Besser präsentieren für Dummies
Author: Malcolm Kushner
Date: 2009-09-02T00:00:00+00:00
Keywords: Marketing & Verkauf; Präsentation; Wirtschaft; Job & Karriere; Betriebswirtschaftslehre; Business & Karriere; Fachbücher
Description: Es gibt unzählige Anlässe zu denen Sie etwas präsentieren und sich und Ihre Idee überzeugend vertreten müssen: - egal, ob Sie die aktuellen Verkaufszahlen vorstellen, einen Vortrag vor Ihren Vereinskollegen halten oder aus dem Stegreif etwas präsentieren müssen. Malcolm Kushner zeigt Ihnen, wie Sie mit Lampenfieber umgehen, was eine gute Präsentation ausmacht, wie Sie Ihrer Präsentation Leben einhauchen und sie mit Zahlen und Informationen aufpeppen. Außerdem lernen Sie, das Präsentationsprogramm PowerPoint richtig einzusetzen. Ihr Leitfaden für sicheres und unterhaltsames Präsentieren! **
Publisher: Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA
Rights: © 2009 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

Besser präsentieren für Dummies – Schummelseite

Ihre Präsentation vorbereiten

- Lassen Sie sich nicht dazu überreden, eine Präsentation zu halten, die Sie eigentlich gar nicht halten wollen.

- Organisieren Sie Ihre Informationen in einem einfachen Schema, das Ihr Publikum leicht erkennen kann.

- Setzen Sie verschiedene Arten von unterstützenden Materialien ein – Beispiele, Geschichten, Statistiken, Zitate –, damit Ihr Publikum interessiert bleibt.

- Halten Sie eine spezielle Schlussfolgerung parat, zu der Sie jederzeit überleiten können, falls Ihnen die Zeit davonläuft. Beenden Sie eine Präsentation nie ohne Schlussfolgerung.

- Ahnen Sie die Fragen voraus, die Ihnen gestellt werden könnten, und bereiten Sie gute Antworten vor.

- Proben Sie laut.

Lampenfieber in den Griff bekommen

- Alkohol und Pillen funktionieren nicht. Wenn deren Wirkung schon vor Ihrem Vortrag nachlässt, werden Sie noch nervöser sein. Falls nicht, werden Sie schwer zu verstehen sein.

- Lenken Sie die nervöse Spannung in Ihre Darbietung um – verwandeln Sie sie in ausholendere Gesten, mehr Bewegung und mehr Begeisterung in Ihrer Stimme.

- Bauen Sie Ihre Nervosität durch ein paar tiefe Atemzüge ab.

- Planen Sie genügend Zeit ein, um kurz vor Ihrer Rede auf die Toilette gehen zu können.

- Denken Sie daran, dass Ihr Publikum möchte, dass Sie erfolgreich sind.

PowerPoint benutzen

- Achten Sie darauf, dass Ihre Folien gut lesbar sind. Vermeiden Sie zu viele Wörter pro Zeile, zu viele Farben und Designs, die zu bunt oder zu klein sind.

- Prüfen Sie Ihren Text auf Rechtschreibfehler.

- Nutzen Sie PowerPoint-Vorlagen, die Ihnen helfen, eine ansprechende Präsentation zu entwerfen.

- Verwenden Sie Animationen und andere Spezialeffekte zurückhaltend. Zu viele Effekte lenken von Ihrer Botschaft ab.

- Lesen Sie dem Publikum Ihre Folien nicht vor.

- Sie können die Funktionsbereitschaft Ihres Laptops und Beamers nicht oft genug überprüfen.

- Bringen Sie ein Verlängerungskabel und einen Adapter mit.

Ihre Darbietung perfektionieren

- Versuchen Sie, Blickkontakt mit dem gesamten Publikum zu halten.

- Variieren Sie die Geschwindigkeit, die Höhe, die Lautstärke und den Tonfall Ihrer Stimme.

- Stehen Sie nicht mit vor Ihrem Schoß verschränkten Händen da.

- Blicken Sie mehr in Ihr Publikum als auf Ihre Notizen.

- Laufen Sie nicht auf und ab, klimpern Sie nicht mit dem Kleingeld in Ihren Hosentaschen und spielen Sie nicht an Ihren Haaren herum.

- Wenn Sie sich hinter einem Rednerpult wohler fühlen, dann stellen Sie sich hinter das Rednerpult.

- Strahlen Sie Begeisterung aus. Das ist ansteckend.

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der

Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im

Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

1. Auflage 2009

© 2009 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

Original English language edition »Presentations For Dummies«: Copyright © 2004 by Wiley Publishing, Inc. Indianapolis, Indiana.

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This Ebook is published under license with the original publisher John Wiley and Sons, Inc.

Copyright der englischsprachigen Originalausgabe »Presentations For Dummies« © 2004 by Wiley Publishing, Inc. Indianapolis, Indiana.

Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form. Dieses E-Book wird mit Genehmigung des Original-Verlages John Wiley and Sons, Inc. publiziert.

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Mehr über Präsentationen erfahren Sie in »Erfolgreich präsentieren für Dummies«.

Korrektur Harriet Gehring, Köln

ISBN: 978-3-527-70569-6
ePDF ISBN: 978-3-527-63729-4
ePub ISBN: 978-3-527-63728-7
mobi ISBN: 978-3-527-63730-0

Besser präsentieren für Dummies Das Pocketbuch

Inhaltsverzeichnis

Besser präsentieren für Dummies – Schummelseite
Titel
Impressum
Einführung

Über dieses Buch
Törichte Annahmen über den Leser
Wie dieses Buch aufgebaut ist

Teil I: Fertig für Ihre Präsentation?
Teil II: Aufbau einer Präsentation
Teil III: Futter für’s Auge
Teil IV: Der Top-Ten-Teil

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Teil I - Fertig für Ihre Präsentation?

1 - Präsentieren – was heißt das?

Vorüberlegungen
Recherche
Anfang, Ende und das dazwischen
Ihre Präsentation ausarbeiten

Mythen zum Thema Humor

Ihre Präsentation gestalten

2 - Keine Angst vor Lampenfieber

Ist es Lampenfieber, wenn es gar keine Lampe gibt?

Ursachen der Angst bei einem Vortrag vor Vorgesetzten
Ursachen der Angst bei einem Vortrag vor einer unbekannten Gruppe
Ursachen der Angst bei einem Vortrag vor einem potenziellen Unternehmenspartner

Ändern Sie Ihre Wahrnehmung, um Ängste abzubauen

Erwartungen des Publikums erkennen
Das Publikum möchte, dass Sie Erfolg haben
Sie wissen etwas, das Ihre Zuhörer wissen möchten
Das Publikum weiß nicht, dass Sie Angst haben
Sie können die Fragen Ihres Publikums beantworten
Professionelle Erfolgsvisualisierung
Sich selbst in eine großartige Präsentation reden

Vorbereitung ist alles

Schreiben Sie Ihre Einleitung und Ihren Schluss auf
Prüfen Sie Ihre visuellen Hilfsmittel
Erwarten Sie Probleme und halten Sie Lösungen bereit
Kommen Sie möglichst frühzeitig zum Veranstaltungsort
Das Publikum aufteilen und im Sturm erobern
Achten Sie auf das, was Sie verzehren
Achten Sie auf Ihre Atmung

Ihre Präsentation proben

Üben Sie laut
Simulieren Sie reale Bedingungen
Stoppen Sie die Zeit

Teil II - Aufbau einer Präsentation

3 - Ihre Botschaft organisieren

Material auswählen
Ein Organisationsmuster auswählen

Ein Überblick über oft verwendete Muster
Informationen bündeln

Mit einer Gliederung auf Kurs bleiben

Die richtige Anzahl der Gliederungspunkte

Die richtige Zeit für Ihre Präsentation

Redezeit richtig abschätzen

4 - Geschichten und Statistiken für den Hauptteil

Geschichten zur Unterstützung Ihrer Argumente

Erzählen Sie Geschichten mit einer bestimmten Absicht
Erzählen Sie Geschichten über Menschen
Testen Sie Ihre Geschichten
Verschiedene Arten von Geschichten
Erfolgsgeschichte
Persönliche Geschichte
Humorvolle Geschichte
Parabel

Zahlen als Beweis: Statistiken und anderes Zahlenmaterial

Werfen Sie nicht mit Zahlen um sich
Runden Sie Zahlen auf
Verwenden Sie glaubwürdige Quellen
Wiederholen Sie wichtige Zahlen
Stellen Sie Statistiken mit vertrauten Begriffen dar
Malen nach Zahlen – erzeugen Sie ein Bild

5 - Zitate, Definitionen, Analogien und Beispiele

Zitate für maximale Wirkung
Verdeutlichen mit Definitionen
Überraschen mit Analogien
Erbauliche Beispiele

6 - Alles miteinander verbinden: Einleitung, Übergänge, Schluss

Mit Stil beginnen – die Einleitung

Ein Blick auf die Funktionen der Einleitung
Tipps für eine großartige Einleitung
Einige Optionen für Ihre Einleitung

Sanfte Überleitungen schaffen

Aufgaben der Überleitungen
Von einer Idee zur anderen leiten
Zusammenfassungen
Typische Fehler in Überleitungen (und wie Sie sie vermeiden)

Das war’s, Leute: Der Schluss Ihrer Präsentation

Die Hauptaufgaben einer Schlussfolgerung
So schaffen Sie einen perfekten Schluss
Mit Stil beenden: Schlussoptionen
Vermeiden Sie Abschlussfehler

Teil III - Futter für’s Auge

7 - Visuelle Hilfsmittel einsetzen

Die Überzeugungskraft visueller Hilfsmittel

Die Nachteile
Die Vorteile

Ein Blick auf Diagramme und Schaubilder

Gängige Schaubilder und Diagramme
Tipps und Tricks für den Einsatz von Diagrammen und Schaubildern
Wie Sie mit einem Beamer arbeiten
Wo Sie stehen sollten
Zu Ihren PowerPoint-Folien reden

Ein Flipchart verwenden

Wann Sie ein Flipchart benutzen können
Typische Flipchart-Fehler vermeiden
Tipps und Tricks für den Einsatz von Flipcharts
Wann sind Handouts hilfreich?
Die richtigen Informationen einfügen

8 - Die Regeln für gutes PowerPoint-Design

Regeln für klaren, lesbaren Text

Machen Sie Ihren Text so groß, dass er lesbar ist
Halten Sie den Textstil einfach
Überprüfen Sie Ihren Text auf Rechtschreibfehler
Verwenden Sie nicht ausschließlich Groß- oder Kleinbuchstaben
Verwenden Sie nicht zu viel Text
Mischen Sie nicht viele verschiedene Schriftarten

Grafisch gestalten

Verwenden Sie einheitliche Vorlagen
Richten Sie Ihre Aufzählungszeichen links aus
Regen Sie beide Gehirnhälften an
Verwenden Sie relevante Grafiken
Betonen Sie Ihr Logo nicht zu sehr
Mischen Sie nicht verschiedene Clipart-Typen

Kleiner Kurs zur Farbgestaltung

Achten Sie auf das große Ganze
Berücksichtigen Sie den Verwendungszweck Ihrer Präsentation
Heben Sie nicht alles hervor
Verwenden Sie nicht zu viele Farben

9 - Tricks für beeindruckende PowerPoint-Präsentationen

Griff in die PowerPoint-Trickkiste
Die Präsentation in Schwung halten

Die Präsentation vom Desktop aus starten
Tasten, die Ihre Leben erleichtern
Die Folien in einer anderen Reihenfolge zeigen
Verknüpfungen zu anderen Dokumenten oder zum Internet einrichten

Audiofunktionen einsetzen

Wann sich welche Soundarten am besten eignen
Soundeffekte
Musik
Stimmen

Videoclips verwenden
Folieninhalte animieren

Teil IV - Der Top-Ten-Teil

10 - Zehn Dinge, die Sie vor Ihrer Präsentation prüfen sollten

Wie Sie hinkommen
Raumgestaltung
Sitzordnung
Menschliche Helfer
Soundsystem
Strom
Rednerpult
Beleuchtung
Toiletten
Temperatur und Belüftung

Stichwortverzeichnis

Einführung

Willkommen bei dem Pocketbuch Besser präsentieren für Dummies – dem Buch, das Ihnen hilft, Ihre Präsentationsfähigkeiten grundlegend zu verbessern.

Dieses Buch vermittelt wichtige Tipps und Tricks, die Sie unmittelbar zum Verbessern Ihrer Präsentationen einsetzen können. Sie werden lernen, wie Sie einen guten Vortrag vorbereiten und präsentieren und wie Sie Ihre Ideen während des Vortrags klar und anschaulich an den Mann (beziehungsweise Ihr Publikum) bringen.

Ein alter Philosoph hat einmal gesagt: »Jedes Mal, wenn du deinen Mund öffnest, steht dein Kopf Parade. « Dieses Buch wird Ihnen dabei helfen, dass Ihre Parade perfekt aussieht, sich gut anhört und Ihr Publikum überzeugt.

Über dieses Buch

Sie haben keine Zeit, das ganze Buch zu lesen? Kein Problem. Sie können dieses Büchlein an der Stelle aufschlagen, die Sie am brennendsten interessiert und die für Sie den größten Nutzen verspricht. Das Buch ist in leicht zu verdauende Abschnitte unterteilt, die sehr spezifische Themen behandeln. Suchen Sie sich einfach ein interessantes Gebiet heraus und beginnen Sie Ihre Lektüre dort.

Sie können das Buch auch dazu benutzen, Ihr Zuhause oder Ihr Büro zu verschönern. Stellen Sie es deutlich sichtbar in Ihr Bücherregal. Der leuchtend gelbschwarze Umschlag bildet einen schönen Kontrast zu den nichtssagenden Brauntönen der meisten anderen Buchrücken. (Und jeder, der das Buch in Ihrem Regal sieht, denkt, Sie hätten es gelesen und seien besonders klug.)

Törichte Annahmen über den Leser

Beim Schreiben dieses Buches habe ich mir einige Gedanken über Sie und Ihre Kenntnisse zum Thema Präsentieren gemacht. Hier sind die Annahmen, von denen ich törichterweise ausgehe:

- Ihnen graut es vor Ihrer nächsten Präsentation, weil Sie nicht wissen, wie Sie Ihr Publikum für sich einnehmen können.

- Sie wissen vielleicht nichts über das Präsentieren, möchten aber vorbereitet sein, falls Sie einmal gebeten werden, eine Präsentation zu halten – ob aus dem Stegreif oder geplant.

- Vielleicht wissen Sie bereits einiges über Präsentationen und haben schon eigene Erfahrungen gesammelt, möchten aber noch ein wenig an Ihren Kenntnissen rund um die Entwicklung und das Vortragen von Präsentationen feilen.

- Sie wissen vielleicht, wie man eine formale Präsentation hält, möchten aber Ihre Vortragsfähigkeiten verbessern.

- Sie wissen vielleicht, dass Sie keine Angst davor haben sollten, eine Präsentation zu halten, aber Sie haben trotzdem Angst – und Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Angst in den Griff bekommen können.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Besser präsentieren für Dummies besteht aus vier Teilen, die in Kapitel mit speziellen Themen unterteilt sind. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über das, was Sie finden werden:

Teil I: Fertig für Ihre Präsentation?

In diesem Teil vermittle ich Ihnen zunächst die Grundlagen des Präsentierens: was es heißt, eine Präsentation zu halten, welche Vorbereitungen Sie immer treffen sollten und wie Sie Ihre Präsentation organisieren – egal wie erfahren oder unerfahren Sie sind. Und wenn Sie Angst vor dem Präsentieren haben, machen Sie sich keine Sorgen mehr: Sie finden hier auch einige wirkungsvolle Tipps gegen Lampenfieber.

Teil II: Aufbau einer Präsentation

Der Schlüssel zum Erfolg bei Präsentationen liegt – wie bei so vielen anderen Dingen im Leben – in einer guten Vorbereitung. Sie müssen Material finden, um Ihr Publikum zu beeindrucken: Zitate, Geschichten und Statistiken, die Aufmerksamkeit erregen. Und natürlich sollten Sie Ihre Botschaft überzeugend rüberbringen – das gilt insbesondere für die Einleitung und den Schluss.

Teil III: Futter für’s Auge

Eine Präsentation ist keine Präsentation, wenn Sie Ihre Ausführungen nicht mit Bildern, Tabellen, Grafiken, Videos und anderem Anschauungsmaterial begleiten. In diesem Teil helfe ich Ihnen, visuelle Hilfsmittel gezielt einzusetzen und eine Präsentation zu halten, die Ihr Publikum unterhält und mitreißt.

Vielen Leuten wird schlecht bei dem Gedanken, noch eine PowerPoint-Präsentation über sich ergehen lassen zu müssen. Aber wenn Sie diesen Teil des Buches gelesen haben, wird das bei Ihren Präsentationen niemand mehr denken. Ich gebe Ihnen hier einige Designtipps, mit denen Sie grafisch ansprechende und leicht zu lesende PowerPoint-Folien erstellen. Ich habe sogar noch einiges für Sie, das Sie PowerPoint vielleicht gar nicht zugetraut hätten.

Teil IV: Der Top-Ten-Teil

In diesem Teil des Buches finden Sie als Bonus zum Schluss Hinweise, was Sie vor Ihrer Präsentation unbedingt überprüfen sollten.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Dieses Symbol weist auf wichtige Ratschläge hin, mit deren Hilfe Sie die Wirksamkeit Ihrer Präsentation erhöhen können.

Ein Elefant vergisst nie, der Mensch schon. Dieses Symbol macht Sie auf Informationen aufmerksam, die Sie sich merken sollten.

Dieses Symbol weist auf brillante Ratschläge hin, die auf persönlichen Erfahrungen, Erkenntnissen und Einblicken sowohl von mir als auch von verschiedenen Kollegen basieren.

Dieses Symbol verweist auf mögliche Probleme.

Teil I

Fertig für Ihre Präsentation?

In diesem Teil …

Hier geht es erst einmal ganz allgemein darum, sich bewusst zu machen, was es heißt zu präsentieren. Wenn Sie auch einer jener Unglücklichen sind, die vor Auftritten Panik kriegen und ständig aufs Klo müssen, habe ich auch etwas für Sie: Ich zeige Ihnen ausführlich, was Sie gegen Lampenfieber tun können.

1

Präsentieren – was heißt das?

In diesem Kapitel

- So bereiten Sie Ihre Präsentation vor

- Ihr Publikum mit einer überzeugenden Vorstellung beeindrucken

Sie müssen also eine Präsentation oder einen Vortrag halten. Das ist der Grund, warum die meisten Leute dieses Buch zur Hand nehmen. Sie haben eine kluge Entscheidung getroffen. Egal, ob Sie Ihre erste oder Ihre fünfhundertste Präsentation halten müssen, dieses Buch kann Ihnen helfen, überzeugende, anschauliche und mitreißende Präsentationen zu halten.

Dieses Kapitel soll Ihnen bewusst machen, was es bedeutet, eine Präsentation zu ordnen, zu gestalten und auszuschmücken. Mit welchen Elementen können Sie für den Erfolg Ihrer Präsentation sorgen? Und wie können Sie sich optimal vorbereiten? Antworten auf diese Fragen finden Sie auf den nächsten Seiten!

Vorüberlegungen

Wenn feststeht, dass Sie eine Präsentation halten werden, ist dies der Beginn eines Prozesses, in dessen Verlauf Sie viele Entscheidungen treffen müssen. Zunächst müssen Sie entscheiden, worüber Sie reden werden, denn selbst wenn Ihnen ein Thema zugewiesen wird, haben Sie noch Spielraum, es nach Ihren eigenen Vorstellungen zu formen.

Angenommen, Sie werden gebeten, über Trends in der Wirtschaft zu sprechen. Sie können dann einen breiten Überblick geben oder über zwei oder drei bestimmte Trends reden oder Sie können etwas dazwischen präsentieren.

Was Sie im Endeffekt tun, hängt davon ab, worüber Sie gern reden möchten und was Sie über das Publikum wissen, vor dem Sie Ihre Präsentation halten. Tatsächlich ist es eine Ihrer Hauptrechercheaufgaben, etwas über Ihr Publikum in Erfahrung zu bringen. Sie müssen darüber so viel wie möglich wissen – selbst wenn es sich nur um Ihre Kollegen aus dem Büro handelt.

Lernen Sie Ihr Publikum kennen!

Welche Einstellung hat Ihr Publikum Ihnen und Ihrem Thema gegenüber? Welche Werte und Überzeugungen hat Ihr Publikum? All diese Faktoren spielen beim Aufbau Ihrer Präsentation eine Rolle. Sie wirken sich darauf aus, welche Informationen Sie in Ihre Präsentation aufnehmen, welchen Schwierigkeitsgrad sie haben kann und wie Sie Ihr Thema als Ganzes angehen.

Recherche

Informationen über Ihr Publikum zu erhalten, ist nur der Anfang Ihrer Recherche. Wenn Sie das abgeschlossen haben, müssen Sie Fakten und Daten sammeln, die Sie in Ihre Präsentation aufnehmen können.

Sie können andere Leute dazu bringen, dies für Sie zu tun – und das völlig kostenlos. Bibliothekare, öffentliche Informationsstellen der Regierung, Archivare in Unternehmen – all diese Personen werden dafür bezahlt, Ihre Fragen zu beantworten. Diese Personen sind eine tolle und oft vergessene Informationsquelle für Ihre Recherchen beim Aufbau von Geschäftspräsentationen.

Natürlich muss ich auch das Internet erwähnen. Die Informationsressourcen des Internets sind fast unvorstellbar. Sie können Daten von Regierungsbehörden, Unternehmen und Wohltätigkeitsorganisationen finden – eine wahre Fülle von Fakten und Zahlen zu jedem Thema, über das Sie reden wollen.

Fundgrube Internet

Aber das Internet hat weit mehr zu bieten als nur trockene Fakten. Es ist eine Fundgrube für Zitate, Geschichten und kleine Witze, mit deren Hilfe Sie Ihre Präsentationen unvergesslich und einzigartig machen – wenn Sie die nötige Erlaubnis bekommen, das Material zu nutzen.

Die Recherche ist jedoch nur der Anfang des Prozesses, an dessen Ende Sie vor einem Publikum stehen und Ihre Weisheiten präsentieren. Macht Ihnen dieser Gedanke Angst? Keine Sorge. Sie sind nicht allein. Zahlreiche Studien haben ergeben, dass viele Leute mehr Angst davor haben, eine Präsentation zu halten, als vor einer Vogelspinne. Zum Glück gibt aber es viele, viele Methoden, um diese Angst in den Griff zu bekommen. Außerdem gibt es eine Menge Tricks, mit deren Hilfe Sie wirken, als seien Sie nicht nervös, selbst wenn Sie es sind. Diese und einige weitere Dinge erfahren Sie in Kapitel 2.

Anfang, Ende und das dazwischen

Apropos A bis Z – der Anfang und das Ende Ihrer Präsentation sind die zwei wichtigsten Punkte. Warum? Weil dies die zwei Teile sind, die sich Ihr Publikum am ehesten merkt. Die Einleitung ist besonders wichtig, weil der Anfang Ihres Vortrags der Moment ist, an dem die Menschen im Publikum entscheiden, ob sie Ihnen zuhören möchten oder nicht.

Wie also finden Sie eine Einleitung, die Ihr Publikum in Ihren Bann zieht und es nicht mehr loslässt bis zu Ihrem genialen Schluss?

Sie haben die Wahl. Sie können mit einer beeindruckenden Statistik beginnen und mit einem inspirierenden Zitat enden. Sie können mit einer rhetorischen Frage anfangen und mit einer persönlichen Geschichte schließen. Sie können am Anfang einen Witz erzählen (wenn Sie das können) und am Ende zu einer Aktion aufrufen. Wie gesagt, Sie haben viele Möglichkeiten zur Auswahl. Und all diese finden Sie in Kapitel 6.

Dort erfahren Sie auch, wie Sie Überleitungen verwenden – verbindende Phrasen, die von einem Teil Ihrer Rede zum nächsten überleiten. Diese werden beim Verfassen einer Präsentation oft außer Acht gelassen, obwohl sie sehr wichtig sind. Sie helfen dem Publikum, Ihren Aussagen zu folgen, und können zu einer Erwartungshaltung beitragen, indem sie auf Informationen verweisen, die später in Ihrer Rede folgen.

Ihre Präsentation ausarbeiten

Sie haben Ihre Recherchen abgeschlossen und eine Gliederung erstellt. Das war eine Menge Arbeit. Sie sollten fast fertig sein, oder? Nicht einmal annähernd. Sie müssen die Präsentation immer noch schreiben.

Das ist der Teil, den viele als deprimierend empfinden – festzulegen, was man genau sagen soll, um ein Publikum bei der Stange zu halten. Aber das ist wirklich halb so wild. Wenn Sie erst einmal wissen, welche Argumente Sie bringen (siehe Gliederung), müssen Sie nur noch ein bisschen Fleisch auf die Rippen bringen. (Oder Salatblätter, falls Sie Vegetarier sind.)

Aus dem richtigen Blickwinkel betrachtet, ist das Schreiben sogar eigentlich der Teil, der am meisten Spaß macht. Hier schmücken Sie Ihre Botschaft aus – mit Geschichten, Zitaten und Statistiken, mit allem, was Ihrer Präsentation mehr Wirkung verschafft. Es ist wie ein Puzzle. Wie können Sie die einzelnen Teile Ihrer Rede zusammenstellen, um die größte Wirkung auf Ihr Publikum zu erzielen? Nun, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Welche Wirkung wollen Sie erzielen? Wenn Sie das wissen, können Sie festlegen, welche Art von Material Sie verwenden sollten.

Wenn Sie zu rationalen, mit der linken Gehirnhälfte denkenden Techniktypen sprechen, sollten Sie vielleicht einen logischen Ansatz mit vielen Statistiken und praktischen Beispielen verwenden.

Wenn Ihr Publikum eher kreative, auf die rechte Gehirnhälfte bauende Grafiktypen sind, ist vielleicht ein emotionaler Ansatz besser, mit Geschichten, die ein wenig auf die Tränendrüse drücken. Oder manchmal ist es am besten, beide Ansätze zu mischen – überzeugen Sie Ihr Publikum mit Herz und Verstand. In Kapitel 4 und 5 finden Sie heraus, wie Sie verschiedene Materialien einsetzen können.

Mythen zum Thema Humor

Und wir können nicht von Material reden, ohne ein paar Worte zum Thema Humor zu verlieren. Lassen Sie uns zwei Mythen gleich jetzt aus dem Weg räumen:

- Mythos eins:Sie müssen Ihre Präsentation mit einem Witz beginnen.

Quatsch. Wenn Sie keine Witze erzählen können, versuchen Sie es nicht einmal. Sie ersparen sich und Ihrem Publikum eine Menge peinlicher Momente.

- Mythos zwei:Sie können keinen Humor einsetzen, wenn Sie keine Witze erzählen können.

Auch Quatsch. Viele einfache humoristische Stilmittel können Sie unabhängig davon einsetzen, ob Sie Witze erzählen können oder nicht. In Kapitel 5 finden Sie hierfür einige Beispiele. Von Anekdoten und Analogien bis hin zu Aufklebern und Comics werden viele einfach zu verwendende Humorarten oft übersehen. Sie eignen sich wahrscheinlich nicht für eine Karriere als Komiker, aber sie bringen Schwung in Ihre Präsentation.

Ihre Präsentation gestalten

Sie haben Bedenken, dass Ihre Worte nicht genug sind, um einen tiefen Eindruck zu hinterlassen? Sie wollen raffinierte visuelle Hilfsmittel, richtig? Ein Bild sagt mehr als tausend Worte und so weiter. Ich höre Sie. Und ich habe auch für Sie etwas.

Mit den richtigen Hilfsmitteln wird Ihre Präsentation zu einem wahren Augenschmaus und Sie bringen Ihre Präsentationen auf ein ganz neues Niveau.

Allerdings ist das ein sehr komplizierter Bereich, in dem Redner viele Fehler machen. Sie verwenden visuelle Hilfsmittel, die zusammengewürfelt, ablenkend und unlesbar sind – und das ist nur der Anfang. Deshalb werden Ihre Präsentationen allein schon dadurch auffallen, dass Sie derartige Fehler vermeiden.

Ich zeige Ihnen, was Sie nicht tun sollten – egal, ob Sie Flipcharts, PowerPoint oder was auch immer verwenden. Ich gebe Ihnen außerdem Tipps, wie Sie Ihre visuellen Hilfsmittel wirkungsvoller einsetzen. Ich liefere Ihnen jede Menge dieser tollen, praktischen Tipps bei meiner Darstellung über visuelle Hilfsmittel von A bis Z. Werfen Sie einen Blick in Kapitel 7.

In Freud und Leid ist PowerPoint ein Synonym für Geschäftspräsentationen in aller Welt geworden. Sie können nirgendwohin gehen, ohne eine PowerPoint-Präsentation zu sehen. Deshalb sollten Sie besser wissen, wie Sie das Programm nutzen – und zwar richtig.

Wir haben alle schon PowerPoint-Präsentationen mit irren Folien gesehen. Der Text ist nicht lesbar. Die Farben sind hässlich. Und es gibt mehr Aufzählungszeichen als auf die Folie passen. Diese Folien halten sich wahrscheinlich an die Vorgaben irgendeiner Designtheorie – allerdings stammt diese nicht von dieser Welt.

Zum Glück habe ich einfache Regeln, die diese Fehler verhindern: Verwenden Sie nicht mehr als sechs Aufzählungszeichen auf einer Folie. Verwenden Sie weder komplette Groß- noch komplette Kleinschreibung. Verwenden Sie nicht mehrere Schriftarten. Verwenden Sie nicht zu viele Farben. Meine Regeln lernen Sie in Kapitel 8 und 9 näher kennen.

PowerPoint ist mit integrierten Designvorlagen ausgestattet, die eine Menge Ausprobiererei bei der Erstellung ansprechender Folien vermeiden. Wenn Sie eine Vorlage auswählen und dabei bleiben, können Sie eine gut aussehende Präsentation erstellen. Sie können außerdem eigene Vorlagen kreieren. In jedem Fall sorgt die Verwendung einer Vorlage dafür, dass Ihre Folien ein einheitliches Aussehen erhalten.

PowerPoint kann noch viel mehr

Es ist vollgepackt mit richtig tollen Funktionen, die Ihre Rede aufpeppen und Ihr Publikum in Erstaunen versetzen. Sie möchten Ihren Text über den Bildschirm fliegen lassen? Oder per Videoclip eine Demovorführung Ihres Produkts in Aktion zeigen? Oder Ihre Präsentation mit Soundeffekten lebendig machen? All das und vieles mehr können Sie mit PowerPoint tun.

2

Keine Angst vor Lampenfieber

In diesem Kapitel

- Welche Faktoren verursachen eigentlich Lampenfieber?

- Mentale Angst verringern, mehr Vorbereitung, weniger Nervosität

- Tricks gegen Lampenfieber

Das Kolosseum im alten Rom war voll besetzt, als ein Christ einem Löwen vorgeworfen wurde. Die Menge jubelte, als sich der Löwe auf den Christen stürzte und sich über ihn beugte, um ihn zu fressen. Gerade als das Ende unausweichlich schien, flüsterte der Christ etwas, und der Löwe trottete entsetzt davon. Der Imperator, sichtlich beeindruckt, fragte den Christen, wie er das Wunder vollbracht habe. Der Christ antwortete: »Ganz einfach. Ich habe dem Löwen gesagt, dass er nach dem Essen eine Ansprache halten müsse.«

Lampenfieber. Allein das Wort macht mich (und Löwen!) nervös. Vielleicht haben Sozialwissenschaftler deshalb den Begriff aus ihrem Sprachgebrauch verbannt. Zunächst änderten sie ihn um in »Kommunikationsangst«. Mittlerweile sprechen sie eher von »Kommunikationsblockade«.

Aber ganz gleich, wie Sie diesen Zustand nennen, die Symptome sind überall gleich. Ihr Herz pocht. Ihre Hände zittern. Sie haben Schweißperlen auf der Stirn. Ihr Mund wird trocken. Ihr Magen fühlt sich an wie ein Mixer auf höchster Stufe. Und das alles nur, weil Ihr Chef Ihnen gesagt hat, dass Sie im nächsten Monat einen Vortrag halten sollen. Und wenn der Zeitpunkt des Vortrags dann gekommen ist, fühlen Sie sich richtig schlecht.

Sie sind nicht allein

Herzlichen Glückwunsch, Sie gehören der Mehrheit der Bevölkerung an. Nach einer häufig zitierten Umfrage fürchten die meisten Leute das Reden in der Öffentlichkeit mehr als den Tod. (Wie sie sich wohl fühlen würden, wenn sie eine Grabrede halten müssten?) Berühmte Persönlichkeiten wie Abraham Lincoln, Mark Twain, Johnny Carson, und Laurence Olivier litten Behauptungen zufolge ebenfalls unter diesem Leiden.

Lampenfieber ist wie eine unheilbare Krankheit. Sie müssen akzeptieren, dass Sie wahrscheinlich Ihr Leben lang darunter leiden werden. Aber Sie können es kontrollieren und sogar zu Ihrem Vorteil nutzen.

Ist es Lampenfieber, wenn es gar keine Lampe gibt?

Der Begriff Lampenfieber deckt eigentlich verschiedenste Reaktionen ab. Lampenfieber reicht von leichtem Unbehagen vor dem Sprechen bis zu einer lähmenden Angst, vor einem Publikum zu stehen. Die typischste Beschreibung ist vielleicht, dass man sich fühlt, als hätte man Schmetterlinge im Bauch. Am besten lässt sich Lampenfieber als eine Art von Stress verstehen.

Stress zeichnet sich durch drei Hauptmerkmale aus:

- Stress ist die Reaktion des Körpers auf etwas, das Sie als stressig empfinden. Stress ist also vollkommen subjektiv.

- Das, was Sie als stressig empfinden, kann gut oder schlecht sein. Eine Million Euro im Lotto zu gewinnen, kann ebenso stressig sein, wie eine Million an der Börse zu verlieren.

- Die Stresssymptome, die Sie spüren, sind immer die gleichen – Muskelkrämpfe, Geistesabwesenheit, allgemeine Körperüberreizung – ganz egal, was Ihnen Stress verursacht hat.

Was hat das nun mit Lampenfieber zu tun? Viel. Wenn Sie sich in einer stressigen Situation befinden, reagiert Ihr Körper darauf. Adrenalin wird ausgeschüttet. Sie schwitzen. Der Blutdruck und die Herzschlagfrequenz erhöhen sich. Ihre Muskeln sind angespannt. Hört sich ganz wie die Symptome von Lampenfieber an. Für die meisten Menschen ist es Stress, eine Präsentationen halten zu müssen, insbesondere wenn es sich um eine geschäftliche Präsentation handelt.

Ursachen der Angst bei einem Vortrag vor Vorgesetzten

Wenn Sie einen Vortrag vor Ihrem Chef halten müssen, kann das Angst hervorrufen, auch wenn Sie eigentlich gern präsentieren. Warum? Denken Sie zunächst an die praktischen Belange: Ihre Leistung kann sich auf Gehaltserhöhungen, Beförderungen oder sogar den Erhalt des Arbeitsplatzes auswirken. Denken Sie zweitens an die psychologischen Aspekte, wenn Sie jemandem, der mehr Macht hat als Sie, Rede und Antwort stehen müssen.

Menschen tendieren dazu, im Erwachsenenalter auf die gleiche Weise auf Autoritätspersonen zu reagieren, wie sie als Kinder auf ihre Eltern reagiert haben – oft irrational. Daher kommt ein Teil der Angst.

Auch ein Vortrag vor Kollegen kann Angst schüren

Ihre Kollegen könnten später mit Ihren Vorgesetzten reden. Also unterscheidet sich der Vortrag vor Kollegen im Wesentlichen nicht sehr von einer Präsentation vor dem Chef.

Ursachen der Angst bei einem Vortrag vor einer unbekannten Gruppe

Eine andere Art von Angst kann geweckt werden, wenn Sie vor einem Publikum reden, das Sie nicht kennen – neue potenzielle Kunden, Messebesucher, Mitglieder eines Industrieverbandes oder andere Leute, die Sie nie zuvor getroffen haben. In diesem Fall sind Sie nervös, weil Sie nichts über Ihr Publikum wissen. Dieses Informationsvakuum wird mit Angst gefüllt – der berüchtigten Angst vor dem Unbekannten.

Ursachen der Angst bei einem Vortrag vor einem potenziellen Unternehmenspartner

Ein potenzieller Geschäftspartner hat sowohl die Eigenschaften einer Autoritätsperson als auch die eines unbekannten Publikums. Außerdem sorgt man sich darüber, ob man die mit dem Vortrag verbundenen Pflichten erfüllen kann, ob die Zusammenarbeit funktioniert und ob man überhaupt zusammenpasst. Darum werden Partnerschaften zwischen Unternehmen oft mit der Ehe verglichen. Kein Wunder, dass das Angst erzeugt.

Ändern Sie Ihre Wahrnehmung, um Ängste abzubauen

Lehrer zu Schüler: »Sei dir deiner selbst sicher.« Schüler zu Lehrer: »Aber das tue ich doch. Ich bin sicher, dass ich durchfallen werde.« Dieser alte Witz betont einen wichtigen Punkt:

Stress ist ein mentales Phänomen. Aber wenn Stress mental verursacht wird, kann er auch mental behandelt werden. Es liegt alles nur daran, wie Sie die Dinge wahrnehmen. In den folgenden Abschnitten sind einige Methoden aufgeführt, mit denen Sie Ihre Angst verringern können.

Erwartungen des Publikums erkennen

Lampenfieber ist ein sehr egozentrisches Leiden. Ich habe Angst. Ich bin nervös. Ich falle in Ohnmacht. Ich. Ich. Ich. Sie können leicht die Interessen des Publikums aus den Augen verlieren, aber für das Publikum steht genauso viel auf dem Spiel wie für Sie. Tatsächlich hat Ihr Publikum möglicherweise sogar mehr Angst als Sie. Es leidet vielleicht unter Sitzfieber, der Angst, bei einem schlechten Vortrag Zeit zu verschwenden.

Folgende vier Dinge sollten Sie über Ihr Publikum wissen:

Das Publikum möchte, dass Sie Erfolg haben

Allein durch ihre Anwesenheit bringen Ihre Zuhörer Ihnen ein gewaltiges Vertrauensvotum entgegen. Sie wollen ihre kostbare Zeit nicht damit verschwenden, Ihrem Versagen zuzusehen.

Selbst wenn ihnen die Teilnahme an Ihrem Vortrag angeordnet wurde, wollen sie, dass Ihre Präsentation ein Erfolg wird. Schließlich will niemand einem schlechten Vortrag zuhören. Das Leben ist einfach zu kurz.

Außerdem bauen Ihre Zuhörer wahrscheinlich eine Beziehung zu Ihnen auf. Sie haben vielleicht auch schon einmal in Ihren Schuhen gesteckt und möchten im Allgemeinen nicht sehen, dass Ihnen etwas zustößt, das sie selbst als schmerzlich empfinden würden.

Sie wissen etwas, das Ihre Zuhörer wissen möchten

Die Tatsache, dass Sie gebeten wurden, einen Vortrag zu halten, hat einen Grund. Wahrscheinlich verfügen Sie über Informationen, die das Publikum gerne hören möchte. Sie sind der Experte. Sie haben die Daten, die Ihr Publikum lauthals fordert.

Auch wenn in seltenen Fällen das Publikum mehr über Ihr Thema weiß als Sie, können Sie trotzdem neue Informationen bieten. Nur Sie können Ihre eigenen, einmaligen Erkenntnisse bereitstellen. Niemand anderer kennt Ihre Sichtweise und Interpretation des Materials. Sehen Sie sich selbst als jemand, der seinem Publikum wertvolles Wissen und neue Ideen bereitstellt.

Das Publikum weiß nicht, dass Sie Angst haben

Forschungsergebnisse aus der Sozialwissenschaft zeigen, dass Redner und Publikum Lampenfieber sehr unterschiedlich wahrnehmen. Oft kann das Publikum bei einem Redner, der behauptet, extrem nervös zu sein, gar keine Angst erkennen. Das ist wie in der Fernsehwerbung für eine Anti-Pickel-Lotion. Ein Jugendlicher bekommt einen Pickel auf der Nase. Er denkt, dass der Pickel groß wie eine Wassermelone ist und alle Leute ihn anstarren. Natürlich fällt der Pickel niemandem auf.

Lampenfieber ist wie ein mentaler Pickel, der für Sie viel schlimmer aussieht als für Ihr Publikum.

Sie können die Fragen Ihres Publikums beantworten

Viele Menschen beantworten gern Fragen, halten aber absolut ungern Reden oder Präsentationen.

Sehen Sie Ihre Präsentation als die Beantwortung einer implizierten Frage. Anders gesagt: Welche Frage beantwortet Ihre Präsentation? Statt eine Präsentation zu halten, stellen Sie sich vor, dass Sie eine Frage beantworten. Aus dieser Sichtweise betrachtet sind Präsentationen gleich viel weniger beängstigend.

Professionelle Erfolgsvisualisierung

Das Konzept der Visualisierung ist einfach und unkompliziert. Sie stellen sich einfach vor, dass Sie eine Aufgabe erfolgreich durchführen. Einige Sportler verwenden diese Trainingstechnik. Sie stellen sich vor, dass sie das entscheidende Tor schießen, ihre Mannschaft Meister wird oder ihre Autogramme 100 Euro pro Stück wert sind. Sie stellen sich diese Situationen in lebhaften Details vor, erinnern sich an frühere Erfolge und bauen diese in Ihr Bild ein.

Visualisierungstechniken funktionieren auch für Ihre Präsentation. Stellen Sie sich bildhaft vor, wie Sie Ihren Vortrag halten. Ihre Stimme füllt den Raum mit Weisheit. Die Menschen im Publikum hängen an Ihren Lippen. Am Ende erhalten Sie stehende Ovationen und Ihr Publikum eilt auf die Bühne, um Sie auf Schultern aus dem Saal zu tragen. (Oder so ähnlich.)

Sich selbst in eine großartige Präsentation reden

Positive Selbstgespräche sind eine zusätzliche Methode, um Erfolg zu visualisieren. Aber während erfolgreiche Visualisierungstechniken sich auf eine bestimmte Aufgabe – beispielsweise eine Präsentation – beziehen, haben Selbstgespräche dagegen eine wesentlich breitere Wirkung. Sie beziehen sich auf alles, was Sie tun.

Wie erreichen Sie, dass Ihre Selbstgespräche positiv bleiben? Beherzigen Sie die folgenden Techniken:

- Bekämpfen Sie irrationale Gedanken. Nehmen wir an, Sie haben den folgenden Gedanken: »Wenn ich vor einem Publikum stehe, vergesse ich alles, was ich über das Thema weiß.« Versuchen Sie, einen gegenteiligen Gedanken zu finden, mit dem Sie diese Angst bekämpfen können, beispielsweise: »Es gibt eigentlich keinen Grund, sich all dieses Zeug zu merken, wenn ich es nicht vor einem Publikum präsentiere.«

- Setzen Sie persönliche Bestätigungen ein.»Ich bin der beste Redner der Welt.« »Mein Thema ist faszinierend und das Publikum wird es mögen.« »Ich bin ein Experte. « Natürlich sind selbstbestätigende Äußerungen irgendwie komisch, aber sie bauen Selbstvertrauen auf. Je mehr Sie sich einreden, daran zu glauben, umso weniger Stress spüren Sie, wenn Sie Ihre Präsentation vortragen (oder daran denken).

- Stellen Sie sich den schlimmsten möglichen Fall vor. Stellen Sie sich Ihrer Angst. Denken Sie an das schrecklichste Ereignis, das eintreten könnte, und machen Sie sich klar, dass auch das nicht so schlimm wäre. Wenn Sie während des Vortrags einen Fehler machen, können Sie ihn korrigieren und fortfahren. Und selbst wenn Ihre Präsentation eine totale Katastrophe wird, ist das nicht das Ende der Welt. Der Vorteil ist, dass Sie dann bei Ihrer nächsten Präsentation eine tolle Anekdote zum Thema »schiefgelaufene Vorträge« zu erzählen haben.

Vorbereitung ist alles

Eine der wirksamsten Möglichkeiten, Ihr Lampenfieber zu bekämpfen, ist gleichzeitig auch die einfachste: gute Vorbereitung und Prüfung aller Unterlagen und Hilfsmittel. Wenn Sie Ihre Hilfsmittel prüfen und wissen, dass Sie sich auf sie verlassen können, wird Ihnen das Sicherheit und Stärke verleihen. Je gewissenhafter Sie vorgehen, desto geringer sind die Gefahren, dass etwas schieflaufen könnte und desto selbstsicherer werden Sie auftreten.

Schreiben Sie Ihre Einleitung und Ihren Schluss auf

Der Student war ein Meter zweiundneunzig groß. Er stand vor seinen Kommilitonen und bereitete sich darauf vor, seinen Vortrag zu beginnen. Seine Nervosität war deutlich erkennbar, er klammerte sich an das Rednerpult, seine Hände waren weiß. Er begann zu reden. Er brachte ein paar Worte heraus, dann fiel er in Ohnmacht. Das Rednerpult ging mit ihm zu Boden. Er hatte es nicht losgelassen.

Kurz vor einer Rede ist die Nervosität beim Redner am intensivsten. Sie sehen all diese Leute, die Sie anschauen. Worte kommen aus Ihrem Mund, aber der Mund ist nicht mit Ihrem Hirn verbunden. Vielleicht ist Ihnen nicht einmal bewusst, was Sie sagen. Deshalb ist es wichtig, der Einleitung besondere Aufmerksamkeit zu widmen, sie aufzuschreiben, zu proben, damit Ihnen der Start so leicht wie möglich fällt. Sie sollten sie hinschreiben, damit Sie nicht hinfallen.

Eine ähnliche Vorbereitung sollte auch für die Schlussfolgerung gelten – dem Teil der Präsentation, der fast ebenso viel Angst erzeugen kann wie der Anfang.

Prüfen Sie Ihre visuellen Hilfsmittel

Sie können Ihre visuellen Hilfsmittel nicht oft genug prüfen. Eine ganze Menge der mit dem Präsentieren verbundenen Nervosität hat mit der Angst zu tun, dass es Probleme mit den visuellen Hilfsmitteln geben könnte. Je häufiger Sie diese prüfen, umso sicherer werden Sie sein.

Alles klar mit der Technik?

Gleiches gilt für Ihre Ausrüstung. Viele Redner machen sich Sorgen um Computer, Beamer und andere Ausrüstungsgegenstände. Nehmen Sie sich ein paar zusätzliche Minuten Zeit und überprüfen Sie alle Geräte noch einmal, um sicherzustellen, dass sie funktionieren. Dann können Sie aufhören, sich Gedanken zu machen.

Erwarten Sie Probleme und halten Sie Lösungen bereit

Versuchen Sie, alle eventuellen Probleme vorherzusehen, halten Sie einen Plan bereit, um damit umzugehen. Wenn Sie zum Beispiel über einen Zungenbrecher oder ein schwieriges Wort stolpern, können Sie einen allgemeingültigen Satz zur Rettung parat haben. »Lassen Sie es mich noch einmal versuchen – auf Deutsch.«

Was, wenn Sie vergessen, welchen Punkt Sie als nächsten vorstellen wollten? Sie können Zeit schinden, indem Sie mit dem Publikum eine Umfrage veranstalten, die Handzeichen erfordert. Oder Sie fassen zusammen, was Sie bisher gesagt haben. Oder Sie überspringen diesen Punkt einfach und beginnen mit dem nächsten.

Was tun Sie bei einem Geräteausfall? Sorgen Sie dafür, dass eine Ersatzglühbirne für den Beamer verfügbar ist, bringen Sie einen Ersatzmarker für das Flipchart und so weiter.

Kommen Sie möglichst frühzeitig zum Veranstaltungsort

Angst vor Unbekanntem erzeugt wahrscheinlich mehr Nervosität als jede andere Ursache. Solange Sie den Vortragsort noch nicht gesehen haben, müssen Sie über eine Menge unbekannter Variablen nachdenken. Ist der Raum richtig hergerichtet? Haben die Veranstalter daran gedacht, für einen Beamer zu sorgen? Kommen überhaupt Zuhörer? Viele kleine Fragen ohne Antworten können sich zu großem Stress addieren.

Sie können diese Fragen beantworten, indem Sie sich den Raum ansehen. Tun Sie das also möglichst früh – mindestens eine Stunde vor Ihrem Vortrag. Dann haben Sie mehr Zeit, eventuelle Fehler zu korrigieren und sich zu beruhigen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, früh eintreffende Teilnehmer aus dem Publikum zu treffen. Auch das kann Stress abbauen, weil Ihnen das Publikum dann vertrauter ist.

Das Publikum aufteilen und im Sturm erobern

Viele Redner, die unter Lampenfieber leiden, behaupten, dass nur ein großes Publikum Angst auslöst. Wenige Zuhörer seien kein Problem. Aber eine große Gruppe? Niemals! Probieren Sie folgenden Trick aus: Sehen Sie nacheinander in einzelne Gesichter im Publikum, vorzugsweise solche, die Interesse an dem zeigen, was Sie zu sagen haben. Kehren Sie immer wieder zu diesen Gesichtern zurück.

Normalerweise sollten Sie natürlich nicht nur ein paar wenige Leute anstarren. Aber Lampenfieber ist eine Ausnahme. Wenn Sie eine drohende Ohnmacht nur abwenden können, indem Sie nur einige Zuhörer ansehen, dann tun Sie es. Vermeiden Sie aber unbedingt, immer nur eine Person anzustarren.

Entschuldigen Sie sich nicht für Ihre Nervosität

Viele Redner meinen, sie müssten sich für ihre Nervosität entschuldigen. Tun Sie das nicht, auch nicht, wenn Sie einen Fehler machen, sich versprechen oder verhaspeln. Lassen Sie es dabei bewenden. Sie sollten das Publikum nicht mit der Nase auf Ihre Nervosität stoßen.

Achten Sie auf das, was Sie verzehren

Jeder hat den Spruch schon einmal gehört: Man ist, was man isst. Vielleicht stimmt es, vielleicht nicht. Hier kommt etwas Nahrung für Ihr Gehirn: Das, was Sie vor dem Vortrag zu sich nehmen, wird den Grad Ihrer Angst beeinflussen.

Vermeiden Sie vor einer Präsentation Kaffee, Tee oder koffeinhaltige Getränke. Sie sind auch ohne diese Aufputschmittel zittrig und nervös genug. Vielleicht sollten Sie auch kohlensäurehaltige Getränke meiden, wenn es bei Ihrem Vortrag nicht gerade um das Thema Rülpsen geht.

Sorgen Sie auch dafür, dass Sie ein Glas Wasser griffbereit haben. Wenn die Nervosität Ihren Mund austrocknen lässt, nehmen Sie einen Schluck Wasser. Wenn Sie von negativen Gefühlen überwältigt sind, halten Sie ein und nehmen Sie einen Schluck Wasser. Und wenn Sie Durst haben? Sie wissen, was Sie tun müssen.

Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht während der ersten 30 Sekunden Ihres Vortrags das ganze Wasser austrinken. Und trinken Sie nicht zu viel, sonst müssen Sie vielleicht einen schnellen Gang zur Toilette machen – etwas, was in einer Rede nicht so gut ankommt.

Achten Sie auf Ihre Atmung

Sie haben das Gefühl, Sie fallen gleich in Ohnmacht? Halten Sie ein und machen Sie einen Atemzug. Und dann noch ein paar. Diese Pause wirkt auf Ihr Publikum wie eine dramatische Fanfare. Aber sie gibt Ihnen die Chance, Ihre Gefühle wieder unter Kontrolle zu bekommen.

Ihre Präsentation proben

Man sagt, dass allzu große Vertrautheit Verachtung erzeugt. Aber in Bezug auf öffentliche Reden erzeugt Vertrautheit Zuversicht. Wenn Sie Ihre Präsentation proben, kann das Ihr Lampenfieber verringern. Werfen Sie einen Blick auf die folgenden Tipps, mit deren Hilfe Sie Ihr Lampenfieber einfach wegproben.

Üben Sie laut

Die einzige Methode, mit der Sie herausfinden können, wie Ihre Präsentation klingt, besteht darin, sie sich anzuhören. Das bedeutet, dass Sie Ihre Präsentation laut vortragen müssen. Es zählt nicht, wenn Sie Ihre Stimme nur im Kopf hören, denn das ist nicht die Stimme, die Ihr Publikum zu hören bekommt.

Proben Sie Ihren Vortrag nicht zu Tode. Gehen Sie ihn oft genug durch, damit Ihnen das Material vertraut wird und Sie eventuelle Ängste verlieren. Aber lernen Sie ihn nicht Wort für Wort auswendig. Und proben Sie keinesfalls Ihre Gestik. Sie wollen ja nicht wie ein Roboter wirken, Ihre Gesten sollten natürlich in Ihren Vortrag einfließen.

Simulieren Sie reale Bedingungen

Je genauer Sie tatsächliche Vortragsbedingungen für Ihre Proben simulieren können, umso sicherer werden Sie bei der eigentlichen Veranstaltung sein. Verwenden Sie die Notizen, die Sie auch beim Präsentieren einsetzen werden. Ziehen Sie die Kleidungsstücke an, die Sie bei Ihrem Vortrag tragen werden. (Tragen Sie sie zumindest für die Generalprobe.)

Jetzt bloß nicht albern werden

Werden Sie bei Ihrem Vortrag ein Mikrofon in der Hand halten? Die meisten Leute haben zu Hause kein Soundsystem, mit dem Sie proben könnten. Wenn Sie zu Hause proben, verwenden Sie eine Haarbürste, um das Mikrofon zu simulieren. Eine durchschnittliche Haarbürste hat etwa die gleiche Länge wie ein Handmikrofon.

Ganz wichtig ist auch, dass Sie mit Ihren visuellen Hilfsmitteln proben – insbesondere, wenn Sie einen Laptop, einen Beamer oder ein anderes elektronisches Gerät einsetzen werden.

Wenn Sie in einem Konferenzraum bei Ihrem Arbeitgeber präsentieren werden, versuchen Sie, den Raum ein paar Tage vor der Veranstaltung für eine Probe zu reservieren.

Stoppen Sie die Zeit

Stoppen Sie die Zeit für Ihre gesamte Präsentation. Tun Sie das, indem Sie vor einem Publikum proben. (Die Reaktionen des Publikums können sich auf die Länge Ihres Vortrags auswirken.)

Rekrutieren Sie Freunde, Familienmitglieder oder Kollegen – Menschen aus Fleisch und Blut, die sich hinsetzen und Ihnen zuhören können. (Und bitten Sie um ihre Kommentare, wenn Sie fertig sind. Vielleicht haben sie etwas beobachtet, das Sie übersehen haben.) Das Stoppen der Zeit ist die einzige Möglichkeit zu prüfen, ob Ihr Vortrag in den vorgegebenen Zeitrahmen passt. Und dieses Wissen kann eine Menge Angst verhindern.

Wenn Sie kein Probepublikum finden können, stoppen Sie die Zeit für Ihren Vortrag, indem Sie ihn mit einem Kassettenrekorder aufnehmen. Berücksichtigen Sie dann einige zusätzliche Minuten für Reaktionen Ihres Publikums.

Wenn nach Ihrer Präsentation eine Fragen-und-Antworten-Phase vorgesehen ist, ist eine Vorbereitung darauf wichtig, um Angst zu vermeiden. Überlegen Sie im Voraus, welche Fragen kommen könnten, und proben Sie Ihre Antworten.

Schlagen Sie Kapital aus Ihrer Nervosität

Wenn Sie präsentieren, strömt Adrenalin durch Ihren Körper. Und das ist nicht schlimm. Adrenalin ist das, was Sportlern die Kraft gibt, den Ball von der Strafraumgrenze ins gegnerische Tor zu schießen. Und es gibt Ihnen einen Energieschub für Ihre Präsentation.

Nutzen Sie diesen Adrenalinstoß für eine lebhaftere und schwungvollere Darbietung – weitere Gesten, mehr Bewegung, Begeisterung in Ihrer Stimme. Kanalisieren Sie Ihre nervöse Energie in Ihre Präsentation. Glauben Sie mir, Ihr Publikum wird lieber einen »energiegeladenen« Redner hören und sehen wollen als einen, der einschläft.

Teil II

Aufbau einer Präsentation

In diesem Teil …

Großartige Präsentationen sind kein Zufall. Eine sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. In diesem Teil zeige ich Ihnen, wie Sie eine Einleitung schreiben, die Ihr Publikum fesselt und so schnell nicht vergessen wird, und wie Sie begeisternde Worte finden und Ihr Publikum für sich gewinnen. Ich zeige Ihnen auch, wie Sie mit Statistiken und Zitaten große Wirkung erzielen und wie Sie Geschichten, Beispiele und Analogien einsetzen.

3

Ihre Botschaft organisieren

In diesem Kapitel

- Material für Ihre Präsentation auswählen

- Entscheiden Sie sich für ein Organisationsmuster

- Sinnvoll gliedern

- Mit Zeiteinschränkungen umgehen

Dieses Kapitel zeigt Ihnen im Detail, wie Sie eine Präsentation organisieren. Dabei wird abgedeckt, wie Sie entscheiden, was Sie Ihrem Publikum erzählen, wie Sie Ihr Material arrangieren und wie viele Informationen Sie bereitstellen. Es ist ein Kapitel, in dem ich alles erzähle.

Material auswählen

Bevor Sie mit der Organisation Ihres Vortrags beginnen können, müssen Sie Ihr Material auswählen. Die eigentliche Aufgabe liegt in der Entscheidung, was Sie nicht benötigen, denn egal wie Ihr Thema lautet, Sie werden immer wesentlich mehr Material finden, als Sie in der vorgegebenen Zeit vortragen können. (Ihre Aufgabe ist, wesentlich mehr zu finden, als Sie benötigen, damit Sie das Beste herauspicken können und noch etwas in Reserve haben.)

Noch wichtiger ist, dass Ihr Publikum Informationen nur bis zu einem bestimmten Maße aufnehmen kann. Behalten Sie bei der Auswahl des Materials für Ihre Präsentation folgende Richtlinien im Hinterkopf:

- Sammeln Sie unterschiedliche Materialien.Verschiedene Materialien machen Ihre Präsentation interessanter. Außerdem erhöhen sie die Wahrscheinlichkeit, dass jeder Einzelne in Ihrem Publikum etwas findet, das ihm gefällt. Setzen Sie Anekdoten, Statistiken, Beispiele, Zitate und so weiter ein.

- Denken Sie an Ihr Publikum.Wählen Sie Material aus, das Ihre Zuhörer verstehen und interessiert. Die Frage, die Sie sich stellen sollten, damit Ihre Präsentation ein Erfolg wird, ist nicht, was Sie über das Thema wissen, sondern was das Publikum wissen sollte.

- Halten Sie etwas in Reserve.Sie wissen nie, wann Sie ein zusätzliches Beispiel, eine weitere Statistik oder ein auflockerndes Zitat benötigen. Diese Dinge sind praktisch, wenn jemand eine Ihrer Aussagen nicht versteht oder nicht glaubt. Auch bei der Beantwortung von Fragen nach Ihrer Präsentation kann zusätzliches Material hilfreich sein.

Ein Organisationsmuster auswählen

Stellen Sie sich vor, jemand drückt Ihnen ein Stück Papier in die Hand, auf dem die Buchstaben »M«, »D«, »Y«, »U« und »M« geschrieben stehen. Das scheint nicht viel zu bedeuten. (Es sei denn, es soll ein Sehtest sein.) Stellen Sie sich nun vor, Sie bekämen ein Papier, auf dem dieselben Buchstaben in anderer Reihenfolge stehen: »D«, »U«, »M«, »M«, »Y«. Reagieren Sie jetzt anders? Herzlichen Glückwunsch, Sie haben soeben ein Muster erkannt.

Muster spielen eine große Rolle darin, wie Menschen Bedeutung zuweisen und Botschaften interpretieren. Menschen neigen dazu, Ereignisse in bestimmte Muster einzuordnen. Die Art und Weise, wie wir diese Muster formen, bestimmt zu einem großen Teil das Endergebnis unserer Kommunikation miteinander – und wirkt sich insbesondere darauf aus, wie leicht wir uns verstehen.

Ein Überblick über oft verwendete Muster

Obwohl es unendlich viele Muster gibt, kommen bestimmte von ihnen immer wieder vor. Werfen Sie einen Blick auf die nachfolgenden typischen Muster für eine Präsentation:

- Problem/Lösung:Nennen Sie ein Problem und bieten Sie eine Lösung an. Was Sie dabei betonen, hängt von den Vorkenntnissen des Publikums ab. Müssen Sie auf das Problem erst hinweisen oder ist es bereits bekannt? Gibt es konkurrierende Lösungen? Und so weiter.

- Chronologisch:Werden Sie über eine Reihe von Ereignissen sprechen? (Die immer bedeutendere Rolle der Produktentwicklung in Ihrem Unternehmen in den letzten fünf Jahren.) Wenn Sie Ihre Präsentation in ein Muster aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft setzen, ist sie leichter nachvollziehbar.

- Standorte:Wenn Sie über Dinge sprechen, die an verschiedenen Standorten passieren, können Sie diese Struktur verwenden. Halten Sie den üblichen Vortrag zur Orientierung im Unternehmen vor neuen Mitarbeitern? Dann unterteilen Sie Ihren Vortrag in Stockwerke (erster Stock, zweiter Stock, dritter Stock), Gebäude (Gebäude A, B oder C) oder andere Standorte (Niederlassungen in Europa, Nordamerika oder Asien).

- Ursache/Wirkung:Wissenschaftliche Vorträge werden oft nach diesem Muster organisiert, aber es eignet sich auch hervorragend für Schuldzuweisungen. »In diesem Quartal entschied sich die Region Süd, irgendeinem Managementguru Glauben zu schenken. Also setzte sie neue Verfahren ein, kaufte für teures Geld neue Software zur Erstellung von Kostenberichten und engagierte sich für neue Verkaufsmethoden. Das Ergebnis ist, dass der Bruttoverkauf um 50% und die Gewinnspanne um 10% sank.« (Der Guru hatte dagegen Rekordeinnahmen.)

- Zerlegen Sie Zitate: Sun Tzu behauptet in seinem Werk Die Kunst des Krieges, dass jeder Krieg auf einer Täuschung beruhe. Was bedeutet das wirklich? Beginnen wir den Krieg? Ist dieser auf körperliche Verletzungen beschränkt? Oder kann er auch auf eine moderne Marketingkampagne zutreffen?

- Zerlegen Sie ein Wort:»Heute werde ich über Erfolg reden. E steht für Entwicklung. Unsere Entwicklungen sind wichtig für unseren Erfolg, weil ...«

- Redewendung:»Ich sehe was, was du nicht siehst. Was ich heute sehe, ist eine Forschungs- und Entwicklungsabteilung, die überarbeitet ist, über zu wenig Budget verfügt und nicht mehr die Innovationen hervorbringt, die sie früher entwickelt hat. Lassen Sie uns einen Blick auf diese Probleme werfen.«

- Theorie/Praxis:Sie können diesen Ansatz verwenden, um über etwas zu reden, das nicht so geklappt hat wie geplant. (Die große Lücke zwischen Theorie und Praxis.) »Letztes Jahr hat unsere Unternehmensführung ein mutiges neues Ethikprogramm angekündigt. In der Theorie klang es hervorragend. Aber in der letzten Woche wurde unser Geschäftsführer wegen Veruntreuung verhaftet. «

- Themenmuster:Dieser Ansatz ist variabel. Sie unterteilen Ihr Thema in logische Segmente, basierend auf Ihrem Urteilungsvermögen und gesundem Menschenverstand. (Ich benutze dieses Muster oft in meinen Vorträgen über Humor. Folgende Segmente habe ich dabei festgelegt: Warum Humor ein leistungsfähiges Geschäftswerkzeug ist, wie Sie ein geschäftliches Argument mit Humor anbringen sowie einfache Arten von Humor, die jeder Manager anwenden kann. Diesem Muster ist leicht zu folgen und es ist für das Material einfach sinnvoll.)

Informationen bündeln

Eine der besten Methoden zum Organisieren von Informationen ist die durchnummerierte Aufzählung.

Sie können sagen: »Ich habe ein paar gute Ideen«. Oder Sie können sagen: »Ich habe vier gute Ideen.« Die Zahl macht die Aussage viel stärker. Wenn Sie die Aussagen nummerieren, wecken Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer. Diese werden sie genau zählen. Erwähnen Sie, Sie hätten vier gute Ideen, und präsentieren Sie dann nur drei, wird Sie früher oder später jemand auf die vierte Idee ansprechen.

Sie können diese Technik für Ihre gesamte Präsentation einsetzen. (»Zehn Methoden, um die Gewinne zu steigern.«) Oder Sie können sie für einzelne Segmente nutzen. (»Wir haben über die Bedeutung von Werbeanzeigen und PR-Arbeit gesprochen. Lassen Sie uns jetzt über sechs einfache Methoden reden, die Ihnen höhere Rücklaufquoten aus Direktmailings garantieren. «)

Wenn Sie die Elemente Ihres Vortrags als ein gebündeltes Paket organisieren, weiß das Publikum genau, wo es langgeht. Dadurch kann es Ihrer Präsentation leichter folgen und Ihre Botschaft besser verstehen.

Übertreiben Sie nicht!

Wenn Ihre Aufzählung zu lang ist, können Sie Ihr Publikum sogar verlieren. Ein Politiker, der für ein höheres Amt kandidierte, entwarf eine Liste mit 101 Gründen, die dafür sprachen, ihn zu wählen. Der erste Satz seiner Rede begann mit »Erstens«. Als er bei »Fünftens« ankam, wurde dem Publikum klar, dass er jeden einzelnen dieser 101 Punkte aufführen wollte. Lassen Sie also Ihren gesunden Menschenverstand walten und halten Sie die Liste kurz!

Mit einer Gliederung auf Kurs bleiben

Eine Gliederung ist sozusagen ein Bauplan für Ihre Präsentation. Sie zeigt Ihnen, welche Aussagen Sie haben, wie sie zusammenhängen und ob sie in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind. Eine gute Gliederung zeigt Ihnen, wie Sie eine gute Präsentation aufbauen. Und wie ein Bauplan für ein Gebäude kann die Gliederung für einen Vortrag viele Gestalten und Formen annehmen.

Die meisten Leute verbinden eine Gliederung mit der traditionellen Methode, die in Schulen gelehrt wird – die Gliederung mit Ordnungszahlen und Buchstaben. Aber Sie können eine Gliederung auf ganz unterschiedliche Art und Weise erstellen. Wichtig ist vor allem, dass Sie eine Methode finden, die Ihnen liegt. Solange Sie mit Ihrer Methode Ihren Vortrag in Teile aufteilen und die Beziehung zwischen den Teilen erkennen können, ist alles in Ordnung.

Die richtige Anzahl der Gliederungspunkte

Die Anzahl der Punkte in einer Gliederung sollte der Anzahl der Punkte in Ihrer Präsentation entsprechen. Deshalb lautet die richtige Frage: Wie viele Punkte sollte Ihre Präsentation haben? Hier einige Richtlinien:

- Entscheiden Sie, was das Publikum wissen muss:Welche Punkte sind für Ihre Botschaft notwendig? (Und ich meine absolut notwendig. Würde einer dieser Punkte fehlen, könnte Ihre ganze Präsentation erfolglos sein.)

- Nicht zu viele Informationen aufnehmen:Viele Redner versuchen, so viele Informationen wie möglich in eine einzige Präsentation zu pressen. Das ist ein Fehler, denn es gibt Grenzen hinsichtlich der Menge von Informationen, die ein Publikum während eines Vortrags aufnehmen und verarbeiten kann.

Wenn Sie einen kontinuierlichen Strom von Informationen bereitstellen, wird Ihr Publikum nicht alles »fassen« können. Sie müssen die Informationen durch kleine Geschichten, Zitate und andere Dinge auflockern.

Nicht mehr als sieben Hauptpunkte

Über die maximale Anzahl an Hauptpunkten in einer Präsentation sind sich Experten nicht einig. Aber die höchste Anzahl, von der ich je gehört habe, war sieben. Normalerweise ist weniger mehr. Ein weiterer wichtiger Faktor ist auch die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht. Viele Fachleute schlagen drei Hauptpunkte für einen halbstündigen Vortrag vor.

- Organisieren Sie Ihre Gliederung neu, um die Anzahl der Punkte zu verringern. Sie sind Ihr Material durchgegangen und haben 15 Hauptpunkte gefunden, die absolut notwendig sind. Sie sollten nicht einmal daran denken, eine Präsentation in diesem Umfang zu halten! Versuchen Sie erstens, einige dieser Punkte zu streichen. Zweitens können Sie die Punkte neu organisieren und zusammenfassen, sodass sie unter weniger Oberpunkten stehen. Finden Sie fünf, maximal sieben Hauptpunkte, unter denen Ihre 15 Punkte eingeordnet werden können.

Die richtige Zeit für Ihre Präsentation

Sie sollten unbedingt abschätzen können, wie viel Zeit Sie benötigen, um Ihre Präsentation vorzutragen und wie Sie es schaffen, dass Ihre Präsentation in den vorgegebenen Zeitrahmen passt. Wie lang sollte eine Präsentation also nun sein? Abraham Lincolns Antwort war: »Wie eine Hose – lang genug, um alles abzudecken.« Hier sind einige zusätzliche Richtlinien:

- Fühlen Sie sich nicht dazu verpflichtet, Ihre gesamte Redezeit auszufüllen. Nur weil Ihnen 30 Minuten zur Verfügung gestellt wurden, müssen Sie nicht 30 Minuten reden. Tragen Sie Ihre Präsentation in 20 oder 25 Minuten vor, wenn Sie das können.

- Es ist besser, etwas zu kurz als etwas zu lang zu reden. Wenn Sie fünf Minuten früher abschließen, wird Ihr Publikum entzückt sein. Wenn Sie Ihre Schlussbemerkungen fünf Minuten später machen, sind Ihre Zuhörer ungeduldig oder sogar verärgert. Ihre Zuhörer sind viel beschäftigte Menschen. Sie haben einen dicken Terminkalender und erwarten von Ihnen, dass Sie rechtzeitig fertig werden. Enttäuschen Sie sie nicht.

- Zwanzig Minuten ist eine gute Länge.Wenn Sie die Länge Ihrer Präsentation selbst wählen können, dann wählen Sie 20 Minuten. Das ist lang genug, um eine Menge Informationen gründlich abzudecken, sie dem Publikum bekannt zu machen und einen guten Eindruck zu hinterlassen. Und es ist kurz genug, um all das zu tun, bevor die Aufmerksamkeit Ihres Publikums seine Grenzen erreicht.

Redezeit richtig abschätzen

Einsteins Relativitätstheorie mag besagen, dass Zeit und Distanz identisch sind, aber viele Redner stimmen dem offensichtlich nicht zu. Sie können die Distanz in der ihnen zugewiesenen Zeit einfach nicht schaffen. Möchten Sie dieses Problem bei Ihrer nächsten Präsentation vermeiden? Mit folgenden Tipps können Sie dafür sorgen, dass Sie und Ihr Publikum gleichzeitig fertig sind.

1. Schätzen Sie die Dauer Ihres Vortrags aus der Länge des Manuskripts ab. Eine Seite mit doppeltem Zeilenabstand und einer 10-Punkt-Schrift entspricht einer Redezeit von zwei Minuten. Wenn Sie also einen zwanzigminütigen Vortrag vorbereiten, sollten Sie zehn Seiten Manuskript schreiben.

2. Wandeln Sie die Zeit für Ihre Probe in eine realistische Schätzung um. Wenn Ihre Zuhörer lachen und applaudieren verlängert das Ihre Präsentationszeit.

3. Bereiten Sie sich auf Kürzungen vor ...

Sie haben 30 Minuten für Ihre Präsentation eingeplant, die Veranstaltung läuft nicht wie beabsichtigt und Ihnen bleiben plötzlich nur 15 Minuten. Was tun Sie? Schneller reden funktioniert nicht. Sie wirken dann hyperaktiv und beim Publikum bleibt nichts hängen – außer einem schlechten Eindruck.

4. Lassen Sie nicht Ihre Schlussfolgerung aus.

Wenn Sie Ihre Präsentation kürzen müssen, lassen Sie auf keinen Fall Ihre Schlussfolgerung aus. Wenn Sie vorher wissen, dass Ihre Zeit gekürzt wird, lassen Sie Punkte aus dem Hauptteil weg oder streichen Sie Beispiele.

4

Geschichten und Statistiken für den Hauptteil

In diesem Kapitel

- Das Publikum mit kleinen Geschichten bannen

- Große Wirkung durch Statistiken

Nachdem Sie Ihr Thema eingegrenzt und eine Gliederung erstellt haben, müssen Sie immer noch festlegen, was Sie genau sagen werden. Mit welchen Materialien können Sie Ihre Ideen und Argumente unterstützen? Wie schaffen Sie es, dass Ihr Publikum versteht, was Sie meinen, und Ihnen zustimmt? Darum geht es in diesem Kapitel.

Unterstützendes Material sind die Dinge, die Sie verwenden, um Ihre Aussagen zu belegen und zu verdeutlichen – das Basismaterial, aus dem Ihr Vortrag besteht. Dazu zählen beispielsweise Geschichten, Statistiken, Zitate, Definitionen und Analogien. Den Geschichten und Statistiken widme ich mich in diesem Kapitel, allem anderen im nächsten.

Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf drei Grundregeln in Bezug auf unterstützendes Material werfen:

- Achten Sie darauf, dass Ihr unterstützendes Material auch wirklich etwas unterstützt. Bringen Sie keine Zitate, Statistiken oder Berichte, um anzugeben. Verwenden Sie diese Mittel nur, um eine Aussage zu belegen, zu klären oder zu verdeutlichen.

- Verwenden Sie verschiedene unterstützende Materialien. Warum? Jeder Mensch reagiert auf verschiedene Informationstypen. Einige mögen Statistiken, andere bevorzugen Zitate und kleine Geschichten.

- Weniger ist mehr. Eine dramatische Statistik ist besser als drei langweilige. Ein tolles Beispiel ist besser als zwei mittelmäßige.

Geschichten zur Unterstützung Ihrer Argumente

Ich bin der Meinung: Ein Bild mag mehr als tausend Worte wert sein, aber eine gute Geschichte ist 10.000 Bilder wert. Nun, meinetwegen auch nur 9.999. Aber was ich sagen will ist, dass es wichtig ist, dass Sie »Ihre Geschichte« erzählen können – egal ob Ihre Geschichte einen motivierenden, finanziellen, technischen oder unternehmerischen Hintergrund hat.

Die folgenden Abschnitte geben Ihnen einige Richtlinien für den effektiven Einsatz von Geschichten.

Erzählen Sie Geschichten mit einer bestimmten Absicht

Eine Geschichte sollte immer mit gutem Grund erzählt werden. Und der Grund – eine Lehre, eine Moral, ein Ziel – sollte für das Publikum erkennbar sein. Wenn Sie sinnlose Geschichten erzählen, werden Sie Ihr Geschäftspublikum schnell vergraulen.

Erzählen Sie Geschichten über Menschen

Geben wir es zu, wir Menschen sind eine narzisstische Spezies – wir hören gern Geschichten über uns selbst. Wenn Ihre Geschichten Menschen zum Thema haben, hört Ihr Publikum aufmerksam zu. Und noch besser ist es, wenn Sie über Menschen reden, die dem Publikum bekannt sind, beispielsweise andere Leute in Ihrer Branche.

Wenn Sie nicht über reale Personen reden können, sprechen Sie über hypothetische Personen. Verwenden Sie Namen. Personifizieren Sie Ihre Geschichten. Damit ist Ihnen die Aufmerksamkeit Ihres Publikums gewiss.

Testen Sie Ihre Geschichten

Erzählen Sie Ihre Geschichte vor Ihrem Publikum nicht zum ersten Mal. Sie müssen erst wissen, ob Ihre Geschichte gut ankommt. Probieren Sie die Geschichte an Freunden, Nachbarn, Kollegen und allen anderen aus, die bereit sind, Ihnen zuzuhören. Theoretisch wird die Geschichte jedes Mal besser. Und bis Sie die Geschichte in Ihrer Präsentation verwenden, sollte sie einmalig gut sein.

Legen Sie sich ein Repertoire von Geschichten zu. Nicht jede Geschichte eignet sich für jedes Publikum gleich gut. Deshalb ist es sinnvoll, eine ganze Sammlung von Geschichten zur Auswahl zu haben. Nehmen Sie mehrere Geschichten, die Sie gern erzählen, in Ihr Repertoire auf, dann können Sie sie Ihrem Thema und Publikum anpassen.

Verschiedene Arten von Geschichten

Sie können viele verschiedene Arten von Geschichten verwenden, um Ihre Präsentation zu beleben. Nachfolgend finden Sie einige der gängigsten aufgeführt.

Erfolgsgeschichte

Eine Erfolgsgeschichte erzählt vom Triumph von Menschen, Aktionen oder Ideen. Denken Sie an die Geschichten, die Sie als Kind gern gehört haben. Die meisten endeten mit den Worten»... und sie lebten glücklich bis an ihr Lebensende«. Diese Worte sind das Zeichen einer Erfolgsgeschichte.

Menschen lieben Geschichten, in denen es darum geht, wie eine Idee oder Aktion erfolgreich zu Ende geführt wurde – insbesondere in der Geschäftswelt. Solche Geschichten eignen sich für jede Form der Geschäftspräsentation.

Persönliche Geschichte

Jedes Mal, wenn Sie eine persönliche Geschichte erzählen, erhalten Sie die volle Aufmerksamkeit der Zuhörer. Menschen interessieren sich einfach mehr für persönliche Geschichten als für reine Fakten. Mit einer persönlichen Geschichte meine ich eine Geschichte über etwas, das Ihnen, dem Redner, mit Ihren Freunden, Kollegen oder Verwandten passiert ist – irgendetwas, das wirklich geschehen ist.

Das sind Geschichten, die Sie nicht erfinden können. Beispielsweise die Geschichte, als Ihre Freunde behaupteten, Sie würden sich nicht trauen, mit Kleidern in den Teich zu springen, als Sie acht Jahre alt waren. Oder als Sie eine Münze warfen, um Richtig-Falsch-Fragen zu beantworten und eine 1+ bekommen haben. Wie einmal die Buchung für Ihren Flug schiefgelaufen ist und Sie jemanden getroffen haben, der Ihr bester Kunde wurde. Sie können diese Art von persönlicher Geschichte erzählen, um Aussagen in einer Geschäftspräsentation zu untermauern.

Wenn Sie keine persönlichen Geschichten auf Lager haben

Fragen Sie andere Personen und erzählen Sie deren Geschichten. Obwohl es so einfach ist, Geschichten von anderen Leuten – Kollegen, Kunden – zu bekommen, greifen nur wenige Redner darauf zurück. Die Geschichten anderer Leute sind eine hervorragende Materialquelle, die Sie nicht außer Acht lassen sollten. (Passen Sie nur auf, dass Sie Ihr Publikum nicht hinters Licht führen und die Geschichte als Ihre eigene ausgeben. Und bitten Sie um Erlaubnis, die Geschichte benutzen zu dürfen. Wenn die Person, über die Sie reden, im Publikum sitzt, vergewissern Sie sich, dass sie einverstanden ist, dass Sie ihre Geschichte verwenden.)

Humorvolle Geschichte

Eine humorvolle Geschichte bringt Ihr Publikum zum Lachen, sollte aber gleichzeitig eine Aussage untermauern. Humorvolle Geschichten sind eine großartige Methode, um eine Beziehung zum Publikum aufzubauen und Aufmerksamkeit zu wecken – solange sie für niemanden in Ihrem Publikum peinlich sind.

Parabel

Eine Parabel ist eine Erzählung mit einer einfachen Moral oder Lehre – und Sie müssen kein Pfarrer sein, um eine zu erzählen. Parabeln sind beliebt bei Rednern, die über Geschäftsethik sprechen. Sie können außerdem sehr nützlich in Vertriebs-und Marketingpräsentationen sein. (Und die Moral von der Geschichte ist, dass das Unternehmen, das mein Produkt nicht gekauft hat, bankrott ist.)

Zahlen als Beweis: Statistiken und anderes Zahlenmaterial

Statistiken können Hilfsmittel mit der größten Wirkung in der gesamten Präsentation sein, verlieren allerdings meist ihre Bedeutung, weil Redner sie falsch einsetzen. Mit Statistiken können Sie die Realität auf eine Art und Weise darstellen, die Ihrer Sichtweise entgegenkommt – unabhängig von der Form der Präsentation, die Sie halten.

In den folgenden Abschnitten finden Sie einige Vorschläge dazu, wie Sie Ihre Zahlen dazu bekommen, das Fazit Ihres Publikums zu beeinflussen.

Werfen Sie nicht mit Zahlen um sich

Die meisten Menschen können Zahlen nicht so schnell aufnehmen, wie sie andere Informationen erfassen, deshalb sollten Sie nicht mit Zahlen um sich werfen. Geben Sie Ihrem Publikum Zeit, jede Statistik zu verdauen.

Wenn Sie nicht etwas Raum zwischen Ihren Statistiken lassen, wird Ihr Publikum vielleicht schnell den Raum verlassen. (Eine Ausnahme zu dieser Regel sind überraschende Statistiken. Eine Beschreibung dieser Ausnahmen finden Sie im Abschnitt »Verwenden Sie überraschende Statistiken« später in diesem Kapitel.)

Runden Sie Zahlen auf

Wenn exakte Zahlen weder für Ihr Thema noch für das Publikum wichtig sind, halten Sie sich zurück – runden Sie die Zahl auf oder ab. Ihre Zuhörer müssen nicht wissen, dass Ihr neues Produkt einen Marktanteil von 59,8 Prozent gewonnen hat. Sagen Sie einfach 60 Prozent.

Verwenden Sie glaubwürdige Quellen

Eine Statistik ist nur so beeindruckend wie ihre Quelle. Stammen Ihre Zahlen aus dem Handelsblatt oder dem Kleindorfer Kurier? Das ist ein großer Unterschied.

Schließen Sie daraus aber nicht voreilig, dass das Handelsblatt unbedingt die glaubwürdigere Quelle ist. Möglicherweise halten Sie Ihren Vortrag vor Leuten, die gewissenhaft den Kleindorfer Kurier lesen und dem Handelsblatt misstrauen, weil sie überzeugt sind, dass nur Wirtschaftsbosse diese Zeitung lesen. Nur Ihr Publikum kann einer Quelle Glaubwürdigkeit verleihen. Denken Sie daran, wenn Sie Ihre Statistiken auswählen.

Wiederholen Sie wichtige Zahlen

Um sicherzustellen, dass Ihr Publikum eine wichtige Zahl wirklich wahrnimmt und sich merken kann, reden Sie mehr als einmal darüber. »Wir werden nur fünf Prozent der Vertriebsmitarbeiter im Londoner Büro entlassen. Lassen Sie mich das wiederholen. Nur fünf Prozent der Vertriebsmitarbeiter in London werden entlassen.«

Stellen Sie Statistiken mit vertrauten Begriffen dar

Zahlen sind abstrakte Konzepte. Sie möchten, dass sie Wirkung zeigen? Erklären Sie die Zahlen so, dass Ihr Publikum sie versteht. In einer Rede über »Globale Wettbewerbsfähigkeit« befolgte ein Redner diesen Rat und sagte:

Der Ökonom Thomas Hopkins schätzt, dass die staatliche Regulierung den amerikanischen Konsumenten 400 Milliarden US-Dollar pro Jahr kosten.

Wie viel sind 400 Milliarden Dollar?

Das ist ungefähr das Zehnfache unseres Handelsdefizits mit Japan.

Das ist ungefähr zweimal so viel wie die jährlichen Ausbildungskosten an staatlichen Schulen in Amerika, vom Kindergarten bis zur 12. Klasse.

Das ist ungefähr 33 Prozent mehr als der gesamte Verteidigungsetat der USA.

Das ist genug, um jedem Haushalt in Amerika 4.000 Dollar pro Jahr zu geben.

Richard Stegemeier, ehemaliger Vorsitzender, Präsident und CEO der Unocal Corporation

Malen nach Zahlen – erzeugen Sie ein Bild

Eine der besten Möglichkeiten, um Statistiken mit vertrauten Begriffen zu verdeutlichen, besteht darin, Ihre Zahlen mithilfe eines konkreten Bildes auszudrücken. Malen Sie ein Bild für Ihr Publikum.

In einer Präsentation über die Neugestaltung der Büros vor Mitarbeitern können Sie beispielsweise sagen, dass der neue Teppich 31 Meter lang ist. Aber das ist langweilig. Stattdessen können Sie sagen, dass der neue Teppich 31 Meter lang sein wird – und das ist so lang wie 26 Kaiserpinguine aneinandergelegt.

5

Zitate, Definitionen, Analogien und Beispiele

In diesem Kapitel

- Leben in den Vortrag bringen

- Anschaulich präsentieren und Ideen stützen

Der Mensch lebt nicht vom Brot allein. Und Redner unterstützen ihre Ideen nicht allein mit Geschichten und Statistiken. In diesem Abschnitt stelle ich vier weitere Hilfsmittel vor, mit denen sich die Ideen eines Redners verdeutlichen lassen: Zitate, Definitionen, Analogien und Beispiele.

Zitate für maximale Wirkung

Zitate ziehen sofort Aufmerksamkeit auf sich – besonders, wenn sie mit einem berühmten Namen verbunden sind. In unserer modernen, auf Worte bedachten Gesellschaft bieten Zitate eine großartige Gelegenheit, eine Art »Geistesverwandtschaft« mit Ihrem Publikum herzustellen. Die folgenden Abschnitte halten einige Richtlinien zum effektiven Einsatz von Zitaten für Sie bereit.

- Beziehen Sie das Zitat auf einen Ihrer Punkte.

Sie sollten ein Zitat immer einsetzen, um eine Aussage zu machen. Andernfalls ist es irrelevant – unabhängig davon, wie lustig oder einsichtsreich es ist.

Manchmal finden Sie ein tolles Zitat, das irgendwie nicht passt, und Sie können es auch nicht passend machen, ohne einen großen Teil Ihrer Präsentation umschreiben zu müssen. Akzeptieren Sie einfach die Tatsache, dass dieses Zitat nicht passt. Heben Sie es sich für die nächste Präsentation auf.

- Werfen Sie nicht mit Namen um sich.

Wenn Sie Zitate nur verwenden, um die Namen der Personen erwähnen zu können, die Sie zitieren, wirken Sie möglicherweise wie ein Angeber. »Wie Albert Einstein sagte ...«, »Laut Sokrates ...«, »Ich glaube, es war Friedrich Schiller, der bemerkte ...«

Verräterisch ist, dass die Zitate nichts mit dem zu tun haben, worüber Sie reden. Sie werden in Ihre Präsentation gezwängt, damit Sie den berühmten Namen fallen lassen können. Der Einsatz derartiger Zitate ist eine blöde Art, klug zu erscheinen, und funktioniert einfach nicht.

- Verwenden Sie verschiedene Quellen.

Wenn Sie nicht gerade einer berühmten Person Tribut zollen, möchte niemand endlose Zitate aus einer einzigen Quelle hören. Derartige Wiederholungen werden schnell langweilig. Wenn Sie ausschließlich Yogi Berra zitieren, warum haben Sie dann nicht einfach Yogi gebeten, Ihren Vortrag zu halten? Sorgen Sie für eine bunte Mischung.

- Halten Sie es kurz.

Ein langes Zitat hört sich an, als würden Sie es vorlesen, auch wenn Sie das nicht tun. Kürzen Sie längere Zitate und sagen Sie Ihrem Publikum, dass Sie es umformuliert haben.

- Sagen Sie nicht »Zitat ... Zitatende«.

Das hört sich blöd an, es sei denn, Sie lesen aus einem Verhandlungsprotokoll eines Prozesses vor. Sagen Sie einfach, Herr oder Frau Soundso sagte einmal – und tragen Sie das Zitat vor. Oder tragen Sie erst das Zitat vor und sagen Sie dann, von wem es stammt.

- Verwenden Sie überraschende Zitate.

Der Einsatz von Zitaten ist besonders effektiv, wenn man aus einer überraschenden Quelle zitiert. Ein republikanischer Redner bestärkt seinen Standpunkt, indem er einen Demokraten zitiert. Ein Gewerkschaftsführer bringt seine Sache weiter, indem er einen Manager zitiert. Dieser Kontrast erzielt immer Aufmerksamkeit, weil er so unerwartet ist.

- Seien Sie vorsichtig mit Zuordnungen.

Wenn Sie nicht sicher sind, wer gesagt hat, was Sie zitieren, sichern Sie sich ab. Sagen Sie: »Ich glaube, es war Frau Berühmter-Name, die einmal sagte ...« Eine weitere Schutzmaßnahme ist zu sagen: »Wie ein alter Philosoph einmal sagte ...« Im Grunde steckt in jedem von uns ein Philosoph der einen oder anderen Sorte. Wenn also herauskommt, dass die Zeilen von Donald Duck stammen, können Sie immer noch argumentieren, dass auch er eine philosophische Ader hatte.

Verdeutlichen mit Definitionen

Ein berühmter Rechtsfall, bei dem es um einen Vertrag im Wert von Tausenden von Mark ging, drehte sich um die Definition des Wortes Hähnchen. Die eine Seite meinte, dass sich Hähnchen auf Grillhähnchen bezieht. Die andere Seite sagte, dasselbe Wort beziehe sich auf Brathähnchen. Wenn Sie von Ihrem Publikum weder gebraten noch gegrillt werden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie alle die gleiche Sprache sprechen. Die folgenden Abschnitte zeigen Ihnen einige Möglichkeiten, wie Sie Definitionen in einer Präsentation verwenden können.

- Verwenden Sie Wörterbuchdefinitionen.

Hier ist ein Beispiel aus einer Rede über Ethik:

Der Webster sagt, dass Ethik mit Gut und Böse, mit moralischen Pflichten und Verpflichtung zu tun hat. Ein System moralischer Werte. Verhaltensprinzipien, die helfen, unser Urteilsvermögen zu formen und unsere Entscheidungen zu leiten.

Dexter Baker, ehemaliger Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzender von Air Products and Chemicals, Inc.

- Benutzen Sie persönliche Definitionen.

Hier ist ein Beispiel:

Wie definiere ich die Qualität eines Zeitungsberichts oder einer Analyse? Mein Maßstab lässt sich in drei Wörtern zusammenfassen: Genauigkeit, Objektivität und Verantwortung.

Brent Baker, ehemaliger Admiral der Kriegsmarine der USA und Leiter der Öffentlichkeitsarbeit

- Erklären Sie Ihre Definition, wenn ein Wort emotional belastet ist.

Falls ein Wort emotional belastet ist, könnten einige Ihrer Zuhörer Ihre Bemerkungen falsch interpretieren, wenn Sie nicht Ihre Verwendung des Ausdrucks klar und deutlich erklären.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel aus einer Rede vor einer Ortsgruppe eines Verbands für pensionierte Staatsangestellte:

Vielen Dank, dass Sie mich eingeladen haben, heute einen Vortrag über zwei Themen zu halten, die, wie ich glaube, in sehr starker Beziehung zueinander stehen: Bürokratie und die nationale Verschuldung.

Bürokratie ist ein abwertender Begriff für Organisationen, die groß und hierarchisch strukturiert sind. Ich werde ihn heute verwenden, um auf die Bürokratie der Staatsregierung zu verweisen. Bei all dem bedenken Sie bitte, dass wir alle Staatsbürokraten waren und mit Stolz unserer Regierung dienten.

George Marotta, Forscher an der Stanford Hoover Institution

- Verwenden Sie die Abstammung eines Wortes, um es zu definieren.

Wenn Sie etwas über die Geschichte der Abstammung eines Wortes sagen, verleihen Sie seiner Definition gegenüber Ihrem Publikum eine größere Bedeutung.

Ein Beispiel dafür kommt aus einer Rede über die Krise in der Abfallbeseitigung:

Viele von Ihnen kennen das berühmte alte Gemälde eines viktorianischen Arztes, der am Bett eines kranken Kindes sitzt. Der Arzt senkt seinen Kopf, er vollbringt keine medizinischen Wunder, er wartet. Der Titel des Kunstwerks lautet »Die Krise« und das bezieht sich auf den Moment im Verlauf einer Krankheit, in dem alles getan wurde, was getan werden kann und der Patient sich entweder erholt oder stirbt.

Das war die ursprüngliche Bedeutung dieses Wortes. Aber ein Wort wie »Krise«, spannend und mit Emotionen beladen, konnte nicht lang auf den Bereich der Medizin begrenzt bleiben. Krise wurde ein allgemein verwendeter Begriff für jede Situation, in der eine Katastrophe in Sicht ist, egal wie fern. Wir haben keinen Streit, keine Probleme oder Schwierigkeiten, nein, in allem, von internationalen Angelegenheiten über Regierungsbudgets bis hin zur Bildung haben wir Krisen.

Und natürlich haben wir auch in der Abfallbeseitigung eine Krise. Ich habe die Abstammung des Wortes und seine wirkliche Bedeutung erwähnt, weil ich denke, dass es wichtig ist, um zu verstehen, wo wir derzeit in Bezug auf den Müll in unserem Land wirklich stehen ...

... In den letzten Jahren haben wir es geschafft, die »Krankheit« an sich zu diagnostizieren und einige grundlegende Heilmittel anzuwenden. Ist die Krise vorüber?

William Ruckelshaus, ehemaliger Vorsitzender und CEO von Browning-Ferris Industries

Überraschen mit Analogien

Eine Analogie ist ein Vergleich, der Gemeinsamkeiten (und Unterschiede) zwischen zwei Dingen oder Konzepten hervorhebt. Anhand einer Analogie können wir Unbekanntes mit bekannten Begriffen erklären. Eine Analogie ist eine der grundlegenden Methoden, wie Menschen neues Wissen erlangen.

Hier sind zwei Beispiele für interessante Analogien, die Redner in ihren Präsentationen verwendet haben:

Nach den (zivilrechtlichen) Regeln kann die prozessführende Partei ihre Gegner zwingen, eine unglaubliche Anzahl von Akten zu inspizieren. Es ist wie der Befehl eines mittelalterlichen Königs, der seine Ritter ausschickt, um den »Heiligen Gral« zu suchen – eine Aufgabe, die leicht zu verlangen und schwer zu erfüllen ist.

Stephan Middlebrook, ehemaliger Seniorvizepräsident und leitender Rechtsberater von Aetna Life & Casualty

MBAs sind wie Meeresschildkröten. Wie Meeresschildkröten schlüpfen MBAs in Massen aus Wirtschaftsuniversitäten in aller Welt, nur um kurze Zeit später zu sterben. Während sie verzweifelt versuchen, von den Stränden in die relative Sicherheit des Meeres zu gelangen, werden viele von ihnen verschlungen und von Feinden oder Konkurrenten eingeholt. Die wenigen Überlebenden aber scheinen ein langes, endloses Leben zu haben.

Karen Stephenson, Anthropologin

Erbauliche Beispiele

Zwei der weltweit am häufigsten verwendeten Wörter sind zum Beispiel. Viele Menschen verwenden diese zwei Wörter, um anzukündigen, dass sie im Folgenden etwas verdeutlichen werden. Deshalb sind Beispiele wahrscheinlich das typischste Hilfsmittel, um Ideen und Aussagen zu hinterlegen. Sie können Beispiele in jeder Art von Präsentation verwenden.

Es gibt verschiedene Arten von Beispielen. Ein reales Beispiel basiert auf Fakten. Ein hypothetisches Beispiel basiert auf Fantasie – es ist frei erfunden. Aber Sie können Beispiele auch anhand der Begriffe positiv und negativ klassifizieren.

Denken Sie auch an positive Beispiele

Redner erzählen Ihnen oft, was Sie nicht tun sollen, aber nur selten, was Sie tun sollen. Verwenden Sie Falsch/Richtig-Beispiele und sorgen Sie dafür, dass Sie darauf vorbereitet sind, den richtigen Weg zu zeigen. Sie können eine bestimmte Situation nehmen und darüber reden, wie man es hätte anders machen können. Wenn Sie nur eine Seite darstellen, reden Sie über das richtige Verhalten und machen Sie nur Anspielungen in Bezug auf das falsche – nicht andersherum. Sie wollen Ihr Publikum schließlich nicht hängen lassen.

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Alles miteinander verbinden: Einleitung, Übergänge, Schluss

In diesem Kapitel

- Eine herausragende Einleitung finden

- Mit Übergängen klar und sicher durch den Vortrag leiten

- Einen überzeugenden Schluss verfassen

Ein Vortrag ist vergleichbar mit einer Reise in einem Flugzeug. Die Einleitung entspricht dem Start des Flugzeugs. Die Passagiere möchten einen sanften Start und sie wollen wissen, wohin die Reise geht. Sie möchten Erdnüsse essen, Orangensaft trinken, Zeitung lesen und ihr Ziel erreichen. Sie wollen nicht ewig auf der Startbahn festsitzen, zu schnell an Höhe gewinnen, wild hin und her geschüttelt werden oder gar den gewissen Beutel benutzen müssen.

Nachdem das Flugzeug gestartet ist, wollen die Passagiere einen reibungslosen Flug von einem Punkt zum anderen. Sie möchten zu jeder Zeit wissen, wie die Reise weitergeht, und das entspricht sanften Übergängen in einer Präsentation.

Zum Schluss muss das Flugzeug gut landen. Das ist der Schlussteil einer Präsentation. Die Passagiere – Ihr Publikum – wollen keine plötzliche, holprige oder verspätete Landung. Sie möchten nicht am falschen Ort landen. Und das Wichtigste: Sie wollen, dass Sie landen.

Mit Stil beginnen – die Einleitung

Die Einleitung ist der wichtigste Teil Ihres Vortrags – sie legt die Erwartungen der Zuhörer fest. Sie bestimmt, wie Ihr Publikum das, was Sie im weiteren Verlauf sagen werden, interpretiert und annimmt. Für Sie ist es die beste Chance, die Reaktionen des Publikums zu Ihren Gunsten zu formen.

Die Einleitung muss Aufmerksamkeit wecken, in den Rest Ihrer Präsentation einführen und all die anderen üblichen Funktionen erfüllen, von denen Sie immer hören. Aber all diese Funktionen haben damit zu tun, Erwartungen festzulegen.

Machen Sie es wie Tom Sawyer

Psychologen sagen, dass unsere Wahrnehmung oft von unseren Erwartungen abhängt. Ein klassisches Beispiel dafür ist Tom und sein Zaun aus Mark Twains Roman Tom Sawyer. Als Tom seine Freunde bittet, ihm beim Streichen des Zauns zu helfen, lehnen sie das kategorisch ab. Warum sollten sie seine Arbeit tun? Als Tom aber so tut, als sei das Streichen eines Zauns eine großartige Sache – die genau richtig gemacht werden muss und die nicht jeder tun kann –, betteln sie förmlich um eine Chance, sich zu beweisen. Am Ende dieser Szene zahlen Toms Freunde gar für das Privileg, den Zaun streichen zu dürfen. Es war alles eine Sache der Organisation – wie das Zaunstreichen eingeleitet wurde.

Ihr Ziel ist, die Erwartungen Ihres Publikums festzulegen und sie zu übertreffen. Das garantiert den Erfolg Ihrer Präsentation.

Ein Blick auf die Funktionen der Einleitung

Möchten Sie, dass Ihre Einleitung das Publikum packt und davon überzeugt, dass eine großartige Präsentation folgen wird? Dann achten Sie darauf, dass Ihre Einleitung folgende Voraussetzungen erfüllt:

- Aufmerksamkeit wecken.Die Einleitung muss Aufmerksamkeit wecken. Das ist eigentlich klar. Wenn niemand Sie beachtet, ist es egal, was Sie sagen – es hört sowieso keiner zu. Und zwar ist das, was Sie wollen, positive Aufmerksamkeit. Denken Sie an eine Einleitung in eine Geschäftspräsentation, die garantiert Aufmerksamkeit erregt: »Unser Unternehmen wird einige Mitarbeiter entlassen müssen. Ich werde Ihnen heute erklären, wie diese Entscheidungen getroffen werden.«

- Beziehung zum Publikum aufbauen.Die Einleitung muss eine Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Publikum schaffen. Menschen bilden sich innerhalb von Sekunden nach dem Kennenlernen eine Meinung über andere. Der erste Eindruck ist entscheidend, deshalb sollten Sie einen guten Eindruck hinterlassen. Sie wollen, dass das Publikum viel von Ihnen hält.

- Ihre Referenzen zeigen.Wer sind Sie? Warum halten Sie diesen Vortrag? Was ist so besonders an Ihnen? Ihr Publikum möchte all das wissen. Streng genommen muss die Bereitstellung dieser Informationen nicht Teil Ihrer Einleitung sein, sondern kann auch von der Person übernommen werden, die Sie vorstellt.

- Gründe zum Zuhören liefern.Was habe ich von dem Vortrag? Das ist die vorrangige Frage, auf die Ihr Publikum eine Antwort sucht – und zwar schnell. Warum sollte es Ihnen zuhören? Die Einleitung sollte dem Publikum Gründe liefern, die es genug motivieren, weiter zuzuhören.

- Beschreiben, über was Sie reden werden.Die Einleitung muss dem Publikum eine Vorstellung davon geben, um was es in Ihrer Präsentation geht. Das kann von einer allgemeinen Übersicht über das Thema und Ihre Herangehensweise bis hin zu einer Vorschau auf die spezifischen Punkte reichen.

- Wichtiges Hintergrundwissen liefern.Braucht das Publikum gewisse Informationen, um Ihre Präsentation verstehen zu können? Sorgen Sie in Ihrer Einleitung für diese Informationen. Wenn Ihr Vortrag keinen Sinn macht, ohne dass Ihr Publikum die Definition eines bestimmten branchenspezifischen Begriffs kennt, liefern Sie die Definition in Ihrer Einleitung.

Ganz gleich, welches Konzept Sie für Ihre Einleitung verwenden, jeder Redner möchte, dass seine Einleitung Folgendes erreicht: ein Publikum, das sagt: »Super, das muss ich mir unbedingt anhören.«

Tipps für eine großartige Einleitung

Es gibt ebenso viele Möglichkeiten, einen Vortrag zu beginnen, wie es Vorträge gibt. Sie können mit Ihren ersten Worten ganz einfach Ihr Thema vorstellen: »Heute rede ich über unsere miserablen Leistungen im vierten Quartal.« Oder Sie formulieren es dramatischer: »In wenigen Minuten kündige ich die Entlassungen an, aber zuerst möchte ich über etwas anderes reden ...«

Egal, wie Sie Ihre Einleitung beginnen, jeder Redner verfolgt den gleichen Zweck – dass das Publikum gespannt auf mehr wartet.

Ein bisschen Showbiz

Bei der Planung Ihrer Einleitung kann es nicht schaden, sich an die Formel aus dem Showbusiness zu erinnern: ein spannender Anfang, ein bombastisches Finale und eher schwache Dinge in der Mitte. Ihre Einleitung ist der spannende Anfang. Ihre Schlussfolgerung ist das bombastische Finale. Diese beiden Teile Ihres Vortrags haben den größten Einfluss darauf, wie Ihr Publikum Ihre Präsentation in Erinnerung behält. Achten Sie also darauf, dass Ihre Einleitung wirklich spannend ist.

Einige Optionen für Ihre Einleitung

Wie schaffen Sie es also, zum Zentrum der Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer zu werden? Nun, ich kann Ihnen keine Zauberformel liefern, aber werfen Sie einmal einen Blick auf folgende Tipps:

- Definition:Nehmen Sie ein Wort oder einen Satzteil, das beziehungsweise der zentral ist für die Ideen, die Sie präsentieren. Beginnen Sie mit einer Definition des Wortes oder Satzteils und führen Sie damit in Ihre Erörterung ein.

- Witz:Die Idee, dass Sie Ihre Präsentation mit einem Witz eröffnen müssen, ist ein Mythos. Aber wenn Sie Witze erzählen können und einen kennen, der mit Ihrem Thema zu tun hat, haben Sie eine gute Einleitung.

Jeder Witz, der schlüpfrig, rassistisch, sexistisch, homophob oder beleidigend ist, hat nichts in einer Präsentation zu suchen – selbst wenn er mit Ihrem Thema zu tun hat.

- Zitat:Sie können zu praktisch jedem Thema Zitate finden. Ob lustig oder dramatisch, ein gut gewähltes Zitat weckt sofort die Aufmerksamkeit des Publikums.

- Rhetorische Frage: Beginnen Sie damit, sich selbst eine Frage zu stellen. Und beantworten Sie sie dann mit dem Rest Ihrer Präsentation. Diese Art von Einleitung ist schon seit Jahrhunderten sehr beliebt.

- Statistik:Eine überraschende Statistik ist eine gute Einleitung, weil sie Aufmerksamkeit weckt – sie überrascht das Publikum. Stellen Sie nur sicher, dass die Statistik leicht verständlich ist – und wirklich überraschend.

- Geschichte:Eine Geschichte für eine Einleitung kann persönlich, amüsant, historisch oder emotional sein. Eigentlich kann so ziemlich jede Art von Geschichte als Einleitung dienen – solange sie mit Ihrem Thema zu tun hat.

- Der heutige Tag:Ist es ein Feiertag, der Geburtstag einer bekannten Persönlichkeit oder der Jahrestag eines geschichtlichen Ereignisses? Sie können Ihren Vortrag beginnen, indem Sie über etwas reden, das an dem Tag Ihres Vortrags geschehen ist, und dies mit Ihrem Thema verbinden.

Sanfte Überleitungen schaffen

Überleitungen (oder Übergänge) werden häufig außer Acht gelassen, obwohl sie zu den wichtigen Teilen einer Präsentation gehören. Warum? Sie sind sozusagen der Klebstoff, der die ganze Sache zusammenhält.

Aufgaben der Überleitungen

Überleitungen müssen vieles leisten. In den folgenden Abschnitten sind drei wichtige Aufgaben von Überleitungen aufgeführt.

Von einer Idee zur anderen leiten

Die primäre Rolle einer Überleitung besteht darin, Ihre Zuhörer von einer Idee zur anderen zu leiten.

Die vielleicht wichtigste Überleitung ist in dieser Hinsicht die zwischen der Einleitung und dem Hauptteil Ihrer Präsentation. Bei meinem Flugzeugmodell ist das die Stelle, an der das Flugzeug den Startvorgang beendet und auf der erreichten Flughöhe konstant weiterfliegt. Turbulenzen zu diesem Zeitpunkt können den Passagier sehr nervös machen. Er möchte die Gewissheit haben, dass das Flugzeug auf dem richtigen Kurs ist.

Sehr wichtig sind auch die Übergänge zwischen Hauptpunkten. Einige Redner vermasseln diese Überleitungen. Sie wissen, was ich meine. Sie sitzen in der Zuschauermenge und lauschen einem Vortrag. Der Redner spricht über die Währungspolitik Boliviens. Das Nächste, was Sie mitkriegen, ist, dass er über fehlende Gewerkschaften in Osteuropa spricht. Wie sind wir von Bolivien nach Osteuropa gekommen? Vermutlich ohne eine Überleitung.

Überleiten mit Zahlen

Glücklicherweise gibt es eine einfache Möglichkeit, sowohl die Überleitung zwischen Einleitung und Hauptteil als auch die Übergänge zwischen den Hauptpunkten gut in den Griff zu bekommen. Hier kommt das Geheimnis: Organisieren Sie Ihre Präsentation auf der Grundlage einer bestimmten Anzahl von Punkten und nennen Sie diese Zahl in Ihrer Einleitung. Dann werden die Übergänge zum Kinderspiel.

»Heute werde ich drei Gründe für die anstehende weltweite Depression darstellen. Der erste ist die Währungspolitik Boliviens ... Der zweite Grund, warum wir auf eine weltweite Depression zusteuern, sind die fehlenden Gewerkschaften in Osteuropa ... Der dritte Grund ...«

Sie leiten mit Zahlen von einem Punkt zum anderen über. Und wissen Sie was? Die Methode ist ganz einfach und funktioniert.

Sie können die Nummerierungstechnik übrigens auch für Überleitungen zwischen Unterpunkten verwenden. »Der erste ist die Währungspolitik Boliviens. Es gibt zwei Aspekte, der bolivianischen Politik, die uns Sorgen bereiten ...«

Auch wenn Sie keine Zahlen verwenden, können Sie eine einfache Strukturierungsmethode verwenden und in Ihrer Einleitung ankündigen. »Heute berichte ich Ihnen von der Rentabilität unserer Vertriebsmannschaft im ersten Quartal. Lassen Sie uns mit der Region West beginnen ... In der Region Nord ... In der Region Ost ...« Auch bei dieser Technik schreiben sich die Überleitungen praktisch von selbst.

Zusammenfassungen

Die zweite typische Funktion einer Überleitung besteht darin, zwischendurch Zusammenfassungen des bereits Gesagten zu liefern – kurze Äußerungen, die dem Publikum mitteilen, wo es ist, wo es war und wo es hingeht.

Unerfahrene Redner lehnen die Zusammenfassungen oft ab, weil sie das Gefühl haben, dass sie zu monoton sind – nur als Füllmaterial dienen. Nun, ja und nein. Interne Zusammenfassungen sind monoton, aber sie sind kein Füllmaterial.

Wenn es um das Verstehen einer Präsentation geht, hat der Redner gegenüber dem Publikum einen deutlichen Vorsprung – er weiß, was er sagen möchte. Redner kennen ihre Botschaft genau und wissen, wie diese mit all ihren Punkten und Unterpunkten strukturiert ist. Bei der Ausarbeitung ihrer Präsentation haben Redner die Gelegenheit, ihre Aussagen viele Male zu lesen.

Das Publikum hat diesen Luxus nicht. Es hört den Vortrag nur einmal – und zwar so, wie er präsentiert wird. Das Publikum kann ihn nicht zurückspulen, ihn noch einmal abspielen und an den Stellen anhalten, die es nicht verstanden hat.

Darum sind interne Zusammenfassungen notwendig, und zwar eine ganze Menge davon. Sie erinnern Ihr Publikum immer wieder daran, wie die Präsentation organisiert ist und an welcher Stelle Ihres Vortrags Sie gerade sind.

Hier sind einige Tipps zum Einsatz interner Zusammenfassungen:

- Eine interne Zusammenfassung soll kurz und knapp mitteilen, was Sie gerade gesagt haben und an welcher Stelle Ihres Vortrags Sie stehen: »Nachdem wir die Bereiche Herstellung, Vertrieb und Produktentwicklung abgedeckt haben, möchte ich mit der Personalabteilung weitermachen.«

- Bringen Sie immer eine interne Zusammenfassung, wenn Sie von einem Hauptpunkt zum nächsten überleiten.

- Interne Zusammenfassungen können auch als Überleitung von einem Unterpunkt zum nächsten eingesetzt werden.

- Je länger Ihre Präsentation ist, umso mehr interne Zusammenfassungen benötigen Sie.

Machen Sie Ihr Publikum neugierig!

Statt immer nur wieder die Struktur Ihres Vortrags in direkter, sachlich nüchterner Form anzugeben, warum bringen Sie nicht etwas Pfiff hinein? Verwenden Sie einen Teaser, einen Satz, der neugierig macht. Ein Teaser ist diese kurze Ankündigung im Radio oder Fernsehen direkt vor der Werbung:

»Und in der zweiten Hälfte unserer Sendung geht es um einen Mann, der von einem UFO entführt wurde und Ihnen nun die Rezepte verraten wird, die er an Bord gelernt hat.«

»Ein Politiker, der ein Versprechen gehalten hat – gleich nach der Werbung.«

Teaser werden gezielt eingesetzt, um Ihre Aufmerksamkeit zu halten und um zu verhindern, dass Sie umschalten (oder abschalten). Sie können mithilfe dieser Technik Ihre interne Zusammenfassung spannend gestalten. Lassen Sie sich doch einmal etwas einfallen!

Typische Fehler in Überleitungen (und wie Sie sie vermeiden)

Überleitungen sind der Kleber, der die Präsentation zusammenhält. Leider löst sich der Kleber in vielen Präsentationen, weil manche Redner Überleitungen nicht richtig einsetzen. Vermeiden Sie die nachfolgend aufgeführten Fehler.

- Zu wenig Überleitungen: Es tut nicht weh, zahlreiche Überleitungen zu haben, da Sie die Struktur Ihrer Präsentation für das Publikum eigentlich gar nicht klar genug machen können. Sie haben sich lange mit Ihrer Präsentation auseinandergesetzt. Sie kennen sie in- und auswendig, Ihr Publikum aber nicht. Je mehr Orientierungshilfen Sie Ihrem Publikum geben können, damit es versteht, wie Ihre Präsentation strukturiert ist und wohin sie führt, umso besser.

- Zu kurze Überleitungen: Wenn die Überleitung zu kurz ist, kann Ihr Publikum sie leicht überhören. Das ist, als hätten Sie gar keine Überleitung. Die üblichste und viel zu häufig eingesetzte Überleitung ist »und«. Eng gefolgt von »außerdem«.

- Zu ähnliche Überleitungen:Vielfalt ist die Würze des Lebens. Vielfalt wirkt auch bei Überleitungen Wunder. Verwenden Sie nicht ständig und immer wieder die gleichen überleitenden Worte. Das wird langweilig.

Abwechslung in Überleitungen bringen

Hier ist ein ganzes Sortiment verschiedener Überleitungen für den Anfang aufgelistet:

»Lassen Sie uns jetzt einen Blick auf ... werfen ...«
»Lassen Sie uns doch mal für einen Moment die Richtung
wechseln ...«
»Der nächste Punkt ...«
»Zum Beispiel ...«
»Wenden wir uns nun zu ...«
»Eine weitere Überlegung wäre ...«

Das war’s, Leute: Der Schluss Ihrer Präsentation

Der Schluss ist einer der wichtigsten Teile einer Präsentation. Wenn die Einleitung der erste Eindruck ist, so ist der Schluss der letzte – und Ihre letzte Chance, einen Eindruck zu hinterlassen. Der Schluss spielt eine Schlüsselrolle dabei, inwieweit sich Ihr Publikum an Sie und Ihre Botschaft erinnern wird.

Die Hauptaufgaben einer Schlussfolgerung

Ein Zyniker könnte sagen, dass die Aufgabe der Schlussfolgerung darin liegt, das Publikum wissen zu lassen, wann es wieder aufwachen kann. Für Nicht-Zyniker muss der Schluss die folgenden drei Hauptaufgaben erfüllen, um als erfolgreich gelten zu können:

- Ihren Vortrag zusammenfassen.Der Schluss muss eine Zusammenfassung Ihrer wichtigsten Punkte liefern. Dieser schnelle Überblick sollte Ihr Publikum auch noch einmal an Ihre Einstellungen zu den Ideen erinnern, die Sie präsentiert haben. Und der Schluss sollte verdeutlichen, wie die Punkte untereinander und mit dem Thema zusammenhängen.

- Einen Schlusspunkt setzen.Der Schluss muss Ihrem Publikum das Gefühl geben, dass Ihre Präsentation vollendet ist. Menschen haben ein psychologisches Bedürfnis nach einem Schlusspunkt. Die Zuhörer möchten nicht hängen gelassen werden. Ihr Schluss muss diesem Bedürfnis nachkommen.

- Eine Gelegenheit geben, Fragen zu stellen.Stellen Sie sich immer für Fragen zur Verfügung, selbst wenn Sie zu einer großen Gruppe sprechen oder keine Zeit für einen formalen Diskussionsteil haben. Kündigen Sie in Ihrer Schlussbemerkung an, dass Sie gerne für Fragen und Antworten zur Verfügung stehen.

So schaffen Sie einen perfekten Schluss

Erinnern Sie sich an das Ende fast aller Märchen, die Sie jemals gehört haben? »Und sie lebten glücklich bis an ihr Lebensende. « Auch wenn Ihre Präsentation nicht viel mit einem Märchen zu tun hat, können Sie einen ähnlich perfekten Schluss hinbekommen. Die folgenden Abschnitte stellen einige einfache Regeln vor.

Mit Stil beenden: Schlussoptionen

Irgendjemand hat einmal gesagt, eine Präsentation sei wie eine Liebesaffäre: Jeder kann eine beginnen, aber es bedarf einer Menge Fingerspitzengefühl, sie gut zu beenden. Dieser Abschnitt liefert einige Methoden, mit denen Sie Ihre Präsentation beenden und Ihr Publikum Sie trotzdem noch liebt:

- Verwenden Sie ein Zitat.Mit einem inspirierenden Zitat, das sich auf Ihre Botschaft bezieht, liegen Sie nie falsch. Stellen Sie nur sicher, dass es inspirierend und auf Ihr Thema bezogen ist. Ein Beispiel dazu stammt aus einer Rede über die Zukunft der Telekommunikation:

Und ich hoffe, dass Sie mit dem Philosophen John Dewey übereinstimmen werden, der sagte: »Die Zukunft ist nicht unheilvoll, sondern ein Versprechen. Sie umgibt die Gegenwart wie ein Heiligenschein.«

Randall Tobias, ehemaliger Vizevorsitzender von AT&T

- Rezitieren Sie ein Gedicht. Es sollte kurz sein. Es kann inspirierend oder lustig sein und es muss in Ihre Präsentation passen. Achten Sie dabei darauf, dass Ihr Publikum Ihren poetischen Hinweis leicht versteht. Hier ist ein Vers, der als Schluss zu jeder Präsentation passt:

Ich möchte mit den unsterblichen Worten Richard Goodwins schließen:

Ich liebe vollendete Redner. Ganz ehrlich. Ich meine nicht einen gewandten, sondern einen, der mit seiner Rede fertig ist.

Vielen Dank

Albert Casey, ehemaliger Präsident und CEO von Resolution Trust Company

- Sagen Sie dem Publikum, was es tun soll.Diese Art von Schluss ist sehr spezifisch. Das Publikum bekommt genau gesagt, was es tun soll. Hier folgt, was zum Abschluss einer Rede über die Verschwendungssucht der Regierung gesagt wurde:

Stellen Sie sich hinter den Verein »Bürger gegen Verschwendung von Steuergeldern«. Vereinigen Sie sich mit den 535.000 Amerikanern, die sich um die Zukunft ihres Landes sorgen, die sich einsetzen und gehört werden wollen. Rufen Sie 1-800-BE-ANGRY an und finden Sie heraus, wie Sie sich einbringen können.

J. Peter Grace, ehemaliger Vorsitzender von W. R. Grace & Co.

- Bitten Sie um Hilfe.Bitten Sie einfach um Hilfe. Menschen reagieren wirklich darauf. Als Ansporn können Sie auch Preise vergeben.

Vermeiden Sie Abschlussfehler

Manchmal ist das, was Sie zum Schluss nicht sagen, wichtiger als das, was Sie sagen. Nachfolgend sind einige übliche Fehler aufgelistet, die Sie vermeiden sollten:

- Überziehen Sie nicht.Der Schlusssatz sollte mit dem Ende der Ihnen zur Verfügung stehenden Redezeit zusammenfallen. Am besten Sie schließen fünf Minuten früher, aber niemals später als vorgesehen.

- Ändern Sie Ihren Vortragsstil nicht.Wenn Sie nicht mit einem klangvollen, schwungvollen Stil begonnen haben, gibt es keinen Grund, mit einem zu enden. Machen Sie einfach so weiter, wie Sie angefangen haben.

- Schwafeln Sie nicht.Die Zusammenfassung der Punkte, die Sie in Ihrem Vortrag angesprochen haben, sollte kurz und bündig sein – am besten in der Reihenfolge, in der Sie Ihre Aussagen gemacht haben.

- Fügen Sie am Schluss keine neuen Punkte an.Der Schluss ist der Zeitpunkt, an dem Sie das Gesagte noch einmal zusammenfassen – Sie sollen keinen anderen Vortrag halten. Wenn Sie am Schluss neue Ideen hinzufügen, bedeutet das, dass Sie diese nicht richtig in den Rahmen Ihrer Präsentation eingefügt haben.

- Sagen Sie nicht, dass Sie vergessen haben, etwas zu sagen. Das wirkt schlecht organisiert und das Publikum wird sich Sorgen machen, dass Sie noch einen Vortrag halten könnten. Hier ist eine Lösung: Wenn der Punkt wirklich wichtig ist, sagen Sie Ihrem Publikum, dass Sie es mit einem letzten Gedanken verlassen möchten und fassen ihn zu einer sehr knappen Äußerung zusammen.

- Stehen Sie hinter dem, was Sie sagen. Vertreten Sie Ihre Äußerungen hundertprozentig und seien Sie bestimmt. Beziehen Sie Stellung. Zeigen Sie dem Publikum, wo Sie stehen.

- Danken Sie dem Publikum nicht.Lassen Sie Dankesbezeugungen. Nicht weil Sie undankbar sind, sondern weil das Ihren wirkungsvollen Schluss schwächt. Tragen Sie Ihre Schlussfolgerung vor und lassen Sie das Publikum applaudieren. Sprechen Sie dann Ihren Dank aus.

- Sorgen Sie für die richtige Länge.Der Schluss sollte etwa fünf bis zehn Prozent Ihres Vortrags ausmachen. Er kann zu kurz sein, aber er sollte nicht zu lang ausfallen.

Teil III

Futter für’s Auge

In diesem Teil …

In den folgenden Kapiteln entdecken Sie, wie Sie das Auge (und das Ohr) Ihrer Zuhörer ansprechen. Ich zeige Ihnen, welche visuellen Hilfsmittel Sie einsetzen können, die Ihre Botschaft auf perfekte Weise unterstützen. Sie arbeiten gern mit PowerPoint? Oder Sie mögen es nicht, müssen aber damit arbeiten? Sie erfahren, wie Sie PowerPoint-Folien geschickt einsetzen, um Ihre Präsentation erfrischend und unterstützend zu begleiten.

7

Visuelle Hilfsmittel einsetzen

In diesem Kapitel

- Entscheiden, wann Sie visuelle Hilfsmittel einsetzen

- Unterlagen für das Publikum

Jeder kennt die alte Redensart »Ein Bild sagt mehr als tausend Worte«. Wenn das wahr ist, kann der durchschnittliche zwanzigminütige Vortrag auf zwei Schaubilder oder Folien reduziert werden. Wir können uns diese 40 Sekunden lang anschauen und dann nach Hause gehen. Aber ganz so funktioniert das doch nicht, oder? Es zeigt sich, dass ein Bild nur unter bestimmten Umständen tausend Worte wert ist.

In diesem Kapitel werden diese Umstände näher dargestellt. Wann helfen visuelle Hilfsmittel? Wann sollten Sie lieber darauf verzichten? Und was können visuelle Hilfsmittel wirklich für Sie und Ihren Vortrag tun? (Sind Sie im Bilde?)

In diesem Kapitel erkläre ich Ihnen die Grundlagen des Einsatzes visueller Hilfsmittel. Die beiden folgenden Kapitel befassen sich konkret mit der Arbeit mit PowerPoint. Tipps und Tricks rund um PowerPoint finden Sie in den Kapiteln 8 und 9.

Die Überzeugungskraft visueller Hilfsmittel

Die bekanntesten visuellen Hilfsmitteln sind Powerpoint-Präsentationen, Diagramme und Flipcharts. In modernen Geschäftspräsentationen werden visuelle Hilfsmittel heutzutage schon fast als selbstverständlich vorausgesetzt. (Wann waren Sie das letzte Mal bei einer Schulung, bei der es kein Flipchart gab? Oder einer Vertriebspräsentation, einer strategischen Besprechung oder einem Finanzvortrag ohne PowerPoint-Folien?)

Visuelle Hilfsmittel verbessern Präsentationen nicht automatisch

Vielleicht haben Sie schon einmal an einer Veranstaltung teilgenommen, bei der jemand endlos viele Punkte auf PowerPoint-Folien dargestellt und diese dann dem Publikum vorgelesen hat, was wirklich sehr ermüdend ist. Tatsächlich sind visuelle Hilfsmittel nur dann wichtig, wenn Sie sehr komplexe Materialien vorstellen, die dem Publikum andernfalls nicht klar wären. Eine Präsentation über DNA-Tests erfordert beispielsweise visuelle Hilfsmittel. Aber die meisten Themen können auch ohne erfolgreich gemeistert werden.

Die wichtigste Frage lautet also: Verbessert ein bestimmtes visuelles Hilfsmittel Ihren ganz spezifischen Vortrag? Im Folgenden sind einige Vor- und Nachteile aufgeführt, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten.

Die Nachteile

Es gibt zwei Dinge, die Sie bei visuellen Hilfsmitteln beachten sollten:

- Erstens: Sie sollten gut erkennbar sein.

- Zweitens: Sie sollten eine Hilfe sein.

Diese zwei Punkte spiegeln die zwei größten Fehler wider, die Rednern bei visuellen Hilfsmitteln unterlaufen. Sie verwenden Hilfen, die so klein und schlecht gemacht sind, dass niemand sie erkennen kann. Und Sie lassen zu, dass visuelle Hilfsmittel die Präsentation sozusagen übernehmen, statt nur unterstützend zu wirken. Gerade der zweite Fehler wird immer häufiger gemacht.

Die folgende Liste zeigt Ihnen einige weitere Fallen, die mit visuellen Hilfsmitteln zu tun haben:

- Abgelenktes Publikum: Auch wenn die visuellen Hilfsmittel Ihre Präsentation nicht überladen, können sie das Publikum von Ihrer Botschaft ablenken – besonders, wenn sie ungeeignet oder schlecht gemacht sind.

- Zu Ihren visuellen Hilfsmitteln reden.Viele Redner tappen in die Falle, zu ihren visuellen Hilfsmitteln statt zu ihrem Publikum zu sprechen. Selbst wenn Ihr Rücken entzückt, sucht Ihr Publikum nach Augenkontakt.

Diese Regel kann gelegentlich gebrochen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt »Zu den visuellen Hilfsmitteln reden« später in diesem Kapitel.

- Sorgen rund um die Ausstattung:Wird der Projektor oder Beamer wie versprochen verfügbar sein? Wird er korrekt funktionieren? Wird die Raumgestaltung den Einsatz ermöglichen? Selbst einfache visuelle Hilfsmittel wie Flipcharts können Ausrüstungssorgen verursachen. (Wird mein Marker durchhalten?) Und all diese zusätzlichen Stressfaktoren lenken Sie von Ihrer Hauptaufgabe ab, eine tolle Präsentation auf die Beine zu stellen.

Die Vorteile

Visuelle Hilfsmittel können Aufmerksamkeit wecken und Ihrem Publikum helfen, sich wichtige Punkte zu merken und den Verlauf Ihres Vortrags besser zu verstehen. Sie können außerdem viel Zeit sparen, wenn etwas erklärt werden muss.

In einem Vortrag habe ich einmal die Anordnung einer Straßenkreuzung in der Nähe meines Hauses dargestellt – wo die Stoppschilder stehen, wo Zebrastreifen hinkommen könnten und so weiter. Wenn Sie eine Abbildung der Kreuzung zeigen, können Sie viel Zeit sparen.

Zwei weitere Vorteile visueller Hilfsmittel sind weniger bekannt:

- Sie können Präsentationsnotizen ersetzen.

Wenn Ihre visuellen Hilfsmittel alle Punkte Ihrer Präsentation abdecken, können sie als Gliederung fungieren. Sie können sich nicht mehr erinnern, was Sie als Nächstes sagen wollten? Folgen Sie einfach Ihren visuellen Hilfsmitteln (darum verwende ich sie so gern.)

- Sie können dafür sorgen, dass Ihr gesamtes Publikum Ihre Botschaft auf die gleiche Weise empfängt.

Angenommen, Sie sprechen über Ihre alljährlich stattfindende Kundenkonferenz. Jeder Zuschauer im Publikum hat sein eigenes Bild der Konferenz im Kopf. Wenn Sie ein Foto der Konferenz zeigen, wird jeder die Konferenz in der gleichen Weise sehen – Ihrer Weise.

Ein Blick auf Diagramme und Schaubilder

Schaubilder und Diagramme werden häufig eingesetzt, um Zahlenmaterial anschaulich darzustellen. Sie sind aber auch sinnvoll, um nicht-numerische Beziehungen wie Organisationsstrukturen, Verfahren oder Hierarchieebenen anschaulich zu illustrieren.

Auch wenn diese Diagramme meistens auf PowerPoint-Folien gezeigt werden, sind auch Kopien auf Papier beliebt, die sich an einer Staffelei befestigen lassen. Bedenken Sie dabei Folgendes: Die Staffelei ist kein technisches Gerät. Es gibt fast nie irgendwelche Fehler und selbst wenn sie kaputtgeht oder nicht vorhanden ist, können Sie Ihr Papier mit dem Diagramm immer noch an eine Wand kleben.

Besonders Geschäftsleute verheddern sich oft mit Hightechgeräten, die die Mühen nicht wert sind.

Gängige Schaubilder und Diagramme

Werfen Sie einen Blick auf die gängigsten Diagramme und Schaubilder und wie Sie sie einsetzen können:

- Balkendiagramme: Diese eignen sich gut für den Vergleich von Daten jeder Art: Verkauf von Produkten im Vergleich mit Geräten, Gesamtfehler bei verschiedenen Qualitätsmanagementprogrammen, Reaktionen auf Medikamente bei Kindern und Erwachsenen.

- Flussdiagramme: Mit diesem Diagrammtyp lassen sich aufeinanderfolgende Schritte gut darstellen, beispielsweise wie aus Rohmaterial Produkte werden oder die Weisungslinie in einem Unternehmen.

- Liniendiagramme: Sie eignen sich gut, um Veränderungen über einen bestimmten Zeitraum darzustellen. Beliebige Trenddaten funktionieren hier gut: Aktienkurse, Wahlmuster von Aktionären, Produktivitätssteigerungen und solche Dinge.

- Organisationsdiagramme: Wer berichtet an wen? Was ist die genaue Beziehung zwischen der Telekommunikationsabteilung und der Informationsdienstabteilung? Ist das europäische Unternehmen eine unabhängige Einheit oder Teil des Hauptunternehmens? Derartige Fragen lassen sich gut mit einem Organisationsdiagramm beantworten (siehe Abbildung 7.1).

Organisationsdiagramm für die
Lachen GmbH

Abbildung 7.1: Ein Organisationsdiagramm verdeutlicht Beziehungen innerhalb eines Unternehmens.

- Kuchendiagramme: Kuchen eignen sich gut, um prozentuale Anteile in Beziehung zueinander darzustellen. (Die Region West hat 80 Prozent des Umsatzes erzielt, die Region Ost zehn Prozent, die Region Süd sieben Prozent und die Region Nord drei Prozent.)

- Tabellen mit Zahlenmaterial: Das ist das grundlegende Layout. Es ist eher langweilig, aber manchmal sind die Zahlen so dramatisch, dass das Darstellungsformat vollkommen gleichgültig ist. (»Wie Sie aus den Zahlen in Spalte 3 sehen können, wird die Hälfte von Ihnen nächste Woche entlassen.«)

Tipps und Tricks für den Einsatz von Diagrammen und Schaubildern

Hier sind einige Hinweise, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wenn Sie ein Diagramm oder Schaubild verwenden:

- Begrenzen Sie die Datenmenge.Je mehr Informationen Sie in ein Diagramm packen, umso schwieriger ist es zu verstehen. Wenn Sie viele Zahlen haben, die Sie grafisch darstellen möchten, überdenken Sie das Diagramm noch einmal. Vielleicht können Sie Ihre Daten auf mehrere Diagramme aufteilen.

- Achten Sie auf die korrekte Größe der Kuchenstücke. Das Publikum wird verwirrt sein, wenn ein Kuchenstück, das mit »10 Prozent« beschriftet ist, wie ein Viertel des Kuchens aussieht. Stellen Sie sicher, dass die Größe der Kuchenstücke den jeweiligen Zahlen entspricht.

- Stellen Sie absolut sicher, dass Ihre Zahlen korrekt sind. Überprüfen Sie Ihre Zahlen. Prüfen Sie sie noch einmal. Und überprüfen Sie sie noch ein weiteres Mal. Die Genauigkeit Ihrer Zahlen wirkt sich auf Ihre Glaubwürdigkeit aus. Wenn eine Zahl nicht korrekt ist, kann Ihre gesamte Präsentation zunichte gemacht werden.

- Vermeiden Sie dreidimensionale Balken.Erstellen Sie keine Diagramme mit dreidimensionalen Balken. Niemand kann genau erkennen, wo sie aufhören, und deshalb weiß niemand, welche Zahlen sie repräsentieren sollen.

- Peppen Sie Ihre Diagramme auf.Verwenden Sie Grafiken, um Ihre Diagramme und Schaubilder ein wenig aufzupeppen. Wenn Sie Trends für Preise im Großhandelsgeschäft mit Gummihühnern zeigen, fügen Sie Bilder von Gummihühnern in das Diagramm ein (siehe Abbildung 7.2).

Abbildung 7.2: Ein famos aussehendes Liniendiagramm mit Gummihühnern

Sie dürfen nicht zu viel zeigen wollen

Wenn Sie in Ihrer Präsentation viele Bilder zeigen wollen, gebe ich Ihnen einen Rat: Lassen Sie die Bilder nicht zu schnell durchlaufen. Wenn Sie alle zwei Sekunden eine neue Abbildung zeigen, ist das zu schnell. Sie müssen sie lange genug zeigen, damit das menschliche Auge sie wahrnehmen kann.

Als Faustregel können Sie sich einprägen: Rechnen Sie mit mindestens 20 Sekunden, damit Ihr Publikum die Abbildung ansehen und verdauen kann. Versuchen Sie bloß nicht zu viele zu zeigen.

Wie Sie mit einem Beamer arbeiten

Tolle, perfekt designte PowerPoint-Folien bringen nicht viel, wenn Sie nicht wissen, wie Sie sie zeigen können. In den folgenden Abschnitten finden Sie einige Vorschläge, mit deren Hilfe Sie sicherstellen, dass Ihre Folienvorstellung genauso toll ist wie Ihre Folieninhalte.

Wo Sie stehen sollten

Es macht einen deutlichen Unterschied, wo Sie stehen, wenn Sie einen Beamer benutzen. Sie sollten an der Leinwand und nicht am Projektor oder anderswo im Raum stehen.

Wenn das Publikum auf die Leinwand schaut, Sie aber woanders stehen, muss es mit seinen Blicken zwischen Ihnen und der Leinwand pendeln. Und gerade das sollten Sie vermeiden.

Zu Ihren PowerPoint-Folien reden

Es wird allgemein empfohlen, dass Sie nicht zu Ihren PowerPoint-Folien reden sollten. Denn dabei wenden Sie Ihrem Publikum den Rücken zu, unterbrechen den Augenkontakt und machen es dem Publikum schwer, Sie zu verstehen, wenn Sie kein Mikrofon haben. Wissen Sie was? Ich glaube, dass das alles nicht ganz so dramatisch ist. Andererseits sollten Sie es nicht zur Gewohnheit werden lassen, zu Ihren visuellen Hilfsmitteln zu reden.

Ihre Zuschauer blicken instinktiv auf das, worauf Sie schauen. Wenn ich die Aufmerksamkeit meines Publikums auf etwas Wichtiges auf der Leinwand lenken möchte, drehe ich meinen Körper zur Seite und rede zur Leinwand hin. Und alle schauen ebenfalls dahin. Wenn Sie zu einem neuen Punkt übergehen, zu dem Sie kein entsprechendes visuelles Hilfsmittel haben, blenden Sie auf eine schwarze Folie oder schalten Sie Ihre Geräte aus, um die Aufmerksamkeit des Publikums wieder auf Ihre Person zu lenken.

Ein Flipchart verwenden

Ein Flipchart ist ein großer Papierblock, der auf einer Art Staffelei angebracht ist. Flipcharts sind auf Geschäftsbesprechungen allgegenwärtig – und das aus gutem Grund. Ein Flipchart ist ein sehr vielseitiges visuelles Hilfsmittel. Sie können während Ihres Vortrags darauf schreiben oder die Seiten schon vorher vorbereiten.

Ein Flipchart ist einfach zu benutzen – Sie müssen keine Schalter oder Steckdosen finden und keine durchgebrannten Glühbirnen auswechseln. Es funktioniert immer (es sei denn, Ihr magischer Marker trocknet aus), ist einfach zu transportieren und günstig in der Anschaffung.

Wann Sie ein Flipchart benutzen können

Ein Flipchart ist ein hervorragendes visuelles Hilfsmittel für Präsentationen, bei denen viel Wert auf Publikumsbeteiligung gelegt wird. Schulungen sind ein perfektes Beispiel. Sie können die Antworten des Publikums auf Fragen und Übungen auf das Flipchart schreiben und die Papiere dann zur späteren Ansicht an die Wand kleben. Das Flipchart ist auch nützlich für Präsentationen, in denen detaillierte Informationen dargestellt und erklärt werden – wie beispielsweise bei einer Verkaufspräsentation. Der Redner kann Diagramme zeichnen und Zahlen aufschreiben, um die Verkaufsstrategien zu verdeutlichen.

Wann Sie die Finger von Flipcharts lassen sollten

Flipcharts sind nicht effektiv, wenn Ihr Publikum mehr als 50 Zuschauer umfasst. Die Leute, die hinten sitzen, können nicht erkennen, was Sie auf das Flipchart schreiben. Und wenn Sie nicht deutlich schreiben, können auch die Leute in der ersten Reihe nichts erkennen.

Typische Flipchart-Fehler vermeiden

Werfen Sie einen Blick auf einige typische Flipchart-Fehler, die Sie vermeiden sollten:

- Zu viel schreiben:Ich habe schon Flipcharts gesehen, die von oben bis unten vollgeschrieben waren. Das sieht aus wie eine Höhlenwand, die mit Hieroglyphen übersät ist – und liest sich auch so. Tun Sie dem Publikum einen Gefallen: Lassen Sie etwas Platz.

- Das ganze Blatt vollschreiben:Beschränken Sie sich auf die oberen zwei Drittel.

- Winzige Schrift:Vielleicht kann ein Teil Ihres Publikums das unterste Bild bei einem Sehtest erkennen, aber es ist nicht Ihre Aufgabe, das zu testen. Schreiben Sie groß genug, damit Ihr Text auch von den Zuschauern in den hinteren Reihen problemlos gelesen werden kann. Und denken Sie an einen großzügigen Zeilenabstand.

- Dünne Schrift.Wenn die Schrift zu dünn ist, kann man sie auch trotz großer Buchstaben schlecht lesen. Malen Sie also keine Buchstaben, die wie Strichmännchen aussehen. Schreiben Sie mit einem dicken Stift, damit die Zuschauer im hinteren Teil des Raumes auch etwas lesen können.

- Farben, die schwer zu erkennen sind: Halten Sie Ihren Drang unter Kontrolle, künstlerisch kreativ werden zu wollen. Verwenden Sie für Ihre Notizen keinen roten, gelben, pinken oder orangenen Stift. Wenn Ihr Publikum sehen soll, was Sie schreiben, halten Sie sich an den schwarzen oder den blauen Stift. Diese beiden Farben können auch aus den hinteren Sitzeihen gut erkannt werden.

- Zu viele Farben:Es ist schön, einen Regenbogen am Himmel anzusehen, aber auf einem Flipchart hat er nichts zu suchen. Sie können ein paar verschiedene Farben verwenden, um Punkte zu markieren oder etwas besonders Wichtiges hervorzuheben. Aber wenn Sie zu viele Farben benutzen, verlieren sie ihre Wirkung und lenken ab.

Tipps und Tricks für den Einsatz von Flipcharts

Möchten Sie Ihr Flipchart in ein beeindruckendes Präsentationswerkzeug verwandeln? Hier einige Tipps und Tricks, die den Meister vom Dilettanten unterscheiden:

- Verwenden Sie kariertes Flipchart-Papier. Jedes Blatt sollte wie Millimeterpapier aussehen. Der Vorteil ist, dass Sie die Karos als Orientierungshilfe beim Schreiben benutzen können. So wissen Sie, dass Ihre Schrift groß genug ist, sodass jeder im Publikum sie erkennen kann. Die Karos helfen außerdem, die Abstände zwischen Ihren Notizen gleich zu halten.

Und mal ganz nebenbei bemerkt: Vergessen Sie nicht, Ersatzmarker mitzubringen, falls einem Stift die Tinte ausgeht.

- Korrigieren Sie Fehler mit Tipp-Ex.Korrigieren Sie Fehler, die Ihnen bei der Vorbereitung der Flipcharts unterlaufen, mit etwas Tipp-Ex. Niemand im Publikum wird das sehen. (Es sei denn, Sie reden vor Superman.)

- Schreiben Sie geheime Notizen auf die Flipchart-Blätter. Haben Sie Angst, dass Sie während Ihres Vortrags vergessen könnten, einige wichtige Punkte anzusprechen? Benutzen Sie Ihre Flipchart-Blätter als Spickzettel. Schreiben Sie ein paar Schlagwörter oder auch Sätze dünn mit Bleistift an den Rand des entsprechenden Blatts. Das wird niemandem im Publikum auffallen.

- Zeichnen Sie Malvorlagen aus einem Malbuch ab.Eine einfache Zeichnung kann Ihre Flipchart-Notizen viel interessanter machen. Sie können nicht zeichnen? Malbücher für Kinder sind eine großartige Quelle für einfache Linienzeichnungen, die jeder abmalen kann.

- Verwenden Sie menschliche Gestalten.Zeichnen Sie Bilder auf Ihr Flipchart? Zeichnen Sie möglichst menschliche Figuren, denn Menschen reagieren auf Menschen. (Wir sind eine narzisstische Spezies.)

- Lassen Sie zwischen jedem beschriebenen Blatt jeweils zwei Blätter frei. Wenn Sie Ihr Flipchart im Voraus für die Präsentation vorbereiten, beschreiben Sie nicht jedes Blatt. Warum? Das Papier ist so dünn, dass Ihr Publikum durch das Papier auf das nächste oder sogar übernächste Blatt sehen kann. Lassen Sie deshalb jeweils zwei Blätter frei, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Wenn Sie zum nächsten Punkt übergehen, für den Sie kein Flipchart-Blatt vorbereitet haben, können Sie zum ersten leeren Blatt umblättern, sodass Ihr Publikum nicht von den bereits abgehandelten Informationen abgelenkt wird.

- Behalten Sie Ihre Flipchart-Blätter.Sie haben eine Menge Arbeit in die Vorbereitung Ihrer Flipchart-Blätter gesteckt. Benutzen Sie sie also noch einmal. Wenn Sie die Blätter vom Flipchart abgerissen haben, macht das nichts. Sie können sie bei der nächsten Präsentation an die Wand kleben. Heben Sie auch die Flipchart-Blätter auf, die Sie nicht im Voraus vorbereitet haben – also die, die Sie während Ihres Vortrags beschrieben haben. Sie können eine sehr wertvolle Informationsquelle für die Verbesserung Ihrer Präsentation sein. Nehmen Sie sie mit nach Hause und analysieren Sie die Blätter.

- Bringen Sie eine Rolle weißes Abdeckband mit.Das ist für verschiedene Zwecke praktisch: um Kabel am Boden zu befestigen, damit niemand darüber stolpert, oder um Flipchart-Blätter an die Wand zu kleben.

Wann sind Handouts hilfreich?

Handouts sind die Unterlagen zu Ihrer Präsentation, die Sie Ihrem Publikum zur Information aushändigen. Wenn Sie Handouts verteilen wollen, sorgen Sie dafür, dass sie gut aussehen. Das ist nicht schwer. Desktop-Publishing-Programme bieten jede Menge Optionen für das Aufpeppen von Handouts und sorgen dafür, dass sie professionell wirken.

Kopieren Sie Ihre Handouts auf qualitativ hochwertiges Papier. Wenn Sie es sich leisten können, legen Sie sie in eine Mappe. Jeder hat gern Handouts, aber es ist besser, einige wenige gut aussehende herauszugeben als viele schlecht zu lesende und schlecht entworfene. Denken Sie daran, dass die Handouts Sie repräsentieren.

Die richtigen Informationen einfügen

Benutzen Sie Grafiken oder Bilder für Ihre Präsentation? Ihr Publikum würde sich wahrscheinlich über Kopien von diesen auf Papier freuen. Fügen Sie einige in die Handouts ein. (Wenn Sie das nicht tun, werden Sie hundertprozentig darum gebeten.) Und wenn Sie gerade dabei sind, fügen Sie auch ein paar Präsentationsnotizen und Gliederungen ein. Sie helfen Ihrem Publikum, mehr aus Ihrer Präsentation herauszuholen.

Es gibt noch mehr Dinge, die sich Zuhörer auf Handouts gern gefallen lassen:

- Nachdrucke relevanter Artikel: Von Ihnen oder anderen Personen. (Achten Sie darauf, die erforderlichen Genehmigungen einzuholen.)

- Checklisten: Leute lieben Checklisten.

- Präsentationsplan: Wenn Sie Ihre Handouts vor Beginn Ihres Vortrags verteilen, kann Ihr Publikum ihm leichter folgen.

- Kontaktdaten: Ihr Publikum möchte Sie kontaktieren können. Vergessen Sie also nicht, Ihre Telefonnummer, Adresse oder E-Mail-Adresse in Ihren Handouts anzugeben.

Der richtige Zeitpunkt zum Verteilen der Handouts

Der richtige Zeitpunkt für das Verteilen Ihrer Handouts hängt von ihrer Funktion ab. Wenn die Handouts Ihre Aussagen zusammenfassen und ergänzende Informationen bieten, verteilen Sie sie nach Ihrer Präsentation. Aber wenn Ihre Handouts Aufgaben beinhalten, die eine Teilnahme des Publikums erfordern, oder andere Materialien, auf die Sie sich während Ihres Vortrags beziehen, händigen Sie sie vor Ihrer Präsentation aus.

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Die Regeln für gutes PowerPoint-Design

In diesem Kapitel

- Wirkungsvolle Folien entwerfen

- Designvorlagen verwenden

Einige Leute halten PowerPoint für die größte Erfindung seit Brot in Scheiben – besonders wenn sie eine Präsentation zum Thema Brot halten müssen. Andere Leute sind weniger freundlich gesinnt. Aber egal wie Sie zu diesem Thema stehen, PowerPoint ist das allgegenwärtige Präsentationswerkzeug geworden. Um was es auch geht, es wird von Ihnen erwartet, dass Sie fast alles, was Sie sagen, mit PowerPoint-Folien begleiten. Also sollten Sie besser wissen, wie Sie dieses Werkzeug zu Ihrem Vorteil nutzen. Aber keine Sorge. In diesem Kapitel zeige ich Ihnen einige grundlegende Designtipps, mit deren Hilfe Sie eine brillante PowerPoint-Präsentation erstellen.

Wollen Sie mehr?

Wenn Sie weiter in die Tiefe gehen wollen, holen Sie sich PowerPoint 2007 für Dummies (ebenfalls bei Wiley-VCH erschienen).

Nachfolgend finden Sie einige grundlegende Designregeln, die gewährleisten, dass Ihre PowerPoint-Folien gut lesbar sind, gut aussehen und bei Ihren Zuhörern gut ankommen.

Regeln für klaren, lesbaren Text

Peppiger Text auf Ihren Folien bringt nicht viel, wenn niemand erkennen kann, was da eigentlich steht. Hier sind einige Regeln, die Ihre Worte hervorstechen lassen.

Machen Sie Ihren Text so groß, dass er lesbar ist

Die Größe des Raumes, in dem Sie präsentieren, beeinflusst, wie groß der Text sein muss. Als allgemeine Regel gilt, dass der Text nicht kleiner als 30 Punkt sein sollte.

Halten Sie den Textstil einfach

Viele Redner fühlen sich genötigt, ihre visuellen Hilfsmittel mit außergewöhnlichem Text zu »verschönern«. Geben Sie dieser Versuchung nicht nach: Schnörkelige Schriftarten können dazu führen, dass Ihre Folien schwer lesbar sind. Ein schnörkeliger Text, der auf einem weißen Hintergrund gut aussieht, kann auf einem farbigen Hintergrund unlesbar sein. Und dann werden Ihre Aussagen nicht klar. Drei Schriftarten, die sich gut anzeigen lassen, sind Arial, Helvetica und Verdana. Sie sollten eine dieser Schriften für Ihre Texte in Betracht ziehen.

Zwei Texteffekte, die in gedruckten Materialien weit verbreitet sind, sollten in PowerPoint-Präsentationen vermieden werden: Kursivschrift und Unterstreichungen. Sie sind schwer zu lesen, wenn sie projiziert werden.

Überprüfen Sie Ihren Text auf Rechtschreibfehler

Nichts ist peinlicher als ein Rechtschreibfehler, der auf eine große Leinwand projiziert wird. Achten Sie also darauf, dass Sie alle Rechtschreibfehler von Ihren Folien entfernen. Und egal wie oft Sie über den Text gehen, lassen Sie noch eine andere Person Korrektur lesen.

Verwenden Sie nicht ausschließlich Groß- oder Kleinbuchstaben

Eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben ist einfacher zu lesen. Reine Großbuchstaben können für Überschriften oder Untertitel in Ordnung sein, aber keinesfalls für den Textteil.

Verwenden Sie nicht zu viel Text

Redner denken oft, dass alles, was sie sagen, auch auf der Folie stehen sollte: Aber wenn Sie zu viel Text haben, werden die Leute ihn nicht lesen – egal, wie hübsch er aussieht. Es ist einfach zu überwältigend. Sie wollen Ihr Publikum schließlich nicht auffordern, einen ganzen Roman auf der Leinwand zu lesen. Stellen Sie stattdessen nur Ihre grundlegende Gliederung dar. Schreiben Sie nur die wichtigsten Punkte auf und füllen Sie den Rest während Ihres Vortrags.

Die 4 x 4-Regel.

Schreiben Sie nicht mehr als vier Zeilen auf eine Folie und nicht mehr als vier Wörter in jede Zeile. Manche Experten erhöhen diese Zahl auf 6 x 6. Diese Regel ist jedoch nicht in Stein gemeißelt. Bringen Sie einfach nicht zu viele Informationen auf eine Folie. Und achten Sie darauf, dass Sie Schlagwörter und keine ganzen Sätze schreiben.

Mischen Sie nicht viele verschiedene Schriftarten

Versuchen Sie, nicht mehr als zwei Schriftarten zu verwenden. Sonst wird die Darstellung einfach zu unübersichtlich.

Kleine Ausnahme: Folien, die ein Unternehmenslogo, Produktnamen oder etwas Ähnliches zeigen, das durch eine bestimmte Schriftart identifiziert wird. Diese Dinge zählen bei der Beschränkung auf zwei Schriftarten nicht mit.

Grafisch gestalten

Wir haben bereits erwähnt, dass ein Bild mehr als tausend Worte wert ist. Natürlich kann das falsche Bild mehr als tausend falscher Worte wert sein – Worte, die sinnlos, überflüssig, nutzlos sind. Darum ist der richtige Einsatz von grafischen Elementen für jede PowerPoint-Präsentation unerlässlich.

Verwenden Sie einheitliche Vorlagen

Visuell sollten Sie Einheitlichkeit anstreben. Das ist ein Zeichen guter Organisation. Wenn Ihre visuellen Hilfsmittel chaotisch sind, wirken auch Sie chaotisch.

Setzen Sie deshalb keine Folien aus verschiedenen Präsentationen ein, wenn diese eine unterschiedliche Designvorlage haben. Wenn Sie zuerst Folien eines Vorlagentyps zeigen und dann auf einmal ein anderer zu sehen ist, dann passt das nicht zusammen und lenkt ab. Wenn Sie Farbfolien verwenden, fügen Sie nicht plötzlich eine Schwarzweißfolie ein.

Richten Sie Ihre Aufzählungszeichen links aus

Haben Sie jemals eine Folie gesehen, auf der die Aufzählungszeichen mittig ausgerichtet waren? Ich schließe mein Plädoyer ab. Es sieht furchtbar aus und es zwingt das Auge, mehr zu arbeiten, als es unbedingt muss.

Regen Sie beide Gehirnhälften an

Zu viele Aufzählungszeichen sind einfach tödlich. Viele Aufzählungszeichen sind zwar toll für die linke Gehirnhälfte – die logische, analytische Seite. Aber in zu vielen Präsentationen wird die rechte Gehirnhälfte des Publikums vernachlässigt. Wenn Sie keine Zeichnungen, Diagramme, Cartoons, Schaubilder oder andere Grafiken verwenden, verpassen Sie eine großartige Gelegenheit, eine Verbindung zum Publikum zu schaffen.

Verwenden Sie relevante Grafiken

Grafiken sind gut, aber nur, wenn sie eine Aussage unterstützen. Sie brauchen einen anderen Grund, sie zu benutzen, als nur die Tatsache, dass sie hübsch sind.

Zu viele Leute fügen Grafiken in eine Textfolie ein, nur um den Platz zu füllen. Das Bild zieht den Blick auf sich. Aber wenn es keine Beziehung zu den Punkten auf der Folie hat, macht es keinen Sinn. Möchten Sie ein paar Beispiele? Ich habe Textfolien gesehen, in deren Ecken menschliche Silhouetten oder Strichmännchen zu sehen waren, aber diese Grafiken hatten keine wirkliche Aussage und lenkten nur ab.

Betonen Sie Ihr Logo nicht zu sehr

Wenn Sie auf jeder Folie ein Logo einfügen, sollten Sie eine kleine Variante verwenden. Es sollte nicht jedem entgegenschreien. Andernfalls ist das Logo alles, was die Leute sehen, Folie für Folie. Ein Logo sollte einfach ein kleines Element sein, das zeigt, dass diese Präsentation aus Ihrem Unternehmen stammt.

Mischen Sie nicht verschiedene Clipart-Typen

Clipart-Bilder können Ihre Präsentation interessanter und unterhaltsamer machen. Aber wenn sie nicht sorgfältig ausgewählt werden, können sie Sie unorganisiert und amateurhaft wirken lassen: Eine Folie zeigt eine Cartoon-Figur. Die nächste zeigt eine realistische Person. Eine weitere zeigt ein Foto einer Person. Und alle sollen die Idee einer Person repräsentieren. Das Problem: Die Präsentation enthält keine einheitliche Botschaft.

Verwenden Sie daher jeweils Cliparts in einem bestimmten Stil für eine Präsentation. Dadurch erhält Ihre Botschaft ein einheitliches Bild.

Die in PowerPoint enthaltenen Clipart-Bilder haben verschiedene Stile. Gehen Sie alle Clipart-Bilder durch und wählen Sie die aus, die stilistisch gut zusammenpassen.

Kleiner Kurs zur Farbgestaltung

Farbe kann den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Präsentation beeinflussen. Farben können Stimmungen erzeugen, Informationen übermitteln und psychisches Wohlbefinden oder Stress vermitteln. Und noch wichtiger: Farbe macht es einfacher oder schwerer, den Text auf Ihren Folien zu lesen. Es folgen einige grundlegende Richtlinien.

Achten Sie auf das große Ganze

Sie können Folien haben, die einzeln gut aussehen. Aber wenn Sie alle Ihre Folien durchblättern, passen sie irgendwie nicht gut zusammen. Sie lassen Ihre Augen hin und her springen. Wie können Sie dieses Problem verhindern?

PowerPoint enthält eine Funktion für eine Bildschirmpräsentation, die Ihre Folien auf dem Computerbildschirm abspielt. Nutzen Sie diese Funktion, um einen Gesamtüberblick über Ihre Präsentation zu erhalten.

Berücksichtigen Sie den Verwendungszweck Ihrer Präsentation

Viele PowerPoint-Präsentationen bleiben über den Zeitpunkt hinaus erhalten, an dem sie auf eine Leinwand oder einen großen Bildschirm projiziert werden. Werden Sie Kopien Ihrer Folien als Handouts verteilen? Werden Sie Kopien an Leute faxen, die nicht zur Veranstaltung kommen konnten?

Einige Dinge, die in Farbe großartig sind, funktionieren nicht in Schwarzweiß. Beispielsweise ist farbiger Text auf einem farbigen Hintergrund beim Fax nicht sichtbar. Schwarze Schrift und ein heller Hintergrund sind am besten geeignet, wenn Sie Ihre Präsentation faxen wollen.

Heben Sie nicht alles hervor

Haben Sie schon einmal Studenten beobachtet, die 95 Prozent jeder Seite in einem Lehrbuch mit gelbem Marker markieren? Was versuchen sie hervorzuheben – das Zeug, das nicht gelb markiert ist? Wenn Sie die Aufmerksamkeit des Publikums mit Farben visuell auf bestimmte Punkte lenken wollen, nur zu. Aber schwächen Sie Ihre Botschaft nicht dadurch ab, dass Sie alles hervorheben.

Verwenden Sie nicht zu viele Farben

Die allgemeine Regel lautet: maximal vier Farben pro Folie – eine für den Hintergrund, eine für die Überschriften, eine für den Haupttext und vielleicht eine zur Hervorhebung. (Diagramme und komplexe Bilder sind die Ausnahme von dieser Regel. Sie brauchen möglicherweise mehr Farben, um ein Kuchen- oder Liniendiagramm verständlich darzustellen.)

Vorlagen verwenden

PowerPoint enthält viele Vorlagen mit vordefinierten Gestaltungselementen für die Erstellung von Präsentationen. Sie wählen einfach einen Stil aus und das Programm spuckt alle Folien im entsprechenden Design aus. Nutzen Sie die Vorlagen, wenn Sie Anfänger sind. Sie helfen Ihnen, einheitliche Folien zu erstellen.

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Tricks für beeindruckende PowerPoint-Präsentationen

In diesem Kapitel

- Reibungslos mit PowerPoint präsentieren
- Präsentationen mit Sound und Videos
- Andere nützliche PowerPoint-Werkzeuge

Sollen wir jetzt, da Sie einige grundlegende Designtipps kennen, nicht weitermachen und Ihre Präsentation in etwas wirklich Beeindruckendes verwandeln? Gut. Denn in diesem Kapitel finden Sie eine Reihe von Tricks, die Ihre Präsentation von fantastisch zu großartig werden lassen. Und das Beste daran: Die meisten dieser Tricks erfordern nicht mehr von Ihnen, als ein paar Tasten auf Ihrer Tastatur zu drücken.

Griff in die PowerPoint-Trickkiste

Ich habe für Sie noch einige Anregungen zusammengestellt, mit deren Hilfe Sie Ihre Präsentation in ein beeindruckendes Meisterwerk verwandeln können. Diese PowerPoint-Tricks sind wirklich einfach zu realisieren und Ihr Publikum wird Ihnen nur schwer widerstehen können.

Versuchen Sie die Liste als Inspiration zu sehen, was mit PowerPoint alles möglich ist. Nehmen Sie sich ruhig einmal Zeit, um ein wenig mit dem Programm herumzuspielen. Probieren Sie die vielfältigen Möglichkeiten aus und Sie werden bestimmt bald genau so begeistert sein wie ich es bin. Viel Spaß!

Screenshots verwenden

Sie wollen über Ihre Website reden? Die Benutzeroberfläche Ihrer fantastischen neuen Software? Oder irgendetwas anderes, das auf einem Computerbildschirm zu sehen ist? Dann fügen Sie Screenshots in Ihre PowerPoint-Präsentation ein.

Fotos in Wörter und andere Objekte einfügen

Haben Sie schon einmal eine Postkarte gesehen, auf der der Name einer Stadt in dicken Buchstaben zu sehen ist, die mit Bildern der Stadt ausgefüllt sind. Das ist ein wirklich toller Effekt. Und Sie können das ganz leicht mit PowerPoint nachmachen. Natürlich können Sie jedes Wort benutzen, das Sie wollen. Zum Beispiel das Wort »Erfolg«, gefüllt mit Bildern Ihrer Produkte. Oder der Name Ihres Unternehmens, gefüllt mit den lächelnden Gesichtern Ihrer Kollegen. Sie verstehen, was ich meine.

Dinge dreidimensional aussehen lassen

Möchten Sie ein Wort oder ein Bild in 3-D darstellen? Kein Problem mit PowerPoint.

Aber Vorsicht: 3-D macht Spaß, kann aber Ihrer Botschaft im Weg stehen, wenn Sie den Effekt willkürlich einsetzen. Verwenden Sie ihn deshalb mit Sorgfalt und in Maßen.

Folien nummerieren

Wenn Sie sich auf Folien rückbeziehen müssen, die Sie bereits gezeigt haben, nummerieren Sie Ihre Folien – sowohl in Ihrer Präsentation als auch in den Handouts für Ihr Publikum.

Nummerierungen und Handouts

Eine Foliennummerierung ist besonders wichtig, wenn Ihr Publikum Handouts der Folien hat, während Sie präsentieren. Wenn Sie Ihren Zuhörern sagen, noch einmal die Folie mit dem Diagramm der verbesserten Produktherstellung anzusehen, werden sie danach suchen müssen, was zu Verzögerungen und Verwirrung führt. Wenn Sie stattdessen sagen können, dass sie noch einmal einen Blick auf Folie Nummer 9 werfen sollen, können sie das sofort tun.

Rechtschreibprüfung in mehreren Sprachen

In Anbetracht unserer modernen globalen Wirtschaft ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie irgendwann eine Präsentation vor Menschen aus einem anderen Land und einer anderen Kultur halten werden. Das bedeutet, dass Sie vielleicht einige Wörter oder Sätze in einer anderen Sprache in Ihre PowerPoint-Folien einfügen werden. Falls Sie das tun, sollten Sie darauf achten, dass diese Texte korrekt geschrieben sind.

Eine Übersichtsfolie erstellen

Übersichtsfolien eignen sich gut für den Anfang oder das Ende einer Präsentation oder wann immer Sie zwischendurch eine Zusammenfassung benötigen.

Während des Vortrags auf Folien schreiben

Sie sind mitten in Ihrem Vortrag und jemand aus dem Publikum stellt eine Frage. Sie können eine großartige Antwort geben, indem Sie Ihre Folie ändern. Benutzen Sie Ihre PowerPoint-Folie einfach wie eine Tafel.

Gradueller Aufbau von Schaubildern

Viele verwenden in Geschäftspräsentationen gerne Schaubilder. Sie wissen schon, diese Bilder mit allen möglichen Teilen, Linien und Pfeilen und anderen Dingen, die irgendwie miteinander verbunden sind.

Egal, welche Art von Schaubild Sie verwenden, achten Sie in jedem Fall darauf, dass es aussagekräftig ist. Wenn die Aussage aus dem Schaubild nicht klar wird, dann ist es zu komplex. Dann sollten Sie es in kleinere Komponenten aufteilen.

Und hier kommt der graduelle Aufbau von Bildern ins Spiel. Anstatt mit einem Abbild des gesamten Schaubilds anzufangen, beginnen Sie mit einer Komponente. Fügen Sie dann nacheinander Komponenten hinzu, bis Sie das gesamte Schaubild zeigen. Ihr Publikum wird Ihr Schaubild so besser verstehen, weil es den graduellen Aufbau der Beziehungen sieht.

Einen halbtransparenten Hintergrund erstellen

Möchten Sie einen Effekt erzeugen, mit dem Ihre Folien aussehen, als würden sie von einem professionellen Designer stammen? Verwenden Sie PowerPoints Halbtransparenzfunktion. Mit dieser Funktion können Sie Bilder erzeugen, die aussehen, als seien sie teilweise transparent. Halbtransparente Bilder eignen sich hervorragend als Hintergrund für Ihre Folien.

Ende gut, alles gut

Sie haben eine großartige PowerPoint-Präsentation gehalten. Das Publikum applaudiert begeistert. Und dann schalten Sie Ihre PowerPoint-Präsentation genau einen Bildschirm zu weit. Hier ist der Fehler: Sie waren bereits beim letzten Bildschirm. Und jetzt schaut Ihr Publikum auf PowerPoint im Bearbeitungsmodus, mit allen Windows-Symbolleisten und den ganzen anderen Sachen. Sie haben soeben Ihren Erfolg zunichte gemacht.

Aber keine Sorge. Es gibt eine einfache Lösung, damit Ihnen das nicht passiert. Fügen Sie am Ende Ihrer Präsentation eine schwarze Folie ein. Oder besser noch, gleich zwei schwarze Folien. (Erstellen Sie einfach ein Rechteck und füllen Sie es mit schwarzer Farbe.) Das ist alles. Wenn Sie nun Ihre Präsentation am Ende zu weit vorschalten, sieht das Publikum lediglich einen schwarzen Bildschirm.

Die Präsentation in Schwung halten

Haben Sie schon einmal jemanden beobachtet, der sich durch eine PowerPoint-Präsentation fummelte? Das ist kein besonders erhebender Anblick. Gut, die Folien mögen hübsch sein, aber der Redner hat keine Ahnung, wie er diese richtig anzeigen kann. Und das ist das Problem. Die Botschaft bleibt ohne Wirkung, weil der Redner die PowerPoint-Technologie nicht wirklich nutzen kann. In diesem Abschnitt gebe ich Ihnen ein paar Tipps, die gewährleisten, dass Ihnen das nicht passiert.

Die Präsentation vom Desktop aus starten

Sie werden vorgestellt. Sie springen von Ihrem Stuhl auf. Sie gehen sicheren Schrittes auf die Bühne. Sie sagen: »Guten Morgen«. Das Publikum antwortet: »Guten Morgen«. Die Zuschauer sind gespannt auf Ihre Präsentation.

Aber diese Spannung hält nicht lange an, wenn die Zuschauer wartend herumsitzen müssen, bis Sie PowerPoint in Gang gebracht haben. Sie kennen den Ablauf. Sie doppelklicken auf das PowerPoint-Symbol auf Ihrem Computerbildschirm. Dann müssen Sie die richtige Präsentationsdatei finden. Und wenn Sie darauf doppelklicken, öffnet PowerPoint die Datei im Bearbeitungsmodus. Dann müssen Sie also noch auf die richtige Schaltfläche für die Bildschirmpräsentation klicken. Und endlich sind Sie bereit, Ihre Präsentation zu beginnen. Aber die Spannung ist weg.

Und das hätten Sie stattdessen tun sollen: Ihre Präsentation so vorbereiten, dass sie mit einem Klick auf den Desktop startet. Sie richten eine Verknüpfung zu Ihrem Dokument ein, legen Sie auf dem Desktop ab, klicken auf ein Symbol und die erste Folie erscheint. Kein Getue. Kein Durcheinander. Und Ihr Publikum ist immer noch gespannt.

Tasten, die Ihre Leben erleichtern

Eine weitere Methode, um eine PowerPoint-Präsentation in einer guten Geschwindigkeit laufen zu lassen, ist die Verwendung verschiedener Tastenkombinationen. Hier sind zwei, die Sie sich merken sollten:

- B:Wenn Sie einmal die Taste auf Ihrer Tastatur drücken, wird Ihre Folie durch einen schwarzen Bildschirm ersetzt. Drücken Sie noch einmal , wird die zuletzt gezeigte Folie erneut aufgerufen.

- W:Wenn Sie einmal die Taste drücken, wird Ihre Folie durch einen weißen Bildschirm ersetzt. Drücken Sie noch einmal , ist die zuletzt gezeigte Folie wieder zu sehen.

Die Tastenkombinationen zum Ausblenden des Bildschirms sind praktisch, wenn eine Frage gestellt wird, die über die Darstellung der aktuell angezeigten Folie hinausgeht. Statt das Publikum auf die Folie schauen zu lassen, die mit dem, worüber Sie reden werden, nichts zu tun hat, können Sie den Bildschirm einfach abblenden. Weitere Tastenkombinationen finden Sie in PowerPoint 2007 für Dummies.

Die Folien in einer anderen Reihenfolge zeigen

Mit den folgenden Tasten können Sie Ihre Folien in beliebiger Reihenfolge zeigen:

- Wenn Sie drücken, kommen Sie zur ersten Folie in Ihrer Bildschirmpräsentation zurück.

- Wenn Sie drücken, springen Sie zur letzten Folie vor.

- Wenn Sie und dann drücken, springen Sie zu Folie Nummer 12 (und so weiter).

Die letzte Tastenkombination – die Eingabe einer Foliennummer – ist besonders praktisch und bietet Ihnen eine Menge Flexibilität. Sie können während Ihres Vortrags abhängig von den Reaktionen und Interessen des Publikums entscheiden, welche Folie Sie zeigen wollen. Bereiten Sie einfach für alle Eventualitäten Folien vor.

Wahrscheinlich haben Sie nicht die Zeit, die Nummern aller Folien auswendig zu lernen, falls Sie sie nicht in der vorgegebenen Reihenfolge benutzen werden. Diese Mühe brauchen Sie sich auch gar nicht zu machen. Erstellen Sie einfach eine Liste aller Folien, die Sie während Ihres Vortrags bereithalten. Fügen Sie die Foliennummer und den Folientitel in die Liste ein. Problem gelöst!

Modularer Aufbau

Und was machen Sie, wenn Sie einen halbstündigen Vortrag geplant haben und Ihnen kurz vor Beginn gesagt wird, dass Sie nur 15 Minuten haben? Das passiert immer wieder. Planen Sie deshalb Folgendes ein: Bauen Sie Ihre Präsentation auf Modulen auf.

Ein Modul ist eine Gruppe von Folien zu einem bestimmten Thema. Schreiben Sie dann die Foliennummern auf, mit der die einzelnen Module beginnen. Jetzt können Sie Ihre Präsentation leicht kürzen. Überspringen Sie einfach die Module, die Sie auslassen werden. Und achten Sie darauf, dass Sie ein gutes Schlussmodul haben. Sie wissen nie, an welchem Punkt Sie vielleicht direkt zum Schluss kommen möchten.

Verknüpfungen zu anderen Dokumenten oder zum Internet einrichten

Hyperlinks (Verknüpfungen mit einer Website, einer Datei oder einer anderen Folie oder PowerPoint-Präsentation) sind eine weitere Methode, um die Reihenfolge Ihrer Präsentation zu ändern. Mit Hyperlinks können Sie Dokumente außerhalb Ihrer PowerPoint-Präsentation öffnen.

Angenommen, Sie reden über Vertragssprache in Kaufverträgen. Sie kommen zu einem Punkt, der »Einfache Sprache benutzen« lautet. Anstatt nur darüber zu reden, könnten Sie auf diesen Text klicken und plötzlich würde ein kompletter Vertrag auf dem Bildschirm erscheinen. In diesem Falle haben Sie für den Text einen Hyperlink zu einem Microsoft Word-Dokument mit dem Vertrag eingerichtet.

Sie können jedes beliebige Wort, jeden beliebigen Text oder jedes beliebige Bild oder jede Grafik mit einem Hyperlink zu einem anderen Dokument versehen. Vor allem Verknüpfungen zu Websites können ein sehr reizvolles Gestaltungselement sein.

Audiofunktionen einsetzen

Die meisten Menschen verbinden PowerPoint nur mit visuellen Möglichkeiten, hauptsächlich weil die meisten Menschen nur die visuellen Funktionen von PowerPoint nutzen. Und das ist schade, denn PowerPoint ist auch ein großartiges Werkzeug, um Ihrer Präsentation den richtigen Sound zu geben.

Ein Bild mag tausend Worte wert sein. Aber der richtige Sound zur richtigen Zeit kann ein Bild zum Leben erwecken, besonders wenn es ein Bild eines Kunden ist und der Sound eine Aufnahme dieses Kunden, der eine Lobeshymne auf Ihre Produkte ausspricht.

Mit einigen einfachen Methoden verpassen Sie Ihren Präsentationen den richtigen Sound.

Wann sich welche Soundarten am besten eignen

Mit den Soundfunktionen in PowerPoint können Sie Ihre Präsentation in eine ganz neue Dimension bringen – wenn Sie nicht übertreiben. Sounds reichen von einfachen Soundeffekten über Musik bis hin zu Aufnahmen von jemandem, der etwas erzählt. Nachfolgend finden Sie einige Ideen für den Anfang.

Soundeffekte

Kleine Dinge können eine große Wirkung auf die Qualität Ihrer Präsentation haben. Angenommen, Sie halten eine Verkäuferschulung mit einem Frage-und-Antwort-Teil, der an TV-Spielshows angelehnt ist. Immer wenn Sie die korrekte Antwort erhalten, sorgt ein »Kling«-Ton für echtes Fernsehfeeling.

Es ist ein kleines Detail, aber Zuschauer lieben so etwas. Setzen Sie auf Ihren gesunden Menschenverstand, wenn Sie einen Sound für eine bestimmte Geschäftspräsentation suchen.

Musik

Musik eignet sich gut, um die Zeit zu füllen, in der Sie nicht reden. Angenommen, Sie haben Ihr Publikum gebeten, eine Übung zu machen. Wenn absolute Stille herrscht, fühlen sich Ihre Zuschauer vielleicht unwohl. (Es erinnert so sehr an die Schule. »Niemand redet während der Schulaufgabe!«) Stattdessen können Sie auf ein Soundsymbol auf Ihrer Folie klicken und eine passende Musik abspielen.

Übrigens sollten Sie nicht vergessen, die für das Abspielen der Musik erforderlichen Genehmigungen einzuholen. Es gibt verschiedene Unternehmen, die lizenzfreie Musik anbieten. Sie zahlen einmal dafür und können sie dann beliebig oft benutzen.

Stimmen

Aufnahmen von Kunden, die Sie, Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte anpreisen, sind ein großartiges Mittel, um eine Präsentation aufzupeppen. Halten Sie die Aufnahmen kurz – höchstens eine Minute lang. Und wenn möglich, setzen Sie ein Foto der Person, die spricht, auf die Folie. Das hilft, »die Aussage lebendig zu machen«. Sie können diese Technik auch benutzen, um einen Experten zu Wort kommen zu lassen, der Ihnen zustimmt. Es gibt keine bessere Methode, um ein Publikum zu überzeugen. Und wenn Ihr Publikum es von einem unbeteiligten Dritten tatsächlich hört (anstatt dass Sie nur zitieren), ist das noch überzeugender.

Ein Vorbehalt: Übertreiben Sie es nicht mit anderen Stimmen. Das Publikum ist gekommen, um Ihnen zuzuhören.

Videoclips verwenden

In unserer modernen Gesellschaft voller Fernsehsüchtiger weckt ein Videoclip die volle Aufmerksamkeit des Publikums. Videoclips können eine Präsentation wirklich aufpeppen – wenn sie umsichtig eingesetzt werden, um eine Aussage zu unterstützen.

Aber denken Sie daran: Egal, woher Sie Ihr Videomaterial bekommen, achten Sie darauf, dass Sie sich eine schriftliche Erlaubnis holen, damit Sie es benutzen dürfen.

Filmen Sie selbst

Sie können Ihr ganz eigenes Videomaterial erstellen. Sie können Ihre Kunden filmen, die Ihre Produkte anpreisen. Sie können Ihre Produkte in Aktion aufnehmen. Ein guter Camcorder liefert Videomaterial, das gut genug für die Verwendung in einer PowerPoint-Präsentation ist.

Möchten Sie sich das Leben vereinfachen, wenn Sie Videoclips in einer Präsentation benutzen? Hier sind einige Hinweise, die Ihnen helfen können:

- Verwenden Sie nicht zu viele Videoclips.Zuerst sind sie toll, aber irgendwann wird sich Ihr Publikum mit den Videos langweilen. Setzen Sie Videos sporadisch im Verlauf Ihrer gesamten Präsentation ein. Dann bleiben sie überraschend und unterhaltend.

- Verwenden Sie keine Videoclips, die länger als 30 Sekunden sind. Die meisten sollten kürzer sein. (Denken Sie an Fernsehwerbung – viele dieser Clips sind nur 15 Sekunden lang.) Sie können zu Beginn und am Ende der Präsentation eine Ausnahme machen, wenn Sie Videos als Einleitung und Schluss verwenden wollen.

Folieninhalte animieren

Warum bauen Sie nicht auch in Ihre PowerPoint-Präsentation einige Animationen ein? Beispielsweise können Sie Ihren ersten Aufzählungspunkt auf die Folie fliegen lassen und dann darüber reden. Lassen Sie dann den zweiten Punkt auf die Folie fliegen und reden Sie über diesen. Allerdings sollten Sie es mit Animationen nicht übertreiben.

Machen Sie sich doch mit PowerPoints Animationsfunktionen vertraut, indem Sie mit ihnen experimentieren. Sie können viele interessante Effekte einrichten. Verwenden Sie nur nicht alle auf einmal in Ihrer Präsentation. Wenn Ihr Publikum so viele Animationen hätte sehen wollen, wäre es zu Hause geblieben und hätte sich einen Zeichentrickfilm angesehen.

Teil IV

Der Top-Ten-Teil

In diesem Teil …

Hier finden Sie abschließend eine Liste mit praktischen Hinweisen, wie Sie dafür sorgen, dass bei Ihren Präsentationen garantiert nichts mehr schiefgeht.

10

Zehn Dinge, die Sie vor Ihrer Präsentation prüfen sollten

In diesem Kapitel

- Standort und Einrichtung des Vortragsraums ansehen

- Einige Gedanken zum Thema Ausrüstung

Wollen Sie Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Präsentation maximieren? Dann kümmern Sie sich um folgende Dinge, bevor Sie Ihren Vortrag beginnen.

Wie Sie hinkommen

Wissen Sie genau, wo Sie Ihren Vortrag halten, wie Sie dorthin kommen und wie lange Sie brauchen, um dorthin zu kommen? Nun, finden Sie es heraus. Es ist erstaunlich, wie wenig sich manche Leute um diese grundlegenden Dinge kümmern. Sie machen sich einen Haufen Arbeit, um einen umwerfenden Vortrag zu gestalten, und dann verscherzen sie sich alles, weil sie in den falschen Konferenzraum gehen.

Am Tag der Präsentation sollten Sie mindestens eine Stunde vor dem geplanten Beginn Ihres Vortrags ankommen. Dann haben Sie genügend Zeit, um eventuelle Fehler zu korrigieren und sich mental vorzubereiten.

Raumgestaltung

Versuchen Sie immer, Informationen zum Vortragsraum zu bekommen, bevor Sie Ihre Präsentation halten. Mehrere Tage davor ist eine gute Zeit. Wenn Sie das nicht selbst tun können, schicken Sie jemanden, der sich den Raum für Sie ansieht. Zumindest sollten Sie Ihre Kontaktperson – die Person, die den Vortrag für Sie arrangiert hat – um Informationen und Einzelheiten bitten.

Fragen Sie nach: Werden Sie in einem Festsaal vortragen? Einem Konferenzraum? Einem großen Besprechungszimmer? Einem Auditorium? Der Raum legt wichtige Parameter für Ihre Präsentation fest: wie viele Menschen teilnehmen, welche Art von audiovisuellen Hilfsmitteln Sie einsetzen, ob Sie ein Mikrofon verwenden können und so weiter.

Sitzordnung

Einer der wichtigsten Aspekte des Raumes, in dem Sie reden, ist die Sitzordnung. Sie wirkt sich auf Ihre gesamte Beziehung zum Publikum aus. Richtig platziert, werden die Zuhörer in Ihrem Publikum ein Loblied auf Sie singen. Falsch platziert, werden sie Ihnen sagen ... dass Sie sitzen geblieben sind. In Bezug auf die Sitzordnung gibt es drei grundlegende Überlegungen für jede Form der Präsentation in jedem beliebigen Rahmen.

- Der erste und wichtigste Punkt: Kann jeder Sie sehen?

Es sollten nicht irgendwelche architektonischen Besonderheiten den Blick Ihres Publikums auf Ihre Person stören. Arrangieren Sie die Sitze so, dass keine Säulen, Faltwände oder andere Dinge den Blickkontakt zwischen Ihnen und Ihrem Publikum verhindern.

- Sind die Sitze bequem – sowohl in physischer als auch psychischer Hinsicht?

Eine allgemein gültige Regel lautet: Je dichter das Publikum beieinandersitzt, umso besser. Wenn die Zuschauer eng beieinandersitzen, fühlen sie sich eher als Gruppe. Es macht auch den Blickkontakt einfacher. Und das Wichtigste ist, dass dadurch die Energie ihrer Reaktionen gebündelt wird und diese Energie ist wichtig für Ihren Erfolg.

- Ist die Stuhlanordnung der Größe des Publikums und dem Zweck Ihrer Präsentation angepasst?

Stühle, die im Halbkreis angeordnet werden, sorgen für eine eher informelle Atmosphäre. Bei dieser Sitzanordnung stehen Sie jedem einzelnen Zuhörer frontal gegenüber.

Wenn das Publikum mehr als 30 Menschen umfasst, ist die Gruppe wahrscheinlich zu groß für einen einzigen Halbkreis. In diesem Fall können Sie eine zweite Stuhlreihe hinter die erste stellen. Dann haben Sie einen doppelten Halbkreis, wobei die Leute in der zweiten Reihe zwischen den Schultern der Leute in der ersten Reihe hindurchsehen. Für große Gruppen oder eine formellere Atmosphäre empfehle ich eine Sitzordnung in Reihen, wie sie in Klassenräumen üblich ist.

Menschliche Helfer

Wenn andere Leute Geräte für Sie bedienen können, überzeugen Sie sich davon, dass sie wissen, was sie tun. Sie müssen nicht Einstein sein, um einen Beamer zu bedienen, aber man benötigt zumindest einen gewissen Grad an Kompetenz. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Sie wissen, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie Hilfe bei kleineren oder größeren Katastrophen benötigen – eine Glühbirne geht kaputt, ein Mikrofon funktioniert nicht mehr oder ein UFO zerstört Ihre Notizen.

Mein kleines Sitzgeheimnis

Hier ist das Geheimnis, wie Sie es schaffen, Ihr Publikum so hinzusetzen, wie es Ihnen gefällt: Arrangieren Sie die Sitzordnung, bevor die Zuhörer ankommen. Wenn Ihr Publikum erst einmal da ist, ist es zu spät, die Sitze neu anzuordnen. Die Leute mögen es nicht, wenn man ihnen sagt, dass sie sich an einen anderen Platz setzen sollen, wenn sie ihren Allerwertesten erst einmal auf einen Stuhl haben fallen lassen – das ist einfach menschlich.

Soundsystem

Wenn Sie ein Soundsystem benötigen, ist eines verfügbar und funktioniert es? Vergewissern Sie sich, dass die Lautstärke so eingestellt ist, dass jeder im Raum Sie hören kann. Verschiedene Mikrofone verstärken Ihre Stimme auf unterschiedliche Weise.

Testen Sie das Mikrofon an dem Ort, an dem Sie es tatsächlich verwenden werden.

Überzeugen Sie sich davon, dass Sie wissen, wie das Mikrofon funktioniert. Wissen Sie, wie Sie es ein- und ausschalten? Wenn es einen Mikrofonständer gibt, wissen Sie, wie Sie seine Höhe einstellen können? Jedes Mikrofon gibt Ihre Stimme auf unterschiedliche Weise wieder. Spielen Sie mit dem Mikrofon, bis Sie wissen, wie weit es reicht.

Strom

Wo sind die Steckdosen im Raum? Haben Sie genügend, um alle geplanten Geräte anschließen zu können? Passen Ihre Stecker in die Steckdosen? Tun Sie sich selbst einen Gefallen: Bringen Sie immer einen Adapter und ein Verlängerungskabel mit. Sie werden froh sein, dass Sie das getan haben.

Rednerpult

Gibt es ein Rednerpult oder Podest, wenn Sie eins benötigen? Und hat es die richtige Größe? Die richtige Größe ist, was immer Ihrem Zweck dient.

- Möchten Sie, dass Ihr Publikum Sie sehen kann? Dann achten Sie darauf, dass Sie größer sind als das Rednerpult oder dass Sie eine Kiste bekommen, auf der Sie hinter dem Rednerpult stehen können.

- Haben Sie Angst, dass Ihr Publikum Dinge nach Ihnen werfen könnte? Besorgen Sie sich ein Rednerpult, das hoch und breit ist.

- Vergewissern Sie sich in jedem Fall, dass das Rednerpult ein gut funktionierendes Licht hat – besonders wenn Sie den Raum für Ihre Folien abdunkeln. Sie werden für Ihr Publikum kein Licht in die Sache bringen können, wenn Ihre Notizen im Dunkeln bleiben.

Beleuchtung

Testen Sie die vorhandene Raumbeleuchtung, um zu sehen, ob sie funktioniert und wie der Raum damit ausgeleuchtet ist. Finden Sie heraus, ob Sie die Helligkeit verändern können. Falls ja, nutzen Sie diese Funktion – vor allem für die Präsentation Ihrer PowerPoint-Folien.

Toiletten

Werfen Sie unbedingt einen Blick in die Toiletten. Wo sind sie? Sind Papierhandtücher vorhanden? Gibt es genügend Toilettenpapier? Funktionieren die Toiletten? Das mag trivial klingen, kann aber sehr wichtig werden. Sie wissen nie, wann Sie schnell eine Toilette brauchen – vor allem wenn Sie nervös sind.

Temperatur und Belüftung

Mussten Sie schon einmal in einem heißen, stickigen Raum einer Präsentation folgen? Oder in einem kalten Raum? Das macht keinen Spaß. Und ist mit Sicherheit nicht dem konzentrierten Zuhören förderlich.

Wenn der Raum heiß und stickig ist, wenden Sie sich an den Hausmeister und bitten ihn, die Klimaanlage einzuschalten. Wenn es zu kalt ist, schalten Sie die Heizung ein – lassen Sie Ihr Publikum nicht auf eine heiße Diskussion warten.

Und natürlich …

Nicht zuletzt können Sie Ihren Laptop und den Beamer im Raum nicht oft genug überprüfen. Nachdem Sie Ihre Präsentation gestartet haben, gehen Sie im Raum herum, während eine Folie gezeigt wird. Ist die Folie überall im Raum gut sichtbar? Sind die Lichtverhältnisse angemessen?

Stichwortverzeichnis

A

Adrenalin

Analogie

Angst siehe Lampenfieber

Aufmerksamkeit

Aufzählung

B

Balkendiagramme

Beispiele

Beziehung zum Publikum

Bilder einfügen

Bildschirmpräsentation

C

Clipart

D

Definitionen

Diagramme

E

Einleitung

Erfolgsgeschichte

Erfolgsvisualisierung

Essen

F

Farbe

Flipchart

Flussdiagramme

Folien

G

Gedicht

Geschichten

Gliederung

H

Handouts

Hauptteil

Hilfsmittel, visuelle

Humor

Hyperlinks

I

Informationsquellen

K

Kuchendiagramme

Kürzen

L

Lampenfieber

Liniendiagramme

Logo

M

Material

Mikrofon

Musik

Muster

N

Nervosität siehe Lampenfieber

O

Ordnungszahlen

Organisationsdiagramme

Organisationsmuster

P

Parabel

Persönliche Geschichten

PowerPoint

Bilder in Text einfügen

Bildschirmpräsentation
halbtransparenter Hintergrund

Hyperlinks auf Folien

Präsentation vom Desktop starten

Sound einfügen

Tastenkombinationen

Vorlagen

Präsentation

Dauer

Einleitung

Geschichten

Gliederung

Handouts

Hauptteil
kürzen

Material auswählen
mit Sound

Schluss
typische Muster

Überleitungen

Veranstaltungsort

Proben

Publikum

R

Recherche

Rechtschreibfehler

Rechtschreibprüfung

Redezeit

Rednerpult

Rhetorische Frage

S

Schaubilder

Schluss

typische Fehler

Schlussfolgerung

Schriftarten

Screenshots

Sitzordnung

Sound

Statistiken

T

Tabellen

Teaser

Text

U

Überleitungen

Unterstützendes Material

V

Videoclips

Visuelle Hilfsmittel

Diagramme und Schaubilder

Flipchart
typische Fehler

Vorteile

W

Wahrnehmung

Witze

Wörterbuchdefinitionen

Z

Zahlen

Zitate

Zusammenfassungen