebenen Schema, sondern nutze eher eine Mischform. Meiner Meinung nach muss man zunächst exakt bestimmen, worin die Schwierigkeit besteht und in welchen Bereichen etwas verbessert werden könnte. Beim Consulting bewirbt man etwas Unsichtbares, nicht Greifbares. Damit meine ich, dass die Ergebnisse erst zu einem späteren Zeitpunkt sichtbar werden. Es ist ungemein wichtig, dem Kunden aufzuzeigen, wie er die fehlende oder eben die vorhandene Möglichkeit zur Verbesserung in bare Münze umsetzen kann. Hat der aktuelle Kunde oder der Interessent erst einmal verstanden, welche direkten und indirekten Kosten durch das vom Consultant angesprochene Problem verursacht werden, lässt es sich schon erheblich einfacher verhandeln. Ich nenne Ihnen ein Beispiel: Haben Sie den Kunden aufgeklärt und sind Sie sich beide einig, dass die Behebung des Problems 20 Millionen Euro einbringen und die von Ihnen vorgeschlagene Lösung und Umsetzung eine Investition von 800.000 Euro erfordern wird – was ja schon eine Hausnummer ist, wenn man bedenkt, dass man gerade übereingekommen ist, dass der mögliche ROI bei 20 Millionen Euro liegt –, verläuft das Gespräch eindeutig anders.

Ich glaube, man muss die zukünftigen Vorteile und Ergebnisse seiner Lösung oder seines Vorgehens wirklich herausgreifen und in konkreten, aussagekräftigen Zahlen ausdrücken. Sobald man erst einmal den Verbesserungsbedarf ermittelt hat, sollte man die Konsequenzen für das Unternehmen verdeutlichen, die entstehen, falls die Verbesserungsmöglichkeiten nicht wahrgenommen oder die Probleme nicht behoben werden. Geht es beispielsweise um die Mitarbeiterfluktuation, überlegt man in den meisten Firmen lediglich, was es kostet, den entsprechenden Angestellten zu ersetzen. In Wirklichkeit wird das Ganze aber viel höhere Kosten nach sich ziehen, weil die Firma unter anderem Belastungen ausgesetzt sein wird, die Kenntnisse des ehemaligen Mitarbeiters nicht mehr verfügbar sind, Kosten durch Einarbeitungen entstehen, Ausgaben getätigt werden, weil jemand anders den Kunden bedient und weil es gegenüber der Kundschaft, die plötzlich ein neues Gesicht sieht, eventuell zu Unterbrechungen im Betriebsablauf kommt.

Der Verkaufsvorgang sollte also wirklich eher aus einer Erörterung des gewünschten zukünftigen Zustands bestehen, in der den wichtigsten und entscheidendsten Schritten, wie man wieder aufholen könnte, Priorität eingeräumt wird. Im Anschluss müssen Aktions- und Zeitpläne erstellt werden. Danach folgt dann die eigentliche Planungsphase, da man ja bereits übereingekommen ist, dass enormer Verbesserungsbedarf besteht – ob nun der Umsatz erhöht oder Kosten durch die Reduzierung von Ausschussware oder Abfall gesenkt werden sollen. Dies ist natürlich nur möglich, wenn man die Diskrepanz zwischen dem momentanen und dem gewünschten zukünftigen Zustand in bare Münze umgesetzt hat.

Meiner langjährigen Erfahrung als selbstständiger Consultant nach gleicht die ideale Geschäftsbeziehung zum Kunden eher einer Partnerschaft, in der die Mitarbeiter des Beratungsunternehmens und die des Auftraggebers sich wirklich zusammensetzen und gemeinsam ein Nutzenversprechen entwickeln. Ich versuche, es so einzurichten, dass die Angestellten unserer Kunden hinterher kaum sagen können, ob wir für sie oder mit ihnen gearbeitet haben. Ich bin der festen Überzeugung, dass man sich eher wie ein Partner und weniger wie ein Verkäufer verhalten sollte.

CFD: Wie gehen Sie vor, wenn Sie ein Geschäft abschließen möchten?

Psichogios: Es kommt häufig vor, dass die Person, mit der man verhandelt, gar keine Entscheidungsbefugnis hat. Eines der wichtigsten Kriterien oder eine der wichtigsten Variablen beim Geschäftsabschluss besteht also darin, dass man direkt mit dem Entscheidungsträger spricht. Bis ich sicher bin, dass eine solche Person vor mir steht, rede ich fast nie über finanzielle Dinge. Ich bestehe darauf, mit den Entscheidungsträgern zu verhandeln, und informiere diese dann über die entstehenden Kosten. Wir möchten einfach gewährleisten, dass der Macher mit am Tisch sitzt, wir Zugriff erhalten und er sich dafür einsetzt, dass etwas getan wird. Dann und nur dann, ist in meinen Augen der Zeitpunkt gekommen, über die Kosten dieser Aktion, also die Investition, zu sprechen. Wenn ich es mit dieser Methode versuche, habe ich in 85 Prozent der Fälle Erfolg. Sie haben sicherlich bemerkt, dass ich noch nicht die Kosten des Geschäftsabschlusses angesprochen habe. Ich bin erst mal nur darauf aus, ins Geschäft zu kommen und eine Beziehung aufzubauen und nicht gleich einen Vertrag abzuschließen. Einige der Leser könnten jetzt denken, dass 85 Prozent ziemlich viel erscheint. Ich kann mit Stolz behaupten, dass das stimmt. Diese Zahl muss man aber unter Vorbehalt betrachten. Ich suche mir meine Kunden sehr genau aus. Sie müssen sich nach Kunden umschauen, deren Größe, Rahmen und Geschäftsbereich zu Ihrem Beratungsunternehmen passt. Außerdem ist es wichtig, die Mitarbeiter der untersten Führungsebene und die des Produktionsmanagements dazu zu bringen, die Lösungsstrategie zu befürworten und sich zu eigen zu machen. Selbst wenn jemand für die Kosten aufkommt, sind es letztendlich doch diese Mitarbeiter, die das Ganze umsetzen oder eben nicht. Wenn Sie diese Angestellten erst mal auf Ihre Seite gebracht haben, haben Sie die größte Klippe umschifft.

CFD: Viele Kunden scheinen sich auf den Stundensatz zu versteifen und sehen nicht das große Ganze – also nicht, was die Dienste eines Consultants wert sind. Wie gehen Sie damit um?

Psichogios: Wenn Sie mit einem Kunden verhandeln und er ist zu sehr auf das Honorar fixiert, kann das meiner Erfahrung nach zwei Ursachen haben. Sie haben es entweder versäumt, Ihre Lösungsstrategie strategisch mit einem Nutzenversprechen für das vorliegende Geschäftsszenario in Beziehung zu setzen, oder Sie haben es wahrscheinlich mit jemandem zu tun, der nicht für die langfristigen oder übergreifenden Ziele des Unternehmens verantwortlich ist. Das bedeutet im Normalfall, dass Sie mit der falschen Person verhandeln. Letzten Endes möchte ja jeder wissen, was Ihre Dienste denn nun kosten werden. Ich rate jedem Consultant dringend davon ab, sich nach Stunden bezahlen zu lassen. Als ich ein Beratungsunternehmen geleitet habe, das auf die reine Leistung abgezielt hat, haben wir stets Pauschalen vereinbart und unsere Lösungsstrategien nie in einzelne Teile zerlegt. Sicher, irgendwann muss man auch mal den Faktor Zeit in die Gesamtlösung einbeziehen, doch im Grunde liefern wir unseren Kunden Projektergebnisse. Ich finde, man sollte sich für ein Bündelangebot entscheiden. Einige Kunden werden natürlich darauf bestehen, dass man alles aufsplittet und manchmal macht man das dann sogar. Meiner Meinung nach ist es aber nie sinnvoll, sich auf Diskussionen über Stundensätze oder abrechenbare Zeiten einzulassen. Wenn Sie im Vorfeld alles richtig gemacht und Ihren Nutzen verdeutlicht haben und auch noch mit dem richtigen Gesprächspartner verhandeln, finde ich es viel schlauer, den späteren Wert Ihrer Arbeit für den Kunden hervorzuheben und die langfristige Partnerschaft, die sich anbahnt, zu vertiefen.

(Im Kasten »Ein kluger Ratschlag von Peter Psichogios, Fachmann für den Verkauf von Consulting-Dienstleistungen (Teil II)« weiter hinten in diesem Kapitel finden Sie noch mehr Tipps.)

Leads genauer bestimmen

Nicht alle Leads entstehen auf die gleiche Art. Einige Interessenten würden Ihre Produkte oder Dienstleistungen vielleicht gerne kaufen, können sie sich aber eventuell nicht leisten. Andere hätten die finanziellen Möglichkeiten, sehen aber keine zwingenden Gründe, so zu handeln. Wenn Sie Ihre Leads genauer bestimmen, können Sie ermitteln, wer bereit, geneigt und in der Lage ist, mit Ihnen ins Geschäft zu kommen. Auf diese Weise können Sie sich vor allem auf die Leads konzentrieren, die sich am allerwahrscheinlichsten bezahlt machen werden.

Als Peter Economy noch in der Softwareentwicklungsbranche tätig war, haben die damaligen Marketingmitarbeiter Leads folgendermaßen klassifiziert:

Höchste Priorität: Verkauf von bestehenden Produkten/Dienstleistungen an aktuelle Kunden

Zweithöchste Priorität: Verkauf von neuen Produkten/Dienstleistungen an aktuelle Kunden

Dritthöchste Priorität: Verkauf von bestehenden Produkten/Dienstleistungen an neue Kunden

Niedrigste Priorität: Verkauf von neuen Produkten/Dienstleistungen an neue Kunden

Es wird so sein, dass Ihre aktuellen Kunden fast immer die verheißungsvollsten und geeignetsten Leads darstellen werden. Das ist ja auch logisch. Sie kennen Sie und vertrauen Ihnen. Außerdem werden Sie höchstwahrscheinlich eher ein glückliches Händchen dabei beweisen, ihnen etwas Bekanntes zu verkaufen, als sie an etwas Neuartiges heranzuführen. Sie müssen sich also in erster Linie um Ihre aktuellen Kunden bemühen. Sehen Sie zu, dass sie mit Ihren Diensten zufrieden sind, und geben Sie ihnen Anlass, noch mehr Ihrer Angebote in Anspruch zu nehmen (und Sie bei den eigenen Kollegen und Geschäftspartnern zu empfehlen).

Natürlich sollte man immer dafür sorgen, dass man beständig neue Kunden findet. Nicht nur um das Unternehmen aufzubauen, sondern auch um mitzuhalten, weil der bestehende Kundenstamm unweigerlich irgendwann wegbrechen wird. Dies ist der Grund, weshalb Sie die Leads genauer bestimmen müssen. Zu diesem Zweck klären Sie am besten die folgenden Punkte ab:

Benötigt dieser Kunde Ihr Angebot? Seien Sie ehrlich zu sich selbst – braucht dieser Lead Ihre Beratung wirklich? Nehmen wir einmal an, Sie seien Unternehmensberater und hätten sich auf schnell wachsende, hoch technologisch arbeitende Firmen spezialisiert. Wäre es dann sinnvoll, einer Behörde, bei der sich kaum je etwas tut, Ihre Dienste anzubieten? Eher nicht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Interessenten Sie und Ihr Beratungsunternehmen dringend benötigen.

Kann der Kunde Sie überhaupt bezahlen? Sie werden feststellen, dass es viele Interessenten gibt, die auf Ihre hervorragende Fachberatung angewiesen sind, die sich das Ganze aber einfach nicht leisten können. Wenn Ihnen ein solcher potenzieller Kunde über den Weg läuft, haben Sie nur zwei Möglichkeiten: links liegen lassen und sich auf den nächsten konzentrieren oder die Preise senken. Sollten Sie nicht gerade ein ernsthaftes finanzielles Problem haben, ist es meist sinnvoller, die Sache auf sich beruhen zu lassen.

Können Sie sich direkt an den Entscheidungsträger wenden? Im Allgemeinen gilt: Wenn Sie irgendeine Hoffnung hegen, Ihre Beratungsdienste erfolgreich an den Mann bringen zu können, müssen Sie Ihr Angebot einem Mitarbeiter der Firma vorlegen, der darüber entscheiden kann, ob man Ihr Beratungsunternehmen beauftragt. Zahllose Verkäufer haben schon unendlich viele Stunden ihrer wertvollen Arbeitszeit damit verschwendet, sich bei der Werbung an die falsche Person zu wenden – an eine, die weder über die Befugnis noch über die Gelder oder die Zuständigkeit verfügt, den Auftrag vergeben zu können. Wenn Sie den Entscheidungsträger nicht erreichen können, sollten Sie solche Leads wahrscheinlich besser unter »Ablage P» wie »Papierkorb« verstauen.

Werden Sie den Kunden vom späteren Wert Ihrer Arbeit überzeugen können? Einige Interessenten werden Sie leichter überzeugen können als andere. Und bei manchen werden Sie nie Erfolg haben, egal wie sehr Sie ihnen den Wert verdeutlichen. Unglücklicherweise werden einige potenzielle Kunden in erster Linie auf Ihren Stundenlohn fixiert sein – selbst wenn sie mithilfe Ihrer Beratung Millionen Euro einsparen könnten. Wenn man den Wert Ihrer Arbeit einfach nicht zu schätzen weiß, könnten sich solche Leads letzten Endes als Zeitverschwendung erweisen.

Bringen dem Kunden Ihre Dienste überhaupt etwas? Was auch immer Sie vertreiben, es kann manchmal vorkommen, dass der Kunde bestimmte Produkte oder Dienstleistungen im Vorfeld gekauft und angewendet haben muss, bevor sich Ihre Ware für ihn eignet. Hier ein Beispiel: Es könnte ziemlich schwierig werden, das computergesteuerte CRM-System, mit dem das Kundenbeziehungsmanagement unterstützt wird, zu optimieren, wenn der entsprechende Kunde all seine bisherigen Käufer oder Interessenten immer noch in einfache Karteikarten einträgt.

Im Verkauf gibt es einen Leitsatz, bei dem man davon ausgeht, dass Sie bei acht geeigneten Leads, die Sie sammeln, viermal dazu kommen werden, Ihre Ware vorzustellen, sich daraus wiederum zwei abgegebene Angebote ergeben und sich letztendlich nur ein Verkauf ergibt. Na ja, wir sind uns nicht sicher, ob diese Regel immer genau zutrifft, wissen aber, dass es im Allgemeinen so ist. Von all den Leads, die Ihnen geeignet erscheinen, wird nur ein ganz geringer Bruchteil später wirklich zu Ihren Kunden zählen. Je nachdem, wie hoch die Priorität ist, die Sie diesen Leads zuweisen, desto größer wird der Anteil sein.

Wenn Sie Ihre Leads genauer bestimmen, sollten Sie schlau vorgehen und unbedingt der Wahrheit ins Gesicht sehen. Nicht jeder eignet sich als Kunde. Manche Kandidaten benötigen Ihre Beratungsdienste einfach nicht, manche können sie sich nicht leisten und einige werden niemals verstehen, wie schrecklich nötig sie sie hätten. Sie sollten sich auf jeden Fall auf Ihre verheißungsvollsten Kandidaten konzentrieren und die restlichen links liegen lassen. Die Entscheidung, wie Sie die einzelnen Kandidaten klassifizieren, liegt letztendlich bei Ihnen selbst.

Auf das Verkaufsgespräch vorbereiten

Bevor Sie dem potenziellen Kunden einen Vorschlag unterbreiten, ein Angebot machen oder das Verkaufsgespräch beginnen, müssen Sie zahlreiche Punkte durchdenken und vorbereiten. Wenn Sie sich bei einem Interessenten melden, ohne zu wissen, wie seine Bedürfnisse aussehen oder wie Sie am besten darauf eingehen, haben Sie eine todsichere Methode gefunden, dass das Angebot abgelehnt wird. Sie kennen doch das Motto der Pfadfinderbewegung: »Allzeit bereit!« – oder? Gehen Sie genauso vor. Bei der Vorbereitung Ihres Verkaufsgesprächs sollten Sie die folgenden Dinge beachten:

Den Entscheidungsträger ermitteln und ausfindig machen, wie man zu ihm durchdringt. Sie verschwenden Ihre Zeit, wenn Sie Ihre Dienste vor jemandem anpreisen, der eine Beauftragung Ihres Unternehmens überhaupt nicht absegnen darf. Nehmen Sie sich die Zeit herauszufinden, wer bei Ihrem Wunschkunden die Zügel in der Hand hält, und überlegen Sie sich dann eine Strategie, wie Sie zu dieser Person durchdringen. Viele Manager und leitende Angestellte beschäftigen Assistenten (darunter die berühmten Vorzimmerdrachen), deren hauptsächliche Aufgabe darin besteht, Verkäufer, die zu ihrem Chef wollen, abzuwimmeln. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, ein solches Hindernis zu umgehen. Man kann die betreffende Person hofieren, sich per Telefon oder E-Mail direkt bei dem Entscheidungsträger melden oder sich einfach einen Termin geben lassen. Gehen Sie am besten nach einer Methode vor, die sich bei Ihnen und Ihren potenziellen Kunden bewährt hat.

Gründliche Recherche. Nutzen Sie Internetsuchmaschinen wie Google oder Yahoo!, und Sie werden unzählige Informationen über Ihre Interessenten finden. Durch diese Daten können Sie sich einen guten Überblick über ihre Schwierigkeiten und Geschäftsaussichten verschaffen, der Ihnen wiederum bei der Ausarbeitung Ihres Angebots hilft. Die Recherche kann Informationen über die eingekauften Produkte und Dienstleistungen, die Unternehmensstruktur und die internen Hierarchien, die wichtigsten Ansprechpartner, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Neuigkeiten und vieles mehr zutage fördern. Mithilfe dieser Daten werden Sie nicht nur ein tieferes Verständnis für die Herausforderungen Ihres potenziellen Kunden bekommen, sondern erhalten eventuell auch Anregungen, wie Sie Ihre Lösungsstrategie besser strukturieren können.

Einen ersten Kontakt herstellen. Wenn es die Situation zulässt, können Sie sich schon vor dem eigentlichen Besuch melden, um mit dem Interessenten die Probleme durchzusprechen und im Anschluss eine Lösungsstrategie in Augenschein zu nehmen. Auf diese Weise können Sie beim ersten Treffen gleich mit der Verkaufspräsentation beginnen und müssen nicht erst gemeinsam die Schwierigkeit eingrenzen und später ein Angebot unterbreiten. Falls Ihre Lösungsstrategie und Ihre Honorarvereinbarung relativ überschaubar sind, werden Sie mit dieser Vorgehensweise keine Probleme bekommen. Sollte Ihr Lösungsansatz dagegen etwas komplexer und die Bezahlung etwas ungewöhnlicher gestaltet sein, werden Sie sich dagegen erst noch einmal persönlich oder telefonisch mit dem Interessenten besprechen müssen, bevor Sie mit dem eigentlichen Verkaufsgespräch beginnen.

Vorschlag oder Angebot ausformulieren. Sollten Sie schon einige Zeit damit zugebracht haben, den Interessenten über seine Schwierigkeiten, Herausforderungen und Geschäftsaussichten auszufragen und zudem bereits eine Lösungsstrategie und einen Preis dafür festgelegt haben, dann los. Worauf warten Sie noch? Schreiben Sie ein Angebot, das Sie für Ihr Verkaufsgespräch gleich mitnehmen können. Wenn Sie noch ein wenig Zeit mit dem Kunden verbringen müssen, bis Sie das Angebot erstellen können, dann warten Sie mit diesem Schritt einfach, bis alles hinreichend vorbereitet ist. In Kapitel 7 erfahren Sie Genaueres dazu, wie man verlockende Angebote schreibt.

Je besser Sie sich auf das Verkaufsgespräch vorbereiten, desto eher werden Sie bei Ihren Interessenten Erfolg haben. Nehmen Sie sich Zeit und arbeiten Sie alle oben aufgezählten Punkte ab, bevor Sie das nächste Mal Ihre Dienste anpreisen.

Das eigentliche Verkaufsgespräch

Nachdem Sie die Herausforderungen und Probleme des Interessenten umrissen, Lösungsstrategien entwickelt und die Umsetzungskosten veranschlagt haben, wird es Zeit für Ihr Verkaufsgespräch. Je besser Sie sich auf diese Situation vorbereitet haben, desto höher sind Ihre Erfolgsaussichten (im vorigen Abschnitt erfahren Sie Näheres über die Vorbereitung). Alle bisherigen Schritte im Verkaufsvorgang stellen die Vorbereitung auf diesen großen Moment dar. Und jetzt los – schnappen Sie sich den Auftrag!

Um aus Verkaufsgesprächen als Sieger hervorzugehen, geben wir Ihnen die folgenden Ratschläge:

Auf Fragen vorbereitet sein. Sie müssen Ihren Ansatz und Ihre Lösungsstrategien vollständig durchdacht haben. Angefangen bei den elementarsten Dingen bis hin zu all den detaillierten Einzelheiten, bei denen Interessenten immer wieder gerne nachhaken, wenn man es gerade am wenigsten erwartet. Anstatt herumzustammeln, weil Sie die passende Antwort irgendwie nicht aus dem Hut zaubern können, sollten Sie besser auf alle erdenklichen Fragen, die gestellt werden könnten, vorbereitet sein.

Hauptverkaufsargumente logisch anordnen. Ihnen bleibt nicht viel Zeit, um die Aufmerksamkeit des potenziellen Kunden zu erregen. Man hat herausgefunden, dass man dafür nicht mehr als die ersten 30 Sekunden hat. Ist Ihr Gegenüber dann schon gedanklich abgeschweift, werden Sie eine Heidenarbeit haben, ihn wieder in Ihren Bann zu ziehen. Ihre Verkaufspräsentation muss unbedingt einen roten Faden aufweisen. Leiten Sie dabei ganz natürlich und auf logische Weise von den Problemen auf die Lösungsstrategien über. Nennen Sie dabei auf keinen Fall mehr als drei oder vier Hauptverkaufsargumente. Wenn Sie mehr aufzählen, machen Sie den guten Gesamteindruck zunichte, den Sie benötigen, damit man Sie beauftragt.

Flexibilität ist gefragt. Wenn es eine Sache gibt, auf die man sich bei fast jedem Verkaufsgesprächs gefasst machen sollte, dann sind es Überraschungen. Sie müssen immer damit rechnen, Ihr sorgfältig erstelltes Angebot zum Altpapier legen zu können, weil Ihr potenzieller Kunde plötzlich etwas ganz anderes vorhat. Das kommt häufig vor und Sie sollten wissen, wie Sie sich dann zu verhalten haben. Nehmen Sie es locker, reagieren Sie schlagfertig und seien Sie immer gerne bereit, Ihre Vorgehensweise zu ändern, um sich den Bedürfnissen des potenziellen Kunden anzupassen.

Seien Sie ehrlich. Um den Auftrag zu bekommen, sagen manche Consultants Ihren potenziellen Kunden schließlich einfach das, was diese hören möchten – obwohl es nicht der Wahrheit entspricht. Widerstehen Sie der Versuchung. Sie fahren immer besser, wenn Sie ehrlich zugeben, wozu Ihr Beratungsunternehmen in der Lage ist und wozu nicht und mit welchen Ergebnissen der potenzielle Kunde wirklich rechnen kann, wenn er Sie beauftragt. Besser man kommt mit einem oder zwei potenziellen Kunden nicht ins Geschäft, weil beide Seiten erkannt haben, dass Ihre Firma einfach nicht geeignet ist, als dass man ein Projekt in den Sand setzt, wenn sich später herausstellt, dass es mit Ihnen beiden nicht funktionieren kann.

Das Verkaufsgespräch ist vielleicht der wichtigste Schritt des ganzen Verkaufsvorgangs und Ihre Fähigkeit, sich hier hervorzutun, bestimmt weitgehend, wie erfolgreich Sie als Consultant sein werden. Aber glauben Sie uns: Übung macht den Meister. Je häufiger Sie Ihre Dienste vor potenziellen Kunden anpreisen, desto mehr Routine bekommen Sie. Sehen Sie sich stets nach Möglichkeiten um, wie Sie Ihre Präsentationen optimieren können, und merken Sie sich, welche Methoden hilfreich sind und welche nicht. Und dann setzen Sie einfach die einen vermehrt und die anderen seltener ein.

Mit Befürchtungen auf Kundenseite umgehen

Einige Verkaufsgespräche werden reibungslos verlaufen und Ihre potenziellen Kunden werden möglicherweise bloß hier und da mal Kleinigkeiten nachfragen. Bei anderen Gesprächen werden Sie sich dagegen fühlen, als seien Sie soeben einem Kreuzverhör unterzogen worden. Es wird zwangsläufig einige potenzielle Kunden geben, die glauben, dass Ihr Lösungsvorschlag nicht auf ihre Bedürfnisse ausgerichtet ist, Sie den Kern des Problems nicht richtig wiedergegeben haben, Ihre Lösungsstrategie falsch, Ihr Honorar zu hoch oder Ihre Zeitplanung unangemessen ist. Was tut man in solchen Fällen?

Sie müssen sich zunächst einmal klarmachen, dass ein potenzieller Kunde, der Zweifel oder Bedenken anmeldet, Ihren Worten erwiesenermaßen lauscht und nicht einfach abschaltet. Das ist schon mal was wert. Hier ein paar Tipps, wie man dem Gesprächspartner die Bedenken nimmt:

Missverständnisse. Einige Bedenken des potenziellen Kunden sind ganz einfach durch Missverständnisse entstanden, sei es aufgrund Ihres Lösungsansatzes, der Honorarvereinbarung oder einem anderen Punkt Ihres Angebots. Fassen Sie ganz genau nach, um jegliche falsche Annahmen, die sich im Bewusstsein des potenziellen Kunden verankert haben könnten, aufzudecken, und klären Sie sie sofort, bevor sie Ihrem Geschäft dauerhaft im Wege stehen.

Dringlichkeit wird nicht erkannt. Einige Kunden werden eventuell kein Verständnis dafür aufbringen, wie wichtig es ist, sich um ein Problem zu kümmern, bevor es sich verschlimmert oder aus einer sich bietenden Gelegenheit Kapital zu schlagen, bevor man sie verpasst hat. Vielleicht sind sie auch einfach zu sehr mit anderen Dingen beschäftigt, um sich auf die in Ihrem Angebot erwähnten Punkte konzentrieren zu können. Beschreiben Sie die Schwierigkeiten und geschäftlichen Möglichkeiten, die Sie zutage gefördert haben, ganz genau und verdeutlichen Sie, dass eine längere Untätigkeit die Probleme vergrößern wird und die Gelegenheiten nicht ewig bestehen werden. Machen Sie Ihren potenziellen Kunden die Dringlichkeit bewusst.

Der von Ihnen erforschte Bedarf wird nicht erkannt. Ein potenzieller Kunde versteht eventuell nicht, welcher Zusammenhang zwischen seinen Problemen oder sich bietenden Gelegenheiten und Ihrem vorgeschlagenen Lösungsweg besteht. Sollte das der Fall sein, haben Sie weder die bestehenden Schwierigkeiten oder die momentanen Chancen angemessen dargelegt noch den Wert Ihrer Arbeit verdeutlicht. Achten Sie genau darauf, welche Einwände Ihr Gesprächspartner in dieser Hinsicht äußert, und versuchen Sie, ihn mithilfe von Fakten und Reaktionen doch noch für Ihre Person zu begeistern.

Finanzielle Mittel. Einigen potenziellen Kunden stehen wirklich keine ausreichenden finanziellen Mittel zur Verfügung und daran werden auch Sie nichts ändern können. Es gibt aber manchmal potenzielle Kunden, die nur glauben, nicht genügend Geld zu haben. Bei Letzteren können Sie eine ganze Menge tun, damit sie merken, dass ihre Mittel für die Bezahlung Ihrer Beratungsdienste sehr wohl ausreichen würden. Zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, wie viel Geld sein Unternehmen einsparen wird, wenn man Sie ins Boot holt. Diese Zahl könnte weitaus höher sein als das von Ihnen in Rechnung gestellte Honorar. Sie könnten mit dem potenziellen Kunden eine monatliche, leistungsabhängige Zahlung verabreden oder eine andere Honorarvereinbarung treffen, die ihm die Zusage erleichtert.

Mangelndes Vertrauen. Was tun Sie, wenn Ihr potenzieller Kunde das Gefühl hat, mit einer ungeeigneten Person (Ihnen!) oder einem ungeeigneten Beratungsunternehmen (Ihr Unternehmen!) zu verhandeln? Vielleicht haben Sie nicht genügend Zeit mit dem Interessenten verbracht, um eine vernünftige Vertrauensbasis zu schaffen, die notwendig ist, um sich gut verkaufen zu können. Möglicherweise müssen auch noch einige andere seiner Anliegen ausdiskutiert werden, bevor er Vertrauen schöpfen kann. Spüren Sie diese Bedenken auf und zerstreuen Sie sie, damit man an Sie glaubt und keine weiteren Einwände Ihre Verkaufsbemühungen durchkreuzen.

Sobald Sie dem potenziellen Kunden erst einmal erfolgreich seine Bedenken genommen haben, können Sie sich mit Schritt zwei des Verkaufsvorgangs – dem Geschäftsabschluss – beschäftigen. Gerade an dieser Stelle scheitern viele Geschäfte. Es ist ähnlich wie bei einem Fisch, der sich noch vom Haken loswindet und davonschwimmt, sobald man anfängt, die Angel einzuholen. Ihre Aufgabe besteht darin, sich die potenziellen Kunden zu angeln und das Geschäft abzuschließen.

Der Geschäftsabschluss

Die Abmachung mit einem Interessenten – also der eigentliche Geschäftsabschluss – stellt einen äußerst wichtigen und manchmal rätselhaften Teil des Verkaufsvorgangs dar. Jetzt zeigt sich, wie es um Ihre Überredungskünste und Ihre Menschenkenntnis bestellt ist. Rückt der Augenblick näher, müssen Sie dafür bereit sein und zur richtigen Zeit die richtigen Worte finden – dem Interessenten ein konkretes Angebot machen und dabei gleichzeitig seine Reaktion im Auge behalten.

Bei einem optimalen Abschluss schließt der Interessent aus eigenem Antrieb das Geschäft ab. Er sagt dann zum Beispiel: »Sie haben recht. Die Sache duldet keinen Aufschub. Sie müssen sofort zur Tat schreiten. Ich schicke Ihnen morgen einen Vertrag zu, der die in Ihrem Angebot dargelegten Modalitäten enthält.« Eine solche Aussage ist Musik in den Ohren eines jeden Consultants.

Läuft es dagegen ganz schlecht, müssen Sie den potenziellen Kunden regelrecht dazu drängen, einen Vertrag zu unterzeichnen, den er eigentlich gar nicht abschließen möchte. In einem solchen Fall müssen Sie entscheiden, ob Sie Ihr Ziel erreichen, wenn Sie auf die Zurückhaltung des potenziellen Kunden (wie im Abschnitt oben beschrieben) eingehen, oder ob Sie besser von dem Geschäft Abstand nehmen, Ihre Zelte abbrechen und sich verabschieden – und zwar bevor der potenzielle Kunde Sie rauswirft.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Geschäft doch abschließen zu wollen – was in den meisten Fällen die logische Vorgehensweise ist –, sollten Sie die folgenden Dinge im Hinterkopf behalten:

Achten Sie auf Signale, die darauf hinweisen, dass der potenzielle Kunde kurz vor einem »Ja« steht. Falls er Interesse an Ihrer Werbung bekundet, sinnvolle Fragen stellt und zeigt, dass er gern Nägel mit Köpfen machen möchte, wissen Sie, dass Sie nun das Geschäft zum Abschluss bringen können.

Nehmen Sie dem potenziellen Kunden die letzten Bedenken. Sollte der potenzielle Kunde noch irgendwelche Zweifel hegen, ist es jetzt an der Zeit, diese zu zerstreuen.

Beruhigen Sie den potenziellen Kunden. Machen Sie ihm klar, dass er mit der Beauftragung Ihres Beratungsunternehmens für die vorgeschlagenen Aufgaben die richtige Wahl trifft, und reden Sie ihm gut zu.

Werden Sie nicht zu aufdringlich. Wir betonen es noch einmal: Wenn Sie Ihren potenziellen Kunden durch die oben beschriebenen Schritte des Verkaufsprozesses geführt haben und er immer noch interessiert ist, werden Sie ihn jetzt nicht zum gewünschten Abschluss drängen müssen. Tun Sie es doch, werden Sie ihn entweder verärgern oder ihn zu der Überzeugung kommen lassen, dass er sich wohl besser nach einem Consultant umsehen sollte, der nicht so unangenehm auftritt.

Besiegeln Sie das Geschäft per Handschlag. Wenn Sie eine Einigung erzielt haben, sollten Sie sich darauf die Hand geben und sich bedanken. Durch diese einfachen Gesten bestärken Sie den Interessenten noch einmal darin, die Vereinbarung auch wirklich einzuhalten, und Sie schaffen optimale Voraussetzungen für eine positive und langfristige Beziehung.

Wenn Sie das Geschäft nicht abschließen und kein Vertrag über Ihre Beratungsdienste zustande kommt, werden Sie wahrscheinlich eine Menge Zeit mit einer Sache verschwendet haben, die letztendlich nichts bringt. Sollte es Ihnen bei mehreren potenziellen Kunden so ergehen, kann das katastrophale Folgen für Ihr Unternehmen haben. Sind Sie dagegen im Verkaufsvorgang bis zu diesem Schritt vorgedrungen und mit Ihrem potenziellen Kunden bis jetzt übereingekommen, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie schnell zum Abschluss kommen werden und dazu den Interessenten kaum werden bitten müssen. Und dann haben Sie wirklich Ihr erträumtes Ziel erreicht.

Am Ball bleiben

Wahrscheinlich werden Sie erst einmal ein bisschen feiern und sich selbst beglückwünschen, dass nun doch endlich ein Geschäft zustande gekommen ist und ein neuer Kunde Sie beauftragt hat (oder ein aktueller Kunde Ihnen einen weiteren Auftrag erteilt), doch der Verkaufsvorgang ist damit noch nicht abgeschlossen. In mancherlei Hinsicht hat er gerade erst begonnen.

Nachdem ein Kunde Sie mit einer Beratung beauftragt haben, braucht es noch einen entscheidenden Schritt für den Aufbau einer langfristigen Kundenbeziehung, von der ja jeder vernünftige Consultant träumt: Sie müssen am Ball bleiben. Dies ist ein Teil des Verkaufsvorgangs, der sich endlos wiederholen wird. Verstehen Sie, was wir damit sagen wollen? Wenn es Ihnen nur wichtig ist, sich den Auftrag zu angeln, und Sie niemals nachhaken, ob der Kunde mit dem von Ihnen gelieferten Ergebnis zufrieden ist, wird er das irgendwann merken und entsprechend reagieren. Entsprechend reagieren bedeutet in den meisten Fällen, dass er entweder von Vertrag zurücktritt oder Ihr Unternehmen in Zukunft nicht mehr beauftragen wird.

Wenn Sie dagegen eine partnerschaftliche Beziehung zu Ihren Kunden aufbauen und sich nach ihren Projekten und ihrer Zufriedenheit – oder Unzufriedenheit – erkundigen, können Sie sie zu Ihren Stammkunden zählen.

Man kann auf die falsche und auf die richtige Weise beim Kunden nachhaken; hier die richtige Vorgehensweise:

Vertrag unterzeichnen lassen. Nachdem Sie das Ganze per Handschlag besiegelt haben, besteht der allererste Schritt auf Ihrer To-do-Liste in Sachen Nachhaken darin, den Vertrag unterschreiben zu lassen und die erste Abschlagszahlung – sofern vereinbart – zu kassieren.

An der Beziehung arbeiten. Nachdem Sie nun den Auftrag, dem Sie hinterhergejagt sind, erhalten haben, können (und sollten) Sie sich bemühen, eine ernsthafte, langfristige Beziehung zu dem Kunden aufzubauen. Wie Sie das anfangen? Leisten Sie zunächst einmal gute Arbeit. Liefern Sie Ihr Ergebnis pünktlich und überziehen Sie den Projektetat nicht. Suchen Sie dann fortwährend den Dialog mit dem Kunden. Im Idealfall gehen Sie sogar eine Partnerschaft ein, die von beiderseitigem Nutzen ist und bei der Sie die Interessen des Kunden im Blick haben und umgekehrt.

Einfach mal (oder mehrmals) vorbeischauen. Ja klar, Sie könnten Ihren Kunden auch einfach anrufen oder ihm eine E-Mail, einen Brief oder ein Fax schicken. Doch es gibt einfach keinen größeren Beweis Ihres aufrichtig gemeinten Interesses, als einen Teil der Arbeitszeit für einen Besuch im Büro des Kunden zu opfern. Und nachdem Sie schon einmal dort sind, kann es auch nicht schaden, ihn zum Mittag- oder Abendessen einzuladen.

Wissen Sie, was ein Telefon ist? Dann benutzen Sie es! Falls Sie Hunderte Kilometer von Ihren Kunden entfernt wohnen, ist es wahrscheinlich nicht die schlaueste Idee, jedes Mal gleich hinzujetten, bloß um mal »Hallo« zu sagen. Ein kurzer Anruf tut es auch. Da E-Mails, Blogs und andere Formen der Onlinekommunikation heute immer häufiger verwendet werden, nimmt das Telefon eine untergeordnete Rolle ein. Sie sollten es aber nutzen. Rufen Sie Ihre Kunden regelmäßig an, um sich nach Projekten zu erkundigen, die Zufriedenheit einzuschätzen, zusätzliche Lösungsstrategien vorzuschlagen oder sich einfach mal wieder zu melden. Man wird diesen persönlichen Kontakt zu schätzen wissen, und Sie dürfen sich über weitere Aufträge freuen.

Briefe und E-Mails schicken. Briefe und Handschriftliches zählen beinah schon zu den vom Aussterben bedrohten Arten. E-Mails sind in den meisten Firmen dagegen mittlerweile das gängige Mittel der Wahl. Sie können gerne per E-Mail mit dem Kunden kommunizieren und auf diesem Wege, nach dem Geschäftsabschluss noch einmal nachhaken, sollten aber auch Briefe und selbst geschriebene Texte und Karten verwenden. Wenn Sie sich eine Besonderheit wie ein persönliches Schreiben für den Kunden einfallen lassen, wird das nicht unbemerkt bleiben und Sie sammeln einen Pluspunkt.

Der Verkaufsprozess ist mit der Unterschrift des Kunden noch nicht abgeschlossen. Er setzt sich mit der Lieferung Ihrer Ergebnisse fort und geht oft noch darüber hinaus. Bei den Kunden am Ball bleiben – das sollte ein fester Bestandteil Ihrer Geschäftspraktiken werden. Die Beziehungen, die Sie aufbauen, werden die dafür aufgewendete Zeit mehr als wettmachen.

Ein kluger Ratschlag von Peter Psichogios, Fachmann für den Verkauf von Consulting-Dienstleistungen (Teil II)

Im Kasten »Ein kluger Ratschlag von Peter Psichogios, Fachmann für das Bewerben von Consulting-Diensten (Teil I)« weiter vorn in diesem Kapitel finden Sie den ersten Teil unseres Interviews mit Peter Psichogios (San Diego, Kalifornien, USA).

CFD: Wie motivieren Sie Ihre potenziellen Kunden?

Psichogios: Als Allererstes mache ich ihnen gleich von Beginn an sehr deutlich, dass wir das Ganze als Auswahlverfahren auf beiden Seiten betrachten. Ich erkläre ihnen, dass wir bei den Firmen, die ich bis jetzt geleitet habe, keine 40.000 Consultants rund um den Erdball verstreut eingesetzt haben, die Stunden in Rechnung gestellt haben. Ich erläutere, dass unser Unternehmen nur deshalb bestehen konnte, weil wir eng mit unseren Kunden zusammenarbeiten und zwangsläufig der festen Überzeugung waren, nachhaltige Ergebnisse liefern zu können. Wir sind uns bewusst, dass so etwas ohne ein engagiertes Leitungsteam nicht möglich ist – diese Personen müssen einfach richtig handeln. Ich sage ihnen ganz unmissverständlich: »Wir haben Sie als Kunden ebenso ausgewählt wie Sie uns als Berater.« Dann kommt häufig die Frage: »Nach welchen Kriterien treffen Sie denn Ihre Auswahl?« Dann entsteht eine ganz eigene Dynamik, gerade wenn wir sagen: »Wir haben uns für Sie entschieden, weil wir Sie für ein Unternehmen halten, dem wir helfen können. Wir müssen aber sicherstellen, dass Sie wirklich engagiert sind.« Ich stelle diese Forderung, weil es sich um eine Partnerschaft handelt, die von beiderseitigem Nutzen ist. Der Kunde kann uns nicht einfach bezahlen und dann hoffen, dass sich das Projektergebnis von allein einstellt. Er wird einige Dinge tun müssen. Ich zeige ganz genau auf, wie ihre Rolle und wie unsere aussieht. Ich habe einem Kunden schon mal ein paar Millionen zurückgezahlt, weil man dort die erforderlichen Maßnahmen zur Erlangung der von beiden Seiten gewünschten Ergebnisse nicht durchgeführt hat. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es – selbst wenn Millionen auf dem Spiel stehen – viel sinnvoller ist, sich vom Kunden loszusagen, als weiterhin Leistungen zu erbringen oder Ratschläge zu erteilen, wenn die zur Schließung der Leistungslücken notwendigen Handlungen oder Schritte einfach nicht unternommen werden. Wenn Sie wirklich langfristige Partnerschaften eingehen wollen und absolut ergebnisorientiert arbeiten, gibt es gewissermaßen keine bessere Werbung für Ihr Beratungsunternehmen. Ich gehe lieber so vor, als später vor einer ausweglosen Situation zu stehen, die meinen eigenen Ruf und den meiner Firma schädigt. Außerdem ist ein erfolgloser Kunde eine Belastung für das Unternehmen und dieser Umstand wirkt sich auch negativ auf andere Kunden aus.

CFD: Werden Ihre Forderungen auch schriftlich im Beratervertrag festgehalten?

Psichogios: Wenn wir eine Leistungsgarantie geben, werden diese gegenseitigen Verpflichtungen auch in den Vertrag aufgenommen. Auch der Kunde muss seinen Beitrag leisten. Es ist das Gleiche wie bei einem Arztbesuch. Wenn der Mediziner sagt: »Sie werden einen Herzinfarkt bekommen, wenn Sie nicht mit dem Rauchen aufhören. Und fangen Sie besser mal an, Sport zu treiben. Reduzieren Sie auch den Alkoholkonsum von zwei Flaschen auf höchstens ein Glas pro Tag. Wenn Sie sich nach unseren Anweisungen richten, können wir Ihnen helfen. Wenn nicht, sind wir auch nicht verantwortlich.« Wir können unseren Kunden die richtigen Antworten liefern, aber wenn sie sie nicht in die Tat umsetzen möchten, sind wir auch nicht für das Ausbleiben des Erfolgs zuständig. Wenn sie allerdings ihren Beitrag leisten, dann können wir auch für die Ergebnisse garantieren. Auf uns kann man sich prinzipiell verlassen. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, etwas zu realisieren, weil alles, was sie realisieren, wirklich etwas bewegt.

CFD: Wie lautet der Hauptratschlag, den Sie einem Consultant erteilen würden, der sein Unternehmen ernsthaft ausbauen möchte?

Psichogios: Es ist schwierig, hier wirklich nur eine Sache zu nennen. Aber wenn ich einem Consultant, der mit seinem Beratungsunternehmen expandieren möchte, einen Tipp geben könnte, würde ich ihm raten, sich zunächst als wertvoller Helfer für seinen Kunden zu positionieren und dann zu ermitteln, wie er diesem dabei behilflich sein kann, die eigenen Kunden zu unterstützen. Wenn Sie sich auf die Kunden Ihres Kunden konzentrieren, Ihrem Auftraggeber bei der Problemlösung zur Seite stehen und ihm zeigen, wie er seinen eigenen Kunden bessere Dienste erweisen kann, dann werden Sie zu einem wertvollen Helfer. Wenn Sie zu ihm gehen und Ihr Produkt, Ihre Lösungsstrategie und Ihre abrechenbaren Tage ansprechen, bringen Sie ihn zwar weiter, Sie werden von ihm aber nie als langfristiger Partner angesehen werden. Außerdem würde ich dem Consultant noch raten, gerade bei einem gescheiterten Projekt verstärkt den Dialog zu suchen. Der Kunde erwartet in einem solchen Fall nämlich, dass man das Weite sucht. Wenn Sie dann Gas geben und sagen: »Okay, das ist nicht so gelaufen, wie wir beide uns das gewünscht haben, aber wir werden dranbleiben, nicht lockerlassen und das Problem beheben.« haben Sie beim Kunden für alle Zeiten einen Stein im Brett. Wenn etwas nicht ideal läuft, sind die meisten Consultants nicht erreichbar oder reden sich heraus. Wenn Sie einfach nur erklären: »Es ist unerheblich, wer Schuld hat. Wir werden nicht lockerlassen und das Problem beheben. Für diesen Arbeitstag brauchen Sie mich nicht zu bezahlen.«, dann werden Sie noch viele bezahlte Arbeitstage verbuchen können.

Neue und verbesserte Verkaufsmethoden

Verkaufsprofis haben ein paar neue und verbesserte, alternative Verkaufsmethoden entwickelt, die man gewinnbringend nutzen kann, um noch bessere Ergebnisse zu erzielen. In den folgenden Abschnitten beschäftigen wir uns mit zwei dieser Alternativen: dem R-Commerce (Relationship-Commerce) und der Spin-Selling-Methode.

R-Commerce – Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen

Wenn Sie dem traditionellen Verkaufsablauf, den wir oben beschrieben haben, Schritt für Schritt folgen, werden Sie lange brauchen, bis sich der gewünschte Verkaufserfolg einstellt. In der letzten Zeit wird immer wieder betont, wie wichtig es ist, noch etwas mehr zu tun: Man sollte eine langfristige Beziehung zum Kunden aufbauen. Wenn Ihr Ziel nicht nur darin besteht, die Anzahl der Verkäufe zu erhöhen, sondern wenn Sie kontinuierliche langfristige Kundenbeziehungen aufbauen wollen, wird sich dies in einer Zunahme der Verkäufe und reduzierten Vertriebskosten niederschlagen.

Stellen Sie sich zum Beispiel einmal einen aufdringlichen Gebrauchtwagenhändler vor, der anscheinend vor nichts zurückschreckt, um Sie auf der Stelle zum Kauf eines Fahrzeugs – egal was für eins – zu überreden. Sie kriegen keinen Kredit? Kein Problem, wir finanzieren den Kauf. Sie mögen die Farbe nicht? Null Problemo – wir haben alle Modelle in allen erdenklichen Farben da. Sie möchten lieber einen Zweitürer statt des Viertürers? Da spricht doch nichts dagegen – dann lassen wir durch unsere Karosseriewerkstatt einfach zwei der Türen für Sie zuschweißen. Und nicht zu vergessen, die schärfste Waffe im Arsenal eines rein auf Abschlüsse versessenen Verkäufers: Das Angebot ist aber nur heute gültig.

Stattdessen möchten Sie Folgendes erreichen:

Aufbau von langfristigen Kundenbeziehungen

Absolutes Engagement für die Kunden

Ständiger Dialog mit den Kunden

Weitergabe der Vorteile der Dienstleistung an die Kunden

Beständiger, optimaler Kundenservice

Wenn Sie bereit sind, es damit einmal zu versuchen, werden Sie am schnellsten vorwärts kommen, wenn Sie Vertrauen schaffen und Ihre Verbundenheit zeigen und dabei gleichzeitig auf die Bedürfnisse und Schwierigkeiten des Kunden eingehen. Es geht im Wesentlichen darum, in erster Linie den Kunden – und seine Bedürfnisse – in den Mittelpunkt zu rücken. Hat man dann erst einmal eine positive, langfristige Beziehung aufgebaut, kommen die Aufträge von ganz allein.

Noch mehr Vertrauen: Die Spin-Selling-Methode

Neil Rackham, Verhaltenspsychologe und Autor des Buches SPIN Selling, hat zwölf Jahre lang die sogenannte Sales Excellence, also den optimalen Vertrieb, erforscht und auf der Grundlage seiner Erkenntnisse eine Verkaufsstrategie entwickelt, die sich besonders gut für Consultants eignet. Bei der sogenannten Spin-Selling-Methode sollen von Verkäufern nacheinander vier verschiedene Fragetechniken angewendet werden, um die Interessenten dazu zu ermutigen, sowohl ihre Probleme oder Herausforderungen zu beschreiben als auch ihrem Wunsch nach einer Lösung Ausdruck zu verleihen.

Dies sind die vier Fragetechniken bei der Spin-Selling-Methode, die von Verkäufern in der hier aufgeführten Abfolge verwendet werden:

Situationsfragen: Hier möchte man allgemeine Informationen über das Unternehmen des potenziellen Kunden, sein Marktumfeld, seine Kunden und ähnliche Bereiche erfassen. Man fragt beispielsweise: »Um was für ein Unternehmen handelt es sich genau?« Situationsfragen bereiten den Weg für den nächsten Fragenblock, die Problemfragen. Neil Rackham rät Verkäufern, es mit den ersten Fragen nicht zu übertreiben, da potenzielle Kunden dann häufig gelangweilt reagieren. Machen Sie sich also im Vorfeld ein wenig über Ihren Gesprächspartner schlau.

Problemfragen: Mit diesen Fragestellungen wird ermittelt und genauer eingekreist, in welchen Bereichen der potenzielle Kunde unzufrieden ist. Neil Rackham bezeichnet diese Bereiche als vorausgesetzte Erfordernisse. Eine Frage könnte dann so lauten: »Fällt es Ihnen schwer, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu binden?« Mithilfe dieser Fragestellungen können Sie Schwierigkeiten zutage fördern, für die Sie später mit einer Lösung aufwarten können. Dem Vater des Spin-Selling zufolge kommt Problemfragen gerade bei kleineren Geschäften eine große Bedeutung zu.

Implikationsfragen: An dieser Stelle geht man noch genauer auf die Antworten ein, die man zu den Problemfragen erhalten hat, indem man dem potenziellen Kunden klarmacht, welche negativen Auswirkungen die Probleme auf die Firma haben. Hier ein Beispiel: »Wie viel kostet es Ihr Unternehmen, einen neuen Mitarbeiter als Ersatz für einen, der gekündigt hat, einzustellen?« Neil Rackham ist der Meinung, dass Implikationsfragen gerade bei Geschäften größeren Umfangs enorm wichtig, wenn nicht sogar unerlässlich sind.

Nützlichkeitsfragen: Diese Fragen werden gestellt, um dem potenziellen Kunden den Wert (hinsichtlich des reduzierten Kosten- und Zeitaufwands, zusätzlicher abgewendeter Probleme, Chancen, von denen man profitiert, und so weiter) der dem Unternehmen offerierten Lösungsstrategie zu verdeutlichen. Eine Nützlichkeitsfrage könnte zum Beispiel so lauten: »Wenn ich es schaffe, für eine bessere Mitarbeiterbindung zu sorgen, wie viel Geld würde Ihre Firma dann pro Jahr sparen?« Neil Rackham glaubt, dass diese expliziten Fragen den potenziellen Kunden zwingen, seine vorausgesetzten Erfordernisse in Worte zu fassen, wodurch dem Verkäufer (also Ihnen) die Möglichkeit gegeben wird, die Vorzüge seiner eigenen besonderen Lösungsstrategie aufzuzählen.

Wenn ein Verkäufer diesen Fragenkatalog Schritt für Schritt abarbeitet, hilft er dem potenziellen Kunden, seine Aufmerksamkeit auf die mögliche Lösung zu richten, er erstickt Einwände gleich im Keim und sorgt dafür, dass sein Gesprächspartner aktiver beteiligt wird. Lange Rede, kurzer Sinn: Die Spin-Selling-Methode sollte jeder Consultant einmal ausprobieren. Wer weiß, welche Erfolge Sie damit erzielen können.

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Von sich reden machen: Werbung für Ihr Unternehmen

In diesem Kapitel

Durch persönliche Ansprache werben

Mit Public Relations und Publicity ins Rampenlicht treten

Über welchen Werbekanal die Massen erreichen?

Durch Werbegeschenke und Verkaufsförderung in aller Munde sein

Einen Marketingplan entwickeln und auf Wirksamkeit prüfen

Werbung bedeutet, potenzielle Kunden für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung zu interessieren. Leider verkaufen sich die wenigsten Produkte von selbst. Für fast alle Produkte – und dazu gehören auch Consulting-Dienste – sind Werbemaßnahmen erforderlich, damit die Verkaufszahlen den Fortbestand des Unternehmens sichern. Wenn Sie Glück haben, können Sie allein von Mundpropaganda und Weiterempfehlungen leben, dennoch ist immer Werbung mit im Spiel, sobald der potenzielle Kunde mit Ihnen, dem Consultant, Kontakt aufnimmt. Dann müssen Sie ihm nämlich die Idee verkaufen, dass es am klügsten wäre, Ihnen die Arbeit zu übertragen. Über verschiedene Kommunikationskanäle werben Sie für sich selbst, um potenzielle Kunden zu informieren und zu überzeugen.

Verkaufsfördernde Maßnahmen für Unternehmen und Produkte lassen sich in vier Hauptkategorien gliedern: persönliche Ansprache, Public Relations und Publicity, Anzeigenwerbung und Verkaufsförderung (wir kommen auf die einzelnen Kategorien weiter hinten in diesem Kapitel noch zu sprechen). Manche Consultants kombinieren Werbestrategien aus allen vier Kategorien, andere legen sich auf eine Kategorie fest und bleiben dabei. Wir empfehlen, es mit einer Mischung aus allen Techniken der Hauptkategorien zu versuchen. Obwohl wir Ihnen eine große Anzahl verschiedener Werbestrategien vorstellen, können Sie sich natürlich auch selbst etwas überlegen. Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Nachdem Sie die zahlreichen Marketingstrategien kennengelernt haben, müssen Sie sich aus den vorgestellten Strategien Ihren persönlichen Marketingplan zusammenstellen. Sie erfahren weiter hinten in diesem Kapitel, wie man einen solchen Plan entwickelt. Denken Sie dabei immer daran, dass Ihr Marketingplan das Ziel hat, Ihr Unternehmen so professionell wie möglich darzustellen und Ihr Image zu festigen. Es empfiehlt sich auch, die Ergebnisse verschiedener Werbemaßnahmen auszuwerten, damit Sie Ihren Marketingplan gegebenenfalls ändern und verbessern können.

Selbst ganz nah am Geschehen: Die persönliche Ansprache

Bei der persönlichen Ansprache steht die direkte Kommunikation zwischen Ihnen oder Mitarbeitern Ihres Unternehmens und potenziellen Kunden im Vordergrund. Consulting baut auf Beziehungen auf, und die persönliche Ansprache ist der Eckpfeiler der Marketingstrategien vieler Consultants. Networking – der Aufbau von Beziehungen zu neuen Kunden durch persönliche Kontakte und Empfehlungen von zufriedenen Kunden und Geschäftspartnern – ist eine äußerst effektive Methode, für Ihr Unternehmen zu werben. Viele Consultants aus den Fachgebieten Recht, Finanzen und Medizin verlassen sich hauptsächlich auf das persönliche Gespräch, um neue Interessenten zu gewinnen.

Im Folgenden finden Sie einige Methoden der persönlichen Ansprache, mit denen Consultants für ihre Dienstleistungen werben:

Persönliche Treffen: Es gibt keine bessere Methode, um für Ihr Unternehmen und Ihre Beratungsleistungen zu werben, als ein persönliches Treffen mit Ihrem Kunden. Wir können hier nur einige Vorteile nennen, denn die Liste wäre ansonsten schier endlos: Sie können direkt auf die Persönlichkeit Ihres Kunden eingehen, dessen Reaktionen sozusagen in Echtzeit beobachten und Ihre weitere Vorgehensweise dementsprechend anpassen. Gerade in der heutigen Zeit, in der sich alles um Technologien dreht, kann der direkte Kontakt mit Menschen sehr entspannend und angenehm wirken.

Telefonate: Anstelle eines persönlichen Treffens können Sie natürlich auch über das Telefon für Ihr Geschäft werben. Teilen Sie Ihren Kunden interessante Neuigkeiten telefonisch mit oder rufen Sie einfach zwischendurch einmal an, um in Verbindung zu bleiben. Meist freuen sich die Kunden sehr über einen Anruf (wenn Sie nicht zu oft anrufen und ihnen auf die Nerven gehen). Am Telefon fällt die nonverbale Komponente des Gesprächs zwar weg, andererseits können Sie jedoch an einem Tag viel mehr Kunden anrufen als besuchen.

Briefe und E-Mails: Schreiben Sie Ihre Kunden und diejenigen potenziellen Kunden, die am interessantesten erscheinen, von Zeit zu Zeit per Brief oder E-Mail an. Ihre Kunden werden es zu schätzen wissen, dass Sie sich so viel Mühe machen und sich die Zeit nehmen, um den Kontakt aufrechtzuerhalten, und werden sich auch viel eher an Sie erinnern, wenn sie einen Consultant brauchen. Und falls Sie dem Anschreiben einen Zeitungsartikel über Ihr Unternehmen, einen Prospekt, einen Link zur firmeneigenen Website oder etwas anderes Interessantes beilegen möchten, dann nur zu. So etwas macht wirklich nicht viel Arbeit, kann sich aber enorm bezahlt machen.

Blogs und Internetforen: Solche Kommunikationsplattformen findet man heute zu fast jedem erdenklichen Thema. Es gibt Blogs und Internetforen für Kleinunternehmer, Drehbuchautoren, Ingenieure, Ärzte, kurz für beinahe jeden nur erdenklichen Beruf. So mancher Kunde sucht in diesen Foren nach kompetenten Consultants. Eine beträchtliche Anzahl von Beratern erhält beispielsweise Anfragen für Consulting-Aufgaben aufgrund eigener Beiträge zu ihrem speziellen Arbeitsbereich in Blogs oder Foren.

Berufsverbände: Die meisten Berufsgruppen bilden Verbände und andere Vereinigungen, denen Sie für eine geringe Gebühr beitreten können. Diese Berufsverbände bieten Ihnen die Möglichkeit, über regelmäßige Mitgliedertreffen, Konferenzen, Messen und sonstige Aktivitäten Geschäftsbeziehungen zu anderen Mitgliedern und potenziellen Kunden zu knüpfen. Ähnliche Möglichkeiten erhalten Sie zum Beispiel auch bei den Ortsgruppen der Industrie- und Handelskammern, der europäischen Vertretung der Entrepreneurs’ Organization, einem weltweiten Netzwerk von Unternehmern, oder der deutschen Vertretung von Vistage International, der weltweit größten Organisation von Geschäftsführern mittelständischer Unternehmen, deren Mitgliederspektrum allerdings viel breiter – und eben meist auch internationaler – gefächert ist.

Vorträge: Vorträge vor Gemeindeorganisationen, Kunden oder Berufskollegen eignen sich hervorragend, um Kontakte zu potenziellen Kunden und Geschäftspartnern zu knüpfen. Sie könnten auf diese Weise sogar in Presse oder Fernsehen bekannt werden. Es kann sich hier wirklich lohnen, einen Public-Relations-Experten ins Boot zu holen, damit den eigenen Auftritten auch die gewünschte Aufmerksamkeit zuteilwird. Durch Vorträge verschaffen Sie sich nicht nur einen besseren Ruf und mehr Glaubwürdigkeit, sondern eröffnen sich eventuell auch beruflich neue Wege.

Seminare und Workshops: Viele Consultants werben durch zum Teil kostenlose Workshops und Seminare sehr erfolgreich für ihr Unternehmen. Börsenmakler und Finanzberater zum Beispiel organisieren häufig Seminare für Menschen, die sich für Investitionsmöglichkeiten interessieren, und gewinnen dadurch oft Neukunden unter den Seminarteilnehmern, die sich für eine fachkundige Beratung hinsichtlich ihrer Aktiengeschäfte entscheiden.

Gesellschaftliche Anlässe: Bei Cocktailpartys, Golfturnieren und ähnlichen gesellschaftlichen Anlässen wird zumindest am Rande meist auch über geschäftliche Belange gesprochen. Sicherlich kennen auch Sie ähnliche Gespräche: »Und was machen Sie beruflich?« »Ich bin Chiropraktiker.« »Ach, wirklich? Vielleicht können Sie mir einen Tipp geben, was ich gegen meine Verspannungen tun könnte?« Sie sollten zwar im Allgemeinen darauf verzichten, den Small Talk bei gesellschaftlichen Anlässen in ein Verkaufsgespräch ausarten zu lassen – oder den potenziellen Kunden zu bitten, sich gleich im Speisesaal auf einen Tisch zu legen, damit Sie die Sache flugs beheben können –, doch es spricht nichts dagegen, Ihre Fachkenntnisse in ein Gespräch einfließen zu lassen. Am besten geben Sie interessierten Gesprächspartnern Ihre Visitenkarte und rufen sie innerhalb der üblichen Geschäftszeiten an. Für viele Consultants stellt der Besuch der verschiedensten gesellschaftlichen Veranstaltungen eine willkommene Gelegenheit dar, potenzielle Kunden zu treffen.

Telemarketing: Sicher, nicht jeder ist unbedingt hocherfreut, wenn beim Abendessen das Telefon klingelt. Doch schon allein die Anzahl der Telefonkontakter und Umfragen sprechen dafür, dass Telemarketing eine Erfolg versprechende Werbemaßnahme darstellt. (Wichtiger Tipp von uns: Es bringt tatsächlich was!) Telemarketing kann zum Ankurbeln Ihres Geschäfts sehr effektiv sein, sofern Sie Ihre Zielgruppe damit erreichen. Sie sollten aber unbedingt eine Gruppe von Kunden anrufen, die aller Voraussicht an Ihrem Produkt interessiert sind. Telefonaktionen, die nach dem Zufallsprinzip durchgeführt werden, bringen Ihnen bestimmt keine Neukunden. Beauftragen Sie außerdem ein geeignetes und auf diesen Zweck ausgerichtetes Callcenter mit der Durchführung.

Lokale Veranstaltungen: Lokale Veranstaltungen – gemeint ist alles vom Straßenfest über das jährliche Turnier des Tennisvereins bis hin zur Museumseröffnung – bieten gute Gelegenheiten, Kontakte zu Mitbürgern zu knüpfen, die Ihre Dienstleistungen benötigen könnten. Nehmen Sie auf jeden Fall ausreichend Visitenkarten mit, um sie an Ihre neuen Freunde und Bekannten zu verteilen!

Die persönliche Ansprache stellt bei Ihren Marketingaktionen die menschliche Komponente dar. Da die Pflege der persönlichen Beziehungen zu den Kunden für jeden Consultant ein ganz wichtiger Faktor ist, erkennen die meisten sehr schnell, dass die persönlichen Verkaufstechniken die effektivsten Methoden sind, Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen. Aber das ist nicht der einzige Grund – die Sache kann auch Riesenspaß machen! Die persönliche Ansprache potenzieller Kunden sollte deshalb auch einen großen Teil Ihrer Werbemaßnahmen ausmachen.

Bekannt werden und erfolgreich sein: Public Relations und Publicity

Public Relations und Publicity – das ist die hohe Kunst, Ihr Image anhand sorgfältig ausgewählter Techniken aufzubauen und im besten Licht darzustellen, um so Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Dienstleistungen positiv in verschiedenen Medien zu platzieren. Ob Sie nun gerade den Nobelpreis gewonnen oder eine höhere Summe für einen guten Zweck gespendet haben, gute Öffentlichkeitsarbeit garantiert Ihnen, dass Sie nicht der Einzige sind, der darüber Bescheid weiß.

Im Folgenden einige bewährte Methoden, um zumindest für ein paar Minuten im Licht der Öffentlichkeit zu stehen:

Pressemitteilungen und Pressemappen: Wenn es Ihnen wirklich ernst mit der Publicity ist, müssen Sie Pressemitteilungen und Pressemappen an die Medien verschicken, die von Ihrem Kundenkreis gelesen, gesehen und gehört werden. Pressemappen – das sind Mappen mit Fotos, Ihrer Biografie und anderen Informationen, die für den Leser, Hörer oder Zuschauer von Interesse sind – sind ein absolutes Muss, wenn Sie Interviews in Presse, Funk und Fernsehen für sich arrangieren wollen.

Artikel und Bücher: Mit der Veröffentlichung von Artikeln und Büchern über Ihr Fachgebiet untermauern Sie Ihre Stellung als Experte und machen Ihren Namen bei potenziellen Kunden bekannt. Die Veröffentlichung eines Fachbuches verhilft Ihnen eventuell sofort zu erheblichem Bekanntheitsgrad in den Medien und kann dadurch die Möglichkeit bieten, Interviews zu geben oder anderweitig in der Öffentlichkeit aufzutreten.

Viele Fachzeitschriften und Mitteilungsblätter von Berufsverbänden sind immer auf der Suche nach Artikeln von Insidern. Sie werden zwar für Ihren Beitrag meist keine Bezahlung erhalten, dafür aber jede Menge kostenlose Publicity. Das Einzige, worauf Sie achten müssen, ist, dass Ihre Zielgruppe auch wirklich zum Leserkreis gehört. Ein Public-Relations-Experte kann Ihnen dabei helfen, die optimalen Printmedien für die Veröffentlichung auszuwählen, damit Sie Ihren Bekanntheitsgrad bestmöglich erhöhen.

Websites und Blogs: Das Internet drängt sich geradezu als Werbemittel für Ihre Produkte und Dienstleistungen auf. Ihre Website ist das virtuelle Schaufenster Ihres Unternehmens, in dem Sie Ihr Wissen und Können professionell darstellen können. (Informationen zur Gestaltung Ihrer Website finden Sie zum Beispiel im Buch Webseiten für Dummies, erschienen bei Wiley-VCH.) Wenn Sie ein Blog erstellen und dort regelmäßig Beiträge veröffentlichen, schaffen Sie zusätzlich eine Möglichkeit für Ihre Kunden und zukünftigen Kunden, sich tatkräftig und interaktiv einzubringen. (In Blogging für Dummies, ebenfalls erschienen bei Wiley-VCH, erfahren Sie Näheres zum Thema.)

Newsletter: Mit dem Versenden von Newslettern oder Infobroschüren können Sie sowohl gute Publicity für sich erzeugen als auch Ihre Kunden über die neuesten Ereignisse und Neuerungen in Ihrem Fachgebiet und Ihrem Unternehmen informieren. Damit bleiben Sie nicht nur mit Ihren Stammkunden in Verbindung, sondern erreichen auch interessierte Neukunden. Außerdem müssen Sie auf diese Weise nicht Unmengen von Geld für das Drucken und Versenden von Texten ausgeben, weil man heute der Kundschaft einfach die elektronische Version zusenden kann, die kaum etwas oder gar nichts kostet.

Interviews, Talkshows und Podcasts: In den verschiedenen Medien – Zeitungen, Zeitschriften, Rundfunk, Fernsehen und Internet – gibt es immer Bedarf an interessanten, informativen und unterhaltsamen Interviewpartnern. Den Kontakt zu den Medien können Sie entweder selbst herstellen oder über einen PR-Experten organisieren lassen. Wichtig für alle Medien ist hauptsächlich eines: Die Person, die vorgestellt wird, muss das Interesse des jeweiligen Publikums fesseln können. Falls Sie also nicht unter Lampenfieber leiden und etwas Interessantes und Informatives zu sagen haben, wird man Ihnen gewiss Aufmerksamkeit schenken. Und selbst wenn Ihnen die Medien nicht gerade die Bude einrennen, können Sie einfach eigene Podcasts erstellen und auf Ihrer Website oder Ihrem Blog für Interessierte zum Herunterladen anbieten. Holen Sie sich auf jeden Fall das Buch Podcasting für Dummies (erschienen bei Wiley-VCH); dort finden Sie unzählige Informationen zum Thema.

Ehrenamtliche Tätigkeiten: Bieten Sie gemeinnützigen Organisationen und Vereinen an, ehrenamtlich für sie tätig zu werden. Dadurch tun Sie nicht nur ein gutes Werk, sondern lernen eventuell auch interessante Geschäftsleute kennen, die oft im Vorstand oder der Verwaltung solcher Organisationen zu finden sind.

Unabhängige Umfragen: Manche Consultants haben sehr großen Publicity-Erfolg damit, Umfragen durchzuführen und die Ergebnisse in Pressemitteilungen zu veröffentlichen. Sind die Ergebnisse von großem allgemeinen Interesse, kann es gut sein, dass sie (und natürlich Ihr Name) in den Medien veröffentlicht werden.

Sponsoring: Sponsern Sie eine lokale Veranstaltung – zum Beispiel die Spendenaktion eines Wohltätigkeitsvereins oder eine Jobbörse –, und Sie verschaffen Ihrem Unternehmen ein ganz hervorragendes Image in der Öffentlichkeit. Außerdem ziehen Sie unter Umständen die Aufmerksamkeit der Medien auf sich. Stellen Sie sich nur einmal vor, Sie könnten in einer Sendung des Regionalfernsehens eine Erklärung darüber abgeben, wie wichtig die Veranstaltung für die Bürger und Bürgerinnen Ihrer Stadt ist und weshalb Sie die Schirmherrschaft übernommen haben.

Auszeichnungen und Ehrungen: Viele Consultants arbeiten darauf hin, für ihre beruflichen Leistungen ausgezeichnet zu werden, und das nicht nur wegen des persönlichen Prestigegewinns, sondern auch wegen der damit verbundenen Publicity.

Erfolgreiche Consultants (und nicht nur die) achten sehr auf ihr Image und sind stets auf der Suche nach geeigneten Möglichkeiten, an die Öffentlichkeit zu treten. Denken Sie daran: Wenn Sie Ihr Image nicht aktiv gestalten, könnte es sein, dass Ihnen ein Image angedichtet wird, das Ihnen nicht gefällt.

Für Bekanntheit zahlen: Anzeigenwerbung

Anzeigenwerbung umfasst Werbung über Massenkommunikationsmedien wie Tageszeitungen, Direktversand, Rundfunk, Websites und Fernsehen. Die Werbung in Anzeigen ist für viele Unternehmen überlebenswichtig. Für andere Unternehmen – und dazu gehören auch viele Arten von Beratungsunternehmen – sind Werbeanzeigen nur als zusätzliche Werbemaßnahme sinnvoll. So ist die beste Werbung für Finanzberater zum Beispiel immer die Weiterempfehlung durch zufriedene Kunden und die Anzeigenwerbung nur ein zusätzliches Mittel, Kunden anzusprechen und das Image zu verbessern.

Der größte Vorteil der Anzeigenwerbung liegt darin, dass Sie in hohem Maße bestimmen können, welche Botschaft Sie wo und wann über Ihre Tätigkeit vermitteln möchten. Sie können in Medien mit einer hohen Auflage inserieren und damit eventuell einige wenige Interessenten erreichen oder gezielt in den Medien werben, die ausschließlich von Ihrer Zielgruppe gelesen werden. Und damit Ihre Werbebotschaft die ideale Wirkung zeigt, können Sie sie wiederholt veröffentlichen.

Ob Anzeigenwerbung für Sie ein geeignetes Werbemittel darstellt oder nicht, müssen Sie selbst entscheiden. Nicht jeder Consultant kann dadurch einen Zuwachs an Kunden verzeichnen. Auf jeden Fall kann sie ein wichtiger Teil Ihrer gesamten Marketingstrategie sein, und Sie sollten die Idee nicht allzu schnell verwerfen. Im Folgenden erfahren Sie Näheres über einige der üblichsten Medien für Anzeigenwerbung:

Zeitungs- und Zeitschriftenwerbung: Für manche Consultants sind Anzeigen in Zeitungen und Zeitschriften eine sehr geeignete Werbemethode, um ihr Dienstleistungsangebot bekannt zu machen. Eines ist jedoch sicher: Sie erreichen auf jeden Fall sehr viele Leser. Doch trotz dieser Tatsache wird sich wahrscheinlich nur ein Bruchteil der Leser für Ihre Anzeige interessieren. So ist die Tageszeitung beispielsweise für einen Luft- und Raumfahrt-Consultant vielleicht nicht gerade der beste Ort für ein Inserat. Für einen Heimkino-Consultant kann eine Anzeige dort dagegen ideal sein – besonders im Fernsehteil. Die Vielzahl der Zeitschriften für bestimmte Interessengebiete sowie Fachzeitschriften und Zeitschriften von Berufsverbänden sind für die Anzeigenwerbung im Allgemeinen ein wesentlich geeigneteres Medium.

Hinweis: Zeitungen sind Eintagsfliegen, während Zeitschriften wochenlang oder sogar monatelang herumliegen. Wenn Sie also nicht gerade täglich in der Zeitung inserieren, wird Ihre Werbebotschaft in einer Zeitschrift sehr viel eher bemerkt und gelesen werden.

Direktversandwerbung: Bei Direktversandwerbung erreicht Ihre Anzeige den potenziellen Kunden in Form von Briefen, Flugblättern, Broschüren, Gutscheinen und Ähnlichem. Diese Methode ist für fast alle Consultants hervorragend geeignet, da man eine erhebliche Menge an potenziellen Kunden ganz gezielt ansprechen kann. Sind Sie zum Beispiel Werbeberater, können Sie Adressenlisten von Zeitschriften und Berufsverbänden kaufen, die viele potenzielle Interessenten enthält. Diese Adressenlisten sind auf CD-ROM oder DVD oder als vorgedruckte Adressaufkleber erhältlich oder können direkt im Internet heruntergeladen werden.

Falls Sie zum Beispiel ein Profil Ihrer Kunden erstellen können, erhalten Sie gegen eine erschwingliche Gebühr von einem Direktmarketingunternehmen eine Liste mit Adressen von den verschiedensten Personen und Unternehmen, die dem Profil Ihrer Kunden entsprechen. Für Consultants sind solche maßgeschneiderten Werbeaktionen äußerst wirksam. Außerdem können Sie so nicht nur neue Kunden für sich interessieren, sondern auch den Kontakt zu Ihren aktuellen Kunden pflegen.

Gelbe Seiten und andere Branchenverzeichnisse: Die Gelben Seiten und branchenspezifische Verzeichnisse stellen eine gute Möglichkeit dar, potenzielle Kunden anzusprechen. Die meisten Berufs- und Industrieverbände veröffentlichen kostenlose Mitgliederlisten. Eine Großanzeige in den Gelben Seiten ist zwar sehr teuer, dafür aber auch sehr wirksam, denn jeder, der in den Gelben Seiten nachschlägt, hat meist akuten Bedarf an der gesuchten Dienstleistung. Anzeigen in den Gelben Seiten haben nur einen potenziellen Nachteil: Immer mehr Interessenten suchen im Internet und nicht mehr in den altmodischen Wälzern nach den gewünschten Informationen.

E-Mails: Denjenigen unter Ihnen, die bereits online sind, ist vermutlich schon aufgefallen, dass die Werbung über das Internet, sei es auf Websites und Blogs oder mittels erwünschter oder unerwünschter E-Mail, extrem zugenommen hat.

Wenn Sie selbst über einen E-Mail-Account verfügen, werden Sie wissen, wie nervend die unzähligen Werbe-E-Mails für den Empfänger sein können. Wie viele dieser Reich-über-Nacht-Angebote und Billiger-geht’s-nicht-Anzeigen können Sie ertragen, bevor Sie ein für alle Mal den Computer ausschalten? Das Versenden von Massen-E-Mails kann riskant sein! Wenn Sie sich dafür entscheiden, mittels E-Mails für Ihr Beratungsunternehmen zu werben, empfehlen wir Ihnen, die Empfänger sehr sorgfältig auszuwählen. Stellen Sie sicher, dass sie Ihre Werbung auch wirklich erhalten möchten, und bieten Sie ihnen die Möglichkeit, sich – falls gewünscht – problemlos und auf seriöse Weise für immer aus dem Verteiler austragen zu können.

Pay-per-Click-Anzeigen: Wenn Sie schon einmal etwas über die Suchmaschine Google gesucht haben, werden Ihnen wahrscheinlich all die Anzeigen aufgefallen sein, die am rechten Rand der Seite mit den Suchergebnissen erscheinen. Unternehmen und Einzelpersonen zahlen Google dafür, dass ihre Anzeigen nach Eingabe eines bestimmten Suchbegriffs zusammen mit den Suchergebnissen veröffentlicht werden. Geben Sie zum Beispiel einmal das Wort »Fernsehen« ein. Dann finden Sie auf der nächsten Seite, die angezeigt wird, jede Menge Anzeigen von Firmen, die Fernseher verkaufen und reparieren. Die Inserenten bemühen sich darum, mit ihrer Werbung möglichst weit oben gelistet zu werden. Sie werden allerdings erst zur Kasse gebeten, wenn tatsächlich jemand ihre Anzeige anklickt. 2007 zählten Google mit Google AdWords, Yahoo! Search Marketing und Microsoft mit Microsoft adCenter zu den größten Anbietern solcher Dienste.

Rundfunk- und Fernsehwerbung: Wie auch die Werbung in Zeitungen und Zeitschriften erreicht die Rundfunk- und Fernsehwerbung ein sehr großes Publikum; jeder besitzt ein Radio oder einen Fernseher. Ihre Werbebotschaft ist jedoch sehr wahrscheinlich nur für einen kleinen Teil der Zuschauer und Zuhörer interessant. Das Kabelfernsehen – mit Spartenkanälen wie MTV, Nickelodeon, Arte, ntv, Lokalsendern etc. – und Radiosender, die sich auf Nachrichtenübertragung oder bestimmte Musikstile spezialisiert haben, bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Werbebotschaft an ausgewählte Bevölkerungsgruppen zu senden. Die vergleichsweise hohen Kosten und die Tatsache, dass es sehr schwierig und aufwendig ist, eine qualitativ hochwertige Anzeige für Rundfunk oder Fernsehen zu produzieren, schrecken die meisten Consultants ab, von dieser Werbemethode Gebrauch zu machen.

Plakatwerbung: Wenn Sie nicht gerade Armani heißen und als Mode- und Stilberater tätig sind, ist ein Werbeplakat auf einer Litfaßsäule oder anderen Werbefläche wahrscheinlich nicht die beste Idee, um auf sich aufmerksam zu machen. Andererseits kann es für einen Relocation Consultant ganz sinnvoll sein, in Bussen und U-Bahnen zu werben. Wir möchten diese Art der Werbung nur der Vollständigkeit halber nennen, und zumindest wissen Sie jetzt, dass es sie gibt.

Lassen Sie die Möglichkeit der Anzeigenwerbung bei der Aufstellung Ihres Marketingplans nicht unter den Tisch fallen. Anzeigenwerbung ist eine der besten Methoden, die richtige Botschaft den richtigen Publikum zu vermitteln.

Ein bisschen Spaß muss sein: Verkaufsförderung und Werbeartikel

Wie stellen Sie es an, dass ein potenzieller Kunde ein Produkt oder eine Dienstleistung gleich bei Ihnen kauft oder zumindest Ihren Namen und die Telefonnummer zur Hand hat, wenn Sie gebraucht werden? Zum Beispiel, indem Sie verkaufsfördernde Maßnahmen und Werbeartikel wie Gutscheine, mit Ihrem Firmenlogo bedruckte Kaffeetassen, kostenlose Muster und Ähnliches verteilen. Viele der verkaufsfördernden Maßnahmen – und besonders natürlich Werbegeschenke – machen Spaß und geben Ihrem Unternehmen einen persönlichen Anstrich.

Es gibt unendlich viele verkaufsfördernde Maßnahmen, und Sie werden sicherlich eine finden, die zu Ihrem Geschäft und Ihren Kunden passt. Wir stellen Ihnen nachfolgend einige vor:

Visitenkarten: Visitenkarten stellen wohl die kostengünstigste Methode dar, für Ihr Geschäft zu werben. Schon für wenig Geld (oder sozusagen kostenlos, falls Sie sie auf Ihrem Laserdrucker selbst herstellen) erhalten Sie Visitenkarten, die Sie beliebig gestalten können. Und wenn Sie Ihre Visitenkarten haben, verteilen Sie sie nach Herzenslust. Wenn Sie auf einer Party sind, verteilen Sie Ihre Visitenkarten, geben Sie jedem Kunden eine und heften Sie Ihre Karte an jedes Angebot und an andere Anschreiben. Stecken Sie immer genügend Visitenkarten ein, wenn Sie das Büro verlassen. Manche Consultants lassen zusätzliche Werbebotschaften auf die Rückseite ihrer Visitenkarten drucken, wie zum Beispiel die Regeln des Verhandelns oder andere Tipps, die für ihre Kunden von Interesse sein könnten. Lassen Sie auch Visitenkarten für Ihre Angestellten drucken, sofern Sie welche haben.

Prospekte und Werbematerial: Zum Verkaufen Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung sind Prospekte und Werbematerial sehr gut geeignet. Die Gestaltung ist relativ einfach und das Drucken nicht allzu teuer. Falls Sie noch keine Prospekte und Ähnliches haben anfertigen lassen, holen Sie das am besten gleich nach, sonst entgeht Ihnen eine wunderbare Möglichkeit, für sich zu werben. Keiner kauft gerne die Katze im Sack, und die meisten Kunden sehen sich lieber zuerst Ihr Werbematerial an, bevor Sie Ihre Dienste in Anspruch nehmen. Es versteht sich daher von selbst, dass Prospekte und Werbematerial so ansprechend und professionell wie möglich gestaltet werden sollten und problemlos über Ihre Website heruntergeladen oder auf dem Postweg bestellt werden können.

Gutscheine: Gutscheine haben Tradition, vor allem für bestimmte Verbrauchsgüter und Dienstleistungen, wie zum Beispiel Reinigungsdienste. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Gutscheine an Ihre Zielgruppe zu verteilen: durch Zeitungs- und Zeitschriftenanzeigen, Direktversandwerbung oder über das Internet. Je nach Art Ihrer Consulting-Tätigkeit, sollten Sie die Verteilung von Gutscheinen einfach einmal ausprobieren.

Werbegeschenke: Haben Sie nicht auch massenweise Kaffeetassen, Kugelschreiber, Kalender, Feuerzeuge und Ähnliches mit Werbeaufdrucken? Wie wäre es, wenn Ihr Name und Ihr Unternehmen samt Telefonnummer und Internetadresse darauf stehen würden? Diese preiswerten und nützlichen Werbegeschenke sind gut dafür geeignet, Ihren Kunden eine Freude zu bereiten und dafür zu sorgen, dass er Ihren Namen tagaus, tagein vor Augen hat.

Preisausschreiben: Nichts geht über ein gutes Preisausschreiben mit ein paar amüsanten Preisen, um andere neugierig zu machen. Ein Immobilienmakler in unserem Stadtteil sammelt zum Beispiel die Adressen potenzieller Kunden und bewirbt sein Unternehmen, indem er regelmäßig zu verschiedenen Feiertagen Preisausschreiben in der Tageszeitung schaltet. Um mitzumachen, müssen die Teilnehmer ein paar Fragen beantworten (so ganz nebenbei zum Beispiel, ob Sie etwa den Kauf oder Bau eines Hauses planen) und den Coupon bis zu einem bestimmten Datum einreichen. Der Gewinner erhält ein kostenloses Abendessen für zwei Personen.

Gratisproben: Jeder bekommt gerne etwas geschenkt. Bieten Sie Gratisproben an – eine kostenlose Hausbesichtigung, einen kostenlosen Newsletter, eine kostenlose Website – und im Tausch dafür erhalten Sie einen potenziellen Kunden, der Ihr Produkt ausprobiert und sich Ihre Verkaufsargumente anhört.

Ein simpler und doch wirksamer Marketingplan

Wir betonen im gesamten Buch immer wieder, wie wichtig es ist, einen Marketingplan zu erstellen. Dabei handelt es sich um einen Text, in dem Sie Ihre Marketingziele und alle Marketingstrategien und -taktiken, die Sie zum Erreichen dieser Ziele verfolgen werden, auflisten. Die Strategien umfassen die von Ihnen gewählte Kombination aus persönlichem Verkauf, Public Relations und Publicity, Anzeigenwerbung und Verkaufsförderung, die Sie nutzen möchten, um Ihre Dienste als Consultant zu bewerben. Sie werden schnell merken, dass auch ein einfach gestrickter Marketingplan zum Erfolg führen kann. Sie müssen nicht gleich Unmengen an Papier verschwenden, um Ihren Text zu verfassen und in die Tat umzusetzen.

Da auch Ihre Unternehmensberatung einem ständigen Wandel unterworfen sein wird, sollte auch Ihr Marketingplan angepasst werden. Falls Sie sich gerade eben erst selbstständig gemacht haben, sollten Sie sich eher auf Strategien verlegen, wie Sie Ihren wichtigsten Kunden Ihr Unternehmen und Ihre Produkte und Dienstleistungen vorstellen können. Wenn Sie dann längere Zeit im Geschäft sind, sollten Sie Ihren Plan überarbeiten und aus dem Markenwert und der Wiedererkennung der Marke am Markt Kapital schlagen. Wir zeigen Ihnen im folgenden Abschnitt, wie Sie für sich und Ihr Beratungsunternehmen den passenden Marketingplan erstellen.

Sind Sie bereit? Die Vorbereitung aufs Planen

Bevor man den Marketingplan erstellt, bereitet man sich schlauerweise ein wenig vor. Der beste Plan hilft Ihnen nicht weiter, wenn die passenden Daten nicht drinstehen. Stellen Sie also sicher, dass Sie über Informationen allererster Güte verfügen. Hier ein paar Ideen, wie man sich vorbereiten kann:

Führen Sie ein Brainstorming zu Marketingstrategien und -taktiken durch. Bevor Sie lediglich einige wenige Strategien und -taktiken ins Auge fassen, sollten Sie eine Liste mit allen für Sie möglichen Optionen erstellen. Sammeln Sie ruhig so viele Ideen, wie Sie wollen – jetzt ist noch Zeit, die Aufzählungen zusammenzustreichen, bis nur noch die eventuell durchführbaren übrig bleiben. Dazu können Sie sich während der nächsten Schritte genügend Zeit lassen.

Versetzen Sie sich in die Lage eines Kunden. Schlüpfen Sie mal kurz in die Rolle eines Kunden und betrachten Sie die Produkte und Dienstleistungen Ihrer Firma aus seiner Perspektive. Was haben Sie zu bieten, was für Ihre Kundschaft besonders reizvoll ist und was sie Sie als Geschäftspartner favorisieren lassen wird?

Machen Sie sich über die Konkurrenz schlau. Warum sollte man das Rad neu erfinden, wenn die Mitstreiter doch schon ein ausgeklügeltes System entworfen haben, die eigenen Beratungsdienste zu bewerben? Mit welchen Mitteln wirbt die Konkurrenz und Sie nicht? Welche Methoden sollten Sie sich abgucken? Und in welchem Bereich sollten Sie Ihre Vorgehensweise optimieren – oder radikal ändern?

Treffen Sie eine Auswahl. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, zu entscheiden, welche Marketingstrategien und -taktiken man in den Marketingplan aufnehmen und welche man verwerfen sollte. Nehmen Sie noch einmal Ihre Liste vor und streichen Sie jene Punkte weg, die momentan für Ihr Unternehmen keinen Wert darstellen. Es könnte beispielsweise unsinnig sein, Fernsehwerbung zu machen, weil dies finanziell für Sie einfach nicht drin ist. Sehen Sie sich danach die restlichen Ideen aus der Sicht des Kunden an und konzentrieren Sie sich auf die, die gleichzeitig seinen Bedarf erfüllen und ihn am ehesten erreichen werden.

So, nun haben Sie sich erfolgreich durch die Vorbereitung gearbeitet. Jetzt bleibt eigentlich nur noch eines zu tun: die Erstellung des Marketingplans selbst. Und genau um dieses Thema geht es im nächsten Abschnitt.

Ein Marketingplan mit einem einzigen Absatz

Sie können zwar einen überdimensionalen Plan mit Hunderten von Seiten entwerfen, aber wir sagen Ihnen klipp und klar: Das brauchen Sie gar nicht. In den meisten Fällen werden Sie wirklich schon mit einem Absatz auskommen. Darin müssen dann aber einige präzise Informationen zu Ihren Marketingaktionen enthalten sein. Und die lassen sich am besten durch eine Aufzählung darstellen:

Zweck: Was möchten Sie mit dem Marketingplan erreichen?

Nutzen: Auf welche Weise werden Ihre Dienste als Consultant oder Ihre Produkte den Bedarf des Kunden erfüllen?

Kunde: Wer ist Ihr wichtigster Kunde und welche Strategie werden Sie verfolgen, um eine langfristige Beziehung zu ihm aufzubauen?

Unternehmen: Welchen Eindruck wird Ihr Unternehmen auf den Kunden machen?

Marktlücke: Wie sieht die Marktlücke aus, mit der Ihre Firma punkten kann?

Marketingtaktik: Wie sehen die eigentlichen Marketinginstrumente aus, mit denen Sie den Kunden erreichen wollen?

Werbeetat: Wie groß ist der Anteil, den Sie als Werbeetat verwenden wollen?

Sie denken jetzt wahrscheinlich, dass man all diese Informationen niemals in einem Absatz unterkriegen kann, aber glauben Sie uns: Es kann funktionieren. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für den Marketingplan einer Unternehmensberatung, bei dem man auch mit wenig Text ausgekommen ist:

Mithilfe dieses Marketingplans wird der Bekanntheitsgrad der Kluson Consulting Group erhöht werden. Die Firma wird sowohl vor Ort als auch über das Internet topmodernes Consulting für schnell expandierende Hersteller von Konsumgütern bieten. Kluson Consulting Group wird den Nischenmarkt der kleinen, doch stetig wachsenden Hersteller aus der Konsumgüterindustrie bedienen. Die Kunden werden die Kluson Consulting Group als erstklassiges Beratungsunternehmen sehen, das die Geschäftsleitung in einer Zeit schnellen Wandels mit den neuesten, bewährten Strategien und Taktiken unterstützt. Als erste Marketingmaßnahmen werden Pay-per-Click-Anzeigen bei Google AdWords gebucht und Anzeigen in Fachzeitschriften der Konsumgüterindustrie geschaltet. Zwölf Prozent der Bruttoeinnahmen der Kluson Consulting Group sind als Werbeetat vorgesehen.

Die Wirksamkeit überprüfen

Nachdem Sie begonnen haben, Ihren Marketingplan in die Tat umzusetzen, gibt es nur noch eins, das Sie im Hinterkopf behalten sollten: Sie müssen die Kosten der angewandten Marketingstrategien und -taktiken und ihren Nutzen abwägen. Es mag zwar ein kostspieliges Unterfangen sein, eine Großanzeige in den Gelben Seiten zu schalten oder sich eine professionell gestaltete Website zuzulegen, doch wenn es einem weit mehr Aufträge einbringt, als es kostet, dann war es die Sache wert. Man muss einfach herausfinden, welche Methode für das eigene Beratungsunternehmen am besten geeignet ist, und diese dann möglichst gewinnbringend einsetzen. Probieren Sie am besten mehrere Optionen aus und überprüfen Sie deren Wirksamkeit.

Eine Schwierigkeit gibt es allerdings noch. Wenn Sie herausbekommen möchten, ob Ihre Strategien und Taktiken den gewünschten Effekt haben, müssen Sie ermitteln, weshalb die Interessenten sich an Ihre Firma gewandt haben. Es gibt zwei Möglichkeiten:

Direkter Kundenkontakt: Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie einen Kunden unangemeldet anrufen (»Kaltakquise«) und er dann zurückruft.

Indirekter Kundenkontakt: Hier wurden Sie ohne Ihr Wissen von einem aktuellen oder früheren Kunden empfohlen. Sie selbst hatten keinen Einfluss darauf.

Wie Sie sich sicherlich vorstellen können, ist es viel einfacher, die Wirksamkeit der Marketingaktionen zu beobachten und zu überprüfen, wenn der Neukunde durch einen direkten Kontakt angelockt wurde und nicht durch einen indirekten Kontakt. Es gibt aber für beide Fälle eine sehr simple Möglichkeit herauszubekommen, wie der Interessent oder Neukunde ausgerechnet auf Sie gekommen ist: Sie fragen ihn einfach. Wenn Sie beispielsweise eine teure Anzeige in den Gelben Seiten geschaltet haben, durch eine Umfrage bei den Kunden aber ans Licht kommt, dass keiner von ihnen aufgrund dieser Anzeige auf Sie aufmerksam wurde, dann wissen Sie, dass Sie Ihren wertvollen Werbeetat besser für andere Methoden nutzen sollten.

Sie können Ihre Marketingaktionen auch mit einem eindeutigen Zuordnungsmerkmal, einem Angebot oder einer Mitmachaktion koppeln, um herauszubekommen, welche Maßnahme am wirksamsten war. Angenommen, Sie würden Kunden, die über eine Pay-per-Click-Anzeige auf Sie aufmerksam werden, einen zeitlich befristeten 20-Prozent-Rabatt gewähren, gleichzeitig über eine Direktversandwerbung aber ein unentgeltliches Abonnement des Newsletters bieten. Wenn sich dann ein Interessent bei Ihnen meldet und nach dem kostenlosen Newsletter fragt, werden Sie darüber im Bild sein, auf welche Aktion er angesprungen ist. Diese Information ist hilfreich, weil wir tagtäglich mit so vielen Werbebotschaften bombardiert werden, dass wir uns häufig gar nicht mehr daran erinnern können, wo wir von einer bestimmten Sache erfahren haben. Wir entsinnen uns nur daran, dass es ein Werbegeschenk gab.

Egal welche Methode Sie anwenden, um Daten zu sammeln, aufzeichnen und nachverfolgen sollten Sie das Ganze unbedingt. Einige CRM-Systeme, mit denen man das Kundenbeziehungsmanagement unterstützt, können Sie mit relevanten Daten füttern und sich so täglich über den neuesten Stand Ihrer Marketingaktionen informieren. Doch auch wenn Sie kein spezielles CRM-System verwenden, mit dem sich die Ergebnisse dokumentieren lassen, können Sie mithilfe eines Computerprogramms wie Microsoft Excel Daten erfassen und diese auf unterschiedliche Weise aufbereiten. Sie können sogar Grafiken und Diagramme darüber erstellen, welche Marketingstrategien und -taktiken Ihnen am meisten Aufträge einbringen.

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Erfolgreich durch aktuelle Kunden und gute Referenzen

In diesem Kapitel

Wer Ihnen zu den besten Referenzen verhilft

Die Voraussetzungen schaffen

Sich gute Referenzen verschaffen

Mit Interessenten und Kunden in Verbindung bleiben

Jedes Consulting-Unternehmen braucht neue Kunden, damit es wächst und gedeiht. Dafür gibt es zwei Gründe. Erstens werden Sie, wenn Sie Kunden verlieren – jede Firma verliert monatlich oder jährlich einige aus den verschiedensten Gründen –, neue Kunden benötigen, um die entgangenen Einnahmen wieder wettzumachen. Zweitens können Neukunden eine entscheidende Rolle dabei spielen, ob Sie mit Ihrem Unternehmen in Zukunft expandieren können. Dieses Ziel können Sie bis zu einem gewissen Grad zwar auch erreichen, wenn Sie mehr Aufträge für die aktuellen Kunden erledigen, Sie sollten Ihre Wachstumspläne aber nicht allein davon abhängig machen. Wenn Sie zukünftig Erfolg haben wollen, müssen Sie Ihre Zeit heute zu gleichen Teilen darauf verwenden, Ihre aktuellen Kunden bei der Stange zu halten und Kosten und Mühe für die Neukundenwerbung auf sich zu nehmen.

Die Erweiterung Ihrer geschäftlichen Aktivitäten ist deshalb eine Aufgabe, die niemals zu Ende geht. Natürlich müssen Sie sich um Ihre aktuellen Kunden und Projekte kümmern (schließlich sollte man sich zunächst einmal bei den zufriedenen Stammkunden um Neuaufträge bemühen), doch gleichzeitig sollten Sie stets nach neuen Kunden Ausschau halten.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Neukunden zu gewinnen. Sie können Fernsehwerbung machen, Anzeigen in Zeitschriften schalten oder über das Internet werben und hoffen, dass ein potenzieller Kunde darauf anspringt und sich für Sie entscheidet. Außerdem könnten Sie noch bei möglichen Interessenten Klinken putzen, Vorträge und Workshops abhalten, um Ihre Dienste in der Öffentlichkeit bekannt zu machen oder Preisausschreiben und kostenlose Warenproben anbieten. Dies sind nur einige der unzähligen Methoden, um Neukunden für sich zu gewinnen.

Es gibt jedoch noch einen anderen Weg, um an neue Kunden heranzukommen – eine Methode, die für viele Consultants die größte und ertragreichste Quelle für Neukunden darstellt, die manche aber völlig übersehen. Wir sprechen von Referenzen und Weiterempfehlungen. Angenommen, Sie sind ein erfolgreicher Ernährungsberater. Wenn Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind (und sie sind doch zufrieden, oder?), werden sie bestimmt Bekannten und Geschäftspartnern von der guten Zusammenarbeit mit Ihnen berichten. Vielleicht glauben sie sogar, ihren Freunden einen Riesengefallen damit zu tun, wenn sie ihnen von diesem kompetenten Berater (also Ihnen) erzählen, den sie gerade aufgetan haben. Erhalten Sie daraufhin Anfragen von den Geschäftspartnern Ihrer Kunden, gelten diese als Kunden, die Sie aufgrund guter Referenzen erhalten haben. Die Weiterempfehlung eines zufriedenen Kunden ist eigentlich die beste Methode, neue Kunden zu gewinnen und sollte daher keinesfalls übersehen werden.

In diesem Kapitel beschäftigen wir uns damit, wer für Sie die beste Quelle für Weiterempfehlungen darstellt, wie wichtig es ist, Ihre aktuellen Kunden weiterhin zufriedenzustellen, und wie Sie das am besten erreichen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die besten Referenzen erhalten und was Sie anschließend damit anstellen können.

Die Vorteile guter Referenzen

Gute Referenzen haben viele Vorzüge. Im Folgenden finden Sie einige gute Gründe, weshalb es lohnt, sich um solche Empfehlungen zu bemühen:

Sie ziehen sehr oft neue Aufträge nach sich. Auf viele Consultants trifft es zu, dass Weiterempfehlungen zufriedener Kunden die meisten Neuaufträge nach sich ziehen, doch manche Consultants haben diese ergiebige Auftragsquelle noch nicht für sich entdeckt. Falls das auch bei Ihnen zutrifft, sollten Sie sich in Zukunft viele gute Referenzen verschaffen können, indem Sie den Ratschlägen dieses Kapitels folgen.

Ein Referenzkunde steht Ihnen viel aufgeschlossener gegenüber als andere Interessenten. Meist sind Referenzkunden bereits umfassend über Sie, Ihre Tätigkeit und – hoffentlich – Ihre hervorragenden Leistungen informiert und haben sich mit dem Gedanken an eine Zusammenarbeit mit Ihnen angefreundet. Die schwierige Aufgabe, einen potenziellen Neukunden, für den Sie ein Unbekannter sind, von Ihrer Fachkenntnis und Ihren Vorzügen zu überzeugen, entfällt damit. Sie können sich nun voll und ganz darauf konzentrieren, die passende Lösungsstrategie für den Kunden zu finden.

Sie sind unschlagbar preiswert. Referenzkunden werden von Ihren Kunden an Sie verwiesen, das heißt, es kostet Sie kaum etwas, ihre Aufmerksamkeit zu erlangen. Besser kann es im Marketing gar nicht laufen. Ihre Werbung ist zielgerichtet und meist mit geringen oder gar keinen Kosten verbunden. Und da Referenzkunden sich schon so gut wie für Sie und Ihr Unternehmen entschieden haben, ist der Zeitaufwand für den Verkauf Ihrer Produkte oder Dienstleistungen wesentlich geringer als bei jedem anderen Interessenten.

Wer Empfehlungen aussprechen kann

Nun, eigentlich jeder. Höchstwahrscheinlich wird es einer Ihrer zahlreichen zufriedenen Kunden sein. Nehmen wir einfach mal an, dass Sie für Ihre Auftraggeber richtig gute Arbeit geleistet haben. Sie haben Ihre Ergebnisse pünktlich geliefert und den Projektetat nicht überzogen. Dann werden gerade diese Kunden Sie in den höchsten Tönen loben. Manchmal kommt eine gute Referenz aber auch aus völlig unerwarteter Quelle zu einem ganz unerwarteten Zeitpunkt. Jeder Consultant hat schon mal einen Anruf von dem Freund eines Freundes eines anderen Freundes bekommen. Ein Interessent kann auch durch eine lobenswerte Erwähnung in Presse, Blog oder auf einer Website aufmerksam geworden sein. Sie können natürlich – wie bei fast allem im Leben – die Sache auch selbst in die Hand nehmen und sich aktiv um gute Referenzen bemühen.

Sie haben die Wahl: Entweder warten Sie, bis jemand Sie weiterempfiehlt, oder Sie kümmern sich aktiv darum. Na, was glauben Sie, welche der beiden Vorgehensweisen Ihnen wohl die Empfehlungen einbringen wird, die Sie für Ihr Beratungsunternehmen benötigen? (Kleiner Tipp: Wenn Sie weiterhin müßig herumsitzen, Däumchen drehen und warten, bis jemand Sie weiterempfiehlt, sollten Sie sich besser schon mal ein gutes Sitzfleisch zulegen.)

Wir gehen einmal davon aus, dass Sie sich selbst um Ihre Referenzen kümmern möchten. (Ein kluger Schachzug!) Da stellt sich natürlich die Frage, wen Sie daraufhin ansprechen sollten. Eigentlich käme fast jeder infrage. Mit den folgenden Quellen für gute Referenzen machen Sie aber garantiert nichts falsch und können dadurch Zeit sparen:

Aktuelle Kunden: Bei Ihren aktuellen Kunden sind Sie zweifellos an der besten Adresse. Erstens können sie die Qualität Ihrer Arbeit aus eigener Erfahrung beurteilen und zweitens sind sie oft ohnehin Ihre größten Fans. Wenn Ihre Kunden Sie dabei unterstützen, Neukunden zu gewinnen, erhöht sich auch die Wirksamkeit Ihrer eigenen Marketingstrategie um ein Vielfaches. Die beste und einfachste Vorgehensweise ist, Ihre Kunden direkt auf Ihr Anliegen anzusprechen. Erklären Sie einfach, dass Sie auch gerne für Geschäftspartner Ihrer Kunden tätig werden möchten, falls Bedarf an Ihren Leistungen besteht. Der geschickteste Zeitpunkt dafür ist, wenn Sie gerade ein Projekt für den Kunden abgeschlossen haben. Wenn Sie sich gut um Ihre Kunden kümmern, werden Sie sicher deren volle Unterstützung erhalten.

Andere Consultants: Als Consultant sind Sie nie gleichmäßig ausgelastet. In der einen Woche sitzen Sie herum und drehen Däumchen, in der nächsten Woche sind Sie so beschäftigt, dass Sie kaum wissen, wo Ihnen der Kopf steht. Doch trösten Sie sich, Ihren Berufskollegen geht es ähnlich. Jeder Consultant weiß, dass er in der Lage sein muss, mehrere Projekte gleichzeitig unter einen Hut zu bringen. So ist es nicht weiter verwunderlich, dass viele Consultants, die vor lauter Arbeit nicht mehr ein noch aus wissen, Aufträge an Kollegen weitergeben, die sie kennen und denen sie vertrauen. So kann ein Auftrag auch ohne fest angestellte Mitarbeiter termingerecht erledigt werden. Völlig ausgebuchte Consultants empfehlen manchmal ihren Kunden auch direkt an Kollegen weiter. Wenn Sie also die Bekanntschaft zu anderen Consultants suchen und pflegen, können Sie dadurch Zeiten der Auftragsflauten spielend überbrücken.

Geschäftsleute: Während eines typischen Arbeitstags haben Sie mit vielen anderen Geschäftsleuten zu tun, zum Beispiel mit Ihrem Steuerberater, dem Büroartikelverkäufer oder dem Kurierdienst. Wissen diese Personen eigentlich, welche Produkte und Dienstleistungen Sie anbieten? Falls nicht, ist das die Gelegenheit, sich einen völlig neuen Kreis von Geschäftsleuten zu erschließen, die Sie weiterempfehlen können. Ihr Rechtsanwalt und Ihr Steuerberater sind besonders geeignete Kandidaten, da sie wiederum mit vielen anderen Geschäftsleuten aus Ihrer Region in Verbindung stehen. Sie müssen nur dafür sorgen, dass diese Personen über Ihr Unternehmen und darüber, wie Sie ihnen (und ihren Kunden) helfen könnten, informiert sind. In solch einer Situation macht sich dann eine professionelle Firmen-Website enorm bezahlt. Senden Sie den Ihnen bekannten Geschäftsleuten einfach den Link zu Ihrer Site.

Webbasierte soziale Netzwerke, insbesondere für Unternehmer: Fast jeder hat mittlerweile von den beliebten webbasierten sozialen Netzwerken wie MySpace oder Facebook gehört. Aber es gibt auch Portale dieser Art, die speziell auf Unternehmer ausgelegt sind. Hier ein paar Beispiele: LinkedIn (englisch- und spanischsprachige Website: www.linkedin.com), Ziggs (englischsprachige Website: www.ziggs.com), Doostang (englischsprachige Website: www.doostang.com) und Plaxo (www.plaxo.com/?lang=de) oder XING (www.xing.de). LinkedIn konnte Ende 2007 angeblich mehr als 16 Millionen registrierte Nutzer aus mehr als 150 verschiedenen Ländern und mehr als 400 Wirtschaftsgebieten verzeichnen.

Familie und Freunde: Falls Sie nicht gerade von einem anderen Stern kommen, haben Sie bestimmt Verwandte und Bekannte, die Sie weiterempfehlen können. Erzählen Sie ruhig regelmäßig über Ihre Arbeit und stellen Sie klar, dass Sie überhaupt nichts dagegen haben, dass sich Ihre Tätigkeit im größeren Familien- und Freundeskreis herumspricht. Halten Sie Ihre Verwandten und Bekannten auf dem Laufenden und geben Sie ihnen Informationsmaterial zum Weiterverteilen oder Zeitungsartikel über Ihr Geschäft mit. Natürlich sollten Sie Ihnen auch verraten, wie Ihre Website-Adresse lautet.

Inwiefern Sie sich aktiv um Referenzen und Weiterempfehlungen kümmern, liegt ganz bei Ihnen. Ist es Ihnen unangenehm, jemanden direkt darum zu bitten, Sie weiterzuempfehlen, dann lassen Sie es einfach bleiben. Falls Sie jedoch die Vorzüge von Weiterempfehlungen in Gestalt vieler neuer Kunden und interessanter Aufträge in vollem Maß ausschöpfen möchten, sehen Sie sich mit offenen Augen in Ihrem Umfeld um. Gibt es da nicht viele Bekannte und Geschäftsleute, die nur allzu gerne bereit wären, Sie und Ihre Dienste an andere weiterzuempfehlen, wenn Sie nur darum bitten?

Die Voraussetzungen schaffen

Da Ihre aktuellen Kunden Ihnen wahrscheinlich die besten und nützlichsten Referenzen ausstellen werden, sollten Sie sich zuerst auf sie konzentrieren, bevor Sie sich an den Besitzer der Imbissbude gegenüber oder den sympathischen Menschen, der jeden Morgen mit Ihnen auf den Bus wartet, wenden. Sie können (und sollten) einiges dafür tun, dass Ihre Kunden weiterhin mit Ihnen zufrieden sind und Sie gerne weiterempfehlen. Denn so bringen Sie Ihre Firma voran. Im Folgenden finden Sie ein paar Möglichkeiten, wie Sie Ihre Kunden zu – nicht nur sporadischen – Empfehlungen anregen können:

Leisten Sie gute Arbeit. Ja, das lesen Sie hier sicherlich nicht zum ersten Mal und ganz bestimmt auch nicht zum letzten Mal. Leisten Sie gute Arbeit und Ihre Kunden werden immer mit Ihnen zufrieden sein. Und zwar so zufrieden, dass sie allen Geschäftspartnern begeistert von Ihrer guten Arbeit erzählen. Im umgekehrten Fall, wenn Sie schludrig arbeiten – glauben Sie, dass sich dann irgendwer die Mühe macht, seinen Freunden und Bekannten von Ihnen zu erzählen? Ganz sicher nicht, das können wir Ihnen versprechen.

Vor einigen Jahren ließen Peter Economys Nachbarn ihr Haus neu streichen. Der Maler war so gut und auch noch so günstig, dass ihn Peter Economy sofort bat, auch in seinem Haus einige Zimmer zu streichen. Peter Economy empfahl den Maler einer anderen Nachbarin, die ihm ebenfalls einen Auftrag anbot. Dies ging immer so weiter und zum Schluss hatte der Maler fast für jeden in der Straße gearbeitet, obwohl ihn bis vor ein paar Wochen kein einziger Anwohner gekannt hatte.

Halten Sie Budget und Termin ein. Was will kein Kunde jemals von Ihnen hören? »Tut mir leid, aber ich kann den Termin unmöglich einhalten und außerdem wird das Projekt doch etwas mehr kosten als geplant.« Erweisen Sie Ihren Kunden die Freude, dass das Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets fertiggestellt wird, und Sie werden ganz oben auf ihrer Liste der empfehlenswerten Consultants stehen. Doch was soll man tun, wenn man die Kosten für den Auftrag zu niedrig angesetzt hat? Sollte man dann nicht versuchen, sich die zusätzlichen Kosten erstatten zu lassen? Es kommt darauf an, was für einen Vertrag Sie geschlossen haben, aber im Allgemeinen raten wir Ihnen, die Finger davon zu lassen. Wenn Sie Ihre Dienste zu einem Festpreis angeboten und dann eine Vereinbarung unterschrieben haben, eine genau definierte Arbeitsleistung zu diesem Preis zu erbringen, dann sollten Sie auch daran festhalten – egal, wie viel Sie die Durchführung des Projekts letztendlich kostet. Kommen Sie Ihren Verpflichtungen nach, wird der Kunde Ihnen immer mehr Vertrauen schenken. Und bei der Arbeit der meisten Consultants ist eine solche Vertrauensbasis von entscheidender Bedeutung.

Es gibt hin und wieder Kunden, die Ihnen die Schuld in die Schuhe schieben werden, obwohl sie selbst für eine Terminverschiebung oder Kostensteigerung eines Projekts verantwortlich sind. In einem solchen Fall sollten Sie die in Ihrem Vertrag vorgesehenen Rechtsmittel einlegen. Doch selbst wenn Sie Ihre Hände in Unschuld waschen können, sollten Sie Ihr Bestes geben, um die Angelegenheit wieder ins Reine zu bringen. Man wird Sie als Held feiern!

Halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Kunden über Ihre Fortschritte bei der Projektbearbeitung konstant auf dem Laufenden zu halten und sie über aufgetretene Schwierigkeiten, die für sie von Interesse sind, informieren, haben Sie auf ewig einen Stein im Brett. Es ist tatsächlich so, dass Consultants, die es sich zur Gewohnheit gemacht haben, ihre Kunden lediglich mit Hiobsbotschaften zu konfrontieren, relativ schnell feststellen, dass sie urplötzlich weniger Aufträge als noch im letzten Jahr – oder sogar Monat – hereinbekommen.

Seien Sie zuverlässig und vertrauenswürdig. Es gibt zwei Dinge, die jeden Kunden zutiefst erfreuen, und das sind Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit. Umgekehrt bedeutet dies natürlich auch, dass Kunden sich über nichts mehr ärgern als über einen Berater, der unzuverlässig ist und der nicht die versprochene Leistung erbringt. Wenn Sie Ihren Kunden etwas versprechen, wird von Ihnen zu Recht erwartet, dass Sie Ihr Versprechen einhalten. Glauben Sie uns: Es gibt heute viel zu wenige Consultants, die wirklich die vereinbarte Arbeit leisten, die Fristen einhalten und wirklich so hohe Qualität zu eben dem Preis liefern, der vereinbart war. Als zuverlässiger und vertrauenswürdiger Consultant erhalten Sie mehr Aufträge und bessere Referenzen, als Sie sich vorstellen können. Falls Sie allerdings weder zuverlässig noch vertrauenswürdig sind, werden Sie viel Zeit für andere Sachen haben (zum Beispiel sich eine neue Verdienstquelle zu überlegen).

Zeigen Sie Flexibilität. Im Geschäftsleben bestimmen Veränderungen den Alltag. Gleichbleibende Verhältnisse sind die Ausnahme, nicht die Regel. Dies gilt im Besonderen für die heutige Zeit, in der sich die Weltmärkte so schnell wandeln und die Telekommunikationstechnologie und die Computerbranche sogar noch hektischeren Änderungen unterworfen sind. Man gewinnt den Eindruck, dass, wer nicht flexibel ist, auch nicht sehr weit kommt. Und da ist wahrscheinlich was Wahres dran. Ein guter Consultant ist in der Lage, sich im Bedarfsfall hinsichtlich seiner Methoden, Termine und Projektmitarbeiter sehr rasch an Kundenbedürfnisse anzupassen. Und dafür werden Ihnen Ihre Kunden nicht nur dankbar sein – sie werden Sie auch in Zukunft beauftragen und Sie stetig weiterempfehlen.

Bedanken Sie sich bei Ihren Kunden für Weiterempfehlungen. Wenn Ihr Kunde Sie an einen Interessenten weiterempfohlen hat, bedanken Sie sich bei ihm, ob nun ein neuer Auftrag dabei herausgekommen ist oder nicht. Mit Ihrem Dankeschön zeigen Sie Ihrem Kunden, dass Sie die Unterstützung seinerseits sehr wohl bemerkt haben und zu schätzen wissen.

Ihre gute Arbeit wird Ihnen sowohl Folgeaufträge von Ihren Stammkunden verschaffen als auch Neuaufträge von Interessenten, denen Sie empfohlen wurden. Liefern Sie eine Glanzleistung, werden Ihre Kunden anderen nur zu gern davon berichten. Wenn Sie dagegen schlampig arbeiten, können Sie sicher sein, dass daraus kein Geheimnis gemacht werden wird. Bemühen Sie sich immer darum, Ihre Kunden zufriedenzustellen, und Sie werden mit Arbeit buchstäblich überhäuft werden.

Sich gute Referenzen verschaffen

Sie können entweder darauf warten, dass Geschäftspartner und Bekannte Sie von sich aus an Interessenten weiterempfehlen, oder sich aktiv darum bemühen. Unserer bescheidenen Meinung nach ist Passivität in diesem Punkt immer fehl am Platz. Ein Kunde, der sich aufgrund einer Empfehlung an Sie wendet, ist ein wahrer Glücksfall, denn mit ihm kommen Sie schnell ins Geschäft, ohne dass Sie Ausgaben für Werbung hatten. Und man kann die Anzahl solcher Personen sogar noch erhöhen, wenn man bestimmte Techniken anwendet. Und davon gibt es einige.

In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen verschiedene Methoden, die Sie bei Ihrer Suche nach neuen Kunden ausprobieren können.

Abbildung 14.1 : Ein Schreiben vom Consultant an den Kunden, in dem um Weiterempfehlungen gebeten wird

Der direkte Weg

Im wahren Leben wie im Geschäftsleben gilt: Offenheit ist Trumpf. Warum lange um den heißen Brei herumreden? Bitten Sie Ihre Kunden und Bekannten ganz offen und ehrlich darum, Sie weiterzuempfehlen. Wie man das machen soll? Sagen Sie Ihren Kunden einfach, dass Sie sich über eine Weiterempfehlung an Bekannte und Geschäftspartner freuen würden, falls diese Bedarf an Ihrem Dienstleistungsangebot haben sollten, und erklären Sie, dass Sie für ihre Hilfe sehr dankbar wären. Diese Bitte können Sie persönlich, per Telefon, Brief, E-Mail oder Fax vorbringen. In Abbildung 14.1 finden Sie einen Beispielbrief für diesen Zweck.

Falls Sie gute Arbeit leisten, werden die meisten Ihrer Kunden Sie sehr gerne weiterempfehlen (und sich vielleicht sogar ein bisschen geehrt fühlen, Sie zu kennen).

Kontakte pflegen

Wie sagt man doch so treffend? Aus den Augen, aus dem Sinn! Heute ist jeder unglaublich beschäftigt, muss mehr Aufgaben mit weniger Ressourcen erledigen, und das auch noch schneller als je zuvor. Aus diesem Grund sollten Sie den Kontakt zu Ihren Kunden pflegen, sonst laufen Sie Gefahr, im alltäglichen Geschäftschaos völlig in Vergessenheit zu geraten. Jeder kompetente Verkäufer weiß, dass es von entscheidender Bedeutung ist, sich bei den Kunden – sowohl langjährigen als auch neuen – in Erinnerung zu rufen, um auch in Zukunft für Geschäfte zu sorgen. Wenn Sie gerade kein Projekt für Ihre Kunden bearbeiten, schauen Sie doch einfach auf einen Sprung in deren Büro vorbei oder schreiben Sie ihnen ein paar Zeilen oder schicken Sie ihnen einen interessanten Zeitungsartikel, einen Link zu einem interessanten Thema oder einer Website, die Sie eventuell interessieren könnte. Halten Sie den Kontakt zu Ihrer Kundschaft. Dann sind Sie der Erste, den sie empfehlen werden, wenn einer ihrer Kollegen eine Beratung aufgrund eines Problems oder einer Geschäftschance benötigt.

Kleine Aufmerksamkeiten erhalten die Freundschaft

Stellen Sie sich einmal kurz vor, wie Sie sich fühlen würden, wenn jemand sich trotz seiner knapp bemessenen Zeit, die Mühe macht, Ihnen für Ihre Unterstützung zu danken. Das streichelt die Seele oder etwa nicht? Und jetzt versetzen Sie sich einmal in einen Kunden, für den Sie sich trotz Ihres überquellenden Terminkalenders die Zeit nehmen, um sich für seine Hilfe zu bedanken. Na, was passiert dann? Richtig. Auch er wird sich geschmeichelt fühlen.

Belohnen Sie Ihren Kunden für seine Weiterempfehlungen. Je nach Art Ihrer Tätigkeit kann eine solche Belohnung aus einem einfachen, handgeschriebenen oder per E-Mail versendetem Dankschreiben, einem Präsentkorb, einer Flasche seines Lieblingsweins oder einer bestimmten Provision für den vermittelten Neukunden bestehen. Das Mindeste ist allerdings, dass Sie sich persönlich bei Ihrem Kunden bedanken. Auch ein kleines Geschenk, zum Beispiel eine Kaffeetasse mit Ihrem Firmenlogo oder ein Blumenstrauß, kommt meist gut an. Eine weitere Möglichkeit wäre, Ihrem Kunden für seinen nächsten Folgeauftrag einen Rabatt zu gewähren. Falls Ihnen der Kunde ein besonders lukratives Geschäft vermittelt hat, können Sie die Provision gerne erhöhen. Sollten Sie sich für eine Vermittlungsprovision entscheiden, müssen Sie sicherstellen, dass alles legal bleibt und die Firmenpolitik Ihres Kunden die Annahme zulässt. In einigen Fällen – wenn Sie beispielsweise von einer Behörde empfohlen worden sind – könnte das Ganze als Schmiergeld oder Bestechungsversuch ausgelegt werden. Und in eine solche Affäre möchte man ja nun wirklich nicht verwickelt werden. Hier ist ein einfaches Dankschreiben für alle Beteiligten wahrscheinlich die beste und sicherste Alternative.

Eine Kundendatei erstellen

Mit wie vielen Kunden und Interessenten treffen Sie sich im Jahr? 15? 150? 1.500? Sobald es sich um mehr als nur ein paar Menschen handelt, wird es immer schwieriger, sich Einzelheiten zu merken. Eine gut gepflegte Kundendatei ist deshalb Gold wert. Sie können damit unter anderem auch ganz gezielt Kunden auswählen, von denen Sie sich gute Referenzen versprechen. In Ihre Kundendatenbank gehören Einträge über Ansprechpartner einschließlich Name und Position, Name und Anschrift der Firma, Telefon- und Faxnummer, Geschäftsbereich und Anforderungen, persönliche Interessen und alle weiteren Informationen, die Ihnen nützlich erscheinen. Sie können sich eine solche Kundendatei mit Programmen wie etwa Microsoft Excel zwar relativ leicht selbst erstellen, es gibt aber heute eine Vielzahl von hervorragenden CRM-Systemen, mit denen das Kundenbeziehungsmanagement unterstützt wird. Durchforsten Sie doch einmal das Internet nach den allerneuesten Angeboten für CRM-Programme. Lesen Sie sich vorher aber unbedingt noch in Kapitel 15 den betreffenden Abschnitt zu diesem Thema durch.

Selbst Empfehlungen abgeben

Eine wichtige Lektion für das Geschäfts- und Privatleben ist: Eine Hand wäscht die andere. Und ganz genau darum geht es auch beim Karma – jede unserer Handlungen hat einen direkten Einfluss auf seine vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Erfahrungen. Was dieser Exkurs in die hinduistische und buddhistische Philosophie mit dem Thema Empfehlungen zu tun hat? Ziemlich viel sogar. Sie freuen sich ja auch, wenn Ihre Kunden Sie weiterempfehlen, und so liegt es nahe, dass sich Ihre Kunden ebenso darüber freuen, wenn sie von Ihnen weiterempfohlen werden. Und das sollten Sie auch tun. Erfahren Sie beispielsweise von einem Bekannten, dass er auf der Suche nach einem guten Steuerberater ist, empfehlen Sie ihm doch einfach die Steuerkanzlei, die Sie in EDV-Fragen beraten (vorausgesetzt natürlich, es handelt sich um eine gute Steuerkanzlei). In der Kanzlei wird man Ihnen für die Empfehlungen sehr dankbar sein und damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass man Sie als Consultant bei den eigenen Mandanten vermehrt anpreisen wird. Es ist eigentlich wirklich ganz einfach: Je mehr Kunden oder Kollegen Sie weiterempfehlen, desto häufiger wird man Sie selbst auch weiterempfehlen.

Bei Referenzkunden nachhaken

Auch bei Referenzkunden ist die spannende Frage, ob sich hier allem Anschein nach ein vielversprechender Auftrag bietet oder Ihre Bemühungen voraussichtlich in einer Sackgasse enden. Ihre Aufgabe ist nun, dies herauszufinden. Packen Sie gute Gelegenheiten beim Schopf, solange sie sich Ihnen bieten. Zögern Sie zu lange, werden aus guten nur verpasste Gelegenheiten.

Gute Referenzen sind gerade für frischgebackene Consultants die beste Vorsorge für die Zukunft. Die folgenden Anregungen helfen Ihnen dabei, sich den Weiterempfehlungen Ihrer Kunden als würdig zu erweisen:

Haken Sie bei Referenzkunden nach: Sobald sich ein Interessent aufgrund einer Weiterempfehlung an Sie wendet, sollten Sie sich sofort um ihn kümmern. Greifen Sie zum Telefon und rufen Sie auf der Stelle zurück! Nichts ist für einen Kunden unangenehmer, als dass er Sie weiterempfiehlt und dann erfahren muss, dass Sie weder zurückgerufen noch sonst auf die Anfrage des Interessenten reagiert haben. Sie können Gift darauf nehmen, dass dieser Kunde nicht im Traum daran denken wird, Sie noch einmal weiterzuempfehlen!

Wenn Sie den neuen Interessenten erreichen, geben Sie ihm zuerst einen kurzen Überblick über Ihr Dienstleistungsangebot und vereinbaren Sie anschließend möglichst bald einen Termin mit ihm, damit Sie sich ein genaues Bild von seinem Problem machen können. Mit Ihrer unverzüglichen Reaktion auf einen vermittelten Neukunden erweisen Sie ihm und Ihrem Kunden den nötigen Respekt. Selbst wenn Sie im aktuellen Fall nicht helfen können, zeigen Sie durch Ihr Engagement, dass Ihr Kunde Sie zu Recht weiterempfohlen hat und dies auch in Zukunft mit gutem Gewissen tun kann. Und es ist ja auch nicht gesagt, dass der Interessent sich nicht mit einer anderen Problemlage doch wieder an Sie wenden wird. Halten Sie sich deshalb alle Möglichkeiten offen.

Bleiben Sie mit Ihrem »Alt«-Kunden in Verbindung. Informieren Sie Ihre Kunden über die Entwicklungen mit dem vermittelten Interessenten. Ihre Kunden werden die Informationen zu schätzen wissen und außerdem ganz unauffällig daran erinnert, dass Sie sich über Weiterempfehlungen freuen und für Aufträge zur Verfügung stehen.

Dies könnte sich zum Beispiel so anhören:

Sie: »Ich wollte mich bei Ihnen für die Vermittlung an die Firma Text 3000 bedanken. Sie haben mir zu einem Superauftrag verholfen.«

Kunde: »Gern geschehen. Sie leisten so gute Arbeit für uns, dass ich mir dachte, in diesen Genuss sollten auch andere kommen. Ich kenne noch einige andere Geschäftspartner, die dringend einen so guten und erfahrenen Consultant wie Sie suchen. Ich werde Ihnen noch ein paar Interessenten vorbeischicken, machen Sie sich schon einmal auf viel Arbeit gefasst.«

Sie: »Das ist ja toll. Für so nette Kunden wie Sie kann ich mir immer Zeit nehmen. Ich versichere Ihnen, dass sie genauso zufrieden mit mir sein werden wie Sie es mit mir sind.«

15

Geschäftsbeziehungen aufbauen

In diesem Kapitel

Persönliche Vorstellung

Eine Beziehung aufbauen

Sich mit Kunden treffen

Am Ball bleiben

Und so geht es weiter

Wer Produkte oder Dienstleistungen verkaufen will, muss um potenzielle Käufer werben. (Wie das geht, erfahren Sie in Kapitel 13.) Wenn Sie erfolgreich für sich geworben haben, stehen die Interessenten nun vor der Tür – oder rufen Sie an oder schreiben Ihnen eine E-Mail. Die Frage ist nun, wie es mit Ihnen und den potenziellen Kunden weitergeht.

Der nächste Schritt besteht darin, den Interessenten davon zu überzeugen, dass er ein Problem hat, das behoben werden sollte, und mit Ihnen als Consultant am besten beraten ist und dass Sie – und zwar nur Sie – der richtige Ansprechpartner für sein Problem sind. Das heißt für Sie, dass Sie sich und Ihr Unternehmen deutlich von der Konkurrenz abheben müssen.

In diesem Kapitel untersuchen wir, welche Schritte Sie unternehmen sollten, sobald Sie das Interesse eines potenziellen Kunden geweckt haben. Sie erfahren, wie wichtig es ist, sich persönlich vorzustellen, möglichst schnell eine persönliche Beziehung herzustellen und eine stabile Grundlage aus gegenseitigem Vertrauen aufzubauen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Kunden Verkaufsargumente unterbreiten und am Ball bleiben, falls sich die Verhandlungen länger hinziehen. Wir machen auch noch einmal deutlich, wie wichtig es ist, Zusagen auch einzuhalten.

Die persönliche Vorstellung noch persönlicher gestalten

Der Moment, in dem Sie sich Ihrem zukünftigen Kunden persönlich vorstellen, ist für den weiteren Verkaufsprozess entscheidend. Falls Ihnen an dieser Stelle ein böser Fehler unterläuft, sind Sie diesen Kunden wahrscheinlich los. Machen Sie dagegen einen guten Eindruck, haben Sie einen treuen Kunden gewonnen.

Natürlich arbeiten Sie nicht unbedingt als Consultant, um neue Freundschaften zu schließen, sondern um Geld zu verdienen. Aber Sie müssen daran denken, dass es im Geschäftsleben nicht nur um den Euro (oder Dollar, Pfund, Yen oder welche Währung auch immer Ihnen die liebste ist) geht. Gerade der Beruf des Consultants ist in erster Linie eine Tätigkeit, bei der man es mit Menschen zu tun hat. Die Beratung basiert auf einer Beziehung zwischen zwei Personen.

In den folgenden Abschnitten besprechen wir die wichtigsten Punkte, die Sie bei der persönlichen Vorstellung beachten müssen, damit Sie diese heikle Anfangsphase auch wirklich gut meistern.

Gleich zu Beginn einen tollen Auftritt hinlegen

Ein potenzieller Kunde gewinnt den ersten Eindruck von Ihnen vielleicht durch den Ansagetext auf der Mailbox Ihres Handys, den Besuch Ihrer Website oder während eines zufälligen Treffens bei einem gemeinsamen Bekannten. Wir können eigentlich gar nicht oft genug betonen, wie wichtig der erste Eindruck bei einem interessierten Kunden ist. Es ist vielleicht Ihre einzige Chance, einem Kunden die Vorzüge Ihres Unternehmens nahezubringen. Stellen Sie sich einmal folgende Szenarien vor:

Szenario A: Ihr Traumkunde ruft Sie unter der kostenlosen Telefonnummer an, die Sie auf Ihrer Website veröffentlicht haben. Ihr klappriger, alter Anrufbeantworter hebt ab: »Guten Tag, Sie sind mit dem Telefonanschluss von ABC Consulting verbunden. Leider können wir Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht, wir rufen Sie umgehend zurück.« Ihr Traumkunde hinterlässt eine kurze Nachricht, betont, dass er es sehr eilig hat, und bittet um baldigen Rückruf. Unglücklicherweise befinden Sie sich gerade auf Dienstreise, weil Sie einen anderen Kunden beraten, und hören den Anruf erst einige Tage später ab. Sie rufen natürlich zurück, doch inzwischen hat Ihr Traumkunde schon längst einen anderen Consultant gefunden, der ihm schneller weiterhelfen konnte.

Szenario B: Einer Ihrer besten Kunden empfiehlt Sie an Ihre Traumkundin weiter. Diese schaut eines Tages unangekündigt in Ihrem Büro vorbei und wird von Ihrer Sekretärin freundlichst empfangen. Sie wird in den Wartebereich geführt, erhält eine Tasse Kaffee oder ein Glas Wasser angeboten, während Sie über den Besuch informiert werden. Da Sie immer Zeit für einen potenziellen Neukunden aufbringen, lassen Sie alles andere stehen und liegen und eilen herbei, um Ihre zukünftige Kundin zu begrüßen. Nachdem Sie ihr kurz die Modelle Ihrer erfolgreichsten Bauprojekte gezeigt haben, führen Sie eine erste Bedarfsanalyse durch und erstellen einen Kostenvoranschlag. Daraufhin fragt Ihre Traumkundin Sie, wann Sie denn mit der Arbeit beginnen können.

Wie sieht der erste Eindruck aus, den Ihr Unternehmen bei einem potenziellen Kunden hinterlässt?

Für einen schlechten Service gab es noch nie eine Entschuldigung und daran hat sich bis heute nichts geändert. Außerdem gibt es schon überhaupt keine Entschuldigung mehr dafür, schwer erreichbar zu sein, seitdem man selbst als Ein-Mann-Unternehmen mit seinem Handy E-Mails empfangen kann und andere technische Möglichkeiten zur Verfügung hat. Wenn Sie schon den ersten Eindruck vermasseln, wird Ihr Kunde vermuten, dass Sie wahrscheinlich alles andere auch vermasseln.

Um den ersten Eindruck zu testen, den Ihr Unternehmen bei Kunden hinterlässt, schlüpfen Sie am besten in die Rolle eines interessierten Kunden und probieren einmal Folgendes aus:

Rufen Sie in Ihrem Büro an und warten Sie ab, was passiert. Hebt jemand nach den ersten Klingelzeichen ab oder dauert es eine Weile? Meldet sich derjenige freundlich und einladend oder hört es sich so an, als wäre es eine Zumutung, dass das Telefon schon wieder klingelt? Geht jemand ans Telefon, falls die Empfangsdame gerade nicht am Platz ist, oder enden Sie in einem Voice-Mail-System, aus dem es kein Entrinnen mehr gibt?

Schauen Sie sich Ihre Räumlichkeiten genauer an. Sind Sie ein selbstständiger Werbetexter, ist Ihr Kunde wahrscheinlich nicht sehr erstaunt (oder enttäuscht), wenn Sie sich Ihr Büro im Gästezimmer zu Hause eingerichtet haben. Ein Steuerberater sollte allerdings seine Kunden in einem ordentlichen Büro in einem Bürogebäude empfangen und am besten auch ein oder zwei Angestellte vorweisen können. Damit signalisieren Sie Ihrem Kunden schon mit dem äußeren Erscheinungsbild, dass Sie finanziell auf sicheren Füßen stehen.

Wie sehen Ihre Geschäftspapiere und Werbebroschüren aus? Wirkt Ihre Website professionell und modern oder sieht sie eher aus, als hätte sich Ihr neunjähriger Sohn daran versucht? Ist die Qualität Ihrer Broschüren und Papiere erstklassig? Drucken Sie Ihre Briefe und Berichte mit einem Laserdrucker auf bestem Papier aus? Würden Sie Ihr hart verdientes Geld für Ihre eigenen Produkte ausgeben?

Schauen Sie in den Spiegel. Es versteht sich ja wohl hoffentlich von selbst, dass Sie gepflegt und Ihrem Fachgebiet entsprechend gekleidet auftreten sollten. Der gleiche Kunde, der von seinem Investmentberater einen Nadelstreifenanzug erwartet, stellt sich einen richtigen Computerberater in Poloshirt und Jeans vor.

Nach Beendigung dieses »Selbsttests» sollten Sie gegebenenfalls einige Änderungen durchführen, sodass Sie auch wirklich einen guten Eindruck von sich und Ihrem Unternehmen hinterlassen. Nicht vergessen: Einen ersten Eindruck hinterlassen Sie nur ein einziges Mal.

Fragen und zuhören

Erfolgreiche Verkaufsprofis wissen, dass ihre Hauptaufgabe darin besteht, die ideale Lösung für die Probleme ihrer potenziellen Kunden zu finden. Die Voraussetzung dafür ist es, Fragen zu stellen und auf die Antworten zu hören – und zwar aufmerksam.

In der zweiten Auflage seines Buches Erfolgreich verkaufen für Dummies (erschienen bei Wiley-VCH) verrät der Top-Verkaufsprofi Tom Hopkins einen äußerst nützlichen Tipp:

Hören Sie doppelt so lange zu, wie Sie reden, und Sie werden andere fast immer überzeugen können.

Die Gründe dafür liegen auf der Hand:

Jeder schätzt es, wenn man ihm zuhört. Wenn Sie jemandem richtig zuhören, zeigen Sie nicht nur, dass Sie Ihren Gesprächspartner respektieren, sondern vermitteln ihm auch das Gefühl, wichtig zu sein. Die Fähigkeit, zuhören zu können, geht jedoch weit darüber hinaus, das Ego des Kunden zu streicheln.

Zuhören hilft Ihnen, bessere Arbeit zu leisten. Warum? Weil Sie nur durch Zuhören erfahren, was Ihrem Kunden wichtig ist und wie Sie viel besser auf ihn eingehen können.

Wenn Sie Ihrem potenziellen Kunden keine Gelegenheit geben, Ihnen zu sagen, was er braucht, werden Sie es auch nicht erfahren. So einfach ist das. Und Sie werden nie verstehen, was er Ihnen zu sagen hat, wenn Sie ihm nicht zuhören! Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, die richtigen Fragen zu stellen und die Antworten auch wirklich zu verstehen:

1.    Stellen Sie zu Beginn allgemeine Fragen, damit Sie sich ein Bild machen können. Bei dem ersten Treffen mit einem Kunden wissen Sie ja wirklich überhaupt nichts über seine Anforderungen, den Umfang der Problematik und die Art des gewünschten Lösungsansatzes. Ihre erste Aufgabe besteht deshalb darin, sich mit allgemeineren Fragen ein Gesamtbild zu machen, die gegebenen Möglichkeiten grob zu umreißen und daraus die Idee für einen Lösungsansatz zu entwickeln. Sie könnten zum Beispiel fragen: »Welche Ergebnisse erwarten Sie sich von dieser Management-Schulung?« oder »Was genau erwarten Sie von unserem Unternehmen?«.

Stellen Sie auf keinen Fall Fragen, die in irgendeiner Weise als unangenehm aufgefasst werden könnten. Fragen in der Art wie »Sind Sie sich eigentlich darüber im Klaren, wie unglaublich teuer es sein wird, dieses Durcheinander wieder in den Griff zu bekommen?« oder »Welcher Versager hat das denn verbrochen?« sollten Sie unbedingt vermeiden.

2.    Aktiv schweigen. Sie wissen ja: Reden ist Silber, Schweigen ist Gold – und damit meinen wir nicht ein Schweigen aus mangelndem Interesse, während Sie an etwas ganz anderes denken, sondern ein aktives Schweigen, das dem Kunden vermittelt, dass Sie sich mit dem Gesagten beschäftigen und konzentriert darüber nachdenken. Wenn es den Anschein hat, dass Ihr Kunde seine Überlegungen vollständig ausgeführt hat, zeigen Sie ihm mit einem Nicken, dass Sie verstanden haben, oder fragen Sie ihn, ob er dazu noch mehr sagen möchte. Erst danach können Sie mit Ihrem Gesprächspart beginnen.

3.    Fragen Sie nach. Durch Nachfragen erfahren Sie die Details des skizzierten Gesamtbildes und gewinnen ein noch tieferes Verständnis für die Situation des Kunden. Mit der Frage »Wollen Sie wirklich eine vollständige Neubeurteilung Ihres Qualitätssicherungssystems oder denken Sie, dass wir mit zufällig ausgewählten Stichproben das gleiche Ziel erreichen könnten?« können Sie zum Beispiel den Umfang der bevorstehenden Aufgabe definieren.

4.    Lassen Sie sich bestätigen, dass Sie alles richtig verstanden haben. Zum Nachfragen und Zuhören gehört auch, regelmäßig sicherzustellen, dass Sie alles richtig verstanden haben. Sie könnten zum Beispiel sagen: »Wenn ich Sie richtig verstanden habe, möchten Sie von mir ...« oder »Sie möchten, dass ich für Sie eine Website erstelle und diese in regelmäßigen Abständen aktualisiere. Habe ich Sie richtig verstanden?«.

Eins müssen Sie stets im Hinterkopf behalten: Erst zuhören, dann reden. Zum Reden haben Sie sicherlich noch Gelegenheit genug, wenn Sie den Kunden erst einmal für sich gewonnen haben. Für den Anfang jedoch sollten Sie sich damit zufriedengeben, nur einige Fragen zu stellen, um den potenziellen Kunden besser kennenzulernen. Und die übrige Zeit: Zuhören, zuhören und noch ein bisschen aufmerksamer zuhören.

Von sich selbst erzählen

Alle Kunden möchten das Beste für ihr Geld, und Ihr Job ist es, die beste Leistung zu bieten. Bevor Sie jedoch die Gelegenheit haben, zu zeigen, was tatsächlich in Ihnen steckt, müssen Sie beweisen, dass Sie überhaupt das Zeug dazu haben. Aber übertreiben Sie es nicht! Ihr Ziel an diesem Punkt ist es, die Voraussetzungen für die zukünftige Geschäftsbeziehung zu schaffen, und nicht, Ihren Kunden in Grund und Boden zu reden. Und wie soll das funktionieren? Nachfolgend einige Vorschläge, wie Sie die Dinge ins Rollen bringen können:

Ähnliche Erfahrungen: Für welche Ihrer Kunden haben Sie bereits ähnliche Aufgaben übernommen? Waren es große oder kleinere Firmen und welche Rolle spielten Sie hinsichtlich des erfolgreichen Projektabschlusses? Konnten Sie dabei Erfahrungen sammeln, die Ihnen für die Lösung des aktuellen Problems Ihres potenziellen Neukunden von Nutzen sein können?

Persönliche Qualifikationen: Welche persönlichen Qualifikationen können Sie für den potenziellen Neuauftrag ins Feld führen? Mit welchen Unternehmen haben Sie bereits zusammengearbeitet? Welchen Berufsabschluss und welche Weiterbildungsmaßnahmen können Sie vorweisen? Für welche größeren Projekte waren Sie persönlich verantwortlich und welche nachweisbaren Erfolge haben Sie dabei erzielt?

Referenzen: Wer sind Ihre Hauptkunden? Welche Aufgaben werden Ihnen von Ihren Hauptkunden übertragen und wie lange bestehen die Geschäftsbeziehungen? Was waren Ihre wichtigsten beruflichen Erfolge und wie haben Sie zum Erzielen dieser Erfolge beigetragen?

Eine Beziehung zum Interessenten aufbauen

Wenn sich zwei Menschen begegnen, spielt die Chemie zwischen ihnen immer eine Rolle. Dies gilt natürlich auch für jede Geschäftsbeziehung, die ein Consultant eingeht. Stimmt die Chemie, kann die Geschäftsbeziehung dauerhaft und für die Beteiligten von großem Vorteil sein. Stimmt die Chemie nicht – Sie erinnern sich vielleicht an fehlgeschlagene Experimente im Chemieunterricht –, ist die angestrebte Geschäftsbeziehung im Bruchteil einer Sekunde zu Ende.

Die Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung zwischen Consultant und Kunde ist gegenseitiges Vertrauen und die Bereitschaft, dem Kunden helfen zu wollen. Klar, jeder Consultant hat etwas zu verkaufen, ob er nun ein sich mit Händen und Füßen wehrendes Unternehmen zu neuen und besseren Ufern führt, seine Spürnase für die Suche nach Ölvorkommen zur Verfügung stellt oder eine Website für ein Unternehmen entwickelt. Von den Fachkenntnissen einmal abgesehen entstehen die besten Geschäftsbeziehungen auf der Grundlage der Tatsache, dass Sie den ehrlichen Wunsch verspüren, mit Ihren Fähigkeiten einem Menschen weiterzuhelfen, der Ihre Hilfe braucht.

Im folgenden Abschnitt stellen wir einige hilfreiche Methoden vor, wie Sie mit Ihren potenziellen Kunden eine gute Geschäftsbeziehung entwickeln können. Wir erklären Ihnen, wie Sie eine persönliche Beziehung entwickeln, wie Sie die Anforderungen und Bedürfnisse eines Kunden erkennen und eine Vertrauensbasis schaffen, die als Grundlage für das Fortbestehen der Geschäftsbeziehung erforderlich ist.

Die persönliche Beziehung herstellen

Bevor Sie eine geschäftliche Beziehung mit einem künftigen Kunden eingehen, sollte eine gewisse persönliche Beziehung aufgebaut werden. Eine persönliche Beziehung entsteht aus einer gefühlsmäßigen Verbundenheit aufgrund von Gemeinsamkeiten. Eine solche Gemeinsamkeit kann darin bestehen, dass man gemeinsam über einen Witz lachen kann oder demselben Hobby nachgeht. Manchmal »funkt« es zwischen zwei Menschen auf Anhieb, in anderen Fällen ist jegliche »Liebesmühe« vergeblich. Falls zwischen den Partnern in einer Beziehung keine Verbundenheit entsteht, hat die Beziehung mit Sicherheit keinen Bestand.

Wir beide sind in Familien aufgewachsen, die regelmäßig immer wieder umzogen. Dadurch gingen zwar viele Jugendfreundschaften in die Brüche, doch eines haben wir dabei gelernt: Wie man sich in immer neuer Umgebung und unter immer neuen Menschen wohlfühlen kann. Wir lernten, uns schnell in einer neuen Umgebung einzuleben, ob es nun ein Vorort von Washington, ein entlegenes Dorf oder Paris war, und konnten überall auf der Welt mit den unterschiedlichsten Menschen Freundschaften schließen.

Hier einige Tipps für den Umgang mit (noch) fremden Kunden:

Seien Sie freundlich. Jeder mag Menschen, die freundlich sind und sich ehrlich interessiert zeigen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

Gehen Sie auf Ihren Kunden ein. Möchte Ihr Kunde ein bisschen über das Wetter und die Familie plaudern, bevor das Geschäftliche ansteht oder lieber sofort zur Tagesordnung übergehen? Falls Ersteres der Fall ist, nehmen Sie sich die Zeit zum Plaudern. Ist Ihr Kunde der Typ, der unnützes Geplauder für Zeitverschwendung hält, kommen Sie gleich auf das Geschäftliche zu sprechen.

Finden Sie Gemeinsamkeiten. Haben Sie und Ihr Kunde ein gemeinsames Hobby – Fußball, Klavierspielen oder Bierkrüge sammeln? Derartige Gemeinsamkeiten brechen das Eis schneller als alles andere. Sie werden gemeinsame Interessen allerdings nur entdecken können, wenn Sie danach fragen, also tun Sie es.

Geben Sie sich so, wie Sie wirklich sind. Versuchen Sie nicht, in eine andere Haut zu schlüpfen. Entspannen Sie sich einfach, seien Sie ehrlich und bleiben Sie sich treu.

Wer ist die Hauptperson? Richtig: Ihr Kunde!

Ihr oberstes und wichtigstes Ziel ist es, Ihrem Kunden bei der Verwirklichung seiner Ziele und der Lösung seiner Probleme zu helfen. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Kunde die Hauptperson bleibt und dass Sie nicht Ihre eigenen Wünsche und Anforderungen in den Mittelpunkt rücken. Es kommt leider relativ häufig vor, dass ein Beratungsunternehmen Standardlösungen entwickelt und anschließend alle Kunden dazu drängt, sich diesen Schuh anzuziehen, obwohl er ihnen überhaupt nicht passt.

Dazu folgendes Beispiel: Eine Beraterfirma hat eine hervorragende Methode entwickelt, wie sich die Zeitplanung von langfristigen Projekten in Unternehmen überwachen lässt. Die Methode hat sich in der Privatwirtschaft als extrem sinnvoll erwiesen, und als eine gemeinnützige Institution anfragt, ob die Beraterfirma für sie eine entsprechende Methode entwickeln kann, verkauft man ihnen kurzerhand die bereits entwickelte Standardlösung, obwohl sich die Unternehmensstrukturen bei den einzelnen Kunden grundlegend unterscheiden. Vom Kostenstandpunkt der Beraterfirma aus gesehen mag dies ja durchaus sinnvoll sein (weshalb sich doppelte Mühe machen?), vom Standpunkt des bestmöglichen Ergebnisses für einen Kunden aus betrachtet, ist es völlig falsch. Ist man als Consultant nicht bereit, zusätzlich Zeit und Geld aufzuwenden, um eine entwickelte Lösung an die speziellen Bedürfnisse eines Kunden anzupassen, ist es für alle Beteiligten besser, den Auftrag an einen anderen Consultant zu vermitteln.

Manche Consultants sind so von sich selbst überzeugt, dass sie einfach keine Beziehung zum Kunden aufbauen können. Sobald Ihnen auffällt, dass Ihr Ego mit Ihnen durchgeht, bremsen Sie sich bitte und überlegen Sie sich, was Ihr Kunde eigentlich möchte. Denken Sie zur Abwechslung einmal nur an Ihren Kunden – wenigstens für ein paar Minuten – und beurteilen Sie, ob Ihre Lösungsvorschläge auch wirklich auf seine Anforderungen zugeschnitten sind. Wenn ja, wunderbar! Machen Sie weiter so! Wenn nicht, fangen Sie am besten ganz bescheiden noch einmal von vorn an und machen es besser!

Andererseits kann es natürlich auch vorkommen, dass Sie Ihrem Kunden etwas mitteilen müssen, das zwar der Wahrheit entspricht, was er aber lieber nicht hören möchte. Nehmen wir einmal an, Ihr Kunde hat Sie beauftragt herauszufinden, warum seine Werbeaktionen eine so niedrige Rücklaufquote nach sich ziehen, und Ihnen wird schnell klar, dass die miserable Qualität seines Werbematerials das einzige Problem ist. In einem solchen Fall kommen Sie nicht umhin, Ihrem Kunden ehrlich zu sagen, was Sie denken, auch wenn er Ihnen vehement widersprechen wird (besonders dann, wenn er das Werbematerial höchstpersönlich entworfen hat und genau weiß, was gut ist und was nicht). Mit falscher Rücksichtnahme wäre niemandem gedient. Eine gute Beziehung zwischen Consultant und Kunde baut auf gegenseitigem Vertrauen auf und dazu gehört Ehrlichkeit, auch wenn die Wahrheit manchmal wehtut.

Eine Vertrauensbasis schaffen

Unter den vielen Faktoren, die eine gute Beziehung zwischen Consultant und Kunde erst ermöglichen, ist das Vertrauen wahrscheinlich am wichtigsten. Ohne gegenseitiges Vertrauen fängt jede Beziehung schnell an zu bröckeln und zurück bleibt nur ein Scherbenhaufen.

Wie schaffen Sie eine Vertrauensbasis? In der Anfangsphase einer Geschäftsbeziehung muss man dem anderen zeigen, dass man vertrauenswürdig ist, bevor sich eine langfristige Beziehung entwickeln kann. Im Folgenden einige sehr effektive und einfache Methoden, das Vertrauen des Kunden zu gewinnen:

Halten Sie Versprechungen ein. Vertrauen gewinnt man am einfachsten, wenn man verbindliche Zusagen macht und diese auch einhält. Haben Sie zum Beispiel Ihrem Kunden versprochen, am Mittwoch um 15.00 Uhr für eine Konferenzschaltung zur Verfügung stehen, und Sie sitzen am Mittwoch um 15.00 Uhr in Ihrem Büro und warten auf den Anruf, zeigen Sie Ihrem Kunden, dass er sich auf Sie verlassen kann. Egal was Sie versprechen, halten Sie sich daran, und Sie werden bald das volle Vertrauen Ihres Kunden genießen.

Seien Sie ehrlich. Sind Sie der Ansicht, Ihr Kunde hat ein Problem, sagen Sie es ihm. Geraten Sie nicht in die Versuchung, das Problem zu verharmlosen, um es Ihrem Kunden möglichst schonend beizubringen, denn zu viel Rücksichtnahme kann auch nach hinten losgehen. Wenn dem Kunden nämlich irgendwann das ganze Ausmaß seines Problems bewusst wird (und das wird es irgendwann), wundert er sich vielleicht sehr darüber, dass Sie es als so harmlos dargestellt haben. Ehrlichkeit ist die Voraussetzung für Vertrauen. Seien Sie also ehrlich zu Ihren Kunden.

Hüten Sie Geheimnisse. Als Consultant haben Sie Zugang zu wichtigen internen Informationen und Firmengeheimnissen Ihrer Kunden. Geben Sie diese vertraulichen Informationen niemals an Außenstehende oder Unbeteiligte weiter. Die Weitergabe von vertraulichen Informationen zerstört nicht nur das Vertrauen, das Sie so mühsam aufgebaut haben, sondern kann Sie auch in einen teuren Rechtsstreit verwickeln. Halten Sie Geheimnisse geheim und beweisen Sie so Tag für Tag, dass man Ihnen vertrauen kann.

Leisten Sie gute Arbeit. Zeigen Sie, dass Sie die Arbeit und das Unternehmen Ihrer Kunden ernst nehmen und auch für noch verantwortungsvollere Aufgaben der richtige Ansprechpartner sind, indem Sie immer Ihr Bestes geben. Leisten Sie gute Arbeit, und man wird Ihnen immer mehr Vertrauen entgegenbringen.

Vergessen Sie aber nie, dass es wichtig ist, objektiv zu bleiben. Und das bedeutet eben manchmal, dass man sich nicht zu locker oder zu kameradschaftlich geben sollte. Einer Ihrer größten Vorzüge als Consultant besteht darin, dass Sie das Unternehmen – und die dazugehörigen Schwierigkeiten, Herausforderungen und Geschäftsaussichten – unvoreingenommen betrachten können und nicht betriebsblind sind. Sie tun sich und Ihrem Kunden häufig einen Gefallen, wenn Sie ein wenig auf Abstand gehen und Objektivität bewahren.

Kundenbeziehungen per Computer erfassen

Mit einem sogenannten CRM-System wird das Kundenbeziehungsmanagement unterstützt. Es handelt sich um eine computergestützte Datenbank, mit der Informationen über Kunden verwaltet werden können. Vor Jahren hat man wichtige Kundendaten – Namen, Adressen, Telefonnummern und so weiter – noch auf Karteikarten niedergeschrieben oder auf Papier erfasst und dann in Aktenordnern verstaut. Diese Zeiten sind vorbei. Heute gibt es jede Menge Computerprogramme, mit denen man schnell und problemlos Kundeninformationen erfassen, speichern und analysieren kann.

Welche Vorteile ein gutes CRM-System Ihrem Unternehmen bietet? Unheimlich viele. Im Folgenden einige der üblichen Funktionen solcher Programme:

Kontaktmanagement bezüglich Firma und Ansprechpartner (Überblick über Firmenname und Name des Auftraggebers, Telefonnummern, Adressen, E-Mail-Adressen und so weiter)

Lead-Management (Überblick über die Klassifizierung der Leads, der Verkaufschancen, je nach Grad des Bedarfs – wird auch mit den englischen Begriffen hot, warm und cold beschrieben –, sowie eine eventuelle Neueinstufung des jeweiligen Kunden)

Aktivitätenverwaltung (Überblick über die Kontaktaufnahmen und andere Maßnahmen, die man unternommen hat, um dem Kunden etwas zu verkaufen)

Erstellung von Diagrammen (Schaubilder zu Vertriebsinformationen wie etwa dem monatlichen Umsatz)

Reporting (Zusammenfassungen verschiedener verkaufsbezogener Informationen wie etwa die Anzahl der aktiven Kunden)

E-Mail-Marketing und Verwaltung von Adressenliste (Auflistung der E-Mail-Adressen potenzieller Kunden)

Verkaufsprognosen (Schätzungen über zukünftige Aktivitäten)

Wenn Ihr Beratungsunternehmen erst einmal wächst, kann ein hochwertiges CRM-System Gold wert sein. Für Ihre Firma steht und fällt natürlich alles damit, dass Sie sich ein geeignetes CRM-Programm besorgen. Nehmen Sie sich also genügend Zeit, um das richtige Produkt zu finden. Erkundigen Sie sich bei Kollegen oder anderen Ansprechpartnern aus der Branche, welches System sie verwenden, oder lesen Sie sich die einzelnen Produktbewertungen beispielsweise im Internet durch. Wenn Sie sich dann schließlich für ein Programm entschieden haben und es zur Anwendung bringen, sollten Sie in den ersten Tagen genauestens darauf achten, ob es wirklich die gewünschte Leistung bringt.

Sich mit Kunden treffen

Der erste Kontakt mit einem potenziellen Kunden wird in den meisten Fällen nicht in einem persönlichen Treffen, sondern über Telefonate, E-Mail oder Korrespondenz hergestellt. Wenn jedoch während der ersten Gespräche ein deutliches beiderseitiges Interesse an einer Zusammenarbeit geweckt wurde, ist es an der Zeit, sich persönlich kennenzulernen. Das heißt natürlich nicht, dass Sie unbedingt quer durch das Land reisen müssen, um jeden interessierten Anrufer zu treffen. Wir haben beide schon erfolgreiche Kundenbeziehungen aufgebaut und in der Folge Aufträge erledigt, ohne unsere Auftraggeber jemals persönlich kennengelernt zu haben.

Die Entscheidung, welchen potenziellen Neukunden Sie kennenlernen möchten, liegt natürlich bei Ihnen. Doch wie erwähnt, ist die Tätigkeit eines Consultants stark von der zwischenmenschlichen Beziehung geprägt. Mit Ihrer Telefongesellschaft oder Ihrem Buchclub können Sie ohne Weiteres eine Geschäftsbeziehungen über weite Entfernungen pflegen, ohne Ihre Ansprechpartner jemals zu Gesicht bekommen zu haben, doch im Consulting-Bereich liegen die Dinge anders.

Treffen: Ja oder nein?

Die Welt ist ziemlich groß und es ist natürlich klar, dass man nie im Voraus wissen kann, ob sich der finanzielle Aufwand für ein persönliches Treffen mit einem potenziellen Kunden auch wirklich in einer späteren Geschäftsbeziehung auszahlen wird. Klar ist auch, dass es dank Internet, E-Mail, Voice-Mail, Handy und sonstigem technologischen Schnickschnack einfacher denn je ist, mit jedem Menschen jederzeit zu kommunizieren. Allerdings kann keines dieser technischen Wundermittel ein Treffen ersetzen, bei dem sich die Gesprächspartner von Angesicht zu Angesicht gegenüberstehen.

Fragen Sie sich bitte gar nicht erst, ob Sie Ihren potenziellen Kunden treffen sollen. Fragen Sie sich: Lohnt sich der Aufwand für das Treffen? Es kann zum Beispiel sehr sinnvoll sein, um die halbe Welt zu jetten, um sich mit einem Kunden zu treffen, der einem eventuell einen 50.000 Euro schweren Auftrag erteilt – und bei einem erfolgreichen Projektabschluss sogar noch mehr Arbeit in Aussicht stellt. Wenn Sie es allerdings mit einem Kunden zu tun haben, für den Sie nur ein einziges Mal tätig sein werden und bei dessen Auftrag lediglich 1.000 Euro herausspringen, dann wäre dieselbe Vorgehensweise wohl nicht so klug. In solchen Fällen sollten Sie sich in Ruhe überlegen, welchen Nutzen Sie sich von einem persönlichen Treffen versprechen und in welchem Verhältnis die Ausgaben dazu stehen.

Die folgenden Anregungen sollen Ihnen die Überlegung, ob Sie eine Flugreise auf sich nehmen, erleichtern. Überwiegen die Pluspunkte, packen Sie Ihre Koffer und machen Sie sich auf den Weg!

Reisen

• Plus: Ihnen bleibt wahrscheinlich keine andere Möglichkeit als eine Reise, wenn Sie Ihren Kunden persönlich kennenlernen wollen. Im Flieger oder im Wartebereich könnten Sie eventuell auf ein paar neue Interessenten treffen.

• Minus: Sie könnten im Flughafen festsitzen, weil ein Schneesturm tobt. Ihr Gepäck könnte verloren gehen. Ein überfüllter Flieger ist auch nicht gerade der ideale Arbeitsort und das Essen an Bord wird Sie auch nicht ins Schwärmen geraten lassen.

• Ergebnis unterm Strich: Reisen Sie, wenn es sich möglicherweise auszahlt, aber nehmen Sie sich Proviant fürs Flugzeug mit.

Zeit

• Plus: Sie können endlich liegen gebliebene Arbeit erledigen und wichtige Telefongespräche führen, während Sie darauf warten, dass die Schneepflüge die Landebahnen räumen.

• Minus: Heute gibt es derart verschärfte Sicherheitsmaßnahmen, überfüllte Flughäfen und so viele Verspätungen, dass man fast schon sicher davon ausgehen kann, dass man für Hin- und Rückweg einfach sehr viel länger als geplant brauchen wird.

• Ergebnis unterm Strich: Zeit ist Geld. Versprechen Sie sich von der Reise eine mindestens ebenso gute Gelegenheit, einen neuen Auftrag an Land zu ziehen, als wenn Sie sich zu Hause um Neukunden bemühen würden? Falls ja, dann können Sie Ihren Flug ruhig antreten.

Kosten

• Plus: Sie werden feststellen, dass Flüge gar nicht so teuer sind, wenn Sie früh genug buchen. Außerdem sind Reisekosten im Allgemeinen von der Steuer absetzbar.

• Minus: Die Reise könnte Sie letzten Endes einen Haufen Geld kosten, vor allem, wenn es eine weite Reise ist oder Sie sehr kurzfristig verreisen müssen.

• Ergebnis unterm Strich: Geben Sie bitte nicht mehr Geld für die Jagd nach einem neuen Auftrag aus, als Sie mit diesem Auftrag auch tatsächlich verdienen können. Im Idealfall sollte Ihnen das Projekt viel mehr einbringen als die Reise gekostet hat.

Zukunftsaussicht

• Plus: Dieses Treffen könnte der Beginn einer langjährigen und erfolgreichen Geschäftsbeziehung sein, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Kindern das Studium zu finanzieren.

• Minus: Dieses Treffen könnte sich für Sie und Ihren Kunden als komplette Zeitverschwendung herausstellen.

• Ergebnis unterm Strich: Sie werden es nie wissen, wenn Sie es nicht ausprobieren.

Im persönlichen Gespräch Geschick beweisen

Gerade bei einem persönlichen Treffen kann man sich selbst und die eigene Firma gut verkaufen. Um daraus aber den größtmöglichen Nutzen ziehen zu können, müssen Sie sicher sein können, dass Sie sich mit der richtigen Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort treffen. Im Folgenden ein paar Tipps, wie man aus persönlichen Gesprächen alles rausholt.

Der richtige Ansprechpartner

Dieser lässt sich schnell ermitteln. Treffen Sie sich am besten mit demjenigen, der darüber entscheidet, ob Sie oder Ihre Beraterfirma den Auftrag erhält. Warum? Na, weil Sie bei jedem anderen womöglich nur Ihre Zeit vertrödeln. Die zweitbeste Wahl besteht darin, sich mit demjenigen zu treffen, der den Entscheidungsträger zu Ihren Gunsten beeinflussen kann.

Wer käme denn alles infrage? Finden Sie vor Ihrem nächsten Treffen mit einem potenziellen Kunden heraus, in welche Kategorie er sich einordnen lässt:

Chef: Ob es sich bei dieser Person um den Eigentümer des Unternehmens, einen leitenden Angestellten oder eine höhere Führungskraft handelt, dieser Mann oder diese Frau hat Verfügungsgewalt über das Budget und kann über Ihre Beauftragung entscheiden. Und nicht nur das. Wenn Sie den Auftrag erhalten haben, kann Ihnen diese Person den Weg durch die bürokratischen und sonstigen Hindernisse des Unternehmens ebnen, was Ihnen Ihre Arbeit ganz ungemein erleichtert.

Assistenz: Da diese Person das Vertrauen des Chefs besitzt, hat sie unter Umständen sehr viel Einfluss in dem jeweiligen Unternehmen. Können Sie sich nicht mit dem Chef treffen, ist die Assistenz definitiv eine gute Alternative.

Mitarbeiterausschuss: In einer Zeit, in der Mitarbeiterteams immer mehr Eigenverantwortung übernehmen müssen, gibt es in einigen Unternehmen Mitarbeiterausschüsse, die relativ viel zu sagen haben. Diese haben oft einen bestimmten Etat zur Verfügung und können durchaus darüber entscheiden, Sie zu engagieren. Es kann zwar weitaus schwieriger sein, ein ganzes Team davon zu überzeugen, dass Sie der Richtige für den Auftrag sind, doch wenn es um die Arbeit selbst geht, sind Sie mit Angehörigen dieser Kategorie gut bedient.

Sie fragen sich, wie Sie eigentlich an den Ansprechpartner Ihrer Wahl herankommen? Ganz einfach: Suchen Sie sich zuerst Ihr »Opfer« raus und dann rufen Sie einfach an. Unserer Erfahrung nach sparen Sie sich einen Haufen Zeit und Geld, wenn Sie direkt den verantwortlichen Ansprechpartner anrufen. Auch eine E-Mail-Nachricht eignet sich ganz wunderbar, denn oft kommt innerhalb weniger Minuten eine Antwort zurück, während man auf einen Rückruf schon einmal ein paar Tage (oder ewig) warten muss. Vielleicht müssen Sie ein bisschen mit der Sekretärin plaudern, um zu erfahren, wer im Unternehmen etwas zu sagen hat, doch sobald Sie es herausgefunden haben, können Sie zielstrebig genau an die richtige Adresse gelangen.

Der Treffpunkt

Sie können ein Treffen bei sich, bei Ihrem Kunden oder an einem neutralen Ort vereinbaren. Dabei kommt es auf die Art Ihrer Tätigkeit, die Entfernung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden und dem Terminplan Ihres Kunden an. Lassen Sie sich die Vor- und Nachteile der Alternativen durch den Kopf gehen.

Bei Ihnen: Es ist nur sinnvoll, sich bei Ihnen zu treffen, wenn Ihr Büro so eingerichtet ist, dass Sie dort Kunden empfangen können, oder wenn es bei dem Termin selbst um heikle und vertrauliche Themen geht. Und falls Sie etwas vorführen möchten, das sich schlecht mitnehmen lässt, bietet sich Ihr Büro schon allein aus diesem Grund an. Wenn Sie zum Beispiel kundenspezifische Hardware- und Softwarelösungen für große Server und Netzwerke anbieten, könnte es schwierig werden, die gesamte Ausrüstung für eine Vorführung zum Kunden zu transportieren. In einem solchen Fall sollte man sich in dem Büro treffen, in dem die Geräte bereits installiert, konfiguriert und funktionstüchtig sind.

Bei Ihrem Kunden: Das ist meistens die beste Wahl – vor allem wenn Ihr potenzieller Kunde sehr viel zu tun hat und sein Büro nicht einfach verlassen kann oder wenn Sie sich noch mit weiteren Personen treffen wollen. Der Vorteil ist, dass sich Ihr Kunde in seiner gewohnten Umgebung wahrscheinlich wesentlich unbefangener mit Ihnen unterhält. Nachteilig könnte es sein, wenn Ihr Kunde die Besprechung jedes Mal unterbricht, wenn sein Telefon klingelt oder mit jedem Mitarbeiter, der kurz in sein Büro stürmt, ein Schwätzchen hält.

An einem neutralen Ort: Wie wäre es mit Ihrem Lieblingsrestaurant zum Mittag- oder Abendessen? Oder einem komfortablen Besprechungsraum, den Sie extra für diesen Termin für einige Stunden anmieten? An einem neutralen Ort entkommen Sie der Hektik des normalen Geschäftsalltags und werden nicht ständig gestört.

Viel beschäftigte Kunden ziehen es meistens vor, wenn man zu ihnen kommt. Letzten Endes kann der geeignete Treffpunkt von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Wichtig ist, dass Sie sich überlegen, wo Sie Ihrem Kunden die möglichen Lösungsansätze am besten vorstellen können und ob Sie für die Anreise zu Ihrem Kunden mehr ausgeben müssten, als Sie bei dem Auftrag, sollte er zustande kommen, verdienen können. Im Zweifelsfall bitten Sie Ihren Kunden, einen Treffpunkt vorzuschlagen.

Der Zeitpunkt des Treffens

Sollten Sie lieber möglichst schnell ein Treffen vereinbaren oder die Dinge langsam und gemütlich angehen? Nun, obwohl es oft vernünftig ist, sich an die Redewendung »In der Ruhe liegt die Kraft.« zu halten, kann dies für einen Consultant auch nachteilig sein. Die Konkurrenz schläft nämlich nicht, und deshalb sollten Sie eine gute Gelegenheit nicht verbummeln.

Bestehen Sie ruhig darauf, sich möglichst bald mit dem potenziellen Kunden zu treffen. Damit zeigen Sie ihm nicht nur, dass Sie großes Interesse an einer Zusammenarbeit haben, sondern erhalten eventuell auch den Auftrag, bevor andere Beratungsunternehmen überhaupt die Möglichkeit erhalten, einen Fuß in die Tür zu bekommen.

Wann ist nun der richtige Zeitpunkt für ein Treffen? Die Antwort lautet: Jetzt! Sie haben heute keine Zeit? Dann sollten Sie es sofort in den Terminplan für den nächsten Tag eintragen. Je früher das Treffen stattfinden kann, desto größer ist die Chance, dass Sie den Auftrag erhalten.

Am Ball bleiben!

Viele Consultants haben überhaupt kein Problem damit, Neukunden zu akquirieren und während der ersten Kontakte deren Vertrauen zu gewinnen. Doch dann begehen sie den Fehler, dass sie nicht am Ball bleiben, und alle Bemühungen waren umsonst. Als Consultant müssen Sie sowohl in Ihrem Fachgebiet hervorragende Leistung bringen als auch die Kunst beherrschen, sich demjenigen erfolgreich zu verkaufen, der sich Ihre Dienste leisten kann und Ihre Rechnungen bezahlt.

Wer sich nicht selbst verkaufen kann, kann überhaupt nichts verkaufen. So einfach ist das.

Nachdem Sie einem potenziellen Kunden Ihre Verkaufsargumente dargelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, dass Sie sich ein geeignetes Verfahren für die Kontaktverfolgung – auch als Follow-up oder Follow-through bekannt – überlegen. Als Consultant werden Sie vermutlich bald feststellen, dass die meisten Ihrer Kunden viel beschäftigte Geschäftsleute sind und es durchaus vorkommt, dass sie aufgrund ihrer vielfältigen Aufgaben Ihr Angebot einfach vergessen. Mit einer sinnvollen Kontaktverfolgung können Sie sicherstellen, dass Sie beim Kunden nicht einfach in Vergessenheit geraten.

Die erste Regel für eine Kontaktverfolgung lautet allerdings: Nicht aufdringlich werden! Richtiges Nachhaken hat den Zweck, Sie dem Kunden unaufdringlich in Erinnerung zu bringen, und dabei müssen Sie aufpassen, dass Sie Ihrem Kunden nicht den letzten Nerv rauben. Bei der Überlegung, wie Sie Ihren Kontakt für einen bestimmten Kunden verfolgen möchten, sollten Sie unbedingt auf seine Anforderungen eingehen. Natürlich unterscheiden sich die geeigneten Vorgehensweisen von Fall zu Fall. Es gibt jedoch einige Methoden, die im Allgemeinen für jede Situation hilfreich sind; diese stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Einen Termin für den nächsten Schritt festlegen

Was steht als Nächstes an, damit Sie sich gut verkaufen können? Eine weitere Besprechung? Eine technische Vorführung? Dem Kunden einen Artikel, den Sie geschrieben haben, per E-Mail zusenden? Ein Anruf, um nachzufragen, ob Sie den Auftrag erhalten werden? Solange Sie den Auftrag nicht in der Tasche haben, benötigen Sie einen Plan mit Einzelschritten, die Sie Ihrem Ziel näher bringen. Legen Sie für sich selbst immer einen Zeitpunkt fest, wann Sie den jeweiligen Schritt erledigt haben wollen.

Notieren Sie sich jeden Schritt in Ihrem Kalender, selbst wenn es sich um eine ganz banale Angelegenheit handelt. Muss Ihre Nachfrage zu einer bestimmten Zeit stattfinden, notieren Sie sich natürlich auch den Zeitpunkt. Sie sollten sich bei geschäftlichen Dingen nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen, sonst entgeht Ihnen womöglich ein lukrativer Job! Kunden legen auf zwei Dinge ganz besonders großen Wert: Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit. Wenn Sie versprochen haben, dass Sie am 30. September um 9.00 Uhr anrufen, dann fangen Sie am entsprechenden Tag um 8.59 Uhr mit dem Wählen der Telefonnummer an.

Die hohe Kunst des Bedankens erlernen

Ein Dankschreiben kann wahre Wunder vollbringen, wenn Sie bei einem Kunden einen guten Eindruck hinterlassen möchten. Ein Dankschreiben kann die Person, die über die Auftragsvergabe an einen Consultant entscheidet, tief beeindrucken.

Das Verfassen eines guten Dankschreibens will gelernt sein. Ein solches Schreiben muss aufrichtig klingen, von Herzen kommen und beim Leser die besten Erinnerungen an Sie und Ihr Untenehmen wecken. Folgende drei Punkte dürfen in keinem Ihrer Dankschreiben fehlen:

Danken Sie dem Kunden persönlich für dessen Zeit und Interesse.

Betonen Sie Ihr Interesse an dem Auftrag.

Legen Sie zusätzliche Informationen bei, die eine Entscheidung zu Ihren Gunsten unterstützen könnten.

Falls Sie sich unsicher sind, zu welchen Anlässen man sich bei einem potenziellen Kunden bedanken sollte, hier einige Anregungen:

Sie können sich bei einem Kunden für einen vereinbarten Termin bedanken. Damit bestätigen Sie nebenbei auch noch einmal Datum und Zeit des Treffens.

Sie können sich nach einem Treffen dafür bedanken, dass sich der Kunde die Zeit genommen hat. So lassen Sie Ihrem Kunden nicht nur ein ehrliches Dankeschön zukommen, sondern haben auch die Gelegenheit, die überzeugenden Gründe ins Gedächtnis zu rufen, die für Ihr Beratungsunternehmen sprechen.

Sie können sich für einen erhaltenen Auftrag bedanken. Die beste Gelegenheit für ein Dankschreiben ist, sich für einen Auftrag zu bedanken.

Sie können Ihr Dankschreiben per E-Mail oder auf dem Postweg verschicken. Sie müssen ja nicht gleich einen Roman schreiben, einige ehrlich gemeinte Zeilen reichen völlig aus. Im Zweifelsfall liegen Sie mit einem Dankschreiben nie verkehrt.

Per Telefon, E-Mail oder Brief nachhaken

Wichtig ist nicht, auf welchem Weg Sie bei Ihrem Kunden nachhaken, sondern dass Sie es überhaupt tun. Jede Möglichkeit hat ihre Vor- und Nachteile, und die Wahl des geeigneten Verfahrens hängt von der Art Ihres Unternehmens und dem jeweiligen Kunden ab. Sie können sich bei der Kontaktverfolgung für eine bestimmte Methode entscheiden oder die Methoden beliebig kombinieren.

Nachfolgend die wichtigsten Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden:

Telefon: Neben einem Treffen ist ein Anruf die persönlichste Form des Nachhakens. Mit einem Telefonanruf zeigen Sie Ihrem Kunden, dass Sie sehr daran interessiert sind, mit ihm ins Geschäft zu kommen. Der Vorteil des telefonischen Nachhakens ist, dass Sie von überall und jederzeit anrufen können. Der Nachteil ist, dass manche Menschen so gut wie nie telefonisch erreichbar sind und es vorkommen kann, dass Sie immer nur mit dem Anrufbeantworter telefonieren.

E-Mail: E-Mail-Nachrichten sind zwar etwas unpersönlicher als ein Brief oder ein Telefonanruf, können sich aber als sehr wirkungsvoll erweisen. Der Vorteil von E-Mails ist, dass sie äußerst praktisch sind und vielseitig eingesetzt werden können. Der Nachteil ist, dass Sie sich bei der E-Mail-Adresse auf keinen Fall vertippen dürfen. Ansonsten erreichen Sie nicht mehr als die automatische Mitteilung, dass die Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Brief: Ein Brief ist jederzeit und überall schnell geschrieben oder getippt. Ein persönlicher Brief, der ordnungsgemäß versandt per Post beim Kunden eintrifft, macht natürlich den besten Eindruck, aber eine Faxnachricht kann auch in Ordnung sein. Der Vorteil ist, dass ein Brief Ihre Botschaft praktisch und effektiv übermittelt. Der Nachteil ist, dass Briefe leicht in all dem Papierwust auf den Schreibtischen beschäftigter Führungskräfte verloren gehen können.

Wenn Sie Ihren Kunden ein Dankschreiben senden, dürfen Sie das Wichtigste nicht vergessen: Bedanken Sie sich bitte. Damit hinterlassen Sie nicht nur einen positiven Eindruck, der Ihnen unter Umständen zu dem aktuellen Auftrag verhilft, sondern bleiben auch in guter Erinnerung, wenn Sie den aktuellen Auftrag nicht erhalten und Ihr Kunde zu einem späteren Zeitpunkt wieder einen Consultant benötigen sollte.

Und dann geht’s weiter

Bei den Verhandlungen mit potenziellen Neukunden gelangen Sie irgendwann an den Punkt, an dem sich die Spreu vom Weizen trennt. Welche Kunden sind ernsthaft an einer Zusammenarbeit interessiert, welche scheinen weniger interessiert zu sein? Es wäre zwar schön, wenn Sie die Zeit und das Geld hätten, jeden einzelnen Kunden immer wieder aufzusuchen und jeder Möglichkeit nachzugehen, doch vom Kostenstandpunkt aus ist dies ein Ding der Unmöglichkeit.

Das Nachhaken und Nachfassen bei Kontakten kostet Zeit und Geld – und das nicht zu knapp. Da die wenigsten Consultants über unbegrenzte Zeit und Geldmittel verfügen, raten wir Ihnen, Ihre Kunden in aktive und passive Kunden aufzuteilen. Verwenden Sie den Großteil Ihrer Ressourcen auf die Pflege der aktiven Kunden. Aktive und passive Kunden unterscheidet man wie folgt:

Aktive Kunden sind Kunden, die wirklich daran interessiert sind, einen Auftrag an Sie zu vergeben. Diese Kunden verdienen es, dass Sie sich ihnen aufmerksam widmen, denn sie sind wahrscheinlich Ihre zukünftige Geldquelle. Nehmen Sie die aktiven Kunden in Ihre Kontaktverfolgung auf und bleiben Sie regelmäßig über Telefonanrufe, E-Mails, durch das Zusenden von Informationsbroschüren und Ähnlichem mit ihnen in Verbindung, damit man sich an Sie und Ihre Firma erinnert.

Passive Kunden haben vielleicht einmal ein Interesse an Ihrem Unternehmen bekundet, haben aber trotz aller Bemühungen Ihrerseits (so ungefähr ein halbes Jahr können Sie ihnen schon Zeit lassen) keinen Auftrag vergeben. Kunden dieser Art werden von der aktiven Kategorie in die passive Kategorie umgeordnet, und Sie sollten Ihre Bemühungen etwas reduzieren. Um den Kontakt dennoch aufrechtzuerhalten, empfiehlt es sich, passive Kunden in den Verteiler Ihres Newsletters aufzunehmen. Das kostet Sie nicht viel oder sogar gar nichts, lässt Sie aber dennoch für eventuelle zukünftige Geschäftsbeziehungen nicht in Vergessenheit geraten.

Unserer Erfahrung nach ist es jedoch immer ratsam, sowohl aktive als auch passive Kunden auf jeden Fall als potenzielle Kunden zu betrachten. Sie können nie ausschließen, dass ein Kunde, von dem Sie ewige Zeit nichts mehr gehört haben, plötzlich auf die Idee kommt, Sie für einen ganz wichtigen Job zu engagieren. Uns passiert so etwas immer wieder mal. Es ist daher immer besser, Beziehungen zu pflegen als Kontakte abreißen zu lassen. Der Erfolg oder Misserfolg eines Consultants hängt nicht immer nur von den Fachkenntnissen ab, sondern auch davon, wen man kennt – und was derjenige über einen selbst denkt.

Teil V

Ums Geschäft kümmern

In diesem Teil …

Entgegen anderslautenden Gerüchten ist der Weg in die Selbstständigkeit für einen Consultant alles andere als einfach. Es ist nicht damit getan, ein paar Visitenkarten zu drucken und darauf zu warten, dass die Kunden das Büro stürmen. Consulting ist ein Geschäft wie jedes andere auch, und man kann vieles richtig, aber auch vieles falsch anpacken. In diesem Teil erfahren Sie, wie Sie es richtig angehen, Verträge auszuhandeln, den Überblick über Ihre Zeit und Ihr Geld zu behalten, mit Kunden – und potenziellen Kunden – zu kommunizieren und mit den unterschiedlichsten, immer wieder auftretenden Problemen im Geschäftsleben fertig zu werden.

16

Verträge: Das A und O im Geschäftsleben

In diesem Kapitel

Verträge entwerfen

Unterschiedliche Vertragsarten

Verträge aushandeln

I m Geschäftsleben dreht sich alles um Geld, und Verträge regeln, wie viel Geld Sie wann und wofür bekommen. Außerdem werden noch einige andere Verpflichtungen schriftlich fixiert, zum Beispiel worin Ihre Arbeit genau bestehen wird und wann Sie das Ergebnis liefern werden. Schriftliche Verträge sind die Grundlage für die meisten Transaktionen im Geschäftsleben und wenn Sie – was hoffentlich niemals geschehen wird – einen Kunden vor Gericht bringen müssen, um ihn zur Zahlung des Honorars zu bewegen, wird man dort als Erstes um eine Kopie Ihres Vertrags bitten. Dies sind nur einige der Gründe, weshalb sich jeder Consultant mit Verträgen bestens auskennen sollte.

In diesem Kapitel geht es ausschließlich um Verträge – was genau ist eigentlich ein Vertrag, warum schließt man überhaupt Verträge ab und mit welchen Vertragsarten werden Sie höchstwahrscheinlich im Laufe Ihrer Karriere als Consultant konfrontiert werden? Außerdem befassen wir uns mit einem Thema, das allen Consultants aus jeder Branche sehr am Herzen liegt, dem Aushandeln eines Vertrags.

Um was geht es bei Verträgen eigentlich?

Was genau ist ein Vertrag? Ein Vertrag ist nichts anderes als eine von zwei oder mehr Parteien geschlossene Vereinbarung, etwas zu tun (beziehungsweise nicht zu tun). Verträge können sowohl schriftlich als auch mündlich abgeschlossen werden, ihr Umfang reicht von einem einfachen Vertrag von einer Seite bis hin zu unglaublich komplizierten Dokumenten, deren Dicke der des Berliner Telefonbuchs in nichts nachsteht. Die Details und die Komplexität von Vereinbarungen hängen von der jeweiligen Aufgabenstellung, der Vertragsart und häufig auch der Anzahl der Anwälte ab, die diesen Vertrag aufsetzen. (Peter Economy definiert es in seinem dritten Gesetz über die Vertragsdynamik so: Der Umfang eines Vertrags ist direkt proportional zur Anzahl der daran beteiligten Anwälte multipliziert mit der für diesen Vertragsentwurf veranschlagten Anzahl Arbeitstage im Quadrat.)

In den meisten Fällen sind mündliche Verträge ebenso bindend wie schriftliche. Schriftliche Verträge bieten jedoch eine ganze Reihe von Vorteilen gegenüber mündlichen. Also, bestehen Sie auf der Schriftform, wann immer es Ihnen möglich ist. Auch wenn manche Consultants bereit sind, Abmachungen per Handschlag zu besiegeln (und sich anschließend daran halten), haben die meisten doch mittlerweile gemerkt, dass es sich langfristig auf jeden Fall auszahlt, Verträge schriftlich niederzulegen und sich nicht auf sein gutes Gedächtnis – oder den guten Willen seines Gegenübers – zu verlassen. Dies empfiehlt sich insbesondere dann, wenn es in den Verträgen um die finanzielle Zukunft und die Fortführung eines erfolgreichen Unternehmens und um Ihre eigene finanzielle Sicherheit und die Ihrer Familie geht.

In diesem Kapitel befassen wir uns mit den wesentlichen Bestandteilen eines Vertrags und erklären Ihnen, welche Schwierigkeiten auftreten können, die einen Vertrag letztendlich unwirksam machen. Glauben Sie uns: Wir können Ihnen auf Anhieb mehr als ein oder zwei mögliche Schwierigkeiten nennen! Sinn und Zweck dieses Kapitels ist es, Ihnen allgemeine Kenntnisse über Vertragsgrundlagen und das Aushandeln von Verträgen zu vermitteln. Da jede Situation einen anderen Vertrag erfordert, raten wir Ihnen, im Zweifelsfall einen Rechtsanwalt aufzusuchen, bevor Sie irgendeinen Vertrag abschließen.

Die wesentlichen Vertragsbestandteile

Herzlich willkommen bei unserer Nachhilfestunde in Sachen Recht und Verträge. Vielen Dank, dass Sie vorbeischauen. Das Thema des Tages lautet: Die wichtigsten Vertragsbestandteile.

Jeder Vertrag – mündlich oder schriftlich – umfasst zwei Bestandteile. Nur wenn beide Bestandteile vorhanden sind, kommt ein Vertrag zustande. Doch jetzt wollen wir endlich zur Sache kommen; hier die wesentlichen Vertragsbestandteile:

Angebot: Ein Angebot ist nichts anderes als die Erklärung einer Partei an die andere Partei, dass sie mit ihr einen Vertrag abschließen will. Sie könnten zum Beispiel mit Unternehmen vor Ort vereinbaren, dass Sie ihnen gegen Zahlung eines monatlichen Festpreises bei der Buchhaltung zur Hand gehen. Dabei muss der Inhalt des Angebots so bestimmt sein, dass die andere Partei durch ein schlichtes »Ja« das Angebot annehmen kann. Die anbietende Partei muss wissen, dass ein Angebot in aller Regel bindend ist und nicht einfach widerrufen werden kann.

Annahme: Eine Annahme ist die Zustimmung einer Partei zu den Bedingungen des Angebots, und zwar die vorbehaltlose Zustimmung. Die Annahme kann nur erfolgen, solange das Angebot noch offen ist. Ist es erloschen, zum Beispiel weil die anbietende Partei ihr Angebot mit einer Annahmefrist versehen hat, die ergebnislos abgelaufen ist, kann das Angebot nicht mehr angenommen werden. Erfolgt keine Annahme, kommt logischerweise auch kein Vertrag zustande.

Liegen also Angebot und Annahme als zwei übereinstimmende Erklärungen vor, ist ein Vertrag zustande gekommen. Glückwunsch – Sie haben ein Geschäft gemacht! Das heißt aber noch lange nicht, dass damit alles perfekt ist. Nach Vertragsabschluss kann auf die unterschiedlichste Weise versucht werden, diesen Vertrag anzufechten. Dies wollen wir uns nun einmal näher ansehen.

Einen Vertrag »an fechten»

Schön, der Vertrag mit den zwei Bestandteilen Angebot und Annahme liegt vor Ihnen. Sieht doch gut aus, oder? Nicht unbedingt. Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Vertrag rechtsungültig sein kann. Nach Abschluss eines Vertrags können beide Vertragsparteien bestimmte Gründe ins Feld führen, warum dieser Vertrag ungültig ist. Sie werden wahrscheinlich nie den Fall erleben, dass Ihr Kunde Rechtsmittel einlegen wird, um den Vertrag anzufechten. Aber man kann ja nie wissen. Vorsicht ist besser als Nachsicht. Die zwingendsten Gründe, weshalb jemand letzten Endes die Gültigkeit Ihres Vertrags infrage stellen kann, sind folgende:

Geschäftsfähigkeit: Das bedeutet, dass die Parteien, die einen Vertrag miteinander abschließen, geschäftsfähig sein müssen, nicht unter einer dauerhaften krankhaften geistigen Störung leiden und nüchtern sein müssen. Treffen diese Punkte nicht zu, haben Sie ein Riesenproblem (wahrscheinlich sogar mehrere).

Nötigung: Keine der Vertragsparteien darf die andere Partei zwingen – weder mit verbalen Drohungen noch durch körperliche Gewalt –, den Vertragsbedingungen zuzustimmen. Liegt eine derartige Situation bei Vertragsabschluss vor, ist der Vertrag gefährdet.

Vertragsform: Für einige Verträge schreibt das Gesetz eine bestimmte Form vor, so die Schriftform für Mietverträge, die für einen längeren Zeitraum als ein Jahr geschlossen werden, oder Verträge über den Grundstückkauf. Werden diese Verträge mündlich geschlossen, sind sie nichtig. Informieren Sie sich eingehend über die deutschen Gesetze oder befragen Sie Ihren Rechtsanwalt, wie es in Ihrem Fall aussieht.

Arglistige Täuschung: Spiegelt eine Vertragspartei wissentlich falsche Tatsachen über den Vertragsgegenstand vor, spricht man von arglistiger Täuschung, und der Vertrag kann angefochten werden. Eine Täuschung ist auch durch Verschweigen von Tatsachen denkbar, sofern über die verschwiegene Tatsache eine Aufklärung hätte erfolgen müssen. Abgesehen davon würden Sie ja wohl ohnehin mit niemanden Geschäfte machen wollen, der falsche Tatsachen über seine Person oder seine Firma verbreitet, oder?

Verstoß gegen ein gesetzliches Verbot: Ein Vertrag, der gegen ein gesetzliches Verbot verstößt, ist nichtig, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt. Dieser Fall tritt beispielsweise auf, wenn Sie einen Kunden beraten, wie man am unauffälligsten Diamanten über die Grenze schmuggelt oder wie man Kreditkartenbetrug am Geldautomaten begeht.

Sittenwidrigkeit: Ebenfalls nichtig ist ein Vertrag, der gegen die guten Sitten verstößt. Im Gesetzestext heißt es so schön: »wenn er gegen das Anstandsgefühl aller billlig und gerecht Denkenden verstößt«, zum Beispiel wenn ein besonders grobes Missverhältnis zwischen Leistung und Gegenleistung vorliegt – wie beispielsweise bei einem Kreditvertrag, dessen Zinsen um ein Vielfaches höher als marktüblich ist.

Irrtum: Irrt sich eine der Vertragsparteien und gibt eine falsche Willenserklärung ab, ist der Vertrag nicht automatisch nichtig oder anfechtbar. Täuschen sich aber beide Vertragsparteien über den Vertragsgegenstand oder Vertragsbestandteile, kann der Vertrag angepasst oder – wenn die Fortsetzung des Vertrags unzumutbar ist – aufgehoben werden. Ein Beispiel hierfür wäre, dass sich beide Vertragsparteien auf einen Katalog beziehen, in den sich der Druckfehlerteufel eingeschlichen hat und der Kaufpreis für einen bestimmten Artikel irrtümlich mit 4.500 Euro statt mit 45.000 Euro ausgewiesen wird. In diesem Fall kann der Vertrag aufgehoben werden.

Hält Ihr Vertrag diesen Anfechtungsgründen stand? Ja? Gut! Dann können Sie sich ja jetzt entspannt zurücklehnen. Nun wollen wir uns einmal die unterschiedlichen Vertragsarten und deren Vor- und Nachteile ansehen.

Unterschiedliche Vertragsarten

Bei manchen Verträgen ist es völlig egal, ob sie mündlich oder schriftlich vorliegen. Vor dem Gesetz haben sie dieselbe Wirkung. (Dass es Ausnahmen gibt, bei denen die Schriftform vorgeschrieben ist, haben wir Ihnen ja schon gesagt.) Beide Arten haben ihre Vor- und Nachteile. Mündliche Verträge machen einen freundlicheren Eindruck und werden als wenig dramatisch empfunden. Allerdings kann man mündliche Vereinbarungen leicht vergessen und schwer beweisen. Schriftliche Verträge regeln die beiderseitigen Vereinbarungen schwarz auf weiß, und jedem Vertragspartner ist klar, was er zu tun hat. Andererseits sind sie oft ziemlich kompliziert zu verstehen und lassen wenig Spielraum.

Letztendlich ist es Ihre Entscheidung, ob Sie einen mündlichen oder einen schriftlichen Vertrag abschließen – schließlich geht es ja um Ihre Firma! Viele Kunden werden jedoch darauf bestehen, dass Sie einen (sprich, deren) Vertrag unterzeichnen – ob Sie nun wollen oder nicht. Am besten entwerfen Sie ein eigenes Vertragsformblatt – die Details sollten Sie mit Ihrem Rechtsanwalt klären – und nutzen dieses für alle Ihre Aufträge. In den meisten Fällen werden Ihre Kunden Ihre Vereinbarung unterzeichnen, ohne groß etwas daran ändern zu wollen oder anzumerken.

Falls Sie dem Vertrag Ihres Auftraggebers zustimmen möchten, sollten sie ihn vor der Unterzeichnung sorgfältig durchlesen. Verstehen Sie eine Bestimmung darin nicht, bitten Sie Ihren Vertragspartner um Klärung. Und noch etwas: Bitten Sie Ihren Rechtsanwalt, sich diesen Vertrag durchzulesen, bevor Sie ihn unterschreiben – nicht danach!

Mündliche Verträge

Die meisten Menschen haben tagaus, tagein mit jeder Menge Transaktionen zu tun – sowohl im Privat- als auch im Berufsleben. Grundlage dieser Geschäfte sind mündliche Verträge. Sie vereinbaren zum Beispiel mit dem Nachbarskind, dass es für 10 Euro Ihren Gehweg von Schnee frei räumt. Nachdem die Arbeit erledigt ist, geben Sie ihm die vereinbarte Summe. Der Besitzer Ihrer Lieblings-Döner-Imbissbude sichert Ihnen zu, dass er Ihnen den besten Döner Ihres Lebens macht, wenn Sie ihm dafür 5 Euro bezahlen. Sie lassen sich auf diesen Handel ein. Er bereitet den Döner zu, Sie zahlen den vereinbarten Preis und lassen es sich schmecken. Denken Sie nur einmal an all die Abmachungen, die Sie Tag für Tag mündlich vereinbaren.

So könnte zum Beispiel ein mündlicher Vertrag zwischen Ihnen und einem Kunden während eines persönlichen Treffens in seinem Büro zustande kommen:

Consultant: Ich habe meine Termine überprüft und kann Ihnen zusagen, den Marketingplan für Ihre neue Produktreihe in zwei Wochen vorzulegen. Was halten Sie davon?

Kunde: Prima! Das passt ja hervorragend in unser Markteinführungskonzept. Was wird mich Ihr Plan kosten? Sie wissen ja, wir sind Ihr bester Kunde! Da würde ich mich schon freuen, wenn Sie noch ein bisschen mit dem Preis heruntergehen.

Consultant: Wie könnte ich das vergessen? Sie wissen doch, dass ich Ihnen immer einen guten Preis mache. Ich kann den Auftrag für 4.500 Euro erledigen. Wollen wir die Bezahlung wie üblich regeln? Ein Drittel im Voraus und den Rest innerhalb von 30 Tagen nach Abgabe des Plans?

Kunde: Klingt gut. Also, wir einigen uns darauf, dass Sie den Plan zu einem Gesamtpreis von 4.500 Euro innerhalb von zwei Wochen erstellen, okay?

Consultant: Ja.

Kunde: Sie kriegen als Vorschuss 1.500 Euro und die Restsumme ist innerhalb von 30 Tagen nach Abgabe des Plans fällig. Richtig?

Consultant: Ja, genau.

Kunde: Super! Dann rufe ich gleich mal in der Buchhaltung an, damit Sie Ihnen die 1.500 Euro überweisen und Sie gleich loslegen können. Wir sehen uns dann in zwei Wochen!

Consultant: Danke. Bis dann.

Sie und Ihr Kunde haben soeben einen mündlichen Vertrag abgeschlossen.

Im Falle eines Falles wird ein Gericht häufig entscheiden, dass ein mündlicher Vertrag ebenso bindend ist wie ein schriftlicher. Das bedeutet jedoch nicht, dass mündliche Verträge im Geschäftsleben zu empfehlen sind. Obwohl sie sich so mühelos schließen lassen, gibt es bei mündlichen Verträgen folgende Probleme:

Der Mensch ist vergesslich. Selbst wenn ein mündlicher Vertrag zum Zeitpunkt seines Abschlusses eindeutig und präzise formuliert ist, kann es passieren, dass sich eine oder beide Vertragsparteien bald nicht mehr an den genauen Wortlaut erinnern. Doch auch wenn keiner etwas vergisst, können ganz schnell Missverständnisse auftreten, sobald zwei oder mehr Personen beteiligt sind.

Der Mensch ist vergänglich. Es kann ja durchaus vorkommen, dass ein Mensch aufgrund von Krankheit oder gar Tod nicht mehr zur Verfügung steht. Somit sind alle mündlich mit ihm vereinbarten Vertragsbestimmungen ebenfalls dahin. Sie wissen ja selbst, wie schwer es sein kann, geschäftliche Meinungsverschiedenheiten zu klären, selbst wenn ein schriftlicher Vertrag vorliegt. Nun stellen Sie sich einmal vor, wie man herausfinden soll, wer wem wie viel schuldet, wenn eine der beiden Vertragsparteien nicht mehr da ist, um ihren Standpunkt zu vertreten. Es ist sehr, sehr schwierig, einen Vertrag durchzusetzen, wenn seine Existenz nicht bewiesen werden kann.

Verwirrende Vielzahl an Vertragspunkten. Sobald ein Vertrag über so einfache Vereinbarungen wie »wer macht was für wie viel Geld?« hinausgeht, wird die Angelegenheit ganz schnell sehr kompliziert. Je umfangreicher ein Vertrag, desto größer ist die Gefahr, dass Missverständnisse auftreten. Mündliche Verträge sind absolut ungeeignet für komplexe Aufgabenstellungen.

Vielleicht endet die Sache vor Gericht. So etwas kann man nie wissen. Es kann jahrelang gut gehen, dass Sie mit Ihren Kunden problemlos auf der Basis von mündlichen Verträgen und mit einer Vereinbarung per Handschlag arbeiten und – schwups – plötzlich ist ein Kunde dabei, der nicht zahlt. Bei einem Betrag von 50 Euro ist das zwar ärgerlich, aber kein allzu großer Verlust. Daran wird Ihre Firma wahrscheinlich nicht zugrunde gehen. Aber stellen Sie sich einmal vor, es ginge um 5.000 Euro oder 50.000 Euro. Da hätten Sie ein Riesenproblem und zwar eines, durch das Ihr Unternehmen sehr wohl kurz vor dem Konkurs stehen könnte. Viele Menschen denken nicht im Traum daran, dass sie irgendwann vor Gericht stehen könnten, und dennoch passiert es ständig. Und wenn es passiert, ist ein schriftlicher Vertrag viel einfacher zu beweisen als ein mündlicher.

Sollten Sie es trotz der erheblichen Nachteile vorziehen, mündliche Verträge abzuschließen, dann denken Sie bitte an unsere Ratschläge. Solche Vereinbarungen sollten Sie nur mit Kunden treffen, denen Sie vertrauen können. Sie sollten unbedingt nach erzielter Einigung ein Bestätigungsschreiben oder eine kurze E-Mail dazu vorlegen (ein Beispiel sehen Sie in Abbildung 16.1). In diesem Bestätigungsschreiben oder der E-Mail fassen Sie kurz zusammen, was Ihrer Ansicht nach vereinbart wurde. Ihr Kunde kann somit auch noch einmal überprüfen, ob er mit den ausgehandelten Vereinbarungen einverstanden ist. Bitten Sie Ihren Kunden darum, eine Kopie des Bestätigungsschreibens unterzeichnet an Sie zurückzuschicken (auf dem Postweg oder per Fax) – oder per E-Mail eine Rückmeldung über den Erhalt zu geben –, damit Sie sich sicher sein können (und im Bedarfsfall einen Beweis haben), dass Sie beide von denselben Voraussetzungen ausgehen. Vergessen Sie nicht: Es ist Ihr eigenes Unternehmen, das Sie damit zu schützen versuchen!

Abbildung 16.1
: Muster eines Bestätigungsschreibens

Schriftliche Verträge

Was auch immer Sie von schriftlichen Verträgen halten, sie sind auf alle Fälle in der Regel von Dauer. Obwohl viele sehnsüchtig an die Zeit zurückdenken, als ein Vertrag noch per Handschlag besiegelt wurde, werden heute doch die meisten Verträge in der Consulting-Branche schriftlich verfasst. Falls Sie noch immer nicht von der Notwendigkeit schriftlicher Verträge mit Ihren Kunden überzeugt sind, werden Sie spätestens dann eines Besseren belehrt, wenn Sie in einem monate- oder gar jahrelangen Rechtsstreit vor Gericht versuchen, Ihre Honorarforderung gegen einen zahlungsunwilligen Kunden einzuklagen.

Ein schriftlicher Vertrag kann ein bis zwei, aber auch Hunderte oder Tausende von Seiten umfassen.

Puh! Schriftliche Verträge hören sich nach viel Arbeit an. Warum sollte man sich das antun? Vor allem deshalb, weil ein schriftlicher Vertrag eindeutig die Willenserklärung der beiden Vertragsparteien und den Vertragsgegenstand definiert. Anders ausgedrückt, klärt ein ordentlicher schriftlicher Vertrag die Erwartungen aller Beteiligten. Hinzu kommt, dass ein solches Dokument die Parteien häufig dazu bringt, bestimmte, im Vertrag genannte Umschreibungen und Modalitäten noch genauer zu definieren. Zum Beispiel lautet eine übliche Vertragsbedingung: »Notwendige Auslagen werden erstattet«. Klingt gut, aber wird eine Flugreise erster Klasse jetzt als notwendig angesehen oder nicht? Gelten Farbkopien eines Berichts (die 12 Euro pro Seite kosten) als notwendig oder trifft das nur auf Schwarz-Weiß-Kopien zu? Wenn solche Bedingungen im Vertrag vorliegen, wird man dazu angeregt, diese durchzusprechen, zu klären und eine Vereinbarung zu treffen.

Verträge müssen nicht unbedingt hoch kompliziert und langatmig sein. Das gilt insbesondere für Verträge von Consultants. Sicherlich möchten auch Sie keine lukrativen Aufträge dadurch verlieren, dass Sie Ihrem Kunden einen 50 Seiten langen Vertrag vorlegen und darauf bestehen, dass er ihn in dreifacher Ausfertigung unterzeichnet, bevor Sie auch nur einen Handstrich für ihn tun. Ein schriftlicher Vertrag soll schlicht und einfach klären, was von beiden Vertragsparteien verlangt wird. In den meisten Fällen kommt die überwiegende Mehrheit der Consultants dafür mit ein oder zwei Seiten Text aus.

Es gibt die unterschiedlichsten schriftlichen Verträge. Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der gängigsten Verträge.

Bestellungen

Haben Sie es als Consultant überwiegend mit Geschäftsleuten oder Behörden zu tun, dürften Bestellungen etwas ganz Alltägliches für Sie sein. Eine Bestellung ist nichts anderes als ein schriftliches Angebot, Ihre Leistung in Anspruch zu nehmen. Manchmal vergeben Kunden laufende Auftragsnummern oder Bestellnummern anstelle eines schriftlichen Dokuments.

Eine Bestellung ist streng genommen eine einseitige Erklärung, da Sie die Annahme nicht mit Ihrer Unterschrift bestätigen. Der Vertrag kommt dann durch Erbringung der darin genannten Leistung oder durch die Lieferung des gewünschten Produkts zustande. Erteilt Ihr Kunde Ihnen beispielsweise einen Auftrag über die Anfertigung eines ökologischen Gutachtens, gilt dieses einseitige Rechtsgeschäft als angenommen, sobald Sie das Gutachten fertiggestellt haben. Eine Bestellung kann natürlich auch schon durch Bestätigung der anderen Partei angenommen werden, bevor mit der Erfüllung des Vertrags begonnen wird.

Einfache Verträge

Einfache Verträge – meistens ein oder zwei Seiten lang – sind in der Regel für Consulting-Aufträge völlig ausreichend. Sie enthalten die wichtigsten Inhalte der Vereinbarungen zwischen Consultant und seinem Kunden – wie zum Beispiel Aufgabenstellung, Arbeitsumfang, durchzuführende Arbeiten (werden manchmal auch als Deliverables bezeichnet), Preis, Liefertermin oder Abgabedatum, Zahlungsbedingungen, Zahlungsziele und so weiter – und sind zudem einfach genug gehalten, dass sie leicht verständlich und leicht auszulegen sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein Richter – sollte die Sache in einen Rechtsstreit ausarten – die Bestimmungen schnell überblicken und sich relativ mühelos ein Urteil bilden kann.

Für die meisten Consultants sind einfache Verträge genau richtig. In Abbildung 16.2 sehen Sie ein Muster eines einfachen Vertrags, der alle wesentlichen Informationen enthält. Sie können dieses Muster gerne an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Unabhängig davon, ob Sie dieses Muster unverändert übernehmen oder an Ihre Anforderungen anpassen, legen Sie es unbedingt zuerst Ihrem Rechtsanwalt zur Prüfung vor, bevor Sie tatsächlich Gebrauch davon machen.

Ausführliche Verträge

Ausführliche Verträge enthalten neben den wichtigsten Bestimmungen der einfachen Verträge eine ganze Reihe weiterer Bestimmungen, die jedes mögliche Problem oder jede Rechtsstreitigkeit abdecken sollen, das beziehungsweise die im Laufe eines Projekts oder im Anschluss daran auftreten kann. Zusätzlich zu ganz leicht verständlichen Punkten wie Aufgabenstellung, Arbeitsumfang, durchzuführende Arbeiten, Preis, Liefertermin und Zahlungsbedingungen werden Sie bei ausführlichen Verträgen auf Punkte wie »Garantie», »Kündigung», »Geltendes Recht», »Höhere Gewalt» und Ähnliches stoßen.

Es ist schon manchmal sehr merkwürdig: Je umfangreicher sich Ihre Gegenleistung gestaltet, desto bereitwilliger zeigen sich die Kunden, ausführliche Verträge auszuarbeiten. Ein Kunde, der sich im Allgemeinen damit zufriedengibt, bei Aufträgen im Wert von 500 Euro lediglich eine Auftragsnummer zu vergeben, wird von Ihnen vielleicht verlangen, einen 25-seitigen Vertrag voller hoch komplizierter Paragrafen zu unterzeichnen, sobald das Auftragsvolumen die magische Grenze von 10.000 Euro überschreitet. Jeder Kunde hat nun einmal seine eigenen Vorlieben. Sie werden einfach ein Näschen dafür entwickeln müssen, was die Kunden akzeptieren werden und was nicht. Danach können Sie sich entscheiden, ob Sie auf diese Art Geschäfte machen möchten.

Abbildung 16.2
: Muster eines einfachen Vertrags

Unser Rat: Falls Sie in juristischen Angelegenheiten nicht besonders erfahren und geübt sind, suchen Sie rechtsanwaltlichen Beistand, wenn Sie es mit einem langen und ausführlichen Vertrag zu tun haben, der Hunderte von komplizierten Bestimmungen enthält. Und gehen Sie bitte nicht davon aus, dass ein Vertrag wie der andere ist, selbst wenn es sich um denselben Vertragspartner handelt. Die meisten Unternehmen verwenden Standardverträge, die von einem Rechtsanwalt aufgesetzt oder geprüft sind und die je nach Vertragsgegenstand entsprechend abgeändert wurden. Jeder Vertrag ist etwas Einzigartiges. Lesen Sie alle neuen Verträge sorgfältig durch, damit Sie keine unliebsamen Überraschungen erleben.

Wenn Sie einen ausführlichen Vertrag entwerfen oder unterzeichnen sollen oder möchten, dass ein Anwalt Sie vor der Unterzeichnung jeder schriftlichen Vereinbarung berät, dann suchen Sie sich in den Gelben Seiten unter dem Abschnitt »Rechtsanwälte« oder mit dem entsprechenden Suchbegriff in einer Internetsuchmaschine einen guten Rechtsbeistand raus. Die Anwaltsgebühren werden Sie zwar je nach Vertragsgegenstand und Arbeitsumfang des Anwalts mehr oder weniger viel Geld kosten, aber eine kompetente Rechtsberatung kann Ihnen schlaflose Nächte und Kopfschmerzen ersparen. Glauben Sie uns – wir haben das alles schon erlebt!

Das Einmaleins der Vertragsverhandlung

Unsere kleine Nachhilfestunde in Sachen Recht und Verträge wäre ohne Tipps zur Vertragsverhandlung ziemlich unvollständig. Es wäre zwar schön, wenn Ihre Kunden all Ihre Vorschläge widerspruchslos akzeptieren würden (okay, zu schön, um wahr zu sein), doch früher oder später werden Sie einmal in Vertragsverhandlungen mit einem Kunden treten. Aber keine Panik. Wir werden Ihnen gleich zeigen, wie man sein Verhandlungsgeschick verbessern kann. Man muss sich bloß gut vorbereiten und einige Fertigkeiten und Techniken ins Spiel bringen, die man sich aber kinderleicht aneignen kann.

Jeder von uns steckt tagaus, tagein aus den unterschiedlichsten Gründen in Verhandlungen über alles Mögliche: »Ich glaube nicht, dass ich es bis 15.00 Uhr zu unserer Besprechung schaffe, ginge 16.30 Uhr vielleicht auch? 50 Euro für einen Ölwechsel ist ganz schön teuer, sagen wir 25 Euro, dann kommen wir ins Geschäft. Für 35.000 Euro kann ich den Auftrag beim besten Willen nicht erledigen, aber falls Sie mit einem Preis von 40.000 Euro einverstanden sind, ist die Sache geritzt. Ich habe dir gesagt, um spätestens 20.00 Uhr gehst du heute ins Bett – ohne Wenn und Aber. Also gut, du darfst bis 21.00 Uhr aufbleiben, aber das ist mein letztes Wort!« So gesehen besteht das ganze Leben aus einer langen Kette von Verhandlungen, finden Sie nicht auch?

Wie Sie sicherlich auch schon festgestellt haben, gibt es Tausende von Büchern zum Thema Verhandeln. In diesem Kapitel haben wir für Sie all die Tricks und Kniffe, die die Menschheit im Laufe der Jahrtausende entwickelt hat, so zusammengestellt, dass sie bequem in Ihre Hosentasche passen. Na schön, Sie müssen diese Seiten herausreißen und zusammenfalten, aber dann passen sie wirklich in Ihre Hosentasche.

Und los geht’s:

Verhandlungsablauf vorausplanen

Es zahlt sich ganz bestimmt aus, sich den Verhandlungsablauf schon im Voraus vorzustellen, auch wenn Sie glauben, der Aufwand würde sich bei einem einfachen, kleinen Auftrag nicht lohnen. Selbst wenn Sie sich nur ganz kurz überlegen, was Ihre Ziele sind, oder ein paar Nachforschungen über das Unternehmen Ihres Kunden anstellen, sichern Sie sich damit eine bessere Ausgangsposition und können Ihre persönlichen, beruflichen und finanziellen Ziele leichter erreichen.

Es gibt viele Möglichkeiten, sich auf eine Verhandlung vorzubereiten. Die folgenden vier Punkte sollten in Ihrer Vorbereitung immer beachtet werden:

1.
Formulieren Sie Ihre Ziele.

Wenn Sie nicht wissen, was Sie erreichen wollen, können Sie auch nicht zielgerichtet verhandeln und werden nie wissen, wann Sie eigentlich Ihr Ziel erreicht haben. Sie müssen in jeder Verhandlung hart darum kämpfen, Ihre Ziele zu verwirklichen. Nehmen Sie sich also vorher genug Zeit, um sich über Ihre Ziele klar zu werden und festzulegen, wie wichtig sie Ihnen sind. Überlegen Sie sich, ob und zu welchen Kompromissen Sie bereit wären. Sie müssen in einer Verhandlung genau wissen, was Sie wollen, und bereit sein, sich dafür einzusetzen.

2.
Beschaffen Sie sich Hintergrundinformationen.

Über das Unternehmen, mit dem Sie in Kürze in Verhandlungen treten, gibt es jede Menge Informationen. (Suchen Sie doch gleich mal im Internet oder in der Wirtschaftspresse.) Nutzen Sie alle Informationen für die Planung Ihrer Verhandlungsstrategie. Versuchen Sie dabei, Antworten auf die folgenden Fragen zu finden:

• Was wissen Sie über Ihren Kunden?

• Berichten die Medien über ihn?

• Steckt sein Unternehmen oder die gesamte Branche in Schwierigkeiten?

• Können Sie schon feststellen, welches Problem wohl von Ihnen behoben werden soll?

• Sieht Ihr Kunde akuten Handlungsbedarf, steht er unter Zeitdruck oder hält er die Zügel fest in der Hand?

• Wer wird darüber entscheiden, ob man Sie als Consultant beauftragt? Ist Ihr Ansprechpartner hier auch Entscheidungsträger?

• Welche Erfahrung hat das Unternehmen mit Consultants? Welche Erfahrungen haben andere Consultants mit dieser Firma gemacht?

• Wie ist es aufs Jahr gesehen um den Etat bestellt? Hat das Geschäftsjahr in diesem Unternehmen gerade erst begonnen und steht deshalb noch der gesamte Etat für Consulting-Aufträge zur Verfügung? Oder ist das Geschäftsjahr so gut wie beendet, und der Etat ist so gut wie ausgeschöpft?

3.
Schätzen Sie den Standpunkt Ihres Kunden ein.

Wie schätzen Sie Ihren Kunden ein? Wird er die Dauer Ihrer Zusammenarbeit eher verkürzen oder verlängern wollen? Wird er über den Preis oder die Anzahl der veranschlagten Arbeitsstunden verhandeln wollen? Versetzen Sie sich für einen Moment in die Lage Ihres Kunden und überlegen Sie sich, was seine Ziele sind. Können Sie einschätzen, wie der eigentliche Wert Ihrer Arbeit (vielleicht in Form einer Steigerung der Erlöse oder einer Kostensenkung) vom Kunden gemessen werden wird (in Euro)? Anschließend legen Sie sich zurecht, wie Sie auf seine Argumente am besten reagieren.

4.
Bereiten Sie sich darauf vor, Ihren Standpunkt zu vertreten.

Bereiten Sie sich vor jeder Verhandlung darauf vor, dass Sie Ihren Standpunkt vertreten und verteidigen müssen. Mit Ihrem Standpunkt machen Sie Ihrem Gegenüber deutlich, welche Forderungen Sie in der Verhandlung ins Spiel bringen. Ihr Standpunkt stellt sozusagen das Mittel zum Zweck dar. Ihr Ziel ist zum Beispiel ein Stundenhonorar von 50 Euro, doch zunächst fordern Sie 60 Euro von Ihrem Kunden, was Sie ihm höchstwahrscheinlich bereits in Ihrem Angebot mitgeteilt haben. Vor der Verhandlung sollten Sie sich jedoch gut überlegen, inwieweit Sie zum Nachgeben bereit sind, falls Ihr Kunde mit Ihrem Angebot nicht einverstanden ist und er sich nicht auf Ihre Vorschläge einlassen will.

In Abbildung 16.3 finden Sie ein einfaches Formular, das Sie zur Vorbereitung aller möglichen Verhandlungen nutzen können.

Abbildung 16.3: Verwenden Sie dieses Formular, um sich auf Verhandlungen vorzubereiten.

Goldene Regeln für Verhandlungen beachten

Seit Millionen von Jahren verhandeln die Menschen miteinander und haben im Laufe der Zeit einige Grundregeln der Verhandlungstaktik entwickelt. Lernen Sie diese Regeln, und keiner wird Ihnen jemals wieder ein X für ein U vormachen können. Sie werden immer genau das erreichen, was Sie wollen, und Ihr Leben wird von Erfolg und Glück gekrönt sein. Na gut, das ist vielleicht etwas übertrieben. Eines ist jedoch sicher: Wenn Sie diese Regeln missachten oder nicht richtig beherrschen, werden Sie am Ende einer Verhandlung immer den Kürzeren ziehen.

Hier die acht goldenen Regeln für Verhandlungen (zählen Sie ruhig nach, wenn Sie’s uns nicht glauben):

Bereiten Sie sich vor. Eine gute Vorbereitung sichert Ihnen in jeder Verhandlung einen so immensen Vorteil, dass es den Aufwand in jedem Fall lohnt. Wie soll diese Vorbereitung aussehen? Zuallererst sollten Sie die vier Punkte aus dem Abschnitt »Verhandlungsablauf vorausplanen« weiter vorn in diesem Kapitel erledigen. Das haben Sie doch alles schon längst gemacht? Dann können Sie ja gleich zur zweiten goldenen Regel für Verhandlungen übergehen.

Lassen Sie ausreichend Spielraum. Kein Mensch kann es leiden, wenn er in die Enge getrieben wird und kein Raum für Kompromisse und weitere gedankliche Ansätze vorhanden ist. Schließlich haben beide Verhandlungspartner ja auch ein gemeinsames Ziel. Bei der Formulierung Ihrer Verhandlungsziele und Standpunkte sollten Sie ausreichend Spielraum einplanen, damit Sie den Vorstellungen Ihres Kunden entgegenkommen können, ohne dabei Ihre Zielsetzung aufgeben zu müssen.

Überlegen Sie sich Alternativen. Für jedes Argument Ihres Kunden gegen eine Ihrer Bitten oder einem Ihrer Standpunkte sollten Sie sich bereits im Vorfeld mindestens eine Alternative überlegen. Hält Ihr Kunde zum Beispiel eine Bearbeitungsdauer von vier Wochen für völlig indiskutabel, könnten Sie alternativ vorschlagen, das Projekt für einen Eilzuschlag in den gewünschten zwei Wochen zu beenden. Sollte der Kunde mit einer Erhöhung Ihres Honorars nicht einverstanden sein, dann grenzen Sie noch einmal neu ein, wie der Arbeitsumfang aussieht, sodass Sie letztendlich weniger leisten werden, dabei aber die Mindestanforderungen des Kunden erfüllen und den Projektetat nicht überziehen.

Halten Sie Ihr Wort. Im Geschäfts- wie im Privatleben sollte Ihr Wort gelten. Die Grundlage einer Verhandlung ist Vertrauen und gegenseitiger Respekt. Wenn Sie Ihr Wort brechen, verlieren Sie beides schnell. Jeder kann einmal einen Fehler machen – die meisten Kunden werden dafür Verständnis zeigen und damit umgehen können –, doch ein nicht gehaltenes Versprechen lässt sich nicht (oder kaum) entschuldigen.

Ermitteln Sie gleich zu Beginn das Honorar, die Zeitvorgabe und den Arbeitsumfang. Kunden schätzen es gar nicht, wenn Consultants nach Projektbeginn immer wieder um ein höheres Honorar, mehr Zeit oder mehr von diesem oder jenem bitten. Doch es gibt Fälle – manchmal häufen sie sich sogar –, in denen man vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn wirklich keinen blassen Schimmer hat, wie viel zu tun sein wird. Das lässt sich lösen, indem man eine vorausgehende Beurteilungsphase vereinbart, während der man sich ein gründliches Bild vom zur Durchführung notwendigen Arbeitsumfang, der Zeitdauer und dem Kostenpunkt machen kann.

Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Ein geschickter Verhandlungsführer ist immer auch ein guter Zuhörer. Stellen Sie die richtigen Fragen und hören Sie genau zu, wie und was Ihr Gegenüber darauf antwortet. So werden Sie sehr bald wissen, wie Sie die Verhandlung erfolgreich führen und eine Vereinbarung erzielen können. Denken Sie immer daran: Sie können nicht gleichzeitig reden und zuhören!

Geben Sie nicht zu schnell auf. Unserer Erfahrung nach ist es nicht ratsam, sich von einem geschickten Verhandlungspartner zu schnell und zu weit vom eigenen Standpunkt abbringen zu lassen. Sie hinterlassen damit nicht nur den Eindruck, Sie wären leicht zu beeinflussen und bräuchten den Auftrag ganz dringend (was natürlich hinderlich wäre), sondern verzichten auch freiwillig auf jegliche Zugeständnisse, die Ihr Kunde vielleicht noch anbieten würde. Lassen Sie sich bei Verhandlungen mit Kunden Zeit. Sie verschaffen sich eine viel bessere Verhandlungsposition, wenn Ihr Kunde in Zeitdruck gerät und möglichst schnell zu einem Abschluss kommen will, als wenn Sie sich unter Druck setzen lassen.

Lernen Sie, »Nein« zu sagen. Manchen Consultants fällt es sehr schwer, ihren Kunden etwas abzuschlagen, da es die gute Geschäftsbeziehung gefährden könnte. Trotzdem kommt man in einer Verhandlung vielleicht an einen Punkt, an dem nur ein klares »Nein« die einzig richtige Antwort ist, will man nicht alle eigenen Ziele aufgeben. Möchte Ihr Kunde zum Beispiel Ihr Honorar um die Hälfte kürzen, was für Sie nicht infrage kommt, weil Sie dann draufzahlen würden, sagen Sie »Nein« und schlagen ihm eine Alternative vor. Sie könnten ihm zum Beispiel anbieten, ein etwas niedrigeres Honorar zu berechnen, wenn er im Gegenzug innerhalb von zehn Tagen statt der üblichen 30 Tage bezahlt. Denkbar wäre auch der Vorschlag, den Arbeitsumfang zu reduzieren.

Eine Vereinbarung erzielen

Ein erfolgreicher Verhandlungsabschluss, das heißt die endgültige Einigung über alle Bestimmungen eines Vertrags einschließlich der Unterzeichnung aller erforderlichen Unterlagen, ist das oberste Verhandlungsziel. Schon viele aussichtsreiche Pläne sind ins Schleudern gekommen und in der Versenkung verschwunden, nur weil die Verhandlungspartner zu keiner Einigung gelangen konnten.

Ein erfolgreicher Geschäftsabschluss ist eine Kunst für sich. Auch hier gilt: Übung macht den Meister. Es ist nie zu spät, einige neue Tricks zu lernen oder alte zu verbessern. Nachfolgend ein paar wichtige Tipps, wie Sie einen erfolgreichen Geschäftsabschluss erzielen und Schwierigkeiten aus dem Weg räumen können:

Nennen Sie Ihrem Kunden viele überzeugende Gründe, Ihnen zuzustimmen. Je mehr Gründe Sie Ihrem Kunden nennen können, warum er Ihnen zustimmen sollte, desto wahrscheinlicher wird er es auch tun. Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich, »Ja« zu sagen. Auf diese Weise werden Sie ganz bestimmt viele Geschäftsabschlüsse erreichen.

Bestätigen Sie Ihre Vereinbarung. Um sicherzugehen, dass beide Gesprächspartner den Verhandlungsausgang und die dabei getroffene Vereinbarung richtig verstanden haben, sollten Sie diese Vereinbarung zunächst mündlich, später schriftlich, bestätigen. Sollte es ein Problem geben, werden Sie es somit ganz schnell herausfinden!

Lassen Sie sich nicht in letzter Minute überrumpeln. Wir beide haben schon oft an Verhandlungen teilgenommen, in deren Verlauf wir irgendwann dachten, wir hätten nun eine endgültige Einigung erzielt. Weit gefehlt! In allerletzter Minute konfrontierten uns unsere Verhandlungspartner mit einer völlig neuen Forderung oder Bedingung. Lassen Sie sich von dieser Taktik nicht überrumpeln, falls ein Kunde versucht, Ihnen damit noch ein paar Zugeständnisse abzuringen. In einer solchen Situation sollten Sie ruhig und sachlich reagieren: »Nein, das haben wir nicht vereinbart.« Bestehen Sie darauf, dass sich Ihr Verhandlungspartner an die vereinbarten Konditionen hält. Weigert er sich, müssen Sie selbst entscheiden, ob Sie den Auftrag so dringend benötigen, dass Sie die Änderungen in Kauf nehmen oder ob es für Sie besser wäre, die Sache abzublasen. Manchmal ist es einfach klüger, einen schwierigen Kunden ziehen und ein potenziell schlechtes Geschäft sausen zu lassen.

Bedanken Sie sich nach der Verhandlung. Es ist nicht nur eine nette Geste, Ihrem Kunden nach der Verhandlung ein kurzes Schreiben zu senden, in dem Sie sich für den Auftrag bedanken, sondern auch ein guter Anfang zum Aufbau einer Beziehung mit ihm. Sie wissen ja, eine langfristige Beziehung zu Ihren Kunden ist die beste Garantie dafür, dass Ihr Geschäft floriert und Sie weiterempfohlen werden.

Versteifen Sie sich nicht darauf, dass unbedingt eine Einigung erzielt werden muss. Wenn Sie trotz all Ihrer Bemühungen feststellen müssen, dass es keine für beide Seiten akzeptable Lösung gibt, ist es besser, Sie sagen Ihrem Kunden einfach, dass Sie beide nicht ins Geschäft kommen und verabschieden sich. Durch den Abbruch einer Verhandlung zeigen Sie Ihrem Kunden, wie Ernst es Ihnen ist, und vielleicht veranlasst dies ihn dazu, doch noch den notwendigen Kompromiss zu schließen. Wenn nicht, ist es schließlich auch kein Beinbruch. Verwenden Sie Ihre Energie lieber für andere Angelegenheiten, die mehr Aussicht auf Erfolg haben – wie zum Beispiel Ihren nächsten Kunden.

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Über Arbeitszeit und Finanzen Buch führen

In diesem Kapitel

Über Ihre Arbeitzeit Buch führen

Rechnungen stellen und Geld kassieren

Budgets aufstellen und vor allem auch einhalten

Im Grunde genommen ist die Sache mit den Finanzen für einen Consultant recht einfach. Sie brauchen sich in Sachen Geld eigentlich nur auf zwei Dinge zu konzentrieren: Einnahmen und Ausgaben.

In diesem Kapitel dreht sich alles darum, wie Sie den Überblick über Ihre Zeit – die Arbeitszeit für einen Kunden – und über Ihr Geld behalten. Zuerst erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeitszeit protokollieren und die Arbeitsstunden für ein bestimmtes Kundenprojekt korrekt abrechnen. Danach folgt ein kurzer Überblick über die Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben und abschließend der wichtigste Punkt: wie Sie Ihre Budgets einhalten.

Abrechnung nach Arbeitszeit

Manche Consultants stellen ihren Kunden immer dann eine Rechnung, wenn das jeweilige Projekt zu einem bestimmten Teil – etwa zur Hälfte oder zu einem Drittel – abgeschlossen ist. Andere vereinbaren Abschlagszahlungen, bei denen sie zum Beispiel jeden Monat einen festen Betrag erhalten. Üblicher ist hingegen eine Abrechnung nach Aufwand (normalerweise nach Arbeitsstunden). Wenn Sie als Consultant nach der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden, müssen Sie deshalb genau protokollieren, wie viele Stunden Sie für welches Projekt gearbeitet haben. Im Übrigen ist es immer eine gute Idee, auch für sich selbst aufzuschreiben, mit welchen Tätigkeiten man wie lange beschäftigt ist (vielleicht stellen Sie fest, dass Sie den halben Tag damit vertrödeln, Solitär zu spielen).

Obwohl es viele verschiedene Möglichkeiten gibt, die eigene Arbeitszeit zu protokollieren und abzurechnen (wie etwa ein Rechenbrett oder die kleinen gelben Klebezettel), werden Sie schnell merken, dass man fast alles mit zwei sehr nützlichen Hilfsmitteln erledigen kann: dem Tätigkeitsprotokoll und dem Projektabrechnungsformular. In den beiden folgenden Abschnitten sehen wir uns diese Formulare etwas genauer an.

Das tägliche Tätigkeitsprotokoll

Wenn Sie Ihre Tätigkeit nach Zeit abrechnen, sollten Sie sich angewöhnen, ein Tätigkeitsprotokoll zu führen, in das Sie jeden Tag eintragen, für welchen Kunden Sie wie lange welche Arbeiten erledigt haben. Teilen Sie Ihren Arbeitstag in geeignete Zeitabschnitte auf, zum Beispiel in Einheiten von 60, 30 oder 15 Minuten. Wir kennen sogar einige Rechtsanwälte, die in Sechsminutenschritten vorgehen.

Abbildung 17.1 zeigt ein einfaches Tätigkeitsprotokoll, das für fast jede Art der Abrechnung nach Zeit von den meisten Consultants verwendet werden kann. Die Zeiteinheiten können natürlich beliebig gewählt werden, am gängigsten ist eine Einteilung in Abschnitte von 15 Minuten. Der Einfachheit halber haben wir uns für 30-Minuten-Abschnitte entschieden. Welche Einheit Sie wählen, hängt aber ganz von Ihnen (und Ihren Kunden) ab.

Tätigkeitsprotokoll

8. Februar 2009

Abbildung 17.1: Muster eines Tätigkeitsprotokolls

7.00 Uhr

Internetrecherche für das Ramsey-Projekt

7.30 Uhr

Internetrecherche für das Ramsey-Projekt

8.00 Uhr

8.30 Uhr

9.00 Uhr

Bericht und Lösungsstrategie für Willis erstellt

9.30 Uhr

Bericht und Lösungsstrategie für Willis erstellt

10.00 Uhr

Bericht und Lösungsstrategie für Willis erstellt

10.30 Uhr

Bericht und Lösungsstrategie für Willis erstellt

11.00 Uhr

11.30 Uhr

12.00 Uhr

12.30 Uhr

Telefonate im Auftrag von Martinelli geführt

13.00 Uhr

13.30 Uhr

Internetrecherche für Speedway Associates

14.00 Uhr

Internetrecherche für Speedway Associates

14.30 Uhr

Internetrecherche für Speedway Associates

15.00 Uhr

Internetrecherche für Speedway Associates

15.30 Uhr

16.00 Uhr

16.30 Uhr

Telefonat mit Martinelli

17.00 Uhr

Die Ähnlichkeit des Tätigkeitsprotokolls mit einem Terminkalender ist verblüffend, nicht wahr? Nun, ehrlich gesagt eignet sich auch jeder Terminkalender – ob auf Ihrem PC oder im Taschenformat – mit einer sinnvollen Zeitunterteilung auch ganz hervorragend als Tätigkeitsprotokoll. Falls Sie eine andere Zeiteinteilung wünschen oder Ihr Arbeitstag nicht von 7 bis 17 Uhr, sondern von 12 Uhr bis spät in die Nacht geht, erstellen Sie sich ein entsprechendes Formular eben selbst.

Wie aus Abbildung 17.1 ersichtlich, hat unser Consultant am 8. Februar Projekte für vier verschiedene Kunden bearbeitet. Von 7 bis 8 Uhr war er für seinen Kunden Ramsey tätig, von 9 bis 11 Uhr hat er an einem Bericht für Willis gearbeitet. Kurz vor der Mittagspause – von 12.30 bis 13.00 Uhr hat er für seinen anderen Kunden Martinelli Telefonate geführt. Nach der Mittagspause hat unser unermüdlicher Consultant von 13.30 bis 15.30 Uhr Internetrecherchen für seinen Kunden Speedway Associates betrieben, und nach seinem Telefonat mit Martinelli von 16.30 bis 17.00 Uhr seinen Arbeitstag beendet.

Welchen Sinn diese akribischen Aufzeichnungen haben sollen? Ist das nicht viel zu viel Papierkram jeden Tag? Wer hat denn Zeit für so etwas? Bevor Sie zu dem Schluss kommen, dass es Ihnen zu mühselig ist, jeden Tag Protokoll über Ihre Tätigkeiten zu führen, verraten wir Ihnen, welche Vorteile Sie davon haben:

Irgendwann wollen Sie ja vielleicht einmal eine Rechnung schreiben. Klar, der Spaß an der Arbeit und die Erfolgserlebnisse sind auch schon ein Lohn. Doch von diesem Lohn können Sie keine Rechnungen bezahlen und bevor Sie Ihre Rechnungen zahlen können, müssen die Kunden ihre bezahlen. Ein ordentlich geführtes Tätigkeitsprotokoll erleichtert Ihnen die Abrechnung für Ihre Kunden, wenn die Zeit für die Rechnungsstellung endlich gekommen ist.

Ein vernünftiges Formular ist besser als Dutzende loser Zettel. Als viel beschäftigter Consultant könnten auch Sie in die Versuchung geraten, Ihre Arbeitsstunden auf Schmierzetteln zu notieren. Fangen Sie das gar nicht erst an! Zettel verschwinden auf Nimmerwiedersehen. Oder der Hund oder die Katze vergreift sich daran. Und dann war die ganze Arbeit buchstäblich umsonst, weil Sie die Arbeitszeit Ihrem Kunden nämlich nicht in Rechnung stellen können.

Sie können sich nicht alles merken. Mag schon sein, dass Sie der Ansicht sind, Sie könnten sich Ihre Arbeitsstunden für zehn Projekte für sieben verschiedene Kunden merken und sie am Monatsende Ihren Kunden auch korrekt in Rechnung stellen. Vielleicht sind Sie ja wirklich mit einem Gedächtnis gesegnet, das jeden Memory-Spieler vor Neid erblassen lässt, aber wir können es Ihnen schriftlich geben, dass ein penibel geführtes Tätigkeitsprotokoll Ihr Gedächtnis um Längen schlägt. Bedenken Sie auch, dass ein normales Jahr etwa 250 Arbeitstage hat, an denen Sie die unterschiedlichsten Projekte Ihrer (hoffentlich) zahlreichen Kunden bearbeiten. Tun Sie sich und Ihren Kunden einen Gefallen und führen Sie ein Tätigkeitsprotokoll, in das Sie die Arbeitszeit für die Projekte eintragen.

So. Sie glauben uns nun also (das tun Sie doch, oder?), dass es sinnvoll ist, ein Tätigkeitsprotokoll zu führen, fragen sich aber, wie es damit weitergeht? Jetzt kommt das Beste überhaupt. Nun übertragen Sie nämlich alle Stunden für die Tätigkeiten an einem Projekt auf das Projektabrechnungsformular, um das es im nächsten Abschnitt geht.

Das Projektabrechnungsformular

Mindestens einmal im Monat kommt der Tag, auf den Sie sich vermutlich am meisten freuen: Sie können all Ihren Kunden für die im vereinbarten Abrechnungszeitraum geleistete Arbeit eine Rechnung stellen. Glauben Sie uns, das ist viel einfacher, wenn Sie alle Stunden ordentlich in Ihr Tätigkeitsprotokoll eingetragen haben. (Und das haben Sie doch, oder?)

Ein Projektabrechnungsformular (zu sehen in Abbildung 17.2) ist nichts anderes als eine Übersicht über die von Ihnen für einen bestimmten Kunden geleisteten Arbeitstunden, aufgeteilt in die verschiedenen Tätigkeiten. Die Gestaltung dieses Formulars liegt ganz bei Ihnen.

Projektabrechnungsformular

Speedway Associates

Februar 2009

Abbildung 17.2
: Muster eines Projektabrechnungsformulars

Kundenberatung

20 Stunden

Internetrecherche

45 Stunden

Entwurf der Marketingstrategie

10 Stunden

Gruppendiskussionen mit Fokusgruppen

15 Stunden

Gesamtstunden

90 Stunden

Wie Sie aus dieser Abbildung ersehen können, hat unser Consultant im Februar insgesamt 90 Stunden für Speedway Associates gearbeitet. Diese Gesamtstundenzahl ist in folgende Einzelaufgaben aufgegliedert: Beratung des Kunden (20 Stunden), Internetrecherche (45 Stunden), Entwurf einer Marketingstrategie (10 Stunden), Gruppendiskussionen mit Fokusgruppen (15 Stunden).

Und woher kommen diese Zahlen? Genau, aus dem Tätigkeitsprotokoll, in das unser Consultant jeden Tag fein säuberlich seine Arbeitsstunden eingetragen hat. Unser Consultant rechnet monatlich mit seinen Kunden ab und erstellt deshalb am Monatsende aus dem Tätigkeitsprotokoll die Projektabrechnungsformulare für die verschiedenen Kunden. Das Projektabrechnungsformular ist somit die Vorlage für die Rechnung an den Kunden.

Rechnungen stellen und Geld kassieren

Natürlich ist das Rechnungswesen im Allgemeinen für das finanzielle Wohlergehen Ihrer Beraterfirma außerordentlich wichtig, im Besonderen steht und fällt die Finanzlage jedoch mit der Art und Weise Ihrer Rechnungsstellung und der Überprüfung von Zahlungseingängen. Sie tragen schon viel zur Sicherung der finanziellen Situation bei, wenn Sie Ihre Rechnungen pünktlich und korrekt stellen und nach der vereinbarten Zahlungsfrist überprüfen, ob Ihre Kunden auch beizeiten – oder im Idealfall noch früher – bezahlen.

Ihre Leistungen in Rechnung stellen

Die Art und Weise, wie Sie Ihrem Kunden die geleistete Arbeit in Rechnung stellen, hängt ganz von dem jeweiligen Vertrag ab, den Sie für das entsprechende Projekt geschlossen haben. Sollte kein schriftlicher Vertrag vorliegen, stützen Sie sich auf die jeweilige Vereinbarung, die Sie in Bezug auf Rechnungsstellung und Zahlung getroffen haben. Wenn Ihr Vertrag regelt, dass Sie immer dann eine Rechnung stellen, wenn bestimmte Meilensteine – also gewisse Teilaufgaben oder ein festgelegter Prozentsatz des Gesamtprojekts – abgeschlossen sind, stellen Sie den vereinbarten Betrag in Rechnung, der nach Fertigstellung des betreffenden Meilensteins fällig wird. Arbeiten Sie dagegen an einem längerfristigen Projekt und haben eine Bezahlung nach geleisteten Arbeitsstunden vereinbart, stellen Sie Ihrem Kunden die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden plus Spesen (für Kopien, Dienstfahrten und so weiter) am Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums – meistens am Monatsende – in Rechnung.

Abbildung 17.3 zeigt eine Musterrechnung für die Ihnen bereits aus unserem vorherigen Musterprojektabrechnungsformular bekannte Firma Speedway Associates. Wie Sie sehen können, wurden einfach die im Februar geleisteten Stunden addiert, mit dem vereinbarten Stundensatz von 50 Euro multipliziert und dann die Summe von 4.500 Euro in Rechnung gestellt. Falls Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben, dass er Ihnen weitere, im Zuge des Projekts angefallene Kosten, wie zum Beispiel einen dreitägigen Aufenthalt in Berlin, erstattet, würde man die tatsächlichen Kosten für Flugticket, Hotelübernachtung, Verpflegung und öffentlichen Personennahverkehr noch hinzuaddieren.

Rechnung

Speedway Associates

Februar 2009

Abbildung 17.1
: Musterrechnung

Kundenberatung

20 Stunden

Internetrecherche

45 Stunden

Entwurf der Marketingstrategie

10 Stunden

Gruppendiskussionen mit Fokusgruppen

15 Stunden

Gesamtstunden

90 Stunden

Stundensatz

50 Euro

Gesamtsumme

4.500 Euro netto

Zahlbar innerhalb 30 Tagen nach Rechnungserhalt. Bei erfolgter Zahlung innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungserhalt gewähren wir einen Skonto von 1 Prozent. Vielen Dank für Ihren Auftrag!

Hier ein paar Tipps, wie Sie schneller und sicherer an Ihr Geld kommen:

Verschaffen Sie sich, falls möglich, zu Beginn eines Projekts ein Finanzpolster. Falls Sie während des Gesamtprojekts Teilzahlungen für Projektmeilensteine vereinbart haben, versuchen Sie, möglichst viel Geld für die ersten Meilensteine auszuhandeln, anstatt erst in späteren Rechnungen höhere Summen zu berechnen. Sprechen Sie Ihren Kunden auf einen Vorschuss an oder berechnen Sie einfach in der Anfangsphase des Projekts mehr als gegen Ende hin. Auf diese Weise verschaffen Sie sich ein finanzielles Polster, das sich garantiert sehr vorteilhaft auf Ihre allgemeine Finanzlage auswirkt. Gleichzeitig gehen Sie ein geringeres Risiko ein, falls ein Kunde sich während des Projekts doch noch als schlechter Zahler entpuppt.

Stellen Sie häufig Rechnungen. Je öfter Zahlungseingänge auf Ihrem Konto verbucht werden, desto besser. Es ist in der Consulting-Branche durchaus üblich, monatlich abzurechnen.

Stellen Sie Ihre Rechnungen sofort. Schicken Sie Ihre Rechnungen unmittelbar nach Fertigstellung des Teil- oder Gesamtprojekts an Ihre Kunden. Je früher Sie Ihre Rechnungen stellen, desto eher wird bezahlt und desto solider ist Ihre Finanzlage. Peter Economy versucht zum Beispiel immer, die Rechnungen an seine Kunden gleich am ersten oder zweiten Tag des folgenden Monats zu verschicken.

Versenden Sie die Rechnungen möglichst per E-Mail. In der guten alten Zeit hat man die Rechnungen an die Kunden noch auf dem Postweg verschickt und es hat ein paar Tage gedauert, bis sie beim Empfänger eintrudelten. Heute begrüßen es viele Kunden, wenn sie die Zahlungsaufforderung per E-Mail erhalten. Dadurch verringert sich die Zustellzeit von einigen Tagen auf ein paar Sekunden. Je eher Ihr Auftraggeber die Rechnung erhält, desto eher wird er zahlen. Rechnungen per E-Mail – das sollten Sie sich für Ihr Unternehmen angewöhnen. Stellen Sie aber unbedingt sicher, dass Ihr Kunde das auch akzeptiert.

Gewähren Sie bei sofortiger Zahlung Skonto. Als kleinen Anreiz für Ihre Kunden, die Rechnungen vor (oder zumindest bei) Fälligkeit zu zahlen, können Sie einen Skonto von ein bis zwei Prozent anbieten, falls innerhalb von zehn bis 20 Tagen nach Rechnungsstellung bezahlt wird. Wenn Sie Ihren Kunden eine solche Vergünstigung anbieten, büßen Sie zwar ein wenig Geld ein, die positiven Auswirkungen auf Ihren Cashflow werden Sie die Kosten aber meist verschmerzen lassen.

Überprüfen Sie alle Zahlungseingänge. Haben Sie ein Auge darauf, welche Zahlungen eingehen, und prüfen Sie nach, ob Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Ist dies nicht der Fall, klären Sie persönlich mit Ihrem Kunden ab, wo das Problem liegt. Sieht es so aus, als müssten Sie Ihrem Geld hinterherlaufen, sollten Sie unverzüglich mit Ihrem Mahnverfahren beginnen.

Wie bitte? Sie haben sich noch kein Mahnverfahren überlegt? Dann wäre es vielleicht angebracht, dass Sie sich einmal den Abschnitt »Überfällige Rechnungen eintreiben« weiter hinten in diesem Kapitel genauer ansehen.

Erstattungsfähige Kosten in Rechnung stellen

Falls im Zusammenhang mit dem Projekt Reisekosten oder andere Kosten wie etwa Kopier-oder Telefonkosten, Ausgaben für Kurierdienste, Eilsendungen, Porto und Ähnliches anfallen, vereinbart man häufig im Vorfeld mit dem Kunden, dass er diese Dinge erstatten wird. (Diese Vereinbarung sollte in Ihrem Vertrag stehen – lesen Sie sich dazu einmal Kapitel 16 durch.) Beim Aufsetzen Ihres Vertrags sollten Sie auf Folgendes achten:

Eindeutig klären, was unter notwendige Auslagen fällt und was davon ausgenommen ist.

Mit dem Kunden abstimmen, wann Ihnen diese Kosten erstattet werden.

Genau festlegen, wie Sie diese Kosten belegen werden. Werden Sie wirklich jede einzelne Quittung aufheben müssen? Werden Sie das Spesenabrechnungsformular Ihres Kunden ausfüllen müssen oder reicht Ihr eigenes?

Es ist ungemein wichtig, dass Sie Ihrem Kunden diese erstattungsfähigen Kosten in Rechnung stellen. In manchen Fällen werden Sie dies auch nicht erst tun, wenn der Vertrag erfüllt ist. Nehmen wir zum Beispiel einmal an, Sie würden nach China fliegen, um dort eine Woche die Zulieferer Ihres Kunden zu befragen. Dann werden eventuell unglaublich hohe Reisekosten verursacht. Falls Ihr Auftraggeber dafür nicht im Vorfeld aufkommt, werden Sie ihm eine Rechnung darüber stellen müssen. Sollten Sie die Reise aber zu Beginn eines neunmonatigen Projekts, bei dem Sie für die nächste Teilaufgabe erst in drei Monaten bezahlt werden, unternehmen, bleiben Sie eventuell bis zur nächsten Zahlung auf den Kosten von mehreren Tausend Euro sitzen. Da werden Sie finanziell böse in die Bredouille geraten und Ihr Unternehmen wird die Folgen zu spüren bekommen. Sie müssen also die Vereinbarung treffen, dass Sie diese Zusatzkosten so früh wie möglich erstattet bekommen – im Idealfall unmittelbar nach Erhalt der Rechnung.

Überfällige Rechnungen eintreiben

Es mag schon sein, dass Sie es mit lauter hochanständigen Kunden zu tun haben, die ihre Rechnungen prompt bezahlen. Doch früher oder später wird der Tag kommen, an dem Sie feststellen müssen, dass eine Ihrer Rechnungen entweder zu spät oder gar nicht bezahlt wurde. Glauben Sie uns. Wir können ein Lied davon singen, denn wir hatten schon einige Traumkunden, die leider auch nicht von eigenen Kunden verschont blieben, die die Rechnungen nicht zahlten. Unsere Kunden standen dann natürlich vor einem Problem. Sie waren finanziell nicht in der Lage, ihre eigenen Consultants und Lieferanten auszuzahlen. Wie gehen Sie in so einem Fall vor? Tun Sie so, als hätten Sie es nicht bemerkt, und arbeiten einfach weiter? Oder unternehmen Sie etwas? Unser Rat ist: Unternehmen Sie etwas – und zwar sofort!

Was genau Sie nun unternehmen sollten, um an Ihr Geld zu kommen, könnte man auch mit einer mathematischen Gleichung ausdrücken, in der zahlreiche Variablen vorkommen: das Auftragsvolumen, die Art und Dauer Ihrer Beziehung zu dem betreffenden Kunden, die Höhe des fälligen Rechnungsbetrags und die Zeitspanne, die die Zahlung Ihrer Rechnung überfällig ist (erst einen Tag oder bereits mehrere Wochen). Anhand dieser Überlegungen können Sie im Einzelfall entscheiden, wie scharf oder nachsichtig Sie den säumigen Schuldner an Ihre Rechnung erinnern wollen. In jedem Fall sollten Sie ein Verfahren entwickeln, das aus unterschiedlichen Eskalationsstufen besteht und Ihnen als Richtlinie für alle Mahnverfahren dient. Sinnvollerweise beginnt die erste Eskalationsstufe damit, den Kunden einfach anzurufen und sich anzuhören, was er zu seiner Entschuldigung vorzubringen hat. Eventuell ist die Angelegenheit damit auch schon erledigt. Wenn nicht, gehen Sie zur nächsten Eskalationsstufe über.

Wenn Sie Ihren Kunden mahnen müssen, sollten Sie in folgender Reihenfolge vorgehen:

1.    Rufen Sie Ihren Kunden persönlich an oder schicken Sie ihm eine E-Mail.

Erwähnen Sie auf höfliche Art und Weise, dass die Zahlung überfällig ist, und bitten Sie Ihren Kunden einmal nachzuprüfen, wie es dazu kommen konnte. In einigen Fällen wird der Betreffende einfach nur versäumt haben, die Rechnung freizugeben oder zur Freigabe weiterzuleiten. In anderen Fällen liegt das gute Stück vielleicht einfach noch in der Buchhaltung herum, weil man dort noch auf irgendwelche Zusatzdaten von Ihrem Kunden wartet. Er hat wahrscheinlich sehr viel mehr Einfluss darauf als Sie als Außenstehender, die Zahlung durch einen entsprechenden Anruf in der Rechnungsabteilung anzuordnen. In den meisten Fällen lässt sich ein Problem mit einer überfälligen Zahlung in nur wenigen Minuten durch ein Telefonat mit Ihrem Kunden klären.

2.    Schicken Sie sofort eine schriftliche Mahnung.

Lässt sich das Problem mit Ihrer Rechnung nicht telefonisch klären, das heißt, wird Ihre Rechnung daraufhin nicht innerhalb weniger Tage oder einer Woche bezahlt, sollten Sie Ihrem Kunden eine Mahnung mit einer Kopie Ihrer Rechnung senden. Schicken Sie die Mahnungen auf dem Postweg – jede Woche oder jeden Monat eine –, bis die Rechnung bezahlt ist. Sollte es sich um hohe Beträge handeln und hat es den Anschein, als wolle sich Ihr Kunde komplett um die Zahlung drücken, dann sollten Sie die Zahlungserinnerung unbedingt per Einschreiben mit Rückschein versenden. Zusätzlich zu den Mahnungen sollten Sie Ihren Kunden und seine Rechnungsabteilung immer wieder einmal anrufen und nachhaken, damit das Problem aus der Welt geschafft wird.

3.    Stellen Sie die Arbeit für diesen Kunden ein.

Zahlt ein Kunde Ihre Rechnung nicht, sollten Sie die Arbeit für ihn einstellen, bis Sie Ihr Geld erhalten haben. Eine solche Arbeitsverweigerung ist, abgesehen von rechtlichen Schritten, Ihre einzige Möglichkeit, Druck auf Ihren Kunden auszuüben und schließlich doch noch an Ihr Geld zu kommen. Andererseits verärgern Sie mit Ihrem »Streik« eventuell Ihren Kunden und zerstören Ihre gute Beziehung. Sie sollten also erst nach sorgfältiger Überlegung Ihre Arbeit niederlegen.

4.    Schalten Sie ein Inkassobüro ein.

Ignoriert Ihr Kunde Ihre Zahlungsaufforderungen weiterhin, können Sie den geschuldeten Rechnungsbetrag von einem Inkassobüro eintreiben lassen. In der Regel verlangen Inkassobüros etwa 20 bis 40 Prozent des Rechnungsbetrags für ihre Bemühungen. Wählen Sie diese Methode nur, wenn Sie davon überzeugt sind, dass Ihr Kunde wirklich nicht zahlen wird und Ihre Geschäftsbeziehung ohnehin nicht mehr zu retten ist.

5.    Bieten Sie an, Ihr Honorar zu reduzieren und gewinnen Sie Land.

Wenn Sie dem Inkassobüro 20 bis 40 Prozent des Rechnungsbetrags überlassen würden, können Sie sich auch ebenso gut mit weniger zufriedengeben, um dann endlich das ganze Chaos hinter sich lassen. So etwas ist natürlich nicht wünschenswert und das Beispiel könnte Schule machen, doch hier haben Sie die Chance, Ihr Leben wieder in geordnete Bahnen zu bringen und sich denjenigen Kunden zuzuwenden, die sich an ihre Vereinbarungen halten.

6.    Wenden Sie sich an eine Schiedsstelle.

Anstatt Ihren Kunden vor Gericht auf Zahlung zu verklagen, können Sie sich auch an eine Schiedsstelle wenden, die Ihren Fall durch einen unabhängigen Obmann entscheidet. Schiedsstellen gibt es häufig bei der Industrie- und Handelskammer. Dem Schiedsverfahren müssen jedoch sowohl Sie als auch Ihr Kunde zustimmen. Ansonsten ist der Vorgang ähnlich wie vor Gericht: Ein Obmann hört sich beide Standpunkte an und entscheidet dann zugunsten einer der Parteien. Sehen Sie einmal nach, ob Ihr Vertrag eine Schiedsklausel enthält.

7.    Mahnbescheid.

Können Sie sicher sein, dass Ihr Schuldner gegen Ihre Zahlungsforderung keine Einwände erhebt, lässt sich ein Vollstreckungstitel im Mahnverfahren sehr viel schneller erreichen als über das Klageverfahren. Es handelt sich hierbei um ein standardisiertes Verfahren, bei dem das Gericht lediglich die Einhaltung gewisser Formalien überprüft, nicht aber, ob Ihre Forderung auch berechtigt ist, sie muss im Mahnverfahren auch nicht einmal begründet werden. Formulare zur Einleitung eines Mahnverfahrens sind in jedem Schreibwarenladen zu erhalten.

8.    Reichen Sie Klage vor Gericht ein.

Das letzte Rechtsmittel, das Sie gegen einen säumigen Kunden einlegen können, ist die Klage. Je nach Höhe des geschuldeten Rechnungsbetrags ist ein Amts- oder Landgericht für Sie zuständig. In Deutschland ist das Amtsgericht in der Regel für einen Streitwert bis zu 5.000 Euro zuständig, ab 5.000 Euro das Landgericht.

Im Idealfall kommt es jedoch gar nicht so weit, dass Sie Ihren Kunden auf Zahlung Ihrer Rechnung verklagen müssen. Wir haben auch noch eine gute Nachricht für Sie: Die meisten Kunden werden ihre Rechnung begleichen, lange bevor Sie so weit gehen müssen. Prüfen Sie regelmäßig Ihre Zahlungseingänge und informieren Sie Ihren Kunden umgehend, wenn eine Rechnung überfällig ist. Auf diese Weise können Sie sich und Ihrem Kunden eine Menge Ärger ersparen und müssen nicht bis zum Äußersten gehen.

Budgetierung

Ein Budget ist nichts anderes als die geschätzte Summe aller Betriebseinnahmen beziehungsweise Betriebsausgaben. Als Einnahmenbudget könnten Sie zum Beispiel im Oktober einen Umsatz von 25.000 Euro festlegen, während Ihr Ausgabenbudget für den Januar 300 Euro für die Telefonrechnung beträgt.

Nun werden Sie sich sicherlich fragen, warum Sie für Ihre Beraterfirma Budgets aufstellen sollen. Ganz einfach: Durch ein Budget können Sie Ihre geschätzten Einnahmen mit Ihren tatsächlichen vergleichen. Aufgrund dieser Informationen wissen Sie dann immer ganz genau, wie es um die Finanzlage Ihrer Firma bestellt ist.

Budgets erfüllen noch einen weiteren Zweck: Sie können damit beurteilen, ob ein bestimmtes Projekt in finanzieller Hinsicht positiv verläuft. Haben Sie zum Beispiel ein Projekt zur Hälfte abgeschlossen, aber bereits 75 Prozent des dafür veranschlagten Budgets ausgegeben, ist dies ein eindeutiges Indiz dafür, dass Ihnen noch vor Abschluss des Projekts das Geld ausgehen wird. Dies ist für keinen Consultant besonders rosige Aussichten! Entweder wurden in diesem Fall die mit dem Projekt verbundenen Kosten zu niedrig angesetzt, oder es wurde für einzelne Aufgaben mehr ausgegeben als geplant. Wann immer ein Budget überstrapaziert wird, müssen Sie sofort die Ursache dafür ermitteln.

Die verschiedenen Budgets auseinanderhalten

Je nach Größe Ihrer Beraterfirma ist die Budgetierung entweder ein ganz einfacher oder ein extrem komplexer Vorgang. Doch ganz unabhängig von der Firmengröße lässt sich so gut wie alles budgetieren, was mit Ihrem Geschäft zu tun hat. Viele der Consultants, die von zu Hause aus arbeiten, sowie kleinere Beratungsunternehmen kommen ohne Budgetierung aus. In größeren Beratungsfirmen werden Sie aber meist eine Vielzahl von Budgets finden.

Hier ein paar Beispiele für die häufigsten Budgets:

Projektbudget: Das Projektbudget ist die Schätzung der mit einem bestimmten Projekt verbundenen Ausgaben im Vergleich zu der Summe, die Ihr Kunde Ihnen dafür zahlen wird.

Mitarbeiterbudget: Im Mitarbeiterbudget wird angegeben, wie viele unterschiedliche Positionen oder Stellungen es in einem Unternehmen gibt, wie diese bezeichnet werden und wie hoch das für die jeweilige Position vorgesehene Gehalt ist.

Umsatzbudget: Das Umsatzbudget enthält die Umsatzzahlen, die durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum angestrebt werden. Der erzielte Gesamtumsatz ergibt sich durch die Multiplikation der verkauften Stückzahl mit dem Preis pro Verkaufseinheit.

Kostenbudget: Das Kostenbudget enthält sämtliche Ausgaben für den laufenden Betrieb eines Unternehmens, wie zum Beispiel Reisekosten und Spesen, Kosten für Fortbildungsmaßnahmen und Büroausstattung.

Liquiditätsbudget: Hier handelt es sich um ein sehr übersichtliches Budget, das (wöchentlich oder monatlich) aufzeichnet, wann genau man eine Zahlung vom Kunden zu erwarten hat (Kasseneingang) und wann man erwartungsgemäß seine Rechnungen bezahlen muss (Kassenausgang).

Investitionsplan: Dieses Budget enthält die geplanten Ausgaben für Ihr Anlagevermögen (Vermögensgegenstände, die dazu bestimmt sind, dem dauernden Geschäftsbetrieb zu dienen), also Möbel, Computer, Grundstück, Gebäude und so weiter.

Ein Budget aufstellen

Bei der Aufstellung eines Budgets kann man sinnvoll und unsinnig vorgehen. Unsinnig wäre es zum Beispiel, eine Kopie der letzten Budgetierung zu erstellen und nur das aktuelle Datum oder eine neue Bezeichnung darauf zu schreiben. Sinnvoll ist es, sich umfassend zu informieren, die Informationen darauf hin zu prüfen, ob sie aktuell und korrekt sind, und mit einer Portion gesundem Menschenverstand und Urteilsvermögen einzuschätzen, was die Zukunft wohl bringen mag. Ein Budget kann immer nur so gut sein wie die Daten, die Sie dazu heranziehen, und wie gut Sie diese einschätzen können.

Nachfolgende Tipps sollten Sie unbedingt für Ihre Budgetierung beachten:

Informieren Sie sich. Holen Sie die Unterlagen früherer Budgets aus dem Aktenschrank und vergleichen Sie die darin enthaltenen Zahlen mit den tatsächlichen Ergebnissen. Prüfen Sie nach, ob und welche Kosten Sie falsch eingeschätzt haben und schauen Sie Ihre Betriebsausgaben der letzten Jahre oder für vergleichbare Projekte an. Überlegen Sie es sich gut, ob Sie weitere Mitarbeiter einstellen, ein neues Büro mieten oder sonstige Investitionen tätigen sollten. Kalkulieren Sie auch durch, wie sich steigende oder sinkende Einnahmen und Ausgaben auf Ihr Budget auswirken würden.

Treffen Sie sich mit Ihren Kunden. Zu Beginn der Budgetierung sollten Sie mit Ihren Hauptkunden klären, mit wie viel Umsatz zu rechnen ist. Es ist immer gut, über seine künftigen Einnahmen Bescheid zu wissen, vor allem dann, wenn das Finanzamt die Einkommensteuer von Ihnen kassieren will.

Lassen Sie Ihr eigenes Urteilsvermögen einfließen. Daten und Fakten bedeuten zwar viel, aber nicht alles bei der Aufstellung Ihres Budgets. Die Budgetierung ist zur Hälfte eine Wissenschaft und zur anderen eine Kunst. Ihre Aufgabe ist es, anhand der ermittelten Daten und Fakten einzuschätzen, welche Ergebnisse aller Wahrscheinlichkeit nach zu erwarten sind.

Spielen Sie mit den Zahlen. Tragen Sie Ihre zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben in ein Tabellenkalkulationsprogramm ein und lassen Sie Ihren Computer rechnen. Ändern Sie Ihre Budgets entsprechend ab, bevor Sie einen Schlussstrich unter diese Arbeit ziehen. Es spielt keine Rolle, wenn Ihr erster Entwurf unvollständig oder nur ganz grob ist. Sie können jederzeit daran herumfeilen, wenn weitere Informationen vorliegen.

Prüfen Sie die Ergebnisse und fangen Sie eventuell von vorn an! Überprüfen Sie den Entwurf Ihrer Budgetplanung sorgfältig und kontrollieren Sie die Zahlen. Machen sie Sinn? Haben Sie auch keine Einnahmequellen und Ausgaben übersehen? Sind die Zahlen überhaupt realistisch? Passen sie zu früheren Budgets? Sind Einnahmen und Ausgaben zu hoch oder zu niedrig angesetzt? Erst wenn Sie auf all diese Fragen zufriedenstellende Antworten haben, können Sie diese Aufgabe als abgeschlossen betrachten und das Ganze ausdrucken. Glückwunsch! Sie haben es geschafft!

Augenblick, eine Sache ist noch zu tun! Sie müssen das Budget regelmäßig überprüfen. Je nach dem, in welcher Geschwindigkeit Sie Geld einnehmen und ausgeben, werden Sie dies womöglich einmal wöchentlich tun müssen. Sollten Sie nicht so häufig Ein- und Ausgänge zu verzeichnen haben, können Sie sich den Luxus erlauben, einmal monatlich oder quartalsweise oberflächlich hineinzuschauen.

Budgets einhalten

Wenn Sie Ihre Projekte bearbeiten, sollten Sie Ihre aufgestellten Budgets auch konstant im Auge behalten, damit Sie Ihren finanziellen Rahmen nicht sprengen. Zeichnet sich ab, dass die tatsächlichen Ausgaben die geplanten übersteigen, müssen sofort Gegenmaßnahmen ergriffen werden, bevor Sie finanziell in ein schwarzes Loch geraten.

Nachfolgend ein paar Tipps, welche Sofortmaßnahmen Sie bei einer sich abzeichnenden finanziellen Notlage ergreifen können:

Keine unnötigen Geldausgaben: Falls Ihr Computer repariert werden muss oder die Strom- und Telefonrechnung kommt, müssen Sie das natürlich schon bezahlen, da diese Dinge unbedingt erforderlich sind. Nicht unbedingt notwendig sind allerdings neue Tapeten für Ihr Büro, neue Computermonitore oder Flug- und Bahntickets in der ersten Klasse. Setzen Sie dort den Rotstift an, wo es Ihren Geschäftsbetrieb nicht gefährdet. Sparmaßnahmen dieser Art sind die einfachste und schmerzloseste Methode, Ihre Ausgaben auf das geplante Niveau zurückzuschrauben.

Einstellungsstopp: Klar, dieser Tipp gilt nur für Consultants, deren Firma mittlerweile so groß geworden ist, dass sie sich Angestellte überhaupt leisten können. Ein Einstellungsstopp spart Ihnen nicht nur Lohn- und Nebenkosten, sondern auch die Gemeinkosten für Wasser, Strom etc.

Honorarerhöhung: Zum Teil könnte Ihre finanzielle Notlage daraus entstanden sein, dass Sie zu wenig Honorar für Ihre Dienstleistungen verlangen und deshalb die laufenden Kosten nicht tragen können. In diesem Fall sollten Sie zumindest bei Ihren Neukunden höhere Preise fordern.

Wenn Sie wirklich wissen wollen, wo Ihr Geld bleibt, ist die Aufstellung von Budgets leider nur die Spitze des Eisbergs. Ob Ihnen diese Aussicht nun gefällt oder nicht: Als Firmeninhaber brauchen Sie ein solides Grundwissen über alle finanziellen Vorgänge in einem Unternehmen und die Buchhaltung. Kaufen Sie sich also ein Buch über dieses Thema oder vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Steuerberater.

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Durch optimale Kommunikation zum Erfolg

In diesem Kapitel

Schreiben Sie doch mal wieder

Die persönliche Kommunikation

Möchten Sie ein erfolgreicher Consultant werden (mit weniger sollten Sie sich nicht zufriedengeben), müssen Sie die hohe Kunst der Kommunikation lernen. Geschäfte zwischen Consultant und Kunde basieren auf einer beiderseitigen Beziehung und wenn Sie Ihre Beziehung zum Kunden aufbauen und vertiefen möchten, müssen Sie gut kommunizieren können. Wenn Sie mit Ihren Kunden gut kommunizieren, wächst nicht nur das Vertrauen in Sie und Ihre Fähigkeiten, sondern auch die Bereitschaft, gerne und auch in Zukunft mit Ihnen zu arbeiten.

Manchen Menschen fällt das Kommunizieren leichter als anderen. Sie haben einfach den Dreh raus, ihre Gedanken mündlich oder schriftlich zu vermitteln. Andere haben so viel Ausstrahlung, dass sich alles, was sie von sich geben, einfach himmlisch anhört. Für all diejenigen, die noch ein bisschen darin feilen müssen, bis sie zum Superredner geworden sind, an dessen Lippen die Zuhörer hängen, haben wir eine tolle Nachricht. Kommunikation lässt sich lernen. Wie? Beherzigen Sie unsere einfachen Ratschläge und halten Sie sich an das Sprichwort »Übung macht den Meister«. Und wenn Sie mit dem Üben fertig sind, üben Sie noch weiter! Je öfter Sie mit anderen Menschen kommunizieren – schriftlich oder mündlich –, desto besser klappt es. Je mehr Übung Sie darin bekommen, desto selbstbewusster kommunizieren Sie und desto mehr wird es Ihnen gefallen. Je mehr es Ihnen gefällt, desto besser wird Ihr Verhältnis zu den Kunden.

Eines noch zur Kommunikation mit Ihren Kunden: Richten Sie sich nach den Vorlieben Ihrer Kunden – nicht nach Ihren eigenen. Telefoniert Ihr Kunde lieber, anstatt sich eine E-Mail durchzulesen, greifen Sie zum Telefonhörer und rufen ihn an. Legt Ihr Kunde Wert auf einen einzigen Ansprechpartner in Ihrer Firma, sorgen Sie dafür, dass er es immer mit demselben Mitarbeiter zu tun hat. Bespricht Ihr Kunde Projekte am liebsten bei einem ausgedehnten Mittagessen, tun Sie ihm den Gefallen – selbst wenn Sie Geschäftsessen nicht leiden können. Gehen Sie auf die Wünsche Ihrer Kunden ein, denn dann haben Ihre Kunden noch einen weiteren Beweggrund, Ihnen zusätzliche Aufträge zu erteilen. Natürlich müssen Sie außerdem noch gute Arbeit leisten!

Dieses Kapitel befasst sich mit der zwischenmenschlichen Kommunikation und vor allem mit der Art des Kommunizierens. Wir werden Ihnen erklären, wie Sie Ihren möglicherweise angestaubten Schreibstil auffrischen können und befassen uns mit der Bedeutung der mündlichen Kommunikation sowie der Fähigkeit, die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt zu stellen. Detaillierte Informationen über einen weiteren wichtigen Aspekt der Kommunikation mit Kunden – die Präsentation – finden Sie in Kapitel 10.

Schreiben Sie doch mal wieder

Durch eine Fülle neuer Technologien sind wird heute in der Lage, den Kunden mithilfe der verschiedensten Kommunikationsmittel zu kontaktieren: Handys und Festnetzanschlüsse, E-Mails, Faxgeräte, Telefonieren über das Internet, Instant Messenger, Voice-Mail und vieles mehr. Wenn man Spaß daran hätte, könnte man sich wahrscheinlich auch noch durch Rauchzeichen verständigen oder etwas morsen. Bei all den neumodischen Methoden könnten Sie glatt glauben, es wäre altmodisch und überflüssig, etwas zu schreiben. Doch da irren Sie sich gewaltig.

Die Wahrheit ist, dass es heute wichtiger denn je ist, sich schriftlich gut ausdrücken zu können. Ein guter Schreibstil – bei Angeboten, Dankschreiben, Antwortschreiben und E-Mails – kommt niemals aus der Mode und trägt erheblich zu Ihrem Erfolg als Consultant bei.

Was Sie schriftlich formulieren sollten

Obwohl es so aussieht, als ob der Schreiberei noch viele schöne Jahre vergönnt sein werden, bevor sie ganz verdrängt sein wird, ist es schon fast zu einer Kunst aus vergangenen Tagen geworden. Auch wenn Voice-Mail, E-Mail und andere Kommunikationswerkzeuge die herkömmliche Geschäftskorrespondenz auf ein Minimum reduziert haben, spielt die schriftliche Kommunikation zwischen Geschäftspartnern immer noch eine große Rolle. Es mag durchaus sein, dass Sie sich genau damit positiv von Ihren Kollegen abheben, weil Sie noch nicht verlernt haben, wie man einen gut formulierten Geschäftsbrief schreibt.

Nachdem wir Sie mit dem Gedanken vertraut gemacht haben, dass das Schreiben an sich vielleicht doch eine ganz feine Sache ist, stellt sich die nächste Frage: Was sollte man schriftlich präsentieren? Lesen Sie einfach weiter, dann erfahren Sie es.

Geschäftsbriefe: Geschäftsbriefe – verschickt auf dem Postweg, als Eilsendung per Kurierdienst, als Fax oder als E-Mail-Anhang – sind die Grundlage für jegliche Korrespondenz zwischen Kunde und Consultant. Für das Schreiben eines Geschäftsbriefs gibt es die unterschiedlichsten Gründe. Es ist viel professioneller, sich in einem guten Anschreiben für etwas zu bedanken, Argumente für etwas aufzuzählen, eine Entschuldigung vorzubringen, gute oder schlechte Nachrichten zu überbringen oder um bestimmte Informationen zu bitten, als eine kurze E-Mail zu verschicken. Es ist zwar mühsamer, aber es lohnt sich meist. Glauben Sie uns.

Kurzbriefe: Kurzbriefe sind aus Ihrer Korrespondenz mit Ihren Kunden und potenziellen Kunden nicht wegzudenken. Heute versendet man Kurzbriefe meist als E-Mail, SMS oder über einen Instant Messenger. Sie können (und sollten) Kurzbriefe versenden, um sich bei Ihrem Kunden für ein Gespräch oder einen Auftrag zu bedanken. Es ist aber selbstverständlich immer noch möglich, solche Texte handschriftlich zu verfassen und persönlich vorbeizubringen oder sie zu faxen oder auf dem Postweg zu verschicken. Wenn Sie sich per Brief bedanken, werden Ihre Kunden Ihre Aufmerksamkeit zu schätzen wissen, was sich wiederum in weiteren Aufträgen für Sie niederschlagen kann.

Angebote: Ohne schriftliches Angebot ist es höchst unwahrscheinlich, dass Ihnen ein Kunde einen Auftrag erteilen wird. Ein Angebot muss präzise formuliert und logisch aufgebaut sein, sodass schon am Schreibstil zu erkennen ist, dass Sie systematisch und tatkräftig an die Arbeit gehen und der geeignete Consultant für eine kostengünstige Lösung sind. In Kapitel 7 erfahren Sie im Detail, wie ein gutes, überzeugendes Angebot formuliert sein muss.

Berichte: Bei vielen Consulting-Tätigkeiten besteht das Endprodukt – das Ergebnis – eines Projekts aus nichts anderem als aus einem Abschlussbericht einschließlich seiner Präsentation. Aus diesem Grund ist sowohl der Inhalt als auch der Stil des Berichts ausschlaggebend dafür, ob die darin enthaltenen Lösungsvorschläge des Consultants vom Kunden akzeptiert werden. Im nächsten Abschnitt finden Sie viele Tipps darüber, wie man einen guten Bericht schreibt.

Die beiden wichtigsten Berichtsarten

Consultants verfassen in den meisten Fälle zwei unterschiedliche Arten von Berichten: Zwischenberichte und Abschlussberichte. Manchmal sind beide Arten erforderlich, besonders bei komplexen und langfristigen Projekten. Bei kleinen und einfachen Projekten genügt in den meisten Fällen der Abschlussbericht.

Es stehen Ihnen nahezu unbegrenzt viele Möglichkeiten offen, die Informationen zu verpacken. Richten Sie sich aber bitte danach, was Ihr Kunde erwartet. Wünscht er einen prägnanten Kurzbericht, quälen Sie ihn nicht mit einer seitenlangen Abhandlung. Umgekehrt gilt natürlich dasselbe. Es kommt gar nicht so sehr auf die Länge des Berichts an. Das A und O sind die darin übermittelten Informationen. Viele Ihrer Kunden werden wenig Zeit haben und einen fünf- bis zehnseitigen Bericht bevorzugen, in dem auf den Punkt gebrachte, leicht verständliche und einfach anwendbare Konzepte zu finden sind, durch die sie ihre Einnahmen erhöhen und ihre Kosten senken können. Darüber hinaus sollten Sie sich nicht zu viel Arbeit machen. Zeit ist Geld – das gilt für Sie ebenso wie für Ihre Kunden.

Zwischenberichte

Zwischenberichte – auch als Meilenstein- oder Statusberichte bekannt – berichten über den Fortschritt des Projekts. Ein Zwischenbericht kann sich über eine Seite erstrecken oder ein mehrseitiges Dokument voller schicker Grafiken sein. Unabhängig von der Länge Ihres Berichts muss der Inhalt aber immer präzise auf den Punkt gebracht werden.

Die Länge und Form Ihres Zwischenberichts hängt ganz von Ihrem Kunden und Ihnen ab. Doch jeder Zwischenbericht muss die folgenden Punkte enthalten:

Kurzübersicht: Fassen Sie den Projektverlauf kurz, aber vollständig zusammen und betonen Sie dabei, welche Erfolge bereits erzielt wurden. Die Kurzübersicht vermittelt Ihrem beschäftigten Kunden auf einen Blick den Projektverlauf, ohne dass er den gesamten Bericht durchlesen muss.

Wichtige Erfolge: Ihr Kunde interessiert sich natürlich vor allem für die Erfolge, die Sie bereits verbuchen können. Berichten Sie Ihrem Kunden deshalb über alle Erfolge in Ihrem Projekt. (Dass es welche gibt, versteht sich ja wohl von selbst!)

Abgeschlossene Teilleistungen: Fassen Sie zusammen, welche Leistungen Sie während der letzen Zeit erbracht haben und inwiefern sich diese auf das Projektziel auswirken. Jeder Zwischenbericht sollte über all die Leistungen berichten, die Sie seit dem letzten Zwischenbericht erbracht haben.

Vollständigkeit in Prozent: Hier geben Sie an, zu wie viel Prozent das Projektziel bereits erreicht ist. Ist beispielsweise ein Drittel aller Arbeiten erledigt, sollten Sie hier 33 Prozent eintragen.

Noch offene Aufgaben: Sprechen Sie kurz an, welche Aufgaben bis zum nächsten Zwischenbericht noch zu erledigen sind und wie sich diese auf das Projekt auswirken. Betonen Sie, welche Aufgaben Ihrer Einschätzung nach bis zum nächsten Zwischenbericht abgeschlossen sein werden und mit welchen Komplikationen Sie möglicherweise rechnen.

Dringliche Angelegenheiten: Sind Sie während Ihrer Arbeit auf Probleme oder sonstige dringliche Angelegenheiten gestoßen, über die Ihr Kunde in Kenntnis gesetzt werden muss, führen Sie diese hier auf. Falls es derartige Punkte gibt, sollten Sie auf alle Fälle zusätzlich ein Gespräch mit Ihrem Kunden vereinbaren. Überraschen Sie Ihre Kunden niemals mit unerwarteten Problemen oder Ähnlichem. Bringen Sie alle dringlichen Angelegenheiten sofort zur Sprache und sorgen Sie dafür, dass diese umgehend gelöst werden. Falls sich doch noch ein ernstes Problem auftut, bevor Sie Ihren nächsten Zwischenbericht verfassen, kontaktieren Sie Ihren Kunden umgehend per Telefon oder E-Mail. Warten Sie nicht ab, bis der nächste Bericht fällig ist.

Wie viele Zwischenberichte denn eigentlich üblich sind? Tja, das kommt auf die Art und Dauer des Projekts, die Erwartungshaltung Ihres Kunden und die vertraglich vereinbarten Verpflichtungen an. Ist Ihr Projekt innerhalb weniger Wochen abgeschlossen, ist ein Zwischenbericht eigentlich nicht erforderlich. Dauert es hingegen einen Monat oder länger, ist ein Zwischenbericht angebracht. Die meisten Consultants erstellen monatliche Zwischenberichte, doch es spricht nichts dagegen, Zwischenberichte wöchentlich oder vierteljährlich zu verfassen. Hauptsache, Ihr Kunde ist zufrieden.

Abschlussberichte

Der Abschlussbericht enthält das Ergebnis Ihrer Tätigkeit und beschreibt Ihre Vorgehensweise im Detail. Je nach Art der von Ihnen geleisteten Arbeit ist Ihr Abschlussbericht vielleicht das Glanzstück des Projekts und die Grundlage für tief greifende Umstrukturierungsmaßnahmen innerhalb des jeweiligen Unternehmens.

Oft ist der Abschlussbericht das Endprodukt eines Projekts und das Einzige, was Ihr Kunde in der Hand hat. Unterschätzen Sie deshalb nicht die Bedeutung Ihres Abschlussberichts.

Abschlussberichte unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von Zwischenberichten. Folgende Punkte sollten auf jeden Fall in Ihrem Abschlussbericht enthalten sein:

Kurzübersicht: Ihre Kunden sind viel beschäftigte Menschen, die oft nicht die Zeit haben, sich durch einen seitenlangen Bericht zu quälen. Fassen Sie deshalb die im Abschlussbericht enthaltenen Informationen zusammen und betonen Sie insbesondere die erzielten Erfolge und eventuell aufgetretene Schwierigkeiten.

Projekthintergrund und -rahmen: Nicht jeder, der Ihren Abschlussbericht lesen wird, weiß über das Projekt und Ihre Aufgabenstellung Bescheid. Beschreiben Sie deshalb Art und Umfang des Projekts, erklären Sie, wie es zustande kam und welche Aufgaben Sie dabei übernommen haben.

Methodik: Wie gingen Sie das Problem an? Haben Sie eine Meinungsumfrage durchgeführt? Oder eine statistische Analyse? Haben Sie Fachliteratur hinzugezogen? Die Leser Ihres Abschlussberichts möchten natürlich auch gerne wissen, wie Sie zu den Ergebnissen kamen, um die es in Ihrem Abschlussbericht hauptsächlich geht. Untermauern Sie deshalb Ihre Lösungsstrategien mit der Erklärung Ihrer Vorgehensweise. Überlegen Sie sich gut, was Sie schreiben, denn die angewandten Methoden und die Vorgehensweise sprechen Bände über Sie, Ihre Glaubwürdigkeit und Professionalität.

Ergebnisse und Schlussfolgerungen: Hier beschreiben Sie die Ergebnisse Ihrer Tätigkeit und die Schlussfolgerungen, die Sie aufgrund Ihrer Untersuchungen gezogen haben. In diesem Teil Ihres Abschlussberichts können gute wie schlechte Nachrichten stehen.

Lösungsstrategien: Spannender als Ihre Ergebnisse und Schlussfolgerungen sind für Ihre Kunden die Lösungsstrategien. In diesem Teil lassen Sie all Ihre Erfahrung einfließen, damit Sie Ihr Allheilmittel für das Problem Ihres Kunden gekonnt vorstellen und erklären können. Achten Sie darauf, dass Ihre Lösungsstrategien präzise und leicht verständlich formuliert sind und eine realistische Vorgehensweise darstellen.

Richtlinien für die Umsetzung: Selbst wenn Ihr Kunde Sie nicht ausdrücklich darum gebeten hat, sollten Sie Richtlinien für die Umsetzung Ihrer Strategien präsentieren. Damit zeigen Sie Ihrem Kunden, dass er noch gewaltig von Ihrem Wissen profitieren könnte. Am besten warten Sie gleich mit einem ausgearbeiteten Umsetzungsplan einschließlich aller Einzelschritte, Eckdaten und anfallenden Kosten auf. Und wenn Sie schon dabei sind, informieren Sie ihn auch gleich darüber, welche Rolle Sie bei der Umsetzung spielen, wie hoch Ihr Honorar ist und welche Termine Sie sich vorstellen. Keine falsche Bescheidenheit! Viele Consultants ziehen so dicke Folgeaufträge an Land.

Zusammenfassung der Vorteile: Ihre Ergebnisse, Schlussfolgerungen und Lösungsstrategien mögen ja für sich selbst sprechen. Dennoch brauchen die meisten Unternehmen einen gewissen Anstoß, um den Status quo auch nur geringfügig zu verändern. Stellen Sie die Vorteile Ihrer Lösungsstrategien so zusammen, dass der Eindruck eines akuten Handlungsbedarfs bei Ihrem Kunden entsteht. Weisen Sie beispielsweise auf steigende Umsatzzahlen, sinkende Kosten, die schnelle Markteinführung von neuen Produkten, Vermeidung von Rechtsstreits, erhöhte Kundenzufriedenheit und sichere Arbeitsplätze als Folge Ihrer Lösungsstrategien hin.

Besser formulieren lernen

Wie für die meisten Dinge gilt auch hier die Regel: Übung macht den Meister. Doch wie können Sie Ihren Schreibstil aufpolieren? Schnappen Sie sich einen Stift (falls Sie so etwas überhaupt noch besitzen) und Papier oder fahren Sie Ihren Rechner hoch. Und schon kann es losgehen. Nachfolgend acht Tipps, die Sie sofort anwenden können:

Was wollen Sie zum Ausdruck bringen? Noch bevor Sie Ihr erstes Wort schreiben, müssen Sie wissen, was Sie zum Ausdruck bringen möchten. Was wollen Sie mitteilen, und wie soll der Empfänger reagieren? Konzentrieren Sie sich darauf.

Wer liest das überhaupt? Wie bei einer Rede oder einer Präsentation sollte man immer sein Publikum beziehungsweise seine Leser kennen, bevor man zu Stift und Papier (oder zur Tastatur) greift. Denken Sie daran, dass Ihr Bericht nicht nur für einen Leser gedacht ist, sondern auch von anderen Mitarbeitern der Firma oder firmenfremden Personen gelesen wird. Wenn Sie im Hinterkopf behalten, wer Ihre Leser sind, werden Sie sowohl klarer formulieren und den Fachjargon vermeiden als auch Ihre Ideen besser verkaufen können.

Ordnen Sie Ihre Gedanken. Schreiben fällt einem schwer, wenn man nicht klar denken kann. Ordnen Sie Ihre Gedanken, bevor Sie zum Stift greifen. Notieren Sie sich stichpunktartig, was Sie ausdrücken möchten. Anhand dieses Entwurfs können Sie Ihre Gedanken leichter ordnen und einen schlüssigen, zusammenhängenden Text verfassen. Eine weitere Möglichkeit, Ihre Gedanken zu ordnen, besteht darin, sie anderen wie etwa Kunden, Geschäftspartnern oder Familienmitgliedern zu erzählen.

Schreiben Sie in Ihrem persönlichen Stil. Geschriebene Worte lassen sich am besten lesen, wenn sie ebenso natürlich klingen wie gesprochene. Schreiben Sie nicht zu förmlich (das wirkt gekünstelt), zu geschäftsmäßig oder zu unpersönlich, wenn Sie sich normalerweise anders ausdrücken. Damit stellen Sie nicht nur sicher, dass der Empfänger Ihre Worte auch richtig versteht, sondern Sie bleiben auch Ihrer Persönlichkeit treu.

In der Kürze liegt die Würze. Schreiben Sie nicht einfach Wörter auf das Papier. Jedes einzelne Wort hat eine Bedeutung und sollte auch zweckmäßig und sinnvoll verwendet werden. Verzichten Sie auf jeden Fall auf überflüssige Füllwörter und Ausschweifungen. Treffen Sie eine Aussage, erläutern Sie diese, falls es angebracht ist, und bringen Sie anschließend Ihr nächstes Argument.

Machen Sie es nicht unnötig kompliziert. Wie im richtigen Leben gilt auch für das Schreiben: Je einfacher, desto besser. Warum Zeit damit vergeuden, 500 Wörter und mehr aufs Papier zu bringen, wenn doch 50 Wörter völlig genügen? Warum Fachausdrücke und unverständliche Abkürzungen verwenden, die kein Mensch kennt, wenn sich dasselbe auch mit einfachen Worten ausdrücken lässt? Machen Sie es sich und anderen so einfach und leicht wie möglich.

Schreiben Sie und überarbeiten Sie. Auch der allerbeste Schriftsteller feilt immer wieder so lange an seinem Text herum, bis er endlich zufrieden ist. Glauben Sie uns, wir wissen, wovon wir sprechen. Sie können ja mal unsere Verlegerin fragen! Schreiben Sie also zunächst eine Rohfassung und prüfen Sie den Text auf Inhalt, flüssigen Schreibstil, Grammatik und Rechtschreibung. Vielleicht brauchen Sie mehrere Anläufe, doch es lohnt sich!

Vermitteln Sie eine positive Einstellung. Wir alle bevorzugen einen positiven, optimistischen Schreibstil, der gut zu lesen ist. Pessimistische Aussagen sind sehr deprimierend zu lesen. Es ist zwar manchmal nicht einfach, alles von der optimistischen Seite zu sehen, Sie dürfen sich aber trotzdem nicht davon abbringen lassen. Selbst wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen müssen, sollten Sie in Ihren Formulierungen aktiv und tatkräftig wirken und das Gefühl von Optimismus vermitteln. Ihre Leser werden es Ihnen danken!

Möchten Sie mehr über einen guten Schreibstil wissen? Nur zu, es gibt Dutzende von Büchern zu diesem Thema. Sie werden in Ihrer Bibliothek oder Ihrem Buchladen bestimmt einiges dazu finden. Auch Volkshochschulkurse oder Kurse privater Lehranstalten können Ihnen helfen, sich schriftlich besser auszudrücken. Viele professionelle Schreiber lehren, was guter Schreibstil ist.

Über die Macht des gesprochenen Wortes

Zum Alltag eines jeden Consultants gehört die mündliche Kommunikation. Ein großer Teil Ihres Erfolgs hängt von Ihrer Fähigkeit ab, sich anderen verständlich mitteilen zu können, egal ob Sie Ihrem potenziellen Kunden klarmachen wollen, dass Sie beim Schätzen seiner Münzensammlung die beste Wahl sind, die er jemals haben wird, oder ob Sie sich in Ihrer Eigenschaft als Wirtschaftsprüfer danach erkundigen, wie Zahlungseingänge in einer Firma verbucht werden.

Wir geben Ihnen in den folgenden Abschnitten Tipps dazu, wie Sie die erforderlichen Worte finden und im persönlichen Gespräch mit Ihren Kunden mit Ihrer Ausstrahlung glänzen. Wir erklären Ihnen auch, welche Fragen Sie aus welchem Grund stellen sollten und zeigen, wie man geschäftliche Treffen optimal nutzt.

Im persönlichen Gespräch perfekt kommunizieren

Die Welt wird immer unpersönlicher. Wir sind umgeben von E-Mails, Voice-Mail, SMS-Nachrichten, Faxen und anderen technischen Kommunikationsmitteln. Mittlerweile kommt es selten zur direkten Kommunikation von Mensch zu Mensch. Und gerade weil es kaum noch persönliche Gespräche gibt, werden diese als umso wertvoller – und somit wirkungsvoller – als die meisten anderen Kommunikationswege erachtet.

Im persönlichen Gespräch mit einem Kunden steht und fällt alles damit, ob Sie sich klar ausdrücken und sich anderen verständlich mitteilen können. Die meisten Menschen sind davon überzeugt, dass sie sich anderen gut mitteilen können. Doch selbst wenn Sie den lieben langen Tag nichts anderes tun, als mit Kunden zu sprechen, können Sie Ihre Kommunikationsfähigkeit mithilfe der folgenden Tipps immer noch verbessern:

Erst denken, dann sprechen. Es ist immer eine gute Idee, das Gehirn vor dem Mundwerk arbeiten zu lassen, bevor Sie Ihrem Kunden eine Antwort geben oder selbst eine Frage stellen wollen. Die Versuchung ist zwar oft sehr groß, ohne viel Nachdenken einfach zu reagieren, aber wie Sie bestimmt aus eigener Erfahrung bestätigen können, ist die erste Reaktion nicht immer die beste.

Drücken Sie sich verständlich aus und fassen Sie sich kurz. Möchten Sie Ihrem Kunden in einem Gespräch Informationen vermitteln, drücken Sie sich leicht verständlich aus, damit Ihr Kunde versteht, wovon Sie reden. Fassen Sie sich möglichst kurz, bringen Sie dabei aber dennoch die erforderlichen Informationen rüber, sonst lässt die Aufmerksamkeit Ihres Gesprächspartners bald nach. Komplizierte und langwierige Ausführungen verwirren nur, und mit verwirrten Gesprächspartnern lässt sich nur schwer eine Diskussion führen. Es kann manchmal helfen, einige wenige visuelle Hilfsmittel hinzuzunehmen, um die Daten zu verdeutlichen (aber bitte keine umfangreichen PowerPoint-Präsentationen mit 20 Folien). Diese Hilfsmittel sollten dann aber ebenso leicht verständlich und präzise wie möglich sein.

Stellen Sie viele Fragen – und hören Sie sich die Antworten aufmerksam an. Mit Ihren Nach- und Zwischenfragen zeigen Sie Ihrem Kunden nicht nur, dass Sie großes Interesse an einem Thema haben, sondern erfahren auch interessante Einzelheiten über Ihren Kunden und seine Anforderungen. Stellen Sie allerdings nur so viele Fragen, wie es Ihrem Zweck dient und Ihre Zeit erlaubt.

Lassen Sie Ihrer Begeisterung freien Lauf. Wenn Sie sich darauf freuen, ein Projekt für Ihren Kunden zu bearbeiten oder ihn über die Fortschritte seines Projekts in Kenntnis zu setzen, sollten Sie es ihn auch spüren lassen. Je mehr Sie Ihrer Begeisterung über das gemeinsame Projekt Ausdruck verleihen, umso mehr reißen Sie Ihren Kunden mit und umso wahrscheinlicher erhalten Sie den Auftrag (und umso wahrscheinlicher werden Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt).

Zeigen Sie Einfühlungsvermögen. Ihr Kunde wird Sie viel besser verstehen können, wenn Sie auf ihn als Person eingehen. Versetzen Sie sich in seine Lage. Wenn Ihr Kunde sehr unter Stress steht und wirklich nur ein paar Minuten Zeit für Sie hat, müssen Sie mit ihm anders kommunizieren als mit einem Kunden, der anscheinend unbegrenzt Zeit hat und gerne stundenlang über Gott und die Welt philosophiert.

Sehen Sie Ihren Kunden als Menschen. Wie schon mehrfach erwähnt, ist der Aufbau einer Beziehung zwischen Kunde und Consultant ein wichtiger Kernpunkt der Beratertätigkeit. Diese Beziehung lässt sich am einfachsten aufbauen, wenn Sie Ihren Kunden als Menschen betrachten. Die Art der Beziehung ist und bleibt natürlich auf rein geschäftlicher Basis, aber es spricht nichts dagegen, auch den Menschen in Ihrem Kunden näher kennenzulernen. Worüber freut und ärgert er sich? Hat er Familie, Hobbys? Gibt es vielleicht gemeinsame Freizeitinteressen? Treffen Sie sich zum Mittag- oder Abendessen und besprechen Sie dort Geschäftliches. Spielen Sie eine Runde Golf mit Ihrem Kunden oder sehen Sie sich gemeinsam ein Fußballspiel an. Passen Sie jedoch auf, dass Sie die Grenzen zwischen persönlichen und geschäftlichen Beziehungen auf jeden Fall wahren. Manche Kunden sind gerne bereit, eine freundschaftliche Beziehung zu ihrem Consultant aufzubauen, andere bleiben lieber auf Distanz. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie eine gute Beziehung entwickeln, die dauerhaft und für Sie beide von Vorteil ist.

Schon mit diesen einfachen Mitteln können Sie mehr aus Ihrem persönlichen Auftreten machen. Probieren Sie unsere Tipps doch einfach einmal aus! Wir garantieren Ihnen, dass Sie den Unterschied schon bald merken werden.

Vergessen Sie eines nicht: Ein persönliches Gespräch wird nicht immer möglich sein. Für solche Fälle haben einige Consultants eine andere Methode für sich entdeckt. Sie können effektiv mit dem Kunden kommunizieren, wenn sie mit ihm telefonieren und ihm dabei gleichzeitig eine Präsentation oder Arbeitsblätter zeigen. Sie tragen ihre Präsentation mündlich am Telefon vor und der Kunde kann währenddessen darin blättern. Es gibt sogar einige fortgeschrittene Computerprogramme, über die man steuern kann, welche Folien der Kunde während des Telefonats zu sehen bekommt. Wenn Sie mit einem Kunden telefonieren, anstatt ihn zu treffen, sollten Sie dennoch genauso vorgehen, als träfen Sie ihn persönlich. Beachten Sie nicht nur die Hinweise, die wir Ihnen oben genannt haben, sondern sprechen Sie auch noch etwas deutlicher, langsamer und lauter, damit Ihr Gesprächspartner Sie besser verstehen kann.

Die richtigen Fragen zur richtigen Zeit

Wenn Consultants eines tun sollten, dann ist es Fragen stellen. Viele, viele Fragen. »Wie viel Geld können Sie für die Renovierung Ihres Hauses ausgeben? Wann soll die Meinungsumfrage fertig sein? Wissen Sie eigentlich, dass wir die höchste Erfolgsquote in unserer Branche haben?« Es verstreicht kein Tag, an dem der Consultant seinen Kunden oder potenziellen Kunden nicht eine Frage stellt.

Da Ihre Tätigkeit als Consultant also zum Großteil daraus besteht, Fragen zu stellen, fragen Sie sich vielleicht, wann und wie Sie dies am besten tun. Bevor wir Ihnen diese Frage beantworten, erklären wir Ihnen, warum Consultants so viele Fragen stellen (müssen).

Warum überhaupt Fragen stellen?

Wenn man sich das einmal gründlich überlegt, kommt man auf Tausende von Gründen. Zuerst fällt Ihnen vielleicht nur ein, dass Sie auf ein Warum, Was, Wann und Wo lediglich eine einfache Antwort erhalten möchten. Doch die Kunst der richtigen Fragestellung geht weit über die Erwartung einer einfachen Antwort hinaus.

Wenn Sie wissen, wie eine Frage zu formulieren und wann sie zu stellen ist, gewinnen Sie tiefe Einsicht darüber, was Ihren Kunden bedrückt oder beschäftigt. Diese Erkenntnisse dienen Ihnen als Wegweiser, welche Richtung Sie in der Diskussion einschlagen sollten. Nachfolgend einige der vielen Gründe, warum ein Consultant viel fragen muss:

Um Informationen zu erhalten. Durch Fragen wie »Welches Ergebnis wollen Sie damit erreichen?« oder »Ab wann wollen Sie einen Consultant damit beauftragen?« erhalten Sie exakt die Informationen, die Sie brauchen.

Um Informationen weiterzugeben. Mithilfe von Fragen können Sie Ihren Kunden über das Leistungsspektrum Ihrer Beraterfirma und vieles andere informieren. Probieren Sie doch einmal Fragen aus wie »Habe ich Ihnen schon gesagt, dass wir Ihnen neben der grafischen Gestaltung Ihrer Werbeunterlagen auch den Druck von Pressemappen und Ähnlichem anbieten können?« oder »Wussten Sie schon, dass unserer größter Kunden die Firma Apple Macintosh ist?«.

Um sicherzustellen, dass alles richtig verstanden wurde. Ihre Kunden haben während Ihrer Präsentation zwar vielleicht zustimmend genickt, aber haben sie auch wirklich verstanden, wovon Sie sprachen? Stellen Sie in diesen Situationen Fragen wie »Ist so weit alles klar?« oder »Haben Sie dazu noch Fragen?«.

Um das Interesse zu prüfen. Natürlich möchten Sie möglichst bald wissen, ob Ihr Kunde auch wirklich Interesse an Ihren Ideen oder Ihren Leistungen hat. Stellen Sie Fragen wie »Sind Sie an einer Verhandlung über dieses Projekt interessiert?« oder »Wollen wir zum Vertragsabschluss kommen?«.

Um Ihren Kunden zur Diskussion anzuregen. Natürlich liegt es in Ihrem Interesse, dass sich Ihr Kunde an dem Gespräch beteiligt. Regen Sie ihn zur Teilnahme an, indem Sie nachfragen: »Was halten Sie von meiner Idee?« oder »Was ist das größte Problem, das Sie mit der jetzigen Produktionsplanung haben?«.

Es gibt viele weitere Gründe, Ihrem Kunden Fragen zu stellen, als nur einfach wissen zu wollen, wann der Vertrag unterzeichnet werden soll oder wie viel Geld er ausgeben kann. Wichtig ist auch, die zwei Arten der Fragestellung zu kennen.

Fragen stellen: Wie geht das?

Selbstverständlich können Sie Ihren Kunden Löcher in den Bauch fragen, doch im Grunde genommen haben Sie nur zwei Fragetypen zur Auswahl: Ergänzungsfragen und Entscheidungsfragen. Ebenso wie sich eine Tür öffnen und schließen lässt, können Sie durch die Art Ihrer Fragen das Tor der Kommunikation öffnen oder schließen.

Es gibt Situationen, in denen entweder nur Ergänzungsfragen oder nur Entscheidungsfragen passend und Ihrem Gesprächsziel dienlich sind. Nachfolgend finden Sie die Erklärung beider Kategorien einschließlich einiger Tipps, wann Sie welchen Fragentyp verwenden sollten.

Ergänzungsfragen: Fragen dieser Art fordern Ihren Gesprächspartner auf, erklärende Antworten zu geben. Möchten Sie wissen, was Ihr Kunde über ein bestimmtes Thema denkt, sollten Sie Ergänzungsfragen stellen. Reicht Ihnen jedoch ein simples »Ja« oder »Nein«, sind Ergänzungsfragen fehl am Platz. Ergänzungsfragen wie »Was halten Sie von unserem Angebot?« oder »Wie kommen wir an diese Informationen?« regen ein Gespräch an, da ein schlichtes »Ja« oder »Nein« hier nicht genügt. Mit Ergänzungsfragen bringen Sie Ihren Kunden dazu, Ihnen sein Herz auszuschütten und offen seine Meinung darzulegen.

Entscheidungsfragen: Entscheidungsfragen können mit einem simplen »Ja«, »Nein« oder einer ähnlich knappen Aussage beantwortet werden. Mit Entscheidungsfragen wie »Wie viele Jahre sind Sie schon in dieser Branche tätig?« oder »Sagt Ihnen unser Vorschlag zu?« erhalten Sie schnell präzise Informationen, können aber keine Diskussion in Gang bringen oder erfahren, was Ihr Kunde denkt. Möchten Sie einfach nur klare Antworten auf klare Fragen – ohne endlose Diskussion –, sollten Sie Entscheidungsfragen stellen.

Sinn und Zweck des Fragens an sich ist damit geklärt, also kommen wir zur Sache: Wie stellt man die richtigen Fragen? Überlegen Sie sich vor dem Gespräch mit Ihrem Kunden, was Sie erreichen möchten, und halten Sie sich dann an die unten stehenden Regeln. Wichtig ist, dass Sie wissen, was Sie erreichen möchten. Dann können Sie sich eine Strategie zurechtlegen, wie Sie an Ihr Ziel kommen. In den meisten Fällen geht dieser Plan auch auf.

Informieren Sie sich im Voraus. Bevor Sie einen Termin für das »Frage-Antwort-Spiel« vereinbaren, sollten Sie sich über Ihren Kunden und dessen Probleme informieren und sich überlegen, was Sie ihm anbieten könnten. Vergeuden Sie weder die kostbare Zeit Ihrer Kunden noch Ihre eigene mit unnötigen Fragen, die Sie selbst im Vorfeld hätten klären können.

Stellen Sie direkte Fragen. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum und stellen Sie Ihrem Kunden auch keine Fangfragen. Nur auf direkte, ehrlich gemeinte Fragen erhalten Sie auch direkte, ehrlich gemeinte Antworten.

Gehen Sie nicht gleich zu Beginn ins Detail. Beginnen Sie Ihr Gespräch mit allgemeineren Fragen, die Ihnen einen Überblick vermitteln, worum es eigentlich geht. Im Laufe des Gesprächs können Sie anhand der Kundenantworten langsam zu detaillierten Fragen übergehen, bis Sie schließlich zum Kern der Angelegenheit gelangen.

Bauen Sie Ihre Fragen auf den erhaltenen Antworten auf. Man kann nie mit Sicherheit sagen, welche Richtung ein solches »Frage-Antwort-Spiel« einschlägt. Es ist deshalb sinnvoll, eine erhaltene Antwort als Ansatzpunkt für die nächste Frage zu verwenden, das heißt also, Sie beziehen sich mit Ihrer neuen Frage immer auf die vorangegangene Antwort.

Stellen Sie unterschiedliche Fragen zum selben Thema. Wenn Sie mit einer bestimmten Fragestellung nicht weiterkommen, zögern Sie nicht, die Frage umzuformulieren. Manchmal benötigt man verschiedene Ansätze, um die Antwort zu erhalten, die man braucht.

Fragen Sie zur Sicherheit nach. Sind Sie sicher, dass Sie alles genau verstanden haben, was Ihr Kunde Ihnen mitteilt oder mitteilen möchte? Sind Sie absolut sicher? Versichern Sie sich noch einmal, ob Sie die Aussage des Kunden richtig verstanden haben oder die richtigen Schlüsse aus seiner Antwort ziehen. Stellen Sie Fragen wie diese: »Ich möchte noch einmal nachfragen, ob ich es richtig verstanden habe ... [An dieser Stelle geben Sie dann wieder, wie es bei Ihnen angekommen ist.] Habe ich Sie richtig verstanden?«

Persönliche Treffen optimal nutzen

Sie haben es wahrscheinlich schon immer geahnt, aber Besprechungen sind bekanntermaßen nicht das wirkungsvollste Instrument, um geschäftliche Dinge über die Bühne zu bringen. Vor vielen Jahren schon hat die Forschung gezeigt, dass etwa 53 Prozent der Zeit, die man in Besprechungen sitzt, mit unproduktiven, nutzlosen und wenig ergebnisreichen Handlungen verbracht wird. Wir vermuten, dass es in der heutigen Zeit, da wir jederzeit zusätzlich durch PDAs, diese kleinen tragbaren Computer, und Handys abgelenkt werden können, sogar noch düsterer aussieht.

Aber Besprechungen können auch anders verlaufen. Wenn Sie die folgenden fünf Tipps bei Ihren nächsten persönlichen Treffen beherzigen, können Sie dort als strahlender Sieger hervorgehen, anstatt eine Nullnummer hinzulegen.

Bereiten Sie sich vor. Tagtäglich werden in Besprechungen unzählige Stunden vergeudet, bloß weil die Teilnehmer unvorbereitet erscheinen. Aber es gibt Hoffnung: Sie können sich für solche Treffen im Vorfeld informieren und auch dafür sorgen, dass Ihre Kunden es tun. Falls es Unterlagen gibt, die diese bereits vor dem Gespräch kennen sollten, dann lassen Sie ihnen diese rechtzeitig vorab zukommen. Und weisen Sie sie unbedingt darauf hin, dass Sie sie auch durchsehen sollten!

Stellen Sie eine Tagesordnung auf. Ein weiterer Grund, weshalb Besprechungen häufig Zeitverschwendung sind, ist, dass der rote Faden fehlt. Durch eine Tagesordnung legen Sie fest, welche Themen Sie ansprechen werden. Die Teilnehmer kennen dann schon einmal den Rahmen des Ganzen. Auch die Tagesordnung sollten Sie Ihren Kunden bereits im Vorfeld zukommen lassen, damit diese noch Vorschläge dazu machen können und Sie sich gleichzeitig ihrer aktiven Teilnahme sicher sein können. Besser so, als während der Besprechung selbst.

Fangen Sie pünktlich an und überziehen Sie nicht. Als erstklassiger und enorm professioneller Consultant sollten Sie sich immer bemühen, bei jeder Kontaktaufnahme mit dem Kunden pünktlich zu sein. Wenn Sie versprechen, um 15.00 Uhr anzurufen, dann sollten Sie diese Zeit auch einhalten. Für Besprechungen gilt dasselbe. Falls Sie selbst schon einmal bei einem solchen Treffen mit dem Beginn auf jemanden warten mussten, der einfach nicht erschienen ist, werden Sie wissen, wie viel Zeit vergeudet wird, wenn jemand unpünktlich ist. Halten Sie sich an die vereinbarten Termine. Dann erfüllen Sie die Erwartungen, gehen mit gutem Beispiel voran und gewinnen an Ansehen.

Konzentrieren Sie sich. Man kann sehr schnell abschweifen und Dinge diskutieren, die mit dem eigentlichen Zweck des Treffens gar nichts zu tun haben. Dies gilt besonders, wenn das gewählte Gesprächsthema eigentlich viel interessanter oder unterhaltsamer als die vorliegenden geschäftlichen Angelegenheiten ist. In den meisten Fällen wirkt es sich nachteilig aus, wenn man abschweift. Wenn Sie sich nicht darum bemühen, die Tagesordnungspunkte abzuarbeiten, kommen Sie nicht nur nicht weiter, sondern machen alles nur noch schlimmer. Es kann häufig hilfreich sein, wenn Sie eingangs erwähnen, dass Sie höflich einschreiten und an den eigentlichen Punkt erinnern werden, sollte die Gruppe vom Thema abkommen. So weiß einerseits jeder, was er zu erwarten hat, und andererseits wird Ihnen ein solches Vorgehen in der späteren Besprechung auch leichter fallen.

Notieren Sie die festgelegten Aufgaben. Sie sollten sich unbedingt ein System überlegt haben, wie Sie die während der Besprechung festgelegten Aufgaben nach dem Schema »Wer macht was bis wann?« festhalten und anschließend deren Erledigung überprüfen. Das Treffen kann super verlaufen, aber wenn keiner dranbleibt und seine Versprechungen einhält, haben Sie vielleicht doch nicht so viel damit erreicht, wie Sie eigentlich dachten. Notieren Sie sich die vereinbarten Aktivitäten, fassen Sie die Besprechungsergebnisse zusammen und lassen Sie allen Anwesenden innerhalb von ein oder zwei Tagen nach der Besprechung eine Kopie davon zukommen.

Wenn Sie Ihre Kommunikationsfähigkeit verbessern, werden Sie auch als Consultant mehr Erfolg haben. Immer wenn Sie zum Telefon greifen, jemandem eine kurze Nachricht zukommen lassen oder eine E-Mail an einen Kunden verfassen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie aussagen und wie Sie es formulieren. Der erste Eindruck zählt. Also achten Sie darauf, dass Ihr Auftritt – und alle zukünftigen – gut ankommen.

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Typische Probleme des Consulting-Geschäfts meistern

In diesem Kapitel

Liquiditätsengpässe verhindern

Kostenlos beraten – oder doch nicht?

Den ersten Auftrag erhalten

Mit schlechten Zahlern umgehen

Ein angemessenes Honorar erhalten

Sie werden als Consultant entweder bei einem Beratungsunternehmen angestellt sein oder sich mit Ihrem eigenen Unternehmen selbstständig gemacht haben. Wie auch immer, Sie werden feststellen, dass es – genau wie in jeder anderen Firma auch – zu dringlichen Angelegenheiten, Problemen und Herausforderungen kommen wird, um die man sich kümmern muss oder die zu beheben sind. Sie könnten diese Dinge natürlich auch einfach ignorieren, doch unserer Erfahrung nach schafft man sie damit meist nicht aus der Welt. Im Gegenteil, häufig verschlimmert man dann alles.

Es liegt daher in Ihrem eigenen Interesse – und langfristig, ob angestellt oder selbstständig, auch in dem Ihres Beratungsunternehmens –, auftauchende Schwierigkeiten zu erkennen und schnell zu beseitigen. Wir zeigen Ihnen in diesem Kapitel, zu welchen dringlichen Angelegenheiten und Problemen es immer wieder kommt und geben Ihnen Tipps, wie Sie sie in der eigenen Firma aufspüren und ihnen beikommen.

Liquiditätsengpässe verhindern

Die Redewendung »Geld regiert die Welt« trifft in ganz besonderem Maße auf die Beratungsbranche zu. Steht Geld zur Verfügung, gedeiht das Unternehmen, fehlt es, wird es irgendwann pleitegehen. In jeder Firma muss Geld vorhanden sein, damit man unter anderem Löhne auszahlen, die Lieferanten und die Warenbestände bezahlen kann. Fehlen regelmäßige Einnahmen, macht sich das schnell bemerkbar: Der Kontostand auf dem Geschäftskonto sinkt und sinkt und man wartet immer ungeduldiger darauf, wann denn nun endlich die nächste Zahlung eines Kunden eingehen wird. Wenn es hart auf hart kommt, ertappt man sich plötzlich dabei, wie man Rechnungen der Lieferanten zu spät begleicht, weil einem einfach das Geld ausgegangen ist.

Verbessern Sie Ihre Liquiditätssituation und erhöhen Sie den Kontostand. Dann haben Sie einen schnellen und relativ unkomplizierten Weg gefunden, das finanzielle Wohlergehen Ihrer Firma kurz- und langfristig zu sichern. Und das können Sie hauptsächlich durch vier Methoden schaffen:

Den Geldeingang von Kunden beschleunigen

Die Zahlungen an Lieferanten hinauszögern

Die Erlöse steigern

Die Ausgaben einschränken

Durch die nachfolgend aufgeführten Verfahren können Sie zumindest drei dieser vier Ziele erreichen; zur Steigerung der Erlöse müssen Sie mehr (und besser bezahlte) Aufträge akquirieren.

Auf sofortiger Bezahlung bestehen (am besten schon vorgestern!)

Wäre es nicht toll, wenn man grundsätzlich nur Bargeschäfte tätigen würde, bei denen die Kunden mit Bargeld bezahlen, sobald sie die Ware erhalten oder die Dienstleistung in Anspruch genommen haben? Obwohl kaum noch ein Geschäft ausschließlich über Barzahlung abgewickelt wird (selbst bei Discountern kann man heute in der Regel mit EC-Karte bezahlen), besteht man in vielen Geschäften nach dem Erhalt des Produkts oder der Dienstleistung auf sofortiger Zahlung in bar oder per EC- oder Kreditkarte. Für den Cashflow sind das fast schon paradiesische Verhältnisse. Anstatt dem Kunden eine Rechnung zu schicken und dann 30 Tage (oder länger) auf das Geld zu warten, hält man es sofort in Händen!

Es gibt nur noch eine Sache, die das Ganze toppt: Sie werden im Voraus bezahlt. In vielen Unternehmen ist es völlig normal, Anzahlungen, Vorschüsse oder ähnliche Vorauszahlungen zu verlangen. Bauunternehmer lassen sich einen Vorschuss geben, bevor sie überhaupt mit der Arbeit beginnen. Autoren erhalten eine Vorschusszahlung, bevor sie etwas zu Papier bringen. Und manchen Consultants wird sogar ein Teil ihres Honorars schon ausgezahlt, bevor sie die Firma ihres Kunden zum ersten Mal betreten.

Falls Sie es noch nicht tun, sollten Sie ab sofort auf Zahlung bei Lieferung oder sogar auf Vorschuss bestehen. Es lohnt sich wirklich. Vergessen Sie nicht: Ein positiver Cashflow erhöht den Kontostand und führt zu Zufriedenheit.

Nicht eher zahlen als unbedingt nötig

Auf jeder Rechnung ist eine Zahlungsfrist vermerkt. Einige Unternehmen bestehen auf einer Begleichung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungserhalt, andere geben dagegen nur 15 Tage oder weniger Zeit. Sie sollten Ihre Rechnungen immer pünktlich bezahlen, aber nicht eher als unbedingt nötig. Sollte Ihr Lieferant oder Zulieferer zugestimmt haben, dass er Ihnen die Anschaffung 30 Tage lange kostenlos überlässt (und nichts anderes bedeutet es ja, wenn man eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen erhält), dann sollten Sie dieses zinslose Darlehen auch möglichst ausnutzen. Wenn Sie mit der Begleichung einer Rechnung bis zur letzten Minute warten, sind Sie praktischerweise länger flüssig, was wiederum positive Auswirkungen auf Ihren Cashflow hat.

Keine fehlerhaften Rechnungen stellen

Rechnungen, die Fehler enthalten, werden von den meisten Unternehmen einfach abgelehnt. Und eine abgelehnte Rechnung wird auch nicht bezahlt und vielleicht noch nicht einmal zur Korrektur an Sie zurückgesandt. Denn schließlich beherzigt diese Firma ja auch den Tipp, den wir Ihnen oben gegeben haben (nicht eher zahlen als unbedingt nötig). Und wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung stellen, verschaffen Sie der Firma eine einfache, wenn auch moralisch nicht ganze einwandfreie Möglichkeit, die Zahlungsfrist auszudehnen.

Stellen Sie vor Versendung sicher, dass Ihre Rechnungen keinen einzigen Fehler enthalten. Und wo Sie gerade schon einmal dabei sind, können Sie auch gleich noch überprüfen, ob die Rechnungsanschrift und der Empfängername stimmen. Geht eine Rechnung an die falsche Adresse oder die falsche Person, liegt sie meist irgendwo herum, wird nicht beglichen oder landet schlimmstenfalls irgendwann im Papierkorb. Wenn Sie also lieber heute als morgen das Geld erhalten möchten, sollten Sie all Ihre Rechnungen lieber noch einmal gegenlesen und auf korrekte Rechnungsanschrift und Empfängernamen prüfen, bevor Sie sie losschicken.

Rechnungen direkt nach Lieferung stellen

Es gibt Unternehmen, in denen alle Rechnungen an Kunden in einem festen Rhythmus, zum Beispiel einmal im Monat, gestellt werden. Hier ergibt sich aber das Problem, dass der Kunde die Rechnung für eine Warenlieferung, die am Ersten des Monats stattfand, nicht vor Monatsende bekommt. Und so haben Sie automatisch 30 Tage zu verzeichnen, in denen nichts bezahlt wird, was sich negativ auf Ihren Cashflow auswirkt. Und wenn dann Ihr Kunde noch die 30 Tage in Anspruch nimmt, die er nach Erhalt seiner Rechnung Zeit hat, vergehen insgesamt 60 Tage zwischen der Warenlieferung und dem Zahlungseingang bei Ihnen. Damit ist die Katastrophe auf Ihrem Konto vorprogrammiert!

Wenn Sie Ihrem Kunden das vertraglich vereinbarte Produkt oder die Dienstleistung liefern, sollten Sie ihm noch am selben Tag – oder spätestens ein, zwei Tage später – eine Rechnung stellen. Sehen Sie noch einmal in Ihrem Vertrag nach, was Sie hinsichtlich der Rechnungsstellung vereinbart haben. Sie sollten immer auf die schnellste Methode drängen. Das wird meist eine Zahlungsaufforderung per E-Mail oder Fax sein. Zielen Sie darauf ab, immer so schnell wie möglich um Begleichung zu bitten. So kommen Sie schneller zu Ihrem Geld und Ihr Kontostand wird es Ihnen danken.

Häufiger Rechnungen stellen

Wenn der Kunde eine Ihrer vertraglich vereinbarten Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum in Anspruch nimmt, dürfen Sie jeweils Rechnungen stellen, nachdem bestimmte Teilleistungen erbracht worden sind oder nachdem eine festgelegte Zeitspanne vergangen ist. Sollte sich einer Ihrer Aufträge so gestalten, dann können Sie Ihren Cashflow ganz einfach verbessern, indem Sie monatlich Rechnungen stellen. Das sollten Sie mit Ihrem Kunden vereinbaren. Eine Abrechnung in noch kürzeren Abständen wäre schön, aber dann müssten Sie auch öfter Rechnungen schreiben und die meisten Kunden werden das nicht akzeptieren.

Je häufiger Sie Rechnungen stellen, desto rosiger wird es auf Ihrem Konto aussehen. Die eingehenden Beträge mögen zwar niedriger sein, dafür kommen Sie aber schneller an Ihr Geld. Und bei diesem Thema kann es nie schnell genug sein!

Die Kosten im Blick behalten

Der Cashflow bezeichnet nichts anderes als das, was übrig bleibt, nachdem Ihr Unternehmen Geld eingenommen und Geld ausgegeben hat. Je weniger Sie ausgeben, desto besser ist es um Ihren Cashflow bestellt. Jede Firma hat gewisse Ausgaben, denn sie muss ihren Betrieb aufrechterhalten. Der Zeitpunkt, wann man diese Ausgaben tätigt, kann allerdings enorme Auswirkungen auf Ihren Kontostand haben. Es gibt eine Möglichkeit, die Geldmenge, die Ihr Unternehmen ausgibt, zu senken und gleichzeitig den Cashflow zu verbessern: Behalten Sie die Kosten im Blick.

Geben Sie nur Geld aus, wenn es gar nicht anders geht. Sie brauchen einen neuen Computer? Warum versuchen Sie es nicht noch für ein Jahr mit Ihrem alten PC? Die Post hat schon wieder die Portokosten erhöht? Weshalb sehen Sie nicht mal nach, was eine Versendung bei UPS, GLS oder anderen Kurierdiensten kostet? Es zahlt sich aus, wenn man die Einzahlungen (Zahlungen Ihrer Kunden) vorausberechnet und dann versucht, die Auszahlungen (Zahlungen an Lieferanten) darauf abzustimmen. Nehmen wir einfach mal an, Sie würden heute in zwei Monaten eine größere Einzahlung von einem Kunden erwarten. Dann sollten Sie alle Ausgaben, bei denen es möglich ist, so lange hinauszögern, bis Sie das Geld wirklich erhalten haben. Auf diese Weise können Sie es vermeiden, in die gefürchteten roten Zahlen zu kommen, was ja passieren kann, wenn man mehr ausgibt als man hat.

Was tun, wenn jemand kostenlos beraten werden will?

Man kennt das Problem von Ärzten. Sobald jemand zum Beispiel auf einer Cocktailparty oder bei einem anderen gesellschaftlichen Anlass deren Beruf herausfindet, wird ganz schnell nach Tipps für irgendein Zipperlein oder gegen Schmerzen gefragt. »Ach, Herr Doktor, ich hab da seit Jahren dieses Ziehen im Rücken. Können Sie mir vielleicht sagen, was das sein kann?« Wir sind uns ziemlich sicher, dass das der Grund ist, warum manche Ärzte nicht so gerne auf Partys gehen.

Consultants geraten häufig in dieselbe Situation, wenn ein Bekannter oder eine neue Bekanntschaft herausfindet, womit sie ihre Brötchen verdienen. Peter Economy passiert das oft, wenn ein Gesprächspartner entdeckt, dass er auch Autor ist. Viele schütten ihm dann sofort ihr Herz aus und berichten von dem Buch, das sie doch schon seit ewigen Zeiten schreiben wollten, fragen ihn aus, ob das Konzept denn brauchbar wäre, was man denn tun müsse, damit das Buch veröffentlicht wird und ob Peter Economy interessiert wäre, daran mitzuwirken. Er unterhält sich zwar wirklich gerne über Literatur, findet aber, dass man zwischen einer solchen Diskussion und dem Erteilen von Ratschlägen zu diesem Thema, für das er eigentlich Geld nehmen könnte, unterscheiden sollte. Es ist nicht immer klar, wo ein Gespräch aufhört und eine Beratung anfängt, und daher passiert es schnell, dass man kostenlos zu viele Informationen weitergibt. Doch so fehlt dem potenziellen Kunden der Anstoß, für die Dienste zu zahlen.

Was sollte man also tun, wenn jemand um einen kostenlosen Ratschlag bittet?

Uns sind schon unheimlich viele Gründe für und gegen eine solche Beratung zu Ohren gekommen. Einige Consultants vertreten die überzeugende Auffassung, dass man sich niemals und unter gar keinen Umständen zu solchen Geschenken hinreißen lassen sollte. Sie sind der Meinung, dass das Beispiel Schule machen könnte, weil der betreffende Kunde dann so etwas in Zukunft voraussetzen würde. Andere Berater führen aber auf ebenso überzeugende Weise ins Feld, dass es sehr wohl sinnvoll sein kann, gelegentlich unentgeltlich zu beraten – nämlich dann, wenn man von einem Unternehmen auch in Zukunft beauftragt werden möchte (oder wenn man sichergehen möchte, dass man sich dort für alle Zeit einen Namen macht).

Tja, welche Vorgehensweise ist jetzt die schlauere?

Im Grunde ist es nicht falsch, kostenlos zu beraten. Dies gilt besonders, wenn sich dadurch neue Aufträge ergeben. Während Sie gerade Kontakte knüpfen, könnten Sie zum Beispiel jemanden kennenlernen, der Sie aufgrund der wenigen Tipps, mit denen Sie ihn sozusagen ködern, mit einem ausgewachsenen Auftrag bedenkt. Außerdem ist es nie von Nachteil, wenn ein aktueller Kunde sich auch für andere Geschäftsbereiche, in denen Sie behilflich sein könnten, interessiert.

Wir empfehlen Ihnen, die Vor- und Nachteile einer kostenlosen Beratung im jeweiligen Einzelfall abzuwägen, bevor Sie sich dafür oder dagegen entscheiden. Viele Consultants machen gar keine Werbung für ihr Geschäft, sondern verlassen sich auf die Empfehlungen zufriedener Kunden, um an neue Aufträge zu kommen. Sollten Ihre Kunden einmal aus irgendeinen Grund unzufrieden sein, dann werden Sie gegenüber potenziellen Kunden einfach nicht so oft weiterempfohlen werden. Einen kostenlosen Ratschlag sollten Sie wie eine Art Werbung für Ihr Unternehmen betrachten. Er stellt im Marketing einen Kostenfaktor dar, den man von vornherein vorhersehen, im Budget einplanen, in das Honorar einberechnen und – wenn man meint, die Zeit sei reif dafür – freizügig erteilen sollte. Bitten Sie Ihren Gesprächspartner in einem solchen Fall um seine Visitenkarte, überreichen Sie die eigene und vereinbaren Sie auf höfliche Weise, dass Sie sich diesbezüglich später gern bei ihm melden werden. Wenn Sie sich dann schließlich entweder in seiner Firma oder in Ihrem eigenen Unternehmen zu einem Gespräch zusammensetzen, geben Sie dem Ganzen einen professionelleren Anstrich, in dem deutlicher wird, dass Sie sich für Ihre Dienste bezahlen lassen werden.

Sie können natürlich nicht all Ihre Beratungen kostenlos durchführen. Dann hätten Sie eine narrensichere Methode gefunden, auf jeden Fall in den roten Zahlen zu landen und irgendwann pleitezugehen. Es ist traurig, aber wahr: Es gibt genügend skrupellose Kunden, die Sie nur allzu gern einen Großauftrag erledigen lassen würden, ohne später einen Pfennig dafür zu bezahlen. Wir haben das selbst schon einige Male erlebt. Doch es treiben sich nicht nur solche niederträchtigen Kunden herum. Beim Großteil der Kundschaft wird ein gelegentlicher, kostenloser Ratschlag aber Wunder bewirken. Und da lohnt es sich auf jeden Fall, es mal mit dieser Methode zu versuchen. Es steht und fällt damit, ob die Kosten für die Gratisberatung in einem vernünftigen Verhältnis zu der möglichen langfristigen Kundenbeziehung stehen.

Der ersehnte erste Auftrag

Wenn Sie sich als Consultant gerade erst selbstständig gemacht haben, werden Sie schnell merken, dass Sie eigentlich noch nicht richtig im Geschäft sind, bis Sie dem ersten leibhaftigen Kunden eine Beratung haben angedeihen lassen. Man ist eigentlich noch nicht ins Geschäft eingestiegen, wenn man lediglich ein Gästezimmer zur eigenen Firmenzentrale auserkoren, modische Visitenkarten ausgedruckt oder sich eine Website für das Unternehmen zugelegt hat. Bis man den ersten Kunden aufgetan hat und diesen tatsächlich berät, befindet man sich eigentlich noch in der Vorbereitungsphase.

Es kann für Berufsanfänger ganz schön schwierig sein, mit einem ersten Auftrag den Durchbruch zu schaffen. Während bei einigen Consultants, die sich erst noch auf die Selbstständigkeit vorbereiten müssen, schon die ersten Interessenten Schlange stehen, müssen andere ewig warten, obwohl sie sich bereits ein eigenes Büro eingerichtet haben. Was man tun sollte, wenn sich der ersehnte erste Auftrag einfach nicht einstellen will? Wir geben Ihnen in den folgenden Abschnitten ein paar Tipps, wie Sie dem Stillstand entgegenwirken und schnell an anderen vorbeiziehen werden.

Haben Sie marketingmäßig die Nase vorn?

Nehmen wir einmal an, Sie bieten eine tolle Dienstleistung zu einem günstigen Preis an, sind aber immer noch auf der Suche nach Ihrem ersten Kunden. Was könnte da schiefgelaufen sein? Höchstwahrscheinlich hat Ihre Zielgruppe aus potenziellen Auftraggebern die Kunde von Ihrem Angebot einfach noch nicht vernommen. Und das bedeutet, dass Ihre Verkaufsbemühungen unzureichend sind und zwar in erheblichem Maße. Nehmen Sie Ihr Marketing noch einmal genau in Augenschein. Was unternehmen Sie (oder gerade nicht), um Ihre Beratungsfirma und die angebotenen Dienstleistungen publik zu machen? Haben Sie eine eigene Website? Knüpfen Sie in Ihrer Gegend oder in Ihrer Branche Kontakte zu potenziellen Kunden? Engagieren Sie sich in einem Kollegennetzwerk? Halten Sie Ausschau nach Gelegenheiten, Ihr Unternehmen auch über die Lokalnachrichten oder über Blogs bekannt zu machen? Haben Sie einen Marketingplan erstellt? Falls Sie an Ihrem Marketing noch ein bisschen feilen müssen, dann nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit und lesen Sie Teil IV dieses Buches. Dort erfahren Sie mehr zum Thema.

Verlangen Sie ein angemessenes Honorar?

Gut, Sie bieten also eine tolle Dienstleistung an und machen das Ganze vor einer großen Zielgruppe aus potenziellen Kunden, die Ihr Angebot unbedingt brauchen, publik. Sie haben alles richtig gemacht, aber der ersehnte erste Kunde hat immer noch nicht an Ihre Tür geklopft. Und jetzt? Werfen Sie noch einmal einen kritischen Blick auf Ihre Preisgestaltung. Wie viel verlangen Sie für Ihre Dienste und wie viel verlangen Ihre Konkurrenten? (Falls Sie nicht wissen, welches Honorar Ihre Konkurrenz nimmt, sollten Sie es schleunigst herausfinden.) Nehmen Sie einen weitaus höheren Preis? Falls Sie noch Berufsanfänger sind, fällt es Ihnen vielleicht schwer, die Kunden davon zu überzeugen, Ihnen die gleichen Honorare zu zahlen wie den alten Hasen in der Consulting-Branche, die sich längst einen Namen gemacht haben. Versuchen Sie, allein über den Preis an Aufträge zu kommen und vergessen dabei, Ihren potenziellen Kunden den Wert Ihrer Arbeit klarzumachen und dass Sie als Consultant nicht nur ein Kostenfaktor für das Unternehmen sind? Dann sollten Sie, um den Durchbruch zu schaffen, bei Ihren ersten Kunden eventuell erst einmal ein niedrigeres Honorar nehmen und sich dann einen Kundenstamm aus zufriedenen Kunden aufbauen, die Sie und Ihre Firma weiterempfehlen.

Hinterfragen Sie Ihre Dienstleistung

Sie mögen zwar einen tollen Preis haben, mit Ihrem Marketing Erfolge erzielt und Schlagzeilen gemacht haben, doch vielleicht bieten Sie für Ihren Zielmarkt einfach nicht die richtige Dienstleistung. Nehmen wir einmal an, Sie hätten eine perfekt geeignete Kundenzielgruppe in Ihrer Gegend aufgetan, die aus schnell wachsenden, kleinen Technologieunternehmen besteht. Das einzige Problem ist, dass für diese schnell wachsenden Kleinunternehmen Ihre Dienste als Berater nicht von Interesse sind. Sie müssen sicherstellen, dass für Ihre Dienstleistungen am angestrebten Markt eine Nachfrage vorliegt. Ist dem nicht so, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie suchen sich entweder einen anderen Zielmarkt oder Sie ändern Ihr Angebot.

Spähen Sie Ihre Konkurrenz aus

Durch Ihre Konkurrenz können Sie – gerade wenn es um das Hereinholen Ihres ersten Auftrags geht – viel lernen. Bevor Sie der Öffentlichkeit Ihre Dienstleistungen offerieren, sollten Sie sich auf jeden Fall die Zeit nehmen, Ihre Rivalen unter die Lupe zu nehmen. Finden Sie heraus, was Ihre Mitstreiter genau anbieten, welche Preise sie verlangen, wie schnell sie eine Lösungsstrategie liefern und was ihren Kunden an der Zusammenarbeit gefällt oder missfällt.

Überdenken Sie Ihre Erwartungshaltung

Es gibt noch eine Sache, die Sie einmal durchdenken sollten, wenn sich der erste Auftrag partout nicht einstellen will – Ihre Erwartungshaltung. Haben Sie Ihre Festanstellung sausen lassen und sich kopfüber in das Abenteuer »eigenes Beratungsunternehmen« gestürzt? Falls dem so ist, werden Sie ganz schön unter Erfolgsdruck stehen. Das merken Ihre potenziellen Kunden eventuell und beschließen daher, es vorerst mal nicht mit Ihnen zu versuchen. Oder haben Sie Ihren Hauptberuf behalten und wollen bloß mal testen, wie es sich so anfühlt, als Consultant tätig zu sein? Auch in diesem Fall könnten Ihre potenziellen Kunden spüren, dass Sie sich nicht voll und ganz dem Consulting und ihrer Zufriedenheit verschrieben haben und werden daher Ihr Angebot ablehnen.

Hoffen Sie, dass Sie als selbstständiger Consultant dem Leben als Angestellter, das Sie langsam aber sicher zur Verzweiflung treibt, entgehen können? (Das kann zwar klappen, muss aber nicht.) Oder erwarten Sie, dass Sie mit Ihrem eigenen Beratungsunternehmen so viel Geld scheffeln werden, dass all Ihre finanziellen Probleme gelöst werden und der Gerichtsvollzieher niemals bei Ihnen erscheinen wird? (Das Geldscheffeln ist durchaus möglich, innerhalb der nächsten Monate oder nächsten Jahre aber nicht wahrscheinlich.)

Lange Rede, kurzer Sinn: Sie sollten sich auf jeden Fall über Ihre Motivation und Ihre Erwartungshaltung hinsichtlich Ihrer Tätigkeit als Consultant im Klaren sein und dann überprüfen, wie sich das Ganze auf Ihr Verhalten gegenüber potenziellen Kunden auswirkt. Die Interessenten kriegen es einfach sofort mit, wenn Sie verzweifelt sind, und werden sich dann voraussichtlich nicht nur an Ihre Konkurrenz wenden, sondern wahrscheinlich sogar die Beine in die Hand nehmen, um Ihnen zu entgehen.

Mit schlechten Zahlern umgehen

Es gibt wohl keinen Consultant auf diesem Erdball, der noch nie mit einem Kunden zu tun hatte, der die Rechnungen entweder grundsätzlich verspätet (»Ich erwarte diese Woche eine größere Summe – sobald das Geld bei mir auf dem Konto ist, bekommen Sie Ihr Geld!«) begleicht oder gar nicht zahlt. Jeder Berater kennt dieses Problem, doch für die Selbstständigen ist es am schlimmsten. Die ständige Bargeldversorgung im Unternehmen muss einfach sichergestellt sein, damit man sich über Wasser halten kann.

Wann haben Sie denn zum letzten Mal nachgesehen, wer Ihnen alles Geld schuldet, wie hoch die Beträge und wie lange die Zahlungen schon überfällig sind? Wenn Sie Ihre Außenstände (das Geld, das Ihre Kunden Ihnen schulden) nicht sehr genau im Auge behalten, riskieren Sie, dass Ihr Unternehmen den finanziellen Kollaps erleidet.

Wie sehr man sich auch um seine Kunden bemüht, es gibt immer einige unter ihnen, die nicht verstehen, wie wichtig es für einen selbst ist, dass die Rechnungen pünktlich beglichen werden. Ein oder zwei Tage Verspätung, na gut, das ist noch kein Beinbruch. Bei ein oder zwei Monaten sieht es da schon ganz anders aus. Wenn Ihr Kunde es sich erst einmal zur Gewohnheit gemacht hat, die Zahlungsfrist verstreichen zu lassen, dann werden Sie es kaum schaffen, ihn umzuerziehen.

Jeder selbstständige Consultant sollte die Zahlungseingänge seiner Firma überwachen. (Selbst angestellte Berater sollten das Zahlungsverhalten der Firmenkunden im Auge behalten. Werden dort die Rechnungen nämlich nicht beglichen, verliert er eventuell bald seinen Job.) Wenn Ihre Kunden Sie nicht für die geleistete Arbeit bezahlen, geben Sie ihnen im Grunde genommen ein Darlehen. Im Rechnungswesen würde man sagen, Sie bauen eine Forderung auf – verpflichten Ihren Kunden also, Sie irgendwann einmal zu bezahlen. Bei Rechnungen räumt man üblicherweise ein Zahlungsziel von 30 Tagen ein. Im gerade beschriebenen Fall kann dieser Zeitraum aber stark abweichen. Es kommt darauf an, was Sie in Ihrem Vertrag oder in Ihrer Abmachung vereinbart haben.

Wer sind Ihre Schuldner?

Wenn man versucht, seine Kunden zur pünktlichen Zahlung des korrekten Rechnungsbetrags zu bewegen, kommt man sich häufig so vor, als würde man einen Sack Flöhe hüten. Der Großteil der Kunden wird zwar nicht überziehen, doch es gibt immer ein paar Ausreißer, die machen, was sie wollen. Dafür kann es viele Ursachen geben. Vielleicht werden sie ja von den eigenen Kunden zu spät bezahlt, ihre Geschäfte sind zurückgegangen oder sie haben die Geschäftsausgaben ihrer Firma nicht optimal überwacht. Was auch immer der Grund sein mag, bevor Sie diese Schulden eintreiben können, müssen Sie zunächst einmal ermitteln, wer Ihre Schuldner sind. Und das kriegen Sie raus, indem Sie Forderungsmanagement betreiben.

Im Folgenden finden Sie ein paar Tipps, wie Sie den Überblick über Ihre Forderungen behalten können und schlechte Zahler antreiben:

Spüren Sie Ihre Forderungen systematisch auf. Gehen Sie systematisch vor und listen Sie alle unbezahlten Rechnungen der Kunden, das Rechnungsdatum, den Rechnungsbetrag und das Fälligkeitsdatum auf. Sollten Sie ein großes Beratungsunternehmen haben, in dem es ständig eine Menge unbezahlter Rechnungen gibt, dann könnten Sie sich vielleicht in der Hauptsache auf die Belege konzentrieren, die eine gewisse Mindesthöhe wie etwa 10.000 Euro haben. Oder Sie kümmern sich vor allem um Rechnungen, die schon vor 30 oder vor 45 Tagen gestellt wurden.

Melden Sie sich bei den »schwierigen Fällen« per Anruf oder E-Mail, wenn die Rechnungen gestellt werden. Benachrichtigen Sie sie, dass eine Rechnung unterwegs ist. Nehmen Sie Ihnen unbedingt das Versprechen ab, Bescheid zu geben, falls die Zahlungsaufforderung bis zu einem bestimmten Termin nicht eingetroffen ist oder falls es noch Schwierigkeiten oder Fragen zu klären gibt, bevor die Zahlung angewiesen werden kann. Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um beim Kunden nachzuhaken, wann die Rechnung bezahlt werden wird.

Rufen Sie Ihre Kunden eine Woche bevor die Zahlungsfrist abläuft an. Damit wollen Sie erreichen, dass die Bezahlung Ihrer Rechnungen auch für den versprochenen Termin vorgesehen ist. Ist dem nicht so, erkundigen Sie sich, was Sie eventuell tun könnten, damit pünktlich gezahlt wird. Sprechen Sie das Problem auf jeden Fall zu diesem Zeitpunkt an. Ansonsten erhalten Sie Ihr Geld eventuell zu spät.

Rufen Sie sofort Ihren Kunden an, sollte eine Rechnung überfällig sein – selbst wenn es sich um einen Tag handelt. Erkundigen Sie sich nach dem Grund und danach, wie Sie die Auszahlung zu beschleunigen können.

Ja klar, bei Kunden hinter dem Geld hertelefonieren, das macht keiner gerne. Doch wenn Sie Ihren Auftraggebern schon so lange Zahlungsziele eingeräumt haben anstatt auf einer sofortigen Bezahlung bei Erbringung Ihrer Dienstleistung zu bestehen, dann werden Sie sich ein solches Vorgehen irgendwann einfach nicht mehr leisten können. Solche Anrufe sind, gerade wenn es hart auf hart kommt, enorm wichtig.

Wenn Sie sich vorgenommen haben, Ihren Cashflow in den Griff zu bekommen, besteht ein wesentlicher Teil Ihrer Aufgabe darin, ein Auge auf die Forderungen, also das Geld, das Kunden Ihrer Firma schulden, zu haben. Es gibt heute eine Reihe sehr guter Buchhaltungsprogramme, wie zum Beispiel die von Lexware, mit denen man sich die Sache mithilfe einer Funktion, die die Forderungen automatisch auflistet, vereinfachen kann.

Geld bei Kunden eintreiben, die nicht zahlen

Also gut, Sie haben dem Kunden die Rechnung zugesandt und sich bestätigen lassen, dass sie fehlerfrei ist und die Zahlung angewiesen werden kann. Man hat Ihnen den Termin für die Zahlung genannt. Doch es vergeht ein Tag und dann noch einer. Es ist wie so oft. Was nun? Jetzt muss für Sie Ende sein. Sie müssen das Geld eintreiben, dass der Kunde Ihnen schuldet.

Hier ein paar Tipps für solche Fälle:

Rufen Sie Ihren Kunden persönlich an und bitten Sie um seine Hilfe. Sie sollten nicht einfach die Rechnung kopieren, einen dieser typischen Stempel aus dem Schreibwarenladen mit der Aufschrift »Wir wissen Sie als Kunden zu schätzen – und hoffen, dass Sie bald zahlen.« oder »Zweite Mahnung – wir hätten wirklich gern unser Geld.« daruntersetzen und das Schreiben dann an die dortige Buchhaltung schicken. Bitten Sie Ihren Kunden um Hilfe. Wenn Sie innerhalb der Firma in Ihrem Kunden erst einmal einen Fürsprecher gefunden haben, wird Ihrer Rechnung viel mehr Beachtung geschenkt werden, als wenn Sie auf eigene Faust versuchen würden, sie einzutreiben.

Erkundigen Sie sich, wodurch die Zahlung verzögert wird und was Sie tun können. Es kommt manchmal vor, dass eine Zahlung ausbleibt, weil man in der Buchhaltung des Kunden die Rechnung verlegt hat, keinen Abliefernachweis hat oder die unterschriebene Kopie der Bestellung oder des Vertrags über Ihren eigentlichen Auftrag nicht finden kann. Finden Sie heraus, wodurch die Zahlung verzögert wird, und bieten Sie an, das fehlende Schriftstück zu besorgen. Tun Sie das so schnell wie möglich.

Wenn alle Stricke reißen und wirklich nur, wenn Sie keine weiteren Aufträge von diesem Kunden erwarten, können Sie ein Inkassobüro einschalten oder Rechtsmittel einlegen. Falls Ihr Auftraggeber Sie nicht fristgerecht bezahlt hat und Anrufe oder E-Mails einfach ignoriert oder sich verleugnen lässt, wird Ihnen nicht viel anderes übrig bleiben, als schnell zu handeln. Sie lassen den Betrag von einem Inkassobüro eintreiben (das aber eine saftige Provision von 20 bis 40 Prozent des Rechnungsbetrags für seine Bemühungen verlangen wird) oder gehen vor Gericht. Wenn der geschuldete Rechnungsbetrag eher gering ist, können Sie sich an das Amtsgericht wenden. Bei höheren Summen geht die Sache ans Landgericht. (In Deutschland ist das Amtsgericht in der Regel für einen Streitwert bis zu 5.000 Euro zuständig, ab 5.000 Euro das Landgericht.) Vergessen Sie nicht: Sobald Sie sich für eine dieser Methoden entscheiden, werden Sie diesen Kunden so gut wie sicher verlieren. Aber so wie die Dinge liegen, wäre das vielleicht auch gar nicht das Schlechteste.

Falls Sie diverse durchzuführende Arbeiten und entsprechend mehrere Teilzahlungen vertraglich vereinbart haben, der Kunde aber nicht pünktlich zahlt, könnten Sie auch eine Arbeitsniederlegung in Erwägung ziehen, um ein wenig Druck auszuüben. Doch bevor Sie sich für diesen Weg entscheiden, sollten Sie Ihren Vertrag noch einmal genau lesen – oder Ihren Anwalt dazu befragen –, um sicher sein zu können, dass der Kunde aufgrund des Arbeitsstopps nicht Klage gegen Sie erheben wird. Egal, welchen Weg Sie wählen, bei verspäteten Zahlungen müssen Sie schnell handeln. Warten Sie nicht Tage oder Wochen (oder gar Monate!) in der Hoffnung, dass es schon noch klappen wird, ab. Aller Wahrscheinlichkeit nach stimmt irgendetwas nicht und daher müssen Sie sich umgehend darum kümmern.

Ein angemessenes Honorar vom Kunden erhalten

Wir wagen jetzt mal zu behaupten, dass Sie glauben, Ihren Kunden eine Menge wert zu sein. Und das könnte sogar stimmen. Wenn Sie es aber nicht schaffen, Ihre Kunden und potenziellen Kunden von der Selbsteinschätzung Ihres Wertes zu überzeugen, haben Sie ein Problem. Und das sieht so aus: Sie werden letztendlich entweder Aufträge annehmen, bei denen Sie unter Wert bezahlt werden, oder überhaupt keine Aufträge an Land ziehen können. Es ist eine wahre Kunst, den Kunden dazu zu bringen, nicht in erster Linie das von Ihnen verlangte Honorar zu sehen, sondern auch den Wert Ihrer Arbeit zu verstehen. Wenn Sie langfristig Erfolg in der wunderbaren Welt des Consultings haben möchten, werden Sie diese Kunst beherrschen müssen.

Sollte es einmal vorkommen, dass ein Kunde eher Ihr Honorar als die Vorteile, die sein Unternehmen durch Ihre Arbeit genießt, im Blick hat, hat dies wahrscheinlich zwei Ursachen:

Sie haben Ihren Honorarvorschlag nicht hinreichend mit dem Nutzenversprechen für das vorliegende Geschäftsszenario Ihres Kunden in Beziehung gesetzt.

Sie haben es wahrscheinlich mit jemand zu tun, der nicht für den Gesamterfolg des Unternehmens verantwortlich ist.

Im ersten Fall müssen Sie starke Argumente für den Wert liefern, den Sie durch Ihre Beratung für die Firma des Interessenten schaffen. Wie viel wird Ihr Kunde pro Woche, Monat oder Jahr sparen, wenn er Sie Ihre Arbeit tun lässt? Wie viele Male wird es sich bezahlt machen, dass es im Unternehmen durch Ihr Zutun später optimaler laufen wird? In Kapitel 21 erfahren Sie, wie Sie Ihre Preise auf Basis des wahrgenommenen Käufernutzens festsetzen.

Im zweiten Fall müssen Sie sicherstellen, dass Sie einen Gesprächspartner haben, der die Gesamtzusammenhänge sieht oder dafür verantwortlich ist, und nicht einen, der nur die Kosten Ihrer Arbeit im Blick hat, wie es etwa bei einem Abteilungsleiter, der diesen Posten nur pro forma erhielt, der Fall wäre. Ihre Aufgabe besteht darin, sich in der Leitungsorganisation des vorliegenden Unternehmens so lange durchzufragen, bis Sie jemanden gefunden haben, der dem Nutzen, den Sie bringen, einem weitaus höheren Wert beimisst als Ihrem Honorar.

Vermeiden Sie als Consultant generell Aufträge, bei denen Sie nach Stunde bezahlt werden. Wenn Sie sich auf so etwas einlassen, wird es kaum möglich sein, dem Kunden ein Nutzenversprechen zu bieten. Es ist viel sinnvoller, eine Pauschale für die geleistete Arbeit zu berechnen. So wird der Kunde sich auch viel weniger über den Stunden- oder Tagessatz aufregen. Sie können es sich in dieser Hinsicht leichter machen, wenn Sie beständig gute Arbeit leisten und eine tief gehende Beziehung zu Ihren Kunden aufbauen. Machen Sie sich als Partner einfach unentbehrlich. Dann wird Ihr Wert schnell deutlich – und Sie können Ihre Dienste gut verkaufen.

Teil VI

Als selbstständiger Consultant noch erfolgreicher werden

In diesem Teil …

Nachdem Sie sich selbstständig gemacht haben, werden Sie eines Tages – es könnten Wochen, Monate oder sogar Jahre vergehen – merken, dass Sie noch erfolgreicher werden könnten. Wir stellen Ihnen in diesem Teil eine ganze Reihe von Strategien vor, mit denen Sie genau das erreichen können. Wir zeigen Ihnen unter anderem, wie Sie auf Ihrem momentanen Erfolg aufbauen und sich neue Beratungsgebiete erschließen und wie Sie eine geschickte Preisstrategie entwickeln, um Ihr Unternehmen noch profitabler zu machen. Außerdem präsentieren wir Ihnen mehrere Möglichkeiten, Imagepflege zu betreiben und einen guten Ruf zu erwerben.

20

Am bestehenden Erfolg anknüpfen

In diesem Kapitel

Mit Ihrem Beratungsunternehmen expandieren

Die Gründe für Ihren Erfolg kennen

Partnerschaften eingehen

Das Glücksprinzip – der Welt etwas zurückgeben

Jedes Unternehmen durchläuft bestimmte Phasen. In der Anfangsphase, beim Start in die Selbstständigkeit, schaffen Sie zunächst einmal die Grundvoraussetzungen und möchten das Geschäft zum Laufen bringen. Sie richten Ihr Büro ein, entscheiden sich für ein Buchhaltungssystem, legen Vorgehensweisen und Richtlinien für den Verwaltungsbereich fest, melden Ihr Gewerbe an oder schließen einen Gesellschaftsvertrag ab und bearbeiten die ersten Aufträge von Kunden. Daran anschließend entwickeln sich die meisten Unternehmen weiter: Zufriedene Kunden empfehlen Sie bei ihren Kollegen weiter und auch Ihre Marketingmaßnahmen fangen langsam an, sich in neuen Aufträgen niederzuschlagen. Es liegt größtenteils in Ihrer Hand, in welchem Maße und wie schnell Sie expandieren. Wenn Sie möchten, können Sie eine Menge unternehmen, um Ihr Geschäft voranzutreiben. Aber vielleicht sind Sie mit dem derzeitigen Zustand auch ganz zufrieden und möchten sich gar nicht vergrößern. Beides ist möglich. Sie sind der Chef und dürfen frei entscheiden.

Wir zeigen Ihnen in diesem Kapitel mehrere Methoden, wie Sie noch erfolgreicher werden können. Bei einigen geht es darum, die Geschäfte bewusst voranzutreiben (zum Beispiel, indem man die Erlöse steigert und jährlich für über eine Million Euro Rechnungen stellt), den Schlüssel zum Erfolg verinnerlicht zu haben, Partnerschaften einzugehen und der Welt etwas zurückzugeben. Selbst wenn Sie beschlossen haben, im momentanen Zustand zu verharren, dürfen Sie nicht vergessen, dass Sie auch während der Arbeit mit Ihren aktuellen Kunden ständig auf die Aufträge von Neukunden angewiesen sind. Und um weiterhin genau so viel zu verdienen wie bisher, müssen Sie eben einige Dinge tun, die man auch zum Expandieren unternehmen würde. Um es mit den Worten eines Gärtners auszudrücken: Die meisten Ihrer Kunden sind einjährige Pflanzen und müssen jedes Jahr erneuert werden. Wenn Sie gute Arbeit leisten – also pünktlich liefern und das Budget nicht überschreiten –, können wir Ihnen fast schon garantieren, dass sich eine Menge Kunden um Ihre Dienste nur so reißen werden.

Das Wachstum im Blick haben

Expandieren oder nicht expandieren? Das ist hier die Frage. Wenn Sie Ihr eigenes Beratungsunternehmen leiten, werden Sie sich irgendwann mit dieser Frage auseinandersetzen müssen. Sie können den Gedanken daran natürlich auch einfach verbannen, aber im Grunde treffen Sie damit schon eine Entscheidung. Einige Firmen legen zwar einen kometenhaften Aufstieg hin, obwohl die Verantwortlichen es weder geplant noch etwas dafür getan haben. Der Großteil der Beratungsunternehmen wächst aber nicht, bevor man nicht etwas unternimmt, um für eine gleichbleibende Zahl an Neuaufträgen zu sorgen.

Expandieren – ja oder nein?

Also zurück zur Gretchenfrage: Expandieren oder nicht expandieren?

Um zu entscheiden, was am besten für Ihr Beratungsunternehmen ist, lesen Sie sich einmal die folgende Checkliste durch:

Was sagt Ihr Bauchgefühl? Sind Sie ein engagierter Erfolgsmensch mit Unternehmergeist, der vor nichts zurückschreckt, um der beste Consultant aller Zeiten zu werden, oder sehen Sie die Dinge etwas entspannter? Wenn Ihr Bauchgefühl Ihnen sagt, dass Sie es besser langsam angehen lassen sollten, dann sollten Sie vielleicht darauf hören und entsprechend vorgehen.

Welchen Lebensstil bevorzugen Sie? Viele Consultants müssen viele Geschäftsreisen unternehmen, besuchen Kunden im ganzen Land oder sogar auf anderen Kontinenten. Das bringt mit sich, dass sie sehr häufig nicht zu Hause sein werden. Falls Sie familiär gebunden sind oder zu Hause andere Verpflichtungen haben, könnte es sehr schwierig werden, ein schnell wachsendes Beratungsunternehmen zu leiten. Machen Sie sich Gedanken über Ihren Lebensstil und treffen Sie danach die Entscheidung, in welchem Maße Sie sich vergrößern wollen.

Wie ist es um Ihre Finanzen bestellt? Wenn Sie mit Ihrem Beratungsunternehmen wirklich schnell wachsen wollen, müssen Sie eine Menge Zeit und Geld investieren. Es kostet einiges, Ihre Dienste zu bewerben, häufig auf Geschäftsreise zu gehen und zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, um all die neuen Kunden zu bedienen, die im Zuge der Expansion an Ihre Tür klopfen werden. Wenn Sie genug einnehmen und Ihr Unternehmen auf sicheren Füßen steht, dann nur zu, expandieren Sie ruhig. Sind Sie dagegen häufig knapp bei Kasse, setzen Sie eventuell die ganze Firma aufs Spiel, wenn Sie die Vergrößerung mit allen Mitteln erzwingen wollen.

Wie sieht die Marktlage aus? Einige Consultants sind der irrigen Auffassung, dass es eine unbegrenzte Anzahl an Kunden gibt, die nur darauf warten, sich die Klinke in die Hand zu geben und die Aufträge für jede Art von Beratung vergeben werden. Es mag tatsächlich viele Kunden geben, die an den Beratungsdiensten interessiert wären, doch auch deren Anzahl ist irgendwann erschöpft. Es hängt eben vom Markt ab, wie viele es sein werden. Bevor Sie entscheiden, ob Sie zum großen Schlag in Sachen Expansion ausholen, sollten Sie die Marktlage genauestens analysieren und ermitteln, ob Ihre Wachstumspläne in die Tat umgesetzt werden können. Falls ja, steht einer Expansion nichts im Wege. Falls nicht, warten Sie lieber noch damit, bis die Marktbedingungen sich gebessert haben.

Nur Sie selbst können entscheiden, ob Sie aus Ihrer Firma ein schnell wachsendes Unternehmen machen und all die dazugehörigen Vor- und Nachteile in Kauf nehmen möchten. Oder wollen Sie es lieber ruhiger angehen lassen? Egal welchen Weg Sie wählen, Sie können zum Glück immer noch Ihre Meinung ändern. Sobald Sie meinen, dass einer Expansion ab jetzt allerhöchste Priorität eingeräumt werden muss, konzentrieren Sie sich auf das Wachstum. Und wenn Sie dann wieder ein bisschen kürzertreten möchten, können Sie es jederzeit tun. Sie allein entscheiden.

Die einzelnen Wachstumsphasen

Sie können Ihr Beratungsunternehmen mit einem Lebewesen vergleichen. Es reagiert auf seine Umwelt, ist ständig in Bewegung und verändert sich. Manchmal zum Guten und manchmal eher nicht. Jana Matthews, Gründerin und CEO der Firma The Jana Matthews Group (englischsprachige Website: www.janamatthewsgroup.com), eine Unternehmensberatung, die sich auf Wachstumsunternehmen spezialisiert hat, ist der Meinung, dass jede Firma typischerweise zunächst eine Gründungsphase und dann drei verschiedene Wachstumsphasen durchmacht. Hier die einzelnen Phasen:

Gründungsphase: Man versucht zu ermitteln, welche Produkte und Dienstleistungen den Bedarf wohl am besten decken würden und welchen Nutzen das eigene Unternehmen einem Kunden bieten kann. In der Gründungsphase besteht Ihre Aufgabe als Leiter eines Beratungsunternehmens darin, als Macher und Entscheidungsträger zu fungieren.

Beginnendes Wachstum: In dieser ersten Wachstumsphase kümmert sich Ihr Unternehmen in erster Linie um den Absatz und versucht, eine neue oder verbesserte Beratungsleistung einzuführen, sich einen Marktanteil zu sichern und die Erlöse zu steigern. Im Betrieb des Unternehmens werden schnelle Entscheidungen getroffen. Man zeigt sich flexibel und manchmal geht es sogar chaotisch zu. Die Mitarbeiter tun alles für den Erfolg Notwendige. Als Leiter des Beratungsunternehmens sollten Sie in dieser Phase vor allem die Aufgaben delegieren und die Marschrichtung vorgeben.

Schnelles Wachstum: Während der zweiten Wachstumsphase versucht Ihre Firma, für eine weite Verbreitung der Dienstleistungen zu sorgen, sich einen bedeutenden Marktanteil im Zielmarkt zu sichern, den Fortschritt der Konkurrenz zu stoppen und sich als Marktführer zu positionieren. Es müssen ständig neue Mitarbeiter eingestellt werden – der Personalbedarf wächst. Die Aufgabe, sie einzugliedern und ihre Aufgaben zu koordinieren, kann entmutigend wirken und sich endlos hinziehen. Als Leiter sind Sie in dieser Phase für die Teamentwicklung, interne Beratung und Planung zuständig und müssen darauf achten, dass der Kommunikationsfluss gewährleistet ist.

Konstantes Wachstum: Am Ende des Wachstumsprozesses wird es immer wieder mal zu schwierigen Phasen kommen und die Firma muss sich regelmäßig »neu erfinden«. Durch das schnelle Wachstum ist der Kundenstamm enorm gewachsen, viele neue Absatzmöglichkeiten haben sich ergeben, die Zahl der Mitarbeiter hat sich erhöht, das Unternehmen ist vielschichtiger geworden und die Wahrscheinlichkeit, Marktführer zu werden, ist gestiegen. Doch wenn man in all diesen Bereichen zulegt, geraten die Dinge auch leichter außer Kontrolle. Als Leiter des Beratungsunternehmens verändern sich Ihre Aufgaben während des gesamten Wachstums. Sie müssen nun den organisatorischen Wandel initiieren und gestalten, den Aufbau des Unternehmens im Auge behalten, als strategischer Wegbereiter dienen und auf Einhaltung der Unternehmenskultur achten.

Und in welcher Phase befindet sich Ihr Beratungsunternehmen gerade? In der Gründungsphase oder einer der drei Wachstumsphasen? Passt Ihre Firmenkultur zu den gerade beschriebenen Wachstumsstufen? Falls nicht, wie können und sollten Sie Abhilfe schaffen?

Wachstumsstrategien umsetzen

Um mit Ihrem Beratungsunternehmen zu expandieren, können Sie zahlreiche Strategien verfolgen. Sie wenden entweder nur eine einzige an oder kombinieren gleich mehrere. Hier die gängigen Verfahren:

Neue Beratungs- und Dienstleistungen entwickeln: Hier können Sie es sich einfacher machen, wenn Sie auf bestehenden Beratungs- und Dienstleistungen aufbauen. Denn durch diese Verbindung können Sie aktuelle und frühere Kunden vielleicht wieder auf sich aufmerksam machen. Und das ist fast immer der sicherste Weg zu neuen Aufträgen.

Neue Märkte erschließen: Viele Beratungsunternehmen erkennen die Vorteile einer Erschließung von Märkten, die außerhalb des heimischen Marktes (sowie des Verkaufs über das Internet) – der ja eventuell schon gesättigt ist – liegen. Hinzu kommt, dass die Ausrichtung auf neue Branchen (ein IT-Beratungsunternehmen könnte zum Beispiel neben der Luft- und Raumfahrtindustrie zusätzlich in der Automobilbranche tätig werden) häufig sogar noch größere Wachstumsmöglichkeiten mit sich bringt.

Weltweit aktiv werden: Warum sollten Sie Ihre Dienste bloß in einem Land anbieten, nachdem Ihnen doch die ganze Welt offensteht?

Mehr Mitarbeiter einstellen: Wenn Sie mehr Personal einstellen, wächst Ihr Unternehmen automatisch (aber natürlich nur, wenn Sie nicht ständig mehr Mitarbeiter entlassen als einstellen). Bei einer Aufstockung des Personals müssen Sie aber auch genügend Arbeit haben. Ansonsten werden die Neueinstellungen schnell zu einem enormen Kostenfaktor.

Strategische Partnerschaften eingehen: »Gemeinsam sind wir stärker« – an dieser Redewendung ist etwas dran. Wenn Sie sich mit den passenden Unternehmen, zum Beispiel anderen Beratungsunternehmen oder Firmen aus einer ähnlichen Branche, zusammentun, können Sie den Einflussbereich und die Marktstellung Ihres eigenen Unternehmens enorm ausweiten. Sie müssen nur die richtigen Partner finden. Diese sollten nicht zu Ihrer Konkurrenz zählen und Ihr Unternehmen leistungsfähiger werden lassen, anstatt es in den Schatten zu stellen.

Unternehmensbeteiligungen anstreben: Hier geht man ähnlich wie bei einer strategischen Partnerschaft vor, doch es handelt sich um ein längerfristiges Bündnis, das schriftlich fixiert wird. Weiter hinten in diesem Kapitel erfahren Sie Näheres zu diesem Thema.

Fusionen und Übernahmen ins Auge fassen: Lange Zeit glaubte man, dass durch Fusionen und Übernahmen eine relativ schnelle Expansion ermöglicht wird. Ein Beratungsunternehmen kann auf diese Weise tatsächlich wachsen und Erfolg haben, doch wenn die jeweiligen Firmenkulturen und Wertvorstellungen der beiden Fusionspartner nicht übereinstimmen, geht das Ganze häufig schief.

Börsengang: Gegen eine kleine (na ja, am liebsten wohl eine große) Finanzspritze von Investoren, um expandieren zu können, ist natürlich nichts zu sagen. Wenn man an die Börse geht, beschafft man Geld, indem man Aktien der eigenen Firma in der Öffentlichkeit zum Kauf anbietet. Sollte Ihr Beratungsunternehmen zufällig als der nächste große Renner gelten, könnten Sie auf diese Weise eine sehr große Summe zusammenbekommen und in der Folge auch beträchtlich wachsen.

Egal für welche Kombination aus Wachstumsstrategien Sie sich entscheiden, Sie sollten sich unbedingt genügend Zeit nehmen, um jeden Ihrer Schritte im Detail zu planen, bevor Sie ihn in die Tat umsetzen. Je besser Sie planen (und man kann in gewissem Maße nie genug planen), desto eher werden Sie Erfolg haben.

Neun Schlüssel zum Erfolg

Viele Unternehmer – und natürlich auch selbstständige Consultants – fragen sich, ob es wohl ein Patentrezept oder irgendwelche festen Regeln für den langfristigen Erfolg einer Firma gibt. Nun, es hat sich herausgestellt, dass in dieser Hinsicht schon viele Studien durchgeführt worden sind. Man hat herausgefunden, dass alle erfolgreichen Unternehmen gewisse Merkmale gemeinsam haben.

William Bygrave, emeritierter Professor des zum Babson College gehörigen Arthur M. Blank Center for Entrepreneurship, einer Topadresse für wirtschaftswissenschaftliche Studien des Unternehmertums, und in den USA einer der führenden Experten auf diesem Gebiet, hat neun Schlüssel für den Erfolg eines Unternehmens ermittelt:

Firmengründer: Bei jeder Neugründung braucht es eine kompetente, unternehmerisch denkende Person. (Falls Sie sich mit Ihrem Beratungsunternehmen selbstständig gemacht haben, sind Sie damit gemeint!)

Zielgerichtetes Vorgehen: Ein kompetenter Unternehmer konzentriert sich auf Nischenmärkte. Er sucht sich ein Fachgebiet. (Wenn Sie als Consultant Erfolg haben möchten, muss Ihnen klar sein, dass Sie Ihren Kunden einen viel größeren Dienst erweisen können – und ein gefragterer Anbieter sein werden –, wenn Sie auf einem bestimmten Gebiet als Experte gelten, anstatt »von allem ein bisschen, aber von nichts richtig eine Ahnung zu haben«.)

Schnelligkeit: Die Entscheidungen werden schnell getroffen und zügig umgesetzt. (Allerdings sollten Sie dabei nichts übers Knie brechen. Sonst bleibt vor den ersten Schritten der Umsetzung keine Zeit, die Alternativen zu durchdenken.)

Flexibilität: Erfolgreiche Unternehmer sind aufgeschlossen für Neues. Sie passen sich Veränderungen an. (Falls Sie sich mit Ihrem Beratungsunternehmen selbstständig gemacht haben, nicht expandiert haben und auch nicht zu festgefahren in Ihren Gewohnheiten geworden sind, werden Sie sich dem Wandel am Arbeitsplatz viel besser anpassen können als eine größere Unternehmensberatung.)

Innovationsgeist: In solchen Unternehmen gibt es ständig Neuerungen. (Erfolgreiche Consultants suchen ständig nach neuen Möglichkeiten, dem Kunden noch mehr zu bieten und sich dabei gleichzeitig einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.)

Flache Hierarchien: In erfolgreichen Unternehmen gibt es so wenige Verwaltungsebenen wie möglich. (Und wenn Sie das Sagen haben, können Sie auch selbst entscheiden, wie Ihr Beratungsunternehmen aufgebaut ist.)

Sparsamkeit: Da sie die Gemeinkosten reduzieren und die Produktivität erhöhen, können diese Unternehmen Kosten sparen. (Und wenn man Kosten spart, erzielt man höhere Gewinne.)

Wohlwollen: Erfolgreiche Unternehmer pflegen einen freundschaftlichen Umgang mit ihren Kunden, Zulieferern und Mitarbeitern. (So schafft man eine starkes Vertrauensverhältnis bei den Kunden sowie eine tiefe Kundenbindung.)

Freude: Es macht einfach Spaß, in einem erfolgreichen Unternehmen zu arbeiten. (Es gibt fast nichts Schöneres und Zufriedenstellenderes im Arbeitsleben als Teil eines expandierenden Unternehmens zu sein, das schwerwiegende Probleme für seine Kunden löst.)

Wir können zwar keine Garantie auf diese Theorie geben (wir hätten Ihnen natürlich gerne eine gegeben), glauben aber, dass Professor Bygrave hier richtig liegt. Sie täten gut daran, wenn Sie Ihr – ob Sie nun selbstständig oder angestellt sind – Beratungsunternehmen mal in Augenschein nehmen und überprüfen, wie viele der neun Erfolgsfaktoren vorliegen. Sie kennen ja das Sprichwort: Je mehr, desto besser, oder?

Partnerschaften für mehr Erfolg

Durch Partnerschaften mit anderen Personen – und anderen Beratungsunternehmen – kann man hervorragend auf seinem Erfolg aufbauen. Weshalb das so sein sollte? Da man so in den Genuss von mehr Ressourcen, Fachkenntnissen und Märkten kommt, als es momentan der Fall ist. Mehr noch, durch einen Außenstehenden kann man sein Beratungsunternehmen und die vorliegenden Möglichkeiten und Herausforderungen aus einer ganz neuen Perspektive betrachten, die man durch die eigene Betriebsblindheit vielleicht nie erlangt hätte.

Partnerschaften kann man ganz zwanglos, durch Handschlag oder eine Willenseinigung oder formell mitsamt einem rechtlich bindenden Gesellschaftsvertrag eingehen. Egal welchen Weg Sie hier wählen, es kann nie schaden, schriftlich zu fixieren, wer welche Aufgaben übernimmt und wie die Früchte Ihrer Arbeit später aufgeteilt werden. Glauben Sie uns: Es sind schon unzählige solcher Verbindungen in die Brüche gegangen, weil es zu Missverständnissen über diese Themen gekommen war.

Und damit sich Ihre Partnerschaft nicht bei den Misserfolgen einreihen muss, haben wir hier ein paar Tipps für Sie:

Man muss einander vertrauen. Wenn Sie das Beratungsunternehmen gemeinsam leiten, müssen Sie Ihrem Partner vertrauen können. Fehlt das Vertrauen, werden Sie sich wohl kaum so engagiert in die Partnerschaft einbringen, wie es für einen Erfolg nötig wäre. Tun Sie sich nur mit Personen zusammen, an die Sie glauben. Schwindet das Vertrauen, sollten Sie nicht zögern, die Verbindung zu lösen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen finanziell stark genug ist. Der Zweck einer Partnerschaft besteht nicht darin, eine schwache Firma zu stützen. Man möchte auf dem Erfolg beider Unternehmen aufbauen und diesen zugunsten beider Parteien maximieren. Falls Ihr Beratungsunternehmen Schwächen zeigt, sollten Sie diese unbedingt beheben, bevor Sie sich daranmachen, eine Verbindung mit anderen einzugehen.

Suchen Sie sich einen Partner, der eine Wertsteigerung für Ihr Unternehmen schafft. Sie sollten einerseits keine Verbindung eingehen, wenn Ihre eigene Firma finanziell nicht gut dasteht, und andererseits nach Partnern Ausschau halten, die die gegebenenfalls nicht vorhandenen Fertigkeiten, Kenntnisse, Fachwissen und Ressourcen einbringen, die einen Nutzen für Ihr Beratungsunternehmen darstellen. Das ist schließlich einer der Hauptgründe dafür, dass man sich zusammentut.

Teilen Sie sich die Erträge, aber auch die Risiken. Partner sollten die Gewinne, die der Erfolg mit sich bringt, je nach Grad ihrer Beteiligung untereinander aufteilen, aber auch gemeinsam die Risiken tragen. Obwohl es im Nachhinein schon mal schwierig sein kann, festzustellen, welcher der beiden Partner denn nun wie viel zum Erfolg des Beratungsunternehmens beigetragen hat, sollte man das möglichst genau ermitteln. Sonst meint einer der beiden Partner noch, er wäre der Dumme. Und der andere wird mit der Verbindung auch nicht glücklich sein, wenn es an ihm hängen bleibt, den Großteil des Risikos zu tragen und dafür kaum entlohnt zu werden.

Halten Sie alles schriftlich fest. Selbst wenn Sie keine formelle Partnerschaft eingehen, sollten Sie und Ihr Partner die wichtigsten Vereinbarungen unbedingt schriftlich fixieren. In dem Schriftstück sollten die Verpflichtungen jeder einzelnen Partei zusammengefasst werden. Zudem sollte klar dargelegt werden, wie Erlöse und Einnahmen in der Partnerschaft aufgeteilt werden.

Verbinden Sie sich zunächst einmal probeweise. Machen Sie es wie die Pärchen. Man verabredet sich erst einige Male, bevor man sich verlobt und irgendwann heiratet. Sie und Ihre Partner sollten sozusagen auch erst einmal eine Probefahrt machen, bevor Sie eine formelle Partnerschaft eingehen. Sie werden schon nach kurzer Zeit feststellen können, ob sich die Sache für eine langfristige Partnerschaft eignet.

Wenn Sie sich genügend Zeit nehmen, um den optimalen Partner zu finden und dann auch noch die wichtigsten Vereinbarungen – am besten schriftlich – festhalten, bevor Sie Ihr Bündnis eingehen, wird das Ganze sehr wahrscheinlich von Erfolg gekrönt sein. Natürlich wird das nicht bei jeder Partnerschaft klappen, selbst wenn Ihr Beratungsunternehmen oder das Ihres Partners noch so gut läuft. Glückwunsch, wenn Sie Erfolg haben. Falls nicht, können Sie die Verbindung jederzeit wieder lösen und allein weitermachen oder sich einen anderen Partner suchen. Wenn Sie sich mit Ihrem Unternehmen selbstständig gemacht haben, liegt die Entscheidung ganz bei Ihnen.

Besprechen Sie unbedingt, wie Sie die Partnerschaft im Falle eines Scheiterns beenden werden, bevor Sie den Gesellschaftsvertrag unterzeichnen. Im Idealfall lassen Sie solche Vereinbarungen wie die Aufteilung des Vermögens, der Kunden, der Mitarbeiter, der üblichen Hilfsmittel eines Consultants sowie des geistigen Eigentums direkt in Ihren Gesellschaftsvertrag einfließen. Wenn Sie diese Dinge im Vorfeld klären, werden Sie nicht zahllose kostbare Stunden (in denen Sie sich nicht um Ihr eigentliches Geschäft kümmern können) und Geld vergeuden.

Der Welt etwas zurückgeben

Sie werden als Consultant irgendwann an den Punkt kommen, an dem Sie eine bestimmte Erfolgsstufe erreicht haben und langsam merken, dass Sie Einfluss auf die Gesellschaft nehmen möchten oder gleich die ganze Welt verändern wollen. Der wahre Erfolg lässt sich eben nicht in Euros berechnen. Er macht sich eher durch die Zufriedenheit bemerkbar, die sich einstellt, wenn man Kunden hilft, und durch den Respekt und den guten Ruf, den man sich mit der Zeit aufgrund seiner beruflichen Kompetenz erwirbt. Man kann den wahren Erfolg auch daran festmachen, in welchem Maße man im Leben der Mitmenschen etwas bewirkt.

Viele Geschäftsleute finden, dass man am wirkungsvollsten etwas bewegen kann, indem man etwas zurückgibt. Sie engagieren sich daher in ihrer Gegend und in gemeinnützigen Organisationen und bringen sich beispielsweise als ehrenamtliche Mitarbeiter, Leiter, Vorstand oder Referent ein. Doch auch hier gibt es natürlich einige Dinge, die vorteilhafter sind als andere. Das Institute for Educational Leadership (englischsprachige Website unter www.iel.org) aus Washington D.C., USA, hat die folgenden Empfehlungen für Geschäftsleute, die ehrenamtlich die Federführung für soziale Projekte übernehmen möchten, veröffentlicht:

Gehen Sie zielgerichtet vor. Suchen Sie sich ein Gebiet, das am besten zu Ihren Interessen und Fähigkeiten passt, wie zum Beispiel erschwinglicher Wohnraum oder die Schulung der Belegschaft, und befassen Sie sich zielgerichtet damit. Verfolgen Sie keine imposanten, zu weitschweifigen Konzepte. Werden Sie nicht ungeduldig, wenn Ihre Ideen bei den Menschen, denen Sie helfen möchten, nicht auf große Resonanz stoßen. Vergessen Sie nicht, dass ihre bisherigen Erfahrungen mit »Außenstehenden« möglicherweise enttäuschend waren.

Versuchen Sie es nicht mit Patentrezepten. Einige Managementsysteme wie zum Beispiel das Total Quality Management, Sparmaßnahmen oder virtuelle Organisation, die in Unternehmen anwendbar sind, eignen sich eventuell nicht für Behörden oder Gemeindeorganisationen. Gehen Sie pragmatisch vor. Machen Sie deutlich, welche Ziele und Ergebnisse Sie erwarten.

Lassen Sie nicht den »Chef« raushängen. Wenn Sie sich in sozialen Projekten engagieren, können Sie nicht wie ein Chef entscheiden und Aufgaben delegieren. Wenn die Leitung dagegen auf Kooperation beruht und man nicht allein an der Spitze steht, hat man eher Erfolg. Hier noch ein paar Tipps:

• Sie können ohnehin niemandem kündigen, also versuchen Sie es erst gar nicht.

• Werben Sie nicht zu viel in eigener Sache.

• Respektieren Sie die tatsächlichen Gegebenheiten, aber sorgen Sie dafür, dass die Informationen, die Sie bekommen, strengen Kriterien standhalten.

• Lernen Sie, zumindest vorübergehend, damit umzugehen, dass Spannungen aufgrund der Anwesenheit verschiedener Volksgruppen bestehen. Bemühen Sie sich, diese Konflikte aus der Welt zu schaffen oder die Situation zu entschärfen.

• Versuchen Sie, hinderliche Vorschriften zu akzeptieren beziehungsweise sie zu umgehen, nicht sie zu ändern. Zumindest in der Anfangsphase sollten Sie so handeln.

Lassen Sie sich von Ihrem kompetentesten Mitarbeitern helfen. Ehrenamtliche Helfer merken schnell, ob Sie einen unerfahrenen Neuling vor sich haben. Das direkte Engagement des Chefs, des Assistenten einer Führungskraft oder eines anderen qualifizierten Mitarbeiters eignet sich am besten. Es ist in jedem Fall wichtig, dass die Geschäftsleitung hinter dem Vertreter des Unternehmens steht und alle darüber Bescheid wissen.

Halten Sie durch. Die Aufgabe wird nicht einfach sein. Machen Sie sich auf unliebsame Überraschungen gefasst. Die Lebensbedingungen in ärmeren Wohnvierteln können politisch brisant sein. Wirtschaftsgrößen, die dort arbeiten, werden mit Problemen konfrontiert, deren Ausmaß und Komplexität sie vorher nicht gekannt haben. Widerstehen Sie der Versuchung, alles hinzuwerfen, wenn harte Zeiten anbrechen. Machen Sie sich nicht rar und zeigen Sie sich flexibel.

Wir haben Ihnen in diesem Kapitel gezeigt, dass es viele Möglichkeiten gibt, an seinem Erfolg anzuknüpfen. Man kann es schaffen, indem man expandiert und so mehr Gewinne einfährt oder indem man anderen hilft. Ob nun Kunden, Nachbarn oder internationale Verbände diese Hilfe erfahren. Vergessen Sie nicht: Man muss nicht Bill Gates heißen oder der reichste Mensch der Welt sein, um etwas zu bewegen. Es gibt zahllose gemeinnützige Institutionen, die von Ihrer Berufserfahrung und Ihren Beziehungen enorm profitieren könnten. Wenn Sie sich ehrenamtlich engagieren, werden Sie für sich einen ganz besonderen Erfolg verbuchen und zwar auf einem Gebiet, auf dem Hilfe wirklich nötig war.

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Preisstrategien für Fortgeschrittene

In diesem Kapitel

Hintergründe der Preisgestaltung

Preisfindung auf Basis des wahrgenommenen Käufernutzens

Erfolgshonorare und leistungsabhängige Preismodelle

Wir bringen Ihnen in Kapitel 6 die Grundlagen der Preisgestaltung näher und gehen dabei unter anderem auf die folgenden Themen ein: den Wert für die Kunden ermitteln, die eigene Preisliste erstellen, lernen, auch einmal »Nein« zu sagen. Je nachdem, in welchem Bereich Sie als Consultant tätig sind, und je nach Inhalt und Komplexität Ihrer Projekte werden Ihnen die Informationen aus Kapitel 6 ausreichend erscheinen, um Preise gestalten und Verträge aushandeln zu können, die profitabel für Sie und fair Ihren Kunden gegenüber sind.

Es könnte jedoch sein, dass Ihnen die grundlegenden Informationen aus Kapitel 6 nicht genügen. Vielleicht bieten Sie Ihre Dienste ja in einem Bereich an, in dem der Markt schon gesättigt ist, wie es zum Beispiel bei Bausachverständigen der Fall ist, und wo die Kunden ihre Kaufentscheidung in erster Linie aufgrund des Preises treffen. Eventuell suchen Sie gerade nach einer Möglichkeit, Ihre Preise zu erhöhen, ohne dadurch Aufträge einzubüßen. Oder Ihre Projekte sind enorm kostspielig und sehr speziell und Sie möchten daher einen Weg finden, dass die Kunden nicht nur Ihr Honorar, sondern vor allem den späteren Wert der Arbeit für ihr Unternehmen sehen.

Es gibt in der Consulting-Branche mittlerweile viele alternative Preismodelle, die von Kunden möglicherweise nicht so häufig beanstandet werden wie der gute alte Stundensatz oder die Pauschale. Eventuell könnten diese Alternativen sie sogar dazu bringen, Ihnen gegenüber der Konkurrenz den Vorzug zu geben. Wir erörtern in diesem Kapitel einige Themen, die sich um solche fortgeschrittenen Preisstrategien drehen, und gehen auf die Hintergründe der Preisgestaltung, die Preissetzung auf Basis des wahrgenommenen Käufernutzens und leistungsabhängige Preismodelle ein.

Die Philosophie hinter der Preisgestaltung

Die Verkaufspsychologie – die Gründe für den Kauf, die Produktauswahl, den Kauftermin und den Kaufpreis – ist seit Jahrhunderten ein faszinierendes Thema sowohl für Forscher als auch für Verkäufer (und Führungskräfte im Verkauf) gewesen. Es werden nicht umsonst unzählige Bücher, Seminare, Workshops, Webinare und andere Lehrmaterialien für Interessierte angeboten, die herausfinden möchten, wie man sich die Erkenntnisse der Verkaufspsychologie zunutze machen kann. Und um ehrlich zu sein, gibt es auch nachvollziehbare Gründe dafür, dass zum Beispiel auf Kaffeefahrten massenweise Quacksalberprodukte gekauft werden. Weshalb das so ist? Weil man eine Kaufentscheidung häufig aus dem Bauch heraus trifft und sich den Kauf später schönredet.

Wenn Sie einen Preis festlegen, sind auch noch andere an der Entscheidung beteiligt. Natürlich, Sie müssen Ihre Kosten decken – Sie brauchen ein Einkommen, müssen die Stromrechnung bezahlen, neue Computer kaufen, Büroräume anmieten und vieles mehr – und möchten mit Ihrem Beratungsunternehmen auch einen Gewinn erwirtschaften, um expandieren zu können. Doch bei der Preisgestaltung spielen auch noch viele andere Dinge eine Rolle. Sie müssen zahlreiche Aspekte in Bezug auf den Kunden mit einberechnen. – zum Beispiel seine Gefühle, Standpunkte, frühere Erfahrungen mit Consultants, den Druck aus der Chefetage, dem er ausgesetzt ist, seine Erziehung, die persönlichen Wertvorstellungen, die Höhe des Budgets, seine Entscheidungsbefugnis und vieles mehr.

Wir befassen uns in diesem Abschnitt etwas eingehender mit den Hintergründen der Preisgestaltung für Ihr Beratungsunternehmen, also damit, welche Denkweisen ihr zugrunde liegen. Ob Sie sich nun selbstständig gemacht haben oder Angestellter sind, wir haben diesen Abschnitt speziell auf Sie als Consultant zugeschnitten.

Einkalkulieren, wie Käufer Ihren Preis festlegen

Und jetzt die Eine-Million-Euro-Frage: Wer legt den Preis fest? Sie glauben vielleicht, dass die Antwort darauf doch auf der Hand liegt. Sie selbst natürlich! Doch eigentlich kann man das nicht so leicht beantworten, wie Sie denken. Sie sind zwar derjenige, der im Angebot an einen potenziellen Kunden einen Preis nennt oder der eine Preisliste für seine Arbeit als Consultant veröffentlicht, doch Sie müssen auch auf die Anforderungen und die Erwartungshaltung des Kunden eingehen.

Also, wer legt denn in Wahrheit den Preis fest? Richtig: Ihr Kunde.

Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Ihren Käufer mental beeinflussen und die Sie leichter erkennen lassen, wie viel er für Ihre Dienste wohl zu zahlen bereit ist:

Nachfrage: Wird Ihre Dienstleistung stark nachgefragt – was auch immer der Grund dafür sein mag –, wird sie in den Augen Ihres potenziellen Kunden umso wertvoller sein. Dies trifft im Besonderen zu, wenn auf einem speziellen Fachgebiet ein Mangel an qualifizierten Consultants herrscht. Sehen wir uns zum Beispiel einmal die Präsidentenwahl in den USA an, die alle vier Jahre stattfindet. Sie können darauf wetten, dass die Nachfrage an kompetenten Beratern für politische Kampagnen und an Wahlberatern, die sich bereits bewährt haben, in den Monaten – ja sogar Jahren – vor der eigentlichen Wahl unheimlich steigen wird. Und genauso sicher ist, dass die Besten der Besten unter ihnen die Preise dann so gut wie diktieren können.

Konkurrenz: Wenn Sie viele Konkurrenten haben, werden Ihre Kunden wohl gemerkt haben, dass es viele Anbieter gibt. Sie werden daher weniger geneigt sein, einen höheren Betrag für Ihre Beratung zu zahlen. Kommt es hart auf hart, kann es sogar so weit gehen, dass Ihre Dienste mit einer Pauschallösung gleichgesetzt werden, bei der die potenziellen Kunden die Kaufentscheidung fast ausschließlich aufgrund des Preises treffen.

Besonderheiten: Weist Ihr Beratungsunternehmen oder Ihre Dienstleistung Besonderheiten auf, die andere Consultants nicht bieten? Vielleicht beinhalten Ihre Dienste ja eine Geld-zurück-Garantie für den Fall, dass die Beratung nicht zu den versprochenen Ergebnissen führt? Wenn keiner Ihrer Mitstreiter etwas Ähnliches offeriert, wird man die Dienste Ihrer Firma vielleicht als wertvoller betrachten, wodurch Sie wiederum einen höheren Preis verlangen könnten.

Nutzen: Dem Nutzen messen Ihre Kunden den größten Wert bei und das macht sich auch auf der psychologischen Ebene bemerkbar. Die Besonderheiten stellen im Grunde Eigenschaften Ihres Angebots dar. Es könnte sich dabei etwa um Empfehlungen, Berichte, Ihren guten Ruf, das hohe Arbeitstempo, Garantien oder Ähnliches handeln. Der Nutzen wird hingegen an höheren Gewinnen, gesenkten Kosten, geringeren Belastungen, einem besseren Vertrauensverhältnis, weniger Konflikten, höherem Erfolg und vielem mehr festgemacht. Wenn Sie Ihre Preise auf Basis des wahrgenommenen Käufernutzens festsetzen wollen, müssen Sie unbedingt darüber Bescheid wissen, welcher Nutzen für Ihren Kunden wirklich am wichtigsten ist.

Neueste Technologien: Einige Consultants legen sich die neueste Spitzentechnologie zu. Daher sind ihre Kunden bereit, einen Aufschlag zu zahlen.

Positionierung: Ihre Stellung am Markt kann entscheidenden Einfluss darauf haben, wie die Kunden den Wert Ihrer Arbeit einschätzen und welchen Preis sie für Ihre Dienste zu zahlen bereit sind. Wenn Sie zum Beispiel in der Rechtsberatung tätig sind und sich auf Anklagen bei Prominenten spezialisiert haben, werden Sie für Ihre Beratung einen sehr viel höheren Preis verlangen können als ein Kollege, dessen Fachgebiet die Verteidigung von Obdachlosen ist.

Dies sind die hauptsächlichen psychologischen Faktoren, die beeinflussen, wie der Kunde den Wert Ihrer Arbeit wahrnimmt und welchen Preis er Ihnen für Ihre Dienste zu zahlen bereit ist. Es gibt aber zweifellos noch mehr Faktoren. Achten Sie darauf, was er Ihnen signalisiert, wenn es darum geht, was er am meisten zu schätzen weiß, und behalten Sie auch im Auge, wie Sie auf ihn wirken. All diese Dinge bestimmen, welchen Nutzen Sie ihm verschaffen werden und wie hoch das Honorar sein sollte. Ein fähiger Immobilienmakler ist nicht umsonst in der Lage, sehr schnell zu ermitteln, dass der wichtigste Nutzen, zu dem er einem Hauskäufer verhelfen kann, die Erleichterung darüber ist, dass es in der Nähe eine Schule mit gutem Ruf für die kleine Tochter gibt. Das ist auch der Grund, weshalb Makler ihre Kunden meist mit einer Nobelkarosse zu Besichtigungen fahren, anstatt mit einem klapprigen Kleinbus aufzukreuzen. Sie achten einerseits darauf, welche Signale ihre Kunden aussenden, und sorgen andererseits dafür, ihnen gewisse Werte zu vermitteln.

Die üblichen Preisstrategien durchschauen

In Kapitel 6 haben wir Ihnen die üblichen Methoden erklärt, wie Consultants ihre Preise gestalten. Dazu zählen der Stundensatz, die 200-Prozent-Regel, das Pauschalhonorar und das Vorschusshonorar. Wenn man allerdings die wahren Hintergründe der Preisgestaltung bei Beratungs- und Dienstleistungen verstehen möchte, kann es sehr aufschlussreich sein, sich die üblichen Preisstrategien in allen möglichen Branchen – nicht bloß bei Beratungsunternehmen – einmal genauer anzusehen.

Aber keine Angst, Sie sollen jetzt nicht jedes Mal, wenn Sie als Consultant einen Preis für Ihre Dienstleistungen festlegen, alle vorhandenen Preisstrategien durchexerzieren. Wir empfehlen Ihnen allerdings, diese grundsätzlich bei der Preisgestaltung, die Sie für Ihr Unternehmen ins Auge gefasst haben, im Hinterkopf zu behalten. Sie haben ja bereits gemerkt, dass es viele verschiedene Methoden gibt. Sie müssen nun entscheiden, welche sich für Ihre Firma und Ihre Kunden am besten eignet.

Im Folgenden finden Sie die am häufigsten angewandten Berechnungsmethoden:

Kostenorientierte Preisbestimmung: Bei dieser Preisstrategie addieren Sie einfach alle Kosten, die Ihnen entstehen, wenn Sie eine Beratungsleistung erbringen. Dann rechnen Sie noch einen bestimmten Betrag hinzu, da Sie ja auch einen Gewinn machen wollen, und nennen die Zahl, die dabei herauskommt, als Preis. Bei dieser Methode werden Ihnen zwar auf jeden Fall alle Kosten erstattet, es wird aber nicht berücksichtigt, dass andere Consultants ihre Preise senken und Sie somit deutlich unterbieten könnten.

Nachfrageorientierte Preisbestimmung: Ihre potenziellen Kunden werden sehr wahrscheinlich schon eine Vorstellung davon haben, wie viel sie Ihnen für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung zahlen sollten, weil sie in diesem Bereich eventuell schon Erfahrungen gemacht haben oder mit Kollegen gesprochen haben, die schon einmal einen Consultant beauftragt haben. Wenn Sie sich einmal ein wenig auf dem Markt umhören, können Sie herausfinden, welchen Preis Ihre potenziellen Kunden wohl zu zahlen bereit sind, und können den Preis für Ihr Angebot dann entsprechend festlegen.

Konkurrenzorientierte Preisbestimmung: Bei der konkurrenzorientierten Preisbestimmung ermitteln Sie die Preise Ihrer Konkurrenten, um Ihre eigenen Preise gestalten zu können. Wenn Sie die Daten Ihrer Mitstreiter erfasst haben, haben Sie drei Möglichkeiten:

• Sie gleichen Ihren Preis einfach eins zu eins an.

• Sie unterbieten ihren Preis, um selbst besser dazustehen.

• Sie nehmen für Ihre Dienstleistungen ganz bewusst etwas mehr als die Konkurrenz, um sich einen Hauch von Exklusivität zu verleihen.

Lockangebote: Diese Strategie haben Sie sicherlich schon im Supermarkt beobachtet, wenn Milch, Eier oder andere Grundnahrungsmittel zu einem sehr niedrigen Preis angeboten werden, weil man hofft, dass so Kunden ins Geschäft gelockt werden, von denen einige unweigerlich andere, teurere Produkte kaufen werden. Consultants machen häufig von Lockangeboten Gebrauch, wenn sie einige ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu einem besonders günstigen Preis (oder kostenlos) anbieten, um bei einem Kunden, von dem sie sich in Zukunft weitere Aufträge erhoffen, den Fuß in die Tür zu bekommen. Ein Unternehmensberater könnte zum Beispiel anbieten, eine erste Beurteilung der Einstellungsprozedur des Kunden vorzunehmen und dafür nur einen geringen Betrag wie etwa 500 Euro zu verlangen. Die eigentliche Beratungsleistung, bei der eine Lösungsstrategie entwickelt und angewandt werden muss, wird den potenziellen Kunden dann später sehr viel mehr kosten.

Preisbestimmung nach Verlauf der Nachfragekurve: Diese Berechnungsmethode wird im Allgemeinen von Fabrikanten angewandt. Bei der Preisbestimmung nach Verlauf der Nachfragekurve bietet man ein neues Produkt zu einem relativ hohen Preis an, wenn die Nachfrage hoch ist. Wenn die Nachfrage schließlich abnimmt und die Herstellungskosten aufgrund der Massenproduktionsvorteile sinken, wird der Preis nach und nach reduziert, um für ein stetiges Kaufinteresse und Zusatzverkäufe zu sorgen.

Abschöpfungsstrategie: Stellen Sie sich vor, Sie als Consultant wären der Einzige, der eine bestimmte Dienstleistung anbieten würde, und dass Ihre Kunden, nachdem Sie davon erfahren haben, unheimlich gerne diese in Anspruch nehmen würden. Ob Sie es glauben oder nicht, so etwas kommt vor. Wenn dieser Fall eintritt, können Sie einen sehr hohen Preis für Ihre Beratung nehmen. Na ja, zumindest so lange, bis Sie Konkurrenz bekommen und deshalb Ihre Preise unweigerlich senken müssen.

Penetrationsstrategie: Stellen Sie sich einmal vor, Sie wollten einen stark umkämpften Markt erschließen und sich dort so schnell wie möglich einen großen Marktanteil sichern. Dazu müssen Sie die Preise der Konkurrenz stark unterbieten und gleichzeitig weit und breit dafür werben, dass potenzielle Kunden bei Ihnen die Beratung zu einem sehr günstigen Preis bekommen. Wenn Sie dann Geschäftsbeziehungen aufgebaut und sich einen festen Kundenstamm zugelegt haben, können Sie die Preise nach und nach erhöhen, bis sie schließlich genauso hoch sind wie die Ihrer Mitstreiter.

Gebrochene Preise: Weshalb wirkt ein Preis von 19,99 Euro auf viele Verbraucher weitaus niedriger als einer von 20,00 Euro? Man hat herausgefunden, dass bei einer Preisauszeichnung mit ungeraden Zahlen das Absatzvolumen zunimmt. Der Käufer meint aufgrund der ungeraden Zahl ein Schnäppchen zu machen. Was auch immer die Ursache dafür sein mag, eine solche Preisgestaltung führt zu Erfolg. Ein Consultant könnte zum Beispiel eine bestimmte Dienstleistung für 499 statt für 500 Euro oder für 9.999 statt für 10.000 Euro anbieten.

Näheres über die Preissetzung auf Basis des Käufernutzens

Diese Methode hat die Consulting-Branche innerhalb der letzten zehn Jahre im Sturm erobert. Bei der Preissetzung auf Basis des wahrgenommenen Käufernutzens macht man nichts anderes, als die eigenen Preise nach dem Nutzen auszurichten, den Kunden glauben, aufgrund der Dienstleistung zu erhalten. Man gestaltet den Preis also nicht anhand der Kosten, die bei der Bereitstellung entstehen.

Vier Faktoren beeinflussen, wie ein Kunde den Nutzen wahrnimmt:

Das Angebot an Consultants, die die erforderliche Arbeit erledigen könnten: Je mehr Consultants die jeweilige Dienstleistung anbieten, desto geringer ist der Nutzen in den Augen der Kunden.

Die Höhe der Nachfrage: Je größer die Nachfrage auf Kundenseite, desto höher wird der Nutzen der Consultants wahrgenommen, die die erforderliche Arbeit erledigen könnten.

Das Maß an Vertrauen: Je mehr ein Kunde einem Consultant vertrauen kann, dass dieser seine Versprechungen auch wahr macht, desto höher ist der wahrgenommene Nutzen.

Die Höhe des Risikos: Je mehr ein Kunde Ihnen aufgrund Ihrer früheren Leistung vertrauen kann, desto geringer wird er das Risiko einschätzen.

Nehmen wir zum Beispiel einmal an, Sie hätten sich als Consultant auf Energiesparmaßnahmen in der Industrie spezialisiert. Sie würden also Fabrikanten helfen, für die Arbeitsprozesse neue, effizientere Methoden der Energienutzung zu finden und diese umzusetzen. Zu diesem Zweck errichten Sie auf dem Firmengelände eventuell Energiegewinnungsanlagen (die sowohl Wärme als auch Strom erzeugen), nutzen verbesserte und leistungsfähigere Heizungs-und Beleuchtungsanlagen, die Prozesswärmerückgewinnung, Mess- und Regeleinrichtungen und vieles mehr.

Als Consultant könnten Sie sich nun für eine kostenorientierte Preisbestimmung entscheiden und für beide Phasen des Projekts jeweils eine Pauschale berechnen. Nach der ersten Phase würden Sie eine Beurteilung vornehmen und in der zweiten Phase eine Lösungsstrategie vorschlagen und bei der Umsetzung des daraus resultierenden Plans behilflich sein. In diesem Beispiel, in dem das Honorar sowohl Ihre Kosten deckt als auch für einen ansehnlichen Gewinn sorgt, könnte die erste Phase des Projekts 25.000 Euro und die zweite 50.000 Euro kosten.

Sie könnten sich aber auch dazu entschließen, den Preis auf Basis des wahrgenommenen Kundennutzens festzusetzen. Nehmen wir einmal an, Sie hätten sich die Arbeitsprozesse bei Ihren potenziellen Kunden genau angesehen und sind sich sicher, dass Sie für eine erhebliche Kostensenkung bei der Produktionsanlage sorgen könnten, und zwar in Höhe von jährlich 1,5 Millionen Euro während der nächsten zehn Jahre.

Da die Wahrnehmung des Kunden vom Nutzen Ihrer Arbeit nicht nur durch die Summe, die er sparen kann, beeinflusst wird, wird ihn die Prognose von jährlichen Einsparungen in Höhe von 1,5 Millionen Euro – was ja über zehn Jahre gerechnet 15 Millionen Euro ergibt – natürlich schlagartig hellhörig werden lassen. Und Sie können somit den Preis auf Basis des wahrgenommenen Kundennutzens festsetzen. Anstatt für die beiden Phasen des Consulting-Projekts insgesamt nur 75.000 Euro zu berechnen, könnten Sie sogar 500.000 Euro oder mehr verlangen, da Sie dem Kunden einen unheimlich hohen Nutzen verschaffen werden.

Und – welche Methode würden Sie lieber anwenden? Die kostenorientierte Preisbestimmung für 75.000 Euro oder die Basis des wahrgenommenen Kundennutzens für 500.000 Euro?

Es wird natürlich nicht einfach sein, den Kunden davon zu überzeugen, dass er den höheren Preis von 500.000 Euro zahlen soll, der auf Basis seines wahrgenommenen Nutzens ermittelt wurde. Ganz besonders schwierig wird es, wenn Ihr Kunde schon Angebote von anderen Consultants eingeholt hat, die nach der kostenorientierten Preisbestimmung vorgehen und deren Gesamtpreis sich eher im Bereich von 75.000 Euro bewegt. Was können Sie also tun, um bei Ihrem Kunden den Nutzen und nicht die Kosten in den Vordergrund zu rücken? Hier ein paar Tipps:

Seien Sie bereit, Ihrem Kunden den Wert Ihrer Arbeit zu verdeutlichen. Vielleicht weiß Ihr Kunde gar nicht, welche Vorzüge Sie ihm verschaffen könnten. Also müssen Sie es ihm erklären. Geben Sie alles genau an und betonen Sie die Vorteile hinsichtlich der Zeit- und Kostenersparnis, der optimierten Arbeitsabläufe, der Produktivitätssteigerungen, der Verlängerung der Zahlungsziele und so weiter. Vergleichen Sie diese Einsparungen mit der Alternative, nämlich der, dass Ihr Kunde überhaupt nichts unternimmt. Nehmen Sie sich die Zeit, das Nutzenversprechen Ihres Unternehmens auf einleuchtende und unwiderstehliche Weise und über verschiedene Wege wie Briefe, Telefonate oder im persönlichen Gespräch zu erläutern.

Rücken Sie die Leistung der Firma des Kunden in den Vordergrund, nicht die Ihrer eigenen. Falls Sie selbstständig sind, müssen Sie natürlich darauf achten, was unterm Strich für Sie herauskommt. Wenn Sie als Consultant aber versuchen, den Auftrag vom Kunden zu bekommen, indem Sie ihm den späteren Nutzen verdeutlichen, dann müssen Sie sich voll und ganz auf sein Unternehmen konzentrieren, nicht auf Ihr eigenes. Mit welchen Problemen hat er in erster Linie zu kämpfen? Was können Sie tun, um bei der Lösung zu helfen?

Betonen Sie die Vorteile der Preissetzung auf Basis des wahrgenommenen Kundennutzens. Wenn Sie sich pro Stunde bezahlen lassen, sind Ihrem Honorar eigentlich keine Grenzen gesetzt – außer natürlich durch den Projektetat. Die von Ihnen veranschlagte Stundenzahl kann man bestenfalls eine Schätzung nennen. Sie könnten ebenso gut mehr oder weniger Zeit benötigen, um das Projekt durchzuführen. Wenn Sie Ihr Honorar auf Basis des wahrgenommenen Kundennutzens festsetzen, werden Sie wahrscheinlich eine Pauschale angeben, die die notwendige Investition des Kunden begrenzt. Anders als in einem denkbaren Fall, in dem die Kosten für die geschätzte Stundenzahl des Consultants höher sind als die Gesamtkosten des Projekts, kann es hier keine unliebsamen Überraschungen geben. Ihr Kunde weiß vorher genau, wie viel er für Ihre Beratungsdienste ausgeben wird.

Schaffen Sie einen Anreiz, damit Ihr Kunde anbeißt. Viele Kunden sind an die altbewährte kostenorientierte Preisbestimmung gewöhnt, bei der ein Stundensatz berechnet wird. Daher widerstrebt es ihnen eventuell – oder sie sträuben sich sogar dagegen –, plötzlich einen Vertrag zu unterschreiben, bei dem die Preise auf Basis des wahrgenommenen Kundennutzens festgesetzt worden sind. Wenn Sie während des gesamten Verkaufsvorgangs den Nutzen, den Sie dem Kunden verschaffen werden, betont haben, sollte es Ihnen nicht so schwerfallen, Ihren Gesprächspartner umzustimmen. Vielleicht müssen Sie aber doch noch einige Anreize bieten, damit der Kunde statt des Stundensatzes die neue Methode akzeptiert. Denkbar wäre eine Garantie. Bei dem oben beschriebenen Fall könnten Sie zum Beispiel garantieren, dass Ihr Kunde – solange er Ihre Lösungsvorschläge umsetzt – jährlich mindestens 1,5 Millionen Euro an Energiekosten einsparen wird. Falls das nicht klappt, entfällt Ihr Honorar. Aller Wahrscheinlichkeit nach wird er bei solchen Garantien sehr gerne bereit sein, es mit Ihrer Art der Preissetzung zu versuchen.

Falls die Angebote der Konkurrenz weitaus niedrigere Preise und die gleichen Kundenvorteile bieten, werden Sie wohl nicht viel dagegen tun können. Ihre Konkurrenten haben eben noch nicht dieses Buch gelesen und sind noch nicht zu der Erkenntnis gelangt, dass eine Preisermittlung auf Basis des wahrgenommenen Kundennutzens der schlauere Weg ist. Wenn für Sie viel auf dem Spiel steht, sollten Sie nachprüfen, ob der Nutzen, den Ihre Mitstreiter erbringen möchten, wirklich identisch ist. Gibt es dort Abweichungen, müssen Sie darüber entscheiden, ob der Zusatznutzen in Ihrem Angebot wirklich den Preisunterschied wert ist. Möglicherweise können Sie Ihren Preis auch noch so anpassen, dass er den Zusatznutzen verdeutlicht.

Ratschläge, die Ihnen Millionen einbringen könnten

Alan Weiss, der Autor des Buches Million Dollar Consulting, gilt als Wegbereiter der Preissetzung auf Basis des wahrgenommenen Kundennutzens. Auf der Website seines Beratungsunternehmens Summit Consulting Group (englischsprachig, zu finden unter www.summitconsulting.com) hat er 40 Methoden veröffentlicht, mit denen Consultants ihr Honorar erhöhen beziehungsweise für eine gleich bleibende Höhe sorgen können. Hier eine Auswahl seiner Vorschläge:

Ermitteln Sie gemeinsam mit dem Kunden den Nutzen.

Legen Sie Ihr Honorar aufgrund des Nutzens, nicht aufgrund der Aufgabe fest.

Machen Sie den Nutzen niemals am Zeitaufwand fest.

Belassen Sie es nicht dabei, was der Kunde möchte. Finden Sie heraus, was er benötigt.

Bieten Sie niemals von sich aus Möglichkeiten an, Ihr Honorar zu reduzieren.

Wenn Sie doch einmal Ihr Honorar reduzieren müssen, verlangen Sie dafür eine Gegenleistung vom Kunden.

Stellen Sie so früh wie möglich die Schlüsselfrage nach dem Arbeitsumfang: »Wie sehen Ihre Ziele aus?«

Man berät besser einmal kostenlos als für ein niedriges Honorar zu arbeiten.

Psychologisch gesehen, lässt ein höheres Honorar den Kunden auch an einen höheren Nutzen denken.

Sie sollten immer bereit sein, eine Preisverhandlung abzubrechen.

Werden auch Sie in Zukunft Ihre Preise auf Basis des wahrgenommenen Kundennutzens festsetzen? Das ist gut möglich. Marktforschungen der Firma Kennedy Information haben ergeben, dass immer weniger Consultants projektbezogen oder nach Aufwand abrechnen und die Preisbestimmung anhand des wahrgenommenen Kundennutzens immer beliebter wird (auch wenn momentan lediglich fünf Prozent aller Consulting-Projekte mit dieser Methode abgerechnet werden). Egal für welchen Weg Sie sich entscheiden, wenn Sie den Kundennutzen in den Vordergrund stellen, können Sie sich auch hier von der Konkurrenz abheben und gleichzeitig Ihren Reingewinn erhöhen. Und das ist doch schon mal was, oder?

Erfolgshonorare und leistungsabhängige Preismodelle

Sind Sie bereit, einen Teil Ihres Honorars oder Ihr komplettes Honorar zu riskieren, falls Sie die versprochenen Ergebnisse nicht liefern können? Wenn Sie die Frage mit »Ja« beantworten können, dann sollten Sie einmal ein Erfolgshonorar oder ein leistungsabhängiges Preismodell ins Auge fassen. Bei beiden Methoden setzen Sie zwar einen Teil Ihres Honorars aufs Spiel (was das Risiko für den Kunden reduziert und somit Ihren Wert erhöht), die mögliche positive Preisentwicklung kann aber, falls Sie Ihre Versprechungen wahr machen, beträchtlich sein. Im Folgenden haben wir noch ein paar zusätzliche Informationen zusammengestellt, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie diese Preismodelle in Betracht ziehen.

Auf Erfolgshonorare verlassen

Das Erfolgshonorar wird nur gezahlt, wenn Sie die vom Unternehmen versprochenen Ergebnisse liefern, sonst gehen Sie leer aus. Das ist natürlich recht riskant. Außerdem ist es ganz wichtig, dass Sie die Erfolgskriterien genau definieren. Wie genau sehen die versprochenen Ergebnisse aus? Wann haben Sie Ihre Schuldigkeit erfüllt, wann nicht.

Bevor Sie sich auf ein Erfolgshonorar einlassen, sollten Sie sich ziemlich sicher sein, dass Sie die gewünschten Ergebnisse auch erbringen können. Wenn Sie nicht genügend Kunden haben, die das Honorar letztendlich auch bezahlen, wird es logischerweise nicht lange dauern, bis Sie pleitegehen. Überlegen Sie sich sorgfältig, ob Ihre Firma mit einem der herkömmlichen Preismodelle nicht besser beraten wäre.

Den Preis von der Leistung abhängig machen

Hier eine Idee: Warum machen Sie Ihren Preis nicht an einem Kriterium fest, mit dem sich eine Leistungssteigerung beim Kunden messen lässt? Ist Ihr Kunde beispielsweise aufgrund der Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge in der Lage, die doppelte Anzahl an Geräten zu produzieren, warum sollte er Ihnen dann nicht auch das Zweifache Ihres Honorars zahlen? Oder wie wäre es damit: Unabhängig von der Leistungssteigerung berechnen Sie eine Pauschale und bekommen ein zusätzliches »Belohnungshonorar», das anhand der erzielten Leistungssteigerung berechnet wird. Oder würden Sie nicht gerne 15 Prozent vom Nettogewinn Ihres Kunden als Honorar einstreichen?

Alle oben beschriebenen Ansätze sind Beispiele für leistungsabhängige Preismodelle, bei denen ein Teil des Honorars vom Ausmaß Ihres Erfolgs bestimmt wird. Im Folgenden finden Sie einige der üblichen Kriterien, mit denen man den Erfolg oder eben auch den Misserfolg in Zahlen ausdrücken kann:

Produzierte Stückzahl pro Stunde

Wöchentlicher Umsatz

Monatliche Ausgaben

Arbeitsunfälle

Anzahl der funktionierenden Kundenanlagen

Höhe der Mitarbeiterfluktuation

Wenn Sie dem Kunden ein leistungsabhängiges Preismodell vorschlagen (oder er es Ihnen anbietet), müssen Sie genau wie beim Erfolgshonorar ziemlich sicher sein, dass Sie Ihre Versprechungen wahr machen werden. Falls Sie sich als Consultant erst noch Ihre Sporen verdienen müssen und noch nicht auf eine lange Reihe erfolgreicher Projekte zurückblicken können, anhand derer Sie die Entscheidung treffen könnten, sollten Sie es wohl besser lassen. War Ihre Leistung dagegen bis jetzt konstant und vorhersehbar und Sie können außerdem das mögliche Risiko minimieren, dann ist das leistungsabhängige Preismodell für Sie und Ihr Beratungsunternehmen vielleicht genau das Richtige.

Eine letzte Sache müssen wir in diesem Kapitel aber noch anfügen, bevor unser Computer anfängt zu streiken: Sie müssen sich ziemlich sicher sein, dass Sie und Ihr Kunde sich sowohl auf die Kriterien zur Messung der Leistung einigen als diese auch messen können. Wir empfehlen Ihnen dringend, solche Kriterien zu wählen, die unkompliziert und nachweisbar sind, die regelmäßig erfasst werden und bereits beiden Seiten bekannt sind. Denn dann kann das Projekt einwandfrei ablaufen, und Sie werden sich eher auf die Ergebnisse einigen können.

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Ihr Image und Ihren guten Ruf verbessern

In diesem Kapitel

Ein professionelles Image aufbauen

An Ihrem guten Ruf arbeiten

Eine tolle Website erstellen

Ob Sie als Consultant Erfolg haben, hängt größtenteils von Ihrer Fähigkeit ab, einen potenziellen Kunden davon zu überzeugen, dass Sie und Ihr Beratungsunternehmen die beste Wahl für ein bestimmtes Projekt darstellen. Preis und Fachwissen sind wichtige Entscheidungskriterien für einen Kunden, denn kein vernünftiger Mensch wird einen fachlich inkompetenten Consultant engagieren, nur weil er seine Dienste am billigsten anbietet, gut gekleidet daherkommt oder einen festen Händedruck hat. Neben Preis und Fachwissen gibt es allerdings einen anderen, kaum greifbaren und sehr subjektiven Faktor, der dennoch großes Gewicht bei der Wahl eines Consultants besitzt. Richtig, wir sprechen vom Image.

Image beschreibt den Gesamteindruck, den Sie anderen vermitteln. Ihr Image besteht aus vielen Einzelzutaten, die in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen müssen. Und in einem können Sie sich sicher sein: Ihr Image und Ihr Ruf sind wesentliche Faktoren für den Eindruck, den Sie bei Ihren Klienten hinterlassen. Diese beiden Aspekte haben großen Anteil daran, ob man Sie beauftragt oder eben nicht.

Kunden achten sehr darauf, dass ihr zukünftiger Consultant ein gutes Image und einen guten Ruf besitzt und sind im Allgemeinen auch eher bereit, einen Anbieter zu beauftragen, der über diese Eigenschaften verfügt (und dafür etwas tiefer in die Tasche zu greifen). Überlegen Sie doch selbst einmal: Für wen würden Sie sich entscheiden, wenn Sie die Wahl hätten zwischen einem fachlich kompetenten Consultant mit mittelmäßigem Ruf und einem ebenso kompetenten mit tadellosem Ruf? Womit dieser Punkt geklärt wäre, oder?

Die gute Nachricht ist: Image und Ruf sind Faktoren, an denen Sie arbeiten können. In diesem Kapitel geht es darum, wie Sie Ihr Image entwickeln und sich in Ihrem Beruf einen guten Ruf verschaffen und wie Sie in diesem Zusammenhang zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen können, indem Sie eine tolle Website erstellen.

Ein professionelles Image aufbauen

Obwohl ein gutes Image allein noch nicht ausreicht, um einen Kunden zu gewinnen, spielt es dennoch eine sehr wichtige Rolle. Ihr Image setzt sich aus vielen Faktoren zusammen: Ihre Art, sich zu kleiden, wie Sie sprechen, Ihr Auftreten, Ihr Büro samt Einrichtung und Ihr Geschäftswagen. All das hat Einfluss darauf, wie und was Ihre Mitmenschen über Sie denken.

Glücklicherweise können Sie Ihr Image jederzeit ändern. Obwohl natürlich der erste Eindruck zählt, kann man auch nachträglich noch daran arbeiten, den hinterlassenen Eindruck zu verbessern. Manches, wie die Einrichtung Ihrer Büroräume oder die Gestaltung Ihrer Visitenkarten, lässt sich ohne größeres Aufhebens verändern, während es bei anderen Dingen etwas länger dauert, zum Beispiel wenn man persönliche Schwachpunkte überwinden möchte.

Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihr Image aufpolieren können:

Bleiben Sie sich treu. Die erste Regel für den Aufbau eines professionellen Images lautet, dass Sie sich so geben wie Sie sind. Versuchen Sie nicht, jemand zu sein, der Sie nicht sind. Stellen Sie Ihre persönlichen Stärken – Ihre Kreativität, Ihre Beharrlichkeit oder Ihre Belastbarkeit – heraus und bauen Sie darauf auf. Sollten Sie persönliche Charakterschwächen haben, versuchen Sie, diese mit der Zeit abzulegen.

Es kommt auf die Verpackung an. Wenn Sie professionell auftreten, werden Ihre zukünftigen Kunden Sie auch wie einen Profi behandeln. Kunden halten rein gar nichts von der klugen Empfehlung, dass man niemanden nach seinem Äußeren beurteilen möge! Wenn Sie einem Kunden anbieten, er solle das Wohlergehen seines millionenschweren Unternehmens, das er im Schweiße seines Angesichts aus dem Nichts aufgebaut hat, vertrauensvoll in Ihre Hände legen, tauchen Sie dort bitte nicht im Jogginganzug auf. Vermitteln Sie ihm einen seriösen Eindruck von Ihrer Arbeit, sonst sind Ihre Chancen, den Auftrag zu erhalten, gleich null.

Taten zählen mehr als schöne Worte. Schöne Worte kann nun wirklich jeder von sich geben. Auch wenn Sie sich in Ihrem Angebot in den höchsten Tönen darüber auslassen, wie wichtig es Ihnen ist, nur das Beste für Ihren Kunden zu leisten, werden Ihre Kunden Ihnen kein Wort glauben, wenn Sie es nicht unter Beweis stellen. Glauben Sie uns: Wenn Sie Ihren Worten auch Taten folgen lassen, werden Ihre Kunden Sie zu schätzen wissen, und Sie werden sich vor lauter Aufträgen bald nicht mehr retten können.

Arbeit und Arbeitsplatz müssen harmonieren. Der Arbeitsplatz eines Finanzberaters sollte eine dezente, stilvolle und konservative Atmosphäre verbreiten. Dagegen sollte der Arbeitplatz eines freischaffenden Grafikers oder Innenausstatters Energie, Kreativität und Lebendigkeit ausstrahlen. Der springende Punkt ist also, dass Ihr Arbeitsbereich eine positive Aussage über Ihre Tätigkeit vermittelt, sodass einem Besucher schon auf den ersten Blick die Botschaft vermittelt wird, dass er einen kompetenten Consultant vor sich hat. Ganz wie er es erwartet hat.

Lassen Sie Ihre Geschäftspapiere für sich sprechen. Ihre Visitenkarten, Ihre Präsentationen, Ihre Website und jegliche andere Korrespondenz sprechen Bände über Ihre Professionalität und die Qualität Ihrer Arbeit. Verwenden Sie nur hochwertiges Papier, achten Sie auf gute Druckqualität und lassen Sie Ihre Werbeunterlagen und Website professionell gestalten. Denken Sie daran, dass auch Ihre Geschäftspapiere den guten Eindruck vermitteln sollen, den Sie bei Ihren Kunden dauerhaft hinterlassen möchten.

Ein gutes Image ist sehr wichtig für Ihren Erfolg. Machen Sie sich bewusst, dass Sie bei Ihren Kunden konstant auf dem Prüfstand stehen. Mit nur geringem Aufwand können Sie Ihr Image verbessern. Damit sichern Sie sich nicht nur zahlreiche, sondern auch wesentlich besser bezahlte Aufträge.

Sich einen guten Namen machen

Ein guter Ruf wirkt sich vorteilhaft auf Ihr Image aus, während ein schlechter Ihr Image natürlich trübt. Wie beim Image tragen auch hier viele Faktoren dazu bei, welchen Ruf Sie genießen. Die Qualität Ihrer Arbeit, Auftritte in der Öffentlichkeit, Ihr Einsatz für wohltätige Zwecke und vieles mehr bestimmen Ihren Ruf.

Noch etwas: Es ist wesentlich einfacher, sich einen guten Ruf zu erarbeiten und ihn zu behalten, als einen schlechten Ruf wieder loszuwerden. Ist der gute Ruf erst einmal dahin, denken die Kunden nicht im Entferntesten daran, mit Ihnen zu arbeiten, selbst wenn Sie ein unschlagbar günstiges Angebot unterbreiten. Jeder wird sich zwar an Ihren ruinierten Ruf, aber ganz bestimmt nicht an Ihre früheren Erfolge erinnern können. Es kann Jahre dauern, bis man wieder einen makellosen Ruf genießt. Es ist deshalb nur zu Ihrem Besten, sich einen guten Ruf zu schaffen und zu erhalten. Ihre Kunden werden mit Stolz erzählen, dass sie mit Ihnen zusammenarbeiten und Ihnen so zu neuen Kunden verhelfen.

Nachfolgend einige Tipps, wie Sie sich einen guten Ruf verschaffen oder – falls das Schicksal Sie hart getroffen hat – wie Sie Ihren Ruf wiederherstellen:

Leisten Sie stets gute Arbeit. Einen guten Ruf verschaffen Sie sich in erster Linie durch hervorragende Leistungen. Je beständiger Sie sie erbringen, desto besser Ihr Ruf. Ihre Kunden verlangen und verdienen das Beste, was Sie bieten können. Entsprechen Sie diesen Erwartungen! Versuchen Sie immer, mehr zu leisten, als Sie zugesagt haben.

Verhalten Sie sich kooperativ und umgänglich. Was ist die beste Methode, um sich seinen Ruf ganz schnell zu ruinieren? Richtig: Wenn Sie es allen Menschen besonders schwer machen, mit Ihnen auszukommen. Sie mögen ein brillanter Consultant mit durchaus annehmbaren Honorarvorstellungen sein, doch wenn Sie Ihren Kunden durch Ihre Art auf die Nerven gehen, werden diese in Zukunft einen großen Bogen um Sie machen. Verhalten Sie sich so, dass sich Ihre Kunden gerne mit Ihnen unterhalten und sich nicht durch ihre Sekretärin verleugnen lassen, sobald Sie aufkreuzen.

Halten Sie Ihre Erfolge nicht geheim. Informieren Sie Ihre Kunden ruhig über Ihre Tätigkeit. Legen Sie keine falsche Bescheidenheit an den Tag, wenn Sie einen dicken Auftrag von einem namhaften Unternehmen an Land gezogen haben. Machen Sie kein Geheimnis daraus, wenn Sie ein großes Projekt erfolgreich abgewickelt haben. (Holen Sie aber vorher die Zustimmung des betreffenden Kunden ein!) Stand ein Bericht über Sie in der Zeitung oder waren Sie gar im Fernsehen zu bewundern? Dann verteilen Sie doch einfach Kopien des Artikels oder Videoaufzeichnungen an Ihre Kunden. Machen Sie umfassenden Gebrauch von den modernen Kommunikationsmitteln wie Newsletter, E-Mail, Podcasts und so weiter, damit Ihre Erfolge bald in aller Munde sind.

Treten Sie in der Öffentlichkeit auf. Halten Sie Vorträge, zum Beispiel in Ihrer Gemeinde oder bei Veranstaltungen Ihrer Berufskollegen oder veröffentlichen Sie Fachartikel. Stellen Sie sich als Top-Ansprechpartner für Ihr Fachgebiet bei der Redaktion Ihrer Tageszeitung oder des lokalen Rundfunk- und Fernsehsenders vor. Stellen Sie eine Pressemappe zusammen und schicken Sie diese an verschiedene Medienvertreter.

Werden Sie als Dozent tätig. Eine Lehrtätigkeit an einer Volkshochschule oder Universität verbessert Ihren Ruf als qualifizierter Consultant ungemein. Außerdem bilden Sie sich damit auch selbst weiter und können nützliche Kontakte knüpfen. Vielleicht lernen Sie sogar etwas von Ihren Studenten!

Schreiben Sie ein Buch. Viele Consultants, die ein Buch veröffentlicht haben, genießen seitdem einen ganz hervorragenden Ruf. Das Schreiben eines Buches verbessert nicht nur den Ruf, sondern führt eventuell zu ganz konkreten Anfragen seitens der Kunden, wenn diese Sie beispielsweise einladen, Ihre Ideen den Mitarbeitern vorzustellen. Vielleicht verdienen Sie am Ende sogar mehr an Ihren Büchern als durch Ihre Beratertätigkeit.

Arbeiten Sie ehrenamtlich. Viele Wohltätigkeitsverbände – Jugendorganisationen, Umweltschutzgruppen, Kirchengemeinden und andere wohltätige Institutionen könnten Ihr Wissen gut gebrauchen, es sich aber nicht leisten, Sie einzuschalten. Ihre unentgeltliche Mitarbeit in Einrichtungen, deren Ziele Sie aus ganzem Herzen unterstützen, hilft nicht nur diesen Institutionen weiter, sondern fördert auch Ihren Ruf und verschafft Ihnen interessante Kontakte.

Seien Sie ehrlich und halten Sie sich an moralische Prinzipien. Eigentlich versteht es sich von selbst: Durch Unehrlichkeit und moralisch bedenkliches Verhalten zerstören Sie Ihren guten Ruf und alles, was Sie sich mühsam aufgebaut haben, sofort und dauerhaft. Da Sie als Consultant oft genug mit streng vertraulichen Informationen zu tun haben, genügt der geringste Verdacht der Untreue, und Sie sind Ihren Job ein für alle Mal los. Verstoßen Sie niemals gegen Ihre Schweigepflicht und drehen Sie auch sonst keine krummen Dinger. Wir halten dieses Thema für so brisant, dass wir ihm einen eigenen Abschnitt in Kapitel 5 gewidmet haben.

Arbeiten Sie hart daran, sich einen guten Ruf aufzubauen und zu bewahren. Vermeiden Sie alles, was Ihrem Ruf schaden und das Vertrauen Ihrer Kunden, das Sie sich so schwer erarbeitet haben, zerstören könnte.

Eine erstklassige Website erstellen

Die Mehrheit der Consultants hat mittlerweile gemerkt, dass man sich sowohl ein professionelles Image als auch einen guten Ruf erwerben kann, indem man sich eine Website zulegt. Damit diese allerdings den gewünschten Effekt hat, darf man nicht einfach irgendeine olle Seite ins Netz stellen. Sie muss professionell rüberkommen, einwandfrei funktionieren und sollte den eigenen hohen Standard, was die Qualität der Beratung angeht, widerspiegeln.

Falls Sie sich dazu durchgerungen haben, sich eine eigene Website zuzulegen, müssen Sie sich zunächst einmal darüber klar werden, ob Sie sie selbst erstellen möchten oder jemanden damit beauftragen wollen. Jede Methode hat natürlich Vor- und Nachteile.

Wenn Sie sich selbst daranwagen, werden Sie die uneingeschränkte Kontrolle über die Website haben und wahrscheinlich auch günstiger wegkommen, als wenn Sie sie von jemand anders erstellen lassen. Sollten Sie allerdings kein Fachmann auf diesem Gebiet sein, wird das Ergebnis hinterher bestenfalls dilettantisch wirken und ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen werfen. Doch nicht nur das: Während Sie die eigene Website auf die Beine stellen, werden Sie kaum Zeit für andere Dinge finden, die Sie normalerweise tun, um Geld zu verdienen. Zum Beispiel könnte Ihre Arbeit als Consultant zu kurz kommen. Wenn Sie dagegen einen Profi mit der Erstellung und Pflege Ihrer Internetpräsenz beauftragen, werden Sie wahrscheinlich mit der Optik und der Funktionalität der Website punkten können, aber für diesen Auftrag tief in die Tasche greifen müssen. Hinzu kommt, dass es eventuell zu Wartezeiten kommen wird, bis Ihr Webdesigner die Seite für Sie aktualisiert.

Die Erstellung der eigenen Website

Eigentlich braucht man nur ein paar Grundkenntnisse über das Internet, um eine eigene Website zu erstellen. Das Ganze macht aber auch Spaß. Heute werden eine Menge sehr guter Programme angeboten, mit denen man sich selbst eine Onlinepräsenz aufbauen kann. Sie sind ziemlich einfach zu verstehen und bedienerfreundlich. Einige Internet Service Provider, die auch Webhosting anbieten (auch Webhoster genannt), bei denen Sie also den nötigen Speicherplatz für Ihre Website bekommen können, haben aber auch Vorlagen veröffentlicht, die die Erstellung zu einem Kinderspiel werden lassen.

Wenn Sie die Website selbst erstellen möchten, müssen Sie die folgenden drei Schritte unternehmen:

1.    Einen Webhoster auswählen.

Sie müssen sich an einen solchen Anbieter wenden, damit er Ihre Webadresse (auch URL genannt) einrichtet. Das sieht dann in etwa so aus: www.ihrname.de. Der Webhoster »lagert«, oder neudeutsch: hostet, dann sozusagen Ihre Website auf seinem Webserver, sodass jeder, der über einen Internetzugang verfügt, darauf zugreifen kann. Sie werden schnell feststellen, dass es ziemlich viele Webhoster gibt und dass es im Hinblick auf Preis und Leistungsumfang große Unterschiede gibt. Es lohnt sich also unbedingt, mehrere Anbieter zu vergleichen. Bevor Sie sich für einen entscheiden, sollten Sie sich bei Freunden und Kollegen umhören, welchen Dienst sie verwenden.

2.    Die Website erstellen.

Bei einigen Webhostern beinhaltet das Angebot einfach gestrickte Programme und Vorlagen, mit denen Sie Ihre Website selbst erstellen können. Falls Sie sich mit diesen ganzen Internetbegriffen noch nicht so gut auskennen und auch nicht viel Zeit damit vergeuden können, sich erst einzulesen, sollten Sie am besten auf solche Vorlagen zurückgreifen. Wenn diese Vorlagen für Ihre Bedürfnisse aber nicht ausreichen, könnten Sie sich eine spezielle Software wie etwa Microsoft Expression Web, Macromedia Dreamweaver oder NetObjects Fusion zulegen, die speziell für den Aufbau von Websites entworfen wurde. Sie können aber auch Texte in einem Microsoft Word-Dokument als HTML-Version (HTML ist die Abkürzung von Hypertext Markup Language, sozusagen die Sprache des Internets) speichern.

3.    Die Website pflegen.

Es hat einen großen Vorteil, die Website selbst zu erstellen und zu pflegen: Man hat die ständige Kontrolle über den Inhalt und kann selbst entscheiden, wann etwas aktualisiert oder geändert wird. Man braucht bloß ein paar Minuten, um die eigene Website auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn man erst jemand anders bitten muss, kann es Tage oder sogar Wochen dauern, bis derjenige dazu kommt, eine klitzekleine Aktualisierung vorzunehmen.

Sie möchten mehr über das Thema erfahren? Dann sollten Sie unbedingt Webseiten für Dummies lesen (erschienen bei Wiley-VCH).

Einen Webdesigner mit Erstellung und Pflege beauftragen

Falls Sie Besseres zu tun haben, als die eigene Website zu erstellen und zu pflegen, oder die Seite so professionell wie möglich aussehen soll, können Sie einen der zahllosen Webdesigner (manche von ihnen sind als Consultants für den Bereich Internet tätig) beauftragen. So ein Anbieter würde nur zu gerne etwas für Sie entwerfen. Sie werden letztendlich ein paar Hundert Euro für eine einfach gestrickte Website oder auch Tausende für eine Site, die mit allem Schnickschnack ausgestattet ist, hinblättern müssen. Doch da diese Internetpräsenz ja gleichzeitig Ihr Image aufpoliert und Ihre Kunden mit allen notwendigen Informationen versorgt, wird sich die Investition auf jeden Fall lohnen.

Gehen Sie bei der Auswahl des Webdesigners mit Bedacht vor. Einige Consultants aus diesem Bereich sind mit dem Mund gut zu Fuß und erbringen am Ende viel weniger, als sie versprechen. Hier ein paar Tipps, wie man einen guten Webdesigner erkennt:

Zuallererst sollten Sie sich bei Ihren Kollegen erkundigen, ob sie jemanden empfehlen können. Die empfohlenen Webdesigner kommen natürlich in die engere Wahl.

Nachdem Sie eine engere Auswahl getroffen haben, führen Sie ein paar Gespräche, lassen sich Zeugnisse zeigen und sehen sich Websites, die der Kandidat für andere Unternehmen erstellt hat, ganz genau an.

Sie sollten unbedingt die Arbeiten verschiedener Webdesigner miteinander vergleichen. Beauftragen Sie nicht gleich den ersten Besten.

Wenn Sie im Internet per Zufall auf eine Website stoßen, deren Aussehen genau das Richtige für Ihr Unternehmen wäre, dann ermitteln Sie, wer sie erstellt hat, und sprechen Sie den Webdesigner an. Seinen Namen findet man normalerweise ganz unten auf der Homepage beziehungsweise im Impressum. Manchmal muss man sich allerdings auch beim Betreiber der Website erkundigen, um diese Information herauszufinden.

Die Website optimieren

So, Sie haben jetzt also eine professionell aussehende Website. So weit, so gut. Jetzt müssen Sie die Leute nur noch dazu bringen, sie auch zu besuchen. Am besten natürlich diejenigen, die sich als zukünftige Kunden eignen. Sie können die Aufmerksamkeit Ihrer Kunden auf sich ziehen und für ein dauerhaftes Interesse sorgen, indem Sie Folgendes tun:

Für leichte Auffindbarkeit sorgen. Wenn die Website für Ihre Kunden nicht leicht zu finden ist, werden sie wahrscheinlich keine Lust haben, viel Zeit mit der Suche zu vergeuden. Heißt Ihr Unternehmen zum Beispiel Susanne Schwarz GmbH, könnte die URL Ihrer Website so lauten: www.susanneschwarz.de oder www.schwarzgmbh.de. Kunden (und potenzielle Kunden), die Ihre Adresse nicht auswendig wissen, können sie leicht erraten und bei einer Suchmaschine eingeben. Sie erscheint bei den meisten Suchmaschinen dann ganz oben oder relativ weit oben bei den Suchergebnissen.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Website bei den fünf meist besuchten Internetsuchmaschinen Google, Yahoo!, MSN, AOL und Ask registrieren zu lassen. Lassen Sie Ihre Website unbedingt optimieren, damit sie auf den Ergebnisseiten dieser Suchmaschinen auf einem höheren Platz erscheint. Das erreicht man, indem man Meta-Tags einfügt und noch ein paar andere Tricks anwendet. Werfen Sie doch einfach mal einen Blick in Suchmaschinenoptimierung für Dummies (ebenfalls im Verlag Wiley-VCH erschienen), um sich in Bezug auf dieses Thema schlau zu machen.

Die neue Adresse bewerben. Veröffentlichen Sie Ihre Webadresse, wo immer Sie können. Das könnte zum Beispiel auf Ihren Visitenkarten, im Briefkopf Ihrer Korrespondenz, auf Rechnungen, in den Marketingunterlagen, auf Ihrem Auto oder an einer Seite Ihres Hauses sein. Also einfach überall, wo noch Platz ist. Im Kasten »Noch mehr Möglichkeiten, die Website bekannt zu machen« in diesem Kapitel finden Sie zusätzliche Tipps, wie man Besucher anlockt.

Vergeuden Sie nicht Ihre Zeit mit Firmen, die Ihnen mehr Seitenaufrufe versprechen, indem Sie Ihren Namen bei Hunderten von Suchmaschinen einreichen. Wir sagen es Ihnen ganz ehrlich: Die meisten Surfer verwenden ohnehin nur die Handvoll der beliebtesten Suchmaschinen. Sie würden also nur Zeit und Geld verschwenden, wenn Sie sich bei den Anbietern registrieren lassen, die ohnehin kaum jemand nutzt.

Guten Grund für den Besuch geben. Wenn Ihre Website langweilig ist oder das Laden zu lange dauert, werden Ihre Kunden oder Interessenten die Website gleich wieder verlassen. Wenn man wissen möchte, wie sich der eigene Auftritt so macht, sieht man sich am besten mal die Websites der Konkurrenten an. Was gibt es dort zu sehen, das Besucher auf der Website verweilen lässt, nachdem sie sich dort hingeklickt haben? Sie sollten unbedingt aktuelle Inhalte und Informationen mit echtem Zusatznutzen veröffentlichen. Das könnten Sie zum Beispiel durch Neuigkeiten, Berichte, Artikel, Umfragen, Branchentrends, Internetforen als Kontaktbörse und ähnliche Dinge erreichen, die Ihre Kunden und Interessenten Ihre Website immer wieder aufsuchen lassen.

Kontaktdaten erfassen. Sobald sich ein Besucher auf Ihrer Website befindet, sollten Sie ihn ermutigen, sich mit seinen Kontaktdaten zu registrieren, damit Sie ihn in Ihren Verteiler aufnehmen können. Zu diesem Zweck könnten Sie jedem, der sich mit seinen Kontaktdaten einträgt, eine kostenlose Registrierung für den Bezug Ihres Kunden-Newsletters anbieten. Sie können auch versuchen, über Preisausschreiben, Sonderangebote und Umfragen an die Daten der Besucher zu kommen.

Die Seite im Auge behalten. Richten Sie Ihre Website als Startseite in Ihrem Webbrowser ein, damit Sie sie auch regelmäßig besuchen. Sehen Sie sich dort um und stellen Sie sicher, dass alle Seiten wie vorgesehen laden und dass alle Links funktionieren. Sie sollten auch ständig die Seitenstatistik auswerten. Dort können Sie erkennen, wie viele Besucher Sie täglich haben, von welchen Websites aus sie zu Ihnen gefunden haben, wie lange sie geblieben sind, welche Seiten sie sich angesehen haben und über welche Suchmaschinen (wenn überhaupt) sie zu Ihnen gelotst worden sind. So können Sie ein Gefühl dafür entwickeln, wer bei Ihnen mal hereinschaut und was derjenige unternimmt, nachdem er angekommen ist. Sie werden dann schnell feststellen können, welcher Teil Ihrer Website die meisten Besucher (und welcher die wenigsten) anlockt, und können die Reaktionen auf Veränderungen in Echtzeit testen.

Noch mehr Möglichkeiten, die Website bekannt zu machen

Es gibt unzählige Methoden, die Website zu bewerben, doch manche bringen einfach mehr als andere. Hier noch mal eine ganze Reihe Tipps:

Versenden Sie eine Ankündigung zu Ihrer neuen Website (inklusive eines Bildes der entsprechenden Startseite) an all Ihre Kunden, die Medien und an Ihre potenziellen Kunden, deren Daten Sie in einer Adressenliste gesammelt haben.

Fügen Sie die Webadresse in den Standardbriefkopf Ihrer Faxe ein.

Sprechen Sie die Webadresse auf Ihre Mailbox und als Text für die telefonische Warteschleife auf.

Die Webadresse sollte bei jeder Art von Werbung genannt werden.

Besuchen Sie Newsgroups und Nachrichtenplattformen im Internet. Schreiben Sie dort Beiträge und diskutieren Sie bei relevanten Themen mit.

Suchen Sie sich häufig besuchte Websites heraus und erkundigen Sie sich, ob Sie dort bei Chats oder Webkonferenzen mitwirken dürfen. Betreiber großer Seiten sind immer auf der Suche nach sachkundigen Moderatoren, die ihr Fachwissen bereitwillig zum Besten geben.

Gehen Sie Link-Partnerschaften mit Kunden und den Anbietern anderer relevanter Websites ein.

Erstellen Sie eine Signatur für Ihre eigenen E-Mails und die Ihrer Mitarbeiter, in denen die Webadresse genannt wird. Eine Signatur ist ein kurzer Absatz, der automatisch an das Ende jeder ausgehenden E-Mail gesetzt wird. Sie enthält meist ein wenig Werbung für Ihr Unternehmen sowie die Adresse, Telefon- oder Faxnummer und natürlich die Webadresse.

Teil VII

Der Top-Ten-Teil

In diesem Teil …

In den folgenden kurzen Kapiteln stecken lauter gute Tipps und Ideen, mit denen Sie ein erfolgreicher Consultant werden und mit Ihrem Beratungsunternehmen noch effektiver arbeiten und mehr Gewinn erwirtschaften können. Wann immer Sie ein paar Minuten Zeit haben, können Sie hier ein wenig schmökern.

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Zehn Möglichkeiten, den Cashflow zu verbessern

In diesem Kapitel

Außenstände im Blick behalten

Ans eigene Geld klammern

Einen Profi hinzuziehen

In der Geschäftswel gilt: »Geld regiert die Welt«. Wenn nicht regelmäßig Geld eingeht, können Sie nicht für die notwendigen Dinge zahlen, die Ihr Unternehmen am Laufen halten. Also wird sich alles, was Sie zur Verbesserung des Cashflows – der Differenz zwischen eingehendem und ausgehendem Geld – unternehmen, positiv auf Ihr Unternehmen auswirken.

Wenn Sie dafür sorgen möchten, dass Ihre Firma regelmäßige Einnahmen hat, müssen Sie den Status unbezahlter Rechnungen genauestens im Auge behalten und Ihr Möglichstes tun, um Kunden zu einer pünktlichen Zahlung zu bewegen. Auf der anderen Seite können Sie vom verdienten Geld natürlich so viel wie möglich bunkern, bevor Sie es wieder ausgeben müssen, indem Sie die Einnahmen und Ausgaben sorgfältig verbuchen und die Kosten reduzieren. Die folgenden zehn Tipps werden Ihnen helfen, beidem gerecht zu werden.

Die Außenstände im Blick behalten

Eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie zur Verbesserung des Cashflows unternehmen können, besteht darin, Ihre Außenstände (das Geld, das Ihre Kunden Ihrer Firma schulden) sehr genau im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Rechnungen pünktlich, am besten sogar überpünktlich, beglichen werden.

Leider gibt es immer einige Kunden, die nicht verstehen, wie wichtig es ist, dass die Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Ein oder zwei Tage Verspätung, na gut, das ist noch kein Beinbruch. Bei ein oder zwei Monaten sieht es da schon ganz anders aus. So etwas kann Ihre Finanzen völlig durcheinanderbringen und verheerende, langfristige Folgen für Ihr Unternehmen haben. Wenn Ihre Kunden es sich erst einmal zur Gewohnheit gemacht haben, die Zahlungsfrist verstreichen zu lassen, dann werden Sie es kaum schaffen, sie umzuerziehen. Wenn Sie Ihren Außenständen nachgehen, also Forderungsmanagement betreiben, können Sie schlechte Zahler auf den ersten Blick erkennen und die erforderlichen Schritte unternehmen, um sie zur Zahlung zu bewegen.

Einnahmen und Ausgaben zeitnah buchen

Wie können Sie ein gut gehendes Beratungsunternehmen leiten (geschweige denn nachts ruhig schlafen), wenn Sie keinen blassen Schimmer haben, wann Zahlungen von Ihren Kunden eingehen werden und wann Sie größere Ausgaben tätigen werden, um Ihre Firma am Laufen zu halten. Das werden Sie wohl, ehrlich gesagt, nicht schaffen. Doch es gibt eine Lösung: Sie buchen Ihre Einnahmen und Ausgaben unverzüglich, lassen also nicht alles wochen- oder monatelang im Stapel »Noch zu erledigen« liegen.

Bei einem Liquiditätsbudget handelt es sich um eine detaillierte Auflistung der Einzahlungen und Auszahlungen, bei denen die Zahlungen von Kundenseite und die eigenen Ausgaben für den Betrieb des Unternehmens berücksichtigt werden. Daraufhin wird Ihnen das voraussichtliche Barguthaben Ihrer Firma für bestimmte Zeitpunkte ausgewiesen. Für Sie als Inhaber oder Leiter des Beratungsunternehmens ist das Liquiditätsbudget das wohl wichtigste Planungsinstrument. Bei genauer Betrachtung können Sie ermitteln, ob Sie genügend Geld für den Betrieb und den Aufbau Ihres Unternehmens haben oder sich intensiver um neue Aufträge bemühen müssen oder ob Sie Ihre aktuellen Kunden drängen sollten, die ausstehenden Beträge früher zu bezahlen. Sie werden auch feststellen können, ob Sie sich größere Ausgaben für Betriebsmittel oder die Einstellung neuer Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt leisten können.

Vorschüsse und Abschlagszahlungen vereinbaren

Wenn Sie Ihr eigenes Beratungsunternehmen leiten, können Sie auch selbst die Vereinbarungen mit Ihrem Kunden über den Auftrag treffen. Bei der Bezahlung könnten Sie sich natürlich entscheiden, alles kostenlos zu bearbeiten. Na ja, mit dieser Methode wären Sie wahrscheinlich ziemlich schnell pleite. Sie könnten Ihre Kunden auch zahlen lassen, wann immer sie es möchten, doch dann würden einige von ihnen ihre Rechnungen vielleicht nie begleichen, und Ihre Firma wäre auf jeden Fall im Nachteil. Sie könnten die Rechnung auch mit Abschluss des Projekts stellen und dann ein Zahlungsziel von 30 Tagen einräumen. Diese Methode ist schon mal gar nicht schlecht, doch es gibt noch eine bessere: Sie lassen sich von Ihrem Kunden einen Vorschuss geben und zwar bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit überhaupt angefangen haben. Wenn Sie gleich zu Beginn eine größere Summe erhalten, helfen Sie Ihrem Cashflow sozusagen auf die Sprünge und bringen Ihr Unternehmen in eine günstige finanzielle Lage.

Gelder so lange wie möglich behalten

Im Grunde habe Sie zwei Möglichkeiten, den Cashflow zu verbessern: Sie erhöhen das Tempo und die Menge der Einzahlungen und reduzieren das Tempo und die Menge der Auszahlungen. Wenn Sie so lange wie möglich an Ihrem Geld festhalten – indem Sie die Summen, die Sie anderen schulden, später begleichen –, wird sich Ihr Cashflow auf jeden Fall verbessern. Aber bitte verstehen Sie uns nicht falsch: Wir meinen damit nicht, dass Sie Zahlungsfristen überziehen sollten. Wir empfehlen Ihnen lediglich, dass Sie es sich nicht zur Gewohnheit machen sollten, früher zu zahlen, als Sie unbedingt müssen. Es gibt Unternehmer, die ihre Rechnungen doch tatsächlich sofort nach Erhalt begleichen – ganz unabhängig davon, welches Zahlungsziel genannt wurde. Sollte Ihr Lieferant oder Zulieferer zugestimmt haben, dass er Ihnen die Anschaffung 30 Tage lang kostenlos überlässt (und nichts anderes bedeutet es ja, wenn man eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen erhält), dann sollten Sie dieses zinslose Darlehen auch ruhig ausnutzen. Wenn Sie mit der Begleichung einer Rechnung bis zur letzten Minute warten, sind Sie praktisch länger flüssig. Falls Ihr Lieferant Ihnen für die sofortige Zahlung einen Skonto gewährt, sollten Sie sorgfältig abwägen, was wertvoller ist: die dadurch entstehende Einsparung oder das Vorhandensein des Rechnungsbetrags für volle 30 Tage.

Keine fehlerhaften Rechnungen stellen

Einige Unternehmen haben eine sehr einfache Methode gefunden, wie mit fehlerhaften Rechnungen zu verfahren ist: Sie werden einfach nicht bezahlt. Sie gehen nicht über Los. Sie ziehen nicht 200 Euro ein. Sie werden Sie noch nicht einmal anrufen, um herauszufinden, wie der Fehler zustande kam. Sie zahlen einfach nicht. Und wenn Sie dann Ihre Außenstände nicht im Blick haben (wie weiter vorn in diesem Kapitel erklärt), wird es Ihnen vielleicht gar nicht auffallen, dass man Sie noch nicht bezahlt hat.

Stellen Sie vor Versendung Ihrer Rechnung unbedingt sicher, dass diese keinen einzigen Fehler enthalten. Achten Sie darauf, dass alle Beträge stimmen und dass die Rechnungsanschrift und der Empfängername stimmen. Geht eine Rechnung an die falsche Adresse oder die falsche Person, liegt sie meist irgendwo in einer Ablage und wird nicht beglichen. Geben Sie Ihren Kunden keinen Vorwand, verspätet zu zahlen – stellen Sie einfach sicher, dass alles korrekt ist.

Häufiger Rechnungen stellen

Manchmal hat man Projekte, die nicht so umfangreich sind und vielleicht nur ein oder zwei Wochen dauern. Doch viele andere erstrecken sich über Monate oder gar Jahre. Wenn der Kunde Ihre Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum in Anspruch nimmt, dann können Sie Ihren Cashflow ganz einfach verbessern, indem Sie häufiger Rechnungen stellen. Anstatt einem Kunden zum Beispiel jeweils am Quartalsende 12.000 Euro in Rechnung zu stellen, können Sie ihm jeweils zum Ende des Monats 4.000 Euro berechnen. Noch besser wäre es natürlich, die Rechnungen jeweils am Monatsanfang zu versenden. Dann würden Sie schneller an Ihr Geld kommen und das würde sich wiederum positiv auf Ihren Cashflow auswirken. Sie dürfen es sich mit Ihren Kunden natürlich nicht verscherzen, aber glauben Sie uns: Wenn Sie zügig und regelmäßig Rechnungen stellen, werden Sie auch zügig und regelmäßig Geld von Ihren Kunden bekommen – jedenfalls von den meisten!

Skonto gewähren

Es gibt eine einfache und schnelle Methode, Ihre Kunden zu einer früheren Begleichung Ihrer Rechnungen zu bewegen. Sie gewähren bei sofortiger Zahlung einen Skonto. Dabei erlauben Sie Ihrem Kunden, vom Rechnungsbetrag einen bestimmten Prozentsatz, beispielsweise ein Prozent, einzubehalten. Im Gegenzug muss er die Rechnung dann innerhalb eines festgelegten Zeitraums – üblich sind zehn bis 20 Tage – bezahlen. Wir wissen schon, was Sie sich jetzt fragen werden: Wird eine Ermäßigung denn nicht meine Mittel reduzieren, was sich dann negativ auf den Cashflow auswirkt? Eigentlich ist es in den meisten Fällen so, dass die Vorteile durch die frühere Einzahlung die Nachteile, die das Fehlen der geringen Summe aufgrund der Ermäßigung mit sich bringt, überwiegen. Sie müssen sich die Auswirkungen selbst einmal bewusst machen und dann entscheiden, ob diese Methode für Sie sinnvoll ist.

Sehen Sie sich erst einmal an, wie lange Kunden durchschnittlich brauchen, um Rechnungen zu bezahlen, bei denen der übliche Satz »Zahlbar netto, innerhalb von 30 Tagen« (der Kunden 30 Tage Zeit gibt, den Betrag zu begleichen, bevor Mahngebühren fällig werden) stand. (Sie werden überrascht sein, denn Sie werden feststellen, dass Sie Ihr Geld oftmals erst nach 45 Tagen erhalten.) Danach bieten Sie Ihren Auftraggebern einen geringen Skonto von beispielsweise 0,5 Prozent für die Zahlung im Zeitraum von 20 Tagen an und warten ab, was passiert. Wird schneller gezahlt? Wie viel früher? Lohnt sich das für Sie finanziell gesehen?

Die Kosten im Griff behalten

Der Cashflow in Ihrem Unternehmen wird von zwei Dingen bestimmt: von dem Geld, das eingenommen wird, und von dem Geld, das ausgegeben wird. Ebenso wie Sie Einfluss auf die Zahlungseingänge nehmen können, können Sie das auch bei den Zahlungsausgängen tun. Wir wagen sogar zu behaupten, dass die meisten Unternehmer sehr viel mehr an den Kosten ändern könnten als an den Erlösen. Sie entscheiden schließlich selbst, ob ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden soll oder nicht oder ob ein neuer Computer angeschafft oder die Geschäftsreise mit einem Flugticket erster Klasse oder mit dem Reisebus angetreten wird. Bevor Sie für Ihre Firma Kosten verursachen, sollten Sie kurz innehalten und sich die folgende Frage stellen: »Ist diese Ausgabe wirklich notwendig?« Falls Ihre Antwort »Ja« lautet, sollten Sie sich noch etwas fragen: »Ist diese Ausgabe jetzt sofort notwendig?« Geben Sie kein Geld aus, nur weil Sie es gerade besitzen.

Geben Sie nur Geld aus, wenn es gar nicht anders geht. Sie möchten einen neuen Schreibtisch oder Bürostuhl? Warum versuchen Sie es nicht noch für ein Jahr mit Ihrem alten? Oder suchen Sie doch einfach nach günstigen gebrauchten, aber moderneren Büromöbeln bei Craigslist (http://geo.craigslist.org/iso/de) oder bei eBay (www.ebay.de).

Ruhig auf Zahlung drängen

Es gibt wohl kaum einen Consultant, der nicht gelegentlich mit einem schlechten Zahler konfrontiert wird. Natürlich ist es für den Großteil der Beratungsunternehmen meist kein Beinbruch, wenn vereinzelt zu spät gezahlt wird. Wenn sich solche Vorfälle allerdings häufen oder zur Gewohnheit werden, müssen Sie eine Entscheidung treffen: Schicken Sie Ihrem Kunden eine Mahnung, in der Sie sie auf die Verspätung hinweisen und den Betrag einfordern, oder ignorieren Sie das Ganze? Verschiedene Faktoren werden Ihre Entscheidung beeinflussen: die Finanzlage Ihres Beratungsunternehmens (eine Firma, der es gut geht, kann es sich eher leisten, länger auf eine Zahlung zu warten; eine, die schon aus dem letzten Loch pfeift, kann das nicht), die Bedeutung, die dieser Kunde für Sie und Ihr Unternehmen hat (Sie wollen ja nicht Ihren wichtigsten Kunden verärgern) und die Höhe des Rechnungsbetrags sowie das Rechnungsdatum (je höher der Betrag und je älter die Rechnung, desto dringender benötigen Sie das Geld).

Wenn Sie entschieden haben, dass Sie nun lange genug auf die Zahlung gewartet haben, sollten Sie sich nicht scheuen, den Kunden zu drängen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es am effektivsten ist, wenn man den Kunden persönlich anruft. Betonen Sie, dass der Betrag überfällig ist, und fragen Sie nach, ob es ein Problem mit der Rechnung gibt, das Sie lösen können. Sie können ihm natürlich auch einen Brief oder eine E-Mail schicken, anstatt ihn anzurufen. Wir haben aber festgestellt, dass man mit einem direkten Anruf bei der betreffenden Person meistens mehr erreichen kann. Gehen Sie respektvoll und höflich mit Ihrem Kunden um, doch bleiben Sie standhaft, wenn Sie auf die Zahlung zu sprechen kommen. Je eher Sie bei einer überzogenen Frist nachhaken, desto eher werden Sie auch bezahlt werden.

Einen Profi hinzuziehen

Wir würden es lieber vermeiden, aber manchmal müssen wir einfach ein Inkassobüro oder einen Anwalt einschalten. Uns bleibt keine andere Wahl. Wenn ein Kunde die Zahlung einer überfälligen Rechnung verweigert, müssen Sie handeln. Falls Sie das Geld nicht selbst eintreiben können, müssen Sie sich an einen Profi wenden. In den meisten Fällen wird man sich hier als Erstes an ein Inkassobüro wenden, dessen Mitarbeiter all ihre Überredungskünste anwenden, um den Kunden zur Zahlung zu bewegen. Für seine Bemühungen wird das Inkassobüro aber einen nicht unbeträchtlichen Teil des Rechnungsbetrags, meist so um die 20 bis 40 Prozent, verlangen. Natürlich ist es immer noch besser, von einem Zahlungsverweigerer überhaupt irgendetwas zu bekommen, als mit leeren Händen dazustehen. Das macht die hohe Provision wieder wett. Handelt es sich um eine sehr hohe Summe oder geht es auch um Rechtsstreitigkeiten (wenn zum Beispiel geklärt werden muss, ob der Vertrag erfüllt wurde oder ob der Kunde betrogen hat), dann werden Sie wohl einen Rechtsanwalt einschalten müssen, der Erfahrungen mit Beratungsunternehmen hat.

Um den passenden Profi für Ihren Fall zu finden, sollten Sie sich erst einmal nach Empfehlungen umhören. Fragen Sie andere Consultants oder Kollegen nach Tipps. Oder suchen Sie über das Internet. Dort werden Sie allerdings wahrscheinlich so viele Personen finden, dass Sie ein paar Monate brauchen würden, um sie alle anzurufen. Außerdem: Wenn Sie sich an jemanden wenden, der Ihnen nicht von einem vertrauenswürdigen Bekannten empfohlen wurde, können Sie sich nicht sicher sein, ob derjenige kompetent ist.

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Zehn effektive Marketingstrategien fürs neue Geschäft

In diesem Kapitel

Verschiedene Ansätze ausprobieren

Von sich reden machen

Marketing ist eine wunderbare Sache. Wirklich. Wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, sollten Sie als Consultant natürlich immer Ihr Bestes für Ihren aktuellen Kunden geben. Doch es ist auch erforderlich, dass Sie sich kontinuierlich darum bemühen, neue Kunden zu akquirieren und neue Aufträge zu erhalten. Ohne stetige Neuaufträge – und zwar von Neukunden – läuft Ihr Unternehmen ständig Gefahr pleitezugehen, falls Ihre aktuellen Kunden plötzlich meinen, dass sie sich Ihre Dienste nicht länger leisten können. Dabei können Sie zwar auch aufs Geratewohl und nach dem Gießkannenprinzip vorgehen, doch die besten Marketingerfolge stellen sich ein, wenn Sie zunächst Ihre Zielgruppe definieren und daraufhin eine entsprechende Strategie entwickeln, wie Sie diese am besten ansprechen können. Was lesen potenzielle Neukunden? Wo halten sie sich auf? Womit beschäftigen sie sich? Bevor Sie einen Marketingplan entwickeln, sollten Sie sich die folgenden Marketingstrategien durchlesen.

Die Zielgruppe auswählen

Ihre erste Aufgabe bei der Erstellung eines Marketingplans ist, Ihre Zielgruppe zu bestimmen. Dabei sind folgende Punkte wichtig:

Wer sind Ihre besten Kunden?

Wie können sie am besten erreicht werden?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen, effektive Werbemaßnahmen zu ergreifen. Sind Sie Imageberater für Politiker, heißt das, dass Ihre Kunden Menschen sind, die sich für eine Wahl aufstellen lassen (oder dies planen). Somit wäre ein Werbezettel am Schwarzen Brett Ihres Supermarkts ziemlich ungeeignet, um neue Kunden zu gewinnen. Dagegen wäre es mit Sicherheit eine recht effektive Werbemaßnahme, wenn ein Interview mit Ihnen in einer großen Zeitung wie der Frankfurter Allgemeinen Zeitung abgedruckt würde.

Haben Sie gemerkt, dass wir »Wer sind Ihre besten Kunden?« gefragt haben? Einige Kunden sind anderen eben vorzuziehen – sie begleichen pünktlich ihre Rechnungen, während andere bummeln. Manche wissen sehr zu schätzen, wie hart Sie arbeiten, andere weniger. Durch einige wird der Beruf des Consultants zu einer angenehmen Herausforderung, andere machen einem das Leben zur Hölle. Versuchen Sie also vor allem, ideale Kunden anzulocken, und nicht die schlechtesten, die es gibt.

Probieren geht über Studieren

Gutes Marketing heißt, immer wieder etwas auszuprobieren, um herauszufinden, welche Strategie sinnvoll ist und welche sich als unwirksam erweist. So können Sie erfolgreiche Strategien weiter ausbauen und unwirksame Methoden verwerfen. Bei der Entwicklung eines Marketingplans müssen Sie zuerst überlegen, welche Marketingkanäle dazu geeignet sind, Ihre Zielgruppe anzusprechen.

Sie können oft gute Tipps bekommen, wenn Sie Ihre aktuellen oder früheren Kunden fragen, wie sie auf Sie gekommen sind. Eine einfache Umfrage unter den Kunden wird vielleicht enthüllen, dass die meisten Sie über eine Anzeige oder aufgrund einer Empfehlung entdeckt haben. An diese Erfolge können Sie dann anknüpfen oder sie durch ähnliche Methoden sogar noch mehren.

Abhängig von Ihren finanziellen Mitteln und der verfügbaren Zeit für die Auswertung Ihrer Marketingexperimente können Sie entweder nur eine oder gleich mehrere Strategien verfolgen. Wie war die Reaktion auf Ihre Werbeanschreiben? Gut? Dann wiederholen Sie die Aktion noch einmal in einem größeren Umfang. Welches Ergebnis brachte Ihre Zeitungsanzeige? Kein besonders gutes? Dann lassen Sie es bleiben. Probieren Sie beständig neue Möglichkeiten aus und arbeiten Sie dementsprechend an der Verbesserung Ihrer Marketingstrategie.

Zur Bewertung der einzelnen Werbemaßnahmen sollten Sie sich im Voraus Kriterien überlegen, anhand derer sich der Erfolg messen lässt. Sie könnten zum Beispiel festlegen, dass sich auf jede Zeitungsanzeige zehn Interessenten melden sollten, von denen zwei zu Neukunden werden. Doch das ist noch nicht alles. Sie müssen auch herausfinden, welcher Neukunde auf welche Maßnahme angesprungen ist. Bei einer Ihrer Zeitungswerbungen könnten Sie beispielsweise einen Anreiz dafür bieten, wenn jemand sich auf die Anzeige bezieht. Gerade wenn Sie mehrere Werbeaktionen gleichzeitig durchführen, ist diese Vorgehensweise wichtig. Falls Sie durch Ihre Zeitungsanzeige lediglich zwei Neukunden finden, dann wissen Sie, dass Sie an dieser Methode noch feilen müssen. Falls dadurch aber 50 Neukunden angelockt werden, können Sie sicher sein, ins Schwarze getroffen zu haben.

Erfolg ist die beste Werbung

Nichts macht so erfolgreich wie Erfolg. Ihre erfolgreich abgeschlossenen Aufträge stellen eine Sammlung von Erfolgsgeschichten dar, mit denen Sie hervorragend werben können. Das Schöne an Ihren Geschichten ist, dass potenzielle Kunden sowohl eine Vorstellung von Ihrer Arbeit erhalten als auch einen höchst positiven Eindruck über Ihre Fachkenntnis und Berufserfahrung gewinnen. Machen Sie Ihre Erfolge bekannt, wo immer es sich anbietet: in Angeboten und im Werbematerial, auf Vorträgen, Seminaren und Websites etc. Eventuell stellen Ihnen zufriedene Kunden sogar Empfehlungsschreiben oder Ähnliches aus, die Sie in Ihrem Werbematerial verwenden können.

Wichtig ist hier allerdings immer, dass Sie die Erlaubnis des Kunden einholen, bevor Sie mit seinem Namen werben. Und Sie sollten niemals, aber auch wirklich niemals, bei einem Bericht über den großartigen Erfolg Ihrer Kunden vor lauter Begeisterung vertrauliche Informationen ausplaudern.

Sich weiterempfehlen lassen

Zufriedene Kunden können ganz hervorragend für Sie werben, und das auch noch ganz umsonst! Bitten Sie Ihre Kunden darum, ihren Freunden und Geschäftspartnern von Ihnen zu erzählen. Wenn Sie engagiert und zuverlässig sind und gute Arbeit leisten, wird man Sie sicher gerne weiterempfehlen. Geben Sie Ihren Kunden einige Ihrer Visitenkarten und Werbeprospekte zur Weitergabe an Interessenten mit. Bedanken Sie sich bei Ihren Kunden für jeden vermittelten Interessenten mit einem Dankschreiben oder einer kleinen Belohnung – zum Beispiel mit einem kostenlosen Abonnement Ihres Newsletters oder einer interessanten Fachzeitschrift.

Zum Medienprofi werden

Wenn Sie potenzielle Kunden auf sich aufmerksam machen möchten, müssen Sie unermüdlich Werbung betreiben. Wählen Sie zuerst die für Ihre Branche geeigneten Medien aus, die von potenziellen Kunden auch wirklich beachtet werden. Anschließend sollten Sie hartnäckig versuchen, über diese Medien interessante Informationen zu veröffentlichen. Falls es Ihnen wirklich ernst mit Ihrer Publicity ist, müssen Sie sich unerbittlich ans Telefon hängen, Briefe über Briefe schreiben, E-Mails abschicken und auch persönlich in den Redaktionen vorsprechen – kurzum, tun Sie alles, um interviewt zu werden, Ihre Artikel zu veröffentlichen oder im Fernsehen aufzutreten. Lassen Sie sich nicht abwimmeln! Bleiben Sie am Ball, bis Sie die Aufmerksamkeit erhalten, die Sie sich wünschen. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass positiv über Sie berichtet wird. Sie wollen bestimmt nicht Stoff für irgendeine reißerische Nachmittags-Talkshow liefern, oder?

Sich einen Public-Relations-Berater leisten

Public-Relations-Berater (Public Relations heißt nichts anderes als »Öffentlichkeitsarbeit«) sind Gold wert. Als unerfahrener Einzelkämpfer ist es sehr schwierig und extrem zeitaufwendig, bei den Medien Gehör zu finden. (Und vergessen Sie nicht, dass für Consultants gilt: Zeit ist Geld.) Public-Relations-Berater dagegen wissen genau, wie der Hase im Mediengeschäft läuft, welche Medien sich für Sie eignen und wie man an die wichtigen Leute herankommt. Und die fähigsten unter ihnen werden bereits mit unheimlich vielen Verlegern, Produzenten und anderen Personen, die Sie richtig groß rausbringen können, per Du sein. Und nicht nur das. Public-Relations-Berater erstellen auch Pressemappen, Pressemitteilungen, Biografien, Prospekte und sonstiges Werbematerial für Sie. Sprechen Sie mit Ihrem Public-Relations-Berater genau ab, was er für Sie erstellen soll. Lassen Sie sich einen geeigneten Anbieter von vertrauenswürdigen Freunden und Kollegen empfehlen. Um Ihren Geldbeutel nicht übermäßig zu strapazieren, können Sie Ihren PR-Berater ja vielleicht stundenweise nur für ganz bestimmte Aufgaben engagieren. Oder Sie vereinbaren einen Festbetrag im Monat und erhalten dafür konstante Unterstützung bei Ihren Marketingmaßnahmen. Das liegt ganz bei Ihnen und Ihrem Budget.

Einen Newsletter verfassen

Newsletter sind ein sehr wirksames Marketinginstrument für jede Art von Beratungsunternehmen. Sie sind nicht nur eine kostengünstige (besonders wenn man sich für die E-Mail-Version und nicht für die gedruckte und per Post versendete Variante entscheidet) und wirksame Möglichkeit, potenzielle Kunden anzusprechen, sondern dienen auch dazu, den Kontakt zu Ihren aktuellen Kunden regelmäßig aufzufrischen und sie über Ihre berufliche Tätigkeit zu informieren. Da in einem Newsletter normalerweise veröffentlicht wird, welche Projekte ein Consultant in letzter Zeit erfolgreich abgeschlossen hat, wird der Ruf als Experte gefestigt und verbreitet.

Geschichten über erfolgreiche Projekte verhelfen zu hervorragender Publicity – für Sie und für Ihre Kunden. Typische Newsletter informieren außerdem über die Zukunftspläne der jeweiligen Beraterfirma und ihrer Kunden, enthalten Leserbriefe, Tipps und Ratschläge aller Art sowie Nachrichten aus der Branche. Die meisten Newsletter werden zwar kostenlos verschickt, doch einige der bekannten Beratungsunternehmen können es sich leisten, eine kleine Gebühr dafür zu verlangen, was ein ganz hübsches Sümmchen einbringen kann. Und wenn man die Newsletter per E-Mail verschickt, sind sämtliche Einnahmen ein Zusatzprofit!

Kostenlose Arbeitsproben anbieten

Für viele Unternehmen ist die Verteilung kostenloser Waren- oder Arbeitsproben eine höchst effektive Werbemaßnahme, um neue Kunden zu gewinnen. Wie könnte man auch besser für seine Dienstleistungen oder Produkte werben, als diese völlig unverbindlich und kostenlos von Interessenten testen zu lassen? Je nach Ihrem Fachgebiet könnten Sie beispielsweise kostenlose Bedarfsanalysen, Inspektionen, Produktproben oder Ähnliches anbieten, um potenzielle Kunden auf den Geschmack zu bringen. Finanzberater organisieren häufig kostenlose öffentliche Informationsveranstaltungen, in denen sie nützliche Investmenttipps geben, ihr Unternehmen vorstellen und den Teilnehmern manchmal auch eine kostenlose Mahlzeit offerieren. Überlegen Sie selbst: Womit können Sie das Interesse Ihrer zukünftigen Kunden wecken?

Auf Angebote der Medien reagieren

Der beste Weg, schnell und effektiv eine große Zielgruppe zu erreichen, führt über Medien wie Presse, Fernsehen, Rundfunk und zunehmend auch über Blogs. Sie sollten deshalb sofort alles stehen und liegen lassen, falls diese Medien Interesse an Ihnen zeigen. Normalerweise kostet es viel Zeit, Geld und Mühe, die Aufmerksamkeit der Medien zu erringen, es sei denn, Sie haben gerade Fünflinge bekommen oder eine Heldentat vollbracht. Sollten Sie also in der glücklichen Lage sein, das Interesse der Medien geweckt zu haben, zeigen Sie größtes Entgegenkommen. Verhalten Sie sich aufgeschlossen, halten Sie Termine und Fristen ein, verpassen Sie ja nicht den Redaktionsschluss und schöpfen Sie sämtliche Möglichkeiten aus.

Hilfsbereitschaft demonstrieren

Es wird immer wieder vorkommen, dass Ihre Kunden Sie nach Leistungen fragen, die Ihr Unternehmen nicht anbietet oder die Sie aus personellen Gründen momentan nicht erbringen können. In einem solchen Fall sollten Sie nicht einfach bedauernd ablehnen, sondern sich darum bemühen, den Kunden an einen geeigneten Consultant zu vermitteln. Sie fragen sich, warum Sie einen guten Kunden an die Konkurrenz vermitteln sollten? Erstens: Eine Hand wäscht die andere, und vielleicht wird der Consultant, an den Sie Ihren Kunden vermittelt haben, sich eines Tages revanchieren. Zweitens: Der Kunde wird Ihnen sehr dankbar sein und sich bestimmt an Sie wenden, wenn er zu einem späteren Zeitpunkt einen Auftrag in Ihrem Fachgebiet zu vergeben hat. Durch Ihre Hilfsbereitschaft legen Sie den Grundstein für eine gute Geschäftsbeziehung zu den Kunden und bauen sich außerdem ein Netzwerk aus Berufskollegen auf.

Erstellen Sie sich eine Liste mit Consultants aus Ihrem Fachgebiet, die Ihrer Meinung nach gute Arbeit leisten. Sie wird sich nicht nur als nützlich erweisen, wenn Sie einer Anfrage von Kunden mal nicht nachkommen können, sondern auch in Fällen, in denen Sie einfach zu viel zu tun haben und zur Fertigstellung eines Projekts auf einen Kollegen zurückgreifen müssen.

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Zehn Tipps für gute Geschäftsbeziehungen

In diesem Kapitel

Ihre Kunden glücklich machen

Die Hilfe Ihrer Kunden annehmen

Regel Nummer eins für Consultants lautet: Ihre Kunden sind Ihre besten Freunde. Sie sollten sie lieben und ehren, bis dass der Tod Sie scheidet. Wozu der ganze Aufwand? Weil Ihre Kunden Ihre Einkommensquelle sind und Sie es Ihnen verdanken, dass es in Ihrem Büro schön warm ist, Ihr Computer vor sich hin brummt und Ihr Wagen nicht gepfändet wurde. Und wenn es Ihnen gelingt, langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen, sind Ihre Kunden auch die beste Sicherheit für die Zukunft Ihres Unternehmens, da sie Ihnen durch Folgeaufträge und Weiterempfehlungen immer wieder zu neuer Arbeit verhelfen. Es ist zudem ein offenes Geheimnis, dass es weitaus teurer ist, neue Kunden zu akquirieren, als bei den aktuellen Kunden für Zufriedenheit zu sorgen, sodass sie immer wieder neue Aufträge erteilen. Mit den nachfolgenden Tipps erleichtern Sie sich den Aufbau und die Vertiefung guter Geschäftsbeziehungen ganz erheblich.

Niemals den zeitlichen und finanziellen Rahmen sprengen

Zuverlässigkeit ist eine der wichtigsten Eigenschaften, die ein Consultant mitbringen muss. Nachdem Sie ein- oder zweimal von einem unzuverlässigen Consultant enttäuscht worden sind, merken die meisten Kunden, dass es letztendlich wichtiger ist, pünktlich vernünftige Ergebnisse geliefert zu bekommen, als sich den günstigsten Anbieter für das jeweilige Projekt zu suchen.

Zuverlässigkeit bedeutet, dass man seine Zusagen termingerecht und zum vereinbarten Preis einhält. Die meisten Menschen machen alle möglichen Zusagen, doch die wenigsten halten sie auch tatsächlich ein. Heben Sie sich positiv von all denjenigen ab, die viel versprechen, wenn der Tag lang ist, und am Ende doch nur einen Bruchteil davon liefern – meistens auch noch viel zu spät. Ein Kunde, der glaubt, er könne sich nicht auf Sie verlassen, wird sich ganz schnell nach einem zuverlässigeren Consultant umsehen. Vereinbaren Sie in Ihrem Vertrag realistische Zeit- und Preisvorgaben und setzen Sie Himmel und Hölle in Bewegung, um diese zu erfüllen. Und falls es Ihnen gelingt, ein Projekt sogar schneller oder kostengünstiger zu beenden, als es vereinbart war, werden Sie Ihren Kunden so glücklich machen, dass er Ihnen den Rest seines Lebens treu bleibt (na ja, meistens jedenfalls). Wir gehen weiter unten darauf ein, wie man einen Kunden glücklich macht.

Den Anforderungen der Kunden zuvorkommen (und Lösungen vorschlagen)

Bei der Arbeit an einem bestimmten Projekt stößt man manchmal auf Themenbereiche, um die sich eigentlich der Kunde kümmern sollte. Sie haben vielleicht auch schon einmal Ihren Wagen zum Reifenwechsel in die Werkstatt gebracht und mussten sich beim Abholen anhören, dass eigentlich auch der Auspuff geschweißt werden müsste und das Rücklicht nicht geht. Die beste Möglichkeit, zukünftige Problembereiche oder notwendige Innovationen bei Ihren Kunden vorauszuahnen, besteht darin, dass Sie sich über die Trends in der Branche auf dem Laufenden halten – lesen Sie Fachzeitschriften, informieren Sie sich auf entsprechenden Websites und Blogs, nehmen Sie an Konferenzen teil und lernen Sie aus Ihren Erfahrungen mit anderen Kunden. Wenn Sie auf Ihrem Fachgebiet immer ein paar Schritte voraus sind, können Sie Ihren Kunden auf potenzielle Problembereiche aufmerksam machen und bereits Lösungsstrategien vorschlagen, bevor ein Problem akut wird.

Als Consultant sind Sie in der beneidenswerten Position, die innerbetrieblichen Abläufe eines Unternehmens objektiv beobachten zu können und einen guten Draht zur Unternehmensleitung zu haben. Halten Sie bei Ihrer Arbeit Augen und Ohren offen, um mögliche Mängel zu entdecken. Fällt Ihnen auf, dass ein bestimmter Betriebsablauf verbessert werden könnte, weisen Sie Ihren Kunden darauf hin. Vielleicht können Sie auch gleich ein Angebot mit einem Lösungsvorschlag unterbreiten. Ihr Kunde wird über Ihren Rat ebenso erfreut sein wie Sie selbst, wenn Sie sich damit zu einem neuen Auftrag verhelfen konnten. Falls Sie ein ernsthaftes Problem entdecken, das Sie selbst zwar nicht beheben, für das Sie aber einen anderen Consultant empfehlen können, sammeln Sie enorm viele Pluspunkte bei Ihrem Kunden.

Eine kleine Warnung: Erfinden Sie nicht einfach irgendwelche Probleme. Consultants, die – um einen Auftrag von einem Neukunden zu erhalten – vermeintliche Schwierigkeiten anprangern, obwohl tatsächlich keine vorhanden sind, riskieren, das Vertrauen zu verspielen und den guten Ruf zu zerstören, den sie sich mühsam erarbeitet haben. Und wenn der Kunde Ihnen schon nicht vertrauen kann, weshalb sollte er Sie dann beauftragen?

Sich kooperativ und entgegenkommend verhalten

Würden Sie lieber mit einem unwirschen und schlecht gelaunten Consultant oder mit einem freundlichen und zuvorkommenden arbeiten, der sich richtiggehend auf das Projekt freut? Na sehen Sie, Ihren Kunden geht es ganz genauso.

Als Consultant verkaufen Sie nicht nur Ihre Beratungsleistungen, sondern auch sich selbst. Es reicht deshalb nicht, nur gute Arbeit zu leisten – es muss eine Freude sein, mit Ihnen zu arbeiten! Arrogantes Auftreten und schlechte Laune wird keinen Kunden dazu veranlassen, langfristig mit Ihnen zusammenarbeiten zu wollen. Pflegen Sie einen freundlichen und entgegenkommenden Umgang mit Ihren Kunden: Rufen Sie umgehend zurück, wenn Ihre Kunden Sie zu erreichen versuchen, reagieren Sie sofort auf Anfragen, suchen Sie Ihre Kunden möglichst in deren Büro auf und versuchen Sie immer, die angenehme und liebenswürdige Person zu sein, mit der Sie am liebsten selbst zusammenarbeiten würden. Wenn sich dann mal ein Problem auf Kundenseite ergibt, das dringend gelöst werden muss, wird man bei der Suche nach einem Consultant als Erstes an Sie herantreten.

In Kontakt bleiben

Wie sagt man doch so schön: »Aus den Augen, aus dem Sinn«. Wenn Sie nicht aktiv den Kontakt zu Ihren Kunden pflegen, werden Sie ein ziemlich einsamer Consultant sein. Nach dem Aufbau einer Geschäftsbeziehung liegt es an Ihnen, in Verbindung zu bleiben. Rufen Sie Ihre Kunden gelegentlich an, schicken Sie einen Brief oder eine E-Mail oder schauen Sie von Zeit zu Zeit auf einen Sprung vorbei. Wie wäre es mit einem gemeinsamen Mittagessen? Informieren Sie Ihre Kunden über Ihre aktuellen Erfolge und neuesten Dienstleistungen. Bieten Sie Ihre Hilfe bei der Lösung organisatorischer oder technischer Probleme an. Wenn Ihr Kunde zum Beispiel der Blumenhändler vor Ort ist, dann sollten Sie ihn bei Freunden und Familienmitgliedern weiterempfehlen und sicherstellen, dass diese neuen Kunden ihm auch mitteilen, von wem sie den Tipp bekommen haben. Auf keinen Fall dürfen Sie den Kontakt einschlafen lassen. Notieren Sie sich in Ihrem Terminkalender regelmäßige Termine, zu denen Sie sowohl aktive als auch passive Kunden kontaktieren. Es ist viel einfacher, bestehende Kontakte zu pflegen, als neue herzustellen.

Ihren Prinzipien treu bleiben

Es sollte eigentlich fast selbstverständlich sein (die Betonung liegt auf fast, weil wir es ja ohnehin noch einmal anmerken): Halten Sie sich auch in Ihren geschäftlichen Aktivitäten an Ihre moralischen Grundprinzipien. So können Sie nicht nur mit ruhigem Gewissen einschlafen, sondern schaffen auch eine solide Vertrauensbasis zwischen Ihnen und Ihren Kunden, die eine Voraussetzung für die zukünftige Zusammenarbeit ist. Moralische Fehltritte und Vertrauensmissbrauch sind die sichersten Mittel, eine Geschäftsbeziehung in die Brüche gehen zu lassen oder in manchen Fällen sogar vor Gericht zu landen. Setzen Sie hohe Maßstäbe für Ihr eigenes Geschäftsgebaren und das Ihrer Mitarbeiter. Sie haben einen guten Ruf zu verlieren, setzen Sie ihn nicht aufs Spiel, denn er ist Gold wert.

Mehr leisten als versprechen

Ob Freunde, Kollegen oder andere Geschäftspartner – es kann manchmal schwierig sein, jemanden zu finden, der seine Zusagen auch wirklich einhält. Bei Consultants verhält es sich ähnlich. Viele versprechen einem großspurig die tollsten Dinge, doch wenn es dann ans Eingemachte geht, steckt nicht viel dahinter. Wenn Sie Ihre Versprechungen wahr machen, wird Ihr Kunde deshalb hocherfreut sein.

Doch wie stellen Sie es an, dass er vor Begeisterung leuchtende Augen bekommt und Sie in den höchsten Tönen lobt und weiterempfiehlt? Ganz einfach: Leisten Sie ein kleines bisschen mehr als vereinbart. Liefern Sie Ihren Bericht ein paar Tage vor Abgabetermin ab oder lassen Sie ihm eine kleine Extrainformation ohne Aufpreis zukommen, und wir garantieren Ihnen, dass Ihr Kunde Sie immer wieder beauftragen wird.

Der Bruder einer unserer Geschäftspartner leitet einen Malerbetrieb, der sich auf die Renovierung von Seniorenwohnungen spezialisiert hat. Er berät seine Kunden mit unendlicher Geduld bei der Auswahl der Farben und nimmt sich immer gerne Zeit für ein kleines Schwätzchen, während sein Team weiterarbeitet. Drei Wochen nach Abschluss der Malerarbeiten macht er einen Überraschungsbesuch bei seinen Kunden und erkundigt sich, ob Nachbesserungsarbeiten notwendig sind. Nach ungefähr zwei Monaten schaut er nochmals nach dem Rechten und bringt oft einen kleinen Blumenstrauß oder eine Flasche Wein mit. Seine Kunden lieben ihn verständlicherweise, überschütten ihn mit Arbeit und verschafften ihm Aufträge, weil sie ihn weiterempfohlen.

Um Empfehlungen bitten

Kunden mögen es normalerweise recht gerne, wenn man sich mit ihnen rühmt! Geben Sie ruhig ein bisschen mit Ihren Kunden an, das verschafft Ihnen nicht nur Neukunden, sondern vertieft auch die bestehende Geschäftsverbindung. Referenzen verleihen Ihren Angeboten das gewisse Etwas: Sie sprechen Bände über Ihre Professionalität und bringen Leben in Ihre Angebote. Für manche Consultants hat es sich schon als erfolgreiche Strategie erwiesen, ihre Kunden in Werbeanzeigen zu präsentieren. So könnte zum Beispiel ein Make-up-Berater mit Vorher-Nachher-Fotos seiner Kunden werben und damit auch gleich potenziellen Neukunden einen Eindruck über die zu erwartenden Ergebnisse verschaffen.

Mit Anreizen locken oder Werbegeschenke verteilen

Für den Aufbau einer langfristigen Geschäftsbeziehung zahlt es sich oft aus, Kunden Anreize für Folgeaufträge anzubieten; zum Beispiel einen festen Preisnachlass von 10 Prozent für jeden Auftrag oder auch ein kleines Geschenk von Zeit zu Zeit.

Als Dankeschön an die Kunden des vergangenen Jahres, verschenken Bob Nelson und Peter Economy häufig kostenlose, signierte Ausgaben ihrer neuesten Bücher. Bei Werbegeschenken ist oftmals nicht der Preis entscheidend, sondern der Gedanke, der dahintersteckt.

Die Kunden informieren

Kennen Ihre Kunden eigentlich das vollständige Leistungsspektrum Ihres Unternehmens? Vermutlich nicht. Angenommen, Sie hätten sich als Consultant darauf spezialisiert, Immobilienmaklern bei der Umsatzsteigerung behilflich zu sein, und Ihre Website wäre ganz darauf ausgerichtet, Ihr Fachgebiet kundzutun. Wenn ein Kunde Sie nun für diesen Bereich beauftragt, weiß er vielleicht gar nicht, dass Sie zu sehr günstigen Konditionen auch noch Immobilienkredite vermitteln. Wie könnte er auch davon wissen, wenn Sie es ihm nicht sagen?

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden über Ihre gesamte Leistungspalette informiert sind, und denken Sie daran, sie von Zeit zu Zeit daran zu erinnern. Machen Sie es sich zur Aufgabe, Ihre Kunden umfassend über Ihr Leistungsspektrum zu informieren, womit Sie es sich auch selbst erheblich leichter machen, den Anforderungen Ihrer Kunden gerecht zu werden.

Gute Arbeit leisten

Ein Consultant muss immer gute Arbeit zu leisten, aber damit verraten wir Ihnen ja nichts Neues. Ihre Kunden engagieren Sie, weil sie gute Arbeit erwarten, und Sie haben sich selbstständig gemacht, weil Sie davon überzeugt sind, gute Arbeit liefern zu können. Erledigen Sie Ihre Arbeit immer so gut, wie es Ihnen nur möglich ist, selbst wenn ein Auftrag einmal aufwendiger wird, als Sie zunächst angenommen haben. Durch gute Arbeit verschaffen und sichern Sie sich einen erstklassigen Ruf als professioneller Consultant, und mit guter Arbeit stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden auch in Zukunft Ihre Dienste in Anspruch nehmen.

Wie Sie sich verhalten sollten, wenn Sie bei einem bestimmten Projekt einfach keine gute Arbeit leisten können oder wenn Sie sich schlicht übernommen haben und Ihre Versprechungen nicht wahr machen können? Sie haben mehrere Möglichkeiten: Entweder engagieren Sie jemanden (vielleicht einen anderen Consultant), der Ihnen hilft, oder Sie informieren den Kunden, dass Sie es einfach nicht schaffen. In beiden Fällen müssen Sie schnell handeln. Sie sollten sich zunächst einmal um eine Unterstützung bemühen, denn so können Sie das gute Verhältnis zum Kunden bewahren. Wenn aber wirklich keine Hoffnung in Sicht ist, dann klären Sie Ihren Kunden besser noch vor dem vertraglich vereinbarten Liefertermin darüber auf, dass Sie nicht die gewünschten Ergebnisse werden liefern können. Danach sind Sie ihm behilflich, eine andere Lösung zu finden. Das ist immer noch besser, als ein minderwertiges Produkt oder eine minderwertige Dienstleistung abzuliefern oder mit gar nichts aufzuwarten.

Stichwortverzeichnis

A

Abfindung
Abgabedatum
Ablage
Ablagesystem
Ablaufverfolgung
Abliefernachweis
Abneigung, erkennen
Abrechnung

nach Arbeitszeit
nach Aufwand

Abrechnungszeitraum
Absatzmarkt
Absatzvolumen
Abschlagszahlung
Abschlussbericht
Abschlussbeurteilung
Abschlussdatum, einer Aufgabe
Abteilung
Adressenliste

Verwaltung einer

Akquisitionskosten
Aktendrehsäule
Aktenklammer
Aktenordner
Aktenschrank
Aktie
Aktionsplan
Aktivitätenverwaltung
Alarmanlage
Albtraumjob
Alternativlösung
Amtsgericht
Analyse, statistische
Anfangsdatum, einer Aufgabe
Anfangsstandpunkt
Anfangstermin
Anfechtungsgrund
Angebot

ausformulieren
persönlich überbringen
schriftliches
überzeugendes

Angestelltenverhältnis
Anlagevermögen
Annahmefrist
Anrufbeantworter
Anschreiben
Ansprache, persönliche
Ansprechpartner richtiger
Anwalt

einschalten
typische Aufgaben

Anzahlung
Anzeigenwerbung
AOL
Arbeitsablauf, optimierter
Arbeitslosenversicherung
Arbeitslosigkeit
Arbeitsniederlegung
Arbeitsplan
Arbeitsplatte
Arbeitsprobe, kostenlose
Arbeitsschritt, eines Mitarbeiters
Arbeitsstopp
Arbeitsstunde
Arbeitsumfang
Arbeitszeit
Arbeitszimmer

häusliches

Architekt
Archiv
Arglistige Täuschung
Artikel, veröffentlichen
Ask
Assistent
Aufgabenstellung
Auftrag, erster
Auftraggeber
Auftragsbeschreibung
Auftragsflaute
Auftragsnummer
Auftragsvolumen
Ausgabe
Ausgabenbudget
Außenstände
Auswertung
Auszahlung
Auszeichnung, eigene

B

Backup
Bank
Bankberater

Suche nach

Barguthaben
Barzahlung
Beamer
Bebauungsplan
Bedarf, nicht erkannter
Bedarfsanalyse
Befürchtung, auf Kundenseite
Befugnis
Behörde
Belastbarkeit
Belegschaft
Belohnungshonorar
Berater-Eignungstest
Beratervertrag
Beratungsunternehmen
Beratungsvorgang
Berechnung der Lohnsteuer
Bericht
Berichtswesen
Berufsanfänger
Berufserfahrung
Berufshaftpflichtversicherung
Berufskollege
Berufsunfähigkeitsversicherung
Berufsverband
Bestätigungsschreiben
Bestellnummer
Bestellung
Betriebsablauf
Betriebsausgabe
Betriebsblindheit
Betriebseinnahme
Betriebshaftpflichtversicherung
Betriebsinhaltsversicherung
Betriebsmittel
Betriebsrente
Betriebsunterbrechungsversicherung
Beziehung

aufbauen
persönliche
zum Kunden aufbauen
zwischen Kunde und Consultant

Bilanz
Biografie
Blog
Blumenstrauß
Börsengang
Brainstorming
Branchenkenntnisse
Branchentrend
Branchenverband
Branchenverzeichnis
Brief, als persönliche

Ansprache
an Kunde

Briefumschlag
Buchführung
Buchhalter
Buchhaltungsprogramm
Buchhaltungssystem
Buchhaltungsunternehmen
Budget

Arten
aufstellen
Definition
einhalten

Budgetierung
Budgetplanung
Bündelangebot
Bürgersprechstunde
Büroausstattung, Kosten
Bürohilfe
Büromaterial
Büromöbel
Büroraum

als Untermieter
am Flughafen
im Business Center
leasen
mieten

Büroraumausstatter
Büroservice
Bürostuhl
Business Center
Businessplan

C

Callcenter
Cashflow

Definition
positiver
verbessern

CEO
Chat
Computer
CRM-Software
CRM-System

Funktionen

D

Dankesbrief
Dankschreiben

Punkte im

Darlehen

zinsloses

Darlehensnehmer
Daten

erheben
irrelevante aussortieren

Datenbank
Datenbeschaffung, Probleme bei
Datenerhebung
Datenleitung
Datensammlung, allein oder zu mehreren
Datensicherung
Deckblatt
Deliverables
Desktopcomputer
Deutsches Patent- und Markenamt
Diagramm, erstellen
Dienstfahrt
Dienstleistungsunternehmen
Direktmarketingunternehmen
Direktversand
Diskussion, anregen
Doostang
Dozent, Tätigkeit als
Drucker
Druckerpatrone
DSL
Dumpingpreis

E

Ehrenamtlicher Mitarbeiter
Ehrenamtliche Tätigkeit
Ehrenkodex

entwickeln

Ehrung, eigene
Eilsendung
Einarbeitung
Eindruck, guter erster
Einfühlungsvermögen
Einkommen, einschätzen
Einkommensniveau
Einkommensteuer
Einkommensteuererklärung
Ein-Mann-Betrieb
Einnahmenbudget
Einschreiben mit Rückschein
Einseitige Erklärung
Einstellungsstopp
Einstellungsverfahren
Einzahlung
Einzelgespräch
Einzelinformationen, ausarbeiten
E-Mail

an Kunde

E-Mail-Account
E-Mail-Marketing
E-Mail-Programm
Empfangsdame
Empfehlung

präsentieren
selbst abgeben
Verkaufschance durch

Empfehlungsschreiben
Endkunde
Endlos-Syndrom
Entrepreneurs’ Organization
Entscheidungsbefugnis
Entscheidungsträger

ermitteln

Erfahrungsaustausch
Erfahrungsbericht
Erfolgshonorar
Erfolgsprämie
Ergänzungsfrage
Ergebnis

bewerten
tatsächliches
voraussichtliches

Erklärung, einseitige
Erstattungsfähige Kosten
Erster Auftrag
Erwartungshaltung,

eigene

Eskalationsstufe
Etatzuweisung
Ethernet-Kabel
Ethik
Existenzgründung
Expandieren

Pro und Contra

Experte

F

Facebook
Fachjargon
Fachkenntnis
Fachkraft
Fachliteratur
Fachverband
Fachwissen
Fachzeitschrift
Fälligkeitsdatum
Faktor-2-Regel
Familie
Faxgerät
Faxmodem
Feedback

an Kunde
des Kunden

Feedback-Meeting
Fensterüberwachung
Fernsehinterview
Fernsehkabelnetz
Fernsehsender
Fernsehwerbung
Fertigstellungstermin
Festangestellter
Festnetzanschluss
Festplattenrekorder
Festpreis
Finanzamt
Finanzchef
Firmengeheimnis
Firmengründer
Firmenkultur
Firmenlogo
Firmenname

eintragen lassen
wählen

Firmenstandort
Firmen-Website
Flexibilität
Flipchart
Flugblatt
Flugticket
Flussdiagramm
Fokusgruppe
Folgeauftrag
Follow-through
Follow-up
Forderung

aufbauen
aufspüren

Forderungsmanagement
Formulieren lernen
Fortbildungsmaßnahmen
Fortschrittskontrolle
Frage-Antwort-Spiel
Fragebogen
Freiberufler
Fremdfirma
Führungskraft
Fünf-Schritte-Methode
Fusion
Fusionspartner

G

Garantie
Gehalt
Geheimhaltungsvereinbarung
Gelbe Seiten
Geld, eintreiben
Geld-zurück-Garantie
Geltendes Recht
Gemeindeorganisation
Gemeindeverwaltung
Gemeinkosten
Gemeinnützige Organisation
Genehmigung
Genossenschaftsbank
Gesamtlohnkosten
Geschäftsabschluss

erfolgreicher

Geschäftsbank
Geschäftsbeziehung, langfristige
Geschäftsbrief
Geschäftsfähigkeit
Geschäftsidee
Geschäftspapiere
Geschäftsreise
Gesellschaftlicher Anlass
Gesellschaftsvertrag
Gesetz, befolgen
Gesundheitsvorsorge
Gewerbe
Gewerbeschein
Gewerbesteuer
Gewerbliche Nutzung
Gewinn

erwirtschaften

Gewinnspanne
Gewinn- und Verlustrechnung
Google
Google AdWords
Grafik
Grafikerstellung
Gratisberatung
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Partnerschaft

eingehen
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Q

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U

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Umsatz
Umsatzbericht
Umsatzbudget
Umsatzsteuer

ausweisen

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Angebot, mitzuwirken

Umstrukturierung
Unabhängige Umfrage
Unfallversicherung
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Unternehmensbeteiligung
Unternehmenskultur
Unternehmensphilosophie
Unternehmenspolitik
Unternehmensstruktur
Unterstützung

des Kunden erhalten
technische

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URL
Urlaub

V

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Verbraucherschutzorganisation
Verbraucherumfrage
Verein
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Verfügungsgewalt
Vergütung
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Verhandlungsabschluss, erfolgreicher
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Verkaufsargument
Verkaufsbericht
Verkaufseinheit
Verkaufsfördernde Maßnahme, Arten der
Verkaufsförderung
Verkaufsgespräch

am Ball bleiben
Schritte im
Tipps für
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neue

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einfacher
mündlicher
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Vertragsform
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Zwischenabrechnung
Zwischenbericht

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dringliche Angelegenheiten
Kurzübersicht
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